System tradycyjny, system EZD, system dziedzinowy, bazy danych - rozpoznanie w kontekście wyjątków i dokumentowania spraw

Transkrypt

1 System tradycyjny, system EZD, system dziedzinowy, bazy danych - rozpoznanie w kontekście wyjątków i dokumentowania spraw dr Ewa Perłakowska eperlakowska@gmail.com XIV Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Kalisz, dn. 1-3 czerwca 2017 r. System kancelaryjny 1

2 System kancelaryjny zasady formalnego postępowania z pismami (dokumentami) i utworzonymi z nich aktami. ustala on: o metody sporządzania, grupowania i przechowywania pism i akt, o metody rejestrowania oraz znakowania pism i akt sprawy Racjonalny obieg (zarządzanie) pismem (sprawą) w instytucji zależy od doboru właściwego systemu kancelaryjnego. Współcześnie wyróżnia się system: o dziennikowy o mieszany o bezdziennikowy (OBOWIĄZUJĄCY W PODMIOTACH PUBLICZNYCH) System powinien być opisany w instrukcji kancelaryjnej System kancelaryjny bezdziennikowy W tym systemie rejestrowana jest sprawa w spisie spraw prowadzonym dla danej grupy rzeczowej z JRWA (teczki) założonej w danym roku w danej komórce organizacyjnej lub gromadzona jest dokumentacja nietworząca akt sprawy dla danej grupy rzeczowej z JRWA. Wszystkie pisma dotyczące jednej sprawy mają ten sam znak sprawy. Rejestr pism (dziennik podawczy/dziennik korespondencyjny) najczęściej się zachowuje, ale pełni on wyłącznie funkcję kontrolki tego co przyszło lub wyszło z podmiotu i dla śledzenia obiegu pism. W systemie EZD rejestracja pism jest obowiązkowa; pozwala nadać identyfikator w systemie każdemu dokumentowi niezależnie od znaku sprawy/znaku pisma. por. 3 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. 2

3 System kancelaryjny bezdziennikowy Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw. 5 System kancelaryjny bezdziennikowy Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: o tworzącą akta spraw; o nietworzącą akt spraw. 6 3

4 Dokumentacja nietworząca akt sprawy Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. Inna definicja (bardziej precyzyjna) Dokumentacja nietworząca akt spraw, w zależności od sposobu jej obsługi (sposobem tradycyjnym bądź w Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentacją), jest gromadzona w systemie EZD lub w teczkach aktowych, zgodnie z klasami z wykazu akt (oznaczana jest symbolem komórki organizacyjnej i symbolem z wykazu akt) DG-OV Dokumentacja nietworząca akt sprawy 8 4

5 Sprawa i akta sprawy SPRAWA zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości AKTA SPRAWY dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania 9 Rejestracja spraw Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak spraw. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Znak sprawy (znak pisma): ABC ABC-D-II MP ABC MP.23 ABC

6 DN 013 Organizacja Urzędu rok referent symbol kom.org. ozn. teczki tytuł teczki Lp. Sprawa Od kogo wpłynęła: 1 opracowanie regulaminu organizacyjnego Znak pisma: Data: Data: wszcz. zakoń. Uwagi: ep; oz 2 utworzenie Działu Promocji 3 korekta schematu organizacyjnego Urząd Wojewódzki w NN WO AP; oz KJ 11 Spis spraw a rejestry, ewidencje 12 6

7 Systemy wykonywania czynności kancelaryjnych System tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej (głównie papierowej), z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci (tzw. systemy EOD, SEOD) por. przykładowo: 2 pkt 14 i rozdział 3 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 r. 7

8 System tradycyjny W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności: 1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych; 2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej; 3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych. System tradycyjny Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: 1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw; 2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji; 3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz jednostki organizacyjnej; 4) przesyłania przesyłek; 5) dokonania dekretacji, pod warunkiem wykonania następnie dekretacji zastępczej. Dopuszczenie, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane. 8

9 System tradycyjny W przypadku spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania, o których mowa w 1 ust. 5, do realizowania czynności, o których mowa w ust. 2, za wystarczający uznaje się system EZD. Dane zgromadzone w systemie EZD dotyczące spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, przechowuje się co najmniej przez taki okres jak dokumentację której dotyczą. System EZD system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. System ten może wspierać obsługę i tworzenie dokumentacji w postaci papierowej, jeżeli jej istnienie jest wymagane przepisami prawa por. 2 pkt 13 i rozdział 2 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 r. 9

10 Zmiany po 1 listopada 2015 r. Art Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą: 1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw; 2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1. 1a. Zadania, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b. por.: art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach System EZD EZD - elektroniczne zarządzanie dokumentacją to nie to samo co elektroniczny obieg dokumentów. EZD to rozwiązanie uniwersalne, w założeniu pozwalające na zastąpienie papierowych akt spraw elektronicznymi, nawet jeżeli nie są świadczone wyspecjalizowane usługi elektroniczne pozwalające na załatwienie tylko określonych spraw w EZD nie tylko obieg jest elektroniczny, ale również dokumentacja 10

11 System EZD W EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu EZD, w szczególności dotyczy to: o prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw; o wykonywania dekretacji; o wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma; o prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD, innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż system EZD; o gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw, wszelkich dokumentów elektronicznych, mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw. Na papierze lub w EZD? Można wybrać o ( 1 ust. 2) Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD Decyduje kierownik podmiotu o (ust. 3) Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych, o których mowa w ust. 2, jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu. Powrót do tradycji zabroniony o (ust. 4) Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne Możliwe wyjątki o (ust. 5) Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone. 11

12 Wyjątki ( 1 ust. 6 IK) Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wskazuje się, jeżeli: 1) przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu; 2) szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone w: a) instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowana tylko przez ten podmiot, b) instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi - w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów; 3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Akta sprawy w modelu EZD pisma (dokumenty), które odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania sprawy znajdują się w systemie EZD i tam są zachowane: pisma, których pierwotna postać była papierowa są skanowane i wprowadzane do systemu, a ich postać papierowa odkładana jest do odpowiedniego składu chronologicznego (jeżeli jest niemożliwe zeskanowanie danego pisma to w systemie są metadane tych pism, a ich treść dostępna jest w postaci pierwotnej poprzez wypożyczenie ze składu), pisma, które były w postaci elektronicznej są zapisane i przechowywane w systemie w tej postaci (tzw. naturalny dokument elektroniczny), chyba, że rozmiar dokumentów elektronicznych uniemożliwia ich zapisanie w systemie, wtedy są na informatycznych nośnikach danych przypisanych do odpowiedniego składu 24 12

13 Akta sprawy w modelu tradycyjnym pisma (dokumenty), które odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania sprawy znajdują się w teczkach aktowych i tam są zachowane: pisma, których pierwotna postać była papierowa są odkładane do właściwych teczek aktowych na stanowiskach pracy (wyjęcie ze składu chronologicznego), pisma, które były w postaci elektronicznej są drukowane i odkładane do właściwych teczek aktowych, chyba, że niemożliwy jest wydruk dokumentu elektronicznego, wtedy są na informatycznych nośnikach danych przypisanych do odpowiedniego składu. UWAGA: W celu uzyskana korzyści z wdrożenia systemu EZD jako wspomagającego system tradycyjny, czynności kancelaryjne wskazane jest wykonywać dwutorowo. Oznacza to równolegle gromadzenie akt sprawy w systemie teleinformatycznym oraz w papierze, przy czym to w papierze musi być komplet dokumentów w sprawie. 25 czyli dwa systemy wykonywania czynności kancelaryjnych: podstawowy system dokumentowania SYSTEM TRADYCYJNY ze wsparciem systemu EOD wyjątki systemy dziedzinowe podstawowy system dokumentowania SYSTEM TRADYCYJNY ze wsparciem systemu klasy EZD wyjątki systemy dziedzinowe EZD podstawowy system dokumentowania EZD wyjątki systemy dziedzinowe system tradycyjny 13

14 Systemy dziedzinowe, bazy danych System teleinformatyczny zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania zapewniający przetwarzanie, przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych przez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne Dokument elektroniczny stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych Źródło: ustawa o informatyzacji 14

15 Baza danych oznacza zbiór danych lub jakichkolwiek innych materiałów i elementów zgromadzonych według określonej systematyki lub metody, indywidualnie dostępnych w jakikolwiek sposób, w tym środkami elektronicznymi, wymagający istotnego, co do jakości lub ilości, nakładu inwestycyjnego w celu sporządzenia, weryfikacji lub prezentacji jego zawartości, Źródło: ustawa o ochronie baz danych System dedykowany rodzaj systemu informatycznego dopasowanego do indywidualnych potrzeb. Zwykle tworzony na potrzeby przedsiębiorstw lub instytucji. System może być indywidualnie dedykowany danej branży, jako oprogramowanie komputerowe, internetowe lub mobilne, oparty jest przede wszystkim na wytycznych docelowego użytkownika Źródło: 15

16 System dziedzinowy samodzielny i niezależny system informatyczny, stworzony do świadczenia usług tylko dla silnie określonego obszaru danego przedsiębiorstwa. Nie stanowi on części innego systemu dziedzinowego, ale może być producentem lub konsumentem informacji dla innych systemów dziedzinowych w latach 90. XX wieku, systemy informatyczne powstawały jako niezależne byty, tworzone do automatyzacji poszczególnych operacji. Przykładem takiego postępowania było tworzenie w każdym dziale przedsiębiorstwa swoich własnych niezależnych systemów do zaspokojenia kluczowych operacji biznesowych Źródło: Architektura oparta na usługach (ang. Service-Oriented Architecture, SOA) koncepcja tworzenia systemów informatycznych, w której główny nacisk stawia się na definiowanie usług, które spełnią wymagania użytkownika. Pojęcie SOA obejmuje zestaw metod organizacyjnych i technicznych mający na celu powiązanie biznesowej strony organizacji z jej zasobami informatycznymi. Mianem usługi określa się tu każdy element oprogramowania, mogący działać niezależnie od innych oraz posiadający zdefiniowany interfejs, za pomocą którego udostępnia realizowane funkcje. Sposób działania każdej usługi jest w całości zdefiniowany przez interfejs ukrywający szczegóły implementacyjne niewidoczne i nieistotne z punktu widzenia klientów. Dodatkowo, istnieje wspólne, dostępne dla wszystkich usług medium komunikacyjne, umożliwiające swobodny przepływ danych pomiędzy elementami platformy Źródło: 16

17 Enterprise Content Management (ECM) klasa zintegrowanych systemów zarządzania zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie lub instytucji. Stanowi wynik integracji funkcjonalnej i technologicznej takich rozwiązań jak systemy integracji aplikacji i wymiany danych (w tym systemy ERP), systemy zarządzania procesami oraz obiegiem dokumentów (ang. workflow), systemy zarządzania danymi elektronicznymi i treścią stron internetowych. Termin ten obejmuje strategie, metody i narzędzia wykorzystywane w całym cyklu życia danej informacji. Źródło: System dziedzinowy w przepisach system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych rodzajów spraw lub realizacji określonych usług elektronicznych, musi zapewniać gromadzenie dokumentacji elektronicznej wpływającej do podmiotu oraz tworzonej w podmiocie w sposób odzwierciedlający proces załatwiania spraw, jej przechowywania, wyszukiwania oraz udostępniania, a także ewidencjonowania i wyszukiwania towarzyszącej jej dokumentacji papierowej 17

18 System dziedzinowy Wykładnia nr 16 NDAP z 19 czerwca 2013 r. System dziedzinowy Wykładnia nr 20 NDAP z 19 czerwca 2013 r. 18

19 System dziedzinowy Wykładnia nr 20 NDAP z 19 czerwca 2013 r. System dziedzinowy Wykładnia nr 20 NDAP z 19 czerwca 2013 r. 19

20 System dziedzinowy Problem dokumentacji pomocniczej powstającej przy obsłudze systemu dedykowanego Przykład regulacji po 2011 r. w innych podmiotach o Przepisy instrukcji stosuje się odpowiednio do postępowania z dokumentacją, w tym dokumentacją o charakterze pomocniczym, przychodzącą i powstającą w związku z użytkowaniem systemów dedykowanych, o ile w przepisach dotyczących obsługi systemów dedykowanych i prowadzenia czynności w tych systemach nie wskazano innego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych. o Dokumentacji, o której mowa w ust. 1, nie rejestruje się w systemie EZD, pod warunkiem, że w systemach dedykowanych lub systemach wspomagających realizację spraw sposobem tradycyjnym możliwa jest analogiczna rejestracja, jaką przewidziano w instrukcji. Przykłady 20

21 Informatyczne wsparcie obsługi archiwum zakładowego W systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu: 1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym; 2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym; 3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji; 4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego; 5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum; 6) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym. Informatyczne wsparcie obsługi archiwum zakładowego 21

22 Narzędzie informatyczne w archiwach państwowych Zintegrowany System Informacji Archiwalnej ZoSIA to aplikacja przeznaczona do opracowania (ewidencji i inwentaryzacji) zbiorów archiwalnych na wszystkich poziomach ich hierarchicznej struktury od całego archiwum aż po obiekt archiwalny. Zawiera również szybką i precyzyjną wyszukiwarkę danych. System NiKA Nadzór i Kontrola Archiwalna, zwany dalej systemem, umożliwia wprowadzanie, przechowywanie, edytowanie oraz analizę danych dotyczących czynności z zakresu kształtowania narodowego zasobu archiwalnego, w tym czynności nadzorczych. Jest to dziedzinowy system teleinformatyczny przechowujący informacje dotyczące jednostek organizacyjnych tworzących narodowy zasób archiwalny. Funkcjonalności systemu pozwalają wykorzystać przechowywane w nim dane w trakcie sporządzania sprawozdań z działalności lub do opracowania danych statystycznych. Źródło: Aplikacje używane w referacie finansowym Kadry i Płace Pracowników Urzędu i Oświaty Ewidencja Środków Trwałych i przedmiotów w ewidencji Księgowość budżetowa Jednostki i/lub Zarządu program Księgowości Budżetowej umożliwia prowadzenie księgowości dowolnej jednostki budżetowej zaczynając od najmniejszej np. szkoły, aż po księgowość dużego miasta, oraz budżetu gminy, powiatu itd., zastępując dotychczasowe ewidencje syntetyczne i analityczne prowadzone w formie tabelarycznej (dziennik-księga główna) i na kartach kontowych Podatek od Środków Transportowych Podatek Rolny/Leśny/Nieruch. dla osób Fizycznych Ewidencja i Drukowanie Faktur program umożliwia skomputeryzowanie większości prac związanych z przygotowaniem i drukowaniem rachunków oraz faktur VAT Planowanie i Realizacja Budżetu Budżet+WPF+ Zaangażowanie obejmuje komplet zagadnień związanych z budżetowaniem w JST i jednostkach, począwszy od konstrukcji projektu budżetu, przez uchwalenie budżetu, zmiany do budżetu, Wieloletnią Prognozę Finansową, tworzenie harmonogramów oraz zapotrzebowań na środki pieniężne, aż po kompleksowe wielowymiarowe analizy wykonania budżetu Planowanie i realizacja budżetu-budżet jednostkowy (Plan B)oraz zaangażowanie dla dysponenta (Zaangażowanie) Źródło:

23 Inne aplikacje Deklaracje o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi wnoszone elektronicznie zapisywane są w dedykowanym systemie informatycznym, który umożliwia np. automatyczną agregację danych, generowanie raportów i niektórych dokumentów, a także tworzenie rejestru wpływów zgodnie z IK. Jednocześnie deklaracje składane są drogą tradycyjną (papierową), a dane z nich wprowadzane są ręcznie do systemu dedykowanego przez pracowników. W tym przypadku część deklaracji składana jest elektronicznie, a część papierowo. Zgodnie z IK dokumentację spraw prowadzi się w jeden sposób (w systemie tradycyjnym lub EZD). Tym samym kierownik podmiotu musi wskazać sposób dokumentowania tych spraw. IK nie daje możliwości gromadzenia dokumentacji częściowo w systemie dedykowanym, a częściowo w systemie tradycyjnym lub systemie EZD. Dokumentacja spraw jest tworzona i przechowywana tak samo dla całego urzędu w jednym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych. wyjątki dla Miasta Łódź Źródło: Dziękuję za uwagę dr Ewa Perłakowska eperlakowska@gmail.com 23