Jak rozliczyć urlop wypoczynkowy, dwa dni opieki nad dzieckiem i dofinansowanie do wypoczynku PROBLEM - W styczniu 2013 roku córka naszej pracownicy ukończy 14 lat. Czy zatrudniona musi w tym miesiącu wykorzystać ostatni raz dwa dni opieki nad dzieckiem, czy może zrobić to do końca roku? W czasie ferii zimowych jej córka jedzie na zimowisko organizowane przez szkołę. Pracownica ubiega się o dofinansowanie. Zostanie jej przyznana kwota 300 zł ze środków bieżących. Jak rozliczyć jej przychód za styczeń w sytuacji, gdy chce wziąć urlop wypoczynkowy na ferie (24 godz.) oraz ewentualne dwa dni opieki? Pracownica otrzymuje 2800 zł płacy zasadniczej oraz zmienną prowizję zależną od wyników sprzedaży, przy czym w listopadzie 2012 roku nie otrzymała prowizji, gdyż nie wypracowała minimalnego progu sprzedaży. Prowizja za październik to 589,30 zł, a za grudzień 735 zł. Za styczeń wyniesie ona 463 zł. Pracownica ma prawo do zwykłych kosztów uzyskania przychodów, ale nie złożyła oświadczenia PIT-2. ODPOWIEDŹ W jednym miesiącu pracownica weźmie zarówno urlop wypoczynkowy, jak i dwa dni opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat. Skoro jej córka ukończy ten wiek w styczniu 2013 roku, to uprawnienie wynikające z art. 188 kodeksu pracy powinno być zrealizowane przed dniem urodzin dziecka. Dofinansowanie do szkolnego zimowiska będzie podlegało oskładkowaniu, ale pozostanie wolne od podatku dochodowego. Na styczniowy przychód pracownicy będzie składało się wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie urlopowe, za dwa dni opieki oraz kwota dofinansowania. Zwolnienie od pracy Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy na 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 188 k.p.). Jednym z warunków zwolnienia od pracy na tej podstawie jest wiek dziecka. W praktyce oznacza to, że w roku, w którym dziecko kończy 14 lat, pracownik powinien wykorzystać omawiane zwolnienie, zanim będzie ono obchodzić urodziny, a nie do końca roku. W sprawach nieuregulowanych w kodeksie pracy zastosowanie ma kodeks cywilny. Zgodnie z art. 112 k.c. termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było w ostatnim dniu tego miesiąca. Jednakże przy obliczaniu wieku osoby fizycznej termin upływa z początkiem ostatniego dnia. Jeżeli więc dziecko urodziło się np. 18 stycznia 1999 r., to 14 lat skończy 18 stycznia 2013 r., o godz. 0.00, a nie o godz. 24.00. Ponieważ przepis kodeksu pracy stanowi, że zwolnienie przysługuje na dziecko w wieku do 14 lat, pracownik powinien skorzystać z niego w okresie od 1 do 17 stycznia 2013 r. Począwszy od 18 stycznia, dziecko będzie już bowiem w wieku, który pozbawia prawa do 2 dni wolnych. Zwolnienie od pracy jest płatne. Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy. Obliczając wynagrodzenie za 2 dni opieki, trzeba więc zastosować reguły, według których wyznacza się wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, z tą jednak różnicą, że składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc przyjmuje się z miesiąca, w którym była opieka, a nie z 3 miesięcy go poprzedzających. Z kolei składniki określone w stałej miesięcznej wysokości uwzględnia się z miesiąca, w którym udzielono dni wolnych, czyli bez przeliczeń. Pracownik dostanie więc swoje normalne wynagrodzenie w omawianej sytuacji zasadnicze, bez wyodrębnienia osobnej kwoty za opiekę. Ze zmiennego składnika, którym jest w tym przypadku prowizja, trzeba natomiast ustalić wynagrodzenie z tego tytułu. Aby je obliczyć, należy wykonać następujące kroki.
Krok 1. Sumę zmiennych składników z miesiąca zwolnienia od pracy trzeba podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu. Krok 2. Otrzymaną stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie udzielonych dni opieki, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z tego uprawnienia. W praktyce wygląda to tak: 463 zł (prowizja ze stycznia) : 136 godzin (nominał na styczeń 176 godzin 16 godzin opieki 24 godziny urlopu wypoczynkowego) = 3,40 zł, 3,40 zł x 16 godz. opieki = 54,40 zł. Za czas urlopu Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniami wymienionymi w par. 6 rozporządzenia urlopowego. Jak wspomniano powyżej, składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W omawianym przypadku będą to prowizje wypłacone w okresie październik, listopad i grudzień 2012 roku. W listopadzie pracownicy nie przysługiwała zmienna część pensji, gdyż nie spełniła wymogów warunkujących jej wypłatę. Z tego względu podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego zostanie ustalona z prowizji z dwóch miesięcy. Co prawda par. 11 rozporządzenia urlopowego stanowi, że jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało zmienne wynagrodzenie, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie. Przepis ten nie precyzuje przyczyn, z powodu których pracownik nie uzyskał prawa do zmiennego wynagrodzenia przez cały miesiąc lub miesiące, z których ustala się podstawę urlopową. Przyjmuje się, że chodzi tu o nieobecność np. z powodu choroby, urlopu bezpłatnego, wychowawczego czy wypoczynkowego, z powodu której pracownikowi nie udało się nabyć prawa do zmiennej pensji. Gdyby dopuścić także sytuację, w której pracownik mimo wykonywania pracy nie wypracował np. premii czy prowizji w danym miesiącu i przyjąć zmienne wynagrodzenie z najbliższego miesiąca, w którym ono przysługiwało, to, moim zdaniem, nie doszłoby do wykroczenia ze strony pracodawcy, gdyż taka decyzja oznaczałaby działanie na korzyść pracownika. Z drugiej jednak strony takie rozwiązanie nie odzwierciedlałoby zasady, że za czas urlopu przysługuje wynagrodzenie takie, jakie pracownik uzyskałby gdyby pracował, a nie wypoczywał (art. 172 k.p.). Skoro bowiem w 3-miesięcznym okresie sprzed urlopu pracownik miał możliwość, ale nie zasłużył na premię czy prowizję, to taki był stan faktyczny i przez to jego wynagrodzenie było niższe, co z kolei może przełożyć się na późniejszą wysokość wynagrodzenia urlopowego. Przyjęcie w takiej sytuacji zmiennego składnika z miesiąca sąsiedniego doprowadziłoby do podniesienia stawki za godzinę pracy i do zawyżenia pensji urlopowej. Wynagrodzenie urlopowe oblicza się w następujący sposób. Krok 1. Podstawę wymiaru trzeba podzielić przez liczbę godzin wykonywania przez zatrudnionego pracy w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Krok 2. Tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z
obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu. Ustaloną urlopową podstawę wymiaru należy podzielić przez faktycznie przepracowaną liczbę godzin w okresie, z którego jest liczona ta podstawa. W omawianym przypadku oznacza to, że podstawę ustaloną z 3 miesięcy, a więc z okresu październik grudzień 2012 roku trzeba podzielić przez liczbę godzin pracy w tych miesiącach, odnotowanych w ewidencji czasowej pracownicy. Sumę dwóch prowizji należy więc podzielić przez liczbę godzin przepracowanych z okresie 3 miesięcy: 589,30 zł + 735 zł = 1324,30 zł, 1324,30 zł : 504 godziny (wymiary czasu pracy odpowiednio w październiku, listopadzie i grudniu: 184 godz. + 168 godz. + 152 godz.) = 2,63 zł, 2,63 zł x 24 godz. urlopu = 63,12 zł (wynagrodzenie urlopowe z prowizji). Pieniądze na zimowisko Wolne od podatku dochodowego są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu dzieci i młodzieży do lat 18: z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra niezależnie od ich wysokości, z innych źródeł do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł. Jak wyjaśnił dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 19 lipca 2012 r. (IPTPB1/415-260/12-5/DS), do podmiotów prowadzących działalność w zakresie wypoczynku można zaliczyć zarówno te podmioty, które świadczą usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (np. biura turystyczne), jak i te, które zajmują się statutowo tego rodzaju działalnością (np. szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, o których mowa w par. 2 rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania, Dz.U. nr 12, poz. 67 z późn. zm.). Istotne znaczenie ma więc formalnoprawne umocowanie danego podmiotu do wykonywania czynności związanych z wypoczynkiem. Dopłata do zimowiska córki pracownicy nie została sfinansowana ze środków funduszu socjalnego, w związku z czym podlega w całości oskładkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. Trzeba też pamiętać, że składki naliczone od przychodu, który jest wolny od podatku dochodowego, nie podlegają odliczeniu odpowiednio składki na ubezpieczenia społeczne od dochodu, a składka zdrowotna od podatku. Lista płac za styczeń 2013 roku Elementy Kwota Sposób wyliczenia Przychód 3680,52 zł 2800 zł (stała płaca zasadnicza) + 463 zł (prowizja) + 54,40 zł (wynagrodzenie z prowizji za 2 dni opieki) + 63,12 zł (wynagrodzenie urlopowe z prowizji) + 300 zł (dofinansowanie do wypoczynku dziecka) Składki na 504,60 zł podstawa wymiaru 3680,52 zł
ubezpieczenia społeczne składka emerytalna 680,52 zł x 9,76 proc. = 359,22 zł składka rentowa 3680,52 zł x 1,5 proc. = 55,21 zł Składka na ubezpieczenie zdrowotne do zapłaty do ZUS odliczana od podatku 285,83zł 226,07zł składka chorobowa 3680,52 zł x 2,45 proc. = 90,17 zł suma składek 504,60 zł składki do odliczenia od dochodu 463,47 zł [3380,52 zł (przychód opodatkowany) x 13,71 proc.] podstawa wymiaru 3175,92 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne 504,60 zł) 3175,92 zł x 9 proc. = 285,83 zł 2917,05 zł (3380,52 zł 463,47 zł) x 7,75 proc. = 226,07 zł Zaliczka na podatek dochodowy 279 zł Przychód do opodatkowania 3380,52 zł (3680,52 zł 300 zł) podstawa opodatkowania po zaokrągleniu 2806 zł Kwota do wypłaty 2611,09 zł [3380,52 zł (przychód) 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) - 463,47 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] zaliczka do US 279 zł (2806 zł x 18 proc.) 226,07 zł = 279,01 zł (zaliczka na podatek) 3680,52 zł (504,60 zł + 285,83 zł + 279 zł) Izabela Nowacka ekspert ds. wynagrodzeń Podstawa prawna Art. 172, art. 188, art. 189 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Art. 21 ust. 1 pkt. 78, art. 26 ust. 1, art. 27b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn.zm.). Par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).
Par. 6 8, oraz par. 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).