Grodzisk Mazowiecki, 2.01.2015 Dotyczy: Realizacji projektu Działanie 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 W związku z realizacją projektu pt. Usprawnianie procesów finansowo-księgowych i zmniejszanie ich kosztów w firmach dzięki wdrożeniu internetowego systemu klasy B2B w ramach Programu Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.2 Umowa o dofinansowanie nr UDA-POIG.08.02.00-14-171/14-00, niniejszym ogłaszamy zamówienie na zakup niezbędnych wartości niematerialnych i prawnych jak i również ich wdrożenia. I Dane zamawiającego: Fakturomania Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Grodzisku Mazowieckim (kod pocztowy 05-825), przy ul. Gen. L. Okulickiego 19B lok. 11, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. ST. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS 0000495029, o kapitale zakładowym w wysokości 5 000 zł, NIP 5291802680, Regon 147060749, EMAIL: luk.pniewski@gmail.com Zamawiający oświadcza, iż osobą uprawnioną do porozumiewania się w sprawach formalnych oraz merytorycznych dot. przedmiotu zamówienia jest: Łukasz Pniewski Tel. 510 452 541 II Przedmiot zamówienia Projekt zakłada przeprowadzanie działań związanych z wytworzeniem i wdrożeniem następujących modułów. Moduł Zestawienia Księgowe 1szt. W szczególności chodzi o następujące działania związane z powyższymi modułami: 1. Analiza wymagań funkcjonalnych modułu 2. Zaprojektowanie i przygotowanie architektury modułu 3. Implementacja modułu 4. Wdrożenie modułu 5. Testowanie modułu Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia zawarte zostały w załączniku nr 1 stanowiącym opis systemu oraz wymagań funkcjonalnych
III Termin wykonania zamówienia Termin realizacji przedmiotu zamówienia zostanie uzgodniony indywidualnie z Oferentem, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. IV Opis sposobu składania ofert 1. Oferty powinny być złożone osobiście w siedzibie firmy przy ulicy Gen. L. Okulickiego 19B lok.11 w Grodzisku Mazowieckim lub przesłane bezpośrednio za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres luk.pniewski@gmail.com 2. Ostateczny termin składania ofert to 16.01.2015 r. 3. Oferta powinna być ważna minimum 30 dni od dnia jej przesłania 4. Ocena ofert i wybór wykonawcy nastąpi po zakończeniu terminu składania ofert, ale nie później niż do 19.01.2015 r. Informacja o wyniku zostanie przekazana do wszystkich oferentów, którzy złożą poprawne formalnie oferty. 5. Oferta powinna być kompletna. Nie przewiduje się częściowej realizacji projektu w części dotyczącej przedmiotu zamówienia. 6. Oferty powinny uwzględniać osobno wycenę każdej pozycji z harmonogramu projektu. V Kryteria wyboru ofert Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: a) cena 100% 2. Cena: najniższa cena otrzyma 100 pkt. pozostałe proporcjonalnie mniej w/g następującego przelicznika: ilość pkt. = najniższa cena/cena badana x 100pkt. VI Dodatkowe informacje Dodatkowych informacji udziela się pod numerem telefonu lub za pośrednictwem poczty elektronicznej wskazanymi powyżej.
I Opis systemu Załącznik nr 1 Specyfikacja do przedmiotu zamówienia Niniejszy projekt polegać będzie na wytworzeniu oraz wdrożeniu innowacyjnego Systemu B2B działającego w modelu SaaS(Software as a Service), na którym oparta będzie współpraca Wnioskodawcy z partnerami biznesowymi, Współpraca ta uwarunkowana jest wytworzeniem i wdrożeniem niniejszego systemu. System ten znacząco automatyzować będzie procesy finansowoksięgowe w przedsiębiorstwach współpracujących, co stanowić będzie jeden z bodźców do nawiązania współpracy z Wnioskodawcą opartej o planowany do wytworzenia System B2B. Dodatkowo system w sposób znaczący usprawni Wnioskodawcy procesy związane z pozyskiwaniem nowych partnerów biznesowych bez zaangażowania nadmiernych zasobów (automatyzacja działań marketingowych) oraz bardzo usprawni wszelkie procesy związane z podjętą współpracą z partnerami(np. poprzez integrację z płatnościami24.pl, PayU, automatyczne wystawianie faktur). Ponadto wdrażane w ramach projektu będzie technologia podpisu elektronicznego, która prowadzić będzie do eliminacji obiegu dokumentów w formie papierowej. Nadrzędnym zadaniem Systemu B2B będzie automatyzacja przepływu informacji oraz realizacji procesów biznesowych zarówno pomiędzy wnioskodawcą i partnerami jak i wewnątrz tych podmiotów. Planowany do wytworzenia system będzie miał budowę modułową, dzięki której możliwe jest wydzielenie funkcjonalności poszczególnych modułów jak i odpowiednie zaplanowanie struktury czasowej projektu. W oparciu o ww. moduły nastąpił podział projektu na etapy. Wszystkie moduły będą udostępnione na zasadzie SaaS (ang. software as a service), co doprowadzi do wyeliminowania konieczności instalowania stacjonarnego oprogramowania na komputerach przyszłych użytkowników systemu. System ma działać całkowicie w chmurze i być dostępny z interfejsu przeglądarki internetowej. Przyjęte rozwiązanie technologiczne uniezależnia użytkowników od konkretnej platformy sprzętowej, dostępność przez cienkiego klienta ogranicza wymagania sprzętowe i systemowe dla użytkowników, pozwala na korzystanie z systemu przy pomocy urządzeń mobilnych. Jest to zgodne z najnowszymi trendami w rozwoju aplikacji biznesowych. Istotne będzie tutaj sprostanie przez platformę wymaganiom wydajnościowym. Większość operacji będzie obciążała serwer, z którym użytkownicy będą łączyć się przy pomocy cienkiego klienta. Wymagane będzie sprawne obsłużenie wszystkich potencjalnych użytkowników. Planowane do stworzenia w ramach projektu rozwiązanie informatyczne ma na celu optymalizację oraz usprawnienie głównych procesów biznesowych. Poszczególne funkcjonalności systemu B2B będą zintegrowane z odpowiednimi modułami wytworzonego systemu informatycznego( docelowo korzystać z nich będą wnioskodawca i partnerzy biznesowi). Funkcjonalność systemu będzie maksymalnie wspierać automatyzację procesów biznesowych związanych z procesami księgowymi(generowanie dokumentacji księgowej) oraz z obiegiem dokumentów
pomiędzy firmami. W efekcie powstanie platforma umożliwiająca automatyczną wymianę informacji, dokumentacji oraz integrująca rozwiązania IT wnioskodawcy z rozwiązaniami partnerów. System ten będzie wytwarzany etapowo i wdrażany stopniowo w ten sam sposób. Wdrożenie System podzielono na 8 zintegrowanych ze sobą modułów. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest 1 moduł. Wszystkie wydzielone etapy niniejszego projektu następować będą według ściśle określonego schematu: 1. Analiza wymagań funkcjonalnych danego modułu: analiza w jaki sposób system realizuje założone cele i wyniki biznesowe w ramach modułu, jakie warunki muszą być spełnione, aby moduł mógł wykonać określone zadania, w jaki sposób użytkownik będzie mógł korzystać z modułu w celu realizacji określonych zadań (jaki moduł aplikacji oferuje określoną funkcjonalność, jakie czynności użytkownik musi wykonać w celu uzyskania danego rezultatu). 2. Zaprojektowanie i przygotowanie architektury systemu. W tej części każdego etapu opracowane zostaną szczegółowe dane, które składać się będą na budowę podstawowej organizacji systemu wraz z jego komponentami, wzajemnymi powiązaniami, środowiskiem pracy i regułami ustanawiającymi sposób jego budowy i rozwoju. Dodatkowo w tej części etapu przygotowana zostanie baza danych oraz zaprojektowana zostanie ogólna szata graficzna modułu oraz założenia interfejsów. 3. Implementacja modułu. Etap ten polega na nadzorowanym wykonaniu modułu rozumianym, jako stworzenie kodu źródłowego realizującego założenia poczynione podczas projektowania. W etapie tym napisany będzie kod źródłowy w oparciu o efekty poprzednich faz tworzenia systemu. 4. Wdrożenie modułu. Etap ten ma na celu przeprowadzanie wdrożenia i integracji nowo wytworzonego modułu z dotychczas wytworzonymi modułami. Etap ten ma na celu zminimalizowanie ewentualnych zakłóceń, które mogą wystąpić w funkcjonowaniu systemu, jako całości. 5. Testowanie. Finalną częścią składową każdego z założonych etapów w projekcie będzie proces testowania oprogramowania. Jest to jeden z procesów zapewniający odpowiednią jakość planowanemu do wytworzenia modułowi a w konsekwencji, odpowiednią jakość całemu systemowi. Testowanie ma na celu weryfikację oraz walidację stworzonego modułu. Walidacja ma na celu sprawdzenie czy wytwarzane oprogramowanie jest zgodne ze specyfikacją. Pozwoli to na wykrycie potencjalnych defektów w projektowanym oprogramowaniu, a dzięki temu możliwe będzie szybkie ich usunięcie. Powyższy podział każdego etapu na części składowe pozwoli skutecznie i sprawnie zrealizować niniejszy projekt.
II Wymagania funkcjonalne dotyczące poszczególnych modułów 1.Moduł Zestawienia Księgowe 1 szt. Moduł zestawienia księgowe będzie jednym z narzędzi pozwalającym na generowanie dokumentów wymaganych w celach sprawozdawczych oraz mogących posłużyć do oceny kondycji finansowej firmy. Wygenerowane przez ten moduł dokumenty będą miały charakter ewidencyjny, ponieważ uzupełniane będą automatycznie w oparciu o dane wprowadzane do innych modułów. Moduł pozwalać będzie użytkownikowi wygenerować bilans firmy oraz wyliczyć i zaprezentować wynik działalności (na podstawie generowanego również za pomocą tego modułu rachunku zysków i strat). Funkcjonalność modułu to: -automatycznie obliczanie wartości i wpisywanie ich w odpowiednie pola generowanych przez moduł dokumentów -automatyczne generowanie bilansu firmy -automatyczne generowanie rachunku zysków i strat w wersji porównawczej -podgląd powyższych dokumentów online -możliwość wydruku powyższych dokumentów -możliwość zapisu powyższych dokumentów w formie cyfrowej -pełna współpraca z pozostałymi modułami III Dane i sposób ich przesyłania między wnioskodawcą a partnerami Komunikacja pomiędzy przedsiębiorcami korzystającymi z tego oprogramowania a wnioskodawcą będzie odbywać się poprzez platformę internetową, na której znajdować się będzie projektowany system B2B działający w modelu SaaS. Do korzystania z usługi nie będzie potrzeby instalacji oprogramowania na komputerze (dotyczy to zarówno wnioskodawcy jak i przedsiębiorstw współpracujących), a w tym celu posłuży przeglądarka internetowa oraz dostęp do Internetu. Za pomocą portalu będzie możliwa wymiana dokumentów jak i danych bez konieczności nawiązywania tradycyjnej formy kontaktu. Będzie to możliwe dzięki zastosowaniu technologii bezpiecznego podpisu elektronicznego. Komunikacja między wnioskodawcą będzie miała dwustronny charakter. Ze strony partnera biznesowego docierać będą dane w postaci zbiorów liczb i tekstów. Następnie te dane przez wytworzony system zostaną przetworzone zgodnie z założeniami systemu. Po przetworzeniu danych zostanie wysłany komunikat do partnera biznesowego o pozytywnym wyniku przetworzenia danych wejściowych. Komunikat ten pojawi się bezpośrednio na platformie wnioskodawcy, na której znajdować się będzie system B2B działający w modelu SaaS. Po otrzymaniu takiego komunikatu partner będzie miał możliwość pobrania wytworzonej przez system B2B dokumentacji (np. faktury) Ponadto komunikacja wnioskodawcy z partnerem bazować również będzie na platformie internetowej. Będzie ona niezwykle zautomatyzowana (automatyczne komunikaty, automatycznie przesyłane dokumenty). Jedynie w przypadku wysłania pisemnego zapytania odnośnie funkcjonowania systemu wnioskodawca, jako podmiot zarządzający system będzie osobiście brał udział w odpowiadania na komunikat. Zbiory liczb i tekstów (dane) przesyłane do wnioskodawcy (wytworzonego systemu B2B) przez partnera dotyczyć będą głównie danych niezbędnych do wygenerowania odpowiedniej dokumentacji. Np. do wystawiania faktur sprzedaży będą to zbiory liczb składające się na nip wystawcy i partnera biznesowego oraz zbiory liczb i tekstów dotyczące przedmiotów będących przedmiotem danej transakcji biznesowej (cena artykułu/usługi oraz jej nazwa). Do innych generowanych przez system dokumentów będą to odpowiednio dobrane ciągi znaków i cyfr, dzięki którym wygenerowany będzie docelowy dokument. Dane w komunikacji zwrotnej, tj. od wnioskodawcy do partnera będą przesyłane do
partnera poprzez platformę internetową. Partner wnioskodawcy będzie mógł następnie pobrać efekt przetworzenia tych danych. Dane te będą w dwóch postaciach: część danych będzie już w postaci finalnych dokumentach (np. faktura w formacie PDF) natomiast część będzie w formie zbiorów liczb i znaków bezpośrednio na portalu (np. lista faktur wraz z wartościami, na jakie opiewają, datami, jakich dotyczą oraz stanem rozliczeń tych dokumentów). Poniżej zaprezentowany przepływ danych w tworzonym Systemie B2B pomiędzy modułami składającymi się na jego całość. Przepływ ten zaprezentowany został poprzez wykorzystanie diagramu przepływu informacji w formie wizualnej. Powiązania tworzonych modułów z mechanizmem przepływu danych. Informacje gromadzone przez poszczególne moduły planowanego do wytworzenia systemu B2B przechowywane są w jednej bazie danych. Dlatego dane z jednego modułu mogą być wykorzystywane przez inne moduły. Jest to bezpośrednio związane ze specyfiką działania systemu oraz koniecznością przetworzenia tych samych danych przez wiele modułów. Objaśnienia do ilustracji przepływu danych między modułami 1. Dane partnera w postaci: numer nip, nazwa Firmy, adres firmy, poczta, kod pocztowy, daty na fakturze, numer faktury, sposób płatności, pozycje na fakturze ceny netto, brutto oraz wysokość oraz stawka VAT-u. 2. Dane login i hasło, email. Przy rejestracji dodatkowo numer nip/pełne dane przedsiębiorcy (nip, adres, poczta, numer pocztowy) 3. Komunikat o pomyślnym/niepomyślnym zalogowaniu/rejestracji. Dodatkowo komunikaty o bieżącym stanie rozliczeń z wnioskodawcą, dane marketingowe/handlowe, informacje o uprawnieniach użytkownika/dostępnie do poszczególnych funkcjonalności systemu, informacje o dokonanych zmianach konfiguracyjnych (np. zmiana adresu email) 4. Informacje dotyczące partnera/użytkownika systemy B2B: Nazwa Firmy, Adres Firmy, Poczta, Kod pocztowy, numer nip, data 5. Informacje dotyczące partnera/użytkownika systemy B2B: Nazwa Firmy, Adres Firmy, Poczta, Kod pocztowy, numer nip, data 6. Informacje dotyczące partnera/użytkownika systemy B2B: Nazwa Firmy, Adres Firmy, Poczta, Kod pocztowy, numer nip, data Informacje o zarejestrowanych użytkownikach: Adres Firmy, Poczta, Kod pocztowy, numer nip, data rejestracji, data ostatniego logowania 8. Informacje o modyfikacjach: np. informacje o usunięciu nieaktywnych użytkowników, modyfikacje danych na wniosek partnerów, informacje o zbliżających się ważnych terminach (np. koniec abonamentu), odpowiedzi na zapytania partnerów 9. Informacje dotyczące stanu rozliczeń z wnioskodawcą tj. kwota netto, kwota brutto, stawka oraz wartość VAT, nr faktury, której dotyczy informacja, data płatności faktury, której dotyczy informacja, informacje o opłaconych terminowo fakturach 10. Odpowiedzi na zapytania partnerów (użytkowników systemu), informacje dotyczące administrowania serwisem (modyfikacje uprawnień etc) 11. Zapytania partnerów (użytkowników systemu), informacje o wszelkich nieprawidłowościach i usterkach w funkcjonowaniu systemu, 12. Informacje dla wnioskodawcy o stanie rozliczeń z partnerem (użytkownikiem systemu): kwota
netto, kwota brutto, stawka oraz wartość VAT, nr faktury, której dotyczy informacja, data płatności faktury, której dotyczy informacja, informacje o opłaconych terminowo fakturach, faktury w formacie PDF 13. Informacje do faktury za użytkowanie serwisu przez partnera. Nazwa usługi, kwota brutto, kwota netto, stawka oraz kwota VAT, termin płatności, data wystawienia, sposób płatności 14. Informacja zwrotna o otrzymaniu danych do faktury, oraz wystawiona faktura dla partnera, zaktualizowane informacje o stanie rozliczeń otrzymane uprzednio z modułu kont użytkowników 15. Dane o stanie rozliczeń, formie uiszczenia opłaty (gotówka/przelew), Nazwa usługi, kwota brutto, kwota netto, stawka oraz kwota VAT, termin płatności, data wystawienia, sposób płatności, nr faktury, data wystawienia faktury, data sprzedaży, dane odbiorcy faktury: Nazwa Firmy, Adres Firmy, Poczta, Kod pocztowy, numer nip, data (lub poprzez integracje z GUS-em tylko nip) 16. Dane o stanie rozliczeń, formie uiszczenia opłaty (gotówka/przelew), Nazwa usługi, kwota brutto, kwota netto, stawka oraz kwota VAT, termin płatności, data wystawienia, sposób płatności, nr faktury, data wystawienia faktury, data sprzedaży, dane odbiorcy faktury: Nazwa Firmy, Adres Firmy, Poczta, Kod pocztowy, numer nip, data (lub poprzez integracje z GUS-em tylko nip) 17. Dane o stanie rozliczeń, formie uiszczenia opłaty (gotówka/przelew), Nazwa usługi, kwota brutto, kwota netto, stawka oraz kwota VAT, termin płatności, data wystawienia, sposób płatności, nr faktury zakupu(kosztowej), data wystawienia faktury, data sprzedaży, dane podmiotu wystawiającego fakturę: Nazwa Firmy, Adres Firmy, Poczta, Kod pocztowy, numer nip, data (lub poprzez integracje z GUS-em tylko nip) 18. Informacje o pozytywnym przetworzeniu danych wejściowych i o efekcie tego przetworzenia. Dokumenty Księga Główna, Księga Pomocnicza, Zestawienia obrotów i Sald Księgi Głównej, Zestawienie Obrotów i Sald Księgi Pomocniczej, Dziennik Księgowań (Dziennik) 19. Dane w postaci gotowych dokumentów CIT-2, VAT-7 20. Dane przychody ze sprzedaży, koszty uzyskania przychodów wyliczone na podstawie wejściowych danych wprowadzanych przez użytkownika 21. Informacje o wszystkich transakcjach zakupowych i sprzedażowych na podstawie wprowadzonych danych przez użytkownika do systemy tj. nr Faktury, data sprzedaży, data wystawienia, wartość netto, wartość brutto, informacja czy to jest faktura zakupu czy faktura sprzedaży 22. Dane w postaci zakumulowanej tj: przychody ze sprzedaży, koszty wg rodzajów, informacje o należnościach/zaległościach dotyczących wystawionych/otrzymanych faktur 23. Dane w postaci gotowych dokumentów w formacie PDF: VAT-7, CIT-2 24. Dane w postaci gotowych dokumentów w formacie PDF: Bilans, Rachunek Zysków i Strat w wersji porównawczej 25. Informacje i modyfikacje dotyczące stanu rozliczeń wnioskodawcy z partnerami (użytkownikami) wynikłe wskutek opóźnień/nieprawidłowości niezależnych od partnera i wnioskodawcy (np. awaria systemu realizacji płatności internetowych płatności 24.pl/payu) 26. Informacje i modyfikacje dotyczące stanu rozliczeń wnioskodawcy z partnerami (użytkownikami) wynikłe wskutek opóźnień/nieprawidłowości niezależnych od partnera i wnioskodawcy (np. awaria systemu realizacji płatności internetowych płatności 24.pl/payu), usuwanie nieprawidłowości przez administratora systemu - wnioskodawcę 27. Informacje: VAT naliczony, VAT należny, stawki i kwoty podatku naliczonego i należnego
Partner Biznesowy 1. 2. 3. Moduł Kont Użytkowników 19. 4. 17. 18. Moduł Deklaracje 27. 5. 6. 16. Moduł Księgowość 20. 21. Moduł Rejestrów VAT 23. 7. 15. Moduł Fakturowanie 22. Partner Biznesowy 8. 14. 25. 24. 13. Moduł Zestawienia Księgowe Moduł Rozliczeniowy 12. 26. Wnioskodawca 10. 11. Moduł Administracyjny SKALOWALNOŚĆ SYSTEMU Wdrożony w ramach Projektu system B2B będzie swoistego rodzaju internetową platformą wymiany informacji, pozwalającą dołączać kolejnych partnerów biznesowych. Platforma będzie skalowalna zarówno pod względem użytkowników jak i dodawania nowych użytkowników dzięki zastosowaniu modelu chmury obliczeniowej typu SaaS, gdzie aplikacja jest udostępniana przez Internet. Każdy partner biznesowy, zdefiniowany w systemie B2B, będzie mógł zalogować się do platformy, uzyskiwać i wprowadzać dane podlegające dalszym obliczeniom i relacjom. Założeniem jest, że do platformy będą dołączani kolejni partnerzy biznesowi wraz z rozwojem firmy oraz funkcjonalność przez nich wykorzystywana będzie się zwiększać w miarę rozwoju współpracy. 9.
Do budowy platformy B2B wykorzystane zostaną nowoczesne i jednocześnie sprawdzone technologie: -Ruby on Rails -PostgreSQL -HTML5/CSS3 -JavaScript -nginx -Linux
FORMULARZ OFERTOWY Załącznik nr 2 Formularz ofertowy Nazwa Wykonawcy: Miejscowość, data Adres: Tel/Fax/e-mail: Forma transakcji: Umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich / sprzedaż usług lub towarów Osoba kontaktowa: Odpowiadając na zapytanie ofertowe firmy Fakturomania Spółka z ograniczoną odpowiedzialnoscią składam następującą ofertę: Moduł Zestawienia Księgowe: Opis Cena netto Wartość netto VAT Wartość brutto Analiza wymagań funkcjonalnych modułu Zaprojektowanie i przygotowanie architektury systemu Implementacja modułu Wdrożenie modułu Testowanie modułu Razem Razem przedmiot zamówienia: Opis Moduł Zestawienia Księgowe Razem: Wartość Brutto Oferta ważna na dzień: