IFS Applications Definiowanie danych podstawowych zakupów

IFS Applications Definiowanie danych podstawowych zakupów Plan: Plan:... 1 1 Wstęp... 2 2 Grupy koordynatorów, koordynatorzy.... 2 3 Odbiorca Adres dostawy... 4 4 Definiowanie branżystów.... 5 5 Zatwierdzający... 6 6 Lokalizacje przyjęć... 7 7 Grupy statystyczne dostawców... 9 8 Zamawiający... 9 9 Definiowanie dostawców... 10 10 Pozycje zakupowe... 14 11 Dostawcy pozycji zakupowych... 16 12 Umowa z dostawcą... 18 1/20

1 Wstęp Po wprowadzeniu wszystkich danych o produktach wytwarzanych i dostarczanych do przykładowej fabryce samochodów oraz ich struktur produktowych, struktury fabryki i marszrut, kolejną rzeczą, którą należy wykonać aby móc przystąpić do sterowania produkcją w systemie IFS Applications jest zdefiniowanie danych umożliwiających zamawianie, kupowanie i przyjmowanie do magazynów materiałów niezbędnych do produkcji. W tym celu wykorzystamy moduł IFS/Zakupy. Dzięki temu modułowi możemy wysyłać zapytania ofertowe do dostawców, przeglądać i dokonywać wyboru najkorzystniejszych ofert przesłanych nam przez dostawców w celu dokonania jak najlepszego zakupu potrzebnych materiałów. 2 Grupy koordynatorów, koordynatorzy. Dla prawidłowego działania modułu IFS Zakupy w pierwszej kolejności należy stworzyć grupy koordynatorów, do których w następnej kolejności przydzielimy koordynatorzy, którzy są niezbędni do wystawiania zleceń zakupu materiałów. Grupy koordynatorów wprowadza się w folderze IFS/Dane podstawowe Dystrybucja i Produkcja/Ogólne dane podstawowe. Rys. 5.61 Widok okna Nawigator IFS Applications 2/20

W folderze Ogólne dane podstawowe uaktywniamy zakładkę Grupy koordunat.. Aby zdefiniować nową grupę należy zaznaczyć wiersz w tabeli i wybrać polecenie Nowy. W kolumnie Ident. Grupy podajemy kod identyfikacyjny wprowadzanej grupy. W kolumnie Nazwa grupy koordynatorów wpisujemy nazwę lub opis grupy. Ostatnią kolumną, którą należy wypełnić w tym folderze jest Numer zamówienia. Po wyprowadzeniu nowych danych należy je zapisać. Rys. 5.62. Widok okna folder IFS/Dane podstawowe Dystrybucja i Produkcja/Ogólne dane podstawowe Grupy koordynatorów Aby wybranych koordynatorów przypisać do odpowiednich grup koordynatorów należy przejść do zakładki Koordynatorzy, zaznaczyć wiersz w tabeli i wybrać polecenie Nowy. W kolumnie Id koordynat. wybieramy z listy kod identyfikacyjny osoby, które w danym przedsiębiorstwie pełnią tę funkcje. Kolumna Nazwa zostanie automatycznie wypełniona wartością skojarzoną z tym kodem. W kolumnie Telefon podajemy numer kontaktowy z wybraną osobą. W kolumnie Grupa koordynatorów wybieramy za pomocą listy jedną z wcześniej stworzonych grup, do której ma należeć dany koordynator. Po przydzieleniu koordynatorów do odpowiednich grup zapisujemy dokonane zmiany. 3/20

Rys. 5.63. Widok okna folder IFS/Dane podstawowe Dystrybucja i Produkcja/Ogólne dane podstawowe Koordynatoży. 3 Odbiorca Adres dostawy Kolejnym krokiem przy definiowaniu ogólnych danych w module IFS Zakupy jest podanie odbiorcy i jego adresu pod który mają być dostarczane zakupione materiały. Adres ten będzie domyślnie podawany przez system podczas rejestracji zamówień dla danego umiejscowienia. W tym celu należy uaktywnić zakładkę Adres dostawy i wczytać bazę danych. W rozwijanym polu Odbiorca będą widoczni wszyscy odbiorcy zdefiniowani systemie. Możemy wybrać jednego z dostępnych odbiorców lub zdefiniować nowego. W tym celu należy wybrać polecenie Nowy i w polu Odbiorcy podajemy kod nowego odbiorcy. W polu Os. do kontakt. wybieramy z listy osobę do kontaktów dla danego adresu. W pozostałych polach wprowadzamy adres oraz numery telefonu i teleksu. Po wprowadzeniu wszystkich danych zapisujemy je. Nowo utworzonego odbiorcę dobrze jest wpisać w zakładce Umiejscowienie w Danych Podstawowych Dystrybucji i Produkcji (patrz zajęcia 1). 4/20

Rys. 5.64. Widok okna folder IFS/Dane podstawowe Dystrybucja i Produkcja/Ogólne dane podstawowe Adresy dostaw. 4 Definiowanie branżystów. Jedną z osób niezbędnych do wystawienia zlecenia zakupu w systemie IFS Applications jest osoba branżysty. Informacje o branżystach wprowadza się w folderze IFS/Zakupy/Dane podstawowe Zakupy Rys. 5.65 Widok okna Nawigator IFS Applications Po otworzeniu folderu należy uaktywnić zakładkę Branżyści zaznaczyć wiersz w tabeli i wybrać polecenie Nowy. Za pomocą listy wybieramy osobę, 5/20

która w danej firmie jest branżystą. Wszystkie kolumny w tej zakładce zostaną automatycznie uzupełnione. Rys. 5.66. Widok okna folder IFS/Zakupy/Dane podstawowe Zakupy Branzyści 5 Zatwierdzający Kolejną osobą, którą należy wprowadzić do systemu, aby można było dokonywać zakupy w systemie IFS Applications jest zatwierdzający. W tym celu w folderze Zakupy należy uaktywnić zakładkę Zatwierdzający i wybrać polecenie Nowy. Za pomocą list wybieramy osobę daną osobę. Pola Id zatwierdz, Nazwa, oraz Telefon zostaną automatycznie wypełnione. W polu Maks. zatwierdz. kwota określamy do jakiej kwoty dana osoba posiada uprawnienia do potwierdzenia dokonania zakupu. UWAGA! W polu Id użytk. należy wprowadzić taką samą wartość jaką użytkownik podał przy logowaniu się do systemu w polu User name. W przeciwnym razie przy próbie zatwierdzenia zamówienia w dalszej części tego rozdziału system wyświetli komunikat obłędzie. 6/20

Rysunek 1: Widok okna folder IFS/Zakupy/Dane podstawowe Zakupy Zatwierdzający 6 Lokalizacje przyjęć W zakładce Lokalizacja przyjęć określamy do jakiego umiejscowienia i do jakiej lokalizacji mają być domyślnie kierowane materiały pochodzące z zakupów. Po uaktywnieniu tej zakładki należy zaznaczyć wiersz w tabeli i wybrać polecenie Nowy. W kolumnie Umiej. wpisujemy lub z listy wybieramy kod umiejscowienia. Kolumna Nazwa zostanie automatycznie uzupełniona. W kolumnie Domyślny nr lokalizacji za pomocą listy wybieramy numer lub kod lokalizacji magazynowej, w którym będą przechowywane zakupione materiały, dostępne są tylko te lokalizacje, dla których w folderze Lokalizacje magazynowe zdefiniowaliśmy Typ lokalizacji jako Przybycie. Kolumny Typ lokalizacji i Grupa lokalizacji zostaną automatycznie wypełnione. Po zakończeniu wprowadzani danych do lokalizacji przyjęć należy je zapisać. 7/20

Rys. 5.68. Widok okna folder IFS/Zakupy/Dane podstawowe Zakupy Lokalizacje przyjęć Rys. 5.69 Widok okna z listą dostępnych lokalizacji Rys. 5.70. Widok okna z listą dostępnych umiejscowień 8/20

7 Grupy statystyczne dostawców W zakładce Gr. stat. dostawców definiujemy grupy dostawców, do których będziemy przyporządkowywali poszczególnych dostawców zaopatrujących naszą firmę w materiały do produkcji. Aby wprowadzić nową grupę do systemu należy zaznaczyć wiersz w tabeli i wybrać polecenie Nowy. W kolumnie Gr. stst. dostawców wpisujemy kod lub numer nowej grupy, w kolumnie Nazwa wpisujemy nazwę lub opis grupy. Po wprowadzeniu nowych danych należy je zapisać. Rys. 5.71. Widok okna folder IFS/Zakupy/Dane podstawowe Zakupy Grupy stst. dostawców. 8 Zamawiający W zakładce Zamawiający określamy osoby, które są upoważnione do rejestrowania zapotrzebowania, ale nie mogą rejestrować zamówień zakupu. Aby zdefiniować nową osobę mogącą dokonywać zamówień zapotrzebowania należy zaznaczyć wiersz w tabeli i wybrać polecenie Nowy i w komunie Ident. zamaw. wybrać za pomocą listy osobę odpowiedzialną za zamówienia. Pole Zamawiający zostanie automatycznie uzupełnione przez system. W kolumnach Wydział i Tel. wewn. podajemy z jakiego wydziału dana osoba będzie wystawiać zlecenia na zapotrzebowanie i numer kontaktowy z nią. 9/20

Rys. 5.72. Widok okna folder IFS/Zakupy/Dane podstawowe Zakupy Zamawiający. 9 Definiowanie dostawców Każdy podmiot gospodarczy, który dostarcza części, materiały, komponenty, narzędzia do przedsiębiorstwa musi zostać zarejestrowany w systemie IFS Applications. Jest to konieczne do wystawiania zamówień zakupów oraz do modułu finansowego. Dostawców definiuje się w folderze IFS/Kontrahenci/ Dostawca/Dostawca. Rys. 5.73 Widok okna Nawigator IFS Applications W głównym oknie folderu Dostawca w polu Id po wybraniu polecenia Nowy wpisujemy numer lub kod identyfikacyjny nowego dostawcy. W polu Nazwa wpisujemy jego nazwę. W polu Regon wpisujemy regon dostawcy jeśli go posiada. 10/20

W zakładce Ogólne wybieramy język oraz kraj jaki jest używany przez danego dostawce. W polu Nasz Id u dostawcy wpisujemy lub wybieramy z listy nazwę naszej firmy oraz kod identyfikacyjny pod jakim jesteśmy zarejestrowani u dostawcy. Rys. 5.74. Widok okna folder IFS/Kontrahenci/ Dostawca/Dostawca.- Ogólne. W zakładce Adres wprowadzamy informacje o adresie danego dostawcy. W oknie głównym tej zakładki w polu Id adresu podajemy kod identyfikujący dany adres, ponieważ w systemie IFS Applications jeden dostawca może posiadać kilka adresów. W tym celu należy wybrać plecenie Nowy i wprowadzić w polu Id adresu kod identyfikujący dany adres. Pole Strona WWW wypełniamy tylko wtedy, kiedy dany dostawca włączony jest do elektronicznego systemu wymiany danych EDI. W tym polu wpisuje się jednostkowy numer przypisany do danego adresu wysłanego drogą elektroniczną. Zakładka Adres składa się z dwóch zakładek. Pierwsza zakładką jest Ogólne informacje o adresie. W tej zakładce wprowadzamy dane o adresach dostawcy. W systemie istnieją cztery typy adresów: dostawy, dokumentów, biura i płatności. Aby podany adres w polu Adres był domyślny dla danego typu adresu należy w kolumnie Domyślny zaznaczyć odpowiedni wiersz. W zakładce Ogólne informacje o adresie możemy również określić metody komunikowania się z wybranym dostawcą. W tym celu należy zaznaczyć wiersz w tabeli i wybrać plecenie Nowy. W kolumnie Metoda komuni. wybieramy z listy jedną z dostępnych metod komunikacji. W kolumnie Wartość wpisujemy w zależności od wybranej metody numer telefonu, telefaksu lub e-mail dostawcy. W kolumnie Opis można 11/20

krótko opisać wartość wprowadzoną w kolumnie Wartość. Może to być np. nazwisko użytkownika danego numeru telefonu lub adresu e-mailkrótkiego Kolumny Adres domyślny należy używać, gdy zostało wprowadzonych kilka rekordów zawierających metody komunikacji dla danego adresu, z których jeden ma być używany jako domyślny. Określa się tutaj, który rekord ma być używany domyślnie. Kolumny Metoda domyślna należy używać gdy wprowadzi się kilka rekordów z tą samą metodą komunikacji dla danego adresu, z których jeden ma być używany jako domyślny. Po wprowadzeniu wzystkich danych należy je zpisać. Rys. 5.75. Widok okna folder IFS/Kontrahenci/ Dostawca/Dostawca Adres Ogólne informacje o adresie W zakładce Informacje zakupowe o adresie określa się informacjie o warunkach dostaw i czasie ich realizacji. W polu Nazwa dostawcy możemy wprowadzić inną nazwę dostawcy niż, ta która jest wyświetlana w głównym okie zakładki. W polu War. dost wybieramy z list warunki na jakich mają zostać dostarczone produkty przez danego dostawcę. Również za pomocą list określamy rodzaj transportu w polu Rodz. transp.. W polu Kontakt możemy określić osobę do kontaktu z danym dostawcą. W tabeli, która jest dostępna w zakładce możemy zdefiniować nowe rodzaje transportu oprócz zdefiniowanego w górnej części zakładki. Aby tego dokonać, należy zaznaczyć wiersz w tabeli i wybrać polecenie Nowy, w kolumnie Rodz. trans. wybrać z listy następny rodzaj transportu ( w dodatku zostało przedstawione jak stworzyć nowe rodzaje transportu ). Dla wybranych rodzajów transportu możemy w kolumnie Czas realizacji określić czas reali- 12/20

zacji transportu. Obejmuje on przedział czasowy (określany w dniach kalendarzowych) od momentu wysłania pozycji przez dostawcę do ich dotarcia do miejsca przeznaczenia np. na lotnisko, oraz w kolumnie Wew. czas realizacji, który określa czas przesłania pozycji z punktu dostawy (np. z lotniska) do magazynu odbiorcy. Czas ten liczony jest w dniach kalendarzowych. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy je zapisać. Rys. 5.76. Widok okna folder IFS/Kontrahenci/ Dostawca/Dostawca Adres Informacje zakupowe oadresie. Zakładka Zakupy są dostępne dwie zakłądki. Zakładka Ogólne służy do wprowadzania ogólnych danych dotyczących zakupów u dostawcy takich jak grupa dostaw, branżysta, warunki płatności i stawka upustu. Można tu także przechowywać informacje na temat uzyskanych przez dostawcę certyfikatów jakości i zatwierdzenia norm ochrony środowiska, jak również tego, czy firma użytkownika ma otworzoną linię kredytową u dostawcy. Pole Grupa dostaw. uzupełnia się za pomocą listy, z której wybieramy do której grupy dostawców ma być przypisany dany dostawca. Również za pomocą listy określamy branżystę w polu Branżysta. W polu Koszt dodatkowy wprowadza się ustalony koszt dodatkowy dla każdej linii zamówienia zakupu, wprowadzony w walucie odpowiedniej dla dostawcy. W polu War. płatności wybieramy z listy warunki płatności naszej firmy u danego dostawcy. W polu Stawka upustu wpisujemy procentową wartość upustu jaką nasza firma ma u danego dostawcy. 13/20

Rys. 5.77. Widok okna folder IFS/Kontrahenci/ Dostawca/Dostawca Zakupy Ogólne. 10 Pozycje zakupowe W folderze IFS/Zakupy/Pozycjje zakupowe/pozycja zakupowa rejestruje się i przegląda informacje o pozycjach zakupowych. Wprowadzone tutaj dane wykorzystywane są następnie podczas rejestracji zapotrzebowań na pozycje, zamówień zakupu oraz rejestracji umów z dostawcami. 14/20

Rys. 5.78 Widok okna Nawigator IFS Applications W folderze Pozycja zakupowa w głównym oknie w polu Nr pozycji po wybraniu funkcji Nowy wpisujemy lub wybieramy z list numer pozycji zakupowej. Pola Nazwa pozycji i Umiejsc zostaną automatycznie uzupełnione przez system. W zakładce Ogólnie wprowadzamy dane podstawowe dotyczące pozycji zakupowej, takie jak domyślna zakupowa jednostka miary, inspektor kontroli jakości oraz branżysta. Okreslamy również czy dana pozycjia jest pozycją magazynową czy też jest pozycją nie magazynową. Aby wprowadzić branżystę, który jest konieczny do realiacji zlecenia zkupu nalęzy w polu Id branżysty wybrać za pomocą listy kod branżysty odpowiedzialnego za zakup danej pozycji. Zaznaczenie pole Pozycja mag. spowoduj, że dana pozycja będzie traktowana przr system jako pozycja magazynowa. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy je zapisać. 15/20

Rys. 5.79 Widok okna folder IFS/Zakupy/Pozycjje zakupowe/pozycja - Ogólne 11 Dostawcy pozycji zakupowych Kolejnym etapem pracy w module IFS/Zakupy po zdefiniowaniu dostawców oraz określeniu pozycji zakupowych jest powiązanie tych danych ze sobą w folderze IFS/Zakupy/Pozycje zkupowe/dostawcy pozycji zakupowych. Powiązanie tych danych usprawnia dokonywanie zakupów, wystawiając zlecenie zakupu wybranej pozycji system automatycznie wybierze dostawcę tej pozycji. 16/20

Rys. 5.80 Widok okna Nawigator IFS Applications W folderze Dostawca pozycji zakupowej w głównym oknie w polu Nr poz po wybraniu polecenia Nowy wpisujemy lub wybiera z listy numer pozycji zakupowej. W polu Dostawca wybieramy z listy dostawcę danej pozycji. Pozostałe pola zostaną automatycznie uzupełnione przez system. W zakładce Ogólnie wprowadzamy informacji dotyczących ceny, jednostek miary, upustów i kosztów dodatkowych. W polu Zakupowa J/M. określamy w jakich jednostkach kupujemy daną pozycję. W polu Magz. J/M. zostanie automatycznie wyświetlona jednostka magazynowa danej pozycji. W polu Wsp. przelicz. określamy związek między jednostką zakupową, oraz jednostką magazynową w celu ustalenia zakupowej jednostki miary. Wzór wygląda następująco: Zakupowa jednostka miary = Magazynowa jednostka miary * Współczynnik przeliczeniowy. W polu Cena podajemy cenę jednostkową. W polu Cenowa J/M. wyświetlany jest identyfikator jednostki, jaka stosowana jest przy płaceniu dostawcy. W polu Wsp. przelicz ceny podajemy współczynnik, który opisuje związek między cenową jednostką miary a jednostką zakupową. Wzór wygląda następująco: Cenowa jednostka miary = Jednostka zakupowa * Współczynnik przeliczeniowy ceny. W polu Status należy wpisać liczbę 2 która okresla 17/20

Aktywny ststus danego dostawcy. Po wprowadzeniu wszystkich informacji należy je zapisać. Rys. 5.81 Widok okna folder IFS/Zakupy/Pozycje zkupowe/dostawcy pozycji zakupowych Ogólne. 12 Umowa z dostawcą Umowy można rejestrować, nowelizować, przeglądać lub usuwać. Umowy otrzymują czas obowiązywania co oznacza, że są one ważne tylko w pewnych okresach. Ważnych może być kilka umów jednocześnie. W folderze IFS/Zakupy/Umowa z dostawcą/umowa zdostawcą sporządza się umowę zakupu z wybranym dostawcą. 18/20

Rys. 5.104. Widok nawigatora IFS Applications Po otworzeniu folderu Umowa z dostawcą należy wczytać bazę danych. W rozwijanym polu Nr umowy będą dostępne wszystkie umowy, które były zawarte wcześniej. Wybierając jedną z nich możemy ją przejrzeć lub zmodyfikować. W celu stworzenia nowej umowy należy zaznaczyć pole Nr umowy i wybrać polecenie Nowy oraz wprowadzić numer umowy. Przy pomocy listy wypełnić pole Dostawca, Umiejsc Zatwierdz Waluta. Umowa otrzyma automatycznie status Aktywna, ale można go zmienić przy pomocy listy na Zaplanowana lub Uzgodniona. W polu Wartość maks. należy podać maksymalną kwotę, do której ma być zawarta umowa o zakup. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy je zapisać. W zakładce Linie z nr pozycji ustalamy dokładniej zawartość danej umowy. W tym celu zaznaczamy wiersz w tabeli i wybiera polecenie Nowy. Kolumnę Nr pozycji uzupełniamy przy pomocy listy, natomiast w kolumnach Cena i Ilość max wpisujemy odpowiednią cenę i maksymalną ilość pozycji dla danej linii umowy. Możemy również określić wielkość upustu, jeśli tokowy posiadamy u wybranego dostawcy. Po dokonaniu zmian dane należy zapisać. 19/20

Rys. 5.105. Widok okna IFS/Zakupy/Umowa z dostawcą/umowa z dostawcą Linie z nr pozycji W zakładce Dane uzupełniające określamy rodzaj płatności, transportu oraz warunki dostawy dla konkretnej umowy. W tym celu należy wypełnić pola War. dost, Rodz. transp. i War. płatności korzystając z listy. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy je zapisać Rys. 5.106 Widok okna IFS/Zakupy/Umowa z dostawcą/umowa z dostawcą Dane do uzupełnienia. 20/20