Kraków, dn. 18.02.2014 r. OKPL s.c. Piotr Zieliński, Paweł Zieliński, Katarzyna Zielińska, Małgorzata Zielińska, Tomasz Cichański ul. Racławicka 58 30-017 Kraków Zapytanie ofertowe dotyczące zakupu licencji systemu B2B oraz systemu ERP Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Oś priorytetowa VIII: Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Działanie 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Tytuł projektu: Wdrożenie systemu B2B automatyzującego proces sprzedaży oraz zamówień w firmie OKPL Strona 1 z 9
1. Charakterystyka zamawiającego Główny przedmiot działalności firmy OKPL obejmuje prowadzenie sklepu internetowego pod nazwą smooke.pl, zajmującego się sprzedażą akcesoriów do e-papierosów. Asortyment sklepu obejmuje następujące wyroby: - atomizery, - akcesoria, - baterie, - clearomizery, - e-liqudy, - kartomizery, - kartridże, - e-papierosy- zestawy. W ofercie firmy znajdują się e-papierosy wszelkiego typu, a także bardzo szeroki wybór wysokiej jakości akcesoriów. Główną zmianą dotyczącą wewnętrznej polityki działania firmy OKPL będzie uruchomienie systemu informatycznego typu B2B, który wprowadzi nowy, zautomatyzowany model współpracy pomiędzy firmą OKPL a jej najważniejszymi partnerami biznesowymi. 2. Przedmiot zapytania ofertowego Przedmiotem zapytania ofertowego jest nabycie licencji systemu B2B oraz licencji systemu ERP o parametrach nie gorszych niż podane poniżej: 1. Zakup modułów oprogramowania Systemu B2B Uwzględniając charakter prowadzonej działalności firmy OKPL s.c. oraz rodzaj procesów biznesowych jakie mają zostać poddane automatyzacji wymagane jest aby System odpowiadał za następujące obszary działalności przedsiębiorstwa: Moduł: Użytkownicy - będzie to moduł techniczno-administracyjny odpowiedzialny za zarządzanie systemem B2B. Moduł umożliwiał będzie administratorowi zarządzanie kontami użytkowników, którzy mają dostęp do aplikacji. Administrator może tworzyć i usuwać konta użytkowników, nadawać i usuwać uprawnienia. W module dostępne będą następujące widoki: Lista użytkowników, Dodawanie/edycja użytkowników, Usuwanie użytkowników, Edycja uprawnień użytkownika. Strona 2 z 9
Główny widok modułu przedstawiał będzie listę użytkowników oraz następujące informacje: (Login, E-mail, Nazwisko i imię, Data rejestracji, Status użytkownika, Nazwę kontrahenta). Za pomocą funkcji Edycja użytkownika możliwe będzie nadanie użytkownikowi uprawnień do poszczególnych modułów systemu B2B. Użytkownik będzie mógł otrzymać status Pełne uprawnienia i w efekcie pełny dostęp do wszystkich funkcji, lub też będzie mógł mieć zdefiniowane uprawnienia do poszczególnych modułów aplikacji oddzielnie. Moduł: Zamówienia - Z poziomu zamówień możliwe będzie w zależności od nadanych uprawnień składanie zamówień oraz ich realizacja. Moduł ten umożliwiał będzie generowanie i przekazywanie informacji do systemu Wnioskodawcy w formie e-zamówienia zakupu, w formacie pliku CSV. Moduł e-zamówienia umożliwiał będzie Partnerom firmy składanie zamówień z poziomu przeglądarki Internetowej, bezpośrednio do systemu B2B, bez konieczności wysyłania dokumentów papierowych, e-maili czy też dzwonienia do handlowca celem sprawdzenia dostępności i zamówienia potrzebnych towarów. Wykorzystując przeglądarkę internetową Partnerzy firmy będą mogli logować się do modułu: Zamówienia oraz przeglądać aktualną ofertę produktową wraz z cenami wynikającymi z indywidualnych cenników i tabel upustów przypisanych do danego Partnera. W widoku będzie dostępna lista zamówień dodanych do systemu przez użytkownika. W zależności od poziomu uprawnień użytkownik będzie miał dostęp wyłącznie do swoich zamówień lub do zamówień złożonych przez wszystkich użytkowników przypisanych do kontrahenta. Z poziomu widoku możliwe jest wyszukiwanie zamówień według jego numeru lub nazwy. Możliwe jest również sortowanie zamówień według następujących pól: Nazwa zamówienia Numer zamówienia Status zamówienia Data dodania Moduł: Kontrahenci - Moduł umożliwiał będzie administratorowi zarządzanie kontrahentami. Administrator będzie miał możliwość tworzenia i usuwania kontrahentów. Moduł ten zawierał będzie wszystkie najważniejsze dane klienta, jak np- Nazwa klienta, NIP, REGON, KRS, Forma prawna, Profil działalności firmy, Branża, Liczba pracowników firmy, Adres www, Konto bankowe, Komentarz uwagi, Struktura organizacyjna kontrahenta, lista adresów kontrahenta). Moduł Kontrahentów rejestrował będzie wszystkie istotne dla pracy systemu dane identyfikacyjne o kontrahencie. Rejestrowana jest także opinia o kontrahencie, umożliwiająca szybką identyfikację nieuczciwych klientów. Przechowywane są tu informacje o wszystkich kontrahentach firmy: dostawcach, franczyzobiorcach, odbiorcach, hurtowniach, bankach, firmach kurierskich. Z danych gromadzonych przez ten moduł korzystać będą wszystkie inne moduły systemu B2B. Strona 3 z 9
Moduł: Produkty - Moduł umożliwiał będzie zarządzanie produktami dostępnymi w systemie. Dostępne będą również mechanizmy pozwalające na tworzenie i edycję kategorii produktowych, grup produktowych, cech i grup cech dostępnych dla produktów oraz cenników. Widok listy produktów będzie przedstawiał stronicowaną listę produktów, domyślnie posortowanych według nazwy. Za pomocą dostępnych filtrów będzie można zawęzić listę produktów do produktów występujących w określonej kategorii, przypisanych do konkretnego typu produktowego lub przypisanych do konkretnego producenta. Ponadto z poziomu listy będzie również możliwe wyszukanie konkretnego produktu według jego nazwy, opisu, symbolu lub kodu EAN. W odniesieniu do każdego produktu podane będą następujące informacje: Nazwa; Symbol; Nazwa alternatywna; Kod EAN; Opis; Status; Producent; Grupa produktowa. W kolejnej zakładce Cechy, będzie można dodać lub usunąć cechy przypisane do produktu. W zakładce będą dostępne formatki pozwalające na dodanie do produktu grupy cech lub pojedynczej cechy. Moduł posiadał będzie również zakładkę Cenniki. Widoczna na niej będzie tabela zawierająca wszystkie cenniki zapisane w systemie oraz ceny produktu we wszystkich cennikach. W celu przypisania produktu do cennika należy zaznaczyć z listy dostępnych cenników ten, do którego produkt ma być przypisany, a następnie nacisnąć przycisk Wybierz cennik. Po wykonaniu tej czynności użytkownikowi zostanie wyświetlona informacja o dodaniu produktu po cennika, a w dolnej części zakładki zostanie wygenerowany formularz umożliwiający określenie ceny produktu oraz stawki jego podatku VAT. Domyślnie wszystkie produkty dodawane do cenników otrzymują cenę 0.00 oraz stawkę VAT równą 23 %. Po uzupełnieniu w formularzu pola ceny netto lub brutto, system sam oblicza drugą kwotę na podstawie dostarczonych informacji. System posiadał będzie również formatki umożliwiające dodawanie, usuwanie oraz edycję zdjęć przypisanych do produktu. Po naciśnięciu przycisku Dodaj pliki zostanie wyświetlony menadżer plików, za pomocą którego będzie istniała możliwość wyboru zdjęcia spośród zdjęć zapisanych w aplikacji, jak również będzie istniała możliwość zapisania nowego zdjęcia w aplikacji. Po wyborze zdjęcia jego miniatura pojawi się w zakładce. Dla każdego zdjęcia będzie istniała możliwość zdefiniowania jego tytułu oraz opisu poprzez wypełnienie odpowiednich pól obok miniatury. Ostatnią zakładką w formularzu dodawania/edycji produktu będzie zakładka Pliki. Za pomocą formatek dostępnych w zakładce będzie istniała możliwość dodawania, usuwania lub edycji plików przypisanych do produktu. 2. Zakup modułów oprogramowania ERP W ramach systemu ERP przewiduje się następujące moduły funkcjonalne: Moduł CRM (Customer Relationship Management) będzie wspomagać budowanie trwałych relacji z partnerami poprzez zarządzanie bazą kontaktów, umożliwienie łatwego gromadzenie danych i szybki dostęp do informacji. Będzie on również wspierać różnego rodzaju działania handlowe i marketingowe. Moduł ten będzie wyposażony w: Strona 4 z 9
mechanizm filtrowania i wyszukiwania, pełną historię kontaktów z partnerem (działania, wiadomości e-mail, wystawione dokumenty, wiarygodność płatnicza, data ostatniego kontaktu, nazwisko opiekuna, wysokość udzielonych rabatów itd.). Funkcjonalności modułu obejmować będą w szczególności: rejestrację kontaktów z klientami w najprostszej postaci (klient, data, rozmawiający, opis przebiegu rozmowy, czas rozmowy, itd.), harmonogramowanie zadań i rejestracja wykonanych czynności (opiekun zadania, termin realizacji zadania, priorytet, procent wykonania zadania, itd.), ustalanie procedur obsługi klienta (stosowane np. przez biura rachunkowe), faktury cykliczne automatyczne generowanie wielu faktur dla wielu podmiotów, obsługę firmowe skrzynki poczty elektronicznej, przygotowanie oraz obsługę ofert handlowych. Moduł Kasa/Bank umożliwiał będzie ujęcie wszelkich zagadnień związanych z przepływem środków pieniężnych w firmie. Pozwalał będzie na uzyskanie informacji na temat kondycji finansowej firmy, rzeczywistych źródeł uzyskiwanych przychodów, a także ponoszonych kosztów, czy też stanu bieżących należności i zobowiązań. Na podstawie danych zgromadzonych w module Kasa/Bank można będzie wykonać szereg zestawień i raportów obrazujących w różnych przekrojach kondycję finansową firmy. Są to między innymi: kalendarz planowanych płatności, zestawienia dłużników i wierzycieli, raport wpływów i wydatków wg kategorii przychodów i kosztów. Moduł Kasa/Bank zapewniał będzie: elektroniczną wymianę danych z bankiem zarówno poprzez eksport przelewów do pliku jak również import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank, rozliczenia automatyczne z listy rozliczeń kasowych/bankowych podmiotu. Jest to miejsce przeznaczone do wykonywania rozliczeń i kompensat pomiędzy dokumentami wystawionymi dla tego samego podmiotu (kontrahenta, pracownika, wspólnika, banku lub urzędu). Z tego miejsca można również uzgadniać stan należności i zobowiązań z kontami księgowymi, rozliczenia dokumentów w różnych walutach, przy czym jeden z tych dokumentów musi być wystawiony w PLN a drugi w walucie obcej, automatyczne tworzenie różnic kursowych podczas rozliczania dokumentów w walucie, Strona 5 z 9
seryjne rozliczenia dokumentów dla jednego lub wielu podmiotów z Listy dokumentów nierozliczonych, seryjne rozliczanie dokumentów z Preliminarza płatności, wykonanie zbiorczego zestawienia wpływów i wydatków na poszczególne dni, zarówno tych już wprowadzonych (zapisów) jak i planowanych (zdarzeń) Kalendarz, prowadzenie dowolnej ilości kas i rachunków bankowych również w walutach obcych, możliwość wystawianie not odsetkowych, ponagleń zapłaty oraz potwierdzeń sald Moduł Handel, który wspomagał będzie pracę działu handlowego. W wygodny sposób obsługiwał będzie całą gamę dokumentów handlowych, takich jak faktury sprzedaży, korekty sprzedaży, paragony czy zwroty detaliczne. Wbudowany mechanizm wyszukiwania, dzięki możliwościom parametryzowania, pozwalał będzie na szybkie i sprawne wyszukiwanie elementów kartoteki towarów czy kontrahentów z poziomu dokumentu, co usprawni tworzenie nowych dokumentów i przyśpieszy pracę użytkownika. Z poziomu każdego dokumentu użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami będzie miał możliwość szybkiego podglądu informacji: o kontrahencie i sprawdzenia historii i stanu dokumentów, rozrachunków i płatności, o towarze i sprawdzenia historii cen, stanów magazynowych na wszystkich magazynach oraz ruchu danego towaru. Moduł ten powinien również umożliwiać elastyczne zarządzanie cenami, upustami i przecenami oraz umożliwiać organizację różnych akcji promocyjnych. Jedną z głównych opcji powinna być możliwość kontroli aktualnego zadłużenia nabywców oraz blokowania wystawienia dokumentu dla kontrahenta, który przekracza ustalony indywidualnie limit kwotowy lub ilościowy. Dodatkowo powinna istnieć również możliwość wydawania asortymentu wg FIFO, LIFO lub ręcznie wskazanych dostaw, co jest szczególnie istotne w przypadku profilu działalności Wnioskodawcy. Kolejną istotną opcją będzie eksport wydruków do popularnych formatów, pełna współpraca z pakietem oprogramowania biurowego oraz wsparcie automatycznej wysyłki wydruków dokumentów za pomocą poczty elektronicznej. Moduł - Analizy Business Intelligence - moduł ten będzie stanowił źródło wiedzy na temat najważniejszych obszarów firmy. Integrował on będzie dane pochodzące z pozostałych modułów systemu ERP, pozwalając na ich przekrojowe analizy, tworzenie szczegółowych i dynamicznych raportów, w postaci tabelarycznej lub wykresów. Tego typu narzędzie znacząco podniesie jakość pracy pracowników odpowiedzialnych za realizację poszczególnych zadań, a także całej firmy. 3. Terminy związane z zapytaniem ofertowym Strona 6 z 9
Zdarzenie Data Ostateczny termin składania ofert 28.02.2014 godz. 15.00 Termin oceny ofert 03.03.2014 Ostateczny termin realizacji 31.08.2014 Ofertę należy przesłać pocztą, na adres e-mail osoby upoważnianej do kontaktu bądź też dostarczyć na adres: OKPL s.c. Piotr Zieliński, Paweł Zieliński, Katarzyna Zielińska, Małgorzata Zielińska, Tomasz Cichański ul. Racławicka 58 30-017 Kraków 4. Osoba do kontaktu Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Oferentami jest: Tomasz Cichański tel: 693 520 808 e-mail: tomasz.cichanski@okpl.com.pl 5. Kryteria oceny Kryterium Waga Cena netto 100 % 6. Dodatkowe informacje i wymagania a. Oferta powinna zostać złożona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego lub w postaci samodzielnie przygotowanego dokumentu zawierającego co najmniej: nazwę i adres oferenta, wartość oferty (netto oraz brutto), termin ważności oferty, warunki płatności, datę sporządzenia, opis funkcjonalny oferowanego oprogramowania. Strona 7 z 9
Oferta powinna być opatrzona pieczątką firmową oraz powinna być podpisana przez oferenta b. Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę. c. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. d. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. e. Ofertę Wykonawcy wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą. f. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski potwierdzonym przez Wykonawcę. g. Oferty wariantowe będą odrzucane. h. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. i. Oferty złożone po terminie lub nieodpowiadające wymogom formalnym nie zostaną rozpatrzone. j. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 1 k.c. k. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego. l. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie Oferent zawarł w swej ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami. m. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji. n. Po zakończeniu postępowania Zamawiający zawiadomi Wykonawcę z najkorzystniejszą ofertą o terminie i miejscu podpisania umowy. o. Jeżeli Oferent nie zaznaczy inaczej, pozostaje związany złożoną ofertą przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się w dniu otwarcia ofert. p. Załącznikiem do zapytania ofertowego jest formularz ofertowy. Pieczęć i podpis Strona 8 z 9
(pieczęć oferenta) FORMULARZ OFERTOWY Dane Oferenta:.. /miejscowość, data/ Podejmujemy się realizacji dostawy będącej przedmiotem zapytania ofertowego z dnia 18.02.2014, zgodnie z wiedzą techniczną, obowiązującymi przepisami oraz normami i należytą starannością. Przedmiot dostawy Cena netto (PLN) Podatek Vat Cena brutto (PLN) Moduły oprogramowania systemu B2B Moduły oprogramowania ERP Warunki i termin płatności: dni licząc od daty złożenia faktury u Zamawiającego Jednocześnie oświadczamy, że: 1. Zapoznaliśmy się z zakresem planowanej do realizacji dostawy. 2. Cena dostawy obejmuje wszystkie czynności wyszczególnione w Ofercie oraz przewidziane prawem. 3. Termin związania ofertą wynosi 30 dni licząc od dnia otwarcia ofert.. /Nazwisko i stanowisko oraz podpis osoby upoważnionej/ Strona 9 z 9