Zarządzenie Nr 169/2009 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 29 maja 2009 r.

Zarządzenie Nr 169/2009 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 29 maja 2009 r. w sprawie: procedur obowiązujących przy realizacji projektu pn. Przebudowa, modernizacja i rozwój infrastruktury Miejskiego Ośrodka Kultury Samorządowej Instytucji Kultury współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 3.3 Schemat A Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 Na podstawie art. 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.), art. 47 oraz 202 205 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005r Nr 249 poz. 2104 z późn. zm.), zarządzam, co następuje: 1 1. Beneficjentem wsparcia przedsięwzięcia pn. Przebudowa, modernizacja i rozwój infrastruktury Miejskiego Ośrodka Kultury Samorządowej Instytucji Kultury współfinansowanego w ramach Działania 3.3 Schemat A Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 jest Miasto Nowy Sącz. 2. Przedsięwzięcie dotyczy przebudowy, modernizacji i rozwoju infrastruktury Miejskiego Ośrodka Kultury w Nowym Sączu, zlokalizowanego przy Al. Wolności 23 w Nowym Sączu. 3. Nadzór nad realizacją przedsięwzięcia zgodnie z umową o dofinansowanie nr MRPO.03.03.01-12-085/08-00-IXA/46/FE/09 z dnia 4 marca 2009 r. pełni w Urzędzie Miasta w imieniu Beneficjenta wsparcia, Sekretarz Miasta Nowego Sącza. 4. Wdrażanie i monitoring projektu powierza się następującym wydziałom, komórkom równorzędnym, działającym w ramach wydziałów referatom, wyodrębnionym w strukturze organizacyjnej urzędu stanowiskom, oraz jednostce organizacyjnej Miasta Nowego Sącza: 1) Wydziałowi Inwestycji i Remontów; 2) Biuru Prezydenta Miasta oraz wchodzącemu w jego skład Zespołowi Zamówień Publicznych; 3) Wydziałowi Księgowości Budżetowej; 4) Miejskiemu Ośrodkowi Kultury w Nowym Sączu jednostce organizacyjnej Miasta Nowego Sącza; 5) Zespołowi Nadzoru Inwestorskiego; 6) Referatowi Programowania i Wdrażania Projektów w Wydziale Architektury, Planowania Przestrzennego i Rozwoju Miasta; 7) Zespołowi Kontroli Wewnętrznej. 5. Środki pomocowe na współfinansowanie przedsięwzięcia przekazywane będą przez Instytucję Zarządzającą MRPO na wyodrębniony w tym celu rachunek bankowy funkcjonujący przy Urzędzie Miasta (jako jednostce budżetowej) o numerze 14 1540 1115 2013 6000 3072 0051 pod nazwą Przebudowa, modernizacja i rozwój infrastruktury MOK w Nowym Sączu" prowadzony w Banku Ochrony Środowiska S.A. Oddział Operacyjny w Nowym Sączu. 1

2 1. Do zadań Wydziału Inwestycji i Remontów w celu realizacji projektu Przebudowa, modernizacja i rozwój infrastruktury Miejskiego Ośrodka Kultury Samorządowej Instytucji Kultury należy: 1) Realizacja zakresu inwestycyjnego projektu zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym, umową o dofinansowanie, harmonogramem rzeczowo-finansowym określonym ww. dokumentach oraz zgodnie z Dokumentacją Projektową i pozwoleniem na budowę; 2) Przygotowanie oraz terminowe przedkładanie w imieniu Miasta jako Beneficjenta, Instytucji Zarządzającej MRPO, pełnej wymaganej informacji o realizacji przedsięwzięcia oraz sprawozdawczości merytorycznej i finansowej. W tym celu sporządzane będą: A) Comiesięczne harmonogramy płatności oraz harmonogramy realizowanych przetargów, B) Wnioski o płatność okresowe i końcowe wraz z załącznikami, w terminie i zakresie wynikającym z ustaleń zawartych w umowie, jednak nie rzadziej niż raz na 3 miesiące; 3) Dostosowanie harmonogramu prac realizowanych w ramach projektu oraz elementów rozliczeniowych do harmonogramu rzeczowo-finansowego zawartego we Wniosku aplikacyjnym; 4) Systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji Projektu, pomiar wskaźników produktu, osiągniętych dzięki realizacji Projektu zgodnie ze wskaźnikami monitoringowymi zamieszczonymi we Wniosku. Niezwłoczne informowanie Instytucji Zarządzającej MRPO o wprowadzanych zmianach dotyczących realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie (w szczególności w 16 pkt 1) jak również o zaistniałych nieprawidłowościach; 5) Przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją Projektu w siedzibie Wydziału Inwestycji i Remontów, w tym: A) Oryginały dokumentów z etapu aplikowania (Wnioski, umowa finansowa wraz z późn. zm.), B) Oryginały dokumentów z wykonawstwa inwestycji (protokoły odbioru robót, urządzeń, wyposażenia), C) Dokumentów rozliczeniowych (wnioski o płatność wraz z załącznikami, harmonogramy płatności, harmonogramy zamówień), D) Korespondencję projektową z Instytucją Zarządzającą MRPO, E) Dokumentacji technicznej, F) Innej dokumentacji projektowej z zastrzeżeniem 3 ust. 1 pkt 5 i 4 ust. 1 pkt 4; 6) Bieżące monitorowanie zmian w wytycznych dotyczących projektów współfinansowanych z Unii Europejskiej. 2. Zobowiązuje się Dyrektora Wydziału Inwestycji i Remontów do wykonywania czynności wymienionych w ust. 1 pkt 1)-5) osobiście lub przez upoważnionego pracownika. 3. Do obowiązków Dyrektora Wydziału Inwestycji i Remontów w celu prawidłowej realizacji projektu Przebudowa, modernizacja i rozwój infrastruktury Miejskiego Ośrodka Kultury Samorządowej Instytucji Kultury należy: 1) Pisemne potwierdzanie odbioru prac po zakończeniu elementu rozliczeniowego oraz odbioru urządzeń i wyposażenia po ich zabudowaniu; 2) Potwierdzenie sprawdzenia dokumentu księgowego pod względem merytorycznym poprzez złożenie podpisu na odwrocie dokumentu wraz z datą dokonania tej czynności; 2

3) Podpisywanie Wniosków o płatność, załączników do wniosków oraz dokonywanie potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów stanowiących załączniki do Wniosków o płatność. 4. Informacje na temat przebiegu realizacji inwestycji przekazywane będą Sekretarzowi Miasta Nowego Sącza przez Wydział Inwestycji i Remontów raz na kwartał. 3 1. Do zadań Biura Prezydenta Miasta w celu prawidłowej realizacji projektu należy: 1) Realizacja działań informacyjno-promocyjnych, w zakresie opisanym we wniosku aplikacyjnym zgodnie z wymogami zawartymi w umowie o dofinansowanie, z wyłączeniem prac dotyczących oznakowanie miejsca realizacji inwestycji poprzez umieszczenie tablic informacyjnych i pamiątkowych; 2) Przekazywanie Wydziałowi Inwestycji i Remontów informacji oraz dokumentów niezbędnych do sprawozdawczości oraz przygotowania wniosków o płatność; 3) Nadzorowanie prawidłowego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na Przebudowę, modernizację i rozwój infrastruktury Miejskiego Ośrodka Kultury Samorządowej Instytucji Kultury zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) oraz Zaleceniami dla Beneficjentów Funduszy UE dotyczące interpretacji przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych wydanymi przez Instytucję Koordynującą RPO; 4) Wykonywanie czynności w toku procedury przygotowania, przeprowadzenia i udzielenia zamówień publicznych wynikających z wewnętrznych regulacji Beneficjenta, w tym m.in. wewnętrznych regulaminów, procedur w zakresie obiegu dokumentów, wewnętrznych uzgodnień i procedur związanych z otrzymanymi certyfikatami; 5) Przechowywanie kompletnej dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego związanej z realizacją Projektu. 2. Zobowiązuje się: 1) Dyrektora Biura Prezydenta Miasta do wykonywania czynności wymienionych w ust. 1 pkt. 1) i 2) osobiście lub przez upoważnionego pracownika; 2) Kierownika Zespołu Zamówień Publicznych do wykonywania czynności wymienionych w ust. 1 pkt 3)-5) osobiście lub przez upoważnionego pracownika. 3. Do obowiązków Dyrektora Biura Prezydenta Miasta w celu prawidłowej realizacji projektu Przebudowa, modernizacja i rozwój infrastruktury Miejskiego Ośrodka Kultury Samorządowej Instytucji Kultury należy: 1) Pisemne potwierdzanie odbioru prac informacyjno-promocyjnych protokołem zdawczo-odbiorczym; 2) Potwierdzenie sprawdzenia dokumentu księgowego pod względem merytorycznym poprzez złożenie podpisu na odwrocie dokumentu wraz z datą dokonania tej czynności. 4 1. Do zadań Wydziału Księgowości Budżetowej należy: 1) Zaprowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla potrzeb projektu, przez którą należy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Ewidencja powinna być wyodrębniona w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych i ma polegać na wyodrębnieniu w tym celu stosownych kont syntetycznych, 3

analitycznych i pozabilansowych, tak aby możliwe było spełnienie wymagań w zakresie kontroli wykorzystania środków; 2) Ustalenie i opisanie procedur dotyczących prowadzenia ewidencji księgowej realizacji projektu pn. Przebudowa, modernizacja i rozwój infrastruktury Miejskiego Ośrodka Kultury Samorządowej Instytucji Kultury, współfinansowanego ze środków EFRR w ramach działania 3.3 Schemat A Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, które stanowią Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia; 3) Pozyskanie na Wniosek Wydziału Inwestycji i Remontów zaświadczeń z Urzędu Skarbowego niezbędnych do przygotowania Wniosku o płatność; 4) Przechowywanie kompletnej dokumentacji finansowej związanej z realizacją Projektu. 2. Zobowiązuje się Dyrektora Wydziału Księgowości Budżetowej do wykonywania czynności wymienionych w ust. 1 pkt 1)-4) osobiście lub przez upoważnionego pracownika. 5 1. Do zadań Miejskiego Ośrodka Kultury w Nowym Sączu w celu prawidłowej realizacji projektu należy: 1) Realizacja działań zmierzających do osiągnięcia rezultatów projektu zgodnie z listą zamieszczoną w pkt. D.8.3 wniosku aplikacyjnego, a tym samym wskaźników rezultatów zamieszczonych w pkt E.2 Wniosku, umową finansową oraz zgodnie z harmonogramem określonym ww. dokumentach, w tym w szczególności: A) Poszerzenie oferty Miejskiego Ośrodka Kultury o kluby, zespoły i nowe przedsięwzięcia, B) Organizację dodatkowych cyklicznych imprez kulturalnych, C) Stworzenie dwóch nowych miejsc pracy; 2) Opracowanie i utrwalenie w formie pisemnej zasad pomiaru wskaźników rezultatów które mają zostać osiągnięte dzięki realizacji Projektu zgodnie ze wskaźnikami monitoringowymi zamieszczonymi we Wniosku (pkt. E.2); 3) Pomiar wskaźników rezultatu osiągniętych dzięki realizacji Projektu dwa razy do roku obejmujący półroczny okres działalności Miejskiego Ośrodka Kultury, w okresie od zakończenia realizacji inwestycji do 2014 roku; 4) Przekazywanie informacji o osiągniętych rezultatach Referatowi Programowania i Wdrażania Projektów corocznie w formie sprawozdań w okresie od zakończenia realizacji inwestycji do 2014 roku. 2. Zobowiązuje się Dyrektora Miejskiego Ośrodka Kultury do wykonywania czynności wymienionych w ust. 1 pkt 1)-4) osobiście lub przez upoważnionego pracownika. 3. Do obowiązków Dyrektora Miejskiego Ośrodka Kultury w celu prawidłowej realizacji projektu Przebudowa, modernizacja i rozwój infrastruktury Miejskiego Ośrodka Kultury Samorządowej Instytucji Kultury należy: 1) Uczestnictwo w odbiorach i pisemne potwierdzenie odbioru prac oraz urządzeń i wyposażenia po ich zabudowaniu na protokole zdawczo-odbiorczym. 6 1. Do zadań Zespołu Nadzoru Inwestorskiego w celu prawidłowej realizacji projektu należy prowadzenie nadzoru inwestorskiego nad pracami budowlanymi w ramach niniejszego przedsięwzięcia, z wyłączeniem nadzoru inwestorskiego-sanitarnego, w tym systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji zakresu inwestycyjnego projektu, zgodnie z Dokumentacją Budowlaną, pozwoleniem na budowę, Ustawą prawo budowlane, wnioskiem aplikacyjnym, umową finansową oraz zgodnie z harmonogramem 4

rzeczowo-finansowym określonym ww. dokumentach jak również natychmiastowe informowanie Wydziału Inwestycji i Remontów o zaistniałych zmianach lub nieprawidłowościach. 2. Do obowiązków Inspektorów Nadzoru w Zespole Nadzoru Inwestorskiego w celu prawidłowej realizacji projektu Przebudowa, modernizacja i rozwój infrastruktury Miejskiego Ośrodka Kultury Samorządowej Instytucji Kultury należy pisemne potwierdzanie wykonania robót po zakończeniu elementu rozliczeniowego oraz odbioru dostaw wyposażenia na odwrocie dokumentu księgowego wraz z datą dokonania tej czynności. 7 1. Do zadań Referatu Programowania i Wdrażania Projektów w Wydziale Architektury, Planowania Przestrzennego i Rozwoju Miasta w celu prawidłowej realizacji projektu należy: 1) Pisemne informowanie Instytucji Zarządzającej MRPO o wszystkich realizowanych przez Beneficjenta - Miasto Nowy Sącz w okresie realizacji przedsięwzięcia, projektach współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, Funduszu Spójności lub innych funduszy i programów Unii Europejskiej, a także krajowych środków publicznych; 2) Bieżące monitorowanie zmian w wytycznych dotyczących projektów współfinansowanych z Unii Europejskiej oraz pisemne informowanie zaangażowanych w realizację projektu Wydziałów Zespołów oraz Dyrektora Miejskiego Ośrodka Kultury o wprowadzonych zmianach; 3) Pisemne poinformowanie Instytucji Zarządzającej MRPO o złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości lub postawieniu w stan likwidacji albo podleganiu zarządowi komisarycznemu, bądź zawieszeniu swej działalności lub, gdy stał się przedmiotem postępowań prawnych o podobnym charakterze, w terminie do 5 dni od daty powzięcia wiadomości o wystąpieniu którejkolwiek z podanych wyżej okoliczności; 4) Monitoring prawidłowej eksploatacji obiektu przez Miejski Ośrodek Kultury w Nowym Sączu po zakończeniu realizacji projektu oraz monitoring osiągnięcia wskaźników rezultatów poprzez weryfikację sprawozdań przekazywanych przez Miejski Ośrodek Kultury raz do roku, w okresie od zakończenia realizacji inwestycji do 2014 roku; 5) Udzielanie merytorycznego wsparcia Wydziałowi Inwestycji i Remontów. 2. Zobowiązuje się Kierownika Referatu Programowania i Wdrażania Projektów do wykonywania czynności wymienionych w ust. 1 pkt 1)-5) osobiście lub przez upoważnionego pracownika. 3. Informacje na temat przebiegu osiągniętych rezultatów projektu przekazywane będą Sekretarzowi Miasta Nowego Sącza przez Referat Programowania i Wdrażania Projektów raz do roku w okresie od zakończenia realizacji projektu do 2014 roku. 8 1. Zobowiązuje się Zespół Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Nowego Sącza do przeprowadzenia badania zgodności realizacji przedsięwzięcia z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, dwukrotnie w trakcie realizacji niniejszego projektu w 2010 roku, przy czym pierwsza kontrola nastąpi nie wcześniej niż po złożeniu do Instytucji Zarządzającej pierwszego wniosku o płatność, natomiast druga kontrola nie wcześniej niż na dwa miesiące przed datą złożenia do Instytucji Zarządzającej wniosku o płatność końcową. 2. Szczegółowy zakres kontroli realizacji przedsięwzięcia znajduje się w Załączniku nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 5

3. Zobowiązuje się Kierownika Zespołu Kontroli Wewnętrznej do: 1) Sporządzenia Raportu z kontroli wraz z zaleceniami pokontrolnymi; 2) Przekazanie raportu Sekretarzowi Miasta Nowego Sącza, a kopie raportu wszystkim Wydziałom i komórkom zaangażowanych we wdrażanie projektu. 9 1. Zobowiązuje się Dyrektorów Wydziałów, Kierowników Komórek wymienionych w 1 ust. 4 oraz Dyrektora Miejskiego Ośrodka Kultury, będących współrealizatorami przedsięwzięcia stanowiącego przedmiot wsparcia, do bezwzględnego przestrzegania postanowień zawartych w umowie o dofinansowanie projektu. 10 1. Zobowiązuje się Dyrektorów Wydziałów, Kierowników Komórek wymienionych w 1 ust. 4 oraz Dyrektora Miejskiego Ośrodka Kultury, będących współrealizatorami przedsięwzięcia stanowiącego przedmiot wsparcia do prowadzenia i przechowywania dokumentacji zgodnie z zakresem wynikającym z niniejszego zarządzenia w odrębnych segregatorach opisanych i oznaczonych logo programu zgodnie z umową o dofinansowanie. 11 1. Zobowiązuje się Dyrektorów Wydziałów, Kierowników Komórek wymienionych w 1 ust. 4 oraz Dyrektora Miejskiego Ośrodka Kultury, będących współrealizatorami przedsięwzięcia stanowiącego przedmiot wsparcia do poddania się kontroli zgodnie z umową o dofinansowanie oraz przedstawienie na żądanie Instytucji Zarządzającej MRPO wszelkich dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją Projektu w trakcie wdrażania projektu oraz przez okres 10 lat od dnia zakończenia przedsięwzięcia lecz nie krócej niż do dnia 31 grudnia 2020 r. 12 1. Zobowiązuje się Dyrektorów Wydziałów, Kierowników Komórek wymienionych w 1 ust. 4 oraz Dyrektora Miejskiego Ośrodka Kultury, będących współrealizatorami przedsięwzięcia stanowiącego przedmiot wsparcia do zapewnienia informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską, zgodnie z wymogami zawartymi w umowie o dofinansowanie, oraz we Wniosku aplikacyjnym poprzez oznaczenie dokumentów związanych z realizacją Projektu informacją o udziale Unii Europejskiej zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej MRPO, w tym zgodnie z: 1) Podręcznikiem dla Beneficjenta Promocja i informacja projektów realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 r. 2) Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz.Urz.UE. L 210 z 31 lipca 2006 r, str. 25 z późn. zm.); 3) Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz.Urz.UE. L 371, z 27 grudnia 2006 r. str. 1 z późn. zm.); 6

4) Ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2006 r. nr 227, poz. 1658 z późn. zm.); 5) Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji obowiązującymi na dany dzień. 13 1. Zobowiązuje się Zespół Radców Prawnych do współpracy z wydziałami i podmiotami realizującymi projekt w celu zapewnienia zgodności realizacji zawieranych w ramach projektu umów z prawem Polskim. 14 Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta Nowego Sącza. 15 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Prezydent Miasta Nowego Sącza (-) Ryszard Nowak 7

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 169/2009 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 29 maja 2009 r. Procedury dotyczące prowadzenia ewidencji księgowej realizacji projektu pn. Przebudowa, modernizacja i rozwój infrastruktury Miejskiego Ośrodka Kultury Samorządowej Instytucji Kultury, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 3.3 Schemat A Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 W uzupełnieniu do przyjętych zasad (polityki) rachunkowości obowiązujących w Urzędzie Miasta w Nowym Sączu, wprowadza się dodatkowo zasady obowiązujące przy prowadzeniu odrębnej ewidencji księgowej, dotyczące realizacji wymienionego powyżej projektu współfinansowanego ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi. Wyodrębniona ewidencja księgowa dla projektu prowadzona jest w ramach kont księgowych pomocniczych (analitycznych), które stanowią uzupełnienie i uszczegółowienie zapisów na kontach księgi głównej (ewidencji syntetycznej). W obowiązujących w Urzędzie Miasta Nowy Sącz przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości których aktualny tekst jednolity stanowi załącznik Nr 1 do Zarządzenia wewnętrznego nr 21/2008 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 5 sierpnia 2008 r. w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 48/A/2002 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 9 maja 2002 r. w sprawie regulacji wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości Urzędu Miasta Nowego Sącza - w cz. A pkt 3.19 operacje księgowe dotyczące dochodów i wydatków stanowiących środki pochodzące ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, opisano szczegółowo zasady ewidencji operacji gospodarczych na kontach syntetycznych prowadzonych do funduszy pomocowych (tj. środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi) jak również obowiązek uszczegółowienia poszczególnych kont syntetycznych pozwalających na identyfikację poszczególnych funduszy pomocowych uzyskanych na współfinansowanie konkretnych projektów tak w zakresie dochodów jak i wydatków oraz ostatecznego wyniku. Natomiast w pkt 4 cz. A podano zasady prowadzenia i powiązania ewidencji (analitycznej) pomocniczej z kontami księgi głównej dla budżetu miasta Nowego Sącza organu finansowego, a w cz. B pkt 3.3 dla Urzędu Miasta jako jednostki budżetowej. 1. Wykaz kont analitycznych (pomocniczych) prowadzonych pod potrzeby projektu. Z uwagi na przyjęte zasady rachunkowości obowiązujące w Urzędzie Miasta Nowy Sącz podane w Zakładowym Planie Kont, ustalającym iż obsługę Urzędu Miasta jako jednostki budżetowej prowadzi się poprzez wyodrębniony rachunek bankowy w banku prowadzącym obsługę kasową Miasta Nowego Sącza, poprzez który realizowane są wszystkie wydatki w oderwaniu od dochodów wykaz obowiązujących kont analitycznych będących uzupełnieniem i uszczegółowieniem zapisów na kontach księgi głównej (syntetyki) przy tym projekcie przedstawia się następująco: 1

A. Wykaz kont ( pomocniczych ) analitycznych prowadzonych przy Budżecie Miasta (jako organie finansowym) 223-74 Rozliczenie wydatków budżetowych Modernizacja budynku MOK, 901-164 Dochody budżetu Modernizacja budynku MOK, 902-74 Wydatki budżetu Modernizacja budynku MOK, 961 Niedobór lub nadwyżka budżetu Konto 223-74 - ( Rozliczenie wydatków budżetowych - Modernizacja budynku MOK) Konto służy do ewidencji rozliczeń wydatków z Urzędem Miasta jako jednostką realizującą projekt pn. Przebudowa, modernizacja i rozwój Miejskiego Ośrodka Kultury Samorządowej Instytucji Kultury częściowo współfinansowanych ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej. Na stronie Wn konta 223-74 ujmuje się środki przekazane z rachunku podstawowego Gminy na pokrycie wydatków Urzędu Miasta jako jednostki budżetowej, związanych z realizacją projektu w części współfinansowanej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 3.3 Schemat A MRPO na lata 2007-2013. Dofinansowanie projektu zgodnie z 2 umowy zawartej w Krakowie w dniu 4 marca 2009 r. z Zarządem Województwa Małopolskiego Instytucją Zarządzającą MRPO jest przekazywane w formie refundacji poniesionych wcześniej przez beneficjenta tj. Miasto Nowy Sącz wydatków kwalifikowanych na realizację tego projektu. Na stronie Ma konta 223-74 ujmuje się wydatki dokonane przez Urząd Miasta, (jednostkę budżetową) w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań Rb 28 S przedłożonych do Budżetu Miasta (organu finansowego) w korespondencji z kontem 902-74 Wydatki budżetu Modernizacja budynku MOK. Typowe operacje konta 223-74 ( Rozliczenie wydatków budżetowych - Modernizacja budynku MOK ). Lp Operacje podlegające księgowaniu 1. Uruchamianie środków z rachunku podstawowego gminy (zaliczkowo) - na pokrycie wydatków projektu w części podlegającej refundacji ze środków EFRR w ramach działania 3.3. Schemat A MRPO 2 Okresowe sprawozdania z wydatków budżetowych Urzędu Miasta. Wzór Rb-28 S w zakresie wydatków kwalifikowanych dotyczących projektu w części podlegającej współfinansowaniu ze środków EFRR (Według klasyfikacji budżetowej: dział-921, rozdział- 92109, 6058 ) konto Wn Ma 223-74 133-1 902-74 223-74 Sprawozdanie z realizacji wydatków kwalifikowanych podlegających refundacji zgodnie z wymogami wynikającymi z zawartej umowy o współfinansowaniu ze środków pomocowych za dany okres sprawozdawczy, sporządzone na podstawie danych wynikających z zapisów w księgach rachunkowych Urzędu Miasta (jednostki budżetowej) przedkłada Dyrektor Wydziału Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta Małgorzata Witteczek podinspektorowi w Wydziale Analiz Budżetu Miasta Annie Porębskiej celem ujęcia go w księgach Budżetu Miasta (organie finansowym). Sprawozdanie (wzór Rb 28S) pod pozycją główny księgowy podpisuje Dyrektor Wydziału Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta (lub jej z-ca) stwierdzając prawidłowość wykazanych danych w sprawozdaniu, natomiast pod pozycją kierownik jednostki Prezydent Miasta lub Zastępca Prezydenta. 2

Konto 901-164 - (Dochody budżetu Modernizacja budynku MOK) Konto 901-164 służy do ewidencji środków otrzymanych w ramach bezzwrotnej pomocy zagranicznej na realizację tego projektu (dotacja rozwojowa). Na stronie Wn konta księguje się (na podstawie sporządzonej noty księgowej) końcem roku przeniesienie zapisów ze strony Ma tego konta na konto 961. Na stronie Ma konta ujmuje się środki otrzymane w ramach bezzwrotnej zagranicznej pomocy (dotacja rozwojowa) w formie refundacji wcześniej poniesionych wydatków przedłożonych do refundacji Instytucji zarządzającej MRPO w formie wniosku o płatność dla projektu. Podstawę zapisu stanowi wyciąg bankowy. Środki w pierwszej kolejności wpływają na wyodrębniony dla celów projektu rachunek bankowy o numerze 14 1540 1115 2013 6000 3072 0051 funkcjonujący przy Urzędzie Miasta (jako jednostce budżetowej). Po wpłynięciu środków na ten rachunek bankowy od Instytucji zarządzającej MRPO, środki te na podstawie dyspozycji przelewowej są przekazywane na rachunek podstawowy gminy. Pod datą wpływu środków na rachunek podstawowy gminy (na podstawie wyciągu bankowego) następuje księgowanie Wn konto 133-1 rachunek budżetu rachunek bieżący gminy, Ma konto 901-164 (Dochody budżetu Modernizacja budynku MOK). Typowe operacje Konta 901-164 (Dochody budżetu Modernizacja budynku MOK) Lp. Operacje podlegające księgowaniu 1. Przeksięgowanie zrealizowanych dochodów za rok budżetowy pod datą 31 grudnia 2. Środki otrzymane (wpływ środków na rachunek podstawowy gminy) w związku z uzyskaną refundacją od Instytucji zarządzającej MRPO środków wydatkowanych wcześniej ze środków własnych miasta w części podlegającej finansowaniu ze środków EFRR- zgodnie z umową. Konto Wn Ma 901-164 961 133-1 901-164 Konto 902-74 (Wydatki budżetu Modernizacja budynku MOK) Konto służy do ewidencji wydatków projektu realizowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 3.3 Schemat A MRPO na lata 2007-2013, które zgodnie z umową Nr MRPO.03.03.01-12-085/08-00-IXA/46/FE/09 z dnia 4 marca 2009 r. zawartą w Krakowie z Zarządem Województwa Małopolskiego Instytucją Zarządzającą, stanowią wydatki kwalifikowane podlegające refundacji według zasad określonych w tej umowie. Na stanie Wn konta 902-74 ujmuje się wydatki objęte sprawozdaniem okresowym, wzór Rb-28 S sporządzonym dla tego projektu przez Wydział Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta na podstawie ewidencji szczegółowej prowadzonej w Urzędzie Miasta (jednostce budżetowej). Sprawozdanie sporządzone jest w ujęciu obowiązującej klasyfikacji budżetowej według której zadanie przyjęte jest w planie wydatków budżetu Miasta Nowego Sącza na dany rok tj. dział 921 - Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, rozdział 92109 Domy i ośrodki kultury, świetlice i kluby 6058 wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych. Ostatnia czwarta cyfra (8) paragrafu informuje, że w tej części wydatek dotyczący realizowanego projektu współfinansowany jest ze środków funduszy unijnych. Tak więc w przypadku niniejszego projektu że wydatki te refundowane są ze środków EFRR w ramach działania 3.3 Schemat A MRPO. Na stronie Ma konta 902-74 ujmuje się przeniesienie sumy dokonanych wydatków na konto 961 (niedobór lub nadwyżka budżetu). Zapisu tego dokonuje się (na podstawie noty księgowej) końcem roku. 3

Typowe operacje Konta 902-74 (Wydatki budżetu Modernizacja budynku MOK ) Lp. Operacje podlegające księgowaniu 1. Wydatki dokonane przez Urząd Miasta (jednostkę budżetową) sprawozdanie okresowe wg wzoru RB-28S ( w zakresie wydatków kwalifikowanych projektu podlegających refundacji ze środków EFRR ( klasyfikacja budżetowa dział - 921,rozdział 92109, 6058 ) 2. Przeniesienie zrealizowanych wydatków zgodnie z zasadami projektu zapis w końcu roku. Konto Wn Ma 902-74 223-74 961 902-74 Konto 961 (Niedobór lub nadwyżka budżetu). Konto 961 służy ewidencji wyniku wykonania budżetu za dany rok budżetowy czyli deficytu lub nadwyżki budżetu. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego ujmuje się przeniesienie na stronę Wn poniesionych wydatków budżetowych w korespondencji z kontem 902 oraz wydatków niewykonanych w korespondencji z kontem 903, natomiast na stronę Ma zrealizowanych dochodów w korespondencji z kontem 901. Typowe operacje konta 961 dla projektu pn. Przebudowa, modernizacja i rozwój Miejskiego Ośrodka Kultury samorządowej instytucji kultury Lp. Operacje podlegające księgowaniu 1. Przeniesienie zrealizowanych wydatków zgodnie z zasadami realizacji projektu zapis w końcu roku 2. Przeniesienie zrealizowanych dochodów zgodnie z zasadami projektu zapis w końcu roku Konto Wn Ma 961 902-74 901-164 961 B. Wykaz kont (pomocniczych) analitycznych prowadzonych przy Urzędzie Miasta (jako jednostce budżetowej) 080-A-069 inwestycje (środki trwałe w budowie) Modernizacja budynku MOK w Nowym Sączu, 130-04 Rachunek bieżący Modernizacja budynku MOK 201-22 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Modernizacja budynku MOK wg ewidencji szczegółowej kontrahentów, 223-03 rozliczenie wydatków budżetowych Modernizacja budynku MOK, 240-B-19 Pozostałe rozrachunki Modernizacja budynku MOK rozrachunki z Inst. Zarz. MRPO, 240-B-20 Pozostałe rozrachunki Modernizacja budynku MOK oprocentowanie bankowe i inne, 800-9 Fundusz jednostki Modernizacja budynku MOK. Konto 080-A-069 inwestycje (środki trwałe w budowie) Modernizacja budynku MOK/DKK w Nowym Sączu służy do ewidencji szczegółowej kosztów zadania inwestycyjnego realizowanego w ramach projektu pn. Przebudowa, modernizacja i rozwój infrastruktury Miejskiego Ośrodka Kultury Samorządowej Instytucji Kultury, współfinansowanego ze środków EFRR w ramach Działania 3.3 Schemat A Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013. Ewidencją w/w konta objęte są 4

wszystkie koszty tego zadania inwestycyjnego tj. zarówno koszty zaliczane do wydatków kwalifikowanych jak i koszty nie stanowiące wydatków kwalifikowanych. Ewidencja do konta 080-A-069 prowadzona jest w formie pozwalającej na identyfikację poszczególnych dowodów księgowych (faktur, not, wyciągów bankowych itp.), jak również ustalenie źródeł ich finansowania. Po stronie Wn ujmuje się wszystkie dowody księgowe dotyczące danego zadania inwestycyjnego z zachowaniem zasady księgowości memoriałowej w korespondencji z kontem 201-22 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Modernizacja budynku MOK wg ewidencji szczegółowej kontrahentów względnie pozostałe konta analityczne dotyczące rozrachunków prowadzone do konta syntetycznego 201 dotyczące kosztów zadania, stanowiących wydatki niekwalifikowane, nie objęte projektem. Podstawę zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych (Wn 080-A-069 Ma 201-22) stanowi faktura wystawiona przez zleceniobiorcę zgodnie z zawartą umową. Podstawą wystawienia faktury za roboty remontowo-budowlane jest, załączony do niej, protokół odbioru wykonanych robót przedłożony przez wykonawcę robót, potwierdzony przez inspektora nadzoru. Podstawą wystawienia faktury za działania informacyjno-promocyjne jest pisemne potwierdzenie odbioru prac protokołem zdawczo-odbiorczym, czego dokonuje Dyrektor Biura Prezydenta Miasta Edyta Brongiel. Każdy dokument dotyczący realizacji projektu powinien być na odwrocie odpowiednio opisany. Opis taki winien zawierać: - numer umowy o dofinansowanie projektu oraz pełną jego nazwę, - informację, że wyboru wykonawcy dokonano w wyniku postępowania przetargowego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2004 r. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), wymieniając tryb przetargu, wraz z powołaniem się na przepis obowiązującego prawa w tym zakresie, - numer umowy zawartej z wykonawcą, - wartość faktury w zł oraz słownie, w tym wartość wydatków kwalifikowanych w zł i słownie. Należy opisać związek wydatku z projektem zaznaczyć, do której kategorii wydatku przedstawionego we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu (pkt wniosku aplikacyjnego) odnosi się wydatek opisany fakturą (nr pozycji danego wydatku na f-rze lub dokładny opis/nazwę wydatku z f-ry) oraz którego zadania i jakiego działania/pozycji harmonogramu rzeczowo-finansowego jest częścią. Wymienione powyżej dane potwierdza Dyrektor Wydziału Inwestycji i Remontów Dariusz Kmak, na dowód czego składa swój podpis wraz z datą. Przed przekazaniem faktury do Wydziału Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta faktura podlega kontroli merytorycznej. Sprawdzenie dokonywane jest zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta instrukcją w sprawie zasad sporządzania obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów (dowodów) księgowych i ksiąg rachunkowych. Kontroli pod względem merytorycznym dokonuje - poprzez złożenie podpisu z podaniem daty pod pieczęcią o brzmieniu: sprawdzono pod względem merytorycznym - Dyrektor Wydziału Inwestycji i Remontów Urzędu Miasta Dariusz Kmak, natomiast w przypadku faktur dotyczących działań informacyjno-promocyjnych Dyrektor Biura Prezydenta Miasta Edyta Brongiel. Ponadto w Wydziale Inwestycji i Remontów fakturę opieczętowuje się pieczęcią o brzmieniu: realizacja zaangażowania wydatków budżetowych wpisując klasyfikację budżetową: dz. 921 rozdz. 92109 6058 kwota zł... 6059 kwota zł... Kwota razem zł oraz słownie zł 5

(końcówka 8 dodana do 605 określa kwotę stanowiącą wydatek kwalifikowany objęty współfinansowaniem ze środków pomocy zagranicznej, natomiast 9 określa kwotę stanowiącą wydatek kwalifikowany finansowany ze środków własnych Miasta jak i wydatek niekwalifikowany ale ujęty w budżecie projektu). Pod pieczęcią podpisuje się Dyrektor Wydziału Inwestycji i Remontów Urzędu Miasta podając datę dokonania czynności. Po przejściu kontroli merytorycznej faktury przekazywane są do Wydziału Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta za potwierdzeniem. Potwierdzenia wpływu faktury dokonuje pracownik Wydziału Księgowości Budżetowej, któremu powierzono w zakresie obowiązków wykonywanie tych czynności. Na fakturze wpisuje się datę jej wpływu do Wydziału Księgowości Budżetowej. Dekretacji realizacji zaangażowania wydatków na końcu wymienionej powyżej pieczęci (podpisanej wcześniej przez Dyrektora Wydziału Inwestycji i Remontów) dokonuje pracownik Wydziału Księgowości Budżetowej, a zatwierdza swym podpisem wraz z datą dokonania tej czynności Dyrektor Wydziału Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta (względnie z-ca dyrektora WKB). W dalszej kolejności faktura podlega sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym, którego dokonuje Magdalena Dzieślewska podinsektor w Wydziale Księgowości Budżetowej, bądź w jej zastępstwie (podczas nieobecności w pracy) Renata Liśkiewicz inspektor w Wydziale Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta. Na dowód dokonania takiej kontroli osoba wymieniona powyżej wpisuje datę i składa swój podpis pod pieczęcią o brzmieniu sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym. Następnie osoba ta dokonuje dekretacji memoriałowej wymienionego dokumentu księgowego wpisując pod odpowiednią pozycją Wn konto 080-A- 069 Ma 201-22. Ostatecznego zakwalifikowania dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych i zatwierdzenia do wypłaty dokonują na pieczęci o treści: zatwierdzono do wypłaty ze środków (podając jakich np. płatne ze środków własnych przejściowo całość wydatków płacona jest ze środków własnych) dz. 921 rozdz. 92109 6058 kwota zł... 6059 kwota zł... Razem kwota zł... Do wypłaty kwota zł... Słownie zł:... Data.. Dyrektor Wydziału Księgowości Budżetowej Małgorzata Witteczek (względnie z-ca dyrektora WKB) składając swój podpis w pozycji Główny Księgowy oraz Dyrektor Wydziału Inwestycji i Remontów Dariusz Kmak składając podpis w poz. Kierownik jednostki (działający w tym zakresie z upoważnienia Prezydenta Miasta stosownie do Zarządzenia Nr 19/2008 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z 17 stycznia 2008 r. w sprawie wykazu osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów do wypłaty gotówką lub w formie bezgotówkowej ze środków budżetu miasta Nowego Sącza). Po ujęciu faktury w księgach rachunkowych (tj. w rejestrze zakupu i wpisaniu na fakturze nr pozycji ujęcia jej w urządzeniach księgowych) dokument przekazywany jest do zapłaty (przelewu). Dokument polecenia przelewu sporządza podinspektor Wydziału Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta, natomiast sprawdzają i zatwierdzają ten dokument do zapłaty Dyrektor Wydziału Księgowości Budżetowej Małgorzata Witteczek i Jej Z-ca Jadwiga Plata lub druga osoba zgodnie z upoważnieniem złożonym w banku prowadzącym obsługę bankową Miasta na karcie wzoru podpisów. W dalszej kolejności ujęcia w księgach rachunkowych wydatku (po zapłaceniu rachunku) czyli dekretacji dokonuje upoważniony pracownik Wydziału Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta (podinspektor Bożena Wojtarowicz, bądź w jej zastępstwie Jadwiga Plata 6

z-ca dyrektora Wydziału Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta.) wpisując na rachunku pod pieczęcią dekret do wyciągu bankowego Wn 201-22 Ma 130-04 oraz klasyfikację budżetową: dz. 921 rozdz. 92109 6058 część współfinansowana z funduszy pomocowych 6059 część stanowiąca wydatek kwalifikowany wymagany do zapłaty ze środków własnych, względnie wydatek niekwalifikowany ujęty w budżecie projektu finansowany w całości ze środków własnych Na fakturze odnotowuje się również, że faktura ta została zapłacona poleceniem przelewu podając datę jej zapłaty. Na koniec faktura umieszczona jest w odrębnym segregatorze, w którym składane są wszystkie dokumenty księgowe dotyczące realizacji tego projektu. W przypadku nieobecności w pracy osób wskazanych do wykonywania czynności będących w ramach działań Wydziału Księgowości Budżetowej oraz osób je zastępujących, czynności o których mowa będzie wykonywała osoba wskazana przez dyrektor tego Wydziału. Po zakończeniu realizacji zadania wydział merytoryczny Wydział Inwestycji i Remontów - sporządzi dokumenty przyjęcia środków trwałych do eksploatacji w uzgodnieniu z Wydziałem Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta. Dokumenty przyjęcia środka trwałego zostaną sporządzone zgodnie z 4 obowiązujących w Urzędzie Miasta ustaleń zasad sporządzania, obiegu i kontroli oraz przekazywania i zabezpieczania (dowodów) księgowych i rachunkowych (Zarządzenie Nr 93/99 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z 10.11.1999 r. z późn. zm.). Ponadto dla powstałych w wyniku zakończenia projektu środków trwałych istnieje konieczność wymienienia przy każdym składniku majątkowym źródeł jego sfinansowania jak również zaopatrzenia w logo projektu. Przyjęcie środków trwałych do użytkowania nastąpi wg następujących zapisów księgowych: Wn 011 Ma 080-A-069 Do konta 011 środki trwałe dodany będzie odpowiedni człon na zasadach tworzenia kont analitycznych stosownie do obowiązującej w Urzędzie Miasta polityki rachunkowości. Po zakończeniu zadania zostanie wymienione konto analityczne (pomocnicze) do konta syntetycznego 011 jako uzupełnienie do niniejszej procedury. 130-04 - Rachunek bieżący MOK. W ramach w/w konta prowadzona jest ewidencja operacji gospodarczych dotyczących wpływu i wypływu środków z wydzielonego rachunku bankowego o nr 14 1540 1115 2013 6000 3072 0051 pod nazwą Przebudowa, modernizacja i rozwój infrastruktury MOK w Nowym Sączu w BOŚ S.A. o/nowy Sącz utworzonego pod potrzeby projektu. Rachunek funkcjonuje przy Urzędzie Miasta jako jednostce budżetowej. Na stronie Wn konta 130-04 w korespondencji z kontem Ma 223-03 ujmuje się wpływ środków na ten rachunek przekazanych z rachunku podstawowego gminy na sfinansowanie wydatków kwalifikowanych dotyczących projektu w części podlegającej współfinansowaniu ze środków EFRR w ramach Działania 3.3 Schemat A MRPO zgodnie z umową o współfinansowaniu projektu (w późniejszym terminie refundowanych przez Instytucję Zarządzającą MRPO), natomiast w korespondencji z kontem Ma 223-01 rozliczenie wydatków budżetowych Urzędu Miasta w części dotyczącej wydatków kwalifikowanych projektu i niekwalifikowanych objętych projektem wymaganych do zapłaty ze środków własnych Miasta. Wpływ środków z tytułu refundacji wydatków kwalifikowanych do współfinansowania ze środków EFRR z Instytucji Zarządzającej MRPO (wcześniej zapłaconych ze środków własnych) księguje się Wn 130-04 Ma 240-B-19. Przelew tych środków na rachunek podstawowy gminy księguje się Wn 240-B-19, Ma 130-04 Po stronie Ma konta 130-04 księguje się zapłatę wszystkich wydatków kwalifikowanych projektu i niekwalifikowanych ale ujętych w budżecie projektu w korespondencji z kontem 7

Wn 201-22 (wg poszczególnych kontrahentów) z podaniem odpowiedniej klasyfikacji budżetowej prowadzonej do konta 130-04 (dz. 921, rozdz. 92109, 6058 w zakresie wydatków przewidzianych do refundacji z EFRR oraz 6059 w zakresie wydatków kwalifikowanych jak i niekwalifikowanych objętych projektem do zapłaty ze środków własnych). Podstawą księgowania na koncie 130-04 są dowody bankowe, tj. wyciągi bankowe. Wyciąg bankowy z dnia dokonania zapłaty znajduje się w komplecie dokumentów dotyczących realizacji projektu w założonym w tym celu odrębnym segregatorze, gdzie przechowywane są wszystkie dokumenty księgowe dotyczące tego projektu. Natomiast w dokumentach do kont syntetycznych znajduje się sporządzony z tego wyciągu dokument zastępczy bądź uwierzytelniona kopia (za zgodność z oryginałem). Natomiast z rachunku bieżącego wydatków (konto 130-01) dokonuje się jedynie płatności (dotyczących projektu) pozostałych wydatków tj. nie ujętych w budżecie projektu dekretowanych wg klasyfikacji budżetowej: dz. 921, rozdz. 92109, 6050. Konto 201-22 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami- MOK wg ewidencji szczegółowej kontrahentów w rejestrze zakupu. W ewidencji szczegółowej do tego konta prowadzone są zapisy według kontrahentów realizujących (zgodnie z zawartymi umowami) projekt. Po stronie Wn księguje się przelewy środków na rachunek zleceniobiorców za wykonane roboty lub usługi z wyodrębnionego rachunku bankowego (księgowanie Wn 201-22, Ma 130-04) na który to rachunek wpływają środki od Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie części wydatków współfinansowanych ze środków pomocowych, jako refundacja wcześniejszej ich zapłaty ze środków własnych, jak i środki przekazane z rachunku podstawowego gminy. Natomiast po stronie Ma tego konta rozrachunkowego ewidencjonuje się przyjęte do realizacji (tj. po wykonaniu wszystkich czynności kontrolnych, jak również zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych Urzędu Miasta zgodnie z obowiązującymi procedurami) faktury przedłożone przez dostawców za wykonane roboty, bądź zrealizowane usługi (księgowanie Wn 080-A-069, Ma 201-22). Konto 223-01 Rozliczenie wydatków budżetowych Urzędu Miasta Na koncie księguje się uruchomienie środków na wydatki projektu w części dotyczącej wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych ujętych w budżecie projektu finansowanych ze środków własnych, bądź pozostałych wydatków dotyczących danego projektu nie ujętych w budżecie projektu. W korespondencji z kontem 130-04 (księgowanie Wn 130-04, Ma 223-01) księguje się wydatki kwalifikowane oraz wydatki niekwalifikowane ujęte w budżecie projektu finansowane ze środków własnych, natomiast pozostałe wydatki bezpośrednio z konta 130-01. Podstawę księgowania po stronie Wn tego konta stanowią okresowe sprawozdania z wydatków wzór RB-28S, natomiast po stronie Ma wyciągi bankowe. Konto 223-03 Rozliczenie wydatków budżetowych MOK Na koncie księguje się wpływy środków z Budżetu Miasta na wydatki kwalifikowane w części podlegającej współfinansowaniu ze środków pomocowych, związane z projektem w korespondencji z kontem 130-04 (Wn 130-04, Ma 223-03). Podstawą zapisu jest wyciąg bankowy. Natomiast rozliczenie konta następuje na podstawie okresowych sprawozdań finansowych z realizacji tych wydatków objętych projektem (wzór RB-28S). 8

Konto 240-B-19 - Pozostałe rozrachunki - Modernizacja budynku MOK rozrachunki z Inst. Zarz. MRPO. Na koncie tym ewidencjonuje się wpływy środków z tytułu refundacji wydatków, które wpłynęły na wyodrębniony rachunek bankowy od Instytucji Zarządzającej MRPO (Wn 130-04, Ma 240B-19) oraz zwrot tych środków na rachunek podstawowy budżetu Miasta (Wn 240-B-19, Ma 130-04). Konto 240-B-20 - Pozostałe rozrachunki Modernizacja budynku MOK oprocentowanie bankowe i inne. Na wymienionym koncie księguje się naliczone odsetki przez bank od środków zgromadzonych na wyodrębnionym dla celów projektu rachunku bankowym prowadzonym w ewidencji księgowej na koncie 130-04. Podstawą księgowania jest wyciąg bankowy. Konto 800-9 Fundusz jednostki Modernizacja budynku MOK. Na stronie Ma tego konta ewidencjonuje się zrealizowane wydatki budżetowe w korespondencji z kontem 223-01 (wydatki kwalifikowane jak i niekwalifikowane objęte budżetem projektu finansowane ze środków własnych) oraz z kontem 223-03 (wydatki kwalifikowane w części podlegającej współfinansowaniu ze środków EFRR). 2. Pozostałe regulacje Urządzenia księgowe do opisywanego projektu prowadzone są w ramach kont analitycznych (pomocniczych) metodą komputerową. Zapisy w ewidencji analitycznej są automatycznie księgowane na kontach do syntetyki (księgi głównej) Urzędu Miasta - jednostki budżetowej, jak i organu finansowego. Ewidencja prowadzona jest w ramach funkcjonującego w Urzędzie Miasta systemu KORELACJA DISTRICTUS 2009 Księgowość jednostki budżetowej, Budżet, Księgowość organu finansowego. Sprawozdania finansowe z wydatków realizowanych w ramach projektu pn. Przebudowa, modernizacja i rozwój infrastruktury Miejskiego Ośrodka Kultury samorządowej instytucji kultury współfinansowanego ze środków EFRR w ramach działania 3.3 Schemat A MRPO na lata 2007-2013 wg wzoru Rb-28S sporządzane są na podstawie odrębnej ewidencji księgowej (prowadzonej w ramach opisanych w niniejszym regulaminie kont pomocniczych) prowadzonej w systemie finansowo-księgowym z podziałem na klasyfikację budżetową (dz. 921 rozd. 92109 6058, 6059) oraz podaniem numeru pozycji zadania (projektu) pod którym umieszczono to zadanie w załączniku do Uchwały Budżetowej Miasta Nowego Sącza na dany rok budżetowy. Opis wykazu zbioru danych tworzących księgi, jak i również opis systemu ochrony danych zawierają zapisy podane w załączniku Nr 1 do Zarządzenia wewnętrznego Nr 21/2008 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 5 sierpnia 2008 r. (jednolity tekst) w sprawie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości obowiązujących w Urzędzie Miasta w Nowym Sączu. Dokumenty źródłowe, jak również urządzenia księgowe do w/w projektu będą przechowywane w odrębnych segregatorach opisanych i oznaczonych logo programu zgodnie z umową o realizacji projektu, tj. do 31 grudnia 2020 roku. Niniejsze uregulowania obowiązują od początku realizacji projektu. 9

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 169/2009 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 29 maja 2009 r. Szczegółowy zakres kontroli realizacji projektu pn. Przebudowa, modernizacja i rozwój infrastruktury Miejskiego Ośrodka Kultury Samorządowej Instytucji Kultury, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 3.3 Schemat A Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 1. Kontrola merytoryczna, w tym: 1) Zgodność terminów i wydatków realizacji projektu z podpisaną umową o dofinansowanie; 2) Zgodność terminów i rodzajów ponoszonych wydatków z harmonogramem rzeczowofinansowym; 3) Stopień wykonania wskaźników produktu i rezultatu; 4) Sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji; 5) Oznakowanie informacyjno-promocyjne dokumentacji, środków trwałych, inwestycji; 6) Promocję współfinansowania projektu. 2. Kontrola finansowa, w tym: 1) Zgodność działań z zapisami umowy o dofinansowanie w tym prawidłowość stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych; 2) Prawidłowości rozliczeń finansowych; 3) Potwierdzenie wykonania zapłaty; 4) Prawidłowość opisu dokumentów księgowych; 5) Prowadzenie dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu, w tym sprawdzenie dokonywania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej poniesionych wydatków; 6) Istnienie i prawidłowość funkcjonowania odrębnego systemu księgowania ewidencjonującego środki pochodzące z funduszy Unii europejskiej i budżetu państwa. 3. Wizyta monitorująca w miejscu faktycznej realizacji projektu. 1