"Projektowanie - wdrożenie - integracja - uruchomienie, czyli jak skutecznie zrealizować projekt inwestycyjny".
CZYNNIKI PROJEKTU Cel (zakres) projektu: wyznacza ramy przedsięwzięcia, a tym samym zadania konieczne do wykonania, by ów cel osiągnąć. Inwestor: osoba, firma, konsorcjum lub dowolna umowna jednostka, która ma potrzebę by zrealizować pewne przedsięwzięcie (osiągnąć wyznaczony cel) i realizacja jego jest możliwa poprzez działania w ramach projektu. Ramy czasowe: inwestor, zlecający projekt ma pewne oczekiwania, co do czasu jego realizacji. W trakcie negocjacji i ustaleń strategicznych z wykonawcą mogą one ulegać pewnym modyfikacjom. Budżet: ustalona kwota finansowa i inne zasoby, które inwestor wyznacza dla osiągnięcia celu.
WARUNKI OSIĄGNIĘCIA CELU: 1. Harmonijne współdziałanie wszystkich uczestników projektu, zarówno po stronie wykonawcy, jak i zlecającej, a tym bardzie pomiędzy nimi. 2. Zrealizowania zdefiniowanego zakresu przedsięwzięcia przy założonych ramach budżetowych oraz w określonym czasie, do tego przy zachowaniu norm jakościowych. 3. Uwzględnienia warunków środowiska, w jakim projekt jest realizowany i ma działać, w tym zrozumienia podłoża organizacyjnego dla tworzonego systemu. 4. Spełnić wymagania użytkownika w zakresie innych, ale wcześniej ustalonych oczekiwań.
POWODY DOTYCZĄCE WDRAŻANIA PROJEKTÓW (np. informatyzacji): 1. Niezbędne są to wymuszone zmiany poprzez przepisy bądź rozporządzenia. Jest to przykład czynnika zewnętrznego, który zmusza właścicieli firmy do informatyzacji. W wielu takich przypadkach, trudno mówić o zyskach płynących z takiej inwestycji. 2. Zmiana techniki pracy w tym przypadku informatyzacja firmy to inwestycja, taka sama, jak zakup maszyny/urządzenia. Mogą być tutaj co najmniej dwa podprzypadki. Pierwszy - wprowadzamy pewne rozwiązanie, by przy tej samej liczbie pracowników obsługiwać więcej zleceń, czyli zwiększyć przychody firmy. Drugi - chcemy wprowadzić automatyzację pewnych procesów, by obniżyć koszty usług. 3. Nadążanie za trendami Inwestor stoi przed dylematem, wydać pieniądze i być na fali, albo ich nie wydać i liczyć się z ryzykiem, że zacznie tracić klientów. 4. Prestiż nie wszystkie działania firmy daje się przeliczyć bezpośrednio na pieniądze - przynajmniej nie od razu (np. budowanie obrazu/strategii firmy w efekcie jej prestiżu na rynku).
OBSZARY WIEDZY PROJEKTOWEJ: 1. Zarządzanie integracją projektu. 2. Zarządzanie zakresem. 3. Zarządzanie czasem. 4. Zarządzanie kosztami. 5. Zarządzanie jakością. 6. Zarządzanie zasobami ludzkimi. 7. Zarządzanie komunikacją. 8. Zarządzanie ryzykiem. 9. Zarządzanie zaopatrzeniem.
ZADANIA KIEROWNIKA PROJEKTU: 1. Realizacja zadań zespołu przy wykorzystaniu zasobów. 2. Dbałość o terminowe i zgodne z budżetem wykonywanie zadań. 3. Dobór członków zespołu i przydzielenie im funkcji. 4. Kierowanie zebraniami. 5. Reagowanie na wszelkie odstępstwa od harmonogramu prac. 6. Rozliczanie członków zespołu z powierzonych im zadań, w tym nagradzanie za bardzo dobre wyniki i wyciąganie konsekwencji w przypadku braków efektów. 7. Lojalność wobec projektu jak i zespołu, w tym nieunikanie odpowiedzialności za błędy własne.
OBSZARY ZARZĄDZANIA PROJEKTEM: 1. Faza strategiczna. Czy projekt ma sens, czy jest on realny? 2. Faza analizy. Co należy wykonać? 3. Faza projektowania. Jak to należy wykonać? 4. Faza implementacji. Etap wytworzenia produktu/programu/usługi, dokumentowanie, walidacja i wiele innych. 5. Faza testowania. Testy, by upewnić się, że produkt spełnia wymagania użytkownika przy założonej niezawodności. 6. Faza zakończenia projektu: Przygotowanie projektu do zamknięcia: uzyskanie akceptacji klienta (zapewnić gwarancję, wsparcie przedsięwzięcia, dokumentację na potrzeby audytu) Określanie działań następnych: odnalezienie niedokończonych spraw, które zostają na koniec projektu (np. niezrealizowanych funkcjonalności odrzuconych z powodu naruszenia założonego budżetu lub czasu wykonania) Przegląd oceniający projekt: zebranie doświadczeń z przeprowadzonego projektu (np. analizę porównawczą dot. zestawienie celów, jakie zamierzono osiągnąć realizując projekt z tym, co faktycznie osiągnięto.
KOMUNIKACJA PROJEKTOWANIU: Komitet Steruj ą cy cy Kierownictwo Kierownik Projektu Projektu Kontrola jako ś ci ci Zespó ł ł Projektowy A Podwykonawca zewn ę trzny Zespó ł ł projektowy B Dział X Dział Y Dział Z
KOMUNIKACJA W PROJEKTOWANIU: Terminy lub zdarzenia Przegląd postępu prac projektowych Nadawcy Odbiorcy Cel Częstotliwość Kierownik projektu Komitet Sterujący Informowanie o: wykonaniu zadań planowanych pracach zidentyfikowanych ryzykach decyzjach do podjęcia Im większy projekt, tym częściej, min. co miesiąc Sposób informowania Raport postępu prac Spotkanie. Wymiana informacji pomiędzy różnymi obszarami w projekcie Członkowie zespołów Członkowie zespołów Realizacja spójnych rozwiązań w różnych obszarach W zależności od etapu prac projektowych Spotkanie Przekazanie produktu prac Identyfikacja ryzyka Kierownik projektu Członkowie zespołu Kontroler jakości Kierownik projektu Kontrola poprawności formalnej oraz merytorycznej Identyfikacja oraz zarządzanie czynnikami ryzyka projektowego Po zakończeniu prac w danym obszarze Ad hoc Przekazanie dokumentacji mailem W zależności od istotności ryzyka: Spotkanie Raport poczta elektroniczna, telefon
SYSTEM INFORMATYCZNY WSPIERAJĄCY KOMUNIKACJĘ: 1. Scentralizowany i umożliwiać jednoczesny dostęp do tych samych zasobów wielu użytkownikom. 2. Wspierać pracę Biura Projektów na poziomie projektu, programu, multiprojektów. 3. Wspomagać wymianę informacji między członkami zespołu. 4. Dostarczać szablony dokumentów projektowych, procedur projektowych. 5. Posiadać zaawansowane funkcje obiegu dokumentów z zakresem uprawnień.
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ