3 kroki do skutecznej promocji biura rachunkowego sprawdź od czego zacząć

3 kroki do skutecznej promocji biura rachunkowego sprawdź od czego zacząć

Redaktor: Katarzyna Brzozowska Wydawca: Marta Grabowska-Peda Kierownik Grupy Wydawniczej: Ewa Marmurska-Karpińska ISBN: 978 83 269 5764 2 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Skład i łamanie: IGAWA Ireneusz Gawliński Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03 918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich za stosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Zmiany, zmiany i jeszcze raz zmiany to najkrótsza charakterystyka tego, co dzieje się w ostatnim czasie w branży usług księgowych. Rosnąca konkurencja, presja na obniżanie cen i nowe technologie to najważniejsze trendy, które kształtują ten rynek, wymuszając na biurach rachunkowych większą niż dotychczas aktywność również w zakresie promocji. Jeszcze kilka, kilkanaście lat temu większość biur rachunkowych skupiała się wyłącznie na obsłudze księgowej firm, a nowe zlecenia zdobywano przede wszystkim dzięki rekomendacjom zadowolonych klientów. Sytuacja zaczęła się zmieniać wraz z upowszechnieniem Internetu, pojawieniem się księgowości on-line, blogów i forów dyskusyjnych z darmowymi poradami oraz oprogramowania do samodzielnego księgowania. Później na rynek weszły firmy sieciowe, a w 2014 roku w wyniku deregulacji zlikwidowano wymóg posiadania certyfikatu księgowego, umożliwiając prowadzenie biura rachunkowego przedsiębiorcom jedynie pod warunkiem posiadania ubezpieczenia OC. Z drugiej strony z badań przeprowadzonych wśród właścicieli małych i średnich firm wynika, że ponad 63% z nich nie napotyka żadnych problemów we współpracy z biurem rachunkowym1 i prawdopodobnie dlatego na pytanie Czy Państwa firma kiedykolwiek zmieniła biuro rachunkowe? ponad 56% respondentów odpowiedziało nie, a blisko 30%, że od zawsze korzysta z tego samego biura2. Oznacza to, że klienci niechętnie i bardzo rzadko decydują się na zmianę dostawcy usług księgowych. Na szczęście w naszym kraju każdego dnia powstaje blisko 1000 nowych firm, a te, które funkcjonują od dłuższego czasu, łączą się, dzielą i zmieniają formę prawną, co stwarza biurom rachunkowym szanse na zdobycie nowych zleceń. Wzrost tempa życia i co za tym idzie prowadzenia biznesu powoduje, że w ostatnim czasie radykalnie zmieniły się oczekiwania klientów dotyczące obsługi. Przedsiębiorcy na pierwszym miejscu, poza wysoką jakością, stawiają wygodę i dobrą komunikację z usługodawcą. Chcąc skupić się na prowadzonym biznesie oczekują szybkich i gwarantujących oszczędność czasu rozwiązań, aby obsługa księgowa w jak najmniejszym stopniu zakłócała działalność operacyjną firmy. Stąd standardem staje się odbiór dokumentów od klienta oraz komunikacja elektroniczna. Informatyzacja i nowe technologie przyniosły kolejną zmianę w branży usług księgowych. Księgowi w większym stopniu stają się doradcami finansowymi firmy, aktywnymi dostawcami analiz oraz planowania. Biura księgowe, poza typowymi czynnościami związanymi 1 Fundacja Rozwoju Biznesu STARTER, Raport Usługi Księgowe w Polsce Edycja 2013. 2 Raport z badania przeprowadzonego przez portal Księgowi Przyszłości Rok po deregulacji. Rynek usług księgowych po uwolnieniu zawodu. Warszawa, czerwiec 2015 r. 3

z prowadzeniem ksiąg, coraz częściej poszerzają swoją ofertę o dodatkowe usługi dla biznesu. Kompleksowość obsługi staje się widocznym trendem, który przedsiębiorcy przyjmują z dużym zadowoleniem. Trudny rynek wymusza aktywność Wszystkie wskazane wyżej okoliczności powodują, że właściciele biur rachunkowych już nie tylko, aby rozwijać swoją działalność, ale żeby przetrwać na rynku powinni położyć większy nacisk na działania marketingowe. Do wyboru są dwie strategie: konkurowanie wyłącznie w oparciu o niskie ceny albo zdobywanie nowych zleceń i zatrzymanie dotychczasowych klientów przy użyciu pozacenowych instrumentów promocji. Ten pierwszy sposób choć ostatnio cieszy się dużą popularnością na dłuższą metę nie jest efektywny i może przynieść rezultaty jedynie biurom nastawionym na obsługę najmniejszych podmiotów, kierujących się przy wyborze dostawcy usług księgowych wyłącznie kryterium ceny. ZAPAMIĘTAJ Efektywną strategią jest oparcie promocji na trzech głównych filarach: budowaniu i utrzymywaniu dobrych relacji z dotychczasowymi klientami, zwiększeniu widoczności biura na rynku, stworzeniu silnej, wyróżniającej się spośród konkurencji marki. Te trzy kierunki działania realizowane przy użyciu instrumentów promocji dopasowanych do specyfiki usług księgowych pomogą umocnić pozycję biura nawet w warunkach silnej konkurencji. Należy przy tym podkreślić, że fundamentem i niezbędnym warunkiem sukcesu musi być wysoka jakość usług i profesjonalna obsługa. Konieczne marketingowe spojrzenie Celem wszystkich wysiłków marketingowych biura rachunkowego jest zdobycie nowych i zachowanie dotychczasowych zleceń. Kluczem do sukcesu jest maksymalne dopasowanie oferty do rzeczywistych potrzeb klienta a te nieustannie zmieniają się i dlatego tak ważne jest: stałe monitorowanie oczekiwań klientów jakich usług potrzebują, obserwowanie działań konkurencji co oferują inne biura, śledzenie trendów i nowych możliwości, które mogą zwiększyć atrakcyjność oferty biura. 4

Krok 1 Otwarcie się na działania promocyjne, komunikację z otoczeniem oraz aktywne wyjście naprzeciw klientowi Nadeszły czasy, w których tzw. miękkie kompetencje są równie istotne jak fachowa wiedza. Dlatego mimo codziennego natłoku pracy i naglących terminów konieczne jest poświęcenie czasu na działania marketingowe, które pomogą zdobyć, ale też zatrzymać obecnych klientów. Krok 2 Zwiększenie widoczności biura na rynku Jak wynika z przytoczonych wyżej wyników badań, przedsiębiorcy rejestrując firmę i podpisując umowę z biurem rachunkowym, zwykle korzystają z jego usług przez wiele lat. Dlatego znacznie łatwiej pozyskać na klienta świeżo upieczonego przedsiębiorcę niż firmę z dłuższym stażem na rynku. Zarówno w celu pozyskania klienta rozpoczynającego własny biznes, jak i zmuszonego do zmiany biura niezbędnym warunkiem przyciągnięcia uwagi jest łatwa dostępność informacji o biurze i jego ofercie. Niezwykle istotne jest to, by informacja o biurze trafiła do jak najszerszego kręgu potencjalnych klientów. Kluczową kwestią jest obecność biura tam, gdzie są przedsiębiorcy szukają informacji i wsparcia przy prowadzeniu biznesu. KROK 3 Wyróżnienia się na tle konkurencji Dla przeciętnego przedsiębiorcy wszystkie biura rachunkowe są takie same. Jeśli jednak bliżej przyjrzy się ofercie kilku z nich, szybko dostrzeże różnice i tu pojawia się okazja dla właścicieli biur. Wyzwaniem jest ułatwienie klientowi wyboru poprzez takie zaprezentowanie oferty, aby: klient w jednoznaczny sposób przekonał się, że biuro jest gotowe rozwiązać każdy jego problem, zagwarantować wygodny, kompleksowy, dopasowany do specyfiki klienta i bezpieczny model współpracy, pokazać wymierne korzyści ze współpracy i to, czego nie znajdzie u konkurencji, umiejętnie zaprezentować swoje kompetencje, doświadczenie i osiągnięcia (w przypadku specjalizacji z wyeksponowaniem branż i czynności). Od czego zacząć Biuro rachunkowe gotowe na podjęcie aktywności marketingowej, zanim przystąpi do promowania swojej działalności, musi najpierw zadbać o sprawną organizację i zarządzanie. Nawet jeśli materiały reklamowe, nowoczesna strona internetowa i ogłoszenia w prasie zdołają przyciągnąć klientów, to niska jakość usług i zła organizacja szybko wyjdą na jaw i przyniosą więcej strat niż brak jakiejkolwiek aktywności. Pierwszym posunięciem powinno być zatem uporządkowanie i naprawienie ewentualnych braków, które mogą negatywnie wpłynąć na świadczenie usług. Dopiero mając pewność, że w biurze wszystko funkcjonuje jak należy, 5

można rozpocząć działania komunikacyjne, które pomogą zwiększyć widoczność i wyróżnić się na tle konkurencji. W wielu przypadkach konieczne jest stworzenie absolutnych podstaw fundamentu do działań promocyjnych: systemu identyfikacji wizualnej zaprojektowanie logotypu biura, barw firmowych, czcionki, ponieważ te wszystkie elementy będą wykorzystywane w każdym komunikacie wychodzącym z biura (np. przy projektowaniu materiałów biurowych wizytówek, papieru firmowego, kopert, pieczęci, gadżetów i itp.), budując i wzmacniając jego markę. Kolejny krok to stworzenie lub odświeżenie strony internetowej, która stanowi wizytówkę i bardzo częsty pierwszy punkt styczności potencjalnego klienta z biurem oraz miejsce, do którego będą odsyłani potencjalni klienci z treści podanych na banerach, reklamach, artykułach czy wizytówkach. Zaprezentowanie informacji o biurze i jego ofercie bardzo ułatwia powszechny dostęp do Internetu. UWAGA Poza stroną internetową, która pełni raczej rolę wirtualnej wizytówki niż narzędzia sprzedaży, swoją obecność można zaznaczyć na portalach i w serwisach poruszających tematykę biznesową (zwłaszcza o zasięgu lokalnym), w mediach społecznościowych, na forach dyskusyjnych, a także w katalogach i bazach danych usług dedykowanych firmom. Szerokie możliwości w zakresie tradycyjnej reklamy (ogłoszenia, artykuły sponsorowane, inserty) oraz public relations (wypowiedzi eksperckie, porady) daje współpraca z mediami tradycyjnymi (papierowymi) oraz elektronicznymi. Także tradycyjne metody promocji, takie jak ulotki czy foldery oraz banery informacyjne i oflagowane samochody, nadal cieszą się sporą popularnością. Biorąc pod uwagę fakt, że nawiązywanie nowych kontaktów to warunek rozpoczęcia współpracy biznesowej skuteczną formą promocji jest udział w spotkaniach networkingowych, w wydarzeniach branżowych dla przedsiębiorców oraz targach dla biznesu. Możliwości i pomysłów na wyjście do potencjalnych klientów z ofertą biura rachunkowego jest bardzo wiele. Każde biuro jest jednak inne, podobnie jak preferencje i wizje promocji ich właścicieli. W kolejnych artykułach zostaną przybliżone sposoby na zaprezentowanie oferty biura rachunkowego zarówno z wykorzystaniem tradycyjnych instrumentów marketingowych, jak i możliwości które stwarza Internet. Mam nadzieję, że zainspirują Państwa i zachęcą do działania, które zaskutkuje coraz powiększającym się gronem zadowolonych i wiernych klientów. Joanna Polańska-Solarz specjalista ds. promocji biur rachunkowych i kancelarii podatkowych, autorka książki pt. Promocja w kancelarii doradztwa podatkowego i biura rachunkowego 6

Więcej ebooków o tematyce finansowo-księgowej: www.fabrykawiedzy.com 1FS002 ISBN: 978 83 269 5764 2