CZYM JEST PROJEKT? Często uczestnicy szkoleń zadają pytanie: Co to jest projekt? O czym właściwie traktujemy mówiąc o projekcie? Co, jakie elementy powinna uwzględniać koncepcja projektu? I dlaczego opis projektu, a nie od razu wniosek o fundusze? Udzielenie odpowiedzi na te pytania to punkt wyjścia do rozmowy o metodzie i procesie planowania projektu innymi słowy do rozmowy o tym, w jaki sposób należy projekt właściwie, trafnie, efektywnie, odpowiednio, skutecznie itd. wymyślić i opisać. I odpowiedź ta jest dość prosta, choć nieco odbiega od naszych przyzwyczajeń i wymaga zaakceptowania specyficznego sposobu myślenia o sensie tego, co i po co się robi oraz przede wszystkim, co i po co się finansuje z publicznych pieniędzy. W ujęciu Komisji Europejskiej projekt jest określany jako szereg działań o określonych celach zmierzających do osiągnięcia wytyczonego wyniku w ograniczonych ramach czasowych (w odróżnieniu od programu, który jest definiowany jako szereg projektów posiadających swój wspólny cel nadrzędny). Innymi słowy i rozszerzając nieco - projekt to właściwie każde samodzielne przedsięwzięcie, możliwe do wyodrębnienia, mające jednoznacznie zdefiniowany konkretny i wykonalny cel, posiadające przypisany, wyodrębniony budżet lub inne zasoby oraz zamknięty harmonogram realizacji od-do. Do tego dodać należy koniecznie: projekt to przedsięwzięcie, które służy wywołaniu czy spowodowaniu jakiejś zmiany jakościowej, zmiany na lepsze. Dokonanie możliwie trwałej zmiany jest istotą projektu, tak jak właściwe zarządzanie procesem zmiany jest istotą powodzenia w jego realizacji. W konsekwencji najważniejsze w takim ujęciu projektu jest nie to co robimy czy też zrobimy w ramach projektu, ale to, co uda nam się dzięki temu zmienić na lepsze. Całkiem pozytywistyczna wizja, nieprawdaż? I to w wydaniu biurokratycznej Brukseli! Między innymi z tego powodu należy odróżniać opis projektu od samego wniosku o środki (dotacje, dofinansowanie, grant...). Wniosek nie jest projektem projekt nie jest wnioskiem, (choć może się nim stać). Opis projektu to nic innego jak przedstawienie koncepcji i planu naszego przedsięwzięcia. Wniosek o dotacje zaś to tylko wniosek o środki finansowe, w którym oczywiście prezentując nasz pomysł na projekt - musimy kogoś przekonać, aby dał nam pieniądze na realizację. Ale 1
uwaga : czym innym jest dobre zaplanowanie projektu, a czym innym napisanie dobrego wniosku. Dobry projekt to projekt sensowny, trafiony w rzeczywiste potrzeby ludzi, odpowiadający na faktyczne problemy, wywołujący realną, korzystną i trwałą zmianę w sytuacji grupy docelowej, użyteczny w szerszym społecznym i ekonomicznym sensie. Dobry wniosek to nic innego jak przekonywująca prośba o pieniądze, a więc dokument o zupełnie innym charakterze, w którym przede wszystkim musimy wstrzelić się w preferencje i oczekiwania dawcy. Generalna zasada powinna, więc być taka: planujemy projekty, aby mieć własną, dogłębnie przemyślaną koncepcje tego, co chcemy zrobić, a dopiero później piszemy wnioski o dotacje dostosowując świadomie naszą koncepcję do wymogów programu. Nie odwrotnie. CO POWINNA UWZGLĘDNIAĆ KONCEPCJA PROJEKTU? Właściwa i pełna koncepcja projektu - jak każda dobra i pełna informacja uwzględniać powinna charakterystykę tego z założenia pozytywistycznego przedsięwzięcia dokonaną z różnych punktów widzenia, nie ignorując i nie pomijając odpowiedzi na żadne z ważnych pytań. Dobrze ukształtowany i zapisany projekt powinien w jasny i wewnętrznie spójny sposób udzielać odpowiedzi przynajmniej na następujące pytania dotyczące planowanego przedsięwzięcia: Co? Kto? Z Kim? Kiedy? Gdzie? co chcę zrobić? co ma być zrobione? kto ma to zrobić? kto jest i będzie odpowiedzialny za zrealizowanie projektu? czy będą jacyś współpracownicy? partnerzy? współrealizatorzy lub współfinansujący? kiedy chcę zacząć i kiedy zamierzam zakończyć? jakie są najważniejsze etapy realizacji projektu? gdzie projekt ma być realizowany? w jakim miejscu będzie stały sekretariat projektu? W jakich innych miejscach będą prowadzone działania projektowe? 2
Dlaczego? dlaczego w ogóle zamierzam się tym zająć? skąd wiem, że mój projekt jest naprawdę potrzebny i uzasadniony? dlaczego właśnie ja, tutaj i teraz mam się tym zająć, a nie ktoś inny? Dla kogo? komu ma służyć to przedsięwzięcie, kto jest tzw. ostatecznym odbiorcą pomocy? kto ma skorzystać z realizacji projektu i w jakim zakresie? Czy mamy dobrze rozpoznaną charakterystykę tej osoby / grupy osób, tego środowiska? czy ten ktoś naprawdę potrzebuje i życzy sobie naszej pomocy? czy wie o tym, że planujemy dla niego projekt? jaką ma opinię w tej sprawie? Z jakim skutkiem? po co chcę podjąć się realizacji projektu? jakie skutki ma ona wywołać? w jaki sposób to, co zrobię w ramach projektu wpłynie na sytuację osób, którym chcę pomóc? czy i w jaki sposób zmieni na korzyść, poprawi ich sytuację społeczną, ekonomiczną, osobistą? w jakim zakresie i w jaki stopniu? W jaki sposób? w jaki sposób chcę tego dokonać? jaki jest mechanizm wpływu? jakie są najważniejsze działania, które muszę zrealizować, kroki, które muszę podjąć? w jakiej kolejności powinny być realizowane i ile czasu mi zajmą? Za ile? ile będzie mnie kosztowała realizacja poszczególnych działań? ile środków i kiedy w którym momencie będę potrzebować? Skąd środki? w jaki sposób sfinansuję te wydatki? czy poza spodziewaną dotacją mam zapewnione jakieś inne źródła finansowania? czy zamierzam zaangażować w realizację projektu jakiś wkład własny? czy w ramach projektu będę uzyskiwać jakieś przychody? Kluczowe dla kształtu projektu - oraz późniejszych jego efektów są odpowiedzi udzielone na pytania środkowe - dlaczego? dla kogo? z jakim skutkiem (po co?) - mówiące de facto o uzasadnieniu podjęcia realizacji projektu i uzasadnieniu dla zaangażowania w jego realizację środków publicznych. 3
PROJEKT TO JEST ZAWSZE WSPÓLNE PRZEDSIĘWZIĘCIE Na projekt można również spojrzeć z innego punktu widzenia jako na przedsięwzięcie w pełnym tego słowa znaczeniu społeczne. Otóż każdy projekt w sposób nieunikniony spotyka ze sobą - a także często wiąże na jakiś czas - członków różnych grup i środowisk: po pierwsze angażuje członków grupy docelowej tych, dla których w ostatecznym rozrachunku projekt jest realizowany, którzy mają z niego skorzystać, po drugie angażuje personel wykonawcy, osoby realizujące poszczególne działania projektu i odpowiadające za jego kształt i powodzenie, po trzecie wreszcie, angażuje choć w mniejszym stopniu przedstawicieli zamawiającego, osoby, które z ramienia instytucji czy to dotującej czy zlecającej, odpowiadają za właściwe wykorzystanie środków finansowych na cele projektu, za jego monitorowanie i na koniec, rozliczenie, po czwarte wreszcie, bezpośrednio lub pośrednio angażuje innych tzw. interesariuszy podmioty (osoby, firmy, instytucje), które w jakiś sposób są związane z przedmiotem danego projektu, których interesy w jakiś sposób się z nim wiążą. I znowu: sprawna i spójna współpraca wszystkich trzech aktorów projektu - oraz rozważenie i uwzględnienie na ile to możliwe od samego początku interesów i oczekiwań pozostałych interesariuszy - wydatnie poprawia komfort realizacji projektu i zazwyczaj bardzo dobrze wpływa na jego efekty. CYKL ŻYCIA PROJEKTU Od początku lat dziewięćdziesiątych zalecaną przez Komisję Europejską metodą planowania i zarządzania projektami jest metoda tzw. zarządzania cyklem projektu. W tym ujęciu patrzy się na projekt jako na dynamiczny proces następujących po sobie faz życia projektu, przy czym dwie z nich 4
tzw. faza identyfikacji oraz tzw. faza formułowania - bezpośrednio odnoszą się do planowania projektu. Cykl rozpoczyna się fazą programowania od ustalenia ogólnych wytycznych programowych na szczeblu unijnym w oparciu, o które planowane i realizowane są w kolejnych fazach programy i projekty. W ramach tych wytycznych dokonywana jest identyfikacja projektu i to jest faktycznie pierwszy krok w planowaniu projektu. Na zakończenie fazy identyfikacji powinniśmy mieć dobrze rozpoznaną sytuację wyjściową, precyzyjnie i wiarygodnie zdefiniowane potrzeby i problemy grupy docelowej, i w oparciu o to sformułowany cel bezpośredni projektu oraz pomysł na jego osiągnięcie (wybraną ścieżkę postępowania w ramach projektu). Kolejnym krokiem jest faza formułowania i oceny wstępnej projektu w trakcie, której doprecyzowujemy i rozbudowujemy plan projektu w dwojaki sposób: tworząc tzw. matrycę projektu, która jest planem logicznym naszego przedsięwzięcia, a następnie rozbudowując ją w plan realizacyjny projektu (harmonogram i budżet). W tym momencie nadchodzi czas na podjęcie decyzji o finansowaniu projektu w oparciu o plan projektu przygotowany, czy też raczej wypracowany, dotychczas. Jeśli ta decyzja jest pozytywna następuje, co oczywiste faza wdrażania projektu, a następnie jego ocena i audyt. Ocena: Porównujemy tutaj zgodność otrzymanych rezultatów z założeniami przyjętymi na etapie programowania i identyfikacji oraz osiągalność przewidywanych celów bezpośrednich i ogólnych projektu. Etap ten bardzo często prowadzi także do identyfikacji nowych projektów Audyt: Czy cały proces odbywał się zgodnie z prawem i zasadami Czy wypełnione zostały kryteria ekonomiczne, efektywności i skuteczności? Cykl zamyka się powrotem do fazy programowania, gdy przystępujemy do planowania kolejnego projektu wykorzystując dotychczasowe doświadczenie. Najważniejsze cechy, które powinien mieć projekt dofinansowany z funduszy strukturalnych to: służy realizacji określonego celu, posiada skoordynowane i wzajemnie ze sobą powiązane działania, jest ograniczone w czasie (ma określony początek i koniec), posiada określony budżet i zasoby, 5
ma wyjątkowy charakter. Schemat metodologii Cyklowi Zarządzania Projektem towarzyszy metoda postępowania oparta o standardową strukturę projektu, która zawiera takie elementy: Analiza sytuacji wyjściowej Problem Cele Rezultaty Produkty Działania/metody/personel Harmonogram Budżet Monitoring projektu Ewaluacja Promocja CEL powinien być: Specific (konkretny) Measurable (mierzalny) Achievable/available(dostępny) Realistic (realistyczny) Timed (określony w czasie) Kiedy osiągniemy sukces? 6
Okazuje się, że o sukcesie aplikowania o fundusze strukturalne można mówić w różnych momentach trwania projektu. Sukcesem jest złożenie wniosku i sygnał, że możemy podpisać umowę o refinansowanie wydatków w ramach projektu. Sukcesem jest również realizacja projektu i odzyskanie zaangażowanych nakładów (złożenie wniosku o płatności i zwrot części poniesionych nakładów). Sukcesem jest wreszcie zamknięcie projektu i dotrzymanie warunków wynikających z umowy. Który sukces jest najważniejszy? Niewątpliwie najważniejsze jest zrealizowanie celu projektu (osiągnięcie i jego utrzymanie przez zadeklarowany czas zwykle 5 lat od podpisania umowy) i całkowite zamknięcie przedsięwzięcia. A dokonuje się to dopiero po spełnieniu zapisów umowy o refinansowanie poniesionych nakładów. A jeśli celu nie osiągniemy, albo będzie on inny od zamierzonego? Zatem błędem jest założenie, że byle tylko wygrać, a później jakoś będzie sukces aplikacji to dopiero niewielka część sukcesu i wielkiej pracy, która beneficjenta czeka. Dobrze o tym pamiętać i zbyt wcześnie nie świętować pozyskania wsparcia na własne projekty. METODOLOGIA PRZYGOTOWANIA WNIOSKU O DOTACJĘ Jak się przygotować? Pomysł!!! Strategia rozwoju harmonogram działań i inwestycji Analiza funduszy wybór najlepszej opcji finansowania Skuteczny Wniosek Identyfikacja problemu Analiza problemów polega na identyfikacji problemów negatywnego stanu sytuacji wyjściowej i ułożeniu ich pod katem związków przyczynowo skutkowych Narzędziem pomocnym przy przeprowadzaniu analizy problemów jest analiza SWOT Instrumentem do przeprowadzenia analizy problemów jest Drzewo problemów 7
Skutek 1 Przyczyna 1 Budowa Drzewa problemów Problemy w schemacie Skutek 2 Problem kluczowy Przyczyna 2 Skutek 2 Skutek 3 Przyczyna 3 wpisano na zasadzie przyczyna-skutek. Poniżej problemu kluczowego, wpisano jego przyczyny. Powyżej, wymieniono skutki Problemu kluczowego. Relacje te sprawdzane są wg schematu: Przyczyna 2.1 Przyczyna 2.2 Przyczyna 2.3 Jak utworzyć drzewo problemów? 1. Identyfikacja głównych problemów charakteryzujących sytuację wyjściową 2. Wybór problemu głównego 3. Identyfikacja problemów związanych z problemem startowym 4. Określenie związków przyczynowo skutkowych 5. W analogiczny sposób postępujemy ze wszystkimi problemami 6. Łączymy problemy strzałkami ilustrującymi związki przyczynowo skutkowe 7. Weryfikujemy poprawność i kompletność diagramu Grupy docelowe Przy definiowaniu grupy celowej projektu ważne jest: - określenie wielkości grupy odbiorców - charakterystyka grupy wg przyjętych kryteriów Cel i uzasadnienie realizacji projektu 8
Przeformułowanie problemów w cele poprzez przekształcenie negatywnych zjawisk w postulaty pozytywnego działania. Jest wykonywana za pomocą drzewa celów. Jej etapy obejmują: 1. Przekształcenie aspektów negatywnych (problemów) w pozytywne (cele) 2. Hierarchię przyczynowo-skutkowa należy zastąpić hierarchią środek - cel 3. Jeżeli jest to konieczne przeformułować problemy, dodać nowe cele lub usunąć cele nieodpowiednie Przekształcając drzewo problemów na drzewo celów otrzymujemy diagram w układzie cele środki do ich osiągnięcia Budowa Drzewa celów Efekt długofalowy 1 Efekt długofalowy 2 2 Cel główny środek 1 środek 2 Efekt długofalowy 3 Środek 3 Wypracowana wcześniej hierarchia problemów zostaje zastąpiona relacjami celów. Poniżej celu nadrzędnego, wpisano umożliwiające jego osiągnięcie cele pośrednie. Relacje te sprawdzane są wg schematu: środek 2.1 Środek 2.2 Środek 2.3 Analiza strategii - Identyfikacja możliwych alternatywnych rozwiązań - Wybór sposobu realizacji sformułowanych celów Analiza ryzyka Identyfikacja, charakterystyka i ocena wszystkich możliwych ryzyk oddziałujących na projekt. Kluczem do sukcesu w reagowaniu na występowanie ryzyka jest świadomość jego istnienia. Generalna zasada aktualizowanie ryzyk na każdym etapie projektu Matryca logiczna projektu Jest to syntetyczny sposób na przedstawienie planowanej drogi realizacji projektu. Pokazuje ona logiczne powiązania pomiędzy poszczególnymi poziomami projektu 9
Budowa matrycy logicznej Matryca logiczna projektu jest tabelą w swojej podstawowe wersji obejmującą 4 kolumny i 4 wiersze, w której w sposób syntetyczny opisuje się projekt na 4 podstawowych poziomach: MATRYCA LOGICZNA PROJEKTU Logika interwencji fl Wskaźniki osiągnięcia celów fl Źródła weryfikacji fl Czynniki zewnętrzne fl Cel strategiczny (programu) Cel bezpośredni projektu Rezultaty Działania Nakłady Koszty Warunki wstępne Zakładane rezultaty projektu - Bezpośrednie i natychmiastowe efekty projektu - Zmiany, jakie nastąpiły w wyniku wdrożenia projektu u bezpośrednich beneficjentów pomocy Zarządzanie projektem - Samodzielnie, czy z kimś - Zespół projektowy - Relacje pomiędzy poszczególnymi partnerami i osobami w projekcie - Sposoby i kanały komunikacji 10
Zespół projektowy - Struktura organizacyjna Zespołu - Lider projektu - Podwykonawcy Macierz ról i zadań (RAM) zadanie Uczestnicy projektu A B C D E F Harmonogram realizacji projektu Harmonogram projektu to metoda przedstawienia działań podejmowanych w ramach projektu wraz z ich podziałem na zadania i czynności, która pozwala na zidentyfikowanie ich logicznej kolejności. Harmonogram pozwala także na przedstawienie wszelkich zależności pomiędzy czynnościami oraz stanowi bazę do przydzielania odpowiedzialności za ukończenie każdego działania Wszystkie informacje z harmonogramu mogą być zestawione w formacie graficznym o nazwie Wykresu Gantt a. W technice wykresu Gantt a czynności (zadania) są przedstawiane w postaci odcinków o długości proporcjonalnej do czasu ich trwania. 11
Wykres Gantta Działanie a b c d e f g 5 10 15 20 25 30 35 40 Jak przygotować harmonogram projektu? - Podział działań na zadania, którymi można zarządzać - Ustalenie kolejności i zależności pomiędzy działaniami - Określenie czasu trwania i terminu zakończenia zadania - Podsumowanie czasu trwania i zakończenia działania - Określenie możliwości terminowej realizacji projektu jako całości - Weryfikacja harmonogramu projektu - Przydział zadań w ramach Zespołu Budżet projektu Podstawy prawne kwalifikowalności wydatków - Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 W przedsięwzięciach finansowanych ze środków pomocowych koszty projektów dzieli się 12
- koszty kwalifikowalne - koszty niekwalifikowalne Koszty kwalifikowalne to koszty, które: są niezbędne dla realizacji projektu zostaną uwzględnione w budżecie projektu spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami zostały faktycznie poniesione oraz wykazane w dokumentacji finansowej projektodawcy są poparte stosownymi dokumentami Szacowanie wartości budżetu - Opracowanie szczegółowego kosztorysu Lista wszystkich planowanych kosztów Określenie rodzaju jednostki poszczególnych kosztów Ilość jednostek danego kosztu Koszt jednostkowy poszczególnych rodzajów kosztów Zsumowanie poszczególnych kosztów Ustalenie kwalifikowalności kosztów Określenie możliwego poziom dofinansowania INFORMACJE, KONTAKTY Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych www. mazowia.eu tel.: (022) 29 52 000, fax: (022) 29 52 001 Płock (024) 262 23 74 Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie: www.wup.mazowsze.pl Punkt Konsultacyjny - w Warszawie - tel: (022) 578-44-34 - tel: (022) 578-44-55 Filia Płock tel. 024-264-03-78 ; 024-264-03-76 13
14