WOJEWODA MAŁOPOLSKI. WO.IV Kraków, dnia 06 CZE Szanowny Pan Adam Piaśnik Wójt Gminy Jerzmanowice-Przeginia

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO.IV Kraków, dnia 06 CZE Szanowny Pan Adam Piaśnik Wójt Gminy Jerzmanowice-Przeginia Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206), zgodnie z Planem kontroli zewnętrznych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na 2011 r., w dniu 18 marca 2011 r. została przeprowadzona kontrola problemowa w Urzędzie Gminy Jerzmanowice-Przeginia w zakresie rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludności i dowodów osobistych. W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Pana Wójta, przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. W wyniku przeprowadzonej kontroli pozytywnie z uchybieniami została oceniona realizacja czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego na podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z późn. zm.) oraz prowadzenie spraw zmiany imion i nazwisk na podstawie ustawy z dnia z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414). Wykonywanie zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) oceniono pozytywnie. Powyższą ocenę uzasadniają następujące ustalenia i oceny szczegółowe. I. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk Kontrola rejestracji stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Jerzmanowicach- Przegini wykazała dbałość w zakresie prowadzenia i przechowywania ksiąg stanu cywilnego oraz sporządzania aktów stanu cywilnego. Akty sporządzone zostały starannie i czytelnie. Stosowano prawidłową numerację aktów stanu cywilnego oraz prawidłową pisownię dat urodzenia, małżeństwa i zgonu. Wszystkie akty urodzenia w okresie objętym kontrolą sporządzono w trybie szczególnym, na podstawie decyzji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Jerzmanowicach- Przegini. Dokumenty do akt zbiorowych aktów urodzenia kompletowane były w sposób prawidłowy. W dokumentach zbiorowych znajdowały się zagraniczne odpisy aktów urodzeń wraz z tłumaczeniami dokonanymi przez tłumaczy przysięgłych na język polski, a ponadto Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 podania o wpisanie aktów urodzeń do polskich ksiąg stanu cywilnego. Akty urodzenia zawierały dane określone w art. 40 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z późn. zm.), zwanej dalej: p.a.s.c. W przypadku, gdy w zagranicznym odpisie aktu stanu cywilnego nie figurowały wszystkie wymagane przepisami polskiego prawa dane, akt sporządzony w polskiej księdze stanu cywilnego podlegał w zakresie powyższych danych uzupełnieniu w trybie art. 36 p.a.s.c. Kontrola akt zbiorowych do aktów małżeństw wykazała prawidłowość kompletowania dokumentów. W przypadku aktów małżeństw zawieranych w formie określonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.), zwanej dalej k.r.o., tj. małżeństw zawartych przed duchownym ze skutkiem cywilnym, stwierdzono zachowanie określonego w art. 8 3 k.r.o. pięciodniowego terminu przekazywania przez duchownych zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa. Na zaświadczeniach odnotowywano datę ich wpływu do Urzędu. Akty małżeństwa sporządzano w dniu wpływu zaświadczeń tj. zgodnie z art. 16 p.a.s.c., który nakazuje sporządzenie aktu w dniu zgłoszenia zdarzenia powodującego jego sporządzenie. Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wydawane były zgodnie z treścią przepisu art. 4 1 k.r.o. W zakresie rejestracji zgonów kontrola wykazała, że zgłoszenia zgonów dokonywane były prawidłowo, w ustawowym terminie i przez osoby do tego upoważnione, zgodnie z treścią art. 65 p.a.s.c. Terminy sporządzania aktów zgonu były zachowane. Akta zbiorowe do poszczególnych aktów zgonu kompletowane były prawidłowo. Każdorazowo znajdowały się w nich karty zgonu. Odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie art. 83 p.a.s.c., określającego krąg osób upoważnionych do występowania z wnioskiem. Na podaniach o wydanie odpisów z akt stanu cywilnego odnotowywano dane z dokumentów tożsamości wnioskodawców. Rzetelnie ustalany był interes prawny podmiotów wnioskujących o wydanie odpisów. Odbiór dokumentu przez wnioskodawcę potwierdzany był podpisem na podaniu. Prawidłowo zawiadamiano organy ewidencji ludności oraz organy wydające dowody osobiste o zmianach w aktach stanu cywilnego. Dokumentacja prowadzona była w formie rejestru odpisów aktów stanu cywilnego i zawiadomień przekazywanych do organów ewidencji ludności i organów wydających dowód osobisty. W prawidłowy sposób, zgodnie z przepisami p.a.s.c. oraz ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), zwanej dalej k.p.a., prowadzono postępowanie wyjaśniające przed wydaniem decyzji. Skontrolowane decyzje zostały wydane w terminach określonych w art. 35 k.p.a., za wyjątkiem przypadków opisanych w dalszej części niniejszego wystąpienia, posiadały prawidłową podstawę prawną oraz prawidłowe pouczenie o prawie do odwołania. W skontrolowanych sprawach z zakresu zmiany imion i nazwisk dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego skompletowano prawidłowo, w sposób zgodny z wymogami art. 11 ustawy z dnia z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414). Decyzje wydano z zachowaniem właściwości miejscowej i przekazano do właściwego urzędu stanu cywilnego celem naniesienia stosownych wzmianek w aktach stanu cywilnego. Podstawy prawne powołano w decyzji 2

3 prawidłowo. O dokonanych zmianach zawiadomione zostały odpowiednie organy określone w art. 13 ust 1 pkt 2 i 4 ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Teczki aktowe prowadzono zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt stanowiącym załącznik Nr 4 do Instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.). W trakcie pracy nie ustrzeżono się opisanych poniżej uchybień. W wyniku kontroli dokumentacji wybranych spraw dotyczących wpisania do polskich ksiąg stanu cywilnego zagranicznych aktów urodzeń stwierdzono, że zarówno w treści wydanych decyzji, jak i w treści sporządzonych na podstawie tych decyzji aktów stanu cywilnego nieprawidłowo zamieszczono dane dotyczące miejsca urodzenia dzieci: Paryż zamiast Paris w przypadku decyzji nr 5150/1/2010 i aktu urodzenia nr 1/2010, Londyn zamiast London w przypadku decyzji nr 5150/2/2010 i sporządzonego na jej podstawie aktu urodzenia nr 2/2010 oraz Aberdeen (Szkocja) zamiast Aberdeen (Wielka Brytania) w przypadku decyzji nr 5150/4/2010 oraz aktu urodzenia nr 4/2010. Powyższe uchybiało przepisowi 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.) zwanego dalej rozporządzeniem MSWiA, który stanowi, że nazwę miejscowości położonej za granicą wpisuje się w akcie stanu cywilnego lub w jego odpisie w pisowni oryginalnej w alfabecie łacińskim. Obok nazwy miejscowości można wpisać nazwę państwa. W decyzjach nr 51350/8/2010, 51350/9/2010, 51350/11/2010 dotyczących sprostowania i uzupełnienia treści aktów urodzenia jako podstawy prawne powołano jedynie art. 104 k.p.a. oraz art. 36 p.a.s.c. Art. 36 p.a.s.c. stanowi, że akt stanu cywilnego nie zawierający wszystkich danych, które powinny być w nim zamieszczone, podlega uzupełnieniu. Podstawą dla sprostowania treści aktu stanu cywilnego jest art. 28 p.a.s.c., zgodnie z którym w akcie stanu cywilnego nie można dokonywać żadnych zmian, chyba że ustawa stanowi inaczej. Można jedynie sprostować oczywisty błąd pisarski. Powyższe stanowiło naruszenie art. 107 k.p.a., zgodnie z którym powołanie podstawy prawnej jest obligatoryjnym składnikiem struktury decyzji administracyjnej. Podstawa prawna decyzji administracyjnej musi być powołana dokładnie, a więc ze wskazaniem mających zastosowanie w sprawie przepisów określonego aktu prawnego wraz z powołaniem źródła jego publikacji (...) (B. Adamiak, J. Borkowski Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz Wydawnictwo CH Beck, Warszawa 2004). Skorowidze alfabetyczne dla aktów małżeństwa i zgonu prowadzone były dla aktów sporządzonych w latach , tj. z uchybieniem 16 rozporządzenia MSWiA nakazującego prowadzenie odrębnych skorowidzów alfabetycznych dla każdego rodzaju aktów stanu cywilnego sporządzonych w roku kalendarzowym. W okresie objętym kontrolą (1 stycznia - 31 grudnia 2010 r.) Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Jerzmanowicach-Przegini była Pani Iwona Piwowarczyk zatrudniona na tym stanowisku na podstawie porozumienia z 18 maja 2009 r. nr OR /09, 3

4 zmieniającego ze skutkiem od 1 czerwca 2009 r. warunki zatrudnienia określone w umowie o pracę zawartej w dniu 8 września 1986 r. Pani Iwona Piwowarczyk ukończyła studia II stopnia na Wydziale Humanistycznym Uniwersytetu Pedagogicznego im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, kierunek: Politologia, specjalność: Administracja Publiczna w dniu 27 lutego 2009 r. uzyskując tytuł magistra. Podjęcie studiów nastąpiło w okresie obowiązywania rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 18 kwietnia 2002 r. (Dz. U. Nr 116, poz z późn. zm.) w sprawie określenia standardów nauczania dla poszczególnych kierunków studiów i poziomu kształcenia, która to regulacja w przeciwieństwie do aktualnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 lipca 2007 r. w sprawie standardów kształcenia dla poszczególnych kierunków oraz poziomów kształcenia, a także trybu tworzenia i warunków jakie musi spełniać uczelnia, by prowadzić studia międzykierunkowe oraz makrokierunki (Dz. U. Nr 164, poz. 1166) nie zawierała w ogóle standardów dla kierunków: Prawo i Administracja. Mając na względzie, iż skutkiem wprowadzonej z dniem 28 października 2008 r. ustawą z dnia 19 września 2008 r. o zmianie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2008 r. Nr 182, poz. 1121) nowelizacji ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, stało się wprowadzenie wymogu posiadania przez kandydata na kierownika urzędu stanu cywilnego wykształcenia wyższego ( studia prawnicze lub administracyjne ) zachodzą wątpliwości, czy mimo braku określenia standardów dla tych kierunków w okresie nauki Pani Iwony Piwowarczyk można uznać, iż ukończony przez wymienioną kierunek: Politologia, specjalność Administracja Publiczna jest równoznaczny z kierunkiem Administracja według standardu obowiązującego na dzień wprowadzenia wymogu specjalistycznego wykształcenia do ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (28 października 2008 r.), zatem czy nawiązanie stosunku pracy z kierownikiem urzędu stanu cywilnego nastąpiło zgodnie z przepisami prawa. W obowiązujących uczelnie wyższe przepisach prawa nie funkcjonuje określenie: studia prawnicze czy studia administracyjne. Studia w uczelni wyższej realizowane są na kierunkach i dodatkowo mogą być realizowane w specjalnościach, których programy są uchwalane przez autonomiczne w tym względzie rady wydziałów. W obszarze specjalności rady wydziałów uchwalają program tak, aby wyposażyć absolwenta w konkretną wiedzę umiejętności, które znajdą zastosowanie w przyszłej pracy. Ustalenia w kwestii oceny kwalifikacji Pani Iwony Piwowarczyk na stanowisko kierownika urzędu stanu cywilnego, podjęte przez Wojewodę Małopolskiego przy współpracy z służbami prawnymi Wojewody (Wydział Nadzoru i Kontroli MUW, Biuro Organizacji MUW), Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz władzami Uniwersytetu Ekonomicznego im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie prowadzą wprawdzie do konkluzji, iż zawarty w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego termin studia prawnicze lub administracyjne należy interpretować expressis verbis, tj. jako kierunek: Prawo lub kierunek: Administracja. Powyższe potwierdza m.in. fakt, iż zgodnie z cyt. rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 12 lipca 2007 r. Politologia i Administracja są wskazane jako odrębne kierunki studiów, dla których określone są odrębne standardy kształcenia. Ponadto uzasadnienie do projektu ustawy z 19 września 2008 r. o zmianie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o opłacie skarbowej przewidywało wprost konieczność ukończenia przez osoby zatrudnione na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego lub jego zastępcy wyższych studiów magisterskich na kierunku prawo lub administracja lub podyplomowych studiów administracyjnych, co wskazuje na intencję ustawodawcy w tym zakresie. Należy jednakże zauważyć, iż wobec braku jednolitej interpretacji zawartych w ustawie - Prawo o aktach stanu cywilnego terminów określających wymagania w zakresie wykształcenia osoby ubiegającej się o stanowisko kierownika lub zastępcy kierownika urzędu 4

5 stanu cywilnego, nie jest oczywistym, iż można uznać uzyskane przez Panią Iwonę Piwowarczyk kwalifikacje za niewystarczające do pracy na tym stanowisku. Z wyjaśnień przekazanych przez władze Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie wynika, że absolwent, który ukończył studia II stopnia na kierunku: Politologia specjalność: Administracja publiczna zrealizował program studiów (stworzony na bazie standardów powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z 18 kwietnia 2002 r.) wykazujący zarówno elementy wspólne jak też różnice w treściach podstawowych i kierunkowych w stosunku do standardów dla studiów II stopnia dla kierunku Administracja. Niezależnie od powyższego, mając na uwadze zaistniałe wątpliwości, zasadnym byłoby uzupełnienie przez Panią Iwonę Piwowarczyk zdobytej w toku studiów i późniejszej pracy zawodowej wiedzy na studiach podyplomowych w zakresie administracji. II. Ewidencja ludności i dowody osobiste Kontrola wykazała poprawne realizowanie zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Dokumentacja związana z ewidencją ludności i dowodami osobistymi prowadzona była zgodnie z przepisami, obieg dokumentacji służącej do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych odbywał się prawidłowo. Zdarzenia wynikające z ruchu ludności oraz zmiany danych osobowych wprowadzane były do zbiorów meldunkowych. Zastosowany przez Urząd program teleinformatyczny do prowadzenia ewidencji ludności spełniał wszystkie wymagania w zakresie gromadzenia danych określonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Na skontrolowanych 30 zgłoszeń meldunkowych pod względem poprawności ich wypełnienia stwierdzono, że zgłoszenia te zawierały wszystkie wymagane wpisy określone w przepisie art. 11 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Kontrolowany Urząd przekazywał do Wojewody Małopolskiego informacje dotyczące zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych zgodnie z przepisem 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996). Kontrolowany Urząd sporządzał i przekazywał do II Urzędu Skarbowego w Krakowie wykazy zmarłych mieszkańców gminy zgodnie z przepisem art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z późn. zm.), czyli w terminie 14 dni od otrzymania aktu zgonu. Terminowo zawiadamiano właściwego wojskowego komendanta uzupełnień o zmianach adresowych osób podlegających wojskowemu obowiązkowi meldunkowemu ( 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz z późn. zm.). 5

6 Kontrolując postępowania administracyjne prowadzone w sprawach ewidencji ludności stwierdzono, iż w sprawach o sygn. akt: USC /10 oraz USC /10 zasadnie umorzono postępowania w oparciu o przepis art k.p.a. z uwagi na fakt, iż strony same dokonały wymeldowania się z miejsca pobytu stałego, jednakże w uzasadnieniu faktycznym decyzji nie została przytoczona treść przepisu art k.p.a., który stanowił podstawę prawną wydanego rozstrzygnięcia czym naruszono przepis art k.p.a. W sprawie o sygn. akt: USC /10 o wymeldowanie osoby z pobytu stałego stwierdzono, iż naruszono przepis art. 28 k.p.a., gdyż nie ustalono prawidłowego kręgu stron postępowania. Ponadto naruszono przepis art. 79 k.p.a., albowiem strony postępowania nie zostały powiadomione o terminie przeprowadzenia oględzin budynku. Organ nie dał też stronie przed wydaniem decyzji możliwości zapoznania się z aktami sprawy oraz ustosunkowania się do zebranego materiału dowodowego w oparciu o przepis art. 10 k.p.a. Wiedząc, że osoba mieszkała w innej miejscowości winien zastosować przepis art. 52 k.p.a. i zwrócić się do właściwego organu o pomoc prawną, w tym przypadku wezwanie przez tamtejszy organ osoby celem zapoznania się z aktami sprawy i zgłoszenia swoich wniosków przed wydaniem decyzji. Ponadto w decyzji wskazano imiona rodziców i datę urodzenia osoby objętej wnioskiem o wymeldowanie, pomimo iż obowiązuje ustawa o ochronie danych osobowych. Sprawy z zakresu dowodów osobistych prowadzone były prawidłowo. Kontrolując wnioski o wydanie dowodu osobistego zwrócono uwagę, iż pracownik przyjmujący wniosek wpisywał na wniosku w rubryce adnotacje urzędowe numer aktu, który został sporządzony w Urzędzie Stanu Cywilnego w Jerzmanowicach-Przegini, a wpis ten winien być dokonany przez Kierownika USC w Jerzmanowicach-Przegini, który potwierdza zgodność danych zawartych we wniosku ze sporządzonym aktem stanu cywilnego. Kontrola wykazała naruszenie przepisu 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. z 2000 r. Nr 112, poz z późn. zm.), gdyż wnioskodawca składając wniosek o dowód osobisty nie otrzymywał części B formularza, będącej potwierdzeniem złożenia wniosku oraz określającej termin odbioru dowodu osobistego. Organizacja pracy na stanowiskach ewidencji ludności i dowodów osobistych zapewniała prawidłową obsługę mieszkańców, niemniej jednak stwierdzono, że strony posiadają zbyt łatwy dostęp do dokumentacji kartotecznej i sprzętu komputerowego, który znajduje się na kontrolowanych stanowiskach. Z uwagi na obowiązek zapewnienia właściwej ochrony przetwarzanych danych osobowych należy podjąć działania organizacyjne w celu skutecznej ochrony danych osobowych. W trakcie kontroli stwierdzono wykonane dwóch z czterech wydanych przez Wojewodę Małopolskiego w wystąpieniu z dnia 12 stycznia 2010 r., znak: SO.IV /09 zaleceń pokontrolnych, tj. przyjmowane od osób wykonujących obowiązek meldunkowy formularze meldunkowe zawierały wszystkie wymagane wpisy oraz wezwania o przesłanie koperty dowodowej umieszczano w miejscu dotychczasowego jej przechowywania. Natomiast w dalszym ciągu przy prowadzeniu postępowań meldunkowych naruszane były przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, a mianowicie: art. 10 k.p.a., art. 28 k.p.a., 52 k.p.a., art. 79 k.p.a., art k.p.a. Nie zorganizowano stanowiska pracy do spraw ewidencji ludności i wydawania dowodów osobistych w sposób uniemożliwiający osobom 6

7 nieupoważnionym wstęp do części pomieszczenia, w której znajduje się dokumentacja i sprzęt komputerowy. III. Weryfikacja ilości prowadzonych spraw Podczas kontroli zweryfikowano informację o ilości spraw prowadzonych w okresie od 1 lipca 2009 r. do 30 czerwca 2010 r. dotyczących zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, przekazaną przez kontrolowaną jednostkę na potrzeby obliczenia wysokości dotacji. Weryfikacja informacji o ilości spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk wykazała, że dane w powyższym zakresie zostały przekazane w sposób rzetelny. Rozbieżność pomiędzy ilością spraw zadeklarowanych w pozycji: Sporządzanie aktów stanu cywilnego, a ilością spraw stwierdzoną w trakcie kontroli wynikała z błędu redakcyjnego powstałego przy sporządzaniu sprawozdania, przyczyną rozbieżności pomiędzy ilością spraw zadeklarowanych w pozycji: Zawiadamianie organów ewidencji ludności o zmianach w aktach stanu cywilnego (z wyłączeniem spraw dotyczących zmian imion i nazwisk), a ilością spraw stwierdzoną w trakcie kontroli był błąd rachunkowy. W sprawozdaniu nie ujęto liczby zawiadomień przekazanych do organów ewidencji ludności. Nie stwierdzono rozbieżności pomiędzy zadeklarowaną oraz faktycznie załatwioną liczbą spraw z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych. Działając na podstawie art. 46 ust. 6 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206), w związku ze stwierdzonymi uchybieniami w prowadzeniu spraw z zakresu administracji rządowej, zwracam się do Pana Wójta o ich wyeliminowanie poprzez: 1) Przestrzeganie przepisu 14 ust. 2 rozporządzenia MSWiA, który stanowi, że nazwę miejscowości położonej za granicą wpisuje się w akcie stanu cywilnego lub w jego odpisie w pisowni oryginalnej w alfabecie łacińskim. Obok nazwy miejscowości można wpisać nazwę państwa. 2) Powoływanie pełnej podstawy prawnej wydawanych decyzji administracyjnych, zgodnie z art. 107 k.p.a. 3) Prowadzenie skorowidzów alfabetycznych dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego w sposób zgodny z przepisem 16 rozporządzenia MSWiA, tj. oddzielnie dla każdego rodzaju aktów sporządzonych w danym roku kalendarzowym. 4) Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.) w postępowaniach administracyjnych prowadzonych w sprawach meldunkowych, w szczególności przepisów art. 10 k.p.a., art. 28 k.p.a., 52 k.p.a., art. 79 k.p.a., art k.p.a. 5) Przestrzeganie, aby przy przyjmowaniu wniosków o wydanie dowodu osobistego, pracownik nie dokonywał żadnych adnotacji w rubryce przeznaczonej dla Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. 6) Przestrzeganie, aby przy przyjmowaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, wnioskodawca otrzymywał części B formularza, będącej potwierdzeniem złożenia wniosku oraz określającej termin odbioru dowodu osobistego zgodnie z przepisem 2 7

8 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.), a od dnia 24 marca 2009 r. zgodnie z przepisem 9 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384). 7) Zorganizowanie stanowiska pracy ds. ewidencji ludności i wydawania dowodów osobistych w sposób uniemożliwiający osobom nieupoważnionym dostęp do danych osobowych przetwarzanych na tym stanowisku. O sposobie realizacji powyższych wniosków proszę poinformować Wojewodę Małopolskiego, za pośrednictwem Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, zgodnie z przepisem art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Lucyna Gajda Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców 8