MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW SO.IV.0932-8-10 PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzdu Gminy Raba Wyna Jednostka kontrolowana: Urzd Gminy Raba Wyna (Raba Wyna 41, 34-721 Raba Wyna). Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Andrzej Dziwisz, Wójt Gminy Raba Wyna, wybrany na to stanowisko w dniu 12 listopada 2006 r., w trybie ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezporednim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z pón. zm.). Kontrol przeprowadzili w 14 czerwca 2010 r. upowanieni pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie 1) w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk: Monika Bystrowicz starszy inspektor wojewódzki w Oddziale do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, nr upowanienia 16/10 z dnia 27 maja 2010 r., 2) w zakresie ewidencji ludnoci i dowodów osobistych: Dariusz Okoski starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Nadzoru nad Ewidencj Ludnoci i Dowodami Osobistymi, nr upowanienia 17/10 z dnia 27 maja 2010 r. [Dowód: akta kontroli str. 11-14] Kontrol objto okres od 1 stycznia 2009 r. do 31 grudnia 2009 r. Przedmiotem kontroli była realizacja spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludnoci oraz dowodów osobistych. Kontrola obejmowała ponadto sprawdzenie realizacji zalece wydanych w wyniku poprzedniej kontroli, a take weryfikacj przekazanej przez Urzd Gminy Raba Wyna informacji o iloci spraw dotyczcych realizacji zada zleconych w zakresie rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk oraz ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, prowadzonych w pierwszym półroczu 2009 r. Ustalenia z kontroli I. Sprawy rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2009 r. funkcj Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Rabie Wynej pełniła Pani Anna Czubernat, powołana na stanowisko uchwał Rady Gminy Raba Wyna nr XII/109/2007 z 28 wrzenia 2007 r. Zastpc Kierownika Urzdu Stanu
Cywilnego był Pan Mariusz Lemiszka powołany uchwał Rady Gminy w Rabie Wynej nr XXXIII/273/2005 z 3 czerwca 2005 r. W trakcie kontroli wyjanie udzielała Pani Anna Czubernat. W Urzdzie Stanu Cywilnego w Rabie Wynej od 1 stycznia do 31 grudnia 2009 r. sporzdzono ogółem: 31 aktów urodzenia, 103 akty małestwa, 39 aktów zgonu. Zarówno akty urodzenia, małestwa jak i akty zgonu sporzdzone zostały w ksigach stanu cywilnego pismem rcznym, bardzo starannie i czytelnie, bez skrele i poprawek. Ksiga małestw zawierała tylko akty stanu cywilnego sporzdzone w 2009 r. W przypadku ksigi urodze i ksigi zgonów, które ze wzgldu na mał ilo wpisów obejmowały odpowiednio lata 2008 2009 (urodzenia) i 2007 2009 (zgony) stwierdzono prawidłowe adnotacje o zamkniciu ksigi za dany rok kalendarzowy i otwarciu jej na rok nastpny. Stosowana była właciwa numeracja aktów stanu cywilnego oraz prawidłowa pisownia nazwisk i dat zgodnie z zasadami okrelonymi w przepisach 2 ust. 2 i 3, 3 i 5 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pón. zm.), zwanego w dalszej czci protokołu rozporzdzeniem MSWiA. W kilku aktach stanu cywilnego sporzdzonych na podstawie decyzji o wpisaniu treci zagranicznego aktu do polskiej ksigi urodze, zgodnie z przepisem art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z pon. zm.), zwanej dalej p.a.s.c., zastosowano nieprawidłow pisowni nazw miejscowoci połoonych za granic. Przykładowo w akcie urodzenia nr 2/2009 sporzdzonym na podstawie decyzji nr USC.5150-2/2009 oraz w treci tej decyzji jako miejsce urodzenia dziecka wpisano Londyn zamiast prawidłowo w brzmieniu oryginalnym - London. Ta sama sytuacja dotyczyła równie: aktu urodzenia nr 3/2009 i stanowicej podstaw jego sporzdzenia decyzji nr USC.5150-3/2009, aktu urodzenia nr 13/2009 i decyzji nr USC.5150-18/2009, oraz aktu urodzenia nr 20/2009 i decyzji nr USC.5150-27/2009. Podobnie w akcie małestwa nr 32/2009 i decyzji nr 5150-17/2009 jako miejsce zdarzenia wpisano Meksyk, zamiast prawidłowo México. Stosowanie takiej pisowni było niezgodne z zapisem 14 ust. 2 rozporzdzenia MSWiA, który stanowi, e nazw miejscowoci połoonej za granic wpisuje si w akcie stanu cywilnego lub w jego odpisie w brzmieniu oryginalnym w alfabecie łaciskim. Dodatkowo obok nazwy miejscowoci mona wpisa w nawiasie nazw pastwa. Majc na uwadze powysze ustalenia naley stwierdzi, e wydane w wyniku poprzedniej kontroli zalecenie, dotyczce przestrzegania 14 ust. 2 rozporzdzenia MSWiA w zakresie stosowania prawidłowej pisowni nazw miejscowoci połonych za granic (pismo Wojewody Małopolskiego nr DG.II.0931-11-05 z 2 listopada 2005 r.), nie zostało w pełni zrealizowane. Jako e w wikszoci transkrybowanych aktów stanu cywilnego nazwy miejscowoci wpisywane były jednak w sposób właciwy, sytuacja ta została omówiona z Kierownikiem Urzdu Stanu Cywilnego w Rabie Wynej i w chwili obecnej nie wymaga wydania zalecenia pokontrolnego. 2
Skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzone były w sposób zgodny z 16 rozporzdzenia MSWiA, tj. odrbnie dla kadego rodzaju aktów stanu cywilnego sporzdzonych w roku kalendarzowym. W zakresie rejestracji urodze kontroli poddano losowo wybrane akta zbiorowe do aktów urodzenia: nr 2/2009, nr 3/2009, nr 4/2009, nr 5/2009, nr 9/2009 oraz nr 28/2009, nr 29/2009, i nr 30/2009. Poza jednym wyjtkiem dotyczcym urodzenia si dziecka na terenie właciwoci miejscowej Urzdu Stanu Cywilnego w Rabie Wynej (akt urodzenia nr 30/2009), wszystkie pozostałe skontrolowane akty urodzenia sporzdzone zostały na podstawie decyzji o wpisaniu treci zagranicznego aktu do polskiej ksigi urodze, zgodnie z przepisem art. 73 ust. 1 p.a.s.c. Stwierdzono, i przypadku aktów urodzenia nr 4/2009 i nr 5/2009, sporzdzonych odpowiednio na podstawie decyzji nr USC.5150-4/2009 i USC.5150-5/2009, rodzice dwójki dzieci urodzonych w Kanadzie wystpili o umiejscowienie ich aktów urodzenia w polskich ksigach stanu cywilnego, za porednictwem Konsula Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w Toronto. Wraz z wnioskami przesłane zostały uwierzytelnione przez Konsula kopie zagranicznych odpisów aktów urodzenia dzieci wraz z ich tłumaczeniami na jzyk polski a take uwierzytelnione kopie polskich odpisów aktów urodzenia i polskich paszportów rodziców. Jednoczenie w pimie przewodnim Konsul wyjanił, i zgodnie z obowizujc w prowincji Ontario ustaw o aktach stanu cywilnego (Vital Statistic Akt), moliwym jest uzyskanie przez osob uprawnion tylko jednego odpisu zupełnego aktu urodzenia. Dalsze odpisy nie s udzielane, za moliwo ponownego ubiegania si o akt urodzenia powstaje wyłcznie w przypadku zagubienia, zniszczenia lub kradziey dokumentu, co z kolei pociga za sob uniewanienie aktu z urzdu. W tym stanie rzeczy, w oparciu o nadesłane dokumenty w obu przypadkach wydane zostały decyzje o wpisaniu zagranicznych aktów do polskiej ksigi urodze, na podstawie przepisu art. 73. ust. 1 p.a.s.c. Powołany wyej przepis stanowi, e akt stanu cywilnego sporzdzony za granic moe by wpisany do polskich ksig stanu cywilnego na wniosek osoby zainteresowanej lub z urzdu. W praktyce oznacza to wpisanie do polskiej ksigi stanu cywilnego wyłcznie treci odpisu skróconego lub zupełnego danego aktu zagranicznego. Zgodnie z przyjt praktyk kopia dokumentu zagranicznego moe zosta przedłoona do dokonania wpisu tylko w przypadku, gdy zostanie prawidłowo uwierzytelniona przez organ przechowujcy oryginały ksig stanu cywilnego. Przepis art. 35 p.a.s.c. stwarza natomiast moliwo odtworzenia sporzdzonego za granic aktu urodzenia, małestwa lub zgonu, jeeli uzyskanie odpisu tego dokumentu jest niemoliwe lub zwizane z powanymi trudnociami. Nie dysponujc zatem oryginalnymi odpisami aktów urodzenia dzieci Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Rabie Wynej powinien był rozway skorzystanie z treci powołanego przepisu poprzez potraktowanie przedłoonych kopii dokumentów jako dowodów porednich w postpowaniach majcych na celu ustalenie wszystkich danych jakie powinny figurowa w aktach urodzenia dzieci i wydanie decyzji o odtworzeniu tych aktów w trybie art. 35 p.a.s.c. W pozostałych skontrolowanych sprawach podstaw wydania decyzji o wpisaniu do polskich ksig stanu cywilnego zagranicznych aktów urodzenia na podstawie art. 73 ust. 1 p.a.s.c. były oryginalne odpisy aktów zagranicznych przedkładane wraz z ich tłumaczeniami na jzyk polski, a w jednym przypadku (akt urodzenia nr 28/2009) odpis aktu wydany na Formularzu A zgodnym z Konwencj Nr 16 dotyczc wydawania wielojzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporzdzonej w Wiedniu, dnia 8 wrzenia 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 166 poz. 1735), który to dokument nie wymagał złoenia wraz z nim tłumaczenia. 3
W zakresie rejestracji małestw skontrolowano akty od nr 1/2009 do nr 10/2009, od nr 25/2009 do nr 27/2009, nr 30/2009, od nr 35/3009 do nr 40/2009, nr 59/2009 i od nr 90/2009 do nr 103/2009, wraz z aktami zbiorowymi. W przypadku małestw zawieranych w formie okrelonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z pón. zm.) zwanej w dalszej czci protokołu k.r.o., stwierdzono prawidłowe przyjmowanie zapewnie o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa oraz prawidłowe wydawanie na ich podstawie zawiadcze okrelonych w art. 4 1 k.r.o. Rejestr złoonych zapewnie i wydanych zawiadcze stwierdzajcych brak okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa prowadzony był prawidłowo. Do akt zbiorowych włczano odpisy aktów stanu cywilnego osób zamierzajcych zawrze zwizek małeski. Stwierdzono równie zachowanie terminu przekazywania przez duchownych zawiadcze stanowicych podstaw sporzdzenia aktu małestwa. Na zawiadczeniach przekazywanych przez duchownych odnotowywano dat ich wpływu do Urzdu. Dokumenty przekazywane przez duchownych wypełnione były prawidłowo, w kadym przypadku zaopatrzone zostały w piecz parafii oraz podpis proboszcza lub wikarego. Kontrola wykazała take zachowanie terminu wanoci zawiadczenia oraz terminu sporzdzenia aktu małestwa. Właciwie odtwarzane były podpisy osób zawierajcych małestwo oraz wiadków. Akty nr 30/2009, 32/2009 i 59/2009 zostały sporzdzone na podstawie decyzji o wpisaniu treci zagranicznego aktu do polskiej ksigi małestw, zgodnie z przepisem art. 73 ust.1 p.a.s.c. Wobec zmiany przepisu art. 88 k.r.o., a take wobec zmiany interpretacji zasad postpowania przy wpisywaniu zagranicznych aktów małestwa do polskich ksig stanu cywilnego odstpiono od sprawdzenia stanu realizacji, zalecenia pokontrolnego, zawartego w wystpieniu Wojewody Małopolskiego nr DG.II.0931-11-05 z 2 listopada 2005 r. w przedmiocie sposobu zamieszczania w akcie stanu cywilnego danych o nazwiskach małonków i dzieci pochodzcych z małestwa, przy transkrypcji zagranicznego aktu małestwa. W zakresie rejestracji zgonów skontrolowane zostały akty od nr 1/2009 do nr 10/2009, i od nr 30/2009 do nr 39/2009. Kontrola wykazała, e akta zbiorowe do aktów zgonu sporzdzanych na podstawie ustnego zgłoszenia zdarzenia kompletowano w sposób prawidłowy. Zgłoszenia zgonów dokonywane były w ustawowym terminie i przez osoby do tego upowanione zgodnie z treci art. 65 p.a.s.c. Stwierdzono zachowanie terminów sporzdzenia aktów zgonu oraz prawidłowo ich sporzdzania. W sytuacji, gdy adna ze znajdujcych si w aktach zbiorowych kart zgonu nie zawierała informacji na temat dokładnej godziny zdarzenia, w rubryce godzina zgonu w akcie kadorazowo wpisywano stosown adnotacj o braku danych, w myl przepisu art. 67 ust. 2 p.a.s.c. Take w przypadku aktów zgonu nr 8/2009 i nr 9/2009 sporzdzonych na podstawie decyzji o wpisaniu zagranicznego aktu zgonu do polskiej ksigi zgonów (art. 73 ust. 1 p.a.s.c.) nie stwierdzono uchybie w kompletowaniu dokumentów. Na podstawie wyrywkowej kontroli dokumentacji zgromadzonej w teczce aktowej 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego (zawierajcej sprawy od nr 5140-1/2009 do nr 5140-26/2009) oraz w teczce aktowej 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego (zawierajcej sprawy od nr 5141-1/2009 do nr 5141-179/2009) stwierdzono, i w kontrolowanym okresie wikszo poda o wydanie odpisów złoona została bezporednio w Urzdzie Stanu Cywilnego w Rabie Wynej. Na podaniach odnotowywano 4
dane z dokumentów tosamoci wnioskodawców, oraz okrelano uprawnienie do otrzymania odpisu. Odbiór dokumentu przez wnioskodawc potwierdzany był podpisem na podaniu (np. sprawy nr USC.5141-1/2009, nr USC.5141-2/2009, nr USC.5141-3/2009, nr USC.5141-5/2009). W przypadku dorczenia odpisów na wskazane przez Wnioskodawców adresy do korespondencji, w aktach spraw znajdowały si zwrotne potwierdzenia odbioru dokumentów (np. sprawy nr USC.5140-6/2009, USC.5140-9/2009, USC.5140/18/2009, USC.5141-6/09, USC.5141/73/2009). Kontrola wykazała, i odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie art. 83 p.a.s.c., okrelajcego krg osób upowanionych do wystpowania z wnioskiem. W przypadku działania osoby uprawnionej do otrzymania dokumentu za porednictwem pełnomocnika wraz z wnioskiem o wydanie odpisu przedkładano stosowne pełnomocnictwo (np. sprawa USC.5141-43/2009). W prawidłowy sposób zawiadamiano organy ewidencji ludnoci o zmianach w aktach stanu cywilnego. W kontrolowanym okresie fakt i data przekazania danych odnotowywane były w prowadzonym w powyszym celu rejestrze: Powiadomienia organów Ewidencji Ludnoci o zmianach w aktach stanu cywilnego, a take w teczce aktowej 5125/2009 Informacje, zawiadomienia, zawiadczenia z zakresu wydawanych dowodów osobistych. Kontrola losowo wybranych spraw wykazała, i postpowanie wyjaniajce przed wydaniem decyzji prowadzone było w sposób zgodny z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 z pón. zm.) zwanej dalej k.p.a. W wydanych decyzjach powoływano prawidłowe podstawy prawne oraz aktualne publikatory aktów prawnych stanowicych podstaw rozstrzygnicia. Skontrolowane decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujcym prawie odwołania si do właciwego organu drugiej instancji. W wikszoci przypadków podania o dokonanie czynnoci składane były w Urzdzie Stanu Cywilnego w Rabie Wynej przez wszystkie strony postpowania (np. rodziców dziecka, bd małonków). W sytuacji gdy z inicjatyw wszczcia postpowania wystpowała osoba trzecia bd gdy osoba trzecia upowaniana była przez wnioskodawców jedynie do odbioru wydanej w sprawie decyzji do akt włczano take stosowne pełnomocnictwo (np. sprawa nrusc.5150-6/2009 i sprawa nr USC.5135-6/2009, sprawa nr USC.5135-15/2009, sprawa nr USC.5150-38/2009 i sprawa nr USC.5135-38/2009). Dorczenie decyzji w siedzibie Urzdu Stanu Cywilnego w Rabie Wynej potwierdzane było podpisem wnioskodawcy (wnioskodawców) lub osoby upowanionej na egzemplarzu decyzji pozostawianym w teczce aktowej, a w przypadku dorczenia decyzji drog pocztow (take za porednictwem polskich placówek konsularnych za granic) w aktach spraw znajdowały si zwrotne potwierdzenia odbioru. W okresie objtym kontrol w Urzdzie Stanu Cywilnego w Rabie Wynej nie przeprowadzono adnego postpowania inicjowanego przez organ administracji publicznej. Wszystkie skontrolowane sprawy zostały wszczte na skutek wniosków osób zainteresowanych wydaniem rozstrzygnicia. Nie stwierdzono przypadków naruszenia przepisu art. 61 1 k.p.a., polegajcego na kompilacji dwóch okrelonych w powołanym przepisie trybów postpowania i wydaniu decyzji z urzdu mimo złoenia wniosku przez stron. Sformułowane w wyniku poprzedniej kontroli (pismo Wojewody Małopolskiego nr DG.II.0931-11-05 z 2 listopada 2005 r.) zalecenie w powyszym zakresie zostało zatem zrealizowane. Poza opisanymi ju wyej zastrzeeniami, dotyczcymi dwóch przypadków dokonania w polskiej ksidze stanu cywilnego wpisów aktów urodze w sytuacji niedysponowania 5
oryginalnym odpisem aktu zagranicznego, a jedynie kopi dokumentu powiadczon przez polskiego konsula, w prowadzonych postpowaniach nie stwierdzono równie uchybie przepisom p.a.s.c. Niezalenie od powyszego kontrola wykazała jednak, i w decyzji nr USC.5150-6/2009 dotyczcej wpisania do polskiej ksigi stanu cywilnego zagranicznego aktu zgonu (akt nr 8/2009), a take w decyzji nr USC.5135-6/2009 w przedmiocie sprostowania i uzupełnienia tego aktu, wskazane zostały nieprawidłowe daty ich wydania, tj. w obu przypadkach 9 marca 2008 r. zamiast 9 marca 2009 r.. Jako e zarówno wniosek w przedmiocie umiejscowienia aktu, jak i wniosek w sprawie jego sprostowania i uzupełnienia wpłynł do Urzdu Stanu Cywilnego w Rabie Wynej 3 marca 2009 r., oczywisto popełnionego błdu nie budziła adnych wtpliwoci. Naley wskaza, e zgodnie z treci przepisu art. 107 1 k.p.a. kada prawidłowo wydana decyzja powinna zawiera m. in. dat jej wydania. Jest to szczególnie istotne w kontekcie właciwego ustalenia stanu faktycznego i prawnego, bdcego podstaw danego rozstrzygnicia. Jakkolwiek błdna data wydania nie pozbawia pisma charakteru decyzji administracyjnej, to jednak stanowi wad, która powinna zosta usunita. Moliwo tak stwarza za przepis art. 113 1 k.p.a., w myl którego organ administracji publicznej moe z urzdu lub na danie strony prostowa w drodze postanowienia błdy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach. Powysze potwierdza m. in. stanowisko Wojewódzkiego Sdu Administracyjnego w Warszawie zajte wyroku z 10 marca 2009 r. (sygn. akt: I SA/WA 1515/08), w uzasadnieniu którego wskazano m. in., i ( ) Jeli decyzji brakuje daty, brak taki moe by uzupełniony postanowieniem o sprostowaniu oczywistej omyłki. Tym bardziej, gdy data zostanie w oczywisty sposób podana błdnie ( ). We wskazanym wyej trybie sprostowaniu podlega równie, stwierdzone w trakcie kontroli błdne oznaczenie sygnatury sprawy, w wydanej 13 maja 2009 r. decyzji dotyczcej sprostowania na wniosek strony treci aktu małestwa nr 41/1948/8 (USC.5135-15/2008 zamiast prawidłowo USC.5135-15/2009). W okresie objtym kontrol w Urzdzie Stanu Cywilnego w Rabie Wynej zarejestrowano łcznie 6 spraw z zakresu zmiany imion i nazwisk, w tym: 1 spraw do 12 czerwca 2009 r., tj. w okresie obowizywania ustawy z 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992 z pón. zm.), i 5 spraw po wskazanej dacie, tj. w okresie obowizywania ustawy z 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414). Kontroli poddano akta spraw: nr USC.5137-1/2009, nr USC.5137-4/2009, USC.5137-5/2009 i nr USC.5137-6/2009. W odniesieniu do sprawy nr USC-5137-1/2009, która została wszczta i zakoczona w okresie obowizywania ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r., Nr 233, poz. 1992 z pón. zm.) stwierdzono, i podanie o zmian nazwiska przyjte zostało od wnioskodawczyni z zachowaniem właciwoci miejscowej. Dokumenty niezbdne do przeprowadzenia postpowania wyjaniajcego skompletowane były prawidłowo. Decyzja posiadała właciw podstaw prawn i prawidłowo powołane publikatory aktów prawnych stanowicych podstaw rozstrzygnicia. Zgodnie z treci art. 11 ustawy o zmianie imion i nazwisk w prawidłowy sposób o dokonanej zmianie zawiadomiono właciwy urzd skarbowy, Policj, właciwy organ ewidencji ludnoci oraz Krajowy Rejestr Karny. W sprawie nr USC-5137-5/2009 wszcztej 4 sierpnia 2009 r., złoony w Urzdzie Stanu Cywilnego w Rabie Wynej wniosek o zmian nazwiska małoletniego podpisany został przez obojga rodziców obywateli polskich, a take przez samego zainteresowanego, który 6
w chwili złoenia podania miał ukoczone 16 lat. Do wniosku załczono m.in. powiadczone kopie polskiego paszportu małoletniego oraz dowodów osobistych i polskich paszportów jego rodziców. W omawianej sprawie w pierwszej kolejnoci zastrzeenia wzbudził sposób przyjcia podania od obojga rodziców oraz samego małoletniego, wystpujcych w roli wnioskodawców. Przepis art. 9 ust. 2 nowej ustawy z dnia 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 220, poz. 1414), zwanej dalej ustaw o zmianie imienia i nazwiska, stanowi bowiem, i zmiana imienia lub nazwiska małoletniego dziecka nastpuje na pisemny wniosek przedstawiciela ustawowego dziecka, nakazujc jednoczenie odpowiednie zastosowanie w takiej sytuacji przepisów art. 8 ust. 2-4 ustawy. W praktyce wniosek w sprawie zmiany nazwiska małoletniego dziecka powinien by zatem złoony przez jednego z rodziców wystpujcego jako przedstawiciel ustawowy dziecka (art. 9 ust. 2 ), przy jednoczesnym wyraeniu przez drugie z rodziców (a take samo dziecko o ile ukoczyło 13 lat), zgody na dokonanie zmiany nazwiska (art. 8 ust. 2). Rzeczona zgoda drugiego z rodziców, (oraz dziecka) powinna zosta wyraona osobicie lub w formie pisemnej z podpisem notarialnie powiadczonym, przy czym osoby zamieszkałe za granic mog wyrazi zgod za porednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej (art. 8 ust. 4). Po drugie, o ile w złoonym w przedmiotowej sprawie wniosku odnotowane zostały, wynikajce z przedłoonych dowodów osobistych, numery PESEL oraz adres zameldowania rodziców dziecka, o tyle nie zawierał on informacji o numerze PESEL oraz adresie zameldowania samego małoletniego, którego dotyczy miała zmiana nazwiska. Naley wskaza, i przepis art. 11 ust. 1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska, w sposób enumeratywny okrela jakie informacje powinny obligatoryjnie znale si we wniosku, wymieniajc wród danych osoby, której zmiana dotyczy m. in. adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub ostatni pobyt stały, a w przypadku jego braku adres pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice (art. 11 ust. 1 pkt 1 lit. b i c) oraz numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (art. 11 ust. 1 pkt 1 lit. d). Jednoczenie, zgodnie z dyspozycj art. 11 ust. 6 ustawy, jeeli przedstawiony wraz z wnioskiem dokument stwierdzajcy tosamo nie zawiera numeru PESEL, naley przedłoy take powiadomienie o nadaniu numeru PESEL albo zawiadczenie o nadaniu tego numeru na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993, z pón. zm.). W chwili złoenia wniosku w niniejszej sprawie małoletni legitymował si polskim paszportem wydanym przez Konsula Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w Chicago, który to dokument nie zawierał informacji o numerze PESEL. W aktach sprawy brak było równie jakichkolwiek innych dokumentów potwierdzajcych nadanie tego numeru. Nie było zatem moliwym ustalenie, czy numer PESEL został w ogóle małoletniemu nadany, a w szczególnoci czy posiadał go w chwili złoenia wniosku o zmian nazwiska. W tym miejscu naley wskaza take na tre przepisu art. 64 k.p.a., który wprowadza szczególny sposób postpowania w przypadku braków formalnych złoonego wniosku. Stanowi on po pierwsze, i jeeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszcego i nie ma monoci ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia si bez rozpoznania (art. 64 1). Jeeli natomiast podanie nie czyni zado innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, naley wezwa wnoszcego do usunicia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, e nieusunicie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania (art. 64 2). Niezalenie od powyszego, w opisywanej sprawie stwierdzono równie, e o ile decyzja dotyczca zmiany nazwiska małoletniego została zgodnie z dyspozycj przepisu art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska - włczona do przechowywanych w Urzdzie Stanu Cywilnego w Rabie Wynej akt zbiorowych aktu urodzenia małoletniego (nr 22/2009) celem naniesienia stosownej wzmianki dodatkowej, o tyle w aktach sprawy brak było zawiadomie właciwych organów o dokonanej zmianie bezporednio po wydaniu 7
decyzji. Zgodnie z przepisem art. 13 ust. 1 pkt 2 i 3 zawiadomienie o zmianie imienia lub nazwiska naley przekaza organowi gminy prowadzcemu ewidencj ludnoci właciwemu ze wzgldu na miejsce pobytu stałego wnioskodawcy i jego małoletnich dzieci, jeeli zmiana nazwiska rozciga si na dzieci, ostatnie miejsce pobytu stałego lub miejsce pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice, jeeli wnioskodawca lub jego małoletnie dzieci s zameldowani wyłcznie na ten pobyt. Jeeli natomiast wnioskodawca lub jego małoletnie dzieci na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nigdy nie posiadali miejsca pobytu stałego oraz nie posiadaj miejsca pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice, stosowne zawiadomienie naley przekaza ministrowi właciwemu do spraw wewntrznych, który prowadzi ewidencj ludnoci w formie zbioru danych osobowych Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (PESEL). W pozostałych skontrolowanych sprawach nie stwierdzono uchybie w kompletowaniu dokumentów niezbdnych do przeprowadzenia postpowania. Decyzje posiadały prawidłow podstaw prawn i prawidłowo powołane publikatory aktów prawnych stanowicych podstaw rozstrzygnicia. Przekazano je do właciwych urzdów stanu cywilnego celem naniesienia stosownych wzmianek w aktach stanu cywilnego. O dokonanych zmianach zawiadomione zostały take odpowiednie organy okrelone w przepisie art. 13 ustawy z 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska. W okresie objtym kontrol w Urzdzie Stanu Cywilnego w Rabie Wynej załoono nastpujce teczki aktowe: 5130 Akta zbiorowe do ksig stanu cywilnego urodzenia, 5131 Akta zbiorowe do ksig stanu cywilnego małestwa, 5132 Akta zbiorowe do ksig stanu cywilnego zgony, 51330 Zawiadczenia o zdolnoci prawnej do zawarcia małestwa za granic, 51331 Zawiadczenia o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa, 5135 Postpowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego, 5137 Odwołania w sprawie zmiany imion i nazwisk, 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, 5145 Wnioski w sprawach o nadanie medalu 50-lecia poycia małeskiego, 5150 Wpisywanie treci zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego, 5152 Odtwarzanie treci aktów stanu cywilnego sporzdzonych za granic, 5153 Statystyka urodze, małestw i zgonów, 5156 Zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego, Prowadzony był take stosowny rejestr, w którym odnotowywano zawiadomienia o przypiskach wysyłane przez Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Rabie Wynej do innych urzdów stanu cywilnego. Teczki aktowe zostały załoone zgodnie z zasadami okrelonymi w 16 instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z pón. zm.), zwanej w dalszej czci protokołu instrukcj kancelaryjn. W wikszoci przypadków tytuły teczek aktowych były zgodne z hasłami klasyfikacyjnymi zawartymi w jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowicym załcznik Nr 4 do instrukcji kancelaryjnej. Wyjtek dotyczył jedynie teczek 5130, 5131 i 5132 8
zawierajcych akta zbiorowe do aktów stanu cywilnego, co do nazewnictwa których udzielono instruktau w trakcie kontroli i odstpiono od wydania zalecenia pokontrolnego w tym zakresie. Stwierdzono take e rozbudowa jednolitego rzeczowego wykazu akt w zakresie symbolu 5133 została dokonana na podstawie zarzdzenia wójta Gminy Raba Wyna w porozumieniu z Archiwum Pastwowym w Krakowie, tj. zgodnie z dyspozycj przepisu 15 instrukcji kancelaryjnej. Urzd Stanu Cywilnego w Rabie Wynej mieci si na parterze budynku Urzdu Gminy. Składa si z pokoju biurowego, w którym przyjmowane s strony oraz przechowywane s zarówno biece jak i archiwalne ksigi stanu cywilnego wraz z aktami zbiorowymi. W Urzdzie Stanu Cywilnego w Rabie Wynej nie funkcjonuje odrbna sala lubów. Przygotowywane jest natomiast, połczone z pokojem biurowym odrbne pomieszczenie, majce docelowo pełni funkcj archiwum Urzdu Stanu Cywilnego. Ksigi stanu cywilnego, akta zbiorowe, druki i pieczcie s przechowywane i zabezpieczone w sposób prawidłowy. II. Ewidencja ludnoci i dowody osobiste Przedmiotem kontroli była realizacja przez Urzd Gminy Raba Wyna, zwany w dalszej czci niniejszego protokołu Urzdem, zada i obowizków wynikajcych z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Zadania te wykonywane były jako zadania zlecone z zakresu administracji rzdowej na podstawie przepisu art. 52 powołanej wyej ustawy. Sprawy z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych prowadzone były przez Pani Elbiet Pytel referenta oraz Pana Mariusza Lemiszk - inspektora. Osoby te wzajemnie si zastpowały. Wyjanie kontrolujcemu udzielała Pani Elbieta Pytel. Badaniami kontrolnymi objto sposób zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania, sposób prowadzenia ewidencji, tryb przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz tryb nadawania numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (PESEL), udostpnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, obieg dokumentacji ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach o wymeldowanie oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie, sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wydawanie dowodów osobistych, a take prowadzenie dokumentacji zwizanej z dowodami osobistymi. Urzd w okresie objtym kontrol prowadził ewidencj ludnoci w systemie teleinformatycznym i kartotecznym w formie gminnych zbiorów meldunkowych jako zbioru danych stałych mieszkaców, zbioru danych byłych mieszkaców, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy. 9
Zbiór danych stałych mieszkaców w systemie kartotecznym prowadzony był w formie indywidualnych kart osobowych mieszkaców w obowizujcym układzie terytorialnym z uwzgldnieniem podziału według miejscowoci i numeru domu. Zbiór danych byłych mieszkaców w systemie kartotecznym równie był prowadzony w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były karty osób, które wymeldowały si i nie zameldowały w nowym miejscu, karty osób, które zostały wymeldowane w drodze decyzji administracyjnej, karty osób, które wymeldowały si na stałe za granic, karty osób zmarłych oraz zawiadomienia o zameldowaniu osoby na pobyt stały w nowym miejscu. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice nie odpowiadał wymogom okrelonym przepisem 28 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1999 z pón. zm.) bowiem nie był prowadzony w formie kartoteki ułoonej w porzdku alfabetycznym, według nazwisk osób wykonujcych obowizek zameldowania na ten pobyt. W systemie teleinformatycznym ewidencja ludnoci prowadzona była w oparciu o program firmy TENSOFT z Opola. Stwierdzono, i zastosowany w Urzdzie program do prowadzenia ewidencji ludnoci spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych, okrelonych w art. 44 a ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). W dniu 31 grudnia 2009 r. w Gminie zameldowanych było 14164 stałych mieszkaców. Na pobyt czasowy ponad 3 miesice zameldowanych było 167 osób, w tym 19 cudzoziemców. Natomiast na pobyt czasowy do 3 miesicy zameldowanych było 39 osób, w tym 16 cudzoziemców. Czasow nieobecno w miejscu pobytu stałego zgłosiło 7 mieszkaców Gminy. W okresie objtym kontrol w Urzdzie przyjto 281 zgłosze pobytu stałego oraz 86 zgłosze wymeldowania z miejsca pobytu stałego, 90 zgłosze pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice oraz zameldowano 7 osób na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy. Z urzdów stanu cywilnego wpłynło: 190 odpisów skróconego aktu urodzenia, 190 odpisów skróconego aktu małestwa w tym 10 z adnotacj o rozwodzie, 99 odpisów skróconego aktu zgonu. W 233 przypadkach kontrolowany Urzd zwrócił si do Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji o nadanie numeru PESEL i nadanie numeru ewidencyjnego nastpiło. Wszystkie powysze zdarzenia stanowiły podstaw do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. W kontrolowanym okresie do Urzdu wpłynły 4 zawiadomienia o zmianie nazwiska i 2 o zmianie imienia. Aktualizacja odbywała si take w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach wydanych dowodów osobistych. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało si w sposób okrelony w rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Osoby zgłaszajce pobyt lub wymeldowanie otrzymywały 10
zawiadczenie potwierdzajce dopełnienie tej czynnoci. Zgłoszenia meldunkowe i zawiadomienia słuce do aktualizacji zbiorów meldunkowych po ich wykorzystaniu układane były wg rodzajów dokumentów. Kontrolujc wyrywkowo 30 zgłosze meldunkowych pod wzgldem poprawnoci ich wypełnienia, stwierdzono, e zgłoszenia te w wikszoci zawierały wymagane wpisy powodujce aktualizacj gminnego zbioru meldunkowego. W 8 przypadkach na tych zgłoszeniach brak było nazwiska rodowego jednego z rodziców, w 4 przypadkach nie wpisano miejsca urodzenia oraz w 13 przypadkach nie podano daty wanoci dokumentu stwierdzajcego tosamo. Postpowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych dla noworodków nie budziło zastrzee. Poddano kontroli odpisy skrócone aktów urodzenia o numerach: 1470/2009 wydany przez USC w Nowym Targu, 443/2009 wydany przez USC w Suchej Beskidzkiej oraz 147/2009 wydany przez USC w Zakopanem. Stwierdzono, e do gminnego zbioru meldunkowego prawidłowo wprowadzono dane zawarte w tych dokumentach oraz wprowadzono numery PESEL zgodnie z powiadomieniami Ministerstwa Spraw Wewntrznych i Administracji. Kontrolowany Urzd sporzdzał i przekazywał do Urzdu Skarbowego w Nowym Targu wykazy zmarłych mieszkaców gminy. Sprawy te rejestrowane były w teczce o symbolu: SO.5112 i hale: Wykazy osób zmarłych dla urzdu skarbowego. Kontroli poddano wykazy sporzdzone w okresie od 2 stycznia do 10 lutego 2009 r. oraz od 28 padziernika 2009 r. do 4 grudnia 2009 r., ustalajc, i w przypadku skróconych aktów zgonu o numerach: 49/2009, 666/2009, 668/2009, 683/2009 wydanych przez USC w Nowym Targu, 33/2009, 34/2009, 35/2009 wydanych przez USC w Rabie Wynej oraz 1/2009 wydany przez USC w Rabce- Zdroju nie został zachowany 14 dniowy termin od dnia otrzymania skróconego aktu zgonu do przekazania informacji o zgonie urzdowi skarbowemu wynikajcy z przepisu art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z pón. zm.). Kontrolowany Urzd zawiadamiał właciwego wojskowego komendanta uzupełnie o zmianach adresowych osób podlegajcych obowizkowi meldunkowemu. Jednake z okazanych do kontroli dokumentów nie wynikało, by zawiadomienia te wysyłane były zgodnie z przepisem 5 pkt 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowizku meldunkowego, obowizku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnie oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granic (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480), tj. w cigu 3 dni od dnia dopełnienia obowizku meldunkowego. W trakcie kontroli udzielono pracownicy instruktau w tym zakresie. Współpraca kontrolowanego Urzdu z Zakładem Obsługi Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie (obecnie Oddziałem Informatyki w Biurze Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie) w zakresie obiegu dokumentacji, aktualizacji zbiorów, wyjaniania rozbienoci oraz dokonywania korekt w gminnym zbiorze meldunkowym w Urzdzie nie zawsze odbywała si zgodnie z przepisem 7 ust. 1 i 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), tj. nie zawsze zachowany był 5-dniowy termin przekazywania tych danych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Jak ustalono, przekazywane dane w okresie: 10.11-23.11.2009 oraz 23.11-03.12.2009 odbyły si z naruszeniem tego terminu. 11
Podczas kontroli sprawdzono prawidłowo przepływu danych pomidzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzdzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, e wytypowane do kontroli zgłoszenia pobytu stałego (10 szt.), zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego (10 szt.) oraz zgłoszenia pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice (10 szt.) zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Wpływajce wnioski o udostpnienie danych rejestrowane były w teczce o symbolu SO.51180 i hale: Udostpnianie danych. W spisie spraw prowadzonym dla tej teczki w2009 roku zarejestrowanych zostało 439 spraw. W teczce tej znajdowały si wnioski o udostpnienie danych z gminnego zbioru meldunkowego lub kopie udzielonych odpowiedzi. Poddano kontroli wnioski, które wpłynły w okresie od dnia 2 stycznia do dnia 15 stycznia 2009 r. oraz od dnia 15 grudnia 2009 r. do dnia 31 grudnia 2009 r. Ustalono, i w przypadku 2 wniosków zarejestrowanych pod sygn.: SO.51180-21/2009 oraz SO.51180-420/2009 udzielono odpowiedzi na wnioski złoone na nieaktualnym formularzu o udostpnienie danych, nie pouczajc wnioskodawców o wymogu składania zapytania na obowizujcym formularzu ( 1 pkt 1 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie okrelenia wzorów wniosków o udostpnienie danych z ewidencji ludnoci, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 214, poz. 1353). Kontroli poddano postpowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z pón. zm.), ze szczególnym uwzgldnieniem przepisów dotyczcych terminów załatwiania spraw, uprawnie stron w postpowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). W okresie objtym kontrol dla spraw z zakresu ewidencji ludnoci została w Urzdzie załoona teczka aktowa znak SO.51151 Decyzje dotyczce wymeldowa. W spisie spraw dla teczki SO.51151 zarejestrowanych zostało 14 spraw, z których 3 zakoczono poprzez wydanie decyzji o wymeldowaniu, 1 o odmowie wymeldowania, 8 o umorzeniu postpowania oraz 1 o anulowaniu czynnoci materialno-technicznej. Jedna sprawa w dniu kontroli pozostawała w toku załatwienia. Do kontroli wytypowano pi postpowa meldunkowych. We wszystkich tych postpowaniach organ orzekajcy w sprawie naruszył przepis art. 28 k.p.a. gdy nie ustalił prawidłowego krgu stron danego postpowania, bowiem wszczynajc postpowanie, nie zadał od wnioskodawców aktualnego wypisu z ksig wieczystych. Ponadto ustalono: Sprawa znak SO.51151-2/2009 została prawidłowo rozstrzygnita w trybie przepisu art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych poprzez wydanie decyzji o wymeldowaniu. W niniejszej sprawie został przez sd ustanowiony w trybie przepisu art. 34 1 k.p.a. przedstawiciel dla osoby nieobecnej jednake organ meldunkowy nie powiadomił kuratora zarówno o wszczciu przedmiotowego postpowania, jak i przed wydaniem decyzji nie umoliwił wypowiedzenie si temu przedstawicielowi co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszenia ewentualnych da. Naruszono tym samym dyspozycje przepisów odpowiednio art. 61 4 oraz art. 10 1 k.p.a. W podstawie prawnej decyzji 12
błdnie wskazano publikator ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych: Dz. U. Nr 87 z dnia 21.08.2001 r. z póniejszymi zmianami, a prawidłowo winno by: Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm. W sprawie znak SO.51151-9/2009 zasadnie umorzono postpowanie, z uwagi na fakt, i strona sama dokonała wymeldowania si z miejsca pobytu stałego, z tym e decyzja jak w przedmiotowej sprawie wydał Wójt Gminy Raba Wyna nie spełniała wymogów przepisu art. 107 3 k.p.a., bowiem w uzasadnieniu faktycznym tej decyzji nie została przytoczona tre przepisu art. 105 1 k.p.a., który stanowił podstaw prawn wydanego rozstrzygnicia. W trakcie kontroli zwrócono te pracownikowi uwag na konieczno uzupełnienia powyszych akt sprawy poprzez dołczenie do nich kserokopii formularza meldunkowego potwierdzajcego zasadno wydanej decyzji. W sprawie znak SO.51151-10/2009 wydano w oparciu o przepisy art. 15 ust. 2 cyt. ustawy decyzj o wymeldowaniu. Urzd w trybie przepisu art. 34 1 k.p.a. wystpił do sdu z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej, jednake po jego ustanowieniu nie zwrócono si do sdu o prawomocne orzeczenie, którym powołano kuratora dla osoby nieobecnej. Ponadto stwierdzono te uchybienia proceduralne w stosowaniu przez organ I instancji przepisów art. 36 k.p.a. Organ I instancji wszczł postpowanie w dniu 11 maja 2009 r., a zatem zawiadomienie o niezałatwieniu sprawy w terminie okrelonym w przepisie art. 35 k.p.a. obowizany był przesła do stron postpowania w dniu 11 lipca 2009 r., a nie jak uczynił to dopiero 24 lipca 2009 r. W podstawie prawnej wydanej decyzji błdnie wskazano publikator ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych gdy zamiast: Dz. U. Nr 139 poz. 993 z dnia 04.08.2001 r. z póniejszymi zmianami, prawidłowo winno by: Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm. Równie w decyzji tej naruszono przepis art. 107 3 k.p.a. - bowiem w uzasadnieniu faktycznym decyzji organ meldunkowy nie przytoczono jak i nie wyjaniono treci przepisu art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych mimo, i przepis ten stanowił podstaw prawn rozstrzygnicia tej decyzji. Sprawa znak SO.51151-13/2009 wszczta w przedmiocie wymeldowania z miejsca pobytu stałego, w dacie prowadzenia kontroli, nadal pozostawała w toku załatwienia. Urzd w trybie przepisu art. 34 1 k.p.a. wystpił do sdu z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej, jednake i w tym przypadku po jego ustanowieniu nie zwrócono si o prawomocne orzeczenie sdu powołujce kuratora dla osoby nieobecnej jak i nie powiadomiono kuratora o wszczciu przedmiotowego postpowania. Równie i w tym postpowaniu naruszono przepis art. 36 k.p.a. Natomiast od dnia 16 kwietnia 2009 r. Urzd nie podejmował adnych czynnoci w sprawie. Tym samym doszło do bezczynnoci organu meldunkowego. Sprawa znak SO.51151-16/2009 została prawidłowo rozstrzygnita w drodze decyzji orzekajcej o anulowaniu czynnoci materialno-technicznej. Natomiast w sentencji tej decyzji podano jedynie dat rejestracji pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice, a nie wskazano zamierzonego czasu jego trwania. Kolejne uchybienie dotyczyło nieprawidłowego wskazania przez organ I instancji w uzasadnieniu faktycznym decyzji przepisów art. 6 ust. 1 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych, bowiem przedmiotem niniejszego postpowania był pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice - o którym stanowi przepis art. 7 ust. 1 cyt. ustawy - a nie pobyt stały. Doszło tym samym do uchybie w zakresie stosowania prawa materialnego. Jednoczenie w uzasadnieniu faktycznym swej decyzji organu I instancji nie przytoczył jak i nie wyjanił treci przepisu art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji i dowodach 13
osobistych, mimo i przepis ten stanowił podstaw prawn rozstrzygnicia prowadzonej sprawy meldunkowej - czym naruszono przepis art. 107 3 k.p.a. Kontrolujc zagadnienia zwizane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym zwizanej, prowadzenie i aktualizacj ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych. Wyjanie kontrolujcemu udzielała Pani Elbieta Pytel. Urzd posiadał 1 zestaw komputerowy do realizacji dowodów osobistych. Kart dostpu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 3 osoby. W kontrolowanym okresie wydano 638 dowodów osobistych. Do wymiany pozostały jeszcze 292 ksieczkowe dowody osobiste (stan na dzie kontroli). Według owiadczenia pracownicy liczba ta dotyczyła osób, które przebywaj poza granicami kraju. Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego były porównywane z danymi znajdujcymi si w gminnym zbiorze meldunkowym oraz danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłoenie takiego dokumentu przez osob wnioskujc było niezbdne. Po takiej weryfikacji, dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Kontroli poddano wnioski o niej wymienionych numerach formularzy: D 6608707, D 6608638, D 6608684. Zwrócono uwag na fakt, i pracownik przyjmujc wniosek o numerze formularza D 6608707 nie zadał od osoby składajcej wniosek odpisu skróconego aktu urodzenia - czym naruszony został przepis 7 ust. 1 pkt 3 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich uniewaniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384). Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a take przy jego odbiorze. Przy wrczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowo jego wystawienia. Osoba odbierajca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w czci B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty był uniewaniany i zwracany wnioskodawcy zgodnie z 5 ust. 3a rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodów osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz. 1182), a od dnia 24 marca 2009 r. zgodnie z 22 ust. 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich uniewaniania, wymiany zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384). Wytworzone w Centrum Personalizacji Dokumentów dowody osobiste trafiały do kontrolowanego Urzdu za porednictwem Komendy Powiatowej Policji w Nowym Targu. W kontrolowanym okresie Urzd nie poredniczył w wydawaniu dowodów osobistych. W 8 przypadkach Wójt Gminy Raba Wyna, bdc właciwym do wydania dowodu osobistego, otrzymał wnioski o wydanie dowodu osobistego od innych organów w celu realizacji. Dokumentacja stanowica podstaw do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Skontrolowano 4 koperty dowodowe wydanych dowodów osobistych (ARY 815568, ASG 010067, ARS 327357, ASA 344623) pod wzgldem 14
kompletnoci, a take prawidłowoci wydawania dowodów osobistych. Stwierdzono, e dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna. Nastpnie dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w gminnym zbiorze meldunkowym powyszych dowodów osobistych (ARP 222458, ARP 222459, ARP 222460, ARP 022558) stwierdzajc, i wszystkie dowody osobiste zostały wczytane do tego zbioru prawidłowo. Koperty dowodowe - zgodnie z 33 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999 z pón. zm.) oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, dat urodzenia, numerem PESEL oraz seri i numerem dowodu osobistego. W okresie objtym kontrol Urzd na danie otrzymał z innych urzdów gmin w celu połczenia dokumentacji 395 kopert dowodowych, a wysłał w tym samym celu 75 kopert dowodowych. W sytuacji, gdy do kontrolowanego Urzdu wpłynło wezwanie o przesłanie koperty dowodowej wezwanie to umieszczano w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty dowodowej, czyli zgodnie z 34 ust. 3 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Wszystkie operacje zwizane z obiegiem dokumentacji, uniewanianiem dotychczasowych dowodów osobistych, w zwizku z wymian i zwrotem tych dokumentów, były dokonane w ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych, zarówno w systemie teleinformatycznym jak i w systemie kartotecznym. Urzd przekazywał zgłoszenia aktualizacyjne (NIP-3) naczelnikowi urzdu skarbowego właciwego dla podatnika. Kontroli poddano wykazy sporzdzone w okresie od 30 wrzenia do 31 grudnia 2009 r. ustalajc, i zgłoszenia te nie zostały przekazane w obowizujcych terminach, czyli w terminie 7 dni od dnia złoenia przez podatnika tego zgłoszenia czyn naruszono przepis art. 9 ust. 1b ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z pón. zm.). W okresie objtym kontrol zostało zgłoszonych w Urzdzie 60 utrat dowodów osobistych. W sprawach tych, zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych wydane zostały przez Urzd stosowne zawiadczenia. Dowody osobiste przesyłane z urzdów stanu cywilnego wraz z odpisami skróconymi aktów zgonu, w sytuacji gdy osoba zawiadamiajca nie odebrała dowodu osobistego osoby zmarłej, były uniewaniane w SOO (w przypadku dokumentów nowego wzoru) lub kasowane w ewidencji kartotecznej (w przypadku ksieczkowych dowodów osobistych). Skasowany dowód osobisty wraz z odpisem skróconym aktu zgonu zgodnie z przepisem 32 ust. 8 cyt. rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. przechowywany był kopercie dowodowej. W przypadku gdy skasowany dowód osobisty został przez kierownika urzdu stanu cywilnego zwrócony zgłaszajcemu zgon, w kopercie dowodowej przechowywane było stosowne zawiadomienie (o którym mowa w 32 ust. 7 cyt. rozporzdzenia). 15