Załącznik nr 1 Zakres Zadań Wykonawcy I. ZAŁOŻENIA ZAMÓWIENIA 1. Główne cele zamówienia: 1.1. Podniesienie efektywności komunikacji PARP w Internecie oraz uspójnienie portali poprzez: 1.1.1. Określenie wizji kompleksowego systemu internetowego wiążącego ze sobą obecne portale i profile społecznościowe PARP; 1.1.2. Zaprojektowanie spójnej architektury informacji dla kompleksowego systemu internetowego PARP oraz dla poszczególnych portali; 1.1.3. Zaprojektowanie spójnych prototypów stron oraz funkcjonalności dla poszczególnych portali oraz profili społecznościowych wchodzących w skład kompleksowego systemu internetowego PARP; 1.1.4. Opracowanie Księgi kompleksowego systemu internetowego Agencji zawierającej architekturę informacji, wykonane prototypy i projekty graficzne oraz Wytycznych zawierających opis działań zmierzających do wdrożenia kompleksowego systemu internetowego Agencji na obecnych zasobach internetowych PARP; 2. Wymagania ogólne 2.1. W trakcie realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: 2.1.1. Ścisłej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji przedsięwzięcia, w tym do aktywnego uczestniczenia w zwołanych przez Zamawiającego spotkaniach (w tym ad hoc kiedy zajdzie istotna potrzeba w trakcie realizacji projektu, nie więcej niż 5 w ciągu trwania całego projektu) lub zaplanowanych przez Wykonawcę; 2.1.2. Przeprowadzenia spotkania analitycznego z Zamawiającym (w siedzibie Zamawiającego) na którym zostaną omówione główne cele zamówienia i założenia wszystkich Zadań realizowanych w ramach zamówienia; 2.1.3. Przeprowadzeniu 2 warsztatów eksperckich w siedzibie Zamawiającego, o których mowa w p. II. 2 oraz p. II. 4. ZZW; 2.1.4. Przeprowadzenia warsztatów indywidualnych z wszystkimi administratorami i opiekunami portali oraz profili społecznościowych w siedzibie Zamawiającego, o których mowa w p. II. 3. ZZW, w ilości odpowiedniej do zakresu zamówienia i przedstawionego w ofercie Wykonawcy; 2.1.5. Zachowania najwyższej staranności i działania zgodnie z obowiązującym stanem prawnym; 2.1.6. Przeniesienia na Zamawiającego (na zasadach określonych w umowie) autorskich praw majątkowych do wszystkich utworów w tym projektów i materiałów wytworzonych w ramach i na rzecz niniejszego zamówienia. 2.1.7. Zamawiający wymaga od Wykonawcy by działania wykonywane przez Wykonawcę podczas prac, nie miały wpływu na stabilności funkcjonowania systemów Zamawiającego. str. 1
II. ZAKRES ZADAŃ WYKONAWCY 1. Zadanie 1. Audyt użyteczności wraz z przeprowadzeniem benchmarkingu. 1.1. Wykonawca na podstawie swojej eksperckiej wiedzy i doświadczenia oraz obowiązujących norm i wytycznych krajowych i światowych przeprowadzi analizę zawartości portali oraz profili społecznościowych Agencji (zgodnie z listą portali i profili zawartej w pkt. 5), zarówno pod względem całej struktury systemu jak i poszczególnych portali i profili, w tym co najmniej: 1.1.1. Określi typy i rodzaje produktów występujących na portalach i profilach społecznościowych Agencji (analiza content inventory) takie jak m.in.: artykuły informacyjne, e-booki, materiały wideo, bazy itp. oraz po akceptacji Zamawiającego: 1.1.1.1. przeanalizuje sposób i efektywność ich wykorzystania; 1.1.1.2. przeanalizuje sposób użycia, jednolitości i poprawności konwencji językowych dla każdego typu i rodzaju produktu; 1.1.2. Przeanalizuje architekturę informacji pod względem: 1.1.2.1. Spójności komunikacyjnej; 1.1.2.2. Poprawności nazewnictwa, doboru słów określających nazwy działów i funkcjonalności; 1.1.2.3. Łatwości nawigacji na poszczególnych portalach oraz pomiędzy nimi, głębokości nawigacji oraz spójnej identyfikacji elementów nawigacyjnych; 1.1.2.4. Skuteczności wyszukiwania informacji i czytelności wyników wyszukiwania; 1.1.2.5. Prezentacji materiałów multimedialnych, dokumentów, czytelności tekstów. 1.1.3. Przeanalizuje funkcjonalności pod względem: 1.1.3.1. Racjonalności i efektywności wykorzystywania funkcjonalności w kontekście celów poszczególnych portali; 1.1.3.2. Braków funkcjonalności wpływających na efektywność realizacji celów portali; 1.1.3.3. Kontroli poprawności działania poszczególnych elementów i funkcjonalności portali; 1.1.3.4. Zastosowanego interfejsu graficznego oraz użyteczności i ergonomii poszczególnych elementów; 1.2. Zamawiający dopuszcza możliwość organizacji przez Wykonawcę spotkań z administratorami i opiekunami portali oraz profili społecznościowych podczas prowadzenia etapu analizy zawartości portali i profili społecznościowych. 1.3. Wykonawca w ramach zamówienia zakupi i dostarczy Zamawiającemu, przed przystąpiłem do prac, normy PN-EN ISO 9241-11:2002 Wymagania ergonomiczne dotyczące pracy biurowej z zastosowaniem terminali wyposażonych w monitory ekranowe (VDT) -- Część 11: Wskazówki dotyczące użyteczności, PN-EN ISO 9241-12:2002 Wymagania ergonomiczne dotyczące pracy biurowej z zastosowaniem terminali wyposażonych w monitory ekranowe (VDT) -- Część 12: Prezentacja informacji, PN-EN ISO 9241-151:2008 Ergonomia interakcji człowieka i systemu -- Część 151: Wytyczne dotyczące interfejsów użytkownika stosowanych w sieci World Wide Web, w wersji elektronicznej na nośniku CD/DVD, zgodnie z systemem licencjonowania instytucji od której zostaną pozyskane normy; 1.4. Wykonawca przeprowadzi benchmarking portali oraz profili społecznościowych wyszczególnionych w pkt. 5 z podobnymi tematycznie oraz zawierającymi podobną ilość treści portalami i profilami społecznościowymi istniejącymi w Internecie (zarówno str. 2
krajowymi jak i zagranicznymi), ze szczególnym uwzględnieniem internetowych systemów korporacyjnych wykorzystujących powiązania pomiędzy portalami tematycznymi i profilami społecznościowymi oraz stronami agencji wspierających przedsiębiorczość w innych krajach. Wykonawca przed przystąpieniem do benchmarkingu przedstawi do akceptacji listę portali i profili społecznościowych oraz internetowych systemów korporacyjnych, wraz z uzasadnieniem wyboru, z którymi będą zestawiane w porównaniu portale i profile społecznościowe Zamawiającego. Benchmarking obejmować będzie co najmniej: 1.4.1. Atrakcyjność graficzną poszczególnych portali i profili społecznościowych jak i całego systemu; 1.4.2. Intuicyjność i łatwość nawigowania; 1.4.3. Architekturę informacji zgodnie z punktem I.1.1.2; 1.4.4. Nowoczesność zastosowanych rozwiązań; 1.4.5. Sposób nawigowania pomiędzy poszczególnymi portalami i profilami społecznościowymi; 1.4.6. Funkcjonalności zgodnie z punktem I.1.1.3; 1.4.7. Sposób przekazywania treści. 1.4.8. Rekomendacje w zakresie: 1.4.8.1. Kierunek rozwoju portali i profili społecznościowych PARP; 1.4.8.2. Listę nowoczesnych elementów i funkcjonalności do wykorzystania w procesie komunikacji z użytkownikiem Internetu. 1.5. Produkty zadania: 1.5.1. Dostarczone do Zamawiającego Normy PN-EN ISO 9241-11:2002, PN-EN ISO 9241-12:2002, PN-EN ISO 9241-151:2008 wersji elektronicznej na nośniku CD/DVD; 1.5.2. Raport z audytu oraz benchmarkingu zawierający co najmniej: 1.5.2.1. Określone typy i rodzaje produktów występujących na portalach i profilach społecznościowych Agencji, sposób i efektywność ich wykorzystania oraz jednolitości i poprawności konwencji językowych dla każdego typu i rodzaju produktu; 1.5.2.2. Wyniki analizy architektury informacji; 1.5.2.3. Wyniki analizy funkcjonalności; 1.5.2.4. Wyniki analizy porównawczej poszczególnych portali i profili społecznościowych PARP; 1.5.2.5. Szczegółowe zalecenia dotyczące usprawnienia poszczególnych obszarów użyteczności i architektury informacji; 1.5.2.6. Kierunek rozwoju portali i profili społecznościowych PARP; 1.5.2.7. Listę nowoczesnych elementów i funkcjonalności do wykorzystania w procesie komunikacji z użytkownikiem Internetu. 1.6. Akceptacje i poprawki dokonane zostaną zgodnie z pkt. 6. 1.7. Czas realizacji zadania: maks. 18 dni roboczych bez procesu akceptacji. 2. Zadanie 2. Warsztaty eksperckie - Ogólna wizja kompleksowego systemu internetowego PARP. 2.1. Wykonawca bazując na raporcie z przeprowadzonego audytu oraz benchmarkingu przygotuje ogólną wizję kompleksowego systemu internetowego wiążącego ze sobą obecne str. 3
portale i profile społecznościowe Zamawiającego wraz z wizualizacją modelu powiązań zawierającą m.in.: 2.1.1. Spójną architekturę informacji z uwzględnieniem metody Responsive Web Design (RWD); 2.1.2. Pogrupowane pod względem funkcjonalno-tematycznym portale. Grupowanie zostanie dobrane według klucza uzgodnionego z Zamawiającym. Wykonawca przed rozpoczęciem procesu grupowania portali jako punkt wyjścia wykorzysta opracowaną przez Zamawiającego i określoną w pkt. 5 wstępną propozycję grupowania; 2.1.3. Dla każdej grupy portali określonych w pkt.ii.2.1.2, Wykonawca wykona spójny, klikalny prototyp strony głównej uwzględniając występujące funkcjonalności na stronach głównych każdego portalu mieszczącego się w danej grupie funkcjonalnotematycznej zgodnie z punktem II.2.1.4. 2.1.4. Prototypy szablonów zaprojektowane zostaną zgodnie z metodą Responsive Web Design (RWD) oraz wytycznymi dla zachowania standardów E-dostępności i zgodności z wymogami prawa w Polsce i UE oraz WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Każdy prototyp zostanie przygotowany przy wykorzystaniu oprogramowania do prototypowania, w postaci stron internetowych (pliki w formacie HTML). Każdy wykonany prototyp będzie umożliwiał prezentację zachowania przy symulacji wyświetlania na jednym z trzech urządzeń (telefon komórkowy, tablet, PC) zgodnie z poniższym przykładem. Źródło: http://www.lukew.com/ff/entry.asp?1509 2.2. Wykonawca przeprowadzi warsztaty eksperckie z wyznaczonymi osobami ze strony Zamawiającego na których: 2.2.1. Przedstawi wizje kompleksowego systemu internetowego; 2.2.2. Wraz z Zamawiającym dokona analizy proponowanej wizji w celu dopracowania jej elementów. 2.3. Produkty zadania: 2.3.1. Dokument zawierający ogólną wizję kompleksowego systemu internetowego Agencji wraz z modelem architektury informacji. 2.3.2. Spójne prototypy stron głównych dla grup portali, przygotowane przy wykorzystaniu oprogramowania do prototypowania, w postaci stron internetowych (pliki w formacie HTML); str. 4
2.4. Akceptacje i poprawki dokonane zostaną zgodnie z pkt. 6. 2.5. Czas realizacji zadania: maks. 8 dni roboczych bez procesu akceptacji. 3. Zadanie 3. Warsztaty indywidualne z administratorami i opiekunami portali 3.1. Bazując na wypracowanej wizji kompleksowego systemu internetowego wraz z modelem architektury informacji Wykonawca przeprowadzi indywidualne warsztaty z administratorami oraz opiekunami portali. Podczas warsztatów przeanalizuje ograniczenia techniczne i prawne poszczególnych portali z uwzględnieniem m.in. zastosowanych systemów CMS, obowiązujących ustaleń z wykonawcami zewnętrznymi portali. Dla każdego portalu i profilu społecznościowego: 3.1.1. Zaprojektuje szczegółową architekturę informacji z uwzględnieniem powiązań pomiędzy portalami i profilami społecznościowymi; 3.1.2. Wykonawca analizując poszczególne portale i profile społecznościowe zaprojektuje dla najczęściej występujących funkcjonalności, spójne prototypy zapewniające ten sam sposób działania na każdym portalu i profilu społecznościowym. Przed przystąpieniem do prototypowania funkcjonalności Wykonawca przedstawi Zamawiającemu listę funkcjonalności w celu wyboru i akceptacji funkcjonalności proponowanych do uspójnienia. 3.1.3. Zaprojektuje prototypy co najmniej 5 kluczowych podstron uzgodnionych z Zamawiającym dla każdej grupy portali zgodnie z opisem zawartym w pkt. II.2.1.4, zawierające wybrane przez Zamawiającego funkcjonalności, a także sposób ich rozbudowy. Maksymalna ilość prototypów nie przekroczy 35. Jeżeli przy danej grupie portali nie zostanie wykorzystana minimalna liczba prototypów, Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym wykona brakującą liczbę prototypów do uzgodnionej grupy portali; 3.2. Wykonawca podczas prowadzania warsztatów z administratorami oraz opiekunami portali i profili społecznościowych na bieżąco będzie prowadził rejestr ograniczeń w stosunku do przyjętej wizji kompleksowego systemu internetowego Agencji, wynikających z uwarunkowań prawno-technicznych poszczególnych portali i profili społecznościowych. W rejestrze ograniczeń Wykonawca przy każdym ograniczeniu wskaże możliwe sposoby jego eliminacji. Wykonawca zobowiązany będzie do kontaktu z Zamawiającym w celu weryfikacji każdego ograniczenia wpływającego na ogólną wizję kompleksowego systemu internetowego Agencji. W przypadku, gdy dane ograniczenie okaże się niemożliwe do eliminacji, Wykonawca wraz z Zamawiającym rozważą możliwość dokonania korekty wizji. 3.3. Produkty zadania: 3.3.1. Szczegółowa architektura informacji każdego portalu i profilu społecznościowego wraz z dokumentacją opisującą m.in. sposób rozbudowy architektury informacji dla każdego portalu i profilu społecznościowego; 3.3.2. Prototypy podstron dla każdej grupy portali oraz spójne prototypy wybranych funkcjonalności, przygotowane przy wykorzystaniu oprogramowania do prototypowania, w postaci stron internetowych (pliki w formacie HTML), oraz wytyczne do wdrożenia prototypów; 3.3.3. Dokument zawierający rejestr ograniczeń prawno-technicznych poszczególnych portali i profili społecznościowych w stosunku do przyjętej wizji kompleksowego systemu internetowego Agencji; str. 5
3.3.4. Dokument zawierający wizję kompleksowego systemu internetowego Agencji wraz z opisem działań zmierzających do jego wdrożenia; 3.4. Akceptacje i poprawki dokonane zostaną zgodnie z pkt. 6. 3.5. Czas realizacji zadania: maks. 23 dni roboczych bez procesu akceptacji. 4. Zadanie 4. Warsztaty eksperckie - prezentacja wizji kompleksowego systemu internetowego PARP. 4.1. Wykonawca po przeprowadzonych warsztatach indywidualnych zaprezentuje wizję kompleksowego systemu internetowego wraz z opisem działań zmierzających do jego wdrożenia oraz wszystkie wykonane prototypy. 4.2. Przedyskutuje z Zamawiającym wszystkie elementy systemu oraz zbierze uwagi Zamawiającego w celu ich ostatecznego dopracowania. 4.3. Przygotuje projekty graficzne do szablonów stron głównych pogrupowanych pod względem funkcjonalno-tematycznym (zgodnie z pkt. II.2.1.2) 4.4. Uzyska ostateczną akceptację Zamawiającego. 4.5. Produkty zadania: 4.5.1. Księga kompleksowego systemu internetowego Agencji; 4.5.2. Wytyczne wraz opisem działań zmierzających do wdrożenia kompleksowego systemu internetowego Agencji na obecnych zasobach internetowych PARP; 4.5.3. Wszystkie wykonane prototypy oraz projekty graficzne; 4.6. Akceptacje i poprawki dokonane zostaną zgodnie z pkt. 6. 4.7. Czas realizacji zadania: maks. 5 dni roboczych bez procesu akceptacji. 5. Lista portali internetowych oraz profili społecznościowych PARP. 5.1. Wykonawca w ramach niniejszego zakresu zamówienia przeprowadzi badania poniższych portali internetowych i profili społecznościowych oraz powiązań zachodzących pomiędzy nimi. 5.2. Grupy portali internetowych 5.2.1. Grupa I: 5.2.1.1. www.parp.gov.pl, 5.2.1.2. poig.parp.gov.pl 5.2.1.3. porpw.parp.gov.pl 5.2.1.4. pokl.parp.gov.pl 5.2.1.5. badania.parp.gov.pl 5.2.1.6. bip.parp.gov.pl 5.2.1.7. en.parp.gov.pl 5.2.1.8. transmisje.parp.gov.pl 5.2.1.9. prasa.parp.gov.pl 5.2.2. Grupa II: 5.2.2.1. csr.parp.gov.pl 5.2.2.2. isr.parp.gov.pl 5.2.2.3. ppp.parp.gov.pl 5.2.2.4. bkl.parp.gov.pl 5.2.2.5. 50plus.parp.gov.pl 5.2.2.6. www.een.org.pl 5.2.2.7. www.45naplus.pl 5.2.2.8. www.inwestycjawkadry3.pl str. 6
5.2.2.9. www.szkoleniasrodowisko.pl 5.2.2.10. www.cip.gov.pl 5.2.2.11. www.firmyrodzinne.pl 5.2.2.12. www.powiazaniakooperacyjne.pl 5.2.2.13. www.telepraca.gov.pl 5.2.2.14. www.zamowieniapubliczne.edu.pl, w skład którego wchodzi: 5.2.2.15. www.bazanowepodejscie.parp.gov.pl 5.2.2.16. www.planowaniestrategiczne.pl 5.2.2.17. e-punkt.gov.pl 5.2.2.18. ponk-szkolenia.pl 5.2.2.19. kazdypracownik.com.pl 5.2.3. Grupa III: 5.2.3.1. www.inwestycjawkadry.pl 5.2.4. Grupa IV: 5.2.4.1. ksu.parp.gov.pl 5.2.5. Grupa V: 5.2.5.1. www.web.gov.pl 5.2.6. Grupa VI: 5.2.6.1. www.akademiaparp.gov.pl 5.2.7. Grupa VII: 5.2.7.1. www.pi.gov.pl 5.3. Profile społecznościowe: 5.3.1. www.youtube.com/parpgovpl 5.3.2. www.youtube.com/inwestycjawkadry 5.3.3. www.youtube.com/webgovpl 5.3.4. www.youtube.com/polandexpo2010 5.3.5. www.facebook.com/webgovpl 5.3.6. www.facebook.com/pages/instrument-szybkiego-reagowania/155622441197641 5.3.7. www.facebook.com/pages/planowanie-strategiczne-w-mmsp/147505631985116 5.3.8. www.facebook.com/projektppp 5.3.9. www.facebook.com/szkolenia.to.sie.oplaca 5.3.10. www.facebook.com/pages/poland-at-expo-2010-polska-na-expo- 2010/302211063702 5.3.11. www.facebook.com/pages/polska-agencja-rozwoju- Przedsi%C4%99biorczo%C5%9Bci/205945942802470 5.3.12. plus.google.com/photos/102854848497149781626/albums?banner=pwa 5.3.13. twitter.com/#!/webgovpl 5.3.14. http://twitter.com/#!/parpgovpl 5.3.15. www.goldenline.pl/mikroblog/parp-wspieramy-ebiznes-www-web-gov-pl Zamawiający w trakcie trwania umowy może poszerzyć ww. grupę o maksymalnie 5 portali i powiązanych z nimi profili społecznościowych. str. 7
6. Proces akceptacji i poprawek. 6.1. Zamawiający dokona oceny wykonania każdego z dostarczonych w ramach zadań 1-4 produktów i projektów produktów każdorazowo nie później niż w terminie 5 dni roboczych od otrzymania każdego z nich i zadecyduje o jego zatwierdzeniu albo zgłosi Wykonawcy uwagi. Informacja o zatwierdzeniu bądź o uwagach każdorazowo zostanie przekazana przez Zamawiającego Wykonawcy drogą elektroniczną na adres mailowy osoby wskazanej jako osoba do kontaktu ze strony Wykonawcy. 6.2. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braków lub nieprawidłowości w przekazanych produktach i projektach produktów, Wykonawca zobowiązany jest do wprowadzenia poprawek zgodnie ze wskazaniem Zamawiającego oraz przedstawienia jej do ponownej akceptacji Zamawiającego, w terminie pozwalającym na zgodną z harmonogramem realizację pozostałych prac, jednak nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia przekazania przez Zamawiającego informacji dot. braków lub nieprawidłowości. 6.3. Przedstawienie do akceptacji produktów i projektów produktów powinno nastąpić drogą elektroniczną w postaci edytowalnych plików.rtf,.doc,.docx,.xls,.cdr,.psd,.rp lub w innych formatach uzgodnionych z Zamawiającym, a w przypadku fizycznie wytworzonych produktów powinny one zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego. 6.4. Ostateczna (zaakceptowana przez Zamawiającego) wersja produktów i projektów produktów powinna zostać przekazana na nośniku elektronicznym (CD/DVD) w formie edytowalnych (otwartych) plików w innych formatach uzgodnionych z Zamawiającym oraz innych plików źródłowych, a w przypadku fizycznie wytworzonych produktów dostarczona do siedziby Zamawiającego. 6.5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wielokrotnego zgłaszania uwag lub zastrzeżeń zarówno do treści jak i formy przekazywanych projektów produktów, w szczególności Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia kolejnych uwag i zastrzeżeń w terminach wskazanych powyżej w sytuacji, gdy Wykonawca nie uwzględni wszystkich jego uwag i zastrzeżeń zgłoszonych uprzednio. str. 8