Protokół kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w Gminnym Zespole Oświaty w Kowiesach przez Skarbnika Gminy Kowiesy Beatę Heleniak na podstawie zawiadomienie o kontroli z dnia 20.04.2006 r. znak Fn.336/01-06 Zakres kontroli: 1. Sprawdzenie zaleceń pokontrolnych z poprzedniej kontroli. 2. Analiza wydatków ponoszonych na zadanie - dowóz uczniów do szkół. Okres objety kontrolą: 2005 rok I. DANE OGÓLNE 1. Określenie jednostki Gminny Zespół Oświaty w Kowiesach 1 - utworzony Uchwałą Nr VIII/37/2003 Rady Gminy w Kowiesach z dnia 28 marca 2003r. GZO powołany został do obsługi ekonomicznoadministracyjnej i finansowo-księgowej placówek oświatowych funkcjonujących na terenie gminy Kowiesy. GZO zarejestrowany jest w systemie REGON i posiada nr statystyczny 750800004. Najważniejszym aktem prawnym GZO jest Statut, który został uchwalony jako załącznik do uchwały Nr VIII/37/2003 Rady Gminy w Kowiesach z dnia 28 marca 2003r. Strukturę organizacyjną oraz zakres działania GZO reguluje Regulamin Organizacyjny nadany Zarządzeniem Nr 24/2003 Wójta Gminy Kowiesy z dnia 30.06.2003r. 2. Kierownik jednostki. Główny ksiegowy. Stanowisko Głównego Księgowego i zarazem pełnienie obowiązków Kierownika GZO, Wójt Gminy powierzył z dniem 1 maja 2003r. Pani Ewie Pawlak. 3. Kto udzielał informacji w trakcie kontroli i w jakim zakresie. W zakresie spraw ogólno-organizacyjnych oraz rachunkowości i sprawozdawczości informacji i wyjaśnień udzielała Pani Ewa Pawlak- Główny ksiegowy GZO, natomiast w zakresie wydatków bieżących, w tym głównie w zakresie wydatków osobowych, w tym wynagrodzeń i pochodnych oprócz Pani Pawlak informacji udzielała Pani Agnieszka Rakowska Ksiegowa GZO. 1 W dalszej części protokołu używa się sktótu GZO 1
4. Kontrola wewnętrzna w jednostce Kontrola wewętrzna GZO w Kowiesach prowadzona jest przez Pania Ewę Pawlak poprzez wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków zarówno dla GZO jak i jednostek oświatowych jakimi są szkoły podstawowe i gimnazjum. Kontrola następna polega na zatwierdzeniu dokumentów finansowych po sprawdzeniu ich pod względem merytorycznym przez Dyrektorów Szkół, pod względem formalnym i rachunkowym oraz odźwierciedlenia w planie finansowym przez Panią Pawlak a następnie przez zatwierdzenie dokumentu do wypłaty przez Wójta Gminy. 5. Przeprowadzone w jednostce kontrole Kompleksowa kontrola gospodarki finansowej za okres IV kw 2003 r. oraz I i II kw 2004 r. przeprowadzona w okresie od 26.08.2004 r. do 15.09.2005 r. przez Skarbnika Gminy Kowiesy Beatę Heleniak. II. SPRAWDZENIE ZALECEŃ POKONTROLNYCH Kontrola przeprowadzona w okresie od 25 sierpnia 2004 r. do 15 września 2004 r. wykazała następujące nieprawidłowości: 1. Brak analityki do konta,, 234 ''- rozrachunki z pracownikami, co jest niezgodne z przyjętymi zasadami rachunkowości jednostki. 2. Zaniechanie wykorzystywania programu komputerowego,, Budżet zakupionego w 2003r. dla potrzeb GZO w Kowiesach. 3. Błędne określanie terminu rozliczania zaliczek pobieranych przez pracowników oraz nieterminowe ich rozliczanie. 4. Naliczone należności w funduszu świadczeń socjalnych na 2003 i 2004 r. odprowadzone zostały na rachunek środków funduszu socjalnego nieterminowo czym naruszono art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ( Dz. U. Nr 70 z 1996 r. poz. 335 z póź zm.). Kontrola bieżąca wykazała, że jednostka w odniesieniu do zaleceń pokontrolnych prowadzi od roku 2005 analitykę do konta,, 234 ''- rozrachunki z pracownikami, co jest zgodne z zasadami prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz przyjętymi przez jednoskę zasadami rachunkowości, w związku z czym jednosta prawidłowo ewidencjonowała udzielane zaliczki na kontach pomocniczych,, 234- imiennie nie mniej ponownie nie przestrzega terminów 2
rozliczenia wypłacanych zaliczk. Stwierdzono, że w roku 2005 wypłacono dwie zaliczki. Wypłata jednej nastapiła w dniu 25.02.2005 dla pracownika szkoły Pani Marii Cygan w kwocie 300 zł i rozliczona była w dniu 21.04.2005 r. Natomiast wypłata drugiej zaliczki była dokonana w dniu 11.10.2005 a zaliczka ta była rozliczona w dniu 02.11.2005. kontrola wykazała że w obu przypadkach zaliczki były rozliczone po terminie ich prawidłowego rozliczenia wynikającego z przepisów wewnętrznych jednostki tj Instrukcji obiegu dokumentów w GZO w Kowiesach wprowadzononej Zarządzeniem Wójta Gminy Nr 29a/2003 z dnia 25 sierpnia 2003r Zakupiony w roku 2003 od firmy PROINFO z siedzibą Ozorkowie, program Budżet do prowadzenia rachunkowości jednostki za pomoca komputera nie został wprowadzony do użytku i na dzień kontroli jednostka prowadzi ewidencję zdarzeń gospodarczych techniką ręczną. Z wyjaśnień Pani Ewy Pawlak wynika, że spowodowane jest to nadmiarem zadań nałożonych na GZO w ostatnim czasie (reorganizacja placówek oświatowych- likwidacja i przekształcenie szkół podstawowych) i księgi przy użyciu komputera jednostka poprowadzi z dniem 01 stycznia 2006 roku. Ponadto kontrola stwierdza, że należny odpis na zakładowy funduszu świadczeń socjalnych na 2005 r. odprowadzony został na rachunek środków funduszu socjalnego tak jak za rok 2003 i 2004 nieterminowo czym naruszono art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ( Dz. U. Nr 70 z 1996 r. poz. 335 z póź zm.). III. SZCZEGÓŁOWA ANALIZA WYDATKÓW PONOSZONYCH NA ZADANIE - DOWÓZ UCZNIÓW DO SZKÓŁ. Obowiązek dowozu uczniów do szkół wynika z art. 17 ust 3a ustawy o systemie oświaty (Dz. U. z 1991 r. Nr 256 poz. 2572 z póź. zm.), zgodnie z którym jeżeli droga dziecka z domu do szkoły, w której obwodzie dziecko mieszka, przekracza odległości: 3 km w przypadku uczniów klas I IV szkół podstawowych i 4 km w przypadku uczniów klas V i VI szkół podstawowych o gimnazjów, obowiązkiem gminy jest zapewnienie bezpłatnego transportu i opieki w czasie przewozu lub zwrot kosztów przejazdu środkami komunikacji publicznej. Ponadto zgodnie z cytowaną wyżej Ustawą obowiązkiem gminy jest również zapewnienie uczniom niepełnosprawnym bezpłatnego transportu i opieki w czasie przewozu do najbliższej szkoły podstawowej, gimnazjum lub ośrodka umożliwiającego realizację obowiązku szkolnego i 3
obowiązku nauki dzieciom i młodzieży, a także dzieciom i młodzieży z upośledzeniem umysłowym ze sprzężonymi niepełnosprawnościami albo zwrot kosztów przejazdu ucznia i opiekuna środkami komunikacji publicznej, jeżeli dowożenie zapewniają rodzice. Wójt gminy zlecił to zadanie do realizacji przez GZO. W budżecie gminy na rok 2005 środki finansowe na to zadanie były zaplanowane zgodnie z poniższym zestawieniem: Dział Rozdział Środki w planie Kwota wg kart wydatków Kwoty wg sprawozdania finansowym 801 80113 4110 2.150 2.150 2.135 4120 291 291 291 4170 21.210 21.210 21.206 4300 106.619 106.619 104.796 Ogółem 130.270 130.270 128.428 Kontrola nie stwierdza przekroczenia planowanych wydatków. Kontrola stwierdza że, dowozem w gminie Kowiesy objęci są uczniowie z terenu Gminy, których droga z domu do szkoły przekracza 3 km., a w przypadku uczniów z klas IV-VI i gimnazjum 4 km. W roku 2005 wydatkowano na ten cel 128.428 zł. Powyższa kwota obejmowała koszt wynajmu dwóch autobusów 104.796 zł. Usługę przewozu świadczyło Przedsiębiorstwo PKS ze Skierniewic, wykonując dziennie trasę 260 km, w trzy dni tygodnia i 297 km w dwa dni tygodnia, z uwagi na realizowany dodatkowy odwoź dzieci młodszych. Łącznie w miesiącu wykonywanych było średnio 6 000 km. Koszty opieki nad dowożonymi dziećmi wynosiły wraz z pochodnymi 14.294 zł. Ponadto gmina zwracała koszty za dowóz dzieci niepełnosprawnych. Na dowóz w roku szkolnym 2004/2005 dzieci do szkół znajdujących się na terenie Gminy Kowiesy ogłoszony został przetarg dla zamówienia o szacunkowej wartości poniżej 60 000 EURO w trybie zapytrania o cenę. Z dokumentów przetargowych wynika, że najbardziej 4
konkurencyją ofertę złożyło Przedsiębiorstwo Komunikacji Samochodowej w Skierniewicach. Umowę dowozu zawarto w dniu 25 sierpnia 2004 r. ( załącznik do protokołu), według której za jeden kilometr przewozu uczniów zleceniobiorca otrzymał wynagrodzenie w wysokości 1,95 zł + 7% VAT. Umowa Nr 2/2004/S została zawarta na okres trzech lat ( od 01.09.2004 do 30.06.2007 ) co jest w zgodzie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych ( Dz. U. z dnia 9 lutego 2004 r. Nr 19 poz. 177 z póź. zm.). W dniu 30 września 2005 r. umowa Nr 2/2004/S została zmieniona aneksem, według którego zmieniły sie warunki wynagrodzenia za świadczone usługi dowozu uczniów, nie mające jednak wpływu na wysokość wynagrodzenia określonego w pierwotnej umowie. Kontrola stwierdziła, że w roku 2005 za usługę dowozu uczniów realizowaną przez Przedsiębiorstwo Komunikacji Samochodowej w Skierniewicach, dostawca wystawił Faktury VAT na ogólną kwotę 104.796,55 zł. Całość zobowiazań uregulowana została w 2005 roku wobec czego nie wystapiły z tego tytułu zobowiązań na dzień bilansowy. Faktury wystawiane za usługi dowozu opłacane były terminowo i GZO nie ponosił kosztów finansowych ( odsetek) od nieterminowych płatności tych zobowiązań. Ponadto nad dowożonym uczniami sprawowana była opieka wychowawcza wg harmonogramu ustalonego przez dyrektorów szkół. W roku szkolnym 2004/2005 nad dowozem opiekę sprawowały dwie osoby: Pani Irena Stańczak i Pani Maria Nowak z którymi zostały zawarte umowy zlecenie z dnia 30.08.2004 r na okres roku szkolenego 2004/2005, zgodnie z którymi wynagrodzenie w obydwu przypadkach wynosiło 7 zł brutto za każdą przepracowaną godzinę. W roku szkolnym 2005/2006 nad dowozem opiekę sprawowały trzy osoby: Pani Irena Stańczak, Pani Anna Krzyżanowska i Pani Jolanta Tarnas, z którymi zostały zawarte umowy zlecenie z dnia 31.08.2005 r na okres roku szkolenego 2005/2006, zgodnie z którymi wynagrodzenie we wszystkich przypadkach wynosiło 9 zł brutto za każdą przepracowaną godzinę. Za powyższe czynności w roku 2005 wypłacono wynagrodzenie wraz z pochodnymi w wysokości 11.868 zł. ( umowy na opiekę nad dowozem stanowią załączniki do protokołu). Ponadto ponoszono wydatki na dowóz dzieci niepełnosprawnych do szkoły specjalnej w Skierniewicach. 5
W roku 2005 zwrot za dowóz uczniów niepełnosprawnych wypłacony był w wysokości 9.337 zł. Podstawą zwrotów tych wydatków były podania rodziców o zwrot tych wydatków wraz z orzeczeniem o niepełnosprawności dziecka a następnie zawierane były umowy cywilnoprawne pomiędzy Wójtem Gminy a rodzicami dowożącymi dzieci ( umowy te stanowią załączniki do protokołu). Na tym protokół z kontroli zakończono. Integralną częąść protokołu stanowią załączniki: 1. Umowy z Przedsiębiorstwem PKS ze Skierniewic. 2. Uwowy w sprawie sprawowania opieki wychowawczej nad dowozem. 3. Umowy w sprawie dowozu dzieci niepełnosprawnych. Kierownik jednostki Pani Ewa Pawlak została poinformowana o przysługującym jej prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu- zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnien do protokołu. Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 2. Kowiesy, dnia 18 maja 2006 r.... ( pieczęć kontrolowanej jednostki) Kontrolujący: Jednostka kontrolowana:......... ( podpis kontrolującego) ( podpis kierownika i głównego księgowego jednostki kontrolowanej) 6