Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej Okręg Dolnośląski Szkolenie z dnia 14 maja 2017 oraz 4 czerwca 2017 dla Komendantów i kwatermistrzów obozu/kolonii Zagadnienie Karta zatwierdzenia obozufinanse Karta Tytułowa Umowy zlecenia Powinna zawierać - rodzaj akcji - Nazwa i miejsce obozu/ kolonii/ zimowiska - organizatora -DLS - Imię i nazwisko komendanta, telefon mail. - imię i nazwisko kwatermistrza mail i telefon termin 1/ Podpisywane będą przez Przewodniczącego i Skarbnika, nie będzie upoważnień do podpisywania UZ dla Komendantów Obozu 2/ Do zatwierdzenia przygotowujemy 3 egzemplarze wraz z oświadczeniami i rachunkiem Po jednym dla księgowej, zleceniobiorcy i dokumentacji obozowej 3/ Numery UZ nadawać będzie Okręg 4/ Do Okręgu na konto główne należy w ciągu 14 dni od zakończenia obozu przelać kwoty podatku. Tytuł przelewu Podatek od UZ nr../ obóz.. komendant 5/ Do Okręgu na konto główne należy w ciągu 14 dni od zakończenia obozu przelać kwoty składek ZUS. Wzór rozdano Wzór do rozdano Wzór umowy w instrukcji Wzór oświadczenia do rozdano
Zestawienie dokumentacji finansowej do rozliczenia obozu Sprawozdanie finansowe z obozu Tytuł przelewu Składka ZUS od UZ nr../ obóz.. komendant 6/ ewidencja czasu pracy Kolejność układania wg zestawienie w segregatorze. 1/ Opisane faktury, rachunki inne dowody księgowe na odwrocie tychże dokumentów 2/ Napisy lub pieczątka: sprawdzono pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. Zatwierdzono do wypłaty. Podpis kwatermistrza i komendanta obozu/ kolonii 2/Dokumenty małe np. faktura za paliwo naklejamy na kartkę i opisujemy obok. Nie dziurkujemy, bo niszczymy dane. 3/ Faktury poukładane od daty najstarszej np. nr 1 faktura z 3006.2017 a numer 100 faktura z 21.07.2017. Faktur nie wkładamy do folijek 3/ Bilety przejazdu rozliczamy za pomocą RPwzór w instrukcji. Bilety przyszywamy pod spodem RP. 4/Na stronie 1 dokumentu w prawym górnym roku wpisujemy kolorem czerwonym numer zgodny z numerem, pod jakim wpisany jest dokument do książki Finansowej czy tez bankowej. 5/ Przekładkami rozdzielamy dokumentację bankowa od dokumentacji finansowej. 6/ Do rozliczenia załączamy Wzór podano
Wyciągi bankowe a nie histerię. Ścieżka wydruku WB jest podana w instrukcji. 7/ Wydrukowane książka bankowa i finansowa wraz z sprawozdaniem musi zawierać podpisy i a sprawozdania wypełnione wszystkie pola 8/ Sprawozdanie końcowe drukujemy w 2 egzemplarzach 1 w dokumentacji 1 dla rozliczającego 9/ Saldo poobozowe: a/ nie może być większe niż 10% wpływów b/ jeśli saldo poobozowe jest przekazywane na kilka drużyn to sporządzamy wykaz z podaniem nazwy drużyny, jej DLS, nr KP lub numeru konta oraz kwoty 10/ KP tylko z Okręgu. Złożyć zapotrzebowanie, jeśli jest taka konieczność a przy rozliczeniu zdać po jednej kopii. KP rozliczamy w biurze Okręgu. 11/ Wraz z rozliczenie w wersji papierowej dodatkowo przekazujemy w wersji elektronicznej książkę obozową / KB, KF i Sprawozdania/ 12/ Sprzęt zakupiony sprzęt zgodnie z instrukcja wpisujemy do Zihera w Książkę Inwentarzową a na fakturze/ rachunku/ innym dokumencie księgowym na odwrocie wpisujemy namiot ujęty w Książce inwentarzowej pod nr Dotacje 1/ O dotacji informujemy Skarbnika Okręgu
2/ Otrzymana dotacja, jeśli służy więcej niż jednej jednostce i więcej niż jednej akcji np. 5 osobnym obozowym, musi być rozliczana na osobnym koncie bankowym. 3/ Dotacja powinna być rozliczona na zestawieniach zgodnie z instrukcją. Do rozliczenia obozu powinna być złączona cała dokumentacja dotacji: wniosek, umowa, rozliczenie wraz z kserami faktur zapłaconych z dotacji, sprawozdania z realizacji dotacji. 1% 1% można przeznaczyć na pokrycie wydatków wskazanych w ustawie i instrukcji. Nie wolno z 1% pokrywać składek harcerskich Umowy użyczenia 1/ umowa musi być sporządzona i podpisana 2/ Stawka za 1 km nie może być większa niż 0,75 3/ Kilometrówka musi być podpisana i jest traktowana tak jak dokument księgowy/ opisy, pieczątka itd./ Jeśli kilometrówka jest wypłaca to musi być regułka kwotę w wysokości. Sonie: otrzymałem dnia. I podpis czytelny osoby otrzymującej, lub KW numerowane i rozliczane przez Okręg/ patrz KP Umowa użyczenia telefonu 1/ umowa musi być sporządzona i podpisana 2/ karta do komórki stanowi koszt obozu Warto pamiętać 1/ Oddając książkę bankową i finansowa po obozie sprawdź czy salda są zerowe
Inne zapiski 2/ Sprawdź czy Członkowie Twojej drużyny są ubezpieczeni 3/ Czy wpłaty na konto i na KP mają prawidłowy tytuł Składka programowa Jan Kowalski Obóz Mikołajki 2017 Jeśli nie to zwróć środki i poproś o wpłatę z prawidłowym tytułem bądź poproś o oświadczenie, że wpłata z dnia pod tytułem..wykonana na konto.. winna brzmieć 4/ o Założeniu konta na obóz, zimowisko, kolonie oraz na dotację. 5/Jeżeli czegoś nie wiesz, nie jesteś pewien zadzwoń pod numer 508 355 590. Jeśli nie odbiorę za pierwszym razem napisz sms-a Sporządziła: Krystyna Sikora- Skarbnik Okręgu DLS 02.05.2017 rok
Notatki: