Korzyści wynikające z elektronicznego wsparcia Archiwum Zakładowego. Justyna, Adam Drzeniek Urząd Miasta Radlin

Korzyści wynikające z elektronicznego wsparcia Archiwum Zakładowego Justyna, Adam Drzeniek Urząd Miasta Radlin

Korzyści wynikające z elektronicznego wsparcia Archiwum Zakładowego CZYLI: łatwiej, szybciej, sprawniej w Archiwum Zakładowym

JAK TO WYGLĄDA W RADLINIE Działamy w systemie tradycyjnym, a elektroniczny system obiegu dokumentów (FINN 8 SQL) wdrożony w ramach projektu SEKAP traktujemy jako narzędzie wspomagające ten system. Dekretacja odbywa się elektronicznie. Możliwe do wprowadzenia do systemu dokumenty są skanowane. Podpisywane dokumenty są również skanowane (te, które przechodzą przez Sekretariat Burmistrza).

STRUKTURA ORGANIZACYJNA Archiwum Zakładowe wchodzi w skład Referatu Administracyjno Kadrowego, którego pracownicy pełnią jednocześnie role archiwistów.

STRUKTURA ORGANIZACYJNA To rozwiązanie organizacyjne stało się przyczyną wdrożenia elektronicznego modułu Archiwum Zakładowego.

JAK PRZEBIEGAŁO WDROŻENIE BARIERY DO POKONANIA - brak danych w postaci elektronicznej (spisy dokumentów jedynie w postaci papierowej) - pracochłonność i czasochłonność, przy wprowadzaniu danych (spisów) do systemu, - konieczność przeszkolenia pracowników z zakresu obsługi systemu.

JAK PRZEBIEGAŁO WDROŻENIE CO PRZEMAWIAŁO ZA: - brak dodatkowych kosztów, - brak konieczności instalacji dodatkowych systemów - wszystkie dane w jednym miejscu (jeden system FINN 8 SQL), - gotowy do użycia moduł Archiwum Zakładowego (w ramach projektu SEKAP 2).

JAK PRZEBIEGAŁO WDROŻENIE JAKIE USPRAWNIENIA WYPRACOWANO Co zyskał pracownik: - szczegółowe informacje związane z przeniesieniem sprawy do Archiwum (widoczne od razu bez konieczności przeszukiwania spisów)

JAK PRZEBIEGAŁO WDROŻENIE JAKIE USPRAWNIENIA WYPRACOWANO Co zyskał pracownik: - w każdej chwili ma możliwość sprawdzenia sygnatury akt sprawy przyjętej do Archiwum.

JAK PRZEBIEGAŁO WDROŻENIE JAKIE USPRAWNIENIA WYPRACOWANO Co zyskał pracownik: - w każdej chwili ma możliwość wydruków: opis teczki, wkładka do segregatora, spis spraw, spis zdawczo-odbiorczy.

JAK PRZEBIEGAŁO WDROŻENIE JAKIE USPRAWNIENIA WYPRACOWANO Co zyskało Archiwum Zakładowe: - elektroniczną wersję - ponad 360 spisów zdawczo-odbiorczych w jednym miejscu.

JAK PRZEBIEGAŁO WDROŻENIE JAKIE USPRAWNIENIA WYPRACOWANO Co zyskało Archiwum Zakładowe: - szybkie przeszukiwanie zawartości Archiwum, w szczególności wyszukiwanie po sygnaturze akt, znaku teczki, osobach przekazujących i odbierających akta, dacie przekazania, temacie sprawy, lokalizacji akt, opisie teczki.

JAK PRZEBIEGAŁO WDROŻENIE JAKIE USPRAWNIENIA WYPRACOWANO Co zyskało Archiwum Zakładowe: - inicjowanie na podstawie oznaczenia kategorii archiwalnej brakowania dokumentacji niearchiwalnej, oraz sporządzanie środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania.

JAK PRZEBIEGAŁO WDROŻENIE JAKIE USPRAWNIENIA WYPRACOWANO Co zyskało Archiwum Zakładowe: - generowanie raportów ze stanu dokumentacji w Archiwum zakładowym (załącznika do sprawozdania rocznego).

PODSUMOWANIE Żadna kontrola nas nie zaskoczy!!! Zyskaliśmy: - bezkosztowe, - bezpieczne, - zgodne z prawem oraz z wymogami nowej instrukcji kancelaryjnej, - niezwykle pomocne narzędzie do administrowania zasobem Archiwum Zakładowego

DOKUMENTY W URZĘDZIE Wzrost ilości dokumentów Różne kanały przekazywania: poczta tradycyjna, składanie pism w kancelarii, faksy, dokumenty w postaci elektronicznej (emaile, pisma epuap, PeUP, formularze elekroniczne).

Jeśli wdrożymy elektroniczne przekazywanie dokumentów pomiędzy administracją (A2A) to większość dokumentów w kancelarii będzie w postaci elektronicznej.

UWAGA O USŁUGACH ONLINE DLA OBYWATELI Nie spodziewamy się dużej ilości dokumentów składanych poprzez platformy (epuap, SEKAP) przez obywateli ponieważ: jest to skomplikowane, dokumenty w większości przypadków trzeba podpisać, przeciętny mieszkaniec rzadko załatwia sprawy urzędowe. Założenie, że prawie każdy obywatel będzie posiadał profil zaufany lub podpis kwalifikowany jest zdecydowanie zbyt optymistyczne.

Wykorzystanie platformy epuap i PeUP jest aktualnie nieduże, najczęściej komunikacja poprzez tę drogę odbywa się z Śląskim Urzędem Wojewódzkim, komornikami sądowymi, Powiatem Wodzisławskim. Dużym skokiem jest i będzie elektronizacja i automatyzacja procesów A2A zarówno wewnątrz gminy jak i w całej administracji. Pracownicy administracji muszą być przekonani do nowoczesnych systemów i umieć oraz chcieć je stosować.

NASZ URZĄD i EZD Aktualnie w EZD funkcjonuje: 1431 - Udostępnienie informacji publicznej, w ostatnim czasie również: 0140 - Wdrażanie systemu zarządzania jakością, 0141 - Polityka jakości i księga jakości oraz ich zmiany, 0142 - Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany, 0145 - Audyty jakości wewnętrzne.

WADY I ZALETY WDROŻENIA EZD Zalety: porządek, łatwość wyszukiwania, przedstawienie przebiegu załatwiania spraw kto, co i kiedy (odpowiedzialność urzędnicza), kontrola terminowości, nadzór nad podwładnymi, archiwa otrzymają dokumenty w postaci takiej w jakiej je udostępniają.

WADY I ZALETY WDROŻENIA EZD Wady (zagrożenia): Opór czynnika ludzkiego - pracownicy (w tym kierownictwo) i kontrolujący, awaryjność systemu, koszty utrzymania systemu, postępowanie w przyszłości ze składem chronologicznym, potencjalne uciążliwości dla kierownictwa (np. podpisywanie dokumentu i elektronicznie i na papierze), potencjalne problemy z instytucjami, które pozostały w papierze (sądy, kontrole).

JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE i System Obiegu Dokumentów Od 2011 roku wdrażaliśmy w 13 jednostkach miejskich elektroniczny system obiegu dokumentów (SOD Finn 8 SQL): 1. Zakład Gospodarki Komunalnej 2. Miejski Zespół Obsługi Placówek Oświatowych 3. Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji 4. Ośrodek Pomocy Społecznej 5. Przedszkole nr 1 6. Przedszkole nr 2 7. Przedszkole nr 3 8. Szkoła Podstawowa nr 3 9. Szkoła Podstawowa nr 4 10. Zespół Szkół Sportowych 11. Gimnazjum nr 1 12. Ognisko Pracy Pozaszkolnej 13. Świetlica Środowiskowa

JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE i System Obiegu Dokumentów Problemy: uzgadnianie instrukcji kancelaryjnej w poszczególnych jednostkach, wsparcie techniczne z zakresu obsługi systemu przez pracowników jednostek, Co zyskujemy: - możliwość przekazywania pism pomiędzy jednostkami i urzędem przez PeUP i epuap (zmniejszenie ilości dokumentacji papierowej). Większość jednostek wykorzystuje SOD tylko do rejestracji korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz wymiany dokumentów z urzędem (początki). Kompleksowo SOD wykorzystuje Ośrodek Pomocy Społecznej oraz Zakład Gospodarki Komunalnej.

BEZPIECZNE DANE W SYSTEMIE OBIEGU DOKUMENTÓW - coraz większa ilość dokumentacji w formie elektronicznej wymaga bezpiecznego i niezawodnego systemu, - zabezpieczenie danych w SOD poprzez dodatkowy serwer zapasowy uruchamiany w razie awarii serwera głównego (wcześniej mieliśmy 2 dniowy przestój związany z uszkodzonym zasilaczem w serwerze SOD oraz macierzą dyskową tu trwało to dłużej). - kopie zapasowe baz danych, również w innych lokalizacjach (inny budynek). SOD = elektroniczny system obiegu dokumentów

REMONT POMIESZCZEŃ ARCHIWUM ORAZ DOSTOSOWANIE DO STAWIANYCH WYMAGAŃ - w trakcie prac Zabezpieczenie pomieszczeń archiwum systemem przeciwpożarowym, systemem alarmowym, klimatyzacją (w celu utrzymania stałej temperatury), Wspomaganie archiwum zakładowego poprzez wydzielone pomieszczenie i stanowisko do pracy w archiwum, Zwiększenie powierzchni archiwum - dodatkowe pomieszczenie oraz regały przeznaczone do przechowywania akt. Aktualnie wykonywane są jeszcze prace budowlane i wykończeniowe, później wyposażenie.

dodatkowe pomieszczenie na akta oraz wydzielona część dla archiwisty dotychczasowa część Archiwum zakładowe Archiwum Zakładu Gospodarki Komunalnej i Miejskiego Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Radlinie nowe regały Istniejące regały klimatyzacja - czujniki dymu

DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ Justyna i Adam Drzeniek informatyk@radlin.pl