Zał.1 Zasady oraz warunki organizacji instruktażu Załącznik nr 1 do OPZ I. Zasady oraz warunki organizacji instruktażu I.1 Zasady ogólne Podstawą organizacji instruktażu jest Plan Instruktażu. W terminie 14 dni roboczych przed rozpoczęciem instruktażu Wykonawca jest zobowiązany opracować Plan Instruktażu i przekazać go do akceptacji Zamawiającemu. Zamawiający zobowiązany jest w terminie 3 dni roboczych od otrzymania Planu Instruktażu do jego akceptacji lub zgłoszenia ewentualnych uwag do Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do zastosowania się do ewentualnych uwag i zmiany Planu Instruktażu w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania od Zamawiającego. Po akceptacji przez Zamawiającego Planu Instruktaży, Wykonawca informuje Zamawiającego oraz Partnera Projektu o miejscu i terminie instruktażu, jednak nie później niż na 8 dni roboczych przed rozpoczęciem instruktażu. W terminie 5 dni roboczych przed rozpoczęciem instruktażu Zamawiający przekaże Wykonawcy listę jego Uczestników. Wykonawca przeprowadzi instruktaż w języku polskim, zapewniając na swój koszt materiały instruktażowe dla Uczestników Instruktażu. Wykonawca ma obowiązek przeprowadzenia instruktażu przez podmioty będące twórcą Oprogramowania lub podmioty posiadające uprawnienia do certyfikowanego prowadzenia instruktażu z danego Oprogramowania. Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia instruktażu przez inne podmioty lub osoby fizyczne, przy czym wymaga to każdorazowej zgody Zamawiającego. Podstawową formą instruktażu jest lekcja, której odpowiada jedna godzina dydaktyczna trwająca 45 minut. Dopuszcza się łączenie dwóch jednostek lekcyjnych. Na dwie jednostki lekcyjne przypada jedna przerwa w wymiarze min. 15 minut. Po czterech jednostkach lekcyjnych Uczestnikom Instruktażu przypada przerwa na posiłek trwająca min. 30 minut. Instruktaż należy planować racjonalnie, aby liczba delegacji była jak najmniejsza, aby uczestnictwo w instruktażach nie powodowało utrudnień przy realizacji bieżących obowiązków w pracy oraz w liczbie nieprzekraczającej 8 godzin dydaktycznych dziennie. I.1.1 Plan instruktażu Plan Instruktażu powinien zawierać co najmniej (dla każdego instruktażu):
a. cel instruktażu, b. zakres instruktażu, c. metoda i forma instruktażu, d. niezbędny czas przeszkolenia jednej grupy danego instruktażu (liczba godzin pojedynczego instruktażu), e. Program instruktażu (agendę) dla danego instruktażu (pkt.i.1.2), f. Ankietę wiedzy z zakresu instruktażu (propozycja treści, aby Zamawiający mógł kwalifikować osoby na instruktaż o odpowiednim poziomie wiedzy) (pkt.i.6), g. Harmonogram instruktażu (pkt.i.1.5), h. kwalifikacje trenerów. I.1.2 Program instruktażu Program instruktażu powinien określać podział na bloki tematyczne (sesje), poruszane w ramach bloku zagadnienia oraz ramy czasowe poszczególnych prezentacji. Program instruktażu powinien zawierać kompletne informacje na temat wszystkich wydarzeń związanych ze instruktażem. I.1.3 Instruktaż stanowiskowy Instruktaż stanowiskowy - zajęcia praktyczne muszą być realizowane w grupach liczących nie więcej niż 12 Uczestników instruktażu (w szczególnych przypadkach Zamawiający ma prawo zwiększyć liczbę Uczestników Instruktażu do 13 słuchaczy). Instruktaż stanowiskowy - zajęcia praktyczne muszą się odbywać się w pracowniach komputerowych zgodnie z pkt.i.3, które umożliwią ich sprawną i bezpieczną realizację. Zapewnienie pracowni komputerowych zgodnie z pkt.i.3 leży po stronie oraz na koszt Wykonawcy. Max. czas trwania instruktażu w jednym dniu instruktażowym 8 jednostek lekcyjnych. I.1.4 Instruktaż w formie prezentacji Instruktaż w formie prezentacji - instruktaż nie wymagające sprzętu komputerowego stanowiskowego. Instruktaż w formie prezentacji muszą być realizowane w grupach liczących nie więcej niż 30 słuchaczy (w szczególnych przypadkach Zamawiający ma prawo zwiększyć liczbę Uczestników Instruktażu do 32 słuchaczy). Zamawiający nie wymaga aby instruktaż w formie prezentacji odbywał się w pracowniach komputerowych. Zamawiający zapewni Salę konferencyjną dla potrzeb Instruktażu w formie prezentacji w siedzibie Zamawiającego. Max. czas trwania instruktażu w jednym dniu instruktażowym: 6 jednostki lekcyjne.
I.1.5 Harmonogram instruktażu Harmonogram instruktażu należy uzgodnić z Zamawiającym. Opracowanie Harmonogramu instruktażu leży po stronie Wykonawcy. I.2 Catering Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia podczas przerw (ilości podane dla jednej przerwy): a) napojów ciepłych: i. kawa podawana w samowarze: min. 300 ml/os., ii. herbata podawana w samowarze: min. 300 ml/os., iii. cukier: min. 10g/os., iv. mleko 3,2 % podawane w dzbankach: min. 50ml/os., v. cytryna pokrojona (podawana na talerzykach): min. 1 plaster/os., b) napojów zimnych: i. woda gazowana i niegazowana, w butelkach: min. 0,5l/os. ii. min. 2 rodzaje soków owocowych 100% (jabłkowy oraz pomarańczowy), podawane w dzbankach szklanych lub specjalnych dystrybutorach (wyłączając nektar lub napój) - min. 200 ml/os., W przypadku instruktażu trwającego dłużej niż 6 godzin dydaktycznych Wykonawca zapewni uczestnikom posiłek w postaci kanapek (min. 2 rodzaje pieczywa, min. 2 rodzaje wędlin, min. 2 rodzaje serów, min. 2 rodzaje past, dodatki typu warzywa, majonez - min. 5 szt. kanapek dla 1 osoby). I.3 Miejsca przeprowadzania instruktaży stanowiskowych Zajęcia praktyczne muszą być realizowane w pomieszczeniach zapewniających odpowiednie warunki higieny oraz wyposażonych zarówno w proste, jak i techniczne środki dydaktyczne określone w pkt.i.4. Instruktaż Użytkowników Końcowych Zamawiającego w zakresie dostarczanego Oprogramowania oraz instruktaż specjalistyczny z zakresu administrowania i konfigurowania elementów Przedmiotu Zamówienia mają być przeprowadzane w ośrodku zlokalizowanym na terenie miasta Zielona Góra. Wykonawca w cenie wynagrodzenia pokrywa wszystkie koszty związane z organizacją i przeprowadzeniem instruktażu na warunkach opisanych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Miejsca przeprowadzenia instruktażu muszą być zlokalizowane w centrum miasta umożliwiając tym samym dotarcie Uczestnikom Instruktażu pieszo w ciągu 15 minut od siedziby Zamawiającego lub w przypadku dalszego oddalenia od siedziby Zamawiającego, Wykonawca zapewni bezpłatny transport z ustalonego miejsca zbiórki w okolicy siedziby Zamawiającego. I.4 Minimalne wyposażenie pracowni komputerowej Wykonawca zobowiązany jest zapewnić min. wyposażenie:
a. 12 stanowisk komputerowych dla Uczestników Instruktażu wyposażonych w komputery z pełnym oprogramowaniem umożliwiających efektywne użytkowanie Oprogramowania Aplikacyjnego, z którego przeprowadzany jest instruktaż (w tym 1 rezerwowe), b. 1 stanowisko komputerowe dla prowadzącego instruktaż (trenera), c. projektor multimedialny, d. ekran do projekcji, e. dostęp do sieci Internet, f. drukarka laserowa o formacie min. A4 wraz z zapasem papieru i tonera, g. tablica flipchart z blokiem lub/i tablica do pisania, h. mazaki do flipcharta lub/i tablicy, i. stoły i miejsca siedzące dla wszystkich uczestników instruktażu + trenera, j. oznakowanie sali instruktażowej oraz korytarzy symbolami Unijnymi (wymagane oznaczenia Unijne zapewnia Zamawiający). Zamawiający wymaga aby pomieszczenia były klimatyzowane zapewniające najwyższy komfort instruktażu. Do dyspozycji uczestników instruktaży Wykonawca jest zobowiązany udostępnić pomieszczenie ze stolikami i miejscem do zjedzenia posiłków oraz dostęp do toalety. I.5 Testy sprawdzające poziom wiedzy po instruktażu W ramach prowadzonych instruktaży stanowiskowych Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzania wśród ich uczestników testów sprawdzających poziom wiedzy po instruktażu (na koniec danego instruktażu, w ostatnim dniu instruktażu w przypadku instruktaży trwających dłużej niż jeden dzień instruktażowy). Każdy Uczestnik Instruktażu stanowiskowego po instruktażu będzie zobowiązany do wypełnienia testu sprawdzającego poziom. Testy mają służyć kontroli: a) efektywności przygotowania i przeprowadzania instruktaży stanowiskowych przez Wykonawcę, b) zaangażowania pracowników Zamawiającego w proces instruktażu. Testy mają być przeprowadzane przy wykorzystaniu przygotowanej przez Wykonawcę i udostępnionej na czas trwania instruktaży Zamawiającemu projektu platformie elektronicznej typu e- Lerning lub równoważnej. Wykonawca zobowiązany jest do: a. przygotowania dla każdego ze instruktaży dedykowanego testu związanego z jego zakresem merytorycznym,
b. przygotowania i udostępnienia dla każdego Uczestnika Instruktażu indywidualnego konta dostępowego (identyfikator oraz hasło) do ww. platformy na bazie, którego uzyska on dostęp do odpowiednich dedykowanych testów. I.6 Ankiety sprawdzające poziom zadowolenia ze instruktaży W ramach prowadzonych instruktaży Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzania wśród ich Uczestników ankiet sprawdzających poziom zadowolenia. Ankiety mają być przeprowadzane przy wykorzystaniu tych samych środków technicznych jak do przeprowadzania testów sprawdzających poziom wiedzy po instruktażu (pkt.i.5). Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia i dostarczenia Zamawiającemu po zakończeniu każdego instruktażu, syntetycznego podsumowania wyników ankiet sprawdzających poziom zadowolenia. I.7 Obowiązki Wykonawcy w zakresie raportowania Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia i dostarczenia Zamawiającemu sprawozdań dotyczących frekwencji Uczestników Instruktaży oraz przeprowadzanych wśród nich ankiet sprawdzających poziom zadowolenia z instruktaży. Po zakończeniu każdego instruktażu Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia raportu z przeprowadzenia instruktażu zawierającego, co najmniej: a) raport zawierający informacje na temat przeprowadzonego instruktażu: b) Plan instruktażu (pkt.i.1.1), i. lista uczestników, ii. Harmonogram instruktażu, iii. frekwencja uczestników w poszczególnych grupach, iv. syntetyczne podsumowanie wyników testów sprawdzających poziom wiedzy po instruktażu, v. imienna lista osób, które nie zaliczyły testów sprawdzających poziom wiedzy, vi. syntetyczne podsumowanie wyników ankiet sprawdzających poziom zadowolenia, c) imienne listy obecności z każdego dnia instruktażu (oryginał) zgodnie z pkt.i.8, d) testy sprawdzające wiedzę uczestników instruktażu (w postaci elektronicznej) (dot. instruktaży stanowiskowych) zgodnie z pkt.i.5, e) ankiety sprawdzających poziom zadowolenia ze instruktaży (w postaci elektronicznej) zgodnie z pkt.i.6, f) egzemplarz materiałów instruktażowych przekazanych Uczestnikom Instruktażu, g) zdjęcie w postaci elektronicznej potwierdzające oznakowanie sal instruktażowych oznaczeniami Unijnymi. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia raportu z przeprowadzenia instruktażu w terminie 3 dni roboczych od daty jego zakończenia. Dostarczenie raportu z przeprowadzenia instruktażu stanowi podstawę do podpisania protokołu z przeprowadzenia instruktażu.
Każdy Uczestnik Instruktażu powinien otrzymać materiały instruktażowe w formie papierowej oraz kopie materiałów w wersji elektronicznej. I.8 Lista obecności uczestników instruktażu Wykonawca powinien przed rozpoczęciem instruktażu przygotować w formie wydruku listę Uczestników Instruktażu z miejscem na złożenie odręcznego podpisu potwierdzającego obecność w każdym dniu instruktażu i odbiór materiałów instruktażowych. Każdy Uczestnik Instruktażu powinien podpisać listę obecności przed rozpoczęciem instruktażu. Dopuszcza się uczestnictwo w instruktażu osób, które nie były zapisane na liście, a uczestniczą w instruktażu na zasadzie zastępstwa (fakt ten należy zaznaczyć na liście). Oryginalne listy obecności uczestników instruktaży powinny zostać dostarczone do Kierownika Projektu po zakończeniu wszystkich instruktaży dla danej Grupy (pkt.i.10), w celu odbioru instruktażu dla danej Grupy instruktażowej. W przypadku nieobecności uczestnika na instruktażu, Wykonawca ma obowiązek zapewnić uczestnikowi alternatywny termin instruktażu. W przypadku niezgłoszenia się uczestnika na instruktaż w alternatywnym terminie, Wykonawca nie ponosi za to odpowiedzialności. Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie Kierownika Projektu. I.9 Certyfikat udziału i ukończenia instruktażu Każdy Uczestnik Instruktażu powinien otrzymać imienny certyfikat udziału i ukończenia instruktażu. Certyfikat uczestnictwa powinien zawierać najmniej następujące informacje: a) datę i miejsce przeprowadzenia instruktażu, b) imię i nazwisko trenera/trenerów prowadzących instruktaż, c) wymiar instruktażu (ilość godzin), d) szczegółowy zakres tematyczny instruktażu. Certyfikat powinien być przygotowany na każdy zakres instruktażu. Projekty certyfikatu powinien być uzgodniony z Zamawiającym w terminie 14 dni roboczych przed rozpoczęciem pierwszego instruktażu. Koszt przygotowania i wystawienia certyfikatu leży po stronie Wykonawcy. Certyfikaty należy dostarczyć Zamawiającemu nie później niż 7 dni po zakończeniu instruktażu dla danej Grupy instruktażowej (pkt.i.10). I.10 Grupy instruktażowe I.10.1 Grupa typ I Liczba osób w grupie: max. 6 osób. Forma instruktażu: instruktaż stanowiskowy zgodnie z pkt.i.1.3,
Oczekiwany efekt: pozyskanie wiedzy teoretycznej oraz praktycznej pozwalającej na samodzielną instalację, konfigurację oraz administrowanie Systemem w zakresie jego pełnej funkcjonalności, w tym przede wszystkim: instalacja Oprogramowania, kontrola poprawności działania Systemu, monitorowanie ruchu, administrowanie Użytkownikami końcowymi, administrowanie RBD. I.10.2 Grupa typ II Liczba osób w grupie: max. 12 osób. Forma instruktażu: instruktaż stanowiskowy zgodnie z pkt.i.1.3, Oczekiwany efekt: pozyskanie wiedzy teoretycznej oraz praktycznej pozwalającej na samodzielną pracę w Systemie w zakresie jego Funkcjonalności - zakres instruktażu należy ustalić z Zamawiającym na I Etapie. I.10.3 Grupa typ III Liczba osób w grupie: 20-30 osób. Forma instruktażu: instruktaż zgodny z pkt.i.1.4, Oczekiwany efekt: pozyskanie wiedzy teoretycznej w zakresie funkcjonalności Systemu, dedykowanej dla tej kategorii/typu użytkownika końcowego - zakres instruktażu należy ustalić z Zamawiającym na I Etapie (korzystanie z zasobów i Funkcjonalności). Uwaga: Dla Grupy typ III Zamawiający dopuszcza ilość osób w grupie większą niż zdefiniowana przez Zamawiającego w pkt.i.1.4. Ilość osób uzależniona będzie od fizycznych możliwości Zamawiającego dot. pojemności Sali wykładowej. W przypadku ilości większej niż 30 osób dla Grupy typ III, Zamawiający nie wymaga od Wykonawcy zapewnia Cateringu zgodnie z pkt. I.2 na potrzeby instruktażu dla Grupy typ III. Zamawiający wymaga w tym przypadku materiałów instruktażowych wyłącznie w postaci elektronicznej. I.11 Tematyka instruktaży I.11.1 Oprogramowanie Aplikacyjne I.11.1.1 Instruktaż OA_1 Tematyka: Zarządzanie użytkownikami Rodzaj Grupy: Grupa typ I Czas trwania instruktażu: min. 6 jednostek lekcyjnych, przewidziana ilość uczestników do 6 I.11.1.2 Instruktaż OA_2 Tematyka: Propagowanie informacji/komunikatów Rodzaj Grupy: Grupa typ I Czas trwania instruktażu: min. 12 jednostek lekcyjnych, przewidziana ilość uczestników do 12. I.11.1.3 Instruktaż OA_3
Tematyka: Ochrona danych osobowych Rodzaj Grupy: Grupa typ I Czas trwania instruktażu: min. 6 jednostek lekcyjnych, przewidziana ilość uczestników do 6 I.11.1.4 Instruktaż OA_4 Tematyka: Obsługa zleceń i zamówień na wydruki Rodzaj Grupy: Grupa typ II Czas trwania instruktażu: min. 18 jednostek lekcyjnych, przewidziana ilość uczestników do 12 I.11.1.5 Instruktaż OA_5 Tematyka: Prowadzenie mapy zasadniczej Rodzaj Grupy: Grupa typ II Czas trwania instruktażu: min. 16 jednostek lekcyjnych, przewidziana ilość uczestników do 12 I.11.1.6 Instruktaż OA_6 Tematyka: Zarządzanie planami zagospodarowania przestrzennego Rodzaj Grupy: Grupa typ I Czas trwania instruktażu: min. 40 jednostek lekcyjnych, przewidziana ilość uczestników do 12 I.11.1.7 Instruktaż OA_7 Tematyka: Prowadzenie rejestru gminnej ewidencji zabytków Rodzaj Grupy: Grupa typ I Czas trwania instruktażu: min. 16 jednostek lekcyjnych, przewidziana ilość uczestników do 6 I.11.1.8 Instruktaż OA_8 Tematyka: Aplikacja pozwalająca na zgłaszanie nieprawidłowości, Rodzaj Grupy: Grupa typ I Czas trwania instruktażu: min. 16 jednostek lekcyjnych, przewidziana ilość uczestników do 6 I.11.1.9 Instruktaż OA_9 Tematyka: Aplikacja e-płatności, Rodzaj Grupy: Grupa typ I Czas trwania instruktażu: min. 16 jednostek lekcyjnych, przewidziana ilość uczestników do 6 I.11.2 Oprogramowanie Narzędziowe (ON) I.11.2.1 Instruktaż ON_1 Tematyka: Prezentacja zastosowanego ON Rodzaj Grupy: Grupa typ III przewidziana ilość uczestników do 30 Czas trwania instruktażu: min. 6 jednostek lekcyjnych