O doręczaniu dokumentów elektronicznych (słów kilka w kontekście przepisów)

Transkrypt

1 O doręczaniu dokumentów elektronicznych (słów kilka w kontekście przepisów) przygotował Kazimierz Schmidt (Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji)

2 Dwa rodzaje jednego UPO W art. 3 pkt 20 UI jest definicja UPO: 20) urzędowe poświadczenie odbioru - dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych, określające: a) pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny lub który doręcza dokument, b) datę i godzinę wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego - w odniesieniu do dokumentu doręczanego podmiotowi publicznemu, (to jest cecha UPO potwierdzającego doręczenie do podmiotu publicznego) c) datę i godzinę podpisania urzędowego poświadczenia odbioru przez adresata z użyciem mechanizmów, o których mowa w art. 20a ust. 1 albo 2 - w odniesieniu do dokumentu doręczanego przez podmiot publiczny, (to jest cecha UPO potwierdzającego doręczenie przez podmiot publiczny) d) datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru

3 Uproszczony schemat Każdy (w tym także organ doręczający do innego organu) Adresat (podmiot publiczny, w tym organ) Organ doręczający Adresat (podmiot inny niż publiczny) wysłanie pisma na ESP podmiotu publicznego Przyjęcie pisma na ESP Sporządzenie pisma i wystawienie UPO wystawienie UPO (automatyczne przez ESP) Wysłanie zawiadomienia o e-przesyłce Odebranie zawiadomienia o e-przesyłce identyfikacja w systemie organu odebranie UPO Udostępnienie UPO (lub wysłanie na wskazany adres) Udostepnienie doręczanegio pisma (automatyczne) podpisanie UPO (w systemie organu)

4 Komplety dokumentów W przypadku doręczania do podmiotu publicznego podpisany dokument (+ewentualne załączniki) urzędowe poświadczenie odbioru W przypadku doręczanie przez organ podpisany dokument (+ewentualne załączniki) pierwsze zawiadomienie o możliwości odebrania dokumentu drugie zawiadomienie o możliwości odebrania dokumentu urzędowe poświadczenie odbioru (podpisane przez odbierającego lub nie)

5 Ogólnie Doręczanie do organu jest proste i polega w praktyce na wysłaniu dokumentu na elektroniczna skrzynkę podawczą Doręczanie przez organ tak nie działa przede wszystkim dlatego, że doręczenie odbywa się w systemie teleinformatycznym organu (wyjątek: doręczanie przez organ do innego organu - także na elektroniczna skrzynkę podawczą zob. art KPA Zaproszenie do dyskusji : dlaczego tak jest? Co może (powinno?!) zmienić eidas (czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, Dz.Urzędowy, UE L.257)

6 Kilka typowych nieporozumień Zgodnie z art pkt 3 KPA doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej gdy uczestnik ( ) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny, Wskazałem organowi adres elektroniczny kazik@adreskazika.pl, dlaczego organ nie doręcza mi pism na wskazany adres tylko wysyła zawiadomienia kierujące na inny adres? Ponieważ adres elektroniczny, o którym mowa art pkt 3 KPA nie jest adresem do doręczeń, tylko adresem na który organ wysyła zawiadomienie bo inaczej nie może (gdyż obowiązuje art KPA)

7 Doręczanie wg. KPA W przypadku gdy to obywatel wysyła e-podanie do organu wykorzystuje do tego celu elektroniczną skrzynkę podawczą, co powoduje automatyczne wystawienie urzędowego poświadczenia odbioru i udostępnienie go przez system teleinformatyczny do obsługi doręczeń Takie rozwiązanie nie jest jednak możliwe do zastosowania w przypadku gdy to organ doręcza e- dokument do obywatela (także przedsiębiorcy), ponieważ obywatele i przedsiębiorcy nie mogą posiadać (i co za tym idzie wskazać) elektronicznej skrzynki podawczej. Dlatego doręcza się w systemie teleinformatycznym organu

8 Znane nieporozumienie dotyczące doręczeń Organ otrzymuje pisemnie (czytaj: na papierze i podpisane odręcznie) żądanie doręczenia elektronicznego i wskazuje w takim piśmie adres poczty elektronicznej. Organ używa epuap jako systemu do obsługi doręczeń.

9 Przyjrzyjmy się przepisom Art pkt 2 i 3 KPA (i odpowiednio w art. 144a 1 pkt 2 i 3 OP) 1. (4) Doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2013 r. poz. 1422), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków: 1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej; 2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny; 3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny ustalenie czy w ogóle można

10 Przyjrzyjmy się przepisom Art KPA (lub odpowiednio art. 144a 4 OP). 4. W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające: 1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego; 2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma; 3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. ustalenie jak to się robi

11 Oś nieporozumienia By możliwe było doręczenie w systemie epuap potencjalny adresat musi mieć w nim założone konto czy może nie chcieć i jednocześnie żądać doręczenia na adres poczty elektronicznej? Czy organ może żądać założenie konta na epuap?

12 Nie dostrzegany art kpa (i art. 152a 6 OP) 9. Warunki techniczne i organizacyjne doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego określają przepisy ustawy o której mowa w 1 pkt 3 [o informatyzacji podmiotów realizujących zadanie publiczne]. Czy np. wymóg założenia konta w systemie mieści się w pojęciu warunki organizacyjne?

13 Zależność przepisów Kodeks postępowania admnistracyjnego Ustawa o informatyzacji Rozporządzenie w sprawie doręczania e- dokumentów Ordynacja podatkowa

14 rprm 8 ust. 3 Doręczenia dokonywane za pomocą epuap uważa się za dokonane przez podmiot publiczny lub do podmiotu publicznego, który utworzył na epuap elektroniczną skrzynkę podawczą. ( ).

15 Rozporządzenie MAiC Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 maja 2014 r. w sprawie zakresu i warunków korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz.U. poz. 584) Założenie konta dla użytkownika wymaga podania następujących danych: 1) imienia; 2) nazwiska; 3) adresu poczty elektronicznej, który użytkownik wskazał jako właściwy do wymiany informacji w ramach epuap; 4) identyfikatora użytkownika.

16 Podsumowując: nie ma się co dziwić, że organ wymaga założenia konta na epuap, bo tego właśnie wymaga organizacja procesu doręczeń (w systemie teleinformatycznym organu jakim jest epuap)

17 Doręczanie wg EPU (inne niż w KPA) Rozp. MS z dnia 28 grudnia 2009 r. w sprawie trybu doręczeń elektronicznych w elektronicznym postępowaniu upominawczym Doręczenie to zamieszczenia doręczanego pisma elektronicznych aktach spraw w systemie teleinformatycznym sądu i odbiór korespondencji rozumiany tak: 1. pkt 5 odbiorze korespondencji - rozumie się przez to pierwsze uwierzytelnienie użytkownika, do którego pismo jest skierowane, po zamieszczeniu doręczanego pisma w elektronicznych aktach sprawy, chyba że zapoznanie się z treścią pisma nie było możliwe ze względów związanych bezpośrednio z funkcjonowaniem systemu teleinformatycznego Podobnie rozwiązuje się problem doręczeń pism sądowych w innych procesach (np. przy doręczaniu pism związanych z procesem założenia spółki przez Internet)

18 Doręczanie KPA i EPU KPA Pismo wnosi się na elektroniczną skrzynkę podawczą Wystawiane jest urzędowe poświadczenie odbioru (odrębny dokument potwierdzający doręczenie) Udowodnienie doręczenia jest możliwe przez każdego kto posiada parę dokument +urzędowe poświadczenie odbioru Jest fikcja doręczeń (14 dni wynikająca z KPA) EPU Nie ma elektronicznej skrzynki podawczej Wystawiane jest elektroniczne potwierdzenie odbioru korespondencji i umieszczane w elektronicznych aktach sprawy Udowodnienie doręczenia jest możliwe tylko w systemie teleinformatycznym sądu Jest fikcja doręczeń (14 dni wynikająca z kpc)

19 Kilka typowych nieporozumień 2 Cytat: Od 11 maja w przypadku korespondencji elektronicznej z urzędem obowiązywać będzie zasada dwóch awiz, czyli taki sam system jak dotychczas w tradycyjnej papierowej korespondencji. Co to oznacza? W przypadku gdy obywatel wybierze kanał elektroniczny do komunikacji z urzędem, dostanie informacje że w Elektronicznej Skrzynce Podawczej czeka na niego wiadomość. W ESP nie może czekać na obywatela żadna wiadomość, ponieważ zgodnie z art. 3 pkt 17 UI, ESP to dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego (i tylko tam)

20 Kilka typowych nieporozumień 3 Cytat: Dowodem złożenia zeznania w formie elektronicznej jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Aby je otrzymać, należy wysłać wypełniony wcześniej formularz interaktywny Nie wysyła się formularza tylko zeznanie, wniosek, podanie itd (za pomocą formularza) ponieważ formularz elektroniczny to graficzny interfejs użytkownika wystawiany przez oprogramowanie służący do przygotowania i wygenerowania dokumentu elektronicznego zgodnego z odpowiadającym mu wzorem dokumentu elektronicznego (UI art. 3 pkt 25) chyba że chcemy wysłać wypełniony graficzny interfejs użytkownika

21 Znany kłopot informatyzacji Czy podpis elektroniczny to podpis? Czy wymóg podpisania pisma procesowego oznacza że nie może to być podpis elektroniczny? Zob. np. postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 26 marca 2009 r. I KZP 39/08 lub uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego NSA I OPS 10/13, z dnia 12 maja 2014

22 Do dyskusji 1 Propozycja: jeden adres elektronicznej skrzynki podawczej (na teraz) Idea: znam wzór elektroniczny (bo jest ogłoszony) i adres ESP = mogę tam doręczyć Konsekwencje: + Powstaną różne e-formularze (jak dla PIT-ów) - klienci urzędów będą mieli wybór + Urzędy które skutecznie unikają doręczeń (nie świadczą określonych usług bo nie wystawiły formularzy) już nie będą mogły tego robić. + Będzie łatwo tworzyć usługi centralne - Będzie trzeba dostosować systemy do nowych zasad (Przekierowanie e-podania pod właściwy adres wewnętrzny) - Czy jesteśmy na to gotowi i czy to w ogóle dobry pomysł?

23 Do dyskusji 2 Propozycja: wskazanie adresu do bezpośredniego doręczania przez organ (na potem). znaczące uproszczenie procesu doręczeń (wysyła się wprost bez wcześniejszego zawiadomienia i oczekiwania na podpisanie UPO-UPD) ułatwienie dla obywateli (adres elektroniczny zamiast metalowej skrzynki) utrudnienia: Gdzieś trzeba będzie taki e-adres oficjalnie zapisać (PESEL, KRS?) Doręczający będzie za każdym musiał sprawdzać czy adresat nie wyraził takiego życzenia (problemy technologiczne i organizacyjne, ochrona danych osobowych)

24 Ile skrytek w skrzynce czyli adres usługi, czy adres organu? Zaproszenie do dyskusji: Czy podmiot publiczny może mieć 100 elektronicznych skrzynek podawczych (na każdą usługę inną skrzynkę) czy może 100 skrytek o różnych adresach na różne usługi ale w jednej ESP Czy adres usługi złożenia PIT-a to adres Elektronicznej skrzynki podawczej urzędu skarbowego? Co by było gdyby można było mieć tylko jeden adres (zewnętrzny) elektronicznej skrzynki podawczej? Katastrofa czy porządek? Co musiałaby umieć i czego musiałaby wymagać taka jednoadresowa skrzynka?

25 Formularz odwołania od decyzji w sprawie X Zaproszenie do dyskusji: Czy możliwe/potrzebne jest stworzenie wzoru decyzji pozwolenia wodnoprawnego? A wzoru odwołania od takiej decyzji? A wzoru decyzji w sprawie A wzoru postanowienia konserwatora zabytków i wzoru zażalenia na to postanowienie?... i wzoru na A może potrzebne/możliwe jest stworzenie ogólnego wzoru decyzji, odwołania, postanowienia, zażalenia, wezwania itd. (a nie tylu wzorów ile jest rodzajów postępowań).

26 Formularz odwołania od decyzji w sprawie X Zaproszenie do dyskusji: Czy każdy urząd powinien stworzyć odrębny formularz elektroniczny umożlwiający wniesienie do niego pisma zgodnego z każdym wzorem? Czy jak tego nie zrobi to nie powinno być możliwości wniesienia doń e-pisma? Czy powinna wystarczyć znajomość adresu ESP i odpowiedniego wzoru?

27 Parę interesujących przepisów eidas (jako wstęp do dyskusji) Art Dane wysłane i otrzymane przy użyciu kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korzystają z domniemania integralności danych, wysłania tych danych przez zidentyfikowanego nadawcę i otrzymania ich przez zidentyfikowanego adresata oraz dokładności daty i czasu wysłania i otrzymania wskazanych przez kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Art..3 pkt 36) usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego oznacza usługę umożliwiającą przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany;

28 eidas (wstęp do dyskusji 2) Art.. 3 pkt 37 - kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego oznacza usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która spełnia wymogi określone w art. 44; I co będzie jeżeli kupię kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego? Czy będę mógł żądać doręczenia wprost na wskazany adres? Art. 34 ust. 1. Kwalifikowaną usługę konserwacji kwalifikowanych podpisów elektronicznych może świadczyć wyłącznie kwalifikowany dostawca usług zaufania, który stosuje procedury i technologie umożliwiające przedłużenie wiarygodności kwalifikowanego podpisu elektronicznego poza techniczny okres ważności.

29 Więcej Zakładka Interoperacyjność -> Doręczanie dokumentów elektronicznych (projekt do konsultacji)

30 Dziękuję za uwagę i dyskusję Kazimierz Schmidt Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji