AKCJA LETNIA I ZIMOWA INSTRUKCJA FINANSOWA HAL/HAZ. Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej Okręg Wielkopolski SPIS TREŚCI.

Transkrypt

1 Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej Okręg Wielkopolski AKCJA LETNIA I ZIMOWA INSTRUKCJA FINANSOWA HAL/HAZ SPIS TREŚCI Wyszczególnienie Strona I PRZED OBOZEM 2 II REALIZOWANIE 5 III ROZLICZANIE 14 Opracowano na podstawie materiałów ZHR Okręgu Mazowieckiego oraz Okręgu Wielkopolskiego, 2012

2 2 strona ZHR Okręg Wielkopolski I PRZED OBOZEM 1.1. RAPORT PRZEDOPOZOWY Raport przedobozowy zawiera podstawowe informacje dotyczące obozu, organizatora obozu, rodzaju obozu, miejsca obozu (należy podać dokładny adres lub opis pozwalający na odnalezienie obozu przez osoby odwiedzające obóz z ramienia władz Związku), terminu, liczby uczestników oraz personalnego składu kadry obozu. Bardzo ważne jest podanie danych dotyczących stopni instruktorskich i harcerskich komendanta oraz kwatermistrza, gdyż jak było wyżej wspomniane raport przedobozowy stanowi podstawę do mianowania komendanta i kwatermistrza obozu. Raport przedobozowy po spełnieniu wymagań programowych podpisywany jest przez właściwego komendanta chorągwi lub wyznaczoną przez niego osobę. Jeżeli obóz/kolonia są mieszane tj. uczestniczą w nich zarówno drużyny żeńskie jak i męskie, należy je zatwierdzić u obu komendantów chorągwi, przy czym na końcu zatwierdza komendant chorągwi właściwej dla komendanta obozu tj. instruktorka zatwierdza ostatecznie u komendantki chorągwi, instruktor u komendanta chorągwi. Po spełnieniu wszystkich pozostałych wymogów obóz jest zatwierdzany pod względem finansowym przez Przewodniczącego lub Skarbnika Zarządu Okręgu albo inne osoby do tego przez nich upoważnione PRELIMINARZ FINANSOWY Informacje ogólne Preliminarz finansowy obozu powinien zawierać wszelkie planowane wydatki, jakie wystąpią na obozie wraz z zakupem niezbędnego sprzętu, oraz podstawowe informacje niezbędne do prowadzenia gospodarki finansowej oraz przyznania dotacji: a) liczba wszystkich osób obecnych na obozie w tym kadry b) liczba kadry obozu c) liczba dni obozu d) razem osobodni liczba wszystkich osób x liczba dni obozu e) przeciętna stawka żywieniowa planowany koszt wyżywienia jednego uczestnika obozu przez jeden dzień (przeciętna stawka żywieniowa pomnożona przez liczbę osobodni musi być równa z kwotą wpisaną w rubryce wyżywienie ) f) przeciętna stawka osobodnia pełne koszty obozu podzielone przez liczbę osobodni Wydatki Planowane wydatki związane z obozem wpisujemy do preliminarza według podziału: a) zakup wyposażenia sprzęt, który nie podlega jednorazowemu zużyciu: wszystkie rodzaje namiotów, sprzęt noclegowy (m.in. kanadyjki, materace), wyposażenie harcówek (np. meble, sprzęt audio-video), wyposażenie biurowe (np. komputery, drukarki, maszyny do pisania), pozostały sprzęt o cenie jednostkowej powyżej 300zł i długości użytkowania powyżej roku. Należy tutaj uwzględniać amortyzację sprzętu czyli uzupełnienie bazy sprzętowej po obozie (dokupienie namiotów, materacy i in.) b) materiały to produkty ulegające jednorazowemu, całkowitemu zużyciu czyli: materiały biurowe (np. papier, koperty, długopisy, spinacze), środki czystości (np. mydło, papier toaletowy, środki chemiczne), części zamienne do wyposażenia (np. śledzie do namiotu),

3 ZHR Okręg Wielkopolski strona 3 inne materiały (np. świeczki, farby, kredki, książki, kasety, filmy foto), lekarstwa, c) wyżywienie: d) usługi: e) transport: sprzęt małowartościowy - drobny sprzęt np. sprzęt pionierski, ale tylko do wartości jednostkowej 300zł, gaz do butli itp. artykuły spożywcze, opłaty za posiłki spożyte w barach, restauracjach, wykupienie całodziennego wyżywienia. opłaty za usługi pocztowe i telekomunikacyjne (np. zakup znaczków pocztowych, wysłanie paczki, zakup karty do telefonu), opłata za usługi bankowe (np. prowizje bankowe za dokonanie przelewu, wydanie książeczki oszczędnościowej, ustalenie pełnomocnictwa do książeczki), opłata za usługi poligraficzne (np. kserowanie materiałów, druk folderów, wyrobienie pieczątek), opłaty za wywóz śmieci, wynajęcie przewodnika np. po muzeum itp. przewóz osób, sprzętu, żywności, zakup części zamiennych do samochodów będących własnością ZHR i użytkowanych na obozie, eksploatacja samochodów (np. zakup paliwa, naprawy samochodów będących własnością ZHR jeśli konieczność naprawy wynika z użytkowania samochodu na obozie), f) zakwaterowanie: koszty podróży służbowych krajowych oraz zagranicznych. najem pomieszczeń na biwaki, opłata za pola namiotowe itp. g) koszty ubezpieczenia: składki na ubezpieczenie OC kadry NNW uczestników i kadry. h) inne tutaj księgujemy te koszty, których nie można zakwalifikować do wcześniej wymienionych grup kosztów (np. nagrody, bilety wstępu do muzeum, kina, inne atrakcje programowe, badania lekarskie i sanepidowskie, ujemne różnice kursowe itp.) i) wynagrodzenia bezosobowe wynagrodzenia brutto z tytułu zawartych umów zleceń albo umów o dzieło na podstawie rachunku od Zleceniobiorcy. Należy pamiętać, że wszystkie umowy zlecenia oraz umowy o dzieło są podpisywane jedynie przez członków Zarządu Okręgu Wpływy Po stronie wpływów wpisujemy planowane: a) środki własne środki przeznaczone z funduszy drużyny, szczepu, obwodu, okręgu tj. organizatora obozu b) składka programowa składka na organizację obozu c) dotacje - wszystkie dotacje władz oświatowych (Kuratorium, MEN) i samorządowych (np. Miasto, Powiat). Dotacje przyznawane (o ile umowy dotacyjne nie mówią inaczej) są wyłącznie jednostkom, które uregulowały na bieżąco składki członkowskie, zarejestrowały się (złożyły spis harcerski), oraz mają uregulowane sprawy finansowo-gospodarcze w okręgu i obwodzie. UWAGA! Starając się o dotację należy zwrócić uwagę czy poszczególne dotacje nie wykluczają się wzajemnie. Starając się o dotacje należy informować, że rozliczenie obozów następuje w ZHR. Dotujący mogą otrzymać kserokopie rozliczenia lub dokumentów finansowych. Ponadto przed rozpoczęciem ubiegania się o dotację

4 4 strona ZHR Okręg Wielkopolski należy poinformować Okręg, który w porozumieniu z komendantem obozu ustala procedurę składania oferty. (Należy również zwrócić uwagę, że dokumentacja pod względem merytorycznym musi być zgodna z planem pracy obozu, a kosztorys zaakceptowany przez skarbnika Okręgu). d) w pozostałe wpisujemy inne planowane wpływy np.: - z zakładów pracy w części zakładów pracy istnieje możliwość pokrycia kosztów obozu z tzw. Funduszu Świadczeń Socjalnych; - z Ośrodków Pomocy Społecznej; - darowizn - starając się o darowiznę należy informować, że rozliczenie obozów następuje w ZHR. Darczyńca może otrzymać kserokopie rozliczenia lub dokumentów finansowych. - innych wpłat np. za pobyt gości na obozie. Suma planowanych wpływów musi być równa sumie wydatków. Plan finansowy (preliminarz) zatwierdza Skarbnik Okręgu lub Przewodniczący Zarządu Okręgu albo upoważniona przez niego osoba np. Członek Zarządu INNE SPRAWY FINANSOWE a) założony przez Okręg rachunek bankowy dla organizatora obozu realizowane jest na podstawie formularza bankowego dostępnego na stronie Okręgu. b) środki finansowe niezbędne na przeprowadzenie obozu wpłacone na konto lub do kasy obozu (W momencie zatwierdzania należy mieć zebrane 50% wpłat uczestników-składki programowej). c) Warunkiem koniecznym do spełnienia jest opłacenie przez wszystkie drużyny oraz instruktorów uczestniczących w obozie składek członkowskich do III kwartału danego roku (w przypadku obozów i kolonii, do I kwartału w przypadku zimowisk) włącznie oraz składek NNW. d) Obowiązki komendanta obozu zatrudniającego osoby na podstawie umowy - zlecenia, umowy o dzieło lub umowy użyczenia samochodu Jeżeli w związku z organizacją obozu zostaną zatrudnione osoby na podstawie umowy-zlecenia albo umowy o dzieło (np. kucharka, ratownik, osoba dowożąca wodę pitną) lub umowy na użyczenie samochodu obowiązuje następująca procedura: Przekazanie na adres Księgowej oraz biura Okręgu ksiegowa.wlkp@zhr.pl oraz owlkp@zhr.pl wypełnionej ankiety w Excelu ( do ściągnięcia na stronie lub drogą mailową; jej wzór znajduje się w załączniku), Umowy będą przygotowywane w ciągu tygodnia od przesłania i odsyłane zainteresowanym obozom w formie elektronicznej. Umowa składa się z: 1)Oświadczenia dla celów podatkowych ( 2 kopie), 2)Rachunku ( 2 kopie), 3)Umowy ( 3 kopie) Do obowiązku komendanta i kwatermistrza należy przypilnowanie podpisania przez zleceniobiorcę umowy oraz załączników w odpowiedniej ilości kopii, Podpisaną umową należy przesłać lub zanieść do biura Zarządu Okręgu, gdzie zostanie podpisana przez reprezentację zarządu, UWAGA: - warunkiem zaakceptowania i podpisania umowy przez zarząd jest przelanie na konto Okręgu kwoty brutto wynikającej z umowy.( z wyjątkiem umowy użyczenia samochodu) oraz przekazanie do Okręgu podpisanej umowy podpisane umowy należy mieć przed zatwierdzeniem obozu w Okręgu, BZ WBK IV Oddział w Poznaniu tytuł przelewu: pieniądze na wynagrodzenie tytułem umowy nr.. z [imię i nazwisko osoby] dot. obozu [ nazwa obozu Wynikającą z umowy kwotę brutto wpisać do książki finansowej obozu w pozycji wydatki - wynagrodzenia bezosobowe, Najpóźniej do ostatniego dnia lutego następnego roku, w którym była podpisana umowa zleceniobiorcy zostanie wystawiony przez Okręg druk PIT11, będący podstawą do rocznego rozliczenia PIT. Druk zostanie wysłany na podany w umowie adres korespondencyjny. Uwaga! zawieranie i podpisywanie umów pozostaje w kompetencjach Zarządu Okręgu, obóz nie mam możliwości samodzielnego podpisywania umów.

5 ZHR Okręg Wielkopolski strona 5 II REALIZOWANIE W czasie trwania obozu komendant odpowiedzialny jest m.in. za: a) właściwą realizację programu obozu; b) bezpieczeństwo i zdrowie uczestników obozu, spełnienie wymagań sanitarno-epidemiologicznych według obowiązujących przepisów (m.in. Instrukcja sanitarna dla obozów organizowanych pod namiotami); c) wykorzystanie miejsca obozu zgodnie z wymogami ochrony środowiska naturalnego i zasadami ppoż.; d) prowadzenie gospodarki finansowej, w tym rzetelne prowadzenie dokumentacji finansowej, zgodnie z instrukcjami. Komendant obozu zobowiązany jest: a) powiadomić telefonicznie okręg lub obwód w przypadku zaistnienia poważnego wypadku na obozie lub poważnych trudności formalnych (zakaz SANEPID-u, administracji lokalnej itp.) tel. Okręgu: b) zawiadomić właściwego komendanta chorągwi o istotnych zmianach dotyczących organizowanego obozu (zmiany na funkcji komendanta i inne istotne zmiany w składzie kadry obozu, zmiana miejsca obozu, znacząca zmiana liczby uczestników itp.) przed wyjazdem na obóz lub bezpośrednio po zaistnieniu zmian DOWODY KSIĘGOWE i KWITY KP Informacje ogólne Co to jest dowód księgowy? To dokument, który stanowi podstawę do zaksięgowania wydatku w książce finansowej. Najczęściej będzie to faktura VAT lub rachunek, ale również może to być KP (w określonych przypadkach). Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały (atramentem, długopisem, pismem maszynowym). Tylko oryginały dokumentów stanowią podstawę do dokonania zapisu w książce finansowej. Prawidłowy dowód księgowy to taki, który stwierdza dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawiera co najmniej: rodzaj dowodu księgowego i jego numer nadany przez wystawcę (rachunek nr..., faktura nr..., umowa nr..., KP nr... itd.), dane jednostek dokonujących operacji gospodarczej (np. w przypadku dokonania operacji kupna sprzedaży należy podać nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy towaru lub usługi, w przypadku zawierania umowy zlecenia należy podać dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy itd.), dla faktury VAT NIP sprzedawcy. poprawne dane nabywcy (ZHR Okręg Wielkopolski, ul. Św. Marcin 30, Poznań, NIP: ), opis i wartość całej operacji (tj. wyszczególnienie zakupionych artykułów, świadczonych usług czy wykonywanej pracy wraz z podaniem wartości pieniężnej), zapis słowny oraz określenie sposobu dokonania zapłaty (gotówką czy przelewem), datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu. Dowody w walutach obcych Rachunki (lub wyjątkowo kwity fiskalne czyli paragony), w których wartość została wyrażona w walutach

6 6 strona ZHR Okręg Wielkopolski obcych powinny zawierać przeliczenie ich wartości na złote polskie wg średniego kursu NBP sprzed dnia dokonania zakupu. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie. Do pierwszego rachunku dokumentującego zakup w walucie obcej podłącza się pokwitowanie zakupu waluty. Podłączenie kwitu jest bardzo istotne w celu późniejszego obliczenia straty lub zysku z wymiany waluty. Po powrocie do kraju pozostałość waluty obcej należy sprzedać, a pokwitowanie wymiany należy dołączyć do ostatniego dowodu księgowego dokumentującego zakup w walucie obcej. Ewentualną nadwyżkę gotówki należy zaksięgować jako wpływ (pozostałe) natomiast stratę jako inne Dokumentowanie wpływów Dokumentujemy wszystkie wpływy zarówno otrzymane przed rozpoczęciem obozu (dotacje, skłądka programowa), jak i w czasie obozu (wpłaty za posiłki od gości obozu itp.) Podstawą dokonania wpisu są dla wszystkich wpływów (również składka programowa uczestników) kwity Kasa Przyjmie lub potwierdzeni wpłaty na konto. Kwity KP, należy wypełniać w 3 egzemplarzach. Na kwicie musi zostać wyraźnie określone, kto wpłaca, jaką sumę i na jaki cel. Kwit musi być podpisany przez osobę przyjmującą gotówkę Składka programowa Wpłaty własne uczestników w gotówce Dokumentem potwierdzającym wpłatę składki jest dokument KP, który powinien zawierać następujący opis wpłaty: składka programowa na realizację zadania statutowego: (w tym miejscu opis zadania, uczestnictwo w obozie, zimowisku biwaku itp.). Nie wolno opisywać wpłat w drukach KP inaczej, niż w ww. sposób. W szczególności zakazany jest opis typu: wpłata na obóz itp. W opisie musi znaleźć się zapis o składce programowej. Przelewy na rachunek bankowy dokonywane przez rodziców lub inne osoby. Należy przekazać harcerzom i ich rodzicom, aby każdy przelew zawierał opis: Składka programowa na uczestnictwo.. (imię i nazwisko uczestnika) w.. (w tym miejscu opis zadania np. uczestnictwo w obozie, zimowisku biwaku itp.). W przypadku, gdy opis przelewu nie zawiera wskazania o składce programowej, należy bezwzględnie dokonać jednego z poniższych działań: a) Skontaktować się z osobą wpłacającą i uzyskać od niej oświadczenie o treści: Oświadczam, iż w tytule przelewu bankowego z dnia na kwotę. tytułem uczestnictwa.. w.., dokonałem omyłkowo błędnego opisu przelewu. Wpłacone pieniądze przeznaczone są na składkę programową na uczestnictwo.. (imię i nazwisko uczestnika) w.. (w tym miejscu opis zadania np. uczestnictwo w obozie, zimowisku biwaku itp.). b) Skontaktować się z osobą wpłacającą, poinformować o konieczności innego opisu przelewu, a następnie zwrócić wpłatę wpłacającemu, który dokona ponownej wpłaty z właściwym opisem. Przelewy z zakładów pracy (np. z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych). Jeżeli jest to możliwe, przelewy te powinny być opisane w tytule tak, jak przelewy bankowe rodziców, a więc: Składka programowa na uczestnictwo.. (imię i nazwisko uczestnika) w.. (w tym miejscu opis zadania np. uczestnictwo w obozie, zimowisku biwaku itp.). Jeżeli przelew nie będzie zawierał takiego opisu należy opisać przelew, przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji, w następujący sposób: Wpłata z ZFŚS tytułem składki programowej na uczestnictwo.. (imię i nazwisko uczestnika) w.. (w tym miejscu opis zadania np. uczestnictwo w obozie, zimowisku biwaku itp.). Przestrzeganie ww. zasad jest niezbędne we wszystkich jednostkach organizacyjnych ZHR. Wpłaty uczestników dokumentujemy zbiorczym zestawieniem wpłat uczestników wg obowiązującego wzoru. Dowody dokonanych wypłat pieniędzy niewykorzystanych na obozie (lista zwrotu rodzicom wraz z przekazami pocztowymi, KP drużyny zestawienie zwrotów) wpisujemy jako ostatnie dowody finansowe w książce finansowej obozu. Sumy zwrotu wpisujemy na czerwono w rubryce wpływy składka programowa (zapis ten powoduje zmniejszenie wpływów o sumy zwrócone rodzicom bądź przechodzące jako darowizny na działalność śródroczną organizatora). Uwaga! Zwrot środków rodzinom lub przekazanie ich na pracę śródroczną pomniejsza środki własne (składka programowa) jest to ważne przy rozliczaniu dotacji, gdzie w umowie zobowiązuje się do wydania

7 ZHR Okręg Wielkopolski strona 7 określonej kwoty z środków własnych. Wydanie w mniejszym zakresie niż się deklarowało może skutkować koniecznością zwrotu części dotacji (tak by była zachowana proporcja między środkami dotacyjni a pozostałymi środkami) Dokumentowanie wydatków Dokumentujemy wszystkie wydatki poniesione zarówno przed obozem (zwiad kwatermistrzowski, przygotowania programowe itp.), jak i w czasie obozu, lecz tylko wówczas, gdy są zapreliminowane. Należy pamiętać, że nie wolno w danym roku księgować faktur i innych dowodów z roku poprzedniego. Dowody wystawione w danym roku muszą być w danym roku zaksięgowane. Jeśli mieliście wydatki związane z przygotowaniem obozu poczynione w poprzednim roku, to nie można ich już zaksięgować w książce finansowej obozu. W takim przypadku dowody te powinny być zaksięgowane w dokumentacji śródrocznej środowiska w poprzednim roku. Wszystkie rachunki winne być na odwrocie: podbite pieczątką organizatora, oznaczone numerem porządkowym - kolorem czerwonym w prawym górnym rogu, numer musi być zgodny z pozycją, pod którą dany dowód jest wpisany do książki finansowej obozu. opisane (np. Artykuły papiernicze zostały zużyte i nie nadają się do dalszego wykorzystania ; Farby i pędzle zużyto podczas... ; Nagrody książki rozdano następującym uczestnikom kursu fotograficznego /wymienić/ ). Czekoladę, batony, owoce, mimo, że są żywnością, jeżeli rozdano na nagrody należy opisać jak wyżej i wpisać do rubryki inne. W tym przypadku nie wlicza się ich do stawki żywieniowej. Zasady klasyfikacji poszczególnych grup wydatków (wydatki szczegółowo) przedstawione są przy opisie preliminarza Najczęstsze uwagi dotyczące dowodów księgowych w tym kwitów KP 1. Na pierwszej stronie dowodu księgowego bardzo często brakuje informacji o sposobie zapłaty za zakupiony towar lub usługę najczęściej kupujecie coś za gotówkę. Należy wówczas dopilnować odbierając fakturę lub rachunek, by zawsze było napisane na dokumencie, że zapłacono gotówką lub że forma zapłaty: gotówka. Jeżeli płatność następuje przelewem (tak bywa czasami zwłaszcza przy płaceniu za autokary lub zakwaterowanie), wówczas na dowodzie będzie napisane: forma zapłaty: przelew. W takiej sytuacji należy dołączyć do faktury lub rachunku potwierdzenie dokonania wpłaty gotówkowej na konto (kwitek, który otrzymujecie w banku lub na poczcie po dokonaniu wpłaty) lub potwierdzenie przelewu. 2. Błędy na dowodach nie są poprawiane chodzi zarówno o błędy formalne, czyli pomyłki w NIP, w adresie lub nazwie jednostki, na którą bierzemy fakturę, rachunek (wszystkie faktury i rachunki bierzemy na ZHR Okręg Wielkopolski), jak i o błędy rachunkowe, czyli np. pomyłki w podliczeniu faktury. Na te błędy należy zwracać uwagę zwłaszcza przy fakturach pisanych ręcznie. Każdą fakturę należy przeliczyć. Poprawy błędów formalnych na fakturze dokonujemy wyłącznie poprzez wypełnienie noty korygującej istnieją gotowe druki, które można kupić np. w urzędach skarbowych, w stoiskach z drukami (niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek). Notę wypełniamy w dwóch egzemplarzach (kopia + oryginał) i wysyłamy do firmy z prośbą, by podpisali oba egzemplarze i odesłali nam kopię. Często praktykuje się wypisywanie noty w trzech egzemplarzach wówczas drugą kopię podłącza się pod fakturę, by był dowód na to, że nota została wysłana. Po odesłaniu przez firmę podpisanej kopii noty, podłączamy ją pod fakturę. W ten sposób błąd zostaje poprawiony. W drugim przypadku, tj. gdy występują błędy rachunkowe, należy wystąpić do firmy z prośbą o wystawienie faktury korygującej napisać do nich podanie wraz z kserokopią błędnej faktury. Otrzymaną fakturę korygującą należy zaksięgować jak normalną fakturę w książce finansowej. Błędy w dowodach własnych (KP) mogą być poprawiane przez skreślenie (na oryginale i wszystkich kopiach) błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonych liczb, wpisanie treści poprawionej, daty poprawki i złożenie podpisu osoby upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter i cyfr. Kwity KP można również anulować poprzez przekreślenie oryginału i wszystkich kopii, a następnie wystawić

8 8 strona ZHR Okręg Wielkopolski poprawne z nowym numerem. 3. Z tyłu na dowodach księgowych najczęściej brak: pieczątek organizatora, sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzenia do wypłaty, podpisu drugiej osoby (każdy dowód powinien być podpisany przez dwie różne osoby). To bardzo ważne, by dowód był właściwie opisany. Wymóg taki stawia nam Ustawa o rachunkowości. Dla przypomnienia dowody księgowe powinny być: a. opieczętowane na odwrocie pieczątką jednostki organizacyjnej b. zostać zatwierdzone pod względem: merytorycznym (zasadność zakupu sprawdzenie, że zakupiono rzecz, która jest niezbędna do realizacji programu), pod względem formalnym (poprawność dokumentu sprawdzenie, czy faktura lub rachunek posiadają wszystkie niezbędne elementy, ale również sprawdzenie poprawności danych dotyczących nabywcy, czyli naszego Okręgu ZHR odsyłam do punktu 2) i rachunkowym (prawidłowe naliczenie należności sprawdzenie, czy na fakturze nie ma pomyłek rachunkowych np. czy dobrze jest podsumowana kolumna, dobrze policzony VAT patrz punkt 2). Zatwierdzenie to polega na zawarciu na dowodzie księgowym tekstu Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym podpisanej przez kwatermistrza lub osobę pełniącą jego obowiązki. Pod tekstem Sprawdzono pod względem merytorycznym podpisuje się komendant jednostki. c. zostać zatwierdzone do wypłaty - pod tekstem Zatwierdzam do wypłaty podpisuje się komendant, akceptując w ten sposób wydatkowanie środków na dany cel. Zalecam wyrobienie stosownej pieczątki, wówczas zaoszczędzicie dużo czasu, a pieczątka przyda Wam się na lata. Ważne jest, że na każdym dokumencie muszą być podpisane dwie różne osoby: jedna (kwatermistrz) sprawdza dokument formalnie i rachunkowo, druga osoba (komendant) sprawdza merytorycznie i zatwierdza do wypłaty. 4. Dowody nie są opisane w ogóle lub opisane są w stylu zużyto na obozie opisy te są bardzo ważne, bo decydują o tym, w której kolumnie książki finansowej wydatek powinien zostać ujęty. Z treści faktury lub rachunku bardzo często nie można się domyślić, co to jest np. niektóre hipermarkety stosują takie skróty, że daną rzecz można równie dobrze potraktować jako coś do jedzenia, jak również jako materiał programowy. Z tyłu rachunku należy wówczas podać pełną nazwę artykułu. Nie dopuszczalne są też opisy typu zużyto na obozie, bo one również nic nie mówią o kwalifikacji kosztu. Opis rachunku dokonywany jest po to, by dla innej osoby sprawdzającej Wasze wydatki było jasne, w jakim celu drugostronnie wymienione towary lub usługi zostały zakupione i wykorzystane np.: Papier ksero został zużyty do... ; Flamastry zużyto podczas... ; Nagrody książki rozdano następującym uczestnikom konkursu /wymienić nagrodzonych/ ). Proponuję postawić się w roli surowej osoby kontrolującej zasadność Waszych wydatków, a gwarantuję Wam, że opisy dowodów będą wyglądały zupełnie inaczej. Ponadto donatorzy mają obecnie surowe wymagania co do opisów rachunków. I tak, każdy rachunek za zakwaterowanie powinien być opisany: zakwaterowanie uczestników biwaku w dniach, rachunek za transport: opłata za transport uczestników obozu na trasie Uwagi do dowodów dotyczących zakupu wyżywienia 1. Faktury za konsumpcję (brak wyszczególnienia na rachunku) na każdym dowodzie księgowym za posiłek gotowy powinny być wyszczególnione potrawy, które były spożywane przez uczestników, jak też ich ilość. 2. Dowody księgowe dokumentujące zakup żywności powinny być opisywane, jak wszystkie inne dowody np. poprzez napisanie drugostronnie wymienione artykuły zużyto do przygotowania posiłków dla xx uczestników obozu, posiłki zakupione i spożyte przez xx uczestników obozu. Dowody za zakup jednostkowych ilości żywności muszą być opisane bardziej szczegółowo, bo nie są to ilości świadczące o kupnie rzeczy na obóz. 3. W przypadku wyżywienia zbiorowego (np. na kolonii/zimowisku) w treści faktury musi być napisane przez wystawiającego fakturę, ile osób i w jakim okresie spożywało posiłki oraz jaka była cena jednostkowa posiłku Uwagi do dowodów dot. przejazdu rozliczenie przejazdu

9 ZHR Okręg Wielkopolski strona 9 1. Rozliczanie biletów na duże kwoty za pomocą rozliczenia przejazdu jest niedopuszczalne. Należy poprosić o wystawienie faktury przez przewoźnika. 2. Bilety powinny być trwale złączone, a nie włożone do koperty. 3. Druki rozliczeń przejazdu są niekompletnie wypełnianie brak m.in. podpisów rozliczających, celu i trasy przejazdu. 4. Zasady rozliczania przejazdu szczegółowo opisano w pkt Uwagi do dowodów dot. przejazdu rozliczenie samochodu 1. Brak informacji na fakturze, rachunku, że samochód jest samochodem ZHR 2. Rachunki na benzynę mogą być rozliczane tylko w przypadku, gdy dana jednostka ZHR jest właścicielem środka transportu. Dla przypomnienia: Jeśli korzystacie z samochodu prywatnego do celów związanych z prowadzoną przez Waszą jednostkę działalnością lub w związku z pełnieniem przez Was danej funkcji mówi się, że wykorzystujecie samochód do celów służbowych. Do takich wyjazdów należą np. wyjazd na wizytację lub konferencję, zwiad przedobozowy i in. W takich sytuacjach należy wypełnić polecenie wyjazdu służbowego zwane również drukiem delegacji. Do delegacji należy dołączyć (lub wypisać szczegółowo na delegacji) wykaz przejechanych km. Na delegacji oprócz podania ilości km należy również podać stawkę km, tj. dla samochodów o pojemności poniżej 900cm3 0,5214zł, dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900cm3 0,8358zł. Inną zupełnie kwestią jest wykorzystywanie samochodu przez długi okres czasu a nie tylko do przemieszczenia się z miejsca na miejsce np. na obozie/zimowisku do zaopatrzenia. W tym przypadku możemy: wynająć samochód z firmy, która wystawi później za usługę fakturę, użytkować samochód zarejestrowany na ZHR Okręg Wielkopolski (kosztem jest benzyna i ew. naprawy z ubezpieczeniem), znaleźć osobę z samochodem, który jest delegowany do pracy na obóz umowę podpisuje Zarząd Okręgu (kosztem obozu jest jego bezpłatne zakwaterowanie, wyżywienie i użytkowanie jego samochodu wg karty drogowej). Zasady rozliczania przejazdów opisano szerzej w punkcie Uwagi do dowodów dotyczących zakupu nagród 1. Brak listy osób nagrodzonych do każdego dowodu zakupu nagród powinna być podłączona lista nagrodzonych potwierdzona przez minimum dwie osoby przyznające nagrodę. W przypadku nagród, których jednostkowa wartość przekracza kwotę 100zł, osoba odbierająca nagrodę powinna podpisać się, że nagrodę otrzymała. 2. Brak informacji o wpisaniu nagród dla drużyny do książki inwentarzowej drużyny (lub książki sprzętu małowartościowego) gdy nagroda jest przyznawana drużynie, zastępowi itp. powinna zostać ona wpisana na stan drużyny patrz pkt Uwagi do dowodów dotyczących zakupu wyposażenia 1. Zakupy sprzętu związane z wymianą oraz rozbudową bazy sprzętowej drużyny muszą zostać zaplanowane w preliminarzu finansowym obozu (pozycja wyposażenie). 2. Przy fakturach dokumentujących zakup sprzętu brakuje kwitariusza przychodowego inwentarza, będącego dowodem przekazania sprzętu na książkę inwentarzową środowiska. Jeżeli sprzęt na obozie został zniszczony lub zagubiony wówczas należy sporządzić protokół kasacji i jeden egzemplarz podłączyć pod fakturę dokumentującą zakup sprzętu. 3. Na odwrocie faktury należy napisać do książki inwentarzowej jakiej drużyny i pod jakim numerem został wpisany do książki inwentarzowej zakupiony towar. Do faktury należy również dołączyć wydruk odpowiedniej strony z książki inwentarzowej potwierdzający wpis. Przed obozem komendant powinien ustalić jasne zasady korzystania ze sprzętu, zakupu i amortyzacji sprzętu. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku obozów, w których biorą udział drużyny z różnych środowisk Inne uwagi

10 10 strona ZHR Okręg Wielkopolski 1. Składek nie księgujemy w obóz!! mogą być one ewentualnie płacone z salda poobozowego i w takim przypadku księgowane są w książkach finansowych środowisk. 2. W obozie mogą być rozliczane wyłącznie pre-paidy tj. karty telefoniczne (zarówno do automatów jak i telefonów komórkowych). Wysokość kosztów telefonicznych powinna być proporcjonalna do wielkości obozu. Koszt rozmów służbowych w przeliczeniu na jednego uczestnika nie powinien wynieść mniej więcej niż 5zł. 3. Zabezpieczenie rozliczenia obozu wpłacane przed obozem należy wyksięgować z wpłat uczestników (składka programowa) tj. kolorem czerwonym wpisać w rubryce: składka programowa Zasady zwrotu kosztów przejazdów Opisane poniżej oraz w pkt zasady i limity stawek kilometrowych wynikają z przepisów podatkowych i księgowych. Przy wydatkowaniu środków należy jednak w pierwszej kolejności kierować się zdrowym rozsądkiem oraz zapisaną w Prawie Harcerskim uczciwością i oszczędnością Kiedy można użyć delegacji? Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) może uprościć rozliczenie wyjazdu, ale może być użyte tylko w przypadku podróży służbowych wynikających z pełnionej w ZHR funkcji - na przykład wizytacja obozu, prowadzenie zajęć na kursie instruktorskim, wizyta w Biurze Okręgu w celu rozliczenia obozu. Za pomocą delegacji nie można rozliczać środków uzyskanych z dotacji, chyba, że szczegółowe warunki umowy dotacyjnej stanowią inaczej (sytuacja bardzo rzadka). Delegacja nie może dotyczyć podróży w obrębie jednego miasta. Ze względu na nieodpłatny charakter działalności w ZHR oczekuje się rezygnacji z należnych diet podróżnych nie dotyczy osób wykonujących pracę zarobkową dla Związku, jeżeli nie mają zapewnionego całodziennego wyżywienia Jak korzystać z druku delegacji? Przed wyjazdem delegacja musi być podpisana przez osobę delegującą koordynatora biorącego odpowiedzialność za rozliczenie finansowe danej jednostki lub przedsięwzięcia. Jeżeli osobą delegowana jest jednocześnie koordynatorem to delegować może bezpośredni przełożony albo członek zarządu Okręgu. Po powrocie należy wypełnić rachunek, wpisując w nim wydatki związane z podróżą. Delegacja jest sprawdzana pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzana do wypłaty tak samo, jak wszystkie inne dokumenty księgowe. W przypadku rozliczenia za pomocą delegacji nie należy dokumentować wydatków za pomocą faktur Jak dokumentować przejazdy transportem publicznym finansowane z dotacji? Zawsze należy uzyskać fakturę na ZHR Okręg Wielkopolski Jak dokumentować przejazdy transportem publicznym ze środków własnych? Wydatki na przejazdy komunikacją publiczną poza uzasadnionymi przypadkami należy rozliczać za pomocą faktur wystawionych na ZHR Okręg Wielkopolski. Wydatki na przejazdy komunikacją publiczną ze środków własnych można dokumentować biletami w przypadku, jeżeli spełniają następujące warunki: posiadają nazwę i numer NIP sprzedawcy, posiadają numer i datę wystawienia biletu, odległość taryfowa jest nie mniejsza niż 50 km, podana jest kwota należności wraz z podatkiem, podana jest kwota podatku. W przypadku biletów niespełniających powyższych warunków (bilet z busa, bilet PKS na mniej niż 50 km) i przy braku możliwości uzyskania faktury należy dołączyć otrzymane bilety do druku rozliczenia przejazdu. W przypadku biletów komunikacji miejskiej oraz biletów na przejazdy będące atrakcją turystyczną (rejs statkiem wkoło jeziora, itp.) należy uzyskać od razu fakturę. Przejazdy służbowe finansowane ze środków własnych można dokumentować za pomocą druku rozliczenia wyjazdu służbowego. Należy wtedy dołączyć bilety lub inne potwierdzenia przejazdu (np. paragon z busa) Jak dokumentować koszty związane z przejazdem autostradą płatną? Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów dowód zapłaty za przejazd autostradą płatną jest równoważny fakturze, jeżeli zawiera numer NIP wystawcy, nazwę autostrady oraz inne elementy standardowo znajdujące się na paragonach.

11 ZHR Okręg Wielkopolski strona Jak rozliczać koszty związane z samochodem należącym do ZHRu? Środowisko posiadające samochód należący do Związku jest w szczęśliwej sytuacji pod względem dokumentacji, gdyż może księgować wszystkie wydatki do swojej dokumentacji i nie musi prowadzić ewidencji kilometrów. Jeżeli wydatki na samochód rozliczamy za pomocą faktur (samochód będący własnością ZHR) to musimy pamiętać, żeby na fakturze znalazł się numer rejestracyjny samochodu. Dotyczy to nie tylko benzyny, ale również napraw, przeglądów, mycia samochodu i zakupu części Jak należy dokumentować pojedyncze wyjazdy? Przejazd samochodem prywatnym w konkretnym celu można rozliczyć za pomocą delegacji. Przykładowo może być to wyjazd na lokalizację obozu, wizytacja z hufca, prowadzenie zajęć na kursie instruktorskim, dojazd do biura Okręgu lub na kurs kwatermistrzowski. Ważne jest, żeby cel wyjazdu był określony, aczkolwiek może być to wizytacja dwóch lub nawet kilku obozów po drodze, jeżeli jest taka potrzeba. Wyjazd należy rozliczyć za pomocą druku polecenia wyjazdu służbowego (zasady opisane powyżej), a koszty zwracane są według ryczałtowej stawki ustalonej przez zarząd Okręgu. Oczywiście osoba delegowana zawsze może użyć niższej stawki, jeżeli uważa, że wystarczy to na pokrycie wszystkich kosztów podróży. Ilość przebytych kilometrów może być wzięta z licznika lub znaleziona na podstawie map internetowych. Jeżeli ilość kilometrów znacznie przekracza rozsądną wartość, należy wyjaśnić powód tej rozbieżności Jak należy dokumentować ciągłe użytkowanie pojazdu, np. na obozie? Jest to sytuacja, która dotyczy ciągłego korzystania z samochodu na imprezie harcerskiej, w szczególności na obozie. W takiej sytuacji należy samochód wypożyczyć (nie dotycz korzystania z własnego samochodu sytuacja opisana wcześniej). Możemy zrobić to na zasadach komercyjnych od jakiejś firmy (na podstawie umowy i potem faktury) lub od osoby prywatnej na podstawie umowy użyczenia samochodu. W przypadku zarówno bezpłatnego użyczenia, jak i komercyjnego wypożyczenia samochodu przypadku prawo podatkowe nakazuje prowadzenie ewidencji kilometrów (karty drogowej) Jakich kosztów nie można księgować w przypadku użyczenia samochodu? Nie wolno księgować kosztów modernizacji samochodu lub innych zwiększających jego wartość. Nie wolno księgować kosztów opłat rejestracyjnych, podatków, ubezpieczenia OC lub Autocasco. W przypadku samochodów osobowych nie wolno księgować pozostałych wydatków (paliwo, naprawy, itp.), jeżeli ich wartość przekroczy ilość kilometrów z karty drogowej pomnożoną przez stawkę z rozporządzenia Ministra Infrastruktury (dla samochodów o poj. Silnika pow. 900 cm3 0,8358 zł/km). Dokonanie takich wydatków może spowodować bardzo poważne problemy prawne i podatkowe! O czym należy pamiętać przy podpisywaniu umowy użyczenia samochodu? Umowę użyczenia samochodu mogą podpisać wyłącznie członkowie Zarządu Okręgu lub osoby do tego pisemnie upoważnione przez Zarząd. Samochód jest bardzo drogą rzeczą i ważne jest ustalenie odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenie samochodu.. Po pierwsze należy się upewnić, że pożyczany samochód posiada polisę odpowiedzialności cywilnej (OC) jest to obowiązek właściciela, nie ZHRu. Po drugie należy umieścić w umowie kwoty, do których Związek ponosi odpowiedzialność za samochód w przypadku kradzieży lub wypadku standardowo przyjmuje się 1000 zł w przypadku biwaków, innych działań śródrocznych oraz obozów wędrownych oraz 5000 zł w przypadku obozu stałego. Ustalenie wyższych kwot wymaga zgody Zarządu Okręgu w takim przypadku środowisko musi posiadać środki w celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń KSIĄŻKA FINANSOWA I DOKUMENTACJA ŹRÓDŁOWA Informacje ogólne Książka finansowa obozu jest prowadzona na każdym obozie ZHR. Książka stanowi dokument, dlatego nie dopuszczalne jest wyrywanie z niej kartek. Jeżeli istnieje prawdopodobieństwo, że jedna książka nie wystarczy na zaksięgowanie całości dokumentacji, należy zaopatrzyć się w dwie lub więcej książek i kontynuować jej prowadzenie w nowej książce. Książkę prowadzi kwatermistrz, nie zwalnia to jednak komendanta od odpowiedzialności za prawidłowe

12 12 strona ZHR Okręg Wielkopolski prowadzenie dokumentacji księgowej. Podstawę do dokonywania wpisów w książce finansowej stanowią dowody księgowe. Również tylko na ich podstawie można dokonywać w książce poprawek w przypadku błędnego zaksięgowania kwoty, należy przekreślić całą liczbę i nad nią wpisać właściwą. Obok podpisuje się osoba dokonująca poprawek. Dokumentacja źródłowa to zbiór chronologicznie księgowanych dowodów księgowych, ponumerowanych i trwale ze sobą złączonych Wypełnianie książki finansowej Poniżej zasady prowadzenia książki finansowej: a) W rubryce treść wpisujemy typ (faktura VAT, rachunek, polisa ubezpieczeniowa, delegacja, KP, inne) i numer dowodu księgowego oraz opisujemy szczegółowo np.: KP 11/08 - dotacja kuratorium, Rozliczenie przejazdu uczestników nr12, Fakt. 3456/2008 środki czystości. b) W rubryce wpływy lub wydatki wpisujemy odpowiednią kwotę z dokumentu źródłowego. c) Dowody księgowe dokumentujące poniesione wydatki wpisujemy do książki finansowej dwukrotnie: w rubryce wydatki i w części wydatki szczegółowo z podziałem na: wyposażenie, materiały, wyżywienie, usługi, transport, zakwaterowanie, ubezpieczenie/inne, wynagrodzenia bezosobowe. Podobnie w przypadku wpływów wpisujemy je dwukrotnie: w rubryce wpływy i w części wpływy szczegółowo z podziałem na: środki własne, składka programowa, dotacje i pozostałe. d) Jeśli na jednym dowodzie księgowym zostały zapisane różne grupy wydatków, należy rozdzielić je i wpisać w odpowiednie rubryki wydatki szczegółowo np. np. mamy rachunek na kwotę 100 zł, na którym wyszczególniono środki czystości za 90 zł i dwie czekolady po 5 zł. W rubryce wydatki wpisujemy kwotę 100 zł. Następnie rozpisujemy tę kwotę następująco: w rubryce wyżywienie wpisujemy 10 zł zaś w rubryce materiały wpisujemy 90 zł. Tzn. suma ze wszystkich rubryk wydatki szczegółowo musi być równa kwocie wpisanej do rubryki wydatki. e) Rubryka saldo zawiera informacje o bieżącym stanie kasy. Saldo otrzymujemy po odjęciu od sumy wpływów - sumy wydatków. Saldo obliczamy po każdej wpisanej kwocie i na końcu strony w książce finansowej. f) Na zakończenie każdej strony dokonujemy podsumowania wszystkich kolumn w rubryce razem do przeniesienia. Suma wydatków szczegółowych musi się równać rubryce wydatki. g) Kwoty z rubryki razem do przeniesienia wpisujemy w rubryce z przeniesienia na następnej stronie. Przekazywanie środków własnych innej drużynie, na zimowisko itp. księgujemy w dokumentacji tejże jednostki na czerwono w rubryce wpływy i we wpływach szczegółowo w pozostałe Najczęstsze uwagi dotyczące prowadzenia książki finansowej i dokumentacji źródłowej 1. Dowody księgowe nie są wpisywane do książki na bieżąco, wpisywane nie chronologicznie dopuszcza się jednodniowe (ale nie miesięczne!!!) opóźnienie w księgowaniu dowodów. W przypadku, gdy dowód wpłynął do księgowania później, niż wskazuje na to data wystawienia dowodu, należy napisać na nim, że wpłynął do księgowania w dniu... UWAGA! Data w książce finansowej jest datą z dowodu księgowego. 2. Dowody księgowe nie są numerowane dowody numerujemy kolorem czerwonym w prawym górnym rogu (najlepiej gdy liczba jest w kółku), tak by numer był widoczny. Numer ten powinien być zgodny z numerem pozycji w książce finansowej w rubryce L.p. 3. Przy robieniu korekty w książce finansowej, w miejsce, gdzie powinien się znajdować dowód księgowy w dokumentacji finansowej, powinna zostać wczepiona kartka z informacją o dokonaniu korekty (należy określić na czym polegała korekta). 4. Używanie w książce korektora, nadmierne kreślenie w książce, zamazywanie pozycji jest niedopuszczalne.

13 ZHR Okręg Wielkopolski strona Książka finansowa nie prawidłowo uzupełniana brak dat księgowania i numerów dokumentów w pozycji treść, kolejne strony książki nie są podsumowywane, niewypełnione są sprawozdania poobozowe i finansowe znajdujące się na końcu książki. 6. Środki własne księgowane składce programowej środki od drużyn będące uzupełnieniem składki programowej, nie można traktować jako środków od uczestników, ale jako środki własne to drużyna dokłada swoje pieniądze do obozu, a nie wpłaca rodzic Najczęstsze uwagi dotyczące zestawień dowodów księgowych 1. Brak zestawień wpłat z tytułu składki programowej (wpięte tylko kwity KP, albo i nie wpięte w ogóle) księgując choćby kilka kwitów KP w jednej pozycji w książce finansowej należy zrobić zestawienie wpłat. 2. Brak zestawienia biletów np. wstępu wystarczy posłużyć się wzorem rozliczenia przejazdu. 3. Nie opisane dowody w zestawieniach wszystkie dowody w zestawieniach powinny być opisane tak samo, jak pozostałe dowody PRZECHOWYWANIE ŚRODKÓW FINANSOWYCH Istnieją na razie następujące sposoby przechowywania środków finansowych na obozie: Konto bankowe założone dla obozu przez Okręg. Nie ma możliwości przechowywania środków pieniężnych na prywatnych rachunkach bankowych!!! Gotówka ilość środków w kasie obozu nie powinna przekraczać wysokości 3 stawek osobodni dla wszystkich uczestników obozu.

14 14 strona ZHR Okręg Wielkopolski III ROZLICZANIE Komendant obozu oddaje dokumentację finansową i merytoryczną obozu do sprawdzenia w nieprzekraczalnym terminie 14 dni po zakończeniu obozu (w wyjątkowych przypadka możliwość przesunięcia terminu ustala się przed obozem), zgodnie z listą wymienioną w obiegówce. Dokumenty powinny być zebrane w następujący sposób: a) Segregatory z rozliczeniem obozu przekazywane Księgowej powinny zawierać: 1) Płyta z elektroniczną wersją rozliczenia dotacji i rozliczenia obozu 2) Rozliczenie dotacji (każdej osobno tabelka z zestawieniem + opisane oryginały faktur) 3) Rozliczenie obozu (podpisany wydruk sprawozdania, wydrukowana książka oraz opisane, opieczętowane faktury w miejscu faktur dotacyjnych należy włożyć ich obustronne ksero) - kolejne części powinny być od siebie widocznie oddzielone (np. zakładkami). Faktury powinny być przedziurkowane i ułożone w segregatorze chronologicznie, zgodnie z numeracją (najświeższe na górze segregatora), b) Dokumentacja obozowa (w skoroszycie): 1) kartę zaświadczenia o zgłoszeniu wypoczynku, 2) Preliminarz obozowy, 3) karty zdrowia uczestników, 4) protokoły pokontrolne instytucji wizytujących, 5) pozostałe dokumenty, 6) Kopia obiegówki obozowej, I wyraźnie oznaczone wg wzoru: Dxxxx (gdzie xx oznacza numer księgowy przypisany organizatorowi obozu) W wyjątkowych przypadkach komendant obozu może wnioskować do Przewodniczącego Zarządu Okręgu lub osoby przez niego upoważnionej o przedłużenie ww. terminu. W trakcie sprawdzania poprawności dokumentacji finansowej obozu należy uzupełniać lub poprawiać dokumentację w terminie wskazanym przez osobę rozliczającą obóz, jednak nie później niż w 7 dni od otrzymania informacji o brakach lub błędach w złożonym rozliczeniu. Następnie w terminie określonym przez Okręg, ale nieprzekraczającym 90 dni od dnia zakończenia obozu komendant powinien: a) odebrać ewentualne zaległe dotacje, b) dokonać wszystkich rozliczeń związanych z obozem: W przypadku niższych niż przewidywano kosztów obozu dokonuje z zachowaniem zasad otrzymanych dotacji zwrotów wpłat wniesionych przez rodziców (innych sponsorów) do maksymalnej wysokości ich wpłat. W przypadku uzyskania pisemnej zgody rodziców (sponsorów) np. deklaracja na karcie kwalifikacyjnej uczestnika, w/w pieniądze mogą zostać przekazane na inne cele (charytatywne, śródroczną działalność organizatora itp.) nadwyżka pieniędzy po obozie może zostać przekazana (jako darowizna rodziców) na śródroczną pracę jednostki organizacyjnej ZHR. Kwota przekazana po obozie na śródroczną pracę jednostek organizacyjnych ZHR nie może przekraczać 10% od wpłat rodziców na obóz (składki programowej). Dowody dokonanych wypłat niewykorzystanych pieniędzy na obozie (lista zwrotu rodzicom wraz z przekazami pocztowymi oraz KP jednostki będącej organizatorem obozu lub potwierdzenie przelewu na konto z którego środki otrzymaliśmy) wpisujemy jako ostatnie w książce finansowej obozu i wyksięgowujemy z wpłat rodziców poprzez zapisanie tych kwot z minusem i na czerwono w rubryce składka programowa. Saldo po obozie powinno wynieść 0zł. Rozliczenie komendanta i zwolnienie z funkcji następuje w momencie przyjęcia rozliczenia obozu przez Okręg.

15 ZHR Okręg Wielkopolski strona 15 NOTATKI: