Wybór oraz charakterystyka www.ict-trainer.pl Ćwiczenia Procesy Informacyjne w zarządzaniu Zadanie 1
Procesy informacyjne w zarządzaniu 2. Opis procesu(ów) wykonywanego w ramach
1. Charakterystyka wybranego procesu. ogólna informacja o procesie, do której grupy procesów należy (generowanie przychodu, utrzymanie ciągłości pracy, inny), jak często jest inicjowany (dziennie, tygodniowo, rocznie). Proces sprzedaży gazety w kiosku ma na celu wydanie towaru klientowi oraz pobranie odpowiedniej opłaty. Proces ma na celu generowanie przychodu. Proces inicjowany jest codziennie wielokrotnie i zależy od wielu czynników. Średnia liczba wykonań procesu to ok. 100 w ciągu dnia.
2. Dokładny opis procesu. zdarzenie inicjujące oraz kończące wykonanie procesu, wynik/produkt procesu, opis procesu z uwzględnieniem poszczególnych zadań do wykonania, kolejność wykonywania zadań. Zdarzeniem inicjującym jest zapytanie klienta o dostępność gazety. Zdarzeniem kończącym jest wydanie gazety klientowi. Dodatkowo proces może być zakończony odmową sprzedaży z powodu braku gazety lub negatywną decyzją klienta w sprawie zakupu.
2. Dokładny opis procesu. zdarzenie inicjujące oraz kończące wykonanie procesu, wynik/produkt procesu, opis procesu z uwzględnieniem poszczególnych zadań do wykonania, kolejność wykonywania zadań. PRZYKŁAD cd.: Wynikiem procesu jest zmniejszenie stanu zapasu gazet w magazynie poprzez wydanie gazety klientowi oraz zasilenie kasy opłatą pobraną za gazetę.
PRZYKŁAD cd.: Klient zadaje pytanie o dostępność gazety o podanym tytule. Pracownik kiosku sprawdza czy dany tytuł jest dostępny i informuje klienta o niedostępności lub dostępności i cenie gazety. Klient może zrezygnować z zakupu i taka decyzja kończy proces. W przypadku decyzji pozytywnej, klient przekazuje sprzedawcy opłatę a sprzedawca wydaje klientowi gazetę. W przypadku nierównej kwoty, sprzedawca wydaje klientowi resztę. Proces kończy się po pobraniu opłaty i wydaniu klientowi gazety.
3. Utworzenie listy zadań niezbędnych do realizacji procesu. Zadanie pytania o dostępność gazety Sprawdzenie dostępności Informacja dotycząca dostępności i ew. ceny Przekazanie opłaty Odebranie opłaty i ew. wydanie reszty Wydanie gazety
4. Utworzenie listy decyzji w procesie. Decyzja dotycząca dostępności gazety Decyzja dotycząca zakupu gazety Decyzja dotycząca wydania reszty
5. Zaangażowanie środowiska pracy w procesie. wskazanie osób standardowo odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych zadań/decyzji w strukturze organizacyjnej (pkt 1.6), wskazanie osób mogących pełnić zastępstwo w wykonywaniu poszczególnych zadań/decyzji w strukturze organizacyjnej (pkt. 1.6). Zadanie pytania o dostępność gazety: klient Sprawdzenie dostępności: sprzedawca Decyzja dotycząca wydania reszty: sprzedawca
6. Zaangażowanie materiałów, sprzętu oraz aplikacji informatycznych w realizacji procesu. wykorzystywane materiały, wykorzystywany sprzęt, wykorzystywane aplikacje informatyczne. Sprawdzenie dostępności: materiały: brak, sprzęt: komputer, aplikacje: aplikacja mój kiosk.
7. Szacowany (średni) czas trwania każdej z czynności w procesie. Zadanie pytania o dostępność gazety: 1 minuta Sprawdzenie dostępności: 30 sekund Decyzja dotycząca wydania reszty: 1 minuta
8. Szacowany (średni) koszt wykonania każdej z czynności w procesie. Zadanie pytania o dostępność gazety: 0 pln Sprawdzenie dostępności: 0,01 pln Decyzja dotycząca wydania reszty: 0,02 pln
Wybór oraz charakterystyka www.ict-trainer.pl Ćwiczenia Procesy Informacyjne w zarządzaniu Zadanie 2