Instrukcja kancelaryjna jako proces prowadzący do utworzenia jednolitej dokumentacji odzwierciedlającej załatwianie spraw Konferencja E-administracja warunkiem rozwoju Polski Olsztyn Stare Jabłonki 10-12.03.2010 Kazimierz Schmidt, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji
Nietrudno zauważyć, że w każdym urzędzie: 1. Rejestruje się pisma które wpływają (ewidencjonowanie wpływów) 2. Wpływy przesyła się do właściwej komórki merytorycznej i dalej do konkretnego referenta (dekretowanie) 3. Referent zakłada sprawę albo dołącza wpływ do istniejącej już sprawy 4. Referent przygotowuje odpowiedź, która podlega procesowi aprobaty aż do ostatecznego podpisania przez osobę upoważnioną 5. Po podpisaniu odpowiedź wysyła się do właściwego adresata 6. Dokumentacja załatwianych spraw porządkowana jest w układzie rzeczowym wynikających z wykazu akt Powyższych 6 punktów rozwinęliśmy na różne warianty (sprawa może być także własna, pisma mogę wpływać i być wysyłane także w postaci elektronicznej) i w tak rozbudowanym modelu postępowania z dokumentacją znalazło się ponad 100 elementów (mimo że nie zawiera on czynności przekazywania dokumentacji do archiwum)
Plan prezentacji dlaczego mimo zbliżających się zintegrowanych e-usług realizujących wyspecjalizowane procesy, także ogólny proces kancelaryjny jest ważny? Graficzny model procesu (krótkie przedstawienie) Ciekawsze wnioski i ograniczenia
Dokumenty w polskiej administracji 2010 W tym na podstawie wzoru Papierowe W tym papierowe nie mające pierwowzoru elektronicznego W tym mające ogólne wymagania zawartości W tym na podstawie określonego wzoru Elektroniczn e
Patrząc od strony wzorów 1. Gdy jest określony wzór (podania, wniosku lub innej czynności w postaci elektronicznej por. art. 58.2 ustawy o podpisie elektronicznym) (a) (b) wzór papierowy wzór elektroniczny 2. Gdy nie ma określonego wzoru tylko ogólne wymagania określone w przepisach prawa? Por. np. art. 107, 117, 124, 238 kpa, (a) (b) choć nie ma oficjalnego wzoru papierowego, wnoszone pisma papierowe są skuteczne jeśli są zgodne z tymi ogólnymi wymaganiami czy zatem powinien być elektroniczny wzór na każdą okazję tj odpowiednio wzór podania (art..63), wzór decyzji (art. 107), wzór ugody (art.117), postanowienia (art.124), wzór zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi (art.238) itd. 3. A gdy nie ma ani wzoru, ani ogólnych wymagań (a) (b) pisma w postaci papierowej są nadal skuteczne a pisma w postaci elektronicznej? Zastanówmy się czy Premier RP może dziś skutecznie doręczyć pismo w postaci elektronicznej do wszystkich swoich ministrów?
Patrząc od strony e-usług Stan idealny: wszelkie kontakty z podmiotami publicznymi mogą być realizowane także (bo przecież nie wyłącznie!) za pomocą wyspecjalizowanych e-usług Ponadto owe wyspecjalizowane e-usługi są tak świetnie zorganizowane, że: albo korzysta z nich bezpośrednio człowiek wypełniając formularz elektroniczny (np. potrzebujący zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu z wpłatami), - (usługa prosta) albo korzysta z nich system informatyczny realizujący usługę zintegrowaną (ww. zaświadczenie o niezaleganiu z wpłatami jest dołączane automatycznie do wniosku o zezwolenie na prowadzenie obrotu napojami alkoholowymi) (usługa złożona wykorzystująca usługę prostą)
Patrząc od strony e-usług Aby ww. stan idealny dało się osiągnąć trzeba by przeanalizować każdy proces jaki jest realizowany w polskiej administracji, (także sądownictwie), który prowadzi do wydania jakiegokolwiek dokumentu. Dla każdego procesu zdefiniować odpowiednie wzory dokumentów i wzory usług oraz dopilnować aby wszyscy uczestnicy procesu wystawili odpowiednie formularze i e-usługi w Internecie. Zapewne po takiej analizie okazałoby się, że każdy proces możnaby znakomicie odchudzić gdyby przepisy prawa na to pozwalały Zastanówmy się czy taki stan da się osiągnąć w dającym się przewidzieć czasie i kto powinien być np. odpowiedzialny za całą zintegrowaną usługę jeśli uczestniczyłyby w niej różne podmioty
Przykład: wyszukiwanie usługi (źródło epuap) wybrano gospodarka i przedsiębiorczość
5 wniosków złotoryjskich, 5 porębskich 5 międzychodzkich itd. (tylko do ewidencji działalności gospodarczej) Wybierzmy zezw hurt alk do 4,5 proc i piwo To jest 5 strona
Wniosek o wydanie zezwolenia na prowadzenie w kraju obrotu hurtowego napojami alkoholowymi do 4,5% zawartości alkoholu oraz piwem
I załączniki do tego wniosku Zobacz też film:
Kilka przykładowych wyspecjalizowanych wniosków Np. złożenie PIT-a, złożenie pozwu do e-sądu (ale tylko w ramach Elektronicznego Postępowania Upominawczego), złożenie wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, wniosku o zawieszenie działalności gospodarczej, wniosku o zmianę wpisu w ewidencji działalności gospodarczej, zawiadomienie o zaprzestaniu wykonywania działalności gospodarczej, udzielenie zezwolenia na wyprzedaż napojów alkoholowych detal, udzielenie zezwolenia na wyprzedaż hurtową napojów alkoholowych powyżej 18 procent, wniosek o wydanie decyzji dot. wycinki drzew, zgoda przewozowa na każdorazowe przemieszczanie broni palnej, zgoda przewozowa na każdorazowe przemieszczanie broni palnej
Pamiętajmy, że każdy z setek (czy tysięcy?) rodzajów wniosków jakie będą właściwe dla odpowiednich procesów Może (powinien) mieć tyle wcieleń ile podmiotów publicznych go udostępniło ponieważ: Przy sporządzaniu pism w formie dokumentu elektronicznego wykorzystuje się wzory dokumentów elektronicznych, które zawierają wyróżnik określający szczegółowo zakres użytkowy dokumentu elektronicznego wyróżnik - element struktury logicznej dokumentu elektronicznego służący do automatyzacji obsługi pism w formie elektronicznej, a w szczególności pozwalający na automatyczne ich przekazywanie według kompetencji właściwym organom zakres użytkowy dokumentu elektronicznego - zawartość dokumentu elektronicznego zdefiniowaną przez określenie struktury logicznej dokumentu elektronicznego zgodnie z wymaganiami wynikającymi z przepisów prawa oraz rodzaju spraw załatwianych przez podmiot publiczny podmiot publiczny opracowuje zakresy użytkowe dokumentów elektronicznych, które doręcza się temu podmiotowi w związku z załatwianiem spraw należących do jego zakresu działania
Poprzedni slajd Odnosi się do przepisów z obowiązujących (jeszcze) rozporządzeń z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjnotechnicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym oraz z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych Możliwe, że w nowym rozporządzeniu z art. 16 ust.3 ustawy o informatyzacji wyróżnik nie będzie już musiał w szczególności pozwalać na doręczanie pism właściwym organom i nie każdy podmiot publiczny będzie musiał opracowywać zakresy użytkowe dokumentów elektronicznych, które doręcza się temu podmiotowi (będzie można wykorzystać wzory ogólne sporządzone przez właściwe organy wskazane w ustawach) Inaczej mówiąc może premier będzie mógł doręczyć pismo w postaci elektronicznej do swoich ministrów nawet jeśli nie określą oni zakresów użytkowych pism które się im doręcza, urząd będzie mógł obywatelowi doręczyć pismo nawet jeśli nie przygotuje wcześniej własnego wzoru tego pisma, a obywatel będzie mógł wnieść skutecznie dowolne pismo w postaci elektronicznej do urzędu gminy, nawet jeśli urząd ten nie zdefiniuje odpowiednich wyspecjalizowanych usług opartych o wyspecjalizowane wzory
Kiedy komplet wyspecjalizowanych e-usług? Bez względu na to jak szybko nastąpi powszechny wysyp e-usług i ich integracja w usługi złożone, wniosek jaki nasuwa się po analizie dotychczasowych doświadczeń jest następujący: realizacja e-administracji drogą informatyzowania kolejnych procesów (choć potrzebna i docelowo konieczna) potrwa jeszcze długo ze względu na ograniczenia w licznych przepisach szczegółowych. A powyższe oznacza, że należy poważnie brać pod uwagę że długo jeszcze będzie powstawać dokumentacja mieszana papierowo-elektroniczna z przewagą wpływów w postaci papierowej
Co ma zrobić nowoczesny urząd? Czy jednak zinformatyzowany urząd, który wystawił w Internecie możliwość złożenia doń wniosku elektronicznego w każdej sprawie, który ponadto jest wyposażony w nowoczesną linię szybkiego przetwarzania wpływów papierowych na elektroniczne będzie mógł dzięki temu pracować szybciej, sprawniej i taniej? Czy też będzie musiał postępować z ciągle masowo napływającą dokumentacją papierową jak dotąd (czyli przenosić pomiędzy biurkami urzędników, pakować do teczek rzeczowych, a razie potrzeby udostępniać organom kontrolnym i odwoławczym dokumentację prowadzonych spraw w postaci papierowej). Ustawodawca to przewidział i dlatego ustawa z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw przewiduje także odpowiednie zmiany w art. 6 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Trochę historii Luty 2009: pismo NDAP do podmiotów których posiadaliśmy wiedzę, że stosowne mają pewne doświadczenie z systemami do zarządzania dokumentacją elektroniczną odzwierciedlająca załatwianie spraw (w porozumieniu z MSWiA) Czerwiec 2009: zaczęliśmy od przeróbki starej IK okazało się że zmian byłoby mnóstwo Listopad 2009: dlatego zmieniliśmy front i opracowaliśmy model postępowania Luty 2010: dodaliśmy objaśnienia do modelu Planowane: spotkanie marzec 2010, ogłoszenie zatwierdzonych objaśnień na PI epuap. A potem wystarczy już tylko dopisać do tego projekt rozporządzenia
Parę ciekawszych propozycji, które wynikają z prac Zatrzymanie obiegu papierowego: wpływy papierowe w składzie chronologicznym zakaz tworzenia wewnętrznych dokumentów w postaci papierowej (lista wyjątków określana zarządzeniem wewnętrznym) Udokumentowanie treści doręczonego pisma Zachęcam do zapoznania się z całością materiałów (wkrótce na forum PI epuap)
Ograniczenia modelu W modelu nie dało się zawrzeć niektórych wymagań np. w przypadku użycia EZD sprawa mogłaby (powinna) być zakładana tylko jeden raz, a zamiast korespondencji wewnętrznej (realizowanej dziś masowo w podmiotach publicznych) wspomagające załatwienie sprawy komórki mogłyby włączać swoje opinie bezpośrednio do sprawy wiodącej komórki organizacyjnej. Inaczej mówiąc: nie ma sensu wysyłanie przez komórkę ABC do komórki XYZ pisma wewnętrznego o treści W załączeniu przesyłam pismo z Urzędu Miasta w z prośbą o opinię ; a następnie zakładanie sprawy w komórce XYZ (w przypadku przyporządkowania do pozycji wykazu akt 0718 - Współdziałanie z wydziałami własnego urzędu, powstanie sprawa o kategorii archiwalnej BE-5. A to będzie oznaczało konieczność przeprowadzenia ekspertyzy dla całej teczki akt która w praktyce może się okazać tylko dokumentacją pomocniczą). Ponadto dokumentacja załatwiania tej samej sprawy nadal byłaby rozproszona (jak w przypadku papieru).
Ograniczenia rozporządzenia dotyczącego IK Proces kancelaryjny realizowany w podmiotach publicznych w Polsce niewątpliwie jest powtarzalny Rozporządzenie może i powinno regulować ten proces (tak aby powstawała powtarzalna dokumentacja odzwierciedlająca załatwianie spraw niezależnie od tego czy jest elektroniczna czy papierowa) Jednak bez wsparcia ze strony innych przepisów (por. planowane rozporządzenia z art. 16 ust. 3 i art. 18 ustawy o informatyzacji) uproszczenie procesu kancelaryjnego nie będzie możliwe, a dokumentacja nie będzie jednolita Ważne: nowe rozporządzenie ma ograniczony zakres podmiotowy!
Podsumowanie Warto pamiętać, że wypieranie istnienia dokumentacji papierowej przy przymierzaniu się do tworzenia zintegrowanych e-usług może zostać znakomicie zatrzymane przez konieczność załączenia oryginału zaświadczenia z właściwego urzędu skarbowego, albo Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Nie należy także lekceważyć problemu urzędników na stanowiskach kierowniczych, którzy niekoniecznie od razu nauczą się elektronicznie dekretować, akceptować i podpisywać pisma. Z kolei niedostrzeganie możliwości jakie stwarza informatyzacja i tworzenie (niezależnie od pełnego odzwierciedlenia załatwiania spraw w EZD) rzeczowych teczek z dokumentacją papierową opartych o dotychczasowe zasady, może tylko spowolnić pracę urzędu który nie dość że będzie musiał obsługiwać nowe to nadal będzie musiał ciągnąć stare. Dziś chyba powinno być już jasne, że w okresie przejściowym w jakim żyjemy nie da się załatwiać sprawy albo tylko elektronicznie, albo tylko papierowo nie dostrzegając drugiej strony.
Dokumenty w polskiej administracji 2013? Elektroniczne Papierowe na podstawie wzoru w tym na podstawie wzoru Cytat: Administracja ograniczająca papierowy obieg dokumentów, a w procesach wewnętrznych stosująca informację wyłącznie w postaci elektronicznej [źródło: Strategia rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce do roku 2013 str.24]
Dziękuję za uwagę Kazimierz.Schmidt @mswia.gov.pl Obok wyniki wyszukiwania aktów prawnych zawierających słowo wzór znaleziono 8838 dokumentów źródło: http://www.lex.com.pl/