Koniec roku w organizacji obowiązki!

Koniec roku w organizacji obowiązki! Koniec roku to gorący czas podsumowań, sporządzania sprawozdań i rozliczeń. Sprawozdawczość dotyczy zarówno całej organizacji, jak i poszczególnych projektów, z których musimy się rozliczyć przed darczyńcami i instytucjami. SPRAWOZDANIE Z WYKORZYSTANIA DOTACJI WSKAZÓWKI I TERMINY Przy korzystaniu z dotacji warunki dotyczące wydawania przekazanych nam pieniędzy są zwykle zapisane w umowie. Przed zakończeniem okresu realizacji dotacji warto jeszcze raz kontrolnie zajrzeć do dokumentów, Ŝeby upewnić się, Ŝe mamy właściwą wiedzę i jesteśmy w stanie wypełnić wszystkie zawarte w niej nasze obowiązki. Termin wydania pieniędzy Przede wszystkim musimy precyzyjnie znać okres ponoszenia kosztów w ramach dotacji powinien być zapisany w umowie jako termin realizacji projektu. Oznacza to, Ŝe przekazane nam pieniądze mogą być wykorzystane na koszty ponoszone wyłącznie w wymienionym w umowie okresie. Jeśli termin realizacji dotacji zbiega się z końcem roku, musimy poznać warunki rozliczenia kosztów i wydatków. Jeśli otrzymaliśmy dotację na okres kończący się 31 grudnia 2014 r., to moŝemy ponosić koszty tylko do końca roku. Ale musimy jeszcze wiedzieć, czy mamy wydać wszystkie pieniądze w tym czasie, czy teŝ moŝemy jeszcze w styczniu dokonywać płatności związanych z kosztami grudniowymi. Zgodnie z ustawą o finansach publicznych (art. 151 ust. 2 pkt 3) termin wykorzystania dotacji, nie moŝe być dłuŝszy niŝ do dnia 31 grudnia danego roku budŝetowego. Przykładem takiego kosztu, którego płatność tradycyjnie jest dokonywana w kolejnym miesiącu, są składki ZUS (do 15 dnia następnego miesiąca) czy podatku dochodowego od osób fizycznych (do 20 dnia następnego miesiąca). Jeśli więc np. wypłacimy wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie w grudniu, to mamy obowiązek zapłaty podatku dochodowego do 20 stycznia. W przypadku projektów realizowanych ze środków FIO tylko koszty zapłacone do 31 grudnia będą uznane za kwalifikowane. W przypadku środków samorządowych jest podobnie (choć mogą się zdarzyć przypadki samorządów, które dopuszczają zapłatę pochodnych od wynagrodzeń składek ZUS i podatku od osób fizycznych jeszcze w styczniu; naleŝy o to dopytać w urzędzie gminy). Tak więc wszystkie faktury i rachunki dotyczące kończącego się projektu muszą wpłynąć do organizacji i być zapłacone jeszcze w grudniu. Tu musimy być szczególnie czujni, gdyŝ brak

dokonanej zapłaty do 31 grudnia moŝe oznaczać nieuznanie tego kosztu za koszt kwalifikowany. Powinniśmy prześledzić koszty projektu i historię jego konta bankowego, odnajdując koszty i ich płatności, lub poprosić księgowego o potwierdzenie zapłaty wszystkich kosztów projektowych (księgowy moŝe to zrobić na podstawie analizy rozrachunków z kontrahentami). Pamiętajmy, Ŝe nie wszystkie banki obsługują klientów 31 grudnia. Musimy więc dobrze rozplanować dokonanie ostatnich płatności w roku. Termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji MoŜe się zdarzyć, Ŝe nie uda nam się wykorzystać całej otrzymanej części dotacji. Powinniśmy ponownie sprawdzić w umowie, w jakim terminie mamy obowiązek jej zwrotu na konto bankowe instytucji finansującej. Warto dodać, Ŝe w wypadku środków publicznych np. samorządowych czy z FIO termin wyznaczony w umowie wynika z ustawy o finansach publicznych (art. 151 ust.2 pkt 6) i wynosi nie dłuŝej niŝ 15 dni od określonego w umowie dnia wykonania zadania. Pamiętajmy jednocześnie o konieczności doliczenia odsetek ustawowych od zwracanej części dotacji (za cały okres przetrzymywania jej na koncie bankowym organizacji do dnia zapłaty). Termin złoŝenia sprawozdania Termin złoŝenia sprawozdania z realizacji projektu zwykle równieŝ jest zapisany w umowie. Przy umowach przekraczających okres jednego roku często wymagane jest sprawozdanie okresowe, np. za pierwszy rok realizacji projektu. Upewnijmy się, czy sprawozdanie takie mamy złoŝyć do 31 grudnia, czy teŝ sporządzić je za okres do 31 grudnia, z późniejszym, ale zwykle teŝ określonym terminem jego przesłania. W przypadku umów o dofinansowanie w ramach środków publicznych w tym samorządowych czy w ramach FIO, przeznaczonych na realizację zadania publicznego (zgodnie z art. 152 ustawy budŝetowej i rozporządzeniem MPiPS z dn. 27 grudnia 2005 r.) termin złoŝenia sprawozdania końcowego wynosi 30 dni od daty zakończenia realizacji projektu. Tak więc gdy projekt kończy się w tym roku, termin złoŝenia rozliczenia końcowego przypada 30 stycznia 2013 r. W poszukiwaniu zaginionych dokumentów Przygotowania do końca roku zacznijmy od odświeŝenia pamięci i przeglądu gromadzonej dokumentacji: czy przypadkiem nie przechowujemy u siebie rozliczenia delegacji czy faktury za zakup materiałów biurowych, czy umowy o przekazanie darowizny? Pamiętajmy, Ŝe księgowi zaksięgują tylko te wydatki koszty i przychody, na które otrzymali od nas dokumenty.

Przeksięgowania w ramach dotacji Monitoring wydatkowania pieniędzy z dotacji powinien być prowadzony na bieŝąco, abyśmy w kaŝdej chwili mieli wiedzę na temat środków juŝ wydanych w odpowiednich pozycjach budŝetowych i pozostałych kwotach do wydatkowania. Jeśli jednak nie robiliśmy tego konsekwentnie i regularnie w trakcie projektu, warto przed końcem roku dokonać analizy wszystkich kosztów organizacji, aby zidentyfikować ewentualne błędne księgowania (np. przypisanie do niewłaściwych projektów czy do niewłaściwych pozycji budŝetowych). W tym celu powinniśmy poprosić księgowego o dane księgowe (tzw. obroty na kontach) o kosztach poszczególnych działań z podziałem na projekty. Jeśli nadal mamy wątpliwości co do poszczególnych grup kosztów, powinniśmy poprosić księgowego o szczegółowe tzw. zapisy (dotyczą poszczególnych faktur, rachunków wpisanych do danej grupy kosztów). Jeśli zadekretowaliśmy dany koszt do niewłaściwego projektu, moŝemy dokonać jego przeksięgowania. Pamiętajmy jednocześnie o odpowiedniej zmianie opisu na oryginale dokumentu finansowego (np. faktury czy rachunku do umowy). Zmiany księgowań kosztów w ramach projektów przed zakończeniem ich realizacji dają nam szansę na wprowadzenie zmian budŝetowych czy teŝ dokonanie jeszcze dodatkowych zakupów. Termin wprowadzania zmian budŝetowych zwykle teŝ jest określony w umowie (np. umowie w ramach FIO ostatnim dniem na zmiany jest 15 grudnia). Pamiętajmy jednak, Ŝe musimy umieć uzasadnić zakupy usług czy towarów w ramach działań projektowych. I tak np. trudno nam będzie udowodnić potrzebę zakupu komputera w grudniu na potrzeby kończącego się za kilka dni projektu. ROZLICZENIA Z KONTRAHENTAMI I PRACOWNIKAMI Przed zakończeniem roku księgowy organizacji sprawdza: Czy na konto organizacji wpłynęły wszystkie naleŝne pieniądze, np. z zawartych umów o dofinansowanie, czy w ramach obiecanych darowizn od darczyńców prywatnych. Księgowi mogą podać informację, czy wpłynęły środki zgodnie z umową. Ale zdarza się, Ŝe organizacje nie zawierają umów pisemnych z darczyńcami, wówczas cała wiedza o oczekiwanej wpłacie znajduje się wyłącznie w głowie zarządzającego. Dobrze jest więc zebrać informacje o ustnych obietnicach i przypomnieć się potencjalnemu darczyńcy przed końcem roku. Przychody (w tym darowizny prywatne). Są wykazane w rachunku wyników (rachunku zysków i strat, jeśli organizacja prowadzi działalność gospodarczą). Od

poziomu przychodów i kosztów zaleŝy wynik finansowych organizacji. Jeśli więc uda nam się jeszcze w starym roku uzyskać obiecane od darczyńcy przychody, znajdą się one w naszym sprawozdaniu finansowym i podwyŝszą jego wynik. W przypadku organizacji prowadzących działalność gospodarczą naleŝność stanowią wystawione przez nią faktury, a jeszcze nie zapłacone przez klienta. W interesie organizacji jest uzyskanie płatności w wyznaczonym (na fakturze) terminie, o które niekiedy trzeba się upomnieć. Rozrachunki z ZUS i urzędem skarbowym. Jeśli są jakieś niezgodności nadpłata lub niedopłata dobrze jest je wyjaśnić przed końcem 2014 r. Zaległości wobec tych urzędów są szczególnie kłopotliwe i kosztowne dla organizacji, gdyŝ naleŝy dodatkowo zapłacić naliczane odsetki. A poniewaŝ odsetki od niezapłaconych w terminie tzw. zobowiązań publicznoprawnych, czyli składek ZUS czy podatku, nie stanowią kosztów statutowych, w konsekwencji organizacja będzie musiała zapłacić podatek dochodowy od osób prawnych. Rozrachunki z pracownikami. Dotyczy to zarówno wypłacanych wynagrodzeń, jak i pobieranych i rozliczanych zaliczek. Pracownicy nie powinni przetrzymywać pieniędzy organizacji i trzeba im przypomnieć o zwrocie pobranej, a nierozliczonej zaliczki. Czy organizacja wywiązała się ze wszystkich zobowiązań wobec dostawców towarów i usług, czyli czy zapłaciła za wszystkie faktury, rachunki i czy zapłaciła je w dobrej wysokości. Częstą praktyką, juŝ teraz nieobowiązkową, jest wysyłanie tzw. potwierdzeń sald, czyli informacji do kontrahenta (dostawcy, odbiorcy) o stanie jego rozliczeń z organizacją na dany dzień. Pamiętajmy, Ŝe naleŝności (to, co ktoś nam jest winien) i zobowiązania (to, co my komuś jesteśmy winni) są pokazane jako wydzielone pozycje w naszym bilansie. Bilans pokazuje stan finansowy organizacji na koniec roku finansowego. Po 31 grudnia 2014 r. w tych pozycjach nie będą juŝ moŝliwe zmiany. Warto przed końcem roku dokonać przeglądu przychodów, kosztów oraz naleŝności i zobowiązań, które znajdą się potem w prezentacji naszego sprawozdania finansowego. NOWE ZASADY SPRAWOZDANIA ZA 2014 Przed przystąpieniem do przygotowania sprawozdania finansowego za 2014 rok organizacja musi podjąć decyzję o tym według jakiego wzoru będzie ono sporządzane. Jest to pierwszy rok, w którym organizacja ma prawo wyboru czy sporządza sprawozdania wg wzoru podstawowego (dotychczas obowiązujący organizacje prowadzące działalność gospodarczą) określony w załączniku 1 ustawy o rachunkowości, czy zdecydują się sporządzać sprawozdanie wg zasad dla jednostek mikro i sporządzać uproszczone sprawozdanie

finansowe określone w załączniku 4 ustawy o rachunkowości. Jednostkami mikro mogą być organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej albo nieosiągające dwóch z trzech warunków: przychody roczne 3 mln zł, suma aktywów 1,5 mln zł, zatrudnienie 10 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Wybór sprawozdania dla jednostek mikro wiąŝe się z przedstawieniem kosztów działalności organizacji w podziale na 4. grupy kosztów: amortyzacja, materiały i energia, wynagrodzenia oraz pozostałe. Informacja pochodzi z portalu www.ngo.pl