Płace Optivum Jak sporządzić listę płac na dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków ZFŚS? Stosownie do postanowień art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.) w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, każde dofinansowanie przyznane pracownikowi ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na poczet pokrycia poczynionych przez niego wydatków na rekreację i wypoczynek, zakup opału lub inne bieżące potrzeby, stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Zatem od powyższego przychodu (z wyłączeniem pomocy losowej) należy naliczyć i odprowadzić do właściwego urzędu skarbowego stosowną zaliczkę na podatek dochodowy. W poradzie przedstawimy, jak przygotować listę płac na dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków ZFŚS w trzech przypadkach: 1. Dofinansowanie wypoczynku pracowników wypłacane jest na konta pracowników (zaliczka na podatek dochodowy rozliczana jest w ramach środków ZFŚS) 2. Dofinansowanie zmniejsza lub pokrywa koszt zbiorowego wypoczynku pracowników (np. koszt wycieczki), a zaliczka na podatek dochodowy rozliczana jest w ramach środków ZFŚS 3. Dofinansowanie zmniejsza lub pokrywa koszt zbiorowego wypoczynku pracowników (np. koszt wycieczki) a zaliczka na podatek dochodowy rozliczana jest w ramach innych wynagrodzeń pracowników Przypadek 1 Dofinansowanie indywidualnego wypoczynku pracowników Pokażemy, jak przygotować listę płac na przyznane pracownikom dofinansowanie do indywidualnego wypoczynku letniego, np. wycieczki. Definiowanie składnika związanego z dofinansowaniem wypoczynku 1. W menu Skoroszyt wybierz pozycję Parametry. 2. W drzewie danych wybierz gałąź Składniki wynagrodzeń i potrąceń/ Wynagrodzenia, świadczenia, zasiłki. 3. Przejdź na zakładkę Świadczenia z ZFŚS. 4. W sekcji Opodatkowane kliknij przycisk dodaj i w wyświetlonym oknie opisz składnik.
Płace Optivum. Jak sporządzić listę płac na dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków ZFŚS?2/12 5. Kliknij przycisk OK. Przydzielenie pracownikowi zdefiniowanego składnika Aby przydzielić wybranemu pracownikowi składnik: W menu Kartoteki wybierz pozycję Umowy o pracę i w drzewie danych wybierz pracownika. W kartotece w bocznym menu wybierz zakładkę Składniki, a następnie przejdź na kartę Inne. Kliknij przycisk dodaj i w oknie Inny składnik w polu nazwa ustaw składnik, w polu kwota wpisz kwotę dofinansowania. Kliknij przycisk OK Jeśli dofinansowanie przydzielamy wielu pracownikom, można skorzystać z operacji seryjnej. W menu Operacje wybierz pozycję Operacje seryjne, a następnie w drzewie danych wybierz gałąź Płatności/ Sporadyczne i zasiłki. W polu Składnik ustaw składnik związany z dofinansowaniem wypoczynku. W polu Miesiąc ustaw miesiąc przydzielenia składnika. Kliknij przycisk wybór umów i w oknie Wybór umów zaznacz wybraną jednostkę (lub jednostki) oraz ogranicz grupę pracowników. Kliknij przycisk OK.
Płace Optivum. Jak sporządzić listę płac na dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków ZFŚS?3/12 W panelu po prawej stronie wyświetli się lista osób. Zaznacz na liście te osoby, którym chcesz przydzielić wskazany składnik (poprzez wstawienie znacznika w polu wyboru). Aby szybko usunąć domyślne zaznaczenia wszystkich pozycji, odwrócić zaznaczenia lub zaznaczyć wszystkie pozycje, możesz skorzystać z poleceń dostępnych w menu podręcznym. Kliknij przycisk zmień i w wyświetlonym oknie w kolumnie kwota wprowadź kwoty dofinansowania.
Płace Optivum. Jak sporządzić listę płac na dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków ZFŚS?4/12 Kolumnę kwota można wypełnić korzystając z polecenia Wypełnij kolumnę dostępnego w menu podręcznym. Funkcja ta przydatna jest szczególnie w przypadku, gdy wielu pracownikom należy wprowadzić tą samą kwotę dofinansowania. Kliknij przycisk Zapisz wszystkie pozycje. Przygotowanie listy płac i wypłacenie dofinansowania Świadczenia socjalne najlepiej wypłacić na liście socjalnej. 1. W menu Listy płac wybierz pozycję Umowy o pracę przygotowywane. 2. W drzewie danych dla wybranej jednostki rozwiń gałąź Nauczyciele lub Nienauczyciele i wybierz właściwy typ listy (tj. do wypłacania świadczeń socjalnych) i w sekcji Opis listy kliknij przycisk zmień. Jeśli typ listy socjalnej nie został jeszcze zdefiniowany w programie, to kliknij prawym przyciskiem myszy gałąź Nauczyciele (lub Nienauczyciele) i w rozwiniętym menu wybierz pozycję Nowa lista. 3. W formularzu Lista płac opisz szczegółowo listę i kliknij przycisk OK. 4. Zaznacz na liście pracowników, którym będzie wypłacane świadczenie. 5. Kliknij przycisk dodaj składniki i w oknie Dodaj składniki zaznacz na liście zdefiniowany wcześniej składnik znajduje się on w grupie wynagr. inne. Kliknij przycisk OK.
Płace Optivum. Jak sporządzić listę płac na dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków ZFŚS?5/12 6. Kliknij przycisk pokaż listę i obejrzyj listę. 7. Po zweryfikowaniu danych zatwierdź listę, klikając przycisk zatwierdź. Sposób ten można stosować w przypadkach wypłat świadczeń przyznanych na poczet zaspokojenia indywidualnych potrzeb bądź innych wydatków pracowników, np. zapomóg. Przypadek 2 Dofinansowanie zmniejszające lub pokrywające koszt zbiorowego wypoczynku pracowników z rozliczeniem zaliczki na podatek dochodowy w ramach środków ZFŚS Pokażemy, jak przygotować listę płac w przypadku, gdy przyznane dofinansowanie nie jest wypłacane na konta ROR pracowników, ale zmniejsza lub pokrywa w całości koszt zbiorowej np. wycieczki. 1. Przygotuj listę płac opisaną w Przypadku 1, ale nie zatwierdzaj jej. 2. Wydrukuj przygotowaną listą płac. 3. Zdefiniuj w programie potrącenie związane z dofinansowaniem wypoczynku (np. potrąceniewycieczka). Wybierz w menu pozycję Skoroszyt/ Parametry. W drzewie danych przywołaj menu podręczne na gałęzi Składniki wynagrodzeń i potrąceń/ Potrącenia i wybierz polecenie Dodaj potrącenie.
Płace Optivum. Jak sporządzić listę płac na dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków ZFŚS?6/12 Wypełnij formularz Potrącenie i kliknij przycisk OK. Dla potrącenia możesz zdefiniować domyślne konto, na które mają być przekazywane przyznane pracownikom środki z ZFŚS. Najczęściej domyślne konto dla tego typu potrącenia stanowi konto środków ZFŚS danej jednostki.
Płace Optivum. Jak sporządzić listę płac na dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków ZFŚS?7/12 4. Przypisz potrącenie za dofinansowanie zbiorowego wypoczynku pracownikom, którzy w nim uczestniczyli. W menu Operacje wybierz pozycję Operacje seryjne, a następnie w drzewie danych wybierz gałąź Płatności/ Potrącenia. W polu Potrącenie ustaw zdefiniowaną pozycję. W polu Miesiąc ustaw miesiąc przydzielenia składnika. Zaznacz na liście te osoby, które uczestniczyły w wypoczynku. Kliknij przycisk zmień i w wyświetlonym oknie w kolumnie zależność w każdym wierszu wprowadź pozycję kwota, a następnie w kolumnie kwota/procent wpisz kwoty potrącenia wynikające z wydrukowanej wcześniej listy płac. Kliknij przycisk Zapisz wszystkie pozycje. 5. Dodaj do listy płac przygotowanej w punkcie 1 potrącenie za wycieczkę. W menu Listy płac wybierz pozycję Umowy o pracę przygotowywane. W drzewie danych dla wybranej jednostki rozwiń gałąź Nauczyciele lub Nienauczyciele i wybierz właściwy typ listy (tj. do wypłacania świadczeń socjalnych). Kliknij przycisk dodaj składniki i w oknie Dodaj składniki zaznacz na liście potrąceń potrącenie za dofinansowanie zbiorowego wypoczynku. Kliknij przycisk OK.
Płace Optivum. Jak sporządzić listę płac na dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków ZFŚS?8/12 Przejdź na kartę Potrącenia i sprawdź, że składnik został dodany do listy. 6. Kliknij przycisk pokaż listę i obejrzyj listę.
Płace Optivum. Jak sporządzić listę płac na dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków ZFŚS?9/12 7. Po zweryfikowaniu danych zatwierdź listę, klikając przycisk zatwierdź. Naliczone i zarazem potrącone dofinansowania zbiorowego wypoczynku zostaną skierowane na pokrycie odpowiedniej części kosztów, w tym przypadku wycieczki pracowników. Sposób ten można stosować również do innych zbiorowych świadczeń socjalnych, np. biletów do teatru, dofinansowania uroczystości, imprez itp. Przypadek 3 Dofinansowanie zmniejszające lub pokrywające koszt zbiorowego wypoczynku z pobraniem zaliczek na podatek dochodowy z innych wynagrodzeń pracowników Przypadek ten różni się od poprzedniego tym, że od pracowników zostanie pobrana zaliczka na podatek dochodowy od dofinansowania zbiorowego wypoczynku i przekazana do urzędu skarbowego. Zaliczka ta zostanie potrącona z wypłaty pracownika, zatem takie potrącenie należy uwzględnić na liście zasadniczej. 1. Przygotuj i zatwierdź socjalną listę płac opisaną w Przypadku 2. Wydrukuj listę. 2. Zdefiniuj w programie potrącenie związane z podatkiem od dofinansowania zbiorowego wypoczynku (np. wycieczki). Wybierz w menu pozycję Skoroszyt/ Parametry. W drzewie danych przywołaj menu podręczne na gałęzi Składniki wynagrodzeń i potrąceń/ Potrącenia i wybierz polecenie Dodaj potrącenie. Wypełnij formularz Potrącenie i kliknij przycisk OK.
Płace Optivum. Jak sporządzić listę płac na dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków ZFŚS?10/12 Dla potrącenia można zdefiniować domyślne konto, na którym mają być gromadzone środki. Najczęściej jest to konto wynagrodzeń osobowych jednostki, z którego również przekazywane są naliczone zaliczki na podatek dochodowy pracowników. 3. Przypisz potrącenie podatku tym pracownikom, którzy uczestniczyli w dofinansowywanym zbiorowym wypoczynku. W menu Operacje wybierz pozycję Operacje seryjne, a następnie w drzewie danych wybierz gałąź Płatności/ Potrącenia. W polu Potrącenie ustaw pozycję związaną z podatkiem od wycieczki. W polu Miesiąc ustaw miesiąc przydzielenia składnika. Zaznacz na liście uczestników zbiorowego wypoczynku. Kliknij przycisk zmień i w wyświetlonym oknie w kolumnie zależność w każdym wierszu wprowadź pozycję kwota, a następnie w kolumnie kwota/procent wpisz kwoty podatku wynikające z wydrukowanej wcześniej listy płac.
Płace Optivum. Jak sporządzić listę płac na dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków ZFŚS?11/12 Kliknij przycisk Zapisz wszystkie pozycje. 4. Przygotuj zasadniczą listę płac, ale nie zatwierdzaj jej. 5. Dodaj do listy potrącenie podatku od dofinansowania zbiorowego wypoczynku. W menu Listy płac wybierz pozycję Umowy o pracę przygotowywane i w drzewie danych wybierz listę. Kliknij przycisk dodaj składniki. W oknie Dodaj składniki w polu za miesiąc wskaż miesiąc wypłaty należnego wynagrodzenia oraz zaznacz w grupie potrąceń zdefiniowaną pozycję (dotyczącą podatku od dofinansowania zbiorowego wypoczynku). Kliknij przycisk OK. Przejdź na kartę Potrącenia i sprawdź, czy potrącenie jest zaznaczone u właściwych pracowników. 6. Kliknij przycisk pokaż listę i obejrzyj przygotowaną listę płac.
Płace Optivum. Jak sporządzić listę płac na dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków ZFŚS?12/12 7. Po zweryfikowaniu danych zatwierdź listę, klikając przycisk zatwierdź. Opisany sposób można stosować również do innych zbiorowych świadczeń socjalnych, np. biletów do teatru, dofinansowania imprez, bonów towarowych itp.