POMOCNIK ORGANIZATORA PLACÓWEK LETNIEGO WYPOCZYNKU W CHORĄGWI KUJAWSKO-POMORSKIEJ HARCERSKA AKCJA LETNIA 2014

Transkrypt

1 POMOCNIK ORGANIZATORA PLACÓWEK LETNIEGO WYPOCZYNKU W CHORĄGWI KUJAWSKO-POMORSKIEJ HARCERSKA AKCJA LETNIA 2014 Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego 1

2 OBÓZ KROK PO KROKU 1. Pomysł na obóz 2. Wybór miejsca 3. Dobór odpowiedniej kadry 4. Zgoda komendanta hufca na organizację obozu 5. Umowa na korzystanie z bazy/miejsca 6. Plan pracy 7. Informator dla rodziców 8. Umowa w sprawie transportu 9. Umowy z kadrą 10. Karty kwalifikacyjne kwalifikacja uczestników 11. Polisa ubezpieczeniowa 12. Zgłoszenie obozu do Kuratorium Oświaty 21 dni przed rozpoczęciem obozu! 13. Zakup materiałów niezbędnych do przeprowadzenia obozu 14. Zatwierdzenie obozu w Komendzie Chorągwi 5 dni roboczych przed rozpoczęciem obozu! 15. OBÓZ 16. Złożenie dokumentacji poobozowej w komendzie hufca 14 dni po zakończeniu obozu 17. Złożenie sprawdzonej i zatwierdzonej dokumentacji poobozowej w komendzie chorągwi 21 dni po zakończeniu obozu UWAGA! Jeśli korzystacie ze środków pozyskanych z samorządu terytorialnego pamiętajcie o TERMINOWYM ROZLICZENIU KILKA SŁÓW O KADRZE Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej 9 grudnia 2009r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania. KOMENDANTEM OBOZU, ZGRUPOWANIA może być pełnoletni instruktor od stopnia podharcmistrza włącznie, nauczyciel lub inna osoba posiadająca co najmniej trzy letni staż pracy opiekuńczo wychowawczej lub dydaktyczno wychowawczej, spełniająca warunki określone w 12 ust. 2. Rozporządzenia. Wszystkie wymienione osoby muszą posiadać zaświadczenie o ukończeniu kursu kierowników placówek wypoczynku. WYCHOWAWCAMI NA OBOZACH mogą być instruktorzy od stopnia przewodnika włącznie, nauczyciele, studenci szkół wyższych kierunków i specjalności, których program obejmuje przygotowanie pedagogiczne, po odbyciu odpowiedniego przeszkolenia, słuchacze kolegiów nauczycielskich i nauczycielskich kolegiów językowych, po odbyciu odpowiedniego przeszkolenia, przodownicy turystyki kwalifikowanej, instruktorzy PTTK, trenerzy i instruktorzy sportowi, osoby posiadające zaświadczenie o ukończeniu kursu wychowawców placówek. Wyżej wymienione osoby muszą spełniać łącznie następujące warunki: Mieć ukończone 18 lat, Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego 2

3 Posiadać odpowiednie warunki zdrowotne, potwierdzone zaświadczeniem lekarskim, Posiadać predyspozycje do pracy wychowawczej z dziećmi i młodzieżą, Posiadać co najmniej średnie wykształcenie nie dotyczy osób pełniących funkcję na obozach harcerskich. ZGODNIE Z INSTRUKCJĄ ORGANIZACYJNĄ HARCERSKIEJ AKCJI LETNIEJ I ZIMOWEJ: 1. W celu prawidłowej realizacji zadań komendant hufca ZHP nie powinien jednocześnie pełnić funkcji komendanta lub kwatermistrza placówki HAL. W sytuacjach nadzwyczajnych zgodę na zmianę powyższych zasad udziela komendant macierzystej chorągwi, na pisemną prośbę zainteresowanej osoby, najpóźniej na 14 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia placówki. 2. Każda zmiana składu kadry wymaga uzyskania zgody jednostki, która uprzednio ją zatwierdziła, zachowaniem drogi służbowej (Komenda Hufca Komenda Chorągwi). W razie potrzeby nagłej zmiany składu kadry podczas trwania placówki (choroba, nie wywiązywanie się z obowiązków, inne) decyzję podejmuje komendant placówki przy jednoczesnym bezzwłocznym powiadomieniu (telefon, , fax) jednostki zatwierdzającej obóz komendy chorągwi. Zmiany te każdorazowo wymagają formy pisemnej. FINANSE NA OBOZIE DOTYCZY WYŁĄCZNIE OBOZÓW ORGANIZOWANYCH DLA CZŁONKÓW ZHP 1. plan finansowy obozu wpisujemy planowane przychody i koszty obozu, podpisany plan wraz z kartą wzorów podpisów składamy w Komendzie Chorągwi w terminie zatwierdzenia obozu 2. niezbędne dokumenty: dokumentowanie przychodów tylko wpłaty na konto jak DODATKOWA SKŁADKA ZADANIOWA faktury za udział w obozie wystawia odpowiednia komenda hufca wydatki na obozie zaleca się, aby wszelkich płatności dokonywać w formie bezgotówkowej wniosek o zaliczkę: do jakiej kwoty? zgodnie z zarządzeniem Komendantki i Skarbnika Chorągwi zapas gotówki przechowywanej w kasie obozowej nie może przekraczać zł (słownie dwa tysiące złotych) kto może pobrać zaliczkę zaliczkę pobiera komendant lub kwatermistrz obozu w jaki sposób rozliczamy zaliczkę pobraną zaliczkę wpisujemy jako przychód do książki finansowej obozu, rozchody dokumentujemy fakturami, rachunkami i innymi dokumentami umowy cywilnoprawne kto może zawierać? - umowy o dzieło i zlecenie zawiera odpowiedni komendant hufca, z zasady na obozach nie należy zawierać umów o dzieło zasady ogólne opodatkowania umów zlecenie student do ukończenia 26 lat opłaca wyłącznie podatek dochodowy; osoba zatrudniona w innej jednostce uzyskująca wynagrodzenie wyższe lub równe minimalnemu (w roku zł) opłaca ubezpieczenie zdrowotne oraz podatek; osoba zatrudniona w innej jednostce uzyskująca wynagrodzenie niższe niż minimalne (w roku zł) opłaca obowiązkowo ubezpieczenie emerytalne, rentowe i zdrowotne oraz podatek, może być objęta dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym; osoba bezrobotna opłaca obowiązkowo ubezpieczenie emerytalne, rentowej zdrowotne oraz podatek, może być objęta dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym; osoba zatrudniona w jednostce zleceniodawcy opłaca obowiązkowo wszystkie składki Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego 3

4 oraz podatek; osoba prowadząca działalność gospodarczą opłacająca wszystkie składki opłaca ubezpieczenie zdrowotne oraz podatek Koszty uzyskania przychodu 20 % Podatek 18 % ubezpieczenie emerytalne 9,76 % ubezpieczenie rentowe 1,50 % ubezpieczenie chorobowe 2,45 % ubezpieczenie zdrowotne 9,00% ub. zdrowotne do odliczenia 7,75 % umowy zlecenie do 200 zł zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych umowa, której należność nie przekracza 200 zł brutto podlega zryczałtowanemu opodatkowaniu w wysokości 18% od kwoty brutto (chyba, że należy odprowadzić składki ZUS to od kwoty brutto pomniejszonej o te składki); w tym przypadku NIE MA KONIECZNOŚCI WYSTAWIANIA PIT-11 obowiązek złożenia oświadczenia podatnika w KCh po zawarciu umowy należy bezzwłocznie złożyć w Komendzie Chorągwi oświadczenie podatnika z informacją o konieczności zgłoszenia go do ZUS PIT-11 informacja o osiągniętych dochodach, którą należy wypełnić w 4 egzemplarzach (1 egz. przekazujemy podatnikowi, 1 egz. wysyłamy do odpowiedniego urzędu skarbowego, 1 egz. zostawiamy w hufcu, 1 egz. oddajemy do chorągwi wraz z rozliczeniem obozu) nagrody na obozie dla dzieci przyznając nagrody uczestnikom obozu należy pamiętać o BEZWZGLĘDNYM sporządzeniu listy ODBIORU NAGRÓD; lista taka powinna byś sporządzona do każdej faktury i pod nią dołączona dla kadry wręczając nagrody za pracę na obozie kadrze obozu trzeba pamiętać o obowiązku wystawienia PIT-8C, informację tę wypełniamy podobnie jak PIT-11 w 4 egzemplarzach. rozliczanie kosztów związanych z użytkowaniem samochodów DOTYCZY SAMOCHODÓW BĘDĄCYCH WŁAŚNOŚCIĄ KADRY OBOZU zgoda na użytkowanie samochodu o wyrażenie zgody na użytkowanie własnego samochodu należy wystąpić na piśmie do Komendantki i Skarbnika Chorągwi NA WNIOSKU MUSI WIDNIEĆ AKCEPT WŁAŚCIWEGO KOMENDANTA HUFCA DOTYCZY SAMOCHODÓW NIE BĘDĄCYCH WŁAŚNOŚCIĄ KADRY OBOZU umowa najmu samochodu podpisana przez odpowiedniego komendanta i skarbnika hufca zasady rozliczania kosztów użytkowania samochodów w obu przypadkach koszty rozliczamy na podstawie tzw. kilometrówki, kwota za km nie może przekraczać 0,5214 zł/1 km dla samochodów o pojemności skokowej silnika nie przekraczającej 900 cm3 oraz 0,8358 zł/1 km dla samochodów o pojemności skokowej silnika większej niż 900 cm3; komenda obozu lub komenda hufca może przyjąć niższe stawki użytkowanie prywatnych telefonów komórkowych na obozie zgodę na użytkowanie telefonu komórkowego wydaje odpowiedni komendant hufca zasady rozliczenia kosztów ustalone są w wydanej zgodzie opisywanie dokumentów źródłowych opis każdy dokument związany z wydatkami musi zawierać szczegółowy opis w jakim celu poniesiono wydatek sprawdzenie pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym kto podpisuje każdy dokument związany z wydatkami powinien być podpisany przez dwie osoby, w tym komendanta obozu UWAGA! Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego 4

5 W skład kadry mogą wchodzić osoby spokrewnione lub spowinowacone z tym, że tylko jedna z nich może pełnić funkcję związaną z odpowie-dzialnością materialną, np. członkowie rodziny komendanta formy wypoczynku lub komendanta hufca/chorągwi mogą pełnić tylko funkcje wychowawcze. 3. Książka finansowa: książka kasowa obozu dotyczy wydatków ponoszonych z pobranych zaliczek na czas trwania obozu wydatki finansowane z banku i z kasy hufca ujmowane są w drugiej części książki finansowej czy w książce należy ująć nie zapłacone dokumenty? - tak, w drugiej części książki finansowej ze wskazaniem, że nie zostały uregulowane 4. Rozliczenie finansowe obozu: sprawozdanie finansowe wykaz uczestników obozu (plus ewentualnie decyzja o zwolnieniu z części lub całości odpłatności) wykaz kadry i innych osób uczestniczących w formie wypoczynku protokoły pobrania i rozliczenia sprzętu dowód wpłaty salda poobozowego oświadczenie zobowiązanie do zapłaty karty kwalifikacyjne z potwierdzeniem pobytu podczas formy wypoczynku ułożone i ponumerowane wg listy odpłatności ewentualnie kartoteki i zapotrzebowania magazynowe ewentualne decyzje w sprawie użytkowania samochodów, telefonów komórkowych, itp. wszelkie zawarte umowy związane z obozem ZAŁĄCZNIKI 1. wzór zgłoszenia do kuratorium oświaty 2. karta zatwierdzenia obozu 3. wzór karty kwalifikacyjnej uczestnika 4. wzór umowy z wolontariuszem 5. wzór planu pracy obozu 6. wzór raportu przedobozowego 7. wzór dziennika zajęć 8. karta rozliczenia obozu 9. druk planu finansowego 10. wniosek o zaliczkę 11. umowa zlecenie + rachunek 12. oświadczenie podatkowe 13. PIT PIT-8C 15. lista odpłatności 16. druk sprawozdania finansowego 17. druk związany z kosztem obsługi składki zadaniowej 18. wykaz uczestników obozu 19. wniosek o wyrażenie zgody na używanie prywatnego samochodu 20. rozliczenie kilometrówki 21. wykaz kadry 22. oświadczenie - zobowiązanie 23. karta wypadku DODATKOWO W WERSJI ELEKTRONICZNEJ: Poradnik wychowawcy wypoczynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego 5

6 Ściągawka wychowawcy Poradnik dla organizatorów i kadry obozów harcerskich Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego 6