Kożuchów, 15-01-2010r. Wdrożenie Comarch OPT!MA w USKOM Sp. z o.o. Case Study 1. USKOM Sp. z o.o. Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych USKOM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością działa na podstawie Kodeksu spółek handlowych, a jego właścicielem jest Gmina Kożuchów. Spółka powstała z przekształcenia Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Kożuchowie. Akt założycielski Spółki został podpisany w dniu 30 stycznia 1995 r., a następnie Spółka została zarejestrowana w rejestrze handlowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy w Zielonej Górze. Firma działa w branży usług komunalnych i powiązanych z nimi, a w jej ofercie znajdują się: usługi wodociągowo kanalizacyjne, usługi komunalne materialne, usługi mieszkaniowe, usługi komunalne niematerialne, usługi instalacyjne-hydrauliczne, usługi instalacyjne elektryczne, usługi w zakresie budownictwa specjalistycznego. W ramach struktury organizacyjnej Spółka posiada cztery podstawowe wydziały usługowe, tj.: Wydział Zasobów Lokalowych, Wydział Usług Komunalnych, Wydział Wodociągów i Kanalizacji, Wydział Usług Pogrzebowych, Oczyszczalnia ścieków. 2. Sytuacja biznesowa przed implementacją Spółka przed wdrożeniem systemu Comarch OPT!MA wraz z modułem dodatkowym AQUILA borykała się z wieloma problemami związanymi z korzystaniem, z dotychczas użytkowanego oprogramowania. Przestarzałe technologie na jakich opierał się poprzedni program komputerowy
sprawiały, że efektywnośd pracy oraz koszty eksploatacji były zbyt duże. Ponadto dostarczana funkcjonalnośd nie pozwalała na elastyczne działanie i dynamiczne dopasowywanie do zmieniających się warunków prowadzenia działalności, a bezpośrednie wsparcie dostawcy było utrudnione ze względu na znaczną odległośd. Problemem dla Spółki był również utrudniony przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi pracownikami korzystającymi z odrębnych modułów programów, a także brak możliwości kontroli i analizy danych gromadzonych w systemie zarówno w siedzibie firmy, jak i poza nią. Główne cele, jakie motywowały Spółkę do zmiany oprogramowania to: zwiększenie efektywności pracy z systemem poprzez automatyzację działao, zmniejszenie kosztów zakupu i eksploatacji oprogramowania, zwiększenie elastyczności działania podczas pracy z systemem, zmniejszenie ilości błędów generowanych na styku operator - program, szybkie i bezpośrednie wsparcie dostawcy/integratora, możliwośd analizowania danych, w tym również poza siedzibą firmy. 3. Rozwiązanie USKOM Sp. z o.o. zdecydowała się na nowoczesne rozwiązanie oparte o system Comarch OPT!MA wraz z dedykowanym modułem do obsługi rozliczeo na nieruchomościach AQUILA. Pełna integracja oraz wspólna baza danych oznacza zachowanie spójności słowników (kontrahenci, towary) oraz natychmiastowy dostęp do informacji pochodzącej z różnych modułów wykorzystywanych przez poszczególnych operatorów. Wykorzystana technologia Microsoft SQL Server to z kolei najwyższy poziom bezpieczeostwa gromadzonych i przetwarzanych danych, co jest bardzo istotne z uwagi na ich szczególny charakter. Zastosowane rozwiązanie w postaci zintegrowanych aplikacji Comarch OPT!MA oraz AQUILA pozwala ponadto na zautomatyzowanie żmudnych i czasochłonnych, powtarzalnych operacji. Wpływa to w sposób znaczący na zwiększenie efektywności pracy poprzez skrócenie czasu tych działao, zwłaszcza w kontekście ilości kilku tysięcy obsługiwanych lokali. Wdrożenie przeprowadziła firma ADVANTEC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k. z Zielonej Góry. Proces ten został rozłożony w czasie na 10 miesięcy i podzielony na kluczowy etapy, realizowane w założonej wcześniej kolejności. Etap pierwszy obejmował wdrożenie i uruchomienie
systemu Comarch OPT!MA w zakresie funkcjonalności modułów Kadry i Płace oraz Handel. W kolejnym kroku nastąpiło wdrożenie modułu Księga Handlowa oraz jednocześnie rozpoczęto właściwy proces uruchomienia modułu AQUILA w zakresie obsługi lokali czynszowych. Ostatni etap obejmował ostateczną integrację Comarch OPT!MA i modułu AQUILA oraz uruchomienie całego rozwiązania na Wydziale Zarządzania Wspólnotami Mieszkaniowymi. Na każdym etapie wdrożenia zarówno Spółka jak i i ADVANTEC zgodnie i efektywnie współpracowali, dopracowując ostateczną funkcjonalnośd rozwiązania tak, aby w możliwie największym stopniu zaspokoid potrzeby Spółki. Szkolenia pracowników realizowane były w trakcie trwania oraz przy zakooczeniu poszczególnych etapów wdrożenia. Po zakooczeniu wdrożenia zwiększono liczbę licencji na moduł Księga Handlowa oraz AQUILA. 4. Uzyskane korzyści Wdrożone rozwiązanie Comarch OPT!MA wraz z modułem AQUILA dało wymierne korzyści Spółce, wśród których najważniejsze to: eliminacja błędów występujących przy korzystaniu z poprzedniego oprogramowania, zgodnośd działania z regulacjami prawnymi, a tym samym eliminacja pomyłek z tym związanych, większa elastycznośd, czyli możliwośd dopasowania działania systemu do własnych, szczególnych potrzeb (np. poprzez dowolne definiowanie elementów opłat, formuł naliczania, stawek, schematów księgowych, filtrów czy raportów i zestawieo księgowych), zwiększona efektywnośd pracy poprzez zautomatyzowanie procesów (np. kopiowanie wyciągów bankowych, procesy rozliczania kosztów wydziałowych i ogólnozakładowych, seryjne generowanie wezwao do zapłaty i not odsetkowych), oszczędnośd finansowa z uwagi na niższy koszt eksploatacji oraz rozwiązania dodatkowe (np. seryjne wydruki faktur na formacie A5 na kilka miesięcy naprzód), wsparcie lokalnego Partnera ADVANTEC oraz Comarch, czołowego producenta systemów ERP w Polsce, możliwośd analizy danych, również w dostępie zdalnym poza siedzibą firmy.
5. Dlaczego Comarch? Firma Comarch to krajowy lider dostarczający systemy do zarządzania przedsiębiorstwem. Olbrzymi potencjał tego producenta zapewnia nam poczucie bezpieczeostwa i stabilności dostarczanych rozwiązao, co dodatkowo wzmacnia udzielana gwarancja na zgodnośd z przepisami prawa. Oferowany system Comarch OPT!MA zapewnia bardzo dużą swobodę w realizacji naszych działao oraz pozwala zwiększad poziom jakości Obsługi naszych Klientów. Dzięki wdrożonym modułom sprawnie realizujemy wszystkie procesy, począwszy od bardzo szybkiego i elastycznego naliczania opłat i seryjnego wystawiania faktur cyklicznych, poprzez procesy logistyczne, kadrowo-płacowe i windykacyjne, na automatycznym księgowaniu i raportowaniu skooczywszy. Na szczególną uwagę zasługuje dostosowanie oprogramowania na etapie wdrożenia do naszych specyficznych potrzeb, wynikających z branży w jakiej działamy. Dzięki firmie ADVANTEC z Zielonej Góry, która jest naszym integratorem, konsultantem i opiekunem, dokonaliśmy efektywnego i ukierunkowanego na nasze potrzeby wdrożenia. Usprawniliśmy i w pełni zautomatyzowaliśmy wiele do tej pory bardzo pracochłonnych operacji: skrócenie czasu generowania księgowao związanych z rozliczaniem kosztów wydziałowych i ogólnozakładowych, uwzględniających elementy struktury kont opartych o dane z AQUILA (budynki, rodzaje lokali), z pierwotnych 2 dni do 60 min. po wdrożeniu, skrócenie czasu refakturowania kosztów dotyczących wspólnot mieszkaniowych (automatyczne refakturowanie kosztów) z 3 godzin do 15 min, skrócenie czasu wprowadzania wskazao liczników o 50%. Marcin Wawrzyoski Prezes Zarządu Zdecydowanie polecamy system Comarch OPT!MA wraz z modułem AQUILA, a także firmę wdrażającą ADVANTEC z Zielonej Góry, jako dostawcę profesjonalnych rozwiązao informatycznych. Doskonała z nimi współpraca, ze szczególnym podkreśleniem zaangażowania, rzetelności i kultury jej przedstawicieli, daje nam poczucie bezpieczeostwa i świadomośd dokonania dobrego wyboru.
Wdrożone moduły Comarch OPT!MA Kasa/Bank Comarch OPT!MA Faktury Comarch OPT!MA Handel Comarch OPT!MA Płace i Kadry Plus Comarch OPT!MA Księga Handlowa Plus Comarch OPT!MA Analizy Comarch OPT!MA CRM Advantec AQUILA Start Advantec AQUILA Sprzedaż Advantec AQUILA Lokale Nabywca USKOM Sp. z o.o. ul.moniuszki 7 67-120 Kożuchów www.uskom.eu Partner Comarch ADVANTEC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k. ul.łużycka 17 65-601 Zielona Góra www.advantec.pl www.advantec.pl/aquila