Zarządzanie wiedzą dr Janusz Sasak janusz.sasak@uj.edu.pl Rodzaje wiedzy Wewnętrzna formalna Wewnętrzna cicha Zewnętrzna formalna Zewnętrzna cicha Wewnętrzna formalna Regulaminy, Instrukcje, Bazy danych, Struktura organizacyjna, Procedury 1
Wewnętrzna cicha Kapitał ludzki, Doświadczenie pracowników, Relacje między członkami organizacji Zewnętrzna formalna Media Internet Uwarunkowania prawne Publiczne banki informacji Współpraca międzynarodowa Wiedza formalna kontrahentów Zewnętrzna cicha Wiedza nieformalna kontrahentów, Środowiska naukowe Zespoły badawczo rozwojowe, Organizacje pozarządowe, Otoczenie organizacji ludzie. 2
Źródła wiedzy wykorzystywanej w zarządzaniu 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Umysł Pracowników Dokumenty papierowe Dokumnety elktroniczne Komputerow bazy danych Koncepcje zarządzania wiedzą Kodyfikacja Personalizacja Koncepcje zarządzania wiedzą Strategia konkurowania Kodyfikacja - Wprowadzenie wysokiej jakości szybkich i niezawodnych systemów informacyjnych ułatwiających szerokie zastosowanie skodyfikowanej wiedzy Personalizacja - Ukierunkowanie indywidualnej wiedzy specjalistycznej na twórcze, profesjonalne, rozwiązywanie problemów strategicznych 3
Koncepcje zarządzania wiedzą Strategia zarządzania wiedzą Kodyfikacja - Od ludzi do dokumentów: Tworzenie systemu dokumentacji elektronicznej, który kodyfikuje, magazynuje, rozpowszechnia i umożliwia ponowne wykorzystanie wiedzy Personalizacja - O osoby do osoby: Tworzenie sieci instytucji łączących ludzi i umożliwiających dzielenie się wiedzą osobistą Koncepcje zarządzania wiedzą Technologia informacyjna Kodyfikacja - Silne inwestowani w technologię informacyjną, które ma na celu powiązanie ludzi ze skodyfikowaną wiedzą Personalizacja -Średni poziom inwestowania w technologię, którego celem jest ułatwianie dyskusji i wymiany specjalistycznej informacji Współczesne systemy wspomagające ZW Group Collaboration Systems - personalizacja Artificial Intelligence Systems) - kodyfikacja 4
Bariery ZW Terminologia Deficyt narzędzi Możliwości pomiaru Inercja operacyjna Problem ochrony danych osobowych Brak zaufania do nowych technologii Uniwersalne narzędzia informatyczne Brak wsparcia kadry kierowniczej Obawy przed zmianami Lokalizowanie wiedzy Wiedza wewnętrzna jawna Wiedza wewnętrzna ukryta Wiedza zewnętrzna jawna Wiedza zewnętrzna ukryta Problemy lokalizacji wiedzy wewnętrznej kto nad czym pracuje, jakie kompetencje są w firmie rozwijane, kto dysponuje informacjami najważniejszymi z punktu widzenia organizacji, jakie są zasady dzielenia się wiedzą; które sieci wymiany informacji mają największe znaczenie? wiedza zbiorowa - polega na rodzaju relacji pomiędzy jednostkami 5
Problemy lokalizacji wiedzy zewnętrznej Gdzie są eksperci; Bnchmarking partnerzy; Jak skutecznie wymieniać wiedzę z otoczeniem; Czego potrzebują kontrahenci Działania ustalenie braków wiedzy i umiejętności Właściwe opisanie kultury organizacji (zwłaszcza niepisane reguły); nadmiar informacji selekcja tych obszarów i źródeł wiedzy, które będą potrzebne do umocnienia istniejących kompetencji lub do wytworzenia nowych; Działania określenie kompetencji; specjalizacja i decentralizacja; Wdrożenie systemów selekcji informacji; Ochrona wiedzy. 6
Cechy sprzyjające lokalizowaniu i pozyskiwaniu wiedzy płaskie struktury organizacyjne; wspieranie nieformalnych sieci komunikacyjnych (zespołu interdyscyplinarne) narzędzia informatyczne listy mailingowe, grupy dyskusyjne; Opracowana mapa kwalifikacji Cechy sprzyjające lokalizowaniu i pozyskiwaniu wiedzy Opracowana mapa źródeł wiedzy i zasobów informacji; System rejestrowania doświadczeń nabytych podczas realizacji projektów, ujawnianie informacji o projektach bieżących, bezpośredni kontakt z osobami realizującymi projekty Sposoby pozyskiwania wiedzy Kontakty z udziałowcami, dostawcami, konkurencją, firmami partnerskimi, klientami Badanie potrzeb, elastyczności popytowej i dochodowej, zarządzanie reklamacjami; Zdobywanie ekspertów zewnętrznych: Wykorzystywanie firm doradczych Kontakty z agencjami badania rynku, brokerami wiedzy 7
Kanały pozyskiwania wiedzy Współpraca ze stowarzyszeniami branżowymi, uczelniami, instytutami badawczymi; Zakup wiedzy (patenty, oprogramowanie, wzory użytkowe); Produkty związane z wiedzą; Inne kanały pozyskiwania wiedzy zewnętrznej (targi, seminaria, konferencje, misje technologiczne) Proces rekrutacji Problemy z pozyskiwaniem wiedzy Odrzucanie zewnętrznej wiedzy; Tworzenie, a pozyskiwanie wiedzy; Zdolności absorpcyjne firm. Elementy pozyskiwaniem wiedzy Podziału pracy Tworzenie sieci pozyskiwania wiedzy Budowa sieci ekspertów Budowa sieci firm (klastry) Sieci tematyczne Internet, Intranet, Extranet 8
Rozwój wiedzy Rozwijanie wiedzy polega na celowym tworzeniu nowych kompetencji we wszystkich dziedzinach funkcjonowania organizacji (nie sprowadzają się jedynie do działu B+R) Innowacje procesowe, produktowe, technologiczne funkcjonalne organizacyjne, marketingowe kulturowe Problemy rozwoju wiedzy nowa wiedza (innowacje) budzi niechęć Zamiana tradycyjnych metod produkcji na nowoczesne Zamiana klasycznych metod zarządzania na nowoczesne Podważanie pozycji pracowników; Innowacje kreują błędy (konieczność tolerowania błędów i traktowania ich jako nowej wiedzy; 9
Problemy rozwoju wiedzy Zmiana kultury organizacyjnej; Budowanie efektywnych mechanizmów; wykorzystania wiedzy zbiorowej w procesie rozwoju kompetencji firmy; Modyfikacja procesów komunikacji, Opracowanie mechanizmów interakcji; Przejrzystość i integracja zasobów); Elementy skutecznego rozwoju wiedzy Kształtowaniu warunków do rozwoju wiedzy, Dyskretna kontroli procesu ( burze mózgów), Wsparcie dla pracy grupowej, Stymulowanie kreatywności, Odkrywanie talentów Elementy skutecznego rozwoju wiedzy zachęty finansowe; ujawnianie wszystkich błędów; zespoły ds. produktów Zespoły do spraw procesów Benchmarking Outsourcing 10
Rozpowszechnianie wiedzy Praca zespołowa, Organizacje wirtualne; Nauka na błędach; Przepisy na sukces; Sposoby unikania błędów Rozpowszechnianie wiedzy powielanie wiedzy (szkolenia); dzielenie się doświadczeniami z realizowanych projektów; Dokumentowanie przebiegu działań; Wymiana bieżących doświadczeń; Problemy rozpowszechniania wiedzy kto i w jakim zakresie powinien dysponować wiedzą? wyłączenie pewnych aktywów z obiegu zakres dostępu do wiedzy zależny od struktury organizacji 11
Problemy rozpowszechniania wiedzy Dzielenie się wiedzą ma sens tylko w określonych granicach; Powielanie wiedzy, a zabezpieczenie interesów firmy; Systemy zarządzania (TQM lub time based management) a kanały komunikacyjne Rozwiązania rozpowszechniania wiedzy dzielenie się wiedzą poprzez o kontakty osobiste, tele i video konferencje, komunikatory; stymulowanie kontaktów nieformalnych; system wynagradzania (premiowania) powiązany z system wymiany informacji; Rozwiązania rozpowszechniania wiedzy efektywne narzędzia komunikacyjne: listy mailingowe, fora dyskusyjne, biuletyny wewnętrzne FAQ (Frequently Asked Questions ) upowszechnianie najlepszych rozwiązań benchmarking zewnętrzny; 12
Rozwiązania rozpowszechniania wiedzy Obowiązkowe dokumentowanie standardowych procedur; systemy informatyczne: ERP, CRM, SWD, elektroniczny obieg dokumentów, elektroniczne systemy wymiany danych szyte na miarę z zapasem ; Zasady wykorzystania wiedzy Wiedza musi byś wykorzystywana Aktualizacja po każdym wykorzystaniu Odpowiednia prezentacja wiedzy Wpychanie i wyciąganie wiedzy Rutyna niszczy wiedzę Zasady wykorzystania wiedzy Zapewnienie czytelności dokumentów Zmiana zarządzania z hierarchicznego na przestrzenne Budowa infrastruktury udostępniania wiedzy Wspieranie pracowników wykorzystujących nową wiedzę 13
Retencja wiedzy - etapy Selekcja wiedzy Nadanie formy Przechowywanie Aktualizowanie Retencja wiedzy - etapy Selekcja wiedzy przedmiot wyboru; zasady wyboru; Retencja wiedzy - etapy Pamięć organizacji (restrukturyzacja); Kasowanie zasobów wiedzy pułapka nieprzydatności wiedzy. 14
Retencja wiedzy - zasady kształcenie następców protokołowanie spotkań wspólne definiowanie pojęć przez zespół stabilność zatrudnienia doświadczenie jako punkt wyjścia do usprawnień Retencja wiedzy - zasady systemy elektroniczne pamięć zbiorowa prowadzenie dokumentacji właściwy wybór czynności poddawanych dokumentowaniu Pomiar wiedzy - problemy Względność wartości wiedzy Szacowanie wartości zasobów: ukazanie zmian jakie zaszły w zasobach, zinterpretowaniu tych zmian w odniesieniu do założonych celów zarządzania wiedzą 15
Pomiar wiedzy - problemy Podejście ilościowe nierealistyczne analiza związków przyczynowo-skutkowych pomiary pośrednie przy użyciu wskaźników wiedzy Pomiar wiedzy - problemy Podejście ilościowe nierealistyczne analiza związków przyczynowo-skutkowych pomiary pośrednie przy użyciu wskaźników wiedzy 16