INSTRUKTAŻ na 2013 rok

Transkrypt

1 INSTRUKTAŻ na 2013 rok Dotyczy: rozliczenia dotacji w dziedzinie Kultury Fizycznej Dzieci i Młodzieży oraz Bezpieczeństwa Publicznego (wraz z załączonymi kserokopiami rachunków/faktur, poleceń przelewu, dokumentujących wydatki sfinansowane z dotacji). ROZLICZENIA TRANSZ NIE MOGĄ PRZEWYŻSZAĆ KWOT PRZEKAZANYCH. 1. Dotacje przyznane na realizację zadania publicznego nie mogą być wykorzystane na: - pokrycie kosztów nie ujętych w kosztorysie, - pokrycie kosztów utrzymania biura podmiotów, - zakup ubiorów sportowych, - zadania i zakupy inwestycyjne (nie dotyczy: WOPR, GOPR), - zakupy gruntów, - działalność polityczną, - działalność gospodarczą, - remonty budynków, - wynagrodzenie pracowników podmiotu realizującego zlecone zadanie. 2. Dokumenty źródłowe (faktury, rachunki), w których zarówno sprzedającym jak i kupującym jest ten sam podmiot nie będą przyjmowane do rozliczenia przyznanej dotacji. 3. Data sprzedaży na fakturze (rachunku) NIE MOŻE BYĆ PÓŹNIEJSZA NIŻ DATA ZAKOŃCZENIA IMPREZY, SZKOLENIA, OBOZU!!! 4. ZASADY, KTÓRE NALEŻY BEZWZGLĘDNIE STOSOWAĆ: wszystkie poniesione wydatki sfinansowane ze środków budżetu Samorządu Województwa Śląskiego winny być udokumentowane fakturami lub rachunkami, które muszą być sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości ZOBOWIĄZANIA OPŁACANE PRZELEWEM MUSZĄ BYĆ REALIZOWANE Z RACHUNKU BANKOWEGO WSKAZANEGO W UMOWIE ZAWARTEJ Z WOJEWÓDZTWEM ŚLĄSKIM, NA KTÓRE PRZYZNANA ZOSTAŁA DOTACJA koszty podróży winny być rozliczane w postaci rachunku, faktury, potwierdzające poszczególne wydatki, koszty obsługi technicznej obsługa techniczna realizowana w ramach umów zleceń i o dzieło, do wysokości 300 zł brutto z umowy, z przyznanej dotacji (nie dotyczy zadań planowych), koszty sędziowskie rozliczane na druku zbiorowej delegacji sędziowskiej (dołączonej jako załącznik do instruktażu) lub delegacji indywidualnej zarejestrowanej w Okręgowym Związku Sportowym lub Polskim Związku Sportowym w zależności, który Związek deleguje sędziego,

2 przy zakupie paliwa w jednostkach WOPR, GOPR oraz sportach motorowodnych i lotniczych obowiązuje szczegółowe rozliczenie zużycia paliwa na podstawie listy zbiorczej i obowiązujących norm zużycia, do rozliczenia wyżywienia oraz zakwaterowania powinna być przedstawiona kalkulacja kosztów (jeżeli nie zawiera tego faktura/rachunek): ilość osób, ilość dni, koszt osobodnia, opis faktury/rachunku dotyczący transportu powinien zawierać: trasę przejazdu oraz ilość osób. Opłaty bankowe opłaty za wykonane płatności (tylko koszt wykonania przelewu) - nie za prowadzenie rachunku bankowego. W przypadku grantów oraz ostatniej transzy dotacji całorocznej środki muszą być wydatkowane do dnia określonego w umowie jako ostateczny TERMIN WYKONANIA ZADANIA (wszystko musi być zapłacone, zarówno faktury i rachunki, jak i podatki i składki ZUS, w przypadku niezapłacenia i nieudokumentowania zapłacenia podatku, czy składek ZUS wydatki winny być rozliczane w kwotach NETTO). Termin ZŁOŻENIA ROZLICZENIA to ostateczny termin przedłożenia druku rozliczenia wraz z kopiami faktur i rachunków, potwierdzeniami dokonanych płatności oraz materiałów z logo Województwa Śląskiego (plakatów, dyplomów, wydruku strony internetowej, etc.). Opisy merytoryczne należy umieszczać na KAŻDYM dowodzie księgowym (fakturze, rachunku, delegacji, rachunku do umowy) Wymagany opis na odwrocie oryginału rachunku / faktury-dokumentów zaewidencjonowanych w urządzeniach księgowych jednostki: 1. Opis jakiego zadania rachunek / faktura dotyczy, z adnotacją: Sfinansowano ze środków budżetowych Samorządu Województwa Śląskiego w kwocie (wymienić) wg umowy nr... z dnia..., pozostałą część w kwocie (wymienić) sfinansowano ze środków np. Własnych, innych (podać jakich) 2. Opis merytoryczny, który winien zawierać: tytuł zadania (imprezy, obozu, szkolenia), termin oraz miejsce zrealizowanej imprezy, obozu, szkolenia, ilość zawodników biorących udział w w/w przedsięwzięciach, informacja o tym, jak został wykorzystany sprzęt (np. czy został zużyty, przyjęty na stan magazynowy czy użyczony). Wartość jednostkowa zakupu sprzętu sportowego i specjalistycznego oraz materiałów niezbędnych do realizacji zadania nie może przekroczyć zł brutto.

3 kserokopię listy kwitującej lub protokołu komisji odbioru nagród w postaci pucharów, dyplomów, medali, statuetek, lub pater (do jednostkowej wysokości 300 zł brutto; w załączeniu wzór komisyjnego protokołu wręczenia nagród) Data 3. Sprawdzono pod względem merytorycznym. 4. Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym. Podpis osoby odpowiedzialnej za finanse 5. Zatwierdzono do wypłaty kwotę:. zł Główny Księgowy Dyrektor / Prezes 6. Rachunek / fakturę zapłacono w dniu gotówką/przelewem Podpis osoby odpowiedzialnej za finanse 7. Adnotacja: Przy realizacji umowy stosowano zasady ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 z późn. zm.). Podpis osoby składającej oświadczenie 8. Jeżeli rozliczane są delegacje sędziowskie, umowy zlecenia, umowy o dzieło, to należy dodatkowo zamieścić adnotację: Podatek odprowadzono do Urzędu Skarbowego w dniu... Składkę (należy określić jaką) odprowadzono do ZUS w dniu...

4 Uwagi dodatkowe 9. Tak opisane rachunki/faktury należy skserować, opatrzyć klauzulą za zgodność z oryginałem i dołączyć do druku rozliczenie dotacji udzielonej ze środków budżetowych Samorządu Województwa Śląskiego. Wszelkie składane kopie dokumentów, faktur czy rachunków muszą być obustronnie opatrzone klauzulą za zgodność z oryginałem i podpisane przez upoważnioną osobę. Oryginalne rachunki/faktury przedłożyć do wglądu - celem potwierdzenia przez przyjmującego. 10. W załączniku nr 5 do umowy (druk rozliczenia) oraz w sprawozdaniu końcowym poszczególne koszty kwalifikowane należy przedstawić rodzajowo, chronologicznie oraz z podziałem na zadania. 11. Wzory dokumentów dla jednostek organizacji pozarządowych (m.in. druk rozliczenia, sprawozdania końcowego) są dostępne, w wersji do pobrania, na stronie (na dole strony, w części Wirtualny Urząd/Współpraca z NGO/Dokumenty). Aktualne logo Województwa Śląskiego można pobrać ze strony (Wirtualny Urząd/Do pobrania/logo Województwa Śląskiego). Na materiałach, na których umieszczone jest logo Województwa Śląskiego powinien znaleźć się zapis: ZADANIE ZOSTAŁO WSPARTE ZE ŚRODKÓW BUDŻETOWYCH SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO 12. POPRZEZ PODPIS ROZUMIE SIĘ CZYTELNY PODPIS LUB PARAFKĘ WRAZ Z IMIENNĄ PIECZĄTKĄ. 13. Podpisy na dokumentach składać mogą tylko osoby upoważnione (z odpowiednim upoważnieniem). 14. Do rozliczenia udzielonych dotacji powinny być załączone kserokopie faktur rachunków, poleceń przelewu, dokumentujących wydatki sfinansowane z dotacji (na dzień złożenia rozliczenia wszystkie faktury, rachunki, podatki i składki ZUS muszą być zapłacone). 14. W PUNKCIE 4 CZĘŚCI II SPRAWOZDANIA KOŃCOWEGO W ZESTAWIENIU FAKTUR (RACHUNKÓW) NALEŻY UJĄĆ WSZYSTKIE DOKUMENTY KSIĘGOWE ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ ZADANIA (TAKŻE KOSZTY WKŁADU OSOBOWEGO, W TYM PRACY SPOŁECZNEJ CZŁONKÓW I ŚWIADCZEŃ WOLONTARIUSZY)

5 ... /pieczątka jednostki organizacyjnej/ P R O T O K Ó Ł Komisyjnego wręczenia nagród/ upominków I. Komisja w składzie: Stwierdza, ze podczas / nazwa, imprezy, szkolenia/: Wręczono następujące nagrody/upominki: Puchary, medale, dyplomy zostały wręczone zgodnie z regulaminem poszczególnych konkurencji składowych imprezy. NAGRODY/UPOMINKI RÓZNE : a/... szt.:... cena:..., wartość:... b/... szt.:..., cena:..., wartość:... c/... szt.:..., cena:..., wartość:... d/... szt.:..., cena:..., wartość: /miejscowość/ O g ó ł e m : PODPISY KOMISJI: ZATWIERDZAM: Gł. Księgowa/ Skarbnik /Prezes/