UCHWAŁA Nr 22/2008. ZARZĄDU ZWIĄZKU GMIN GÓR ŚWIĘTOKRZYSKICH W BODZENTYNIE Z DNIA 15 GRUDNIA 2008 r.

Transkrypt

1 UCHWAŁA Nr 22/2008 ZARZĄDU ZWIĄZKU GMIN GÓR ŚWIĘTOKRZYSKICH W BODZENTYNIE Z DNIA 15 GRUDNIA 2008 r. w sprawie procedur związanych z realizacją projektów finansowanych z udziałem środków z funduszy strukturalnych i Funduszy Spójności. Na podstawie art.30 ust..2 pkt.4 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz z 2002r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz z 2003r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz z 2004r. Nr 102, poz Nr 116, poz ) oraz art. 35 ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 Nr 45, poz. 391 Nr 65, poz. 594, Nr 96, poz. 874, Nr 166, poz. 1611, Nr 189, poz z 2004r. Nr 19, poz. 177, Nr 93, poz. 890, Nr 121, poz. 1264, Nr 123, poz.1291, Nr 210, poz. 2135, Nr 273, poz z 2005r. Nr 14, poz. 114, Nr 64, poz. 565 ) zarządzam, co następuje: 1 Przygotowanie i złożenia aplikacji 1. Na podstawie budżetu Związku Zarząd Związku podejmuje decyzję o wyborze inwestycji zgłoszonych przez wójtów, burmistrzów do realizacji przez Związek, na które będą składane wnioski aplikacyjne. 2. Działem odpowiedzialnym za sporządzenie wniosku aplikacyjnego skierowanego do odpowiedniej instytucji pośredniczącej zarządzającej finansami funduszy strukturalnych UE jest Skarbnik Związku. 3. Do obowiązków Skarbnika Związku należy: a) monitorowanie wytycznych co do sporządzenia wniosku aplikacyjnego publikowanych w dokumentach wydanych przez instytucje zarządzające b) odpowiedzialność za sporządzenie wniosku tj. sporządzenie wniosku i skompletowanie załączników wymaganych w ramach danego wniosku oraz złożenie wniosku w terminie wyznaczonym przez Instytucję Zarządzającą. 4. Osobami odpowiedzialnymi za stronę merytoryczną wniosku tzn. dokumentację techniczną (studium wykonalności, opis techniczny projektu, mapy sytuujące projekt, dokumenty 1

2 dotyczące pozwoleń na budowę i przeznaczenia w planie zagospodarowania przestrzennego, identyfikacja działek, na których realizowane jest przedsięwzięcie) są: Skarbnik Związku oraz kierownicy referatów budowlano-inwestycyjnych poszczególnych gmin w których prowadzone są zadania inwestycyjne. 2 Realizacja projektu Po uzyskania informacji o dofinansowaniu projektu uruchamiana zostaje procedura przetargowa zgodna z Prawem Zamówień Publicznych. Harmonogram procedury zawarty jest we wniosku aplikacyjnym. Osobą odpowiedzialną za poprawność przeprowadzenia procedury jest młodszy referent Związku. Po wyborze wykonawcy podpisana zostaje umowa z wykonawcą zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych. Osobą odpowiedzialną za podpisanie umowy z wykonawcą oraz za nadzorowanie przebiegu przedsięwzięcia oraz odbiór robót i obieg faktur jest prowadzący inwestycję. Dokumentacja wszelkich czynności związanych z inwestycją przechowywana jest przez prowadzącego inwestycję. 3 Prefinansowanie i wnioski o płatność W przypadku gdy beneficjent korzysta z prefinansowania i zostanie podpisana umowa na prefinansowanie z bankiem, Zarząd Związku odpowiada za realizację tej umowy. Po zrealizowaniu inwestycji (lub jej części) beneficjent składa wniosek o płatność. Za złożenie wniosku o płatność odpowiada Skarbnik Związku. 4 Umowy Oryginały umów wynikające z realizacji inwestycji pomiędzy Związkiem Gmin Gór Świętokrzyskich w Bodzentynie a instytucją pośredniczącą przechowywane są u prowadzących inwestycję. Umowy cywilnoprawne podpisuje Przewodniczący Zarządu lub jego zastępca i drugi członek Zarządu przy kontrasygnacie Skarbnika. Rozliczenie finansowe i sprawozdawczość 5 1. Za sprawozdawczość finansową odpowiedzialny jest Skarbnik Związku. 2

3 2. Na każde zadanie inwestycyjne środki pochodzące z Regionalnego Programu Operacyjnego gromadzone są na wyodrębnionych rachunkach bankowych i mogą być wydatkowane do wysokości kwot zgromadzonych na tych rachunkach (zaliczki). Dochody z gmin będą gromadzone na rachunku podstawowym z którego również można dokonywać wydatków na zadania współfinansowane z Regionalnego Programu Operacyjnego. 3. Podstawą do zaewidencjonowania danego zadania jest faktura. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane. Każda faktura winna zawierać : a) określenie rodzaju dowodu, b) jego numer identyfikacyjny, c) dokumentację, d) podpisy osób odpowiedzialnych tj. Przewodniczący Zarządu Związku lub Zastępca Przewodniczącego Zarządu Związku, Skarbnik Związku, Ponadto do faktury winna być dołączony protokół odbioru robót z podpisem inspektora nadzoru. 6 Kontrola 1. Kontrola wstępna. Przeprowadzenie kontroli wstępnej zabezpieczy Związek Gmin Gór Świętokrzyskich w Bodzentynie przed dodatkowymi kosztami, nadużyciami i szkodami. Należy dokonywać analizy różnego rodzaju projektów umów, porozumień i uzgodnień pod względem czy: a) postanowienia tam zawarte są zgodne z kodeksem cywilnym, KPA, i innymi aktami prawnymi. b) ustalenia tam zaproponowane, a dotyczące kosztów są korzystne dla Związku i mają pokrycie w zaplanowanym budżecie c) inne ustalenia jak okres wypowiedzenia, zmiany umowy, zmiany czasu itp. zostały ujęte i są korzystne dla Związku. 2. Kontrola bieżąca Celem kontroli bieżącej jest sprawdzenie czy zadania realizowane są prawidłowo czy nie występują zjawiska, które mogą przyczynić się zniszczeniu lub uszkodzeniu majątku. 3. Kontrola następna 3

4 Kontrola następna obejmuje badanie działalności już dokonanej oraz dokumenty odzwierciedlające te czynności. Analiza dokumentów pozwala stwierdzić, czy dotychczasowa realizacje inwestycji przebiegała prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami. W wyniku kontroli następnej Przewodniczący Zarządu Związku Gmin Gór Świętokrzyskich w Bodzentynie podejmuje środki organizacyjne zmierzające do zapobiegania nieprawidłowościom. 7 Zasady zakres kontroli dokumentów Przedmiot kontroli 1. Przedmiotem kontroli są dowody dokumentujące każde zdarzenie gospodarcze tj. a) zobowiązania obce otrzymane od kontrahentów b) zobowiązania własne przekazywane w oryginale kontrahentom c) wewnętrzne dotyczące operacji wewnętrznych jednostki. 2. Dowody księgowe powinny zawierać cechy określone ustawą o rachunkowości 1. określenie rodzaju dokumentu 2. określenie numeru identyfikacji 3. określenie stron 4. opis operacji gospodarczych 5. wartość operacji gospodarczych 6. data udokumentowania operacji 7. data sporządzenia dowodu 8. podpis wystawcy dowodu 9. potwierdzenie sprawozdania dowodu, podpis osoby odpowiedzialnej a sprawdzenie dowodu 10. stwierdzenie, zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dokumentacje potwierdzone podpisem osoby odpowiedzialnej za to wykonanie) 11. dokumenty podlegające kontroli w następujących kolejnościach : a) kontroli merytorycznej b) kontroli formalno-prawnej c) kontroli rachunkowej. 4

5 8 Obieg dokumentów 1. Dokumenty finansowo księgowe dotyczące realizacji inwestycji realizowanych ze środków strukturalnych i Funduszy Spójności mają następujący obieg w Związku Gmin Gór Świętokrzyskich w Bodzentynie: Wpływ do siedziby Związku Gmin Gór Świętokrzyskich w Bodzentynie są: -rejestrowane w dzienniku korespondencyjnym, a następnie przekazuje się je niezwłocznie do referatu budowlano-inwestycyjnego gminy, której inwestycja dotyczy celem sprawdzenia pod względem legalnym, gospodarności i celowości, - Skarbnik -sprawdza pod względem formalno-prawnym i bezzwłocznie przekazuje do Przewodniczącego Zarządu Związku celem zatwierdzenia do wypłaty. - Skarbnik Związku - dokonuje przelewu na konto Kontrahenta, a po dokonaniu operacji ujmuje ją w księgach rachunkowych. Dokumenty za zgodność z oryginałem potwierdza Przewodniczący Zarządu Związku lub Zastępca Przewodniczącego Związku lub Skarbnik Związku. 9 Zasady przechowywania sprawozdań, dowodów księgowych Sprawozdania finansowe Skarbnik odkłada w stanie uporządkowanym do segregatorów. 10 Rozliczenie Finansowe i sprawozdawcze Za sprawozdawczość finansową odpowiedzialny jest Skarbnik Związku. 11 Przechowywanie dokumentacji Dowody księgowe przechowywane są w segregatorach. Segregatory z dowodami, księgi rachunkowe i sprawozdania operatywne, wszelkie dokumenty oraz kwartalne, półroczne i roczne sprawozdania a dotyczące środków strukturalnych i Funduszy Spójności znajdują się w siedzibie Związku Gmin Gór Świętokrzyskich w Bodzentynie. 12 Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. 5