Zarządzenie nr 85 /2008 z dnia 23 grudnia 2008 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie szczegółowych zasad (polityki) rachunkowości dotyczących ewidencji i rozliczania środków otrzymanych na realizację Projektu From Study of Molecular Dynamics in Amorphous Medicines at Ambient and Elevated Pressure to Novel Applications in Pharmacy w ramach Umowy nr TEAM/2008-1/6. Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 roku, Nr 76, poz. 694 z późn. zm. )oraz 14 ust. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. Nr 246, poz. 1796), w związku z działem VII pkt 4 ppkt 11 Uczelnianego Planu Kont stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont( z późn. zm.) ustala się, co następuje: I. WPROWADZENIE 1 Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w Uniwersytecie Śląskim reguluje zarządzenie nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont (z późniejszymi zmianami). II. SZCZEGÓŁOWE ZASADY RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU FROM STUDY OF MOLECULAR DYNAMICS IN AMORPHOUS MEDICINES AT AMBIENT AND ELEVATED PRESSURE TO NOVEL APPLICATIONS IN PHARMACY 2 1. Zasada wyodrębnienia rachunków bankowych. 1) Dla obsługi Projektu From Study of Molecular Dynamics in Amorphous Medicines at Ambient and Elevated Pressure to Novel Applications in Pharmacy, zwanego w dalszej części zarządzenia Projektem wyodrębniono nieoprocentowany
i bezprowizyjny rachunek bankowy prowadzony w ING Bank Śląski S.A. Katowice nr 60 1050 1214 1000 0023 3444 6909 2) Prowizjami i odsetkami od nieautoryzowanego salda debetowego konta 60 1050 1214 1000 0023 3444 6909 ING Bank Śląski będzie obciążał rachunek Uniwersytetu Śląskiego o numerze 74 1050 1214 1000 0007 0000 7909. 2. Zasada wyodrębnienia kont kosztów i przychodów Projektu. 1) W ramach prowadzonych przez Uniwersytet Śląski ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem programu FK - UX KOMA do dnia 31.12.2008 r. oraz programu SAP od dnia 01.01.2009 r. zostały wyodrębnione konta księgowe: - Koma - 507 - kod kosztu rodzajowego - 01151511 - do ewidencji kosztów, - SAP - został wyodrębniony dla Projektu obiekt kontrolingowy (element PSP) FS-00-03-05-B-08-02-A, ze źródłem finansowania ZFIN00000250. Na obiekcie kontrolingowym Projektu ewidencjonowane są koszty w układzie rodzajowym koszty grupy 4*. 2) Dla głównego elementu PSP: FS-00-03-05-B-08-02-A, tworzona jest szczegółowa analityka dla poszczególnych zadań oraz kosztów bezpośrednich i ogólnych. - Koma - 7162540115151- do ewidencji przychodów, - SAP - 70204012 przychody na realizację Projektów z funduszy strukturalnych - badania z wyodrębnionym elementem PSP: FS-00-03-05-B-08-02-A i źródłem finansowania: ZFIN00000250, - Koma - 200 - do ewidencji rozrachunków na analitycznych kontach poszczególnych kontrahentów, 234 - do ewidencji rozrachunków z pracownikami na analitycznych kontach poszczególnych pracowników, 249 - do ewidencji wypłaconych w ramach Projektu stypendiów, - SAP - 20210000 - do ewidencji rozrachunków na analitycznych kontach dostawców materiałów i usług, 2
20800000 - do ewidencji rozrachunków zakupów inwestycyjnych, 23402000 - do ewidencji rozliczeń z pracownikami na analitycznych kontach pracowników, 24907000 - do ewidencji wypłaconych stypendiów w ramach Projektu, - Koma - 139012 - do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych w ramach programu, 846161163 - do ewidencji wpływu środków finansowych dotyczących Projektu oraz rozliczenia wydatków, - SAP - 13902900 - do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych w ramach Projektu, 84123000, FS-00-03-05-B-08-02-A, ZFIN00000250 - do ewidencji wpływu środków finansowych. 3) Elementy PSP, wyodrębnione dla Projektu, zawiera załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 4) W przypadku braku środków na wydzielonym rachunku bankowym, w związku z opóźnieniem przelewu lub z innych istotnych powodów dopuszcza się finansowanie poniesionych wydatków Projektu z konta podstawowego Uniwersytetu Śląskiego ING Bank Śląski 74 1050 1214 1000 0007 0000 7909. Zwrot wydatkowanych kwot nastąpi natychmiast po otrzymaniu transzy. 3. Ustalenie zakresu wydatków kwalifikowanych Projektu. 1) W celu jednolitego i prawidłowego rozliczania Projektu uznaje się, że wszystkie wyszczególnione w harmonogramie wydatki są kosztami kwalifikowanymi. 2) Koszty są kwalifikowane gdy zostały prawidłowo udokumentowane i faktycznie poniesione (zapłacone z rachunku bankowego). 3) W celach ewidencyjnych zakupionych środków trwałych powyżej 3.500,00 zł dla każdego Projektu tworzy się odrębne zlecenie o numerze 0801*(w systemie SAP). 3
4) Aktywa trwałe nabyte w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet Śląski w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 5) W ramach Projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków na zakup środków trwałych, aparatury badawczej, których wartość początkowa jest wyższa od 10 % kwoty określonej w przepisach podatkowych, uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Przyjęto zasadę, że zakupy o wartości poniżej 3.500,00 zł amortyzowane są jednorazowo i stanowią koszt Projektu. Natomiast zakupy powyżej 3.500,00 zł stanowią wydatek Projektu, jednakże amortyzacja miesięczna będzie kosztem jednostki organizacyjnej, do której dany zakup został przypisany zgodnie z protokołem odbioru. 6) W przypadku dokonywania operacji w walutach obcych wartość transakcji należy przeliczać zgodnie z polityką rachunkowości w Uniwersytecie Śląskim. Wyjątek stanowią zagraniczne wyjazdy służbowe, na które została wypłacona zaliczka. Do wyceny tych kosztów podróży służbowej przyjmowany jest kurs sprzedaży banku, z usług którego jednostka korzysta, po którym zakupiono walutę i wypłacono zaliczkę. 7) Różnice kursowe ewidencjonowane są w systemie SAP. W zależności od rodzaju różnic kursowych, ewidencja w systemie SAP odbywa się na kontach: 75006010 Przychody finansowe dodatnie różnice kursowe - Projekty, 75106011 Koszty finansowe ujemne różnice kursowe - Projekty; szczegółowy opis księgowań umieszczany jest w opisie do ewidencji operacji gospodarczych. 8) Na potrzeby rozliczeń wydatków w walutach obcych, we wnioskach o płatność przyjmuje się zasady określone w dokumentach projektowych. 4
4. Zasada podziału kosztów ogólnych w Projekcie. 1) Koszty ogólne w Projekcie stanowią maksymalnie 10% sumy budżetowej za cały okres trwania Projektu. Rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. 2) Wydatkowanie kwot w ramach kosztów ogólnych musi być udokumentowane dowodami księgowymi. 5. Zasada ewidencji przychodów osiągniętych w trakcie realizacji Projektu. W ramach Projektu mogą występować przychody pochodzące ze sprzedaży, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równoważnych opłat nie będących wkładem własnym w Projekcie. Przychody te pomniejszają kwotę kolejnych płatności w ramach Projektu w całości lub proporcjonalnie w zależności od tego, w jakim stopniu do ich osiągnięcia przyczynił się Projekt. 6. Zasada postępowania z VAT. W programach operacyjnych istnieje obowiązek złożenia Oświadczenia o kwalifikowalności VAT. Uniwersytet Śląski w tym oświadczeniu zadeklarował, że nie ma prawa do odliczenia podatku VAT z uwagi na fakt, iż zakupy w ramach których podatek VAT został poniesiony wykorzystywane są do czynności zwolnionych z podatku VAT. 7. Obowiązki sprawozdawcze i informacyjne wobec instytucji nadzorującej Projekt są ustalone w harmonogramie, będącym załącznikiem do Umowy. 5
III. METODY I TERMINY INWENTARYZOWANIA SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH PROJEKTU 3 Na dzień bilansowy w drodze potwierdzenia sald inwentaryzuje się środki pieniężne na rachunku bankowym. Składniki majątku trwałego inwentaryzowane są w drodze spisu z natury w terminach obowiązujących w Uniwersytecie Śląskim. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu podlegają dodatkowym spisom w terminach określonych w szczegółowym budżecie Projektu. IV. OPIS DOKUMENTÓW 4 1. Dla Projektu stosuje się numerację dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu w księgach rachunkowych zgodnie z obowiązującym w Uniwersytecie Śląskim podziałem dowodów księgowych na poszczególne rodzaje ( zakup materiałów, zakup usług, zakup książek, zakup środków trwałych itp.). W systemie SAP numeracja dowodów księgowych jest wyodrębniona dla większości rodzajów dokumentów. 2. Otrzymane dokumenty księgowe opisywane i zatwierdzane są zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim przepisami oraz opisywane tak, aby widoczny był związek z Projektem. Dopuszcza się, aby opis i zatwierdzenie były załącznikiem do oryginalnego dokumentu. 3. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: - numer umowy o dofinansowanie Projektu, - informację, że Projekt współfinansowany jest ze środków pochodzących z Unii Europejskiej w ramach PO IG, - nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Projektu, - kwotę kwalifikowaną lub w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań - kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania. Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, a w przypadku, gdy dokument 6
objęty jest ustawą Prawo zamówień publicznych - powinno być odniesienie do ustawy. 4. Opis dokumentu księgowego stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. V. ARCHIWIZACJA 5 1. Dokumenty księgowe archiwizuje się w segregatorach oznaczonych numerem Projektu oraz datą określającą końcową datę archiwizowania. Dokumenty mają być przechowywane przez okres 3 lat od daty zakończenia Projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie instytucji pośredniczącej. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz zgodne z Umową. 2. Oryginał umowy Projektowej oraz dokumentacja Projektu w czasie jego realizacji przechowywana jest w Wydziale Matematyki, Fizyki i Chemii, w Instytucie Fizyki, w Zakładzie Biofizyki i Fizyki Molekularnej. 3. Oryginały dowodów księgowych dotyczących Projektu przechowywane są w Kwesturze w Sekcji Finansowo - Księgowej Funduszy Strukturalnych i Międzynarodowych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 4. Oryginały dokumentów płacowych dotyczące wynagradzania osób ze środków Projektu oraz dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji Projektu w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac przechowywane są w Dziale Płac w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 5. Oryginały dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych przechowują właściwi realizatorzy oraz Dział Zamówień Publicznych w czasie realizacji Projektu oraz 4 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 7
6. Oryginały dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji Projektu w ramach tzw. osobowego funduszu płac przechowuje Dział Spraw Osobowych i Socjalnych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 7. Po upływie okresów, o których mowa powyżej całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się do Archiwum Uniwersytetu Śląskiego. Archiwum Uniwersytetu Śląskiego zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca na terenie Archiwum, w którym przechowuje się dokumentację całego Projektu, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 6. VI. ZASADY FUNKCJONOWANIA KONT W RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU 6 1. Wpływ środków finansowych na rachunek bankowy Projektu: Koma Wn 139012 Ma 84616163 SAP Wn 13902900 Ma 84123000,FS-00-03-05-B-08-02-A,ZFIN00000250. 2. Zakupy materiałów i usług: Koma Wn 507 - rodzaj kosztu wg obowiązującego Planu Kont Ma 20022 - numer kontrahenta wg obowiązującego Planu Kont SAP Wn 4* - konta rodzajowe kosztów, z elementem analitycznym PSP i źródłem finansowania ZFIN00000250. 3. Zakup sprzętu (środki trwałe, aparatura badawcza): a) sprzęt do wartości 3.500,00 zł: Koma Wn 507 - rodzaj kosztu wg obowiązującego Planu Kont Ma 20022 - numer kontrahenta wg obowiązującego Planu Kont 8
Wn 010 - przyjęcie do ewidencji środków trwałych Ma 070-100% umorzenie SAP Wn 080* - nakłady inwestycyjne wg rodzaju z obiektem kontrolingowym: /ZFIN00000250 i numerem zlecenia 8010005. Przyjęcie środka trwałego do ewidencji oraz rozliczenie umorzenia następuje w Dziale Księgowości Majątkowej. Ma 20800000 - rozrachunki zakupów inwestycyjnych, b) środki trwałe o wartości powyżej 3.500,00 zł: Koma Wn 84615151 Ma 20022 - numer kontrahenta wg obowiązującego Planu Kont Wn 010 - przyjęcie do ewidencji środków trwałych SAP Wn 080*- nakłady inwestycyjne wg rodzaju z obiektem kontrolingowym: /ZFIN00000250 i numerem zlecenia 8010005. Przyjęcie środka trwałego do ewidencji oraz rozliczenie umorzenia następuje w Dziale Księgowości Majątkowej. Ma 20800000 - rozrachunki zakupów inwestycyjnych. 4. Wynagrodzenia z tytułu umów o pracę, umów cywilnoprawnych: Koma Wn 507 - koszt - wartość brutto Ma 231 - rozrachunki - wartość brutto Wn 231 - rozrachunki - potrącenia z tytułu ZUS, PDOF Ma 220 - rozrachunki z tytułu ZUS, PDOF Wn 507 - koszty - ZUS pracodawcy Ma 220 - rozrachunki z tytułu ZUS pracodawcy SAP Wn 4*konta rodzajowe kosztów z elementem analitycznym PSP: Ma 231* wynagrodzenia brutto pracownika Ma 220* ZUS pracodawcy Wn 231* potrącenia ZUS, PDOF pracownika 9
Ma 220* potrącenia ZUS, PDOF pracownika i źródłem finansowania: ZFIN00000250 - wartość brutto wynagrodzenia, ZUS pracodawcy. 5. Zapłaty: a) za zakupione materiały, usługi, środki trwałe: Koma Wn 20022 - numer kontrahenta wg Planu Kont Ma 139012 rachunek bankowy SAP Wn 20210000 wg analityki poszczególnych kontrahentów Ma 13902900 rachunek bankowy TEAM, b) wynagrodzeń i bezosobowego funduszu płac: Koma Wn 231 - przelew należności w wartości netto Ma 139012 rachunek bankowy SAP Wn 231* przelew wartości netto wynagrodzenia Ma 13902900 rachunek bankowy, c) składek ZUS i PDOF: Ma 139012 rachunek bankowy SAP Wn 220* składki ZUS, PDOF Ma 13902900 rachunek bankowy TEAM. 8. Miesięczne rozliczenie międzyokresowe przychodów Programu odbywa się poprzez przeksięgowanie do wysokości kosztów poniesionych w danym miesiącu: z konta Rozliczenie Międzyokresowe Przychodów Projekty Strukturalne : Koma Wn 84616163 suma kosztów za rozliczany miesiąc Ma 7162540115151 suma kosztów za rozliczany miesiąc SAP Wn 84123000, FS-00-03-05-B-08-02-A, ZFIN00000250 na konto Przychody na realizację projektów z funduszy strukturalnych - badania : 10
Ma 70204012, FS-00-03-05-B-08-02-A, ZFIN00000250. 7 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 3 grudnia 2008 roku. REKTOR Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 11