ROZLICZANIE PENSUM PRACOWNIKÓW

Centrum Informatyczne UAM ROZLICZANIE PENSUM PRACOWNIKÓW ul. Umultowska 89A, 61-614 Poznań NIP 777 00 06 350, REGON 000001293 tel. +48 61 829 26 62, fax +48 61 829 26 69 centrum.informatyczne@amu.edu.pl www.ci.amu.edu.pl

Spis treści Wprowadzenie... 2 1. Okres rozliczenia pensum... 3 2. Oferta dydaktyczna... 6 3. Dane pracowników... 9 3.1. Zatrudnienie i stanowisko... 11 3.2. Pełnione funkcje... 12 3.3. Zniżki pensum... 13 3.3.1. Zniżka o wielkość... 13 3.3.2. Zniżka do wysokości... 14 3.4. Inne wartości pensum... 15 4. Obsada zajęć... 17 5. Kosztorysy... 26 5.1. Definiowanie kosztorysów... 26 5.1.1. Powiązanie kosztorysów z przedmiotami... 29 5.1.2. Określenie stawek za prowadzone zajęcia... 31 5.2. Raporty... 34 6. Rozliczenie pracowników z realizacji pensum... 38 6.1. Przepracowane godziny... 39 6.2. Grupy... 41 6.2.1. Zajęcia w jednostce rozliczenia... 41 6.2.2. Zajęcia w innych jednostkach... 42 6.2.3. Zajęcia nieodnotowane w USOS... 43 6.3. Pensum pracownika... 44 6.4. Rozliczenie godzin... 46 6.4.1. Algorytm wliczania godzin do pensum... 47 6.4.2. Uruchomienie algorytmu wliczania godzin do pensum... 48 6.5. Raporty... 48 7. Przykładowy scenariusz... 56

Wprowadzenie W niniejszej instrukcji przedstawiony został mechanizm rozliczania pensum dydaktycznego i obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe z wykorzystaniem systemu USOS. Korzystanie z tego mechanizmu wymaga: a) Zdefiniowania, tzw. okresu rozliczenia pensum (rozdział 1). b) Wprowadzenia do systemu USOS: aktualnej oferty dydaktyczna jednostki (rozdział 2), aktualnych informacja o zatrudnieniu, stanowisku, pełnionych funkcjach i zniżkach pensum dla poszczególnych nauczycieli akademickich (rozdział 3), aktualnej obsady poszczególnych zajęć (rozdział 4). c) Zdefiniowania tzw. kosztorysów (rozdział 5), które pozwolą: określić, które zajęcia i w jakiej kolejności będą wliczane do pensum, np. będzie można wskazać, że w pierwszej kolejności do pensum mają być wliczane zajęcia prowadzone w ramach studiów stacjonarnych, a dopiero w drugiej kolejności te prowadzone w ramach studiów niestacjonarnych. określić wysokość stawek za poszczególne zajęcia. Stawki te będą istotne podczas obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe. Dopiero po spełnieniu powyższych warunków można będzie poprawnie i w pełni korzystać z mechanizmu automatycznego rozliczania pensum pracowników (rozdział 6). Rozliczenie to pozwoli wyznaczyć liczbę godzin ponadwymiarowych i przysługujące za nie wynagrodzenie oraz wydrukować dla każdego pracownika indywidualną kartę obciążeń (tzw. przydział zajęć dydaktycznych) oraz sprawozdanie z działalności dydaktycznej. 2

1. Okres rozliczenia pensum Pensum dydaktyczne jest to liczba godzin zajęć dydaktycznych jaką nauczyciel akademicki zobowiązany jest wykonać w ciągu danego roku akademickiego. Wymiar pensum zależy od zajmowanego stanowiska oraz wielkości etatu. Pensum może zostać obniżone z racji pełnionych funkcji (rektor, prorektor, dziekan, prodziekan, dyrektor instytutu, zastępca dyrektora instytutu) lub decyzją rektora na wniosek pracownika. Na początku roku akademickiego każdemu nauczycielowi akademickiemu przydzielane są zajęcia dydaktyczne zgodnie z przysługującym na danym stanowisku pensum. Wykaz przydzielonych zajęć przekazywany jest pracownikowi w formie, tzw. indywidualnej karty obciążeń. Na zakończenie roku akademickiego dokonywane jest rozliczenie wykonanych zajęć dydaktycznych. Polega ono na ustaleniu czy zrealizowana przez nauczyciela akademickiego liczba godzin zajęć dydaktycznych pokrywa się z liczbą godzin wynikającą z pensum. W przypadku, gdy zrealizowana liczba godzin zajęć przekracza wysokość pensum rozliczenie pensum stanowi podstawę do wypłaty wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe. W USOSie pensum rozliczane jest w ramach tzw. okresu rozliczania pensum. Jego zdefiniowanie polega na określeniu jednostki dydaktycznej, której dotyczy oraz cykli dydaktycznych, które obejmuje. Poniżej opisane zostały poszczególne kroki jakie należy wykonać, aby zdefiniować okres rozliczenia pensum. Wybrać kolejno Pracownicy Okresy rozliczania pensum. W tabeli Okresy rozliczenia pensum wstawić pusty wiersz i uzupełnić poszczególne kolumny następująco: Kod wpisać kod okresu rozliczenia pensum następującej postaci: cztery pierwsze cyfry kodu jednostki + -RA- + skrót roku akademickiego, np.: 1000-RA-1516 Opis wpisać opis następującej postaci: Rok akademicki + liczbowy zapis roku akademickiego, np.: Rok akademicki 2015/2016 Kod jednostki org. wybrać jednostkę, której dotyczy dany okres rozliczenia pensum. Status wpisać wartość P. Status P oznacza, że okres rozliczenia pensum jest w przygotowaniu (w trakcie tworzenia). 3

Pole Status może przyjmować następujące wartości: P w przygotowaniu okres rozliczenia pensum jest w trakcie tworzenia. Możliwe jest wówczas modyfikowanie kodu, opisu oraz cykli dydaktycznych przypisanych do danego okresu rozliczenia pensum. Status ten pozwala również na tworzenie i modyfikowanie kosztorysów (rozdział 5) w ramach danego okresu rozliczenia pensum. Z zatwierdzony po zatwierdzeniu okresu rozliczenia pensum nie jest już możliwe dokonywanie żadnych modyfikacji ani w ramach danego okresu rozliczenia pensum, ani w ramach powiązanych z nim kosztorysów. Możliwe jest natomiast uruchomienie algorytmu wliczającego godziny pracy pracownika do pensum (rozdział 6). Bez ustawienie statusu na Z (zatwierdzenia okresu rozliczenia pensum) uruchomienie tego algorytmu nie będzie możliwe. X archiwalny okres rozliczenia pensum traktowany jest jako archiwalny i nie jest wówczas możliwe ani modyfikowanie okresu rozliczenia pensum, ani powiązanych z nim kosztorysów. Nie jest również możliwe uruchomienie algorytmu wliczania przepracowanych godzin do pensum. Status można zmieniać za pomocą przycisku Zmień status. Zapisać wprowadzone zmiany. Rys. 1 W tabeli Cykle dydaktyczne wprowadzić trzy cykle dydaktyczne związane z danym rokiem akademickim, np. jeżeli definiujemy okres rozliczenia pensum dla roku 4

akademickiego 2015/2016, to do tabeli Cykle dydaktyczne należy wprowadzić cykle: 2015/SZ, 2016/SL oraz 2015/2016. Zapisać wprowadzone zmiany. Rys. 2 UWAGA!!! Każda jednostka (wydział) tworzy dla siebie tylko jeden okres rozliczenia pensum. Natomiast Centrum Informatyczne tworzy dodatkowo dwa okresy rozliczenia pensum jeden dla doktorantów i jeden dla pracowników zatrudnionych na umowy cywilno-prawne. 5

2. Oferta dydaktyczna Właściwie zdefiniowana i aktualna oferta dydaktyczna jest jednym z elementów, które są niezbędne do prawidłowego rozliczenia pensum pracowników w systemie USOS. W związku z tym przy definiowaniu oferty dydaktycznej należy zwrócić szczególną uwagę na następujące kwestie: Wprowadzone do systemu USOS przedmioty muszą odpowiadać rzeczywistej ofercie dydaktycznej jednostki. Niedopuszczalne jest definiowanie przedmiotów oferowanych przez inną jednostkę jako swoich. Powoduje to niepotrzebne i nieuzasadnione mnożenie bytów i może prowadzić do przekłamań w sprawozdaniach z działalności dydaktycznej generowanych z USOS. Niewskazane jest dzielenie przedmiotu na wiele jego definicji w USOS w sytuacji, gdy przedmiot realizowany jest przez jednego prowadzącego, w tym samym czasie i w tym samym miejscu. Wyjątki od tej reguły wymagają precyzyjnego zdefiniowania wagi i godzin pensum dla każdej grupy zajęciowej tak rozbitych przedmiotów (rozdział 4). Przedmiot oferowany studentom studiującym stacjonarnie i niestacjonarnie powinien zostać zdefiniowany odrębnie, tak by można było każdy przypisać do odpowiednich kosztorysów. Grupy zajęciowe, w ramach określonego przedmiotu, nie powinny być łączone jeśli w rzeczywistości jest ich wiele. Grupy zajęciowe prowadzone, w ramach określonego przedmiotu, przez tego samego prowadzącego, w tym samym czasie i w tym samym miejscu nie mogą być sztucznie dzielone na wiele grup. Jeśli daną grupę zajęciową prowadzi wielu prowadzących należy dla każdego z nich odpowiednio zdefiniować godziny wliczane do pensum (rozdział 4). Definiując w USOSie ofertę dydaktyczną, należy pamiętać, że oprócz wprowadzenia do systemu przedmiotu należy również: przypisać go do właściwego cyklu dydaktycznego (formularz Przedmioty Przedmioty cykli), zdefiniować, w ramach przedmiotu, odpowiednie typy zajęć oraz przypisać im właściwą liczbę godzin (formularz Zajęcia Cykle,przedmioty,zajęcia zakładka Zajęcia), 6

Rys. 3 zdefiniować, w ramach poszczególnych zajęć, grupy zajęciowe (formularz Zajęcia Cykle,przedmioty,zajęcia przycisk Szczegóły zajęć), Rys. 4 7

przypisać, w ramach poszczególnych grup zajęciowych, prowadzących zajęcia (formularz Zajęcia Cykle,przedmioty,zajęcia przycisk Szczegóły zajęć przycisk Grupy->szczegóły zakładka Prowadzący grup). Szczegółowy opis przypisywania prowadzących do grup zajęciowych znajduje się w rozdziale 4. 8

3. Dane pracowników Pensum pracownika wyznaczane jest na podstawie jego stanowisko oraz wielkość etatu. Dodatkowo na wysokość pensum mają wpływ pełnione przez pracownika funkcje (np. rektor, prorektor, dziekan, prodziekan) oraz zniżki. Wszystkie informacje o wysokości pensum na poszczególnych stanowiskach, rodzajach pełnionych funkcji oraz powodach zniżek pensum znajdują się w słownikach pracowniczych (Słowniki Słowniki pracownicze) na zakładkach Stanowiska (rys. 5), Funkcje (rys. 6) i Zniżki (rys. 7). UWAGA!!! W wyżej wymienionych zakładkach nie należy nic samodzielnie modyfikować, ponieważ wszelkie dokonane tutaj zmiany będą miały bezpośredni wpływ na wysokość pensum wszystkich pracowników, również tych w innych jednostkach organizacyjnych. Rys. 5 9

Rys. 6 Rys. 7 W kontekście rozliczania pensum istotne jest, aby w przypadku każdego pracownika prowadzącego zajęcia do systemu wprowadzone były informacje o: zatrudnieniu etatowym - wymiar etatu, jednostka zatrudnienia, itp. (podrozdział 3.1), stanowisku (podrozdział 3.1), pełnionych funkcjach (podrozdział 3.2), obowiązujących danego pracownika zniżkach pensum (podrozdział 3.3). Na podstawie tych danych system automatycznie obliczy wymiar pensum pracownika. Będzie również możliwość ręcznego wprowadzenia wysokości pensum w sytuacji, gdy jego wysokość będzie miała przyjąć inną wartość niż ta wynikająca z zajmowanego stanowiska, pełnionych funkcji i zniżek (podrozdział 3.4), np. w przypadku osób, które w trakcie roku akademickiego zmienią stanowisko, a tym samym zmieni im się wymiar pensum, konieczne będzie ręczne obliczenie i wprowadzenie do systemu rocznego wymiaru pensum. Docelowy model zakłada, że dane o wymiarze etatu, jednostce zatrudnienia, stanowisku i pełnionych funkcjach będą pochodziły z systemy kadrowego AXAPTA, natomiast informacja o zniżkach pensum będzie wprowadzana poprzez system USOS w jednostce zatrudnienia pracownika. W kolejnych podrozdziałach opisane zostały formularze, na których można przeglądać powyższe informacje. 10

3.1. Zatrudnienie i stanowisko Informacje dotyczące zatrudnienia pracownika można przeglądać na formularzu Pracownicy Pracownicy zakładka Zatrudnienie. Znajdują się tam następujące dane: Etat wymiar etatu, np.: 1, 0.5, itp. Licznik i Mianownik licznik i mianownik ułamka wskazującego jaką część całości stanowi etat pracownika. Przykład: Jeżeli pracownik pracuje na cały etat wówczas w pole Licznik i Mianownik wpisana jest wartość 1, jeżeli pracuje na ½ etatu (pół etatu) wówczas w pole Licznik wpisana jest wartość 1, a w pole Mianownik 2. Jednostka jednostka zatrudnienia pracownika. Forma forma zatrudnienia, np. czas określony, czas nieokreślony, itp. Stanowisko Grupa zawodowa Data zawarcia data zawarcia umowy, Data zakończenia data zakończenia umowy. Jeżeli pracownik zatrudniony jest na czas nieokreślony, wówczas pole nie jest wypełnione. Rys. 8 11

Z punktu widzenia rozliczania pensum pracownika najważniejszymi polami są: Etat, Jednostka, Stanowisko, Grupa zawodowa, Data zawarcia, Data zakończenia Rys. 9 3.2. Pełnione funkcje Informacje o pełnionej przez pracownika funkcji można przeglądać na formularzu Pracownicy Pracownicy zakładka Funkcje. Znajdują się tam następujące dane: Kod i opis jednostki organizacyjnej jednostka organizacyjna, w której pełniona jest dana funkcja, Funkcja pełniona funkcja, Data rozpoczęcia data objęcia stanowiska, Opis 12

Data zakończenia data określająca kiedy pracownik przestanie/przestał pełnić daną funkcję. Jeżeli data ta nie jest w danym momencie znana to pole będzie puste. Rys. 10 3.3. Zniżki pensum Informacje o przysługujących pracownikowi zniżkach można przeglądać, wprowadzać i modyfikować na formularzu Pracownicy Pracownicy zakładka Zniżki pensum. Zniżki można wprowadzać do systemu na dwa sposoby w zależności od tego czy pensum ma być obniżone o jakąś wartość, czy też obniżone do pewnej wysokości. 3.3.1. Zniżka o wielkość Zniżka ta dotyczy przypadków, gdy pensum ma zostać obniżone o jakąś konkretną wartość, np. o 40 godzin. Do wprowadzania takich zniżek służy tabela Zniżki o wielkość. Należy w niej uzupełnić następujące pola: Kod rozliczenia pensum kod rozliczenia pensum (rozdział 1) w ramach, którego ma być brana pod uwagę definiowana zniżka, Rodzaj zniżki rodzaj przysługującej zniżki, Zniżka wartość, o którą ma zostać obniżone pensum. 13

Przykład: Jeżeli wysokość pensum pracownika to 210 i ma ono zostać obniżone o 40 godzin, np. z powodu prowadzenia przez pracownika projektu, wówczas w tabeli Zniżki o wielkość należy wprowadzić następujące wartości: Rys. 11 3.3.2. Zniżka do wysokości Zniżka ta dotyczy przypadków, gdy pensum ma zostać obniżone do konkretnej wartości, np. do 150 godzin. Do wprowadzania takich zniżek służy tabela Zniżki do wysokości. Należy w niej uzupełnić następujące pola: Kod rozliczenia pensum kod rozliczenia pensum (rozdział 1) w ramach, którego ma być brana pod uwagę definiowana zniżka, Rodzaj zniżki rodzaj przysługującej zniżki, Zniżka wartość, do której ma zostać obniżone pensum. Przykład: Jeżeli wysokość pensum pracownika to 210 i ma ono zostać obniżone do 150 godzin, np. z powodu prowadzenia przez pracownika projektu, wówczas w tabeli Zniżki do wysokości należy wprowadzić następujące wartości: 14

Rys. 12 3.4. Inne wartości pensum W przypadku, gdy wysokość pensum pracownika ma być inna od tej wynikającej z zajmowanego stanowiska, pełnionych funkcji i zniżek, należy: Wybrać Pracownicy Pensum pracowników. W polu Kod wybrać właściwy okres rozliczenia pensum (rozdział 1). Wyszukać pracownika w tabeli Pensum pracownika, a następnie wprowadzić wysokość pensum i ewentualny komentarz w kolumnach opisanych Pensum wprowadzone i kom. W polu Status należy wprowadzić wartość P. Przykład: Jeżeli pensum pracownika wynosiło 140 godzin, ale w połowie roku akademickiego zmienił on stanowisko i na nowym stanowisku obowiązuje go pensum w wymiarze 120 godzin, to wówczas wymiar rocznego pensum pracownika należy obliczyć ręcznie. W tym przypadku, ponieważ pracownik pół roku pracował na jednym stanowisku, a pół roku na innym wymiar jego pensum wyniesie: 140:2 + 120:2 = 130. 15

Rys. 13 W formularzu Pensum pracowników można również, na zakładkach znajdujących się na dole strony, przeglądać informację o czynnikach wpływających na pensum pracownika czyli stanowisku, wielkości etatu, pełnionych funkcjach i zniżkach pensum. 16

4. Obsada zajęć Obsady poszczególnych grup zajęciowych dokonuje się za pośrednictwem formularza Studenci grup na zakładce Prowadzący grup (Zajęcia Cykle,przedmioty,zajęcia przycisk Szczegóły zajęć przycisk Grupy-szczegóły zakładka Prowadzący grup). Rys. 14 Po przypisaniu prowadzącego do odpowiedniej grup zajęciowej należy zwrócić szczególną uwagę na wartości w następujących kolumnach: Jednostka pensum w tej kolumnie standardowo pojawia się kod jednostki oferującej dany przedmiot, jednak w sytuacji, gdy zajęcia prowadzi osoba, której jednostka rozliczenia pensum jest inna niż jednostka oferująca przedmiot (prowadzący jest osobą z innej jednostki/wydziału) należy w kolumnie Jednostka pensum zmienić kod jednostki oferującej przedmiot na kod jednostki rozliczającej pensum tego pracownika. Przykład: Wydział Prawa i Administracji oferuje przedmiot Prawo handlowe. Jedną z grup zajęciowych prowadzą dwie osoby: Jan Kowalski pracownik Wydziału Prawa i Administracji rozlicza pensum na Wydziale Prawa i Administracji, Anna Nowak pracownik Wydziału Chemii rozlicza pensum na Wydziale Chemii. 17

W takiej sytuacji w przypadku Jana Kowalskiego w kolumnie Jednostka pensum powinien znajdować się kod Wydziału Prawa i Administracji czyli 100000000, natomiast w przypadku Anny Nowak kod Wydziału Chemii czyli 0200000000. Rys. 15 UWAGA!!! W sytuacji, gdy osobą prowadzącą zajęcia jest doktorant, osoba zatrudniona na umowę cywilno-prawną lub zajęcia prowadzone są w ramach studiów podyplomowych pole Jednostka pensum należy wypełnić następująco: Doktorant jako Jednostkę pensum należy wskazać Samodzielną Sekcję ds. Studiów doktoranckich (kod jednostki: 5017000000), Osoba zatrudniona na umowę cywilno-prawną jako Jednostkę pensum należy wskazać Umowy cywilno-prawne (kod jednostki: 5050000000) Zajęcia prowadzone na studiach podyplomowych - przy każdym prowadzącym takie zajęcia jako Jednostkę pensum należy wskazać Dział Nauczania (kod jednostki: 5006000000). Waga pensum jest to współczynnik, przez który należy przemnożyć liczbę godzin zajęć wliczając ją do pensum. Standardowo pole to jest puste, co oznacza, że wagą pensum jest 1 i do pensum zostanie wliczona taka liczba godzin zajęć jaka wynika z definicji tych zajęć. Przykład: Ćwiczenia prowadzone w ramach przedmiotu Prawo handlowe mają w USOSie przypisane 30 godzin zajęć. W związku z tym, że pole Waga pensum 18

jest puste (czyli domyślnie wartość wagi to 1) panu Kowalskiemu do pensum również zostanie wliczone 30 godzin. Rys. 16 Zdarzają się jednak sytuacje, w których do pensum ma zostać wliczona liczba godzin zajęć przemnożona przez jakiś współczynnik, np. w przypadku zajęć prowadzonych w języku obcym do pensum nie wlicza się rzeczywistej liczby godzin przypisanej do danych zajęć, lecz liczbę godzin zajęć przemnożoną przez współczynnik 1,5. W takiej sytuacji w pole Waga pensum należy wprowadzić wartość 1,5. Rys. 17 19

Oprócz przypisywania wag pensum na poziomie prowadzących istnieje również możliwość ich przypisywania na poziomie typów zajęć i grup zajęciowych. Przypisywanie na poziomie typów zajęć odbywa się na formularzu Wprowadzanie protokołów i zajęć (Zajęcia Cykle,przedmioty,zajęcia zakładka Zajęcia). Przykład: Jeśli wszyscy prowadzący grupy ćwiczeniowe mają mieć przemnożoną liczbę godzin zajęć przez 1,5 wówczas zamiast wpisywać wagę przy każdym prowadzącym grupę ćwiczeniową (tak jak na rys. 17) wystarczy wpisać ją jeden raz na formularzu Wprowadzanie protokołów i zajęć. Rys. 18 20

Przypisywanie wag pensum na poziomie grup zajęciowych odbywa się na formularzu Zajęcia cykli dydaktycznych (Zajęcia Cykle,przedmioty,zajęcia Szczegóły zajęć). Przykład: Jeśli wszyscy prowadzący określoną grupę ćwiczeniową mają mieć przemnożoną liczbę godzin zajęć przez 1,5 wówczas zamiast wpisywać wagę przy każdym prowadzącym tą grupę ćwiczeniową (tak jak na rys. 17) wystarczy wpisać ją jeden raz na formularzu Zajęcia cykli dydaktycznych przy odpowiedniej grupie zajęciowej. Rys. 19 21

Wartości wag przypisane na poziomie typów zajęć i grup zajęciowych widoczne są w formularzu Studenci grup na zakładce Prowadzący grup. Jednak nie są one widoczne w tabeli w polu Waga pensum, tak jak jest to widoczne na rys. 17, lecz poniżej tabeli w polach Wagi pensum zajęć i Wagi pensum grup. Rys. 20 Liczba godzin pracy pole to należy uzupełnić tylko w przypadku, gdy liczba godzin przepracowana przez prowadzącego różni się od całkowitej liczby godzin zajęć. Przykład: Ćwiczenia prowadzone w ramach przedmiotu Prawo handlowe mają w USOSie przypisane 30 godzin zajęć i prowadzone są przez dwóch nauczycieli akademickich. Jan Kowalski poprowadził 10 godzin zajęć, a Anna Nowak 20. W takim przypadku w pole Liczba godzin pracy dla Jana Kowalskiego należy wpisać wartość 10, natomiast dla Anny Nowak 20. 22

Rys. 21 Gdyby okazało się, że liczba godzin zajęć z powyższego przykładu powinna zostać dodatkowo przemnożona przez pewien współczynnik, np. 1,5 to wówczas należy jeszcze dodatkowo wypełnić dla każdego z prowadzących pole Waga pensum. Rys. 22 23

UWAGA!!! Pole Liczba godzin pracy może być również wykorzystywane w przypadku seminariów, gdy liczba godzin wliczanych do pensum będzie się różniła od liczby godzin zajęć. Liczba godzin przelicz. wartość znajdująca się w tym polu określa jaka liczba godzin zostanie wliczona pracownikowi do pensum za przeprowadzenie zajęć. Wartości w tym polu nie można modyfikować, gdyż jest ona wyliczana automatycznie na podstawie danych znajdujących się w kolumnach Waga pensum, Liczba godzin zajęć i Liczba godzin pracy. Rys. 23 Liczba godzin w pens. UWAGA!!! To pole pozostawiamy puste. Zostanie ono wypełnione automatycznie po uruchomieniu algorytmu wliczania godzin do pensum. 24

Rys. 24 25

5. Kosztorysy Kosztorysy zostały wprowadzone w celu zautomatyzowania procesu wliczania przepracowanych godzin do pensum oraz obliczenia wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe. Każdy kosztorys powiązany jest z przedmiotami oraz stawkami za godziny ponadwymiarowe. Podzielenie całej oferty dydaktycznej na kosztorysy pozwala analizować koszty prowadzenia zajęć oddzielnie dla każdego kosztorysu czyli de facto grupy przedmiotów (np. oddzielnie dla przedmiotów realizowanych na studiach stacjonarnych i oddzielnie dla przedmiotów realizowanych na studiach niestacjonarnych). Ponad to, pozwala określić kolejność wliczania poszczególnych kosztorysów do pensum. Oznacza to, że jeżeli utworzymy dwa kosztorysy, jeden, do którego przypiszemy przedmioty realizowane w ramach studiów stacjonarnych i drugi, do którego przypiszemy przedmioty realizowane w ramach studiów niestacjonarnych to poprzez określenie kolejności tych kosztorysów możemy wskazać, że w pierwszej kolejności do pensum pracowników mają być wliczane godziny realizowane w ramach przedmiotów prowadzonych na studiach stacjonarnych, a dopiero w drugiej kolejności te realizowane w ramach przedmiotów prowadzonych na studiach niestacjonarnych. Dzięki temu, w przypadku osób realizujących zajęcia na studiach stacjonarnych i niestacjonarnych w pierwszej kolejności do pensum wliczone zostaną godziny realizowane na studiach stacjonarnych i dopiero jeśli takich godzin zabraknie pensum zostanie uzupełnione godzinami realizowanymi na studiach niestacjonarnych. Kosztorysy tworzone są w ramach tzw. okresu rozliczenia pensum (rozdział 1). UWAGA!!! W ramach jednego okresu rozliczenia pensum można tworzyć wiele kosztorysów, natomiast określony przedmiot, w ramach danego okresu rozliczenia pensum, może być podpięty tylko pod jeden kosztorys. Definiowanie kosztorysów (podrozdział 5.1.) obejmuje: wprowadzenie kodu i nazwy kosztorysu, przypisanie do każdego kosztorysu przedmiotów, przypisanie do każdego kosztorysu stawek za godziny ponadwymiarowe zrealizowane w ramach przedmiotów objętych tym kosztorysem. 5.1. Definiowanie kosztorysów Kosztorysy związane są z okresem rozliczenia pensum, zatem przed przystąpieniem do definiowania kosztorysów należy w pierwszej kolejności zdefiniować odpowiedni okres rozliczenia pensum (rozdział 1). Dodatkowo należy pamiętać, że definiowanie 26

i modyfikowanie kosztorysów w ramach określonego okresu rozliczenia pensum jest możliwe tylko wówczas, gdy status tego okresu ma wartość P (w przygotowaniu). UWAGA!!! Kosztorysy należy definiować osobno dla każdego trybu studiów czyli osobno dla studiów stacjonarnych i osobno dla studiów niestacjonarnych. Dla studiów stacjonarnych można zdefiniować jeden kosztorys lub jeśli jest taka potrzeba kilka, np. osobno dla każdego programu lub kierunku studiów. Należy jednak pamiętać, że określony przedmiot może być przypisany tylko do jednego kosztorysu w ramach bieżącego okresu rozliczenia pensum. W przypadku studiów niestacjonarnych każda jednostka tworzy tyle kosztorysów ile złożyłaby preliminarzy. Poniżej opisane zostały kolejne kroki jakie należy wykonać, aby zdefiniować kosztorysy: Wybrać kolejno Pracownicy Okresy rozliczania pensum, a następnie w tabeli Okresy rozliczenia pensum wskazać ten okres w ramach, którego mają zostać utworzone kosztorysy. W tabeli Kosztorysy wstawić pusty wiersz i uzupełnić poszczególne kolumny następująco: Kod kosztorysu należy wpisać odpowiedni kod w zależności od trybu studiów: a) dla studiów stacjonarnych: cztery pierwsze cyfry kodu jednostki + -S- + kolejny numer Np. 1000-S-1, 1000-S-2, itd. Nawet w przypadku definiowania tylko jednego kosztorysu należy podać kolejny numer czyli 1 (np. 1000-S-1). b) dla studiów niestacjonarnych: cztery pierwsze cyfry kodu jednostki + -N- + kod preliminarza Np. 1000-N-S0000093, itp. UWAGA!!! Żaden element kodu kosztorysu nie może zostać pominięty, gdyż na podstawie tych kodów inne wydziały będą analizowały dane swoich pracowników prowadzących zajęcia na Państwa wydziale. Nazwa kosztorysu należy wpisać opis następującej postaci: a) dla studiów stacjonarnych: jeżeli tworzony będzie tylko jeden kosztorys jako opis należy podać: Studia stacjonarne jeżeli tworzonych będzie kilka kosztorysów, każdy dla odrębnego programu studiów to jako opis należy podać: 27

Program studiów + kod programu studiów Np. Program studiów DM-Prawo W przypadku tworzenia innych kosztorysów niż opisane powyżej należy podać opisy adekwatny do tego jakie przedmioty objęte będą kosztorysem, np. Studia stacjonarne - fakultety b) dla studiów niestacjonarnych: Studia niestacjonarne - + kod preliminarza Np. Studia niestacjonarne - S0000093 Kolejność wpisać wartość określającą w jakiej kolejności mają być brane pod uwagę poszczególne kosztorysy, np. 1,2, itd. UWAGA!!! W pierwszej kolejności powinny zostać wskazane kosztorysy dotyczące studiów stacjonarnych. Chodzi o to, żeby w przypadku osób realizujących zajęcia na studiach stacjonarnych i niestacjonarnych w pierwszej kolejności do pensum wliczone zostały godziny realizowane na studiach stacjonarnych i dopiero gdyby ich zabrakło, pensum zostało uzupełnione godzinami realizowanymi na studiach niestacjonarnych. Rys. 25 28

Istnieje możliwość skopiowania kosztorysów z innego okresu rozliczenia pensum, a służy do tego przycisk Kopiuj kosztorys. 5.1.1. Powiązanie kosztorysów z przedmiotami W celu przypisania do kosztorysu przedmiotów należy w tabeli Kosztorysy wybrać właściwy kosztorys, a następnie na zakładce Przedmioty wskazać te przedmioty, które mają być objęte kosztorysem. UWAGA!!! Nie umieszczamy w kosztorysach przedmiotów z innych jednostek. Jeżeli pracownik naszej jednostki prowadzi zajęcia w innej jednostce to wystarczy, że ta inna jednostka będzie miała dodany przedmiot do swojego kosztorysu. W związku z tym bardzo ważne jest, żeby każdy przedmiot prowadzony przez daną jednostkę i rozliczany w ramach pensum podpięty był pod jakiś kosztorys. Wyboru przedmiotów można dokonać na 3 sposoby: a) wybierając przedmioty pojedynczo z listy, która pojawi się po kliknięciu na ikonę strzałki znajdującą się przy każdym polu w kolumnie Kod przedmiotu. Rys. 26 Kliknięcie przycisku Filtruj po jedn. i wybranie odpowiedniej jednostki oferującej przedmioty spowoduje, że na liście wyboru pojawią się tylko przedmioty z wybranej jednostki. 29

b) wybierając przedmioty zbiorczo korzystając ze zdefiniowanych grup przedmiotów. Do tego służy przycisk Przedm. bez koszt. Po jego kliknięciu pojawi się okno, w którym należy wybrać odpowiednią grupę przedmiotów, a następnie zaznaczyć w kolumnie Wybierz te przedmioty, które mają zostać dodane do kosztorysu. Należy pamiętać, że na liście pojawią się tylko te przedmioty, które realizowane są w cyklach związanych z aktualnie wybranym okresem rozliczenia pensum oraz nie zostały dodane do żadnego innego kosztorysu w ramach tego okresu rozliczenia pensum. Rys. 27 Korzystając ze znajdujących się po prawej stronie przycisków Zaznacz wszystko i Odznacz wszystko można zaznaczyć lub odznaczyć wszystkie przedmioty znajdujące się na liście. Po wybraniu odpowiednich przedmiotów należy kliknąć przycisk Podepnij pod koszt., a następnie po wyświetleniu poniższego komunikatu kliknąć przycisk OK. Rys. 28 c) kopiując przedmioty z innych kosztorysów. Służy do tego przycisk Kopiuj przedmioty. Po jego kliknięciu wyświetlone zostanie okno w, którym należy wybrać odpowiedni 30

okres rozliczenia pensum i kosztorys, z którego mają zostać skopiowane przedmioty, a następnie kliknąć przycisk Kopiuj. UWAGA!!! Przedmioty zostaną skopiowane tylko wtedy, gdy kod kosztorysu źródłowego i docelowego będą równe. Rys. 29 5.1.2. Określenie stawek za prowadzone zajęcia W celu przypisania do kosztorysu stawek za godziny ponadwymiarowe należy w tabeli Kosztorysy wybrać właściwy kosztorys, a następnie na zakładce Stawki wprowadzić odpowiednie wysokości stawek. Wysokość stawek może być zależna od tytułu, stanowiska i typu zajęć. Poszczególne pola tabeli należy wypełnić w zależności, od tego które z tych trzech czynników mają wpływ na wysokość stawki, np. jeżeli stawka jest zależna tylko od stanowiska wówczas wystarczy wypełnić tylko pole Stanowisko i Stawka. W sytuacji gdy, osoby zatrudnione na tym samym stanowisku mają różną stawkę w zależności od typu zajęć (inną za wykład i inną za ćwiczenia) należy wypełnić trzy pola Stanowisko, Kod typu zajęć oraz Stawka. Gdyby natomiast stawka zależna była tylko od typu zajęć czyli wszyscy bez względu na tytuł i stanowisko otrzymywaliby równe stawki za dany typ zajęć, wówczas wystarczyłoby wypełnić tylko kolumny Kod typu zajęć i Stawka. 31

Rys. 30 UWAGA!!! W związku z tym, że jedno stanowisko może występować w kilku grupach pracowniczych stawki zależne od stanowisk należy wprowadzić oddzielnie dla każdej pary stanowisko-grupa pracownicza. Przykład: Jeżeli do tabeli ze stawkami ma zostać wprowadzone stanowisko profesor zwyczajny to po kliknięciu strzałki przy polu Stanowisko pojawi się lista stanowisk, na której profesor zwyczajny pojawi się dwa razy. Raz z przypisaną grupą pracowniczą Pracownik naukowy, a drugi raz z grupą Pracownik naukowo-dydaktyczny. Rys. 31 32

W takiej sytuacji konieczne będzie wprowadzenie stawek osobno dla każdej pary Stanowisko-Grupa pracownicza. Rys. 32 Wysokości stawek można kopiować z innych kosztorysów, a służy do tego przycisk Kopiuj stawki. Po jego kliknięciu wyświetlone zostanie okno w, którym należy wybrać odpowiedni okres rozliczenia pensum i kosztorys, z którego mają zostać skopiowane stawki, a następnie kliknąć przycisk Kopiuj. 33

Rys. 33 5.2. Raporty Na formularzu Pracownicy Okresy rozliczenia pensum znajduje się przycisk Raporty. Po jego kliknięciu wyświetlona zostanie lista możliwych do wydrukowania raportów. W celu wygenerowania określonego raportu należy zaznaczyć go na liście, a następnie kliknąć przycisk Drukuj. 34

Rys. 34 Zostanie wówczas wyświetlone dodatkowe okno z parametrami właściwymi dla danego raportu. Po ustawieniu wartości parametrów należy kliknąć przycisk Generuj raport. Poniżej pokrótce opisane zostały wszystkie możliwe do wygenerowania raporty. Kosztorysy przedmiotów okresu rozliczeniowego generuje listy przedmiotów powiązanych z poszczególnymi kosztorysami. Wykaz przedmiotów bez kosztorysów generuje listę przedmiotów, które są prowadzone w cyklach związanych z danym okresem rozliczenia pensum, ale nie są powiązane z żadnym kosztorysem. Stawki kosztorysów okresu rozliczeniowego generuje listę stawek przypisanych do poszczególnych kosztorysów. Braki danych do pensum generuje listę danych, które brakują do obliczenia pensum. Zestawienie godzin dydaktycznych generuje zestawienie realizowanych godzin dydaktycznych w podziale na poszczególne stanowiska i tytuły. Na liście pojawią się tylko stanowiska, dla których przypisana jest stawka za godziny ponadwymiarowe. Należy pamiętać, że zestawienie obejmuje tylko godziny realizowane w ramach przedmiotów powiązanych z danym kosztorysem. Jeżeli osoba prowadzi zajęcia z przedmiotu, który nie jest powiązany z żadnym kosztorysem, to wówczas godziny te nie zostaną wykazane. Poza tym w zestawieniu będą brane pod uwagę tylko 35

te zajęcia, przy których prowadzący będzie miał wskazaną jako jednostkę rozliczenia pensum jednostkę, której dotyczy dany okres rozliczenia pensum. Rys. 35 Zestawienie godzin dydaktycznych lista wynagrodzeń generuje zestawienie godzin dydaktycznych poszczególnych pracowników wraz z kwotą wynagrodzenia. Należy pamiętać, że zestawienie obejmuje tylko godziny realizowane w ramach przedmiotów powiązanych z jakimś kosztorysem. Jeżeli osoba prowadzi zajęcia z przedmiotu, który nie jest powiązany z żadnym kosztorysem to wówczas godziny te nie zostaną wykazane. Na zestawieniu widoczne będą również godziny zrealizowane w innych jednostkach. To które to są jednostki będzie można stwierdzić po kodzie kosztorysu, w ramach którego godziny te zostaną wyszczególnione. Opis tworzenia kodów kosztorysów znajduje się w rozdziale 5.1. 36

Rys. 36 Zestawienie godzin dydaktycznych lista wynagrodzeń (csv) generuje zestawienie godzin dydaktycznych do pliku. Otwarcie tego pliku możliwe jest za pomocą programu MS Excel. 37

6. Rozliczenie pracowników z realizacji pensum Rozliczenie pracownika z realizacji pensum ma na celu sprawdzenie czy pracownik zrealizował liczbę godzin zajęć wynikającą z jego pensum oraz obliczenie ewentualnych nadgodzin i przysługującego za nie wynagrodzenia. Przed przystąpieniem do rozliczania pensum należy upewnić się czy spełnione są poniższe warunki: wprowadzone aktualne dane dotyczące oferty dydaktycznej (rozdział 2), wprowadzone aktualne dane pracowników (rozdział 3), wprowadzona obsada zajęć (rozdział 4), zdefiniowany okres rozliczenia pensum (rozdział 1) i kosztorysy (rozdział 5). Jeżeli powyższe warunki są spełnione należy: wprowadzić do systemu USOSa te zajęcia, które z jakiegoś powodu nie są wprowadzone w sposób standardowy, np. zajęcia prowadzone w szkołach, opieka nad doktorantami, itp. (podrozdział 6.2.3.), zweryfikować przepracowane przez pracownika godziny (podrozdział 6.1.). zweryfikować wysokość pensum pracownika (podrozdział 6.3) Opisanych powyżej weryfikacji można dokonać na formularzu Pracownicy Rozliczenie godzin. Formularz ten składa się z trzech sekcji: Okresy rozliczenia pensum w tej części w polu Kod należy wybrać odpowiedni okres rozliczenia pensum, Przepracowane godziny w tej części widoczna będzie lista pracowników, których godziny będą rozliczane w ramach okresu rozliczeniowego wskazanego w sekcji Okresy rozliczenia pensum. Grupy w tej części znajduje się wykaz prowadzonych przez pracownika zajęć w podziale na: zajęcia prowadzone w jednostce rozliczania (podrozdział 6.2.1), zajęcia prowadzone w innych jednostkach (podrozdział 6.2.2), zajęcia nie odnotowane w systemie USOS, np. zajęcia prowadzone w szkołach, opieka nad doktorantami, itp. (podrozdział 6.2.3) 38

Rys. 37 W kolejnych podrozdziałach znajduje się opis danych widocznych w sekcjach Przepracowane godziny oraz Grupy. 6.1. Przepracowane godziny W tej części formularza można uzyskać zbiorczą informację o przepracowanych przez danego pracownika godzinach. Dla każdego pracownika wyszczególnione zostały takie dane jak: Wymiar pensum wymiar pensum pracownika, Po przeliczeniu godziny pracy po przeliczeniu czyli uwzględnieniu przypisanych do poszczególnych zajęć wag oraz godzin pracy (szczegółowy opis wag i godzin pracy znajduje się w rozdziale 4). W kolumnie tej zsumowane są godziny z dwóch zakładek znajdujących się w sekcji Grupy z zakładki Zajęcia w jednostce rozliczenia oraz Zajęcia nie odnotowane w USOS. Wliczone do pensum wartość znajdująca się w tym polu określa jaka liczba godzin za przeprowadzone zajęcia zostanie wliczona pracownikowi do pensum. Do momentu uruchomienia algorytmu wliczania godzin do pensum wartość w tej kolumnie będzie równa wartości w kolumnie Po przeliczeniu. Dopiero po uruchomieniu algorytmu i obliczeniu godzin ponadwymiarowych wartości te mogą się różnić. Do takiej sytuacji będzie dochodziło w przypadku, gdy pracownik zrealizuje więcej godzin zajęć niż wynika to z pensum. 39

Przykład: Jeżeli wymiar pensum pracownika wynosi 120 godzin, a on zrealizował 150 godzin to wówczas po uruchomieniu algorytmu wliczania godzin do pensum w kolumnie Po przeliczeniu widoczna będzie wartość 150, natomiast w kolumnie Wliczone do pensum będzie to wartość 120, bo tylko tyle do pensum można wliczyć. Pozostałe 30 godzin zostanie potraktowane jako nadgodziny i pojawi się w kolumnie Ponadwym. UWAGA!!! Po uruchomieniu algorytmu wliczania godzin do pensum wartość w kolumnie Wliczone do pensum powinna być równa wartości w polu Wymiar pensum. Wartości te mogą się różnić tylko w sytuacji, gdy pracownik nie zrealizował liczby godzin wynikających z pensum, w przeciwnym przypadku, czyli w sytuacji, gdy wypracował odpowiednią lub większą liczbę godzin niż ta wynikająca z pensum wartości te powinny być równe. Jeżeli tak nie jest należy przeanalizować dane i zastanowić się czy różnica nie wynika z jakiegoś błędu lub niedopatrzenia. Ponadwym. liczba godzin ponadwymiarowych (nadgodzin). Wartości w tej kolumnie pojawią się dopiero po uruchomieniu algorytmu wliczania godzin do pensum i to tylko w sytuacji, gdy pracownik wypracował nadgodziny. Status tego pola nie można modyfikować. Zmiana statusu jest możliwa na formularzu Pracownicy Pensum pracowników (podrozdział 6.3). Tylko przy statusie równym P możliwe będzie automatyczne wliczenie przepracowanych przez pracownika godzin do pensum. Rys. 38 40

Przed przystąpieniem do automatycznego wliczania godzin do pensum powyższe dane należy zweryfikować. Z racji tego, że są to dane zbiorcze konieczne będzie zweryfikowanie poszczególnych danych cząstkowych. W rozdziale 6.2. znajdują się szczegółowe opisy zakładek, w których te dane cząstkowe się znajdują. UWAGA!!! Na tym formularzu widoczni powinni być tylko pracownicy zatrudnieni etatowo w jednostce rozliczenia. Jeśli na liści pojawią się pracownicy zatrudnieni w innych jednostkach, zatrudnieni nieetatowo w jednostce rozliczenia lub doktoranci, wówczas należy sprawdzić czy przypadkiem nie mają błędnie przypisanej przy zajęciach jednostki pensum. Szczegółowy opis zasad dotyczących przypisywania jednostki pensum znajduje się w rozdziale 4. 6.2. Grupy W kolejnych podrozdziałach opisane zostały trzy zakładki wchodzące w skład sekcji Grupy. 6.2.1. Zajęcia w jednostce rozliczenia Na zakładce widoczne są te zajęcia prowadzone przez pracownika, przy których jako jednostka pensum wskazana została jednostka, której dotyczy rozliczenie. Pola, które nie mają na formularzu przypisanej wartości liczbowej przyjmują następujące wartości domyślne: Wagi pensum: zajęć, grupy, pracownika puste pole oznacza wagę 1. Liczba godzin pracy puste pole oznacza, że liczbą godzin pracy jest liczba godzin zajęć. Dane w kolumnie Liczba godzin w pensum zostaną wypełnione automatycznie po uruchomieniu mechanizmu automatycznego wliczania godzin do pensum. Szczegółowy opis pozostałych kolumn znajduje się w rozdziale 4. UWAGA!!! Dane widoczne na tej zakładce są bezpośrednio powiązane z danymi znajdującymi się na formularzu Studenci grup > zakładka Prowadzący grup (rozdział 4) i należy pamiętać, że wszelkie zmiany w jednej z lokalizacji będą widoczne również w drugiej. 41

Rys. 39 6.2.2. Zajęcia w innych jednostkach Na tej zakładce nie powinny być widoczne żadne grupy zajęciowe oprócz tych prowadzonych w ramach studiów podyplomowych!!! Jeżeli jednak jakieś grupy zajęciowe się na niej pojawią wówczas należy skontaktować się z jednostka oferującą dany przedmiot (kolumna Kod jedn. org) i poprosić o zmodyfikowanie na formularzu Studenci grup zakładka Prowadzący grup jednostki pensum przypisanej pracownikowi na jednostkę, która rozlicza jego pensum (rozdział 4). 42

Rys. 4035 6.2.3. Zajęcia nieodnotowane w USOS Na tej zakładce należy wprowadzić zajęcia, które mają być wliczone do pensum pracownika, ale nie zostały wprowadzone do USOSa w sposób standardowy, np. zajęcia prowadzone w szkołach, opieka nad doktorantami, itp. Poszczególne pola należy uzupełnić następująco: Cykl dydaktyczny cykl dydaktyczny, w którym realizowany był przedmiot. Opis zajęć nazwa przedmiotu/zajęć. Liczba godzin liczba godzin zajęć Waga pensum jest to współczynnik, przez który należy przemnożyć liczbę godzin zajęć wliczając ją do pensum. Jeżeli do pensum ma być wliczona cała liczba godzin zajęć wówczas należy wprowadzić wartość 1. Jeżeli z jakiegoś powodu liczba godzin wliczanych do pensum ma być np. podwojona wówczas w pole to należy wpisać wartość 2. Godziny w pensum to pole należy wypełnić tylko wtedy, gdy do pensum ma zostać wliczona tylko pewna liczba godzin danych zajęć. Pozostałe godziny zostaną potraktowane jako ponadwymiarowe (nadgodziny). Przykład: Pracownik przeprowadził zajęcia, które nie zostały odnotowane w USOS, w wymiarze 20 godzin. Z tych 20 godzin do pensum ma zostać wliczone 15 godzin, 43

a 5 potraktowane jako nadgodziny. W takiej sytuacji należy w USOSie dokonać następującego wpisu: Rys. 41 Kod kosztorysu kod kosztorysu w ramach którego ma zostać rozliczony przedmiot. 6.3. Pensum pracownika Z formularza Rozliczenie godzin za pomocą przycisku Pensum prac. możliwe jest przejście do formularza Pensum pracownika. 44

Rys. 42 Na formularzu tym możliwe jest sprawdzenie zarówno wysokości pensum pracownika jak i czynników na nie wpływających. W dolnej części formularza znajdują się zakładki, na których można znaleźć informację o stanowisku pracownika, pełnionych przez niego funkcjach i zniżkach pensum. W górnej części formularza znajdują się dwa pola opisane Pensum wprowadzone i kom. one powinny pozostać puste chyba, że pracownik z jakiegoś powodu ma mieć przypisaną inną wysokość pensum niż ta wynikająca ze stanowiska, pełnionych funkcji i zniżek (patrz przykład rozdział 3.4). 45

Rys. 43 Na formularzu znajduje się pole Status może ono przyjmować następujące wartości: Puste pole oznacza, że statusem pensum jest P, P w przygotowaniu tylko dla pracowników z takim statusem można uruchomiać algorytm wliczania godzin do pensum, Z zatwierdzony dla pracowników z takim statusem nie będzie możliwe uruchomienie algorytmu wliczania godzin do pensum. Ten status należy ustawiać pracownikom, którzy zostali już ostatecznie rozliczeni. 6.4. Rozliczenie godzin Rozliczenia godzin pracownika dokonuje się na formularzu Pracownicy Rozliczenie godzin. Dostęp do formularza z rozliczeniem godzin można również uzyskać przechodząc ścieżką Pracownicy Okresy rozliczania pensum, a następnie wybierając w tabeli Okresy rozliczenia pensum właściwy okres i klikając przycisk Rozliczenia godzin. 46

6.4.1. Algorytm wliczania godzin do pensum Algorytmu wliczania godzin do pensum można uruchomić jeżeli spełnione są następujące warunki: zdefiniowany okres rozliczenia pensum (rozdział 1), a w ramach niego kosztorysy z ustaloną kolejnością wliczania do pensum (rozdział 5), przypisane do kosztorysów przedmioty i stawki (rozdział 5), zatwierdzony okres rozliczenia pensum (status Z) (rozdział 1), status pensum pracownika/pracowników równy P (podrozdział 6.3). Algorytm wlicza godziny zajęć do pensum na podstawie następującego porządku: 1. przypisanej kosztorysom kolejności wliczania do pensum, 2. daty obowiązywania cykli dydaktycznych należących do okresu rozliczenia pensum (począwszy od najstarszej), 3. kodów przedmiotów (alfabetycznie), 4. nazwy przedmiotów nieodnotowanych w USOS, 5. numerów grup zajęciowych (rosnąco). UWAGA!!! W wyniku działania algorytmu wypełniane są kolumny W pensum i Ponadwym. Kolumna W pensum informuje ile godzin z danych zajęć zostało wliczonych do pensum, natomiast kolumna Ponadwym. określa ile godzin z danych zajęć zostało potraktowane jako godziny ponadwymiarowe. O ile w sekcji Grupy na zakładkach Zajęcia w jednostce rozliczenia i Zajęcia nieodnotowane w USOS dane w wyżej wymienionych kolumnach aktualizują się bezpośrednio po uruchomieniu algorytmu, to niestety dane w sekcji Przepracowane godziny nie aktualizują się automatycznie. W celu zaktualizowania tych danych należy albo po kliknięciu w znajdującą się w tej sekcji tabelę kliknąć klawisz F8, co spowoduje zaktualizowanie danych wszystkich pracowników, albo jeżeli algorytm został uruchomiony dla jednej osoby, wystarczy ponownie ją wyszukać. Jeżeli dany pracownik miał już wliczone godziny do pensum (kolumny W pensum i Ponadwym. były wypełnione) to algorytm ich nie nadpisze. Żeby algorytm zadziałał ponownie trzeba ręcznie usunąć wartości z kolumny W pensum i ponownie uruchomić algorytm. Jeżeli przedmiot prowadzony przez pracownika nie będzie wprowadzony do żadnego kosztorysu w ramach danego okresu rozliczeniowego, wówczas godziny prowadzonych zajęć w ramach tego przedmiotu zostaną potraktowane jako nadgodziny. po zakończeniu działania algorytmu dane są automatycznie zapisywane do bazy. 47

6.4.2. Uruchomienie algorytmu wliczania godzin do pensum Uruchomienia mechanizmu automatycznego wliczania godzin do pensum dokonuje się poprzez kliknięcie przycisku Wylicz godziny. Po pojawieniu się okna Wylicz godziny należy wybrać odpowiednią opcję, a następnie kliknąć przycisk Wylicz. Rys. 44 Wszystkim pracownikom danego okresu rozliczenia pensum algorytm wliczania godzin do pensum zostanie uruchomiony dla wszystkich pracowników znajdujących się na liście. Aktualnemu pracownikowi algorytm zostanie uruchomiony tylko dla aktualnie wybranego pracownika (zaznaczonego na liście). 6.5. Raporty Na formularzu Pracownicy Rozliczenie godzin znajduje się przycisk Raporty. Po jego kliknięciu wyświetlona zostanie lista możliwych do wydrukowania raportów. W celu wygenerowania określonego raportu należy zaznaczyć go na liście, a następnie kliknąć przycisk Drukuj. 48

Rys. 45 Zostanie wówczas wyświetlone dodatkowe okno z parametrami właściwymi dla danego raportu. Po ustawieniu wartości parametrów należy kliknąć przycisk Generuj raport. Poniżej pokrótce opisane zostały wszystkie możliwe do wygenerowania raporty. Sprawozdanie z działalności dydaktycznej pozwala na wydrukowanie indywidualnej karty obciążeń pracownika lub sprawozdania z działalności dydaktycznej. Dla każdego pracownika ten raport będzie drukowany trzy razy za każdym razem z innym zestawem parametrów: Na początku roku akademickiego będzie drukowana Indywidualna karta obciążeń i wówczas parametry wydruku będą musiały być ustawione następująco: 49

Rys. 46 Rys. 47 50

Pod koniec roku akademickiego drukowane będzie Sprawozdanie z działalności dydaktycznej korekta, na którym każdy z pracowników dydaktycznych będzie musiał wskazać jaką liczbę godzin zajęć w rzeczywistości przeprowadził. W takiej sytuacji parametry wydruku będą musiały być ustawione następująco: Rys. 48 51

Rys. 49 Rys. 50 52

Po wprowadzeniu do systemu korekt wynikających z dostarczonych przez pracowników dydaktycznych sprawozdań opisanych powyżej i ponownym uruchomieniu algorytmu wliczania godzin do pensum każdy z pracowników otrzyma Sprawozdanie z działalności dydaktycznej końcowe. W tym przypadku ustawienie parametrów wydruku będzie musiało wyglądać następująco: Rys. 51 53

Rys. 52 Rys. 53 54

UWAGA!!! Zarówno na Indywidualnych kartach obciążeń jak i na Sprawozdaniach z działalności dydaktycznej pojawią się przedmioty realizowane przez pracowników w innych jednostkach. Będą one opisane innym kodem kosztorysu i na podstawie tego kodu będzie można określić, w której jednostce pracownik realizował dane zajęcia. Zajęcia w rozliczeniu pensum lista zajęć realizowanych w danym okresie rozliczenia pensum z informacją kto je prowadził i liczbą osób zapisanych na zajęcia Pensum pracowników szczegółowe informacje dotyczące pensum pracowników, m.in. wysokość pensum, wysokość zniżek, godziny zajęć poza jednostką, liczba złożonych prac magisterskich, itp. Zajęcia pracowników w ramach pensum do pliku tekstowego Pełne pensum pracowników do pliku tekstowego 55

7. Przykładowy scenariusz Początek roku akademickiego: 1. Zdefiniowanie okresu rozliczenia pensum (rozdział 1). 2. Przygotowanie oferty dydaktycznej (rozdział 2). 3. Zweryfikowanie i wprowadzenie danych pracowników (jeżeli dane o zatrudnieniu, stanowisku i funkcjach będą pochodziły z systemu AXAPTA to wystarczy tylko wprowadzić do USOSa informację o zniżkach pensum) (rozdział 3). 4. Wprowadzenie obsady zajęć (rozdział 4). 5. Zdefiniowanie kosztorysów (rozdział 5). 6. Weryfikacja danych o przepracowanych godzinach i wysokości pensum w tym: sprawdzenie czy zostały przypisane właściwe wagi i godziny pracy (podrozdział 6.2.1), sprawdzenie czy poprawnie zostały przypisane pracownikom zajęcia prowadzone w innych jednostkach (podrozdział 6.2.2), uzupełnienie danych o zajęciach nie odnotowanych w USOS w sposób standardowy (podrozdział 6.2.3), zweryfikowanie wysokości pensum (podrozdział 6.1. i 6.3.) 7. Zmiana statusu okresu rozliczenia pensum na Z (rozdział 1). 8. Uruchomienie dla wszystkich pracowników algorytmu wliczania godzin do pensum (podrozdział 6.4). 9. Wydrukowanie raportu Indywidualna kart obciążeń (podrozdział 6.5). Koniec roku akademickiego: 10. Wydrukowanie raportu Sprawozdanie z wykonania zajęć dydaktycznych do korekty (podrozdział 6.5) i przekazanie pracownikom dydaktycznym w celu naniesienia przez nich ewentualnych korekt. 11. Wprowadzenie do systemu poprawek wynikających z dostarczonych zwrotnie sprawozdań opisanych w punkcie 10 i ponowne uruchomienie algorytmu wliczania godzin do pensum w przypadku pracowników, u których dane musiały zostać skorygowane. Wskazane jest, aby Status pensum (podrozdział 6.3) pracowników, którzy zostali już ostatecznie rozliczeni, zmieniać na Z (zatwierdzone). Pozwoli to wyłonić z całej puli pracowników tych, którzy już dostarczyli korektę sprawozdania i zostali ostatecznie rozliczeni od tych, którzy czekają jeszcze na rozliczenie. 12. Wydrukowanie raportu Sprawozdanie z wykonania zajęć dydaktycznych końcowe (podrozdział 6.5). 56