Poradnik dla rodziców i opiekunów prawnych rejestrujących dziecko na liście oczekujących na miejsce w żłobku

Transkrypt

1 Gdański Zespół Żłobków Poradnik dla rodziców i opiekunów prawnych rejestrujących dziecko na liście oczekujących na miejsce w żłobku Strona 1

2 Spis treści 1. Jak działa rejestracja zgłoszeń? Strona 3 2. Rejestrowanie dziecka na liście Strona 5 3. Pierwsze potwierdzenie Strona 9 4. Kolejne potwierdzenia Strona Sprawdzanie miejsca na liście Strona Zmiana informacji zawartych w zgłoszeniu Strona Usuwanie zgłoszenia Strona Ponowne rejestrowanie dziecka Strona 20 Strona 2

3 1.Jak działa rejestracja zgłoszeń? Po urodzeniu dziecka gdy dziecko ma już numer PESEL rodzic lub opiekun prawny dziecka wypełnia i wysyła elektroniczny formularz zgłoszenia dziecka na liście oczekujących na miejsce w żłobku. W formularzu zgłoszenia rodzic lub opiekun prawny wybiera maksymalnie trzy żłobki, do których chciałby oddać dziecko oraz podaje (opcjonalny) najwcześniejszy termin przyjęcia dziecka do żłobka. Zgłoszenie jest rejestrowane w systemie. Pod podany w zgłoszeniu adres przesyłana jest wiadomość z informacjami dostępowymi do elektronicznej listy oczekujących na miejsce w żłobku oraz odnośnikiem do potwierdzenia zgłoszenia, którego należy dokonać w ciągu trzech dni roboczych od wysłania zgłoszenia. Po potwierdzeniu zgłoszenia, dziecko zajmuje miejsce na liście dzieci oczekujących na przyjęcie do wybranych w zgłoszeniu żłobków. Kiedy zwalnia się miejsce w jednym ze żłobków, to o ile na liście nie znajduje się dziecko z prawem pierwszeństwa, z listy wybierane jest dziecko, które spełnia łącznie następujące warunki: znajduje się na jednej z pierwszych pozycji na liście, jest w wieku kwalifikującym je do grupy wiekowej, w której zwolniło się miejsce, wskazany w zgłoszeniu preferowany termin przyjęcia dziecka do Strona 3

4 żłobka minął lub niedługo minie. Gdański Zespół Żłobków kontaktuje się z rodzicem lub opiekunem prawnym wybranego dziecka informując go o możliwości przyjęcia dziecka do żłobka. Rodzic lub opiekun prawny wybranego dziecka składa wniosek o przyjęcie dziecka do żłobka. Podane w zgłoszeniu dane są weryfikowane w oparciu o informacje zawarte w zgłoszeniu i jeżeli są zgodne ze stanem faktycznym dziecko jest przyjmowane do żłobka. Na liście oczekujących na miejsce w żłobku zwalniane jest miejsce przyjętego dziecka kolejka przesuwa się do przodu. Oczekiwanie na miejsce w żłobku wymaga comiesięcznego potwierdzania zgłoszenia. Brak potwierdzenia przez kolejne trzy miesiące powoduje automatyczne usunięcia zgłoszenia z listy. Dziecko usunięte z listy można zarejestrować w niej ponownie. Po ponownym zarejestrowaniu dziecko trafia na koniec listy oczekujących. Strona 4

5 2. Rejestrowanie dziecka na liście Zarejestrowanie dziecka na liście wymaga ok. 10 minut i przebiega w kilku krokach. Jak to zrobić? KROK WSTĘPNY przygotuj potrzebne informacje. a) Zanim przejdziesz do formularza zgłoszenia przygotuj: informacje o dziecku: PESEL, imię i nazwisko oraz adres zamieszkania; informacje o rodzicu lub opiekunie prawnym: imię i nazwisko, numer telefonu, adres oraz adres zamieszkania; b)zapoznaj się z regulaminem, dostępnym po kliknięciu odnośnika 'Regulamin' w nagłówku serwisu zgłoszeń. KROK I wprowadź PESEL dziecka Strona 5

6 c) Przejdź do formularza zgłoszenia klikając na przycisk 'Zgłoś dziecko'. d)wprowadź PESEL dziecka. e) System sprawdzi wiek dziecka (do żłobka przyjmowane są dzieci do trzeciego roku życia) oraz poprawność PESELu; f) Po udanym sprawdzeniu kliknij na przycisk 'Zgłoś dziecko'. KROK II potwierdź zapoznanie się z treścią regulaminu g) Jeżeli nie zrobiłeś tego wcześniej, zapoznaj się z regulaminem rejestracji elektronicznej na liście oczekujących na miejsce w gdańskim żłobku samorządowym. h)zaznacz potwierdzenie zapoznania się z regulaminem. i) Kliknij na przycisk 'Dalej'. KROK III wypełnij formularz zgłoszenia j) Wypełnij kolejne sekcje formularza zgłoszenia: w sekcji 'Wybór żłobków' wybierz co najmniej jeden żłobek a maksymalnie trzy zaczynając od najbardziej preferowanego; po wysłaniu zgłoszenia dziecko trafi na listę oczekujących na miejsce w każdym z wybranych żłobków; wybór żłobków będziesz mógł zmienić po zarejestrowaniu zgłoszenia jednak zmiana żłobka na Strona 6

7 inny spowoduje, że dziecko trafi na koniec kolejki do nowo wybranego żłobka. w sekcji 'Preferowany termin przyjęcia dziecka do żłobka' wybierz opcjonalny termin, w którym chcesz oddać dziecko do żłobka; w sekcji 'Informacje o dziecku' wprowadź dane dziecka (PESEL, data urodzenia dziecka i miejscowość są wypełniane automatycznie); wprowadzone w tej i pozostałych sekcjach informacje będziesz mógł zmienić później, niezmienne pozostaną jedynie PESEL dziecka, data urodzenia i miejscowość zamieszkania dziecka. W sekcji 'Informacje o rodzicu/opiekunie prawnym' wprowadź dane rodzica lub opiekuna, jeżeli miejsce zamieszkania rodzica/opiekuna jest identyczne jak dziecka wybierz dla danych adresowych opcję 'takie jak dziecka'. W sekcji 'Informacje dodatkowe' zaznacz opcję 'Istnieją okoliczności uprawniające dziecko do skorzystania z prawa pierwszeństwa w przyjęciu do żłobka ' jeżeli zachodzi któraś z okoliczności uprawniających do pierwszeństwa opisanych w regulaminie. k) Kliknij na przycisk 'Wyślij zgłoszenie'. KROK IV sprawdź wprowadzone informacje Strona 7

8 l) Sprawdź wprowadzone informacje sekcja po sekcji. m) W przypadku gdy wprowadzone informacje są nieprawidłowe kliknij na odnośnik 'zmień' znajdujący się w sekcji, którą chcesz poprawić. n) Po dokonaniu ewentualnych poprawek i sprawdzeniu danych potwierdź zgodność danych ze stanem faktycznym oraz wyraź zgodę na przetwarzanie danych osobowych zaznaczając stosowne opcje znajdujące się u dołu formularza. o) Kliknij na przycisk 'Potwierdź informacje'. KROK V potwierdzenie rejestracji zgłoszenia p) Po potwierdzeniu informacji dokonanym w poprzednim kroku, system zarejestruje zgłoszenie na liście oczekujących na miejsce w żłobku i wyświetli stosowny komunikat. q)na podany w zgłoszeniu adres zostanie przesłana wiadomość aktywacyjna, która zawierać będzie odnośnik do formularza potwierdzenia zgłoszenia. UWAGA! Zgłoszenie zostało zarejestrowane ale wymaga jeszcze potwierdzenia. Potwierdzanie zgłoszenia zostało opisane w kolejnym punkcie. Strona 8

9 3. Pierwsze potwierdzenie W ciągu trzech dni roboczych od wysłania zgłoszenia należy dokonać jego potwierdzenia. Jak to zrobić? a)sprawdź pocztę w skrzynce pocztowej, której adres podałeś w formularzuzgłoszenia i znajdź wiadomość przesłaną przez system rejestracji zgłoszeń. b)kliknij na odnośnik 'potwierdź zgłoszenie', znajdujący się w treści wiadomości. c) W oknie przeglądarki otworzy się serwis listy zgłoszeń, do którego zostaniesz automatycznie zalogowany. d)zgłoszenie zostanie potwierdzone, pojawi się informacja kiedy należy dokonać kolejnego potwierdzenia, a Ty będziesz mógł sprawdzić aktualne miejsce na liście lub zmienić informacje zawarte w zgłoszeniu. UWAGA! Brak potwierdzenia w ciągu trzech dni roboczych spowoduje automatyczne usunięcie zgłoszenia z listy. Strona 9

10 Może się zdarzyć, że pomimo wysłania zgłoszenia, w skrzynce pocztowej nie będzie wiadomości od systemu rejestracji zgłoszeń. W takim przypadku najpierw sprawdź folder z wiadomościami zaklasyfikowanymi jako spam, a następnie gdy i tam nie będzie wiadomości aktywacyjnej, skontaktuj się z nami korzystając z informacji dostępnych na stronie kontakt. Strona 10

11 4. Kolejne potwierdzenia Kolejnych potwierdzeń zgłoszenia należy dokonywać w każdym miesiącu kalendarzowym. Brak potwierdzeń w ciągu kolejnych trzech miesięcy spowoduje automatyczne usunięcie dziecka z listy oczekujących na miejsce w żłobku. Jak to zrobić? a) Zaloguj się do serwisu listy zgłoszeń używając informacji dostępowych przesłanych w wiadomości aktywacyjnej (patrz 2. Pierwsze potwierdzenie). b) Po zalogowaniu zostanie automatycznie otwarty widok z informacją o bieżącym stanie zgłoszenia statusie, terminie kolejnego potwierdzenia oraz pozycji dziecka na liście w wybranych żłobkach. c) Kliknij na przycisk 'Potwierdź zgłoszenie'. Strona 11

12 d) Po potwierdzeniu zgłoszenia, pojawi się informacja kiedy należy dokonać kolejnego potwierdzenia. UWAGA! Brak potwierdzenia w ciągu trzech kolejnych miesięcy spowoduje automatyczne usunięcie dziecka z listy zgłoszeń. Strona 12

13 5. Sprawdzanie miejsca na liście Informacje o pozycji dziecka w kolejce są na bieżąco aktualizowane. Co jakiś czas warto zajrzeć do zgłoszenia i sprawdzić postęp na liście. Jak to zrobić? a) Zaloguj się do serwisu listy zgłoszeń używając informacji dostępowych przesłanych w wiadomości aktywacyjnej (patrz 2. Pierwsze potwierdzenie). b) Po zalogowaniu zostanie automatycznie otwarty widok z informacją o bieżącym stanie zgłoszenia statusie, terminie kolejnego potwierdzenia oraz pozycji dziecka na liście oczekujących w wybranych żłobkach. Strona 13

14 Widok z informacją o miejscu na liście. Strona 14

15 6. Zmiana informacji zawartych w zgłoszeniu Po wysłaniu zgłoszenia w każdej chwili możesz zmienić informacje w nim zawarte - z wyłączeniem PESELu, daty urodzenia dziecka oraz miejscowości zamieszkania dziecka. Jak to zrobić? a) Zaloguj się do serwisu listy zgłoszeń używając informacji dostępowych przesłanych w wiadomości aktywacyjnej (patrz 2. Pierwsze potwierdzenie). b) Po zalogowaniu zostanie automatycznie otwarty widok z informacją o bieżącym stanie zgłoszenia. Strona 15

16 c) Z menu wybierz 'Szczegóły zgłoszenia'. d)przejdź do sekcji, która wymaga aktualizacji np. 'Informacje o dziecku'. Kliknij na odnośnik 'zmień'. Strona 16

17 e) Pojawi się formularz umożliwiający zmianę wybranych informacji. f) Dokonaj zmiany i kliknij na przycisk 'zapisz'. g) Zmiany zostaną zapisane. UWAGA! Zmiana wybranego żłobka na inny powoduje utratę miejsca na liście w poprzednio wybranym żłobku i zajęcie ostatniego miejsca na liście w nowo wybranym żłobku. Zmiana nie powoduje utraty miejsca w pozostałych żłobkach. Strona 17

18 7. Usuwanie zgłoszenia W sytuacji gdy chcesz zrezygnować z miejsca na liście, możesz usunąć zgłoszenie dziecka. Jak to zrobić? a) Zaloguj się do serwisu listy zgłoszeń używając informacji dostępowych przesłanych w wiadomości aktywacyjnej (patrz 2. Pierwsze potwierdzenie). b) Po zalogowaniu zostanie automatycznie otwarty widok z informacją o bieżącym stanie zgłoszenia. c) Z menu wybierz 'Usuń zgłoszenie'. Strona 18

19 d)pojawi się widok usuwania zgłoszenia. e) Kliknij przycisk 'Usuń zgłoszenie'. f) Pojawi się okienko z formularzem potwierdzenia usunięcia. g) Potwierdź usunięcie klikając na przycisk 'Tak'. h)zgłoszenie zostanie usunięte. UWAGA! Usunięcia zgłoszenia nie można cofnąć. Można jednak zgłosić dziecko ponownie. W przypadku ponownego zgłoszenia dziecko trafia na koniec listy zgłoszeń. Strona 19

20 8. Ponowne zgłaszanie dziecka Po usunięciu dziecka z listy, możesz w każdej chwili zgłosić je ponownie. Jak to zrobić? Ponowne zgłoszenie nie różni się niczym od pierwszego zgłoszenia. Postępuj dokładnie wg wskazówek podanych w pkt. 1. Zgłaszanie dziecka. Strona 20