Co nowego. jeśli nie chcę być e-

Transkrypt

1 Nowa instrukcja kancelaryjna Najważniejsze zagadnienia w świetle przekazywanych do MSWiA pytań i wątpliwości Lublin, 8 czerwca 2011 Na podstawie materiałów własnych z XVI edycji Forum Informatyki w Administracji, (Mszczonów, kwietnia 2011), konferencji Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego Białystok oraz seminarium pt. Urząd papierowy czy elektroniczny? Kielce, 27 kwietnia 2011 przygotował Kazimierz Schmidt, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Społeczeństwa Informacyjnego

2 Plan Wymagania dla tych którzy nie chcą być "e" - czyli zmiany w stosunku do przepisów obowiązujących wcześniej, Wymagania dla tych którzy chcą być "e" - przewidywane korzyści i zagrożenia, Omówienie ważniejszych uwag zgłoszonych w toku uzgodnień, Omówienie ważniejszych pytań zgłoszonych po wydaniu rozporządzenia, Niedostrzegany cel: zachowanie kontekstu

3 Co nowego jeśli nie chcę być e- Formalny wybór (że ma być tradycyjnie), Konieczność obsługi korespondencji elektronicznej (drukowanie +UPO+ klauzula ważności podpisu w momencie wydruku), Skład nośników (nośniki już nie w teczkach aktowych), (Niestety) nie można informatyzować pojedynczych komórek organizacyjnych (pozycja wykazu akt w całym podmiocie), Koordynator czynności kancelaryjnych, Lista przesyłek nie otwieranych w kancelarii Elektroniczne rejestry i spisy spraw Dekretacja zastępcza

4 jeśli nie chcę być e- Co nie jest nowe czyli jak sobie radzić bez rozbudowy wykazu akt Rejestry korespondencji, Możliwość tworzenia podteczek, Możliwość wydzielania teczek wg podmiotu lub przedmiotu (ale z możliwością pozostawienia takiego układu) Zob. też Pismo Samorządu Terytorialnego Wspólnota nr 8/ lutego 2011 Zob. też informacja na stronie NDAP -

5 Czego nie ma jeśli nie chcę być e- Możliwości rozbudowy wykazów akt (jest możliwość, ale nie ma trybu) Możliwości wprowadzania do stosowania instrukcji w wykazu akt w podległych samorządowych jednostkach organizacyjnych Wzorów spisów, rejestrów, blankietów korespondencyjnych, Wzorów pieczęci.

6 jeśli chcę być e- System teleinformatyczny który uwzględnia strukturę organizacyjną chroniąc jednocześnie akta już wytworzone przed globalnymi zmianami tej struktury (jeśli Kowalski zrobił coś w systemie jako naczelnik to tak ma zostać nawet jeśli zostanie burmistrzem); uwzględnia wykaz akt i pozwala zarządzać zmianą wykazu chroniąc akta już wytworzone (po zmianie wykazu akt znaki spraw akt już wytworzonych nie zmieniają się); pozwala przydzielić uprawnienia globalne inne niż wynikające ze struktury organizacyjnej (koordynator, administrator).

7 System teleinformatyczny który pozwala przydzielić uprawnienia do wskazanych akt spraw niezależnie od uprawnień globalnych (tworzenie adhokracji); obsługuje zastępstwa; jeśli chcę być e- pozwala zarządzać zmianą nazwy lub adresu chroniąc akta już wytworzone; pozwala tworzyć rejestry ad hoc - np. rejestr wszystkich spraw w danej klasie wykazu akt powiązanych z określonym podmiotem lub przedmiotem;

8 System teleinformatyczny który pozwala zarządzać zmianą nazwy lub adresu chroniąc akta już wytworzone; pozwala tworzyć i wykorzystać bazy słownikowe np.: lista słów kluczowych dla podziału wg jeśli chcę być e- przedmiotu, lista słów kluczowych dla podziału wg podmiotu, skutecznie wyszukuje, chroniąc jednocześnie dane osobowe.

9 jeśli chcę być e- System teleinformatyczny który Spełnia w szczególności: wymagania rozporządzenia MSWiA z dnia 30 października 2006 w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami; elektronicznymi; Wymagania rozporządzenia MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych; minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych (w przygotowaniu zob. BIP MSWiA).

10 Skład chronologiczny jeśli chcę być e- Podział na: mające pełne odwzorowanie cyfrowe (w tym odrębnie drugie egzemplarze pism wychodzących, jeśli są) niemające pełnego odwzorowania (w tym odrębnie drugie egzemplarze pism wychodzących), Uporządkowanie wg rejestrów (wg kolejności wynikającej z rejestru). Skład informatycznych nośników danych.

11 jeśli chcę być e- Ludzie Wszyscy uczestnicy procesu załatwiania sprawy umieją obsługiwać komputer z oprogramowaniem systemu EZD, odpowiednio do pełnionej roli, nie tworzy się dokumentów papierowych tam gdzie nie powinno, nie zakłada się spraw w innych komórkach w tej samej sprawie

12 jeśli chcę być e- Korzyści Bieżące: Natychmiastowe udostępnianie pism, możliwość automatycznego rozdziału pism, Praktyczne wykluczenie korespondencji wewnętrznej (udostępnianie akt spraw), Niemożliwe zagubienie akt, stały dostęp do akt, Wielki brat a autokontrola, Wyszukiwanie i sprawozdawczość, Przyszłe BIP i powtórne użycie informacji. Gotowość do przyjmowania narastającej ilości e- korespondencji

13 Zagrożenia jeśli chcę być e- Bieżące: bezpieczeństwo (technologia, ludzie, procedury) dobra praktyka nie jest powszechna, użytkownicy na nie (też po wyborach), prawo (np. pieczątka i podpis kontrolowanego ), brak upowszechnionego standardu i dobrej praktyki przekazywania akt spraw do innych podmiotów, Przyszłe: długoterminowe przechowywanie dokumentacji elektronicznej, wyodrębnianie dokumentacji do brakowania ze składu chronologicznego, brak dobrej praktyki przenoszenia akt spraw do innego systemu, brak dobrej praktyki przekazywania do archiwum państwowego.

14 Ważniejsze uwagi w toku uzgodnień 1 Wskazanie wprost odpowiedzialności prowadzącego sprawę za terminowe załatwianie spraw; Zbyt liczne i restrykcyjne wymagania dla EZD (że zniechęcą); Możliwości wskazania więcej niż jednego koordynatora; Wskazania konkretnych przepisów dotyczących podpisywania pism (co jakim podpisem); Możliwości rejestrowania spraw w komórce innej niż merytoryczna; Rejestrowania bez wyjątków w rejestrze przesyłek wszystkiego co przychodzi przez EZD, Sensu tworzenia składu informatycznych nośników danych,

15 Ważniejsze uwagi w toku uzgodnień 2 Braku uregulowania w zakresie postępowania ze sprawami, dla których właściwy jest inny organ lub podmiot Uzupełnienia przepisów o wzory pieczęci i blankietów korespondencyjnych, Wymogu określania podczas rejestracji przesyłki czy twórcą jest instytucja czy osoba fizyczna, Dopuszczenie w systemie tradycyjnym niedrukowania przesyłek w postaci elektronicznej jeżeli zostały one zarejestrowane w systemie teleinformatycznym umożliwiającym ich wyszukanie i identyfikację, Podziału przesyłek w składzie chronologicznym w podziale na dokumentację podlegającej brakowaniu i materiały archiwalne.

16 Ważniejsze uwagi w toku uzgodnień 3 Uregulowania dotyczącego uwierzytelnienia dokumentów w sposób dotychczasowy to jest np. wymogu umieszczenia pod tekstem z lewej strony klauzuli Stwierdzam zgodność z oryginałem ; Oznaczania w systemie EZD czy skan dokumentu został sporządzony z oryginału czy z kopii; Uwzględnienia w wykazach akt pozycji nie odnoszących się do tematyki tylko do formy dokumentacji lub rodzaju podmiotu z którym prowadzona jest korespondencja (na przykład osobnej klasy na decyzje w sprawie., korespondencję wewnętrzną, korespondencję zewnętrzną itd.),

17 Ważniejsze uwagi w toku uzgodnień 4 Obniżenia kategorii archiwalnej z powodu braku miejsca w magazynach; utrzymywania temperatury i wilgotności w podanych w załączniku do instrukcji wartościach; wymogu używania teczek z tektury bezkwasowej jako wymogu używania teczek z tektury bezkwasowej jako nieracjonalnego z punktu widzenia budżetowego.

18 Omówienie ważniejszych pytań zgłoszonych po wydaniu rozporządzenia (wybór w świetle przekazywanych do (wybór w świetle przekazywanych do MSWiA pytań i wątpliwości)

19 Szybki przegląd problemów czyli co często wyjaśniano Sprawa może zawierać tylko jedno pismo, Można napisać pismo do innej komórki, które nie jest oznaczone znakiem sprawy To podmiot jako całość ma być sprawny i dobrze poinformowany, a nie poszczególne jego wydziały Nie staramy się wepchnąć do znaku sprawy oznaczenia rodzaju pisma (np. decyzja, postanowienie, zawiadomienie) podziału terytorialnego, czy nawet rodziny której udziela się pomocy PESEL nie zawiera informacji o kolorze oczu czy numerze buta, a kod kreskowy na proszku do prania nie zawiera jego nazwy.

20 co wyjaśniano 2 Zeskanowane papiery nie muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym i znacznikiem czasu, Pieczęć wpływu to może być także nadruk To nie nieprawidłowa pieczęć może być powodem braków formalnych decyzji tylko nieprawidłowe oznaczenie organu.

21 co wyjaśniano 3 Kwestie techniczne nie są przedmiotem rozporządzenia, Na przykład w jaki sposób zapewnić stały i skuteczny dostęp do akt spraw, albo jak zrobić aby celowa zmiana (nie poprawka pomyłki) nazwy komórki organizacyjnej nazwy pozycji wykazu akt symbolu komórki organizacyjnej nazwiska lub stanowiska pracownika nie powodowały rozpropagowania takich zmian w już istniejącej dokumentacji. Ale to nie znaczy żeby system pozwalał na fałszowanie już wytworzonej dokumentacji

22 co wyjaśniano 4 Warto się kilka razy zastanowić czy warto rozbudowywać wykaz akt Tworzenie dodatkowego podziału spraw dla celów wyszukiwawczych i sprawozdawczych wg podmiotu lub przedmiotu nie musi być realizowane ani przez rozbudowę wykazu akt ani przez tworzenie podteczek W różnych przepisach wskazuje się na różne rodzaje podpisu elektronicznego w jeszcze innych przepisach wymaga się stosowania określonych rodzajów podpisu elektronicznego. Instrukcja kancelaryjna nie jest zatem właściwym miejscem aby to regulować. klasy wytrychy 0114 i 0717 zostały celowo usunięte. licznie ujawniona potrzeba rozbudowy wykazu akt oznacza osiągnięcie ważnego celu: nigdy jeszcze tak poważnie nie analizowano potrzeb w tym zakresie

23 co wyjaśniano 5 koordynator czynności kancelaryjnych i jego miejsce w strukturze organizacyjnej nie rejestruje się przesyłek przekazanych na elektroniczną skrzynką podawczą jeśli są one automatycznie rejestrowane w specjalnie przeznaczonym do tego systemie teleinformatycznym, ale pod warunkiem, że da się znaleźć od kogo i kiedy praktyka numerowania w rejestrach a przepisy IK (np jako liczba porządkowa następująca po liczbach , , ). po co w ogóle są rejestry? powracający problem podpisywania pism do wysyłki na papierze (zob. Udokumentowanie treści doręczonego pisma )

24 Dokumentacja nietworząca akt spraw też ma kategorię archiwalną Dokumentacja - czyli to co przychodzi lub jest wysyłane i odzwierciedla sposób załatwiania spraw to co nie odzwierciedla sposobu załatwiania spraw (zob. art.. 6 ust. 1 ustawy archiwalnej) Tworząca akta spraw (ma znak sprawy) Nietworząca akt spraw (nie ma znaku sprawy) (zob. 4 instrukcji kancelaryjnej)

25 dlaczego elektroniczne akta sprawy tylko w komórce merytorycznej? W szczególności: po co są (najczęściej komentowane) przepisy 8 i 9 instrukcji? Po to aby było mniej biurokracji. Przypowieść o zakładaniu odrębnych spraw w tej samej sprawie w komórkach X i Y żeby im można było udowodnić... W EZD akta spraw są z natury rzeczy dokumentu elektronicznego odmiejscowione. Co może zrobić komórka X gdy otrzyma pismo od komórki Y w prowadzonej przez siebie sprawie? W szczególności czy może je wyrzucić czy musi włączyć do akt?

26 Wymyślić coś lepszego niż skład chronologiczny, który mało komu się podoba Na tym etapie nie można było wymyślić niczego innego. Jest potrzebny na papiery, które muszą być i nic nie można na to poradzić za pomocą rozporządzenia (potrzebna jest ustawa). Ale skład jest potrzebny także po to aby w ogóle można było zacząć i pokazać że można inaczej. Oby zaglądać do niego jak najrzadziej Jest jeszcze skład nośników

27 Dlaczego nie zdublowane akta? Dlaczego mejle nie w programie pocztowym? Nie ma zgody na hybrydy typu akta elektroniczne stanowiące część tej samej sprawy osobno, a papierowe osobno i to bez żadnych powiązań Wskazanie gdzie znajdują się akta sprawy dla danej pozycji wykazu akt może mieć ważne formalne znaczenie w przypadku gdy mamy i papiery w tradycyjnej teczce i dokumenty elektroniczne w EZD. Są tacy co dublują akta spraw prowadząc je równolegle które są ważne i stanowią dowód jeśli się różnią?

28 Ważna deklaracja Nowa instrukcja kancelaryjna jest tylko elementem większej ilości potrzebnych działań mających umożliwić usprawnienie działania administracji. Nie może zastąpić innych przepisów, które często wymuszają tworzenie akt tradycyjnych. Jeśli istnieją przepisy szczegółowe wymagające tworzenia czegoś pisemnie w formie pisemnej lub na piśmie to zdecydowana większość prawników odpowie, że to znaczy że nie może być za pomocą pism w formie elektronicznej. Jeśli istnieją przepisy wymagające podpisania czegoś ale bez dopisku elektronicznie to całkiem sporo prawników odpowie że to znaczy że nie może być podpisane elektronicznie...choćby ustawa o podpisie elektronicznym zrównywała podpis bezpieczny z odręcznym.

29 Waga zachowania kontekstu Celem instrukcji kancelaryjnej (choć może wydaje się to niepotrzebną biurokracją) jest tworzenie, w ramach powtarzalnych procedur, dokumentacji odzwierciedlającej załatwianie spraw (ale dla całego podmiotu a nie poszczególnych komórek organizacyjnych). Taka dokumentacja stanowi także dodatkowe i istotne zabezpieczenie wiarygodności pism kończących sprawy. Gdyby zostawiać tylko końcowy dokument zabezpieczony najmocniejszym podpisem elektronicznym to taka dokumentacja mogłaby nie być dostatecznie wiarogodna.

30 Waga zachowania kontekstu w przenośni Dziękuję za uwagę.