Ramowe wytyczne w zakresie planowania i rozliczania godzin dydaktycznych z wykorzystaniem Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów (USOS)

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 111 Rektora UŚ z dnia 13 lipca 2017 r. Ramowe wytyczne w zakresie planowania i rozliczania godzin dydaktycznych z wykorzystaniem Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów (USOS) 1

2 Spis treści 1. Wprowadzenie Postanowienia ogólne Cel Zakres stosowania Wymagania wstępne Informacja o zatrudnieniu Nauczyciele akademiccy Doktoranci Pracownicy spoza Uczelni, zatrudnieni w ramach umów cywilnoprawnych Oferta dydaktyczna Wymagania programowe Rozliczanie godzin w USOS Okres rozliczenia pensum Wymiar pensum w USOS Zasady rozliczania godzin dydaktycznych w USOS Aktualizacja danych w USOS Raporty Indywidualny przydział zajęć dydaktycznych Dostępne raporty

3 1. Wprowadzenie Rozliczanie zajęć dydaktycznych w USOS jest procesem wymagającym szczególnej dbałości o zgodność danych gromadzonych w formie elektronicznej ze stanem rzeczywistym oraz ścisłej współpracy (wewnętrznej i zewnętrznej) między pracownikami jednostek prowadzących działalność dydaktyczną zaangażowanych w cały proces. Kluczowym elementem jest terminowo wprowadzona do USOS oferta dydaktyczna, która jest nieodzowną częścią rozliczenia godzin dydaktycznych. 2. Postanowienia ogólne USOS nie jest systemem służącym do planowania przydziału zajęć, pełni w tym zakresie jedynie funkcję pomocniczą. Dopiero wstępnie przygotowana obsada dydaktyczna na dany rok akademicki wprowadzana jest do USOS przez posiadającego stosowne uprawnienia pracownika administracyjnego jednostki organizacyjnej Cel Rozliczanie godzin dydaktycznych w oparciu o dane z systemu USOS ma na celu: 1) ujednolicenie w skali Uczelni procedur dotyczących planowania i rozliczania godzin dydaktycznych; 2) zwiększenie efektywności wydatkowania środków finansowych Uczelni; 3) zminimalizowanie nakładu pracy związanej z koniecznością przygotowywania dokumentów wymaganych do rozliczenia godzin dydaktycznych Zakres stosowania Wszystkie godziny dydaktyczne realizowane na stacjonarnych i niestacjonarnych studiach pierwszego stopnia, drugiego stopnia, jednolitych studiach magisterskich oraz studiach doktoranckich przez: 1) nauczycieli akademickich, pozostających z Uczelnią w stosunku pracy, 2) doktorantów, prowadzących lub uczestniczących w prowadzeniu zajęć dydaktycznych (współprowadzących zajęcia dydaktyczne) w ramach praktyk zawodowych, 3

4 3) osoby spoza Uczelni, a także pracowników Uczelni niebędących nauczycielami akademickimi, zatrudnionymi w ramach umów cywilnoprawnych rozliczane są wyłącznie w oparciu o zestawienia generowane z systemu USOS. 3. Wymagania wstępne Rozliczenie godzin dydaktycznych w USOS możliwe jest tylko wtedy, gdy spełnione są następujące warunki: 1) w systemie znajdują się aktualne informacje o zatrudnieniu pracowników; 2) rzetelnie i terminowo (przed rozpoczęciem roku akademickiego) wprowadzono do USOS pełną ofertę dydaktyczną na semestr zimowy i letni; 3) do systemu wprowadzono obowiązujące w danym roku akademickim wymagania programowe, tzw. rygory Informacja o zatrudnieniu Każda osoba prowadząca lub współprowadząca zajęcia dydaktyczne, niezależnie od formy zatrudnienia musi w USOS posiadać status pracownika. W USOS pracownicy przypisani są do następujących kategorii: 1) pracownicy etatowi (nauczyciele akademiccy); 2) pracownicy nieetatowi (pracownicy spoza Uczelni, pracownicy Uczelni niebędący nauczycielami akademickimi, zatrudnieni w ramach umów cywilnoprawnych oraz doktoranci) Nauczyciele akademiccy Informacje o zatrudnieniu nauczycieli akademickich pobierane są z systemu SAP i wprowadzane do USOS przez pracowników Działu Informatycznej Obsługi Toku Studiów nie rzadziej, niż dwa razy w ciągu miesiąca. Szczegółowy zakres danych obejmuje: 1) podstawowe dane osobowe (imiona, nazwisko, pesel, datę urodzenia, płeć, obywatelstwo, tytuł zawodowy / stopień naukowy / tytuł naukowy); 2) podstawowe informacje związane z zatrudnieniem (stanowisko, jednostkę oraz podjednostkę zatrudnienia, datę objęcia stanowiska, formę zatrudnienia, wymiar etatu, numer komputerowy). 4

5 Doktoranci Wszyscy uczestnicy stacjonarnych i niestacjonarnych studiów doktoranckich zobowiązani są do zrealizowania praktyk zawodowych, polegających w szczególności na prowadzeniu lub współprowadzeniu zajęć dydaktycznych. Aby w USOS umożliwić rozliczanie godzin dydaktycznych doktorantów należy ich zarejestrować jako pracowników nieetatowych z przypisaną formą zatrudnienia Doktorant. Zatrudnienie tworzone jest podczas immatrykulacji doktoranta z systemu Internetowej Rejestracji Kandydatów (IRK) na tym etapie należy doprecyzować jednostkę naukową doktoranta. Okres zatrudnienia powinien obejmować planowany czas trwania studiów doktoranta. Jeśli planowany okres studiów ulegnie zmianie, np. w wyniku przebywania doktoranta na urlopie, okres zatrudnienia powinien zostać zmodyfikowany przez pracownika sekretariatu Pracownicy spoza Uczelni, zatrudnieni w ramach umów cywilnoprawnych Podstawowe dane osobowe pracowników zatrudnionych w ramach umów cywilnoprawnych wprowadzane są do USOS przez jednostkę zatrudniającą daną osobę. Szczegółowy zakres danych obejmuje: 1) imię, nazwisko; 2) datę urodzenia; 3) płeć; 4) obywatelstwo; 5) nr pesel (tylko w przypadku pracowników posiadających obywatelstwo polskie); 6) tytuł zawodowy / stopień naukowy / tytuł naukowy; 7) kod jednostki organizacyjnej, w której osoba jest zatrudniona; 8) nieobligatoryjny prywatny adres dla ułatwienia kontaktu ze społecznością akademicką oraz obsługą systemów informatycznych Uczelni. Ponadto jednostki zatrudniające pracowników spoza Uczelni winny przekazać do Działu Informatycznej Obsługi Toku Studiów wykaz pracowników, zatrudnionych w ramach umów cywilnoprawnych celem wprowadzenia ich zatrudnienia do USOS. Szczegółowy zakres danych powinien obejmować: 1) dane identyfikacyjne pracownika, tj. imię, nazwisko oraz datę urodzenia; 2) jednostkę, w ramach której rozliczane będą godziny dydaktyczne pracownika; 5

6 3) daty początku i końca umowy cywilnoprawnej; 4) podstawowe miejsce zatrudnienia. Informacje te powinny zostać przekazane w terminie do 14 dni od momentu rozpoczęcia prowadzenia zajęć przez pracownika spoza Uczelni Oferta dydaktyczna Jako, że w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach godziny dydaktyczne rozliczane są w systemie rocznym, przed rozpoczęciem roku akademickiego, którego rozliczenie dotyczy, do USOS należy wprowadzić pełną ofertę dydaktyczną na semestr zimowy i letni. Szczegółowy zakres danych obejmuje: 1) wprowadzenie do katalogu nowych modułów; 2) przypisanie modułów do odpowiedniego cyklu dydaktycznego (semestru zimowego lub semestru letniego) poprzez mechanizm kopiowania lub dodając nowe przedmioty do cyklu ręcznie; 3) przypisanie odpowiednich rodzajów zajęć wraz z wymiarem godzinowym, zgodnie z siatką studiów; 4) zdefiniowanie rzeczywistej liczby grup zajęciowych wraz z orientacyjnymi górnymi limitami osób w grupach; 5) przypisanie prowadzących do grup zajęciowych wraz z liczbą godzin prowadzonych w tej grupie, jeśli jest inna niż liczba godzin określona dla rodzaju zajęć (np. jeśli w danej grupie jest kilku prowadzących) Wymagania programowe Przy rozliczaniu godzin dydaktycznych istotna jest informacja o trybie i rodzaju studiów a także kierunku i roku studiów, dla którego prowadzone są zajęcia danego modułu. Atrybuty te w USOS przypisane są do programu studiów a jedynym elementem łączącym moduł z programem studiów (w momencie wprowadzania oferty dydaktycznej) są wymagania programowe (przedmiotowe i punktowe). Wymagania przedmiotowe to zestaw modułów, które każdy student musi zrealizować aby zaliczyć etap (semestr) studiów. Zazwyczaj umieszcza się w nich wszystkie moduły obowiązkowe. W wymaganiach punktowych umieszcza się natomiast informację o tym, ile punktów student musi uzyskać z poszczególnych grup modułów aby zaliczyć semestr. 6

7 Wymaganiami punktowymi modelowane są wszystkie wymogi dotyczące modułów obieralnych. W rozliczeniu godzin dydaktycznych uwzględniane są jedynie te moduły, dla których można jednoznacznie określić (na podstawie wymagań programowych) tryb i rodzaj studiów. 4. Rozliczanie godzin w USOS 4.1. Okres rozliczenia pensum Godziny dydaktyczne rozliczane są w USOS w ramach okresu rozliczenia pensum. Okres rozliczenia pensum to obiekt grupujący pracowników danego wydziału (lub jednostki niebędącej wydziałem) objętych rozliczeniem, tworzony oddzielnie na każdy rok akademicki. W Uniwersytecie Śląskim w Katowicach okresy rozliczenia pensum na kolejny rok akademicki tworzone są w USOS przez pracowników Działu Informatycznej Obsługi Toku Studiów w terminie do 30 czerwca roku poprzedzającego okres rozliczenia Wymiar pensum w USOS Roczny wymiar pensum nauczyciela akademickiego wynikający z zajmowanego stanowiska oraz wymiaru etatu jest przypisywany automatycznie, w oparciu o informacje o zatrudnieniu oraz dane słownikowe. W przypadku doktorantów domyślnie przyjętym wymiarem pensum jest 90 godzin. Jeżeli nauczyciel akademicki (dotyczy także doktorantów) zobowiązany jest do realizacji pensum w innym wymiarze (niż wynika ze stanowiska zatrudnienia), indywidualny wymiar godzinowy należy odnotować w USOS Zasady rozliczania godzin dydaktycznych w USOS Wszystkie zajęcia prowadzone na stacjonarnych i niestacjonarnych studiach wyższych oraz studiach doktoranckich uwzględniane są w rozliczeniu w sposób obligatoryjny pod warunkiem, że na podstawie wymagań programowych można jednoznacznie określić tryb i rodzaj studiów, dla którego prowadzone są zajęcia danego modułu. 7

8 Jeżeli, w szczególnie uzasadnionych przypadkach do pensum powinny zostać wliczone zajęcia prowadzone na studiach podyplomowych, w USOS zajęcia takie należy odpowiednio oznaczyć, wpisując przy prowadzącym zajęcia wagę pensum równą 1 (musi być również spełniony warunek dotyczący wyznaczenia trybu i rodzaju studiów na podstawie wymagań programowych). Z technicznego punktu widzenia, poza zajęciami wynikającymi z planów studiów w rozliczeniu mogą zostać uwzględnione inne zajęcia, np. zajęcia prowadzone w szkole lub innej placówce oświatowej (tylko w przypadku nauczycieli akademickich) są to tzw. zajęcia nieodnotowane w USOS. W takich przypadkach należy ręcznie, w kontekście pracownika oraz okresu rozliczenia pensum wpisać do USOS opis przeprowadzonych zajęć oraz liczbę godzin pracy wliczanych do pensum. Jeżeli przy wybranych zajęciach wprowadzono wagę równą 1, zajęcia te zostaną wliczone do pensum jako zajęcia prowadzone w macierzystym wydziale lub jednostce niebędącej wydziałem. Zajęcia modułu są uznawane jako prowadzone w jednostce macierzystej na podstawie zgodności pierwszych znaków jednostki oferującej wybrany moduł oraz jednostki zatrudnienia. Z każdym modułem w USOS związane są, wynikające z planu studiów rodzaje zajęć wraz z określoną liczbą godzin zajęć. Na każdy rodzaj zajęć składa się jedna lub kilka grup zajęciowych, z kolei do każdej grupy zajęciowej przypisana jest osoba prowadząca daną grupę. W sytuacji, kiedy wybraną grupę zajęciową prowadzi kilku pracowników lub doktorantów, liczbę godzin zajęć należy rozbić pomiędzy wszystkich prowadzących, przypisując każdemu z osobna liczbę godzin pracy, jaka zostanie wliczona do pensum. Na etapie przypisania osoby prowadzącej do grupy zajęciowej należy również wskazać, w ramach której jednostki, tzw. jednostki pensum rozliczane będą godziny dydaktyczne, wynikające z prowadzenia tych zajęć. Domyślnie przypisaną jednostką pensum jest jednostka oferująca moduł. Jeżeli nauczyciel akademicki (dotyczy również doktorantów) prowadzi zajęcia w jednostce innej niż macierzysta, jednostkę pensum należy zmienić na jednostkę zatrudnienia osoby. Zajęcia prowadzone samodzielnie przez doktorantów w ramach praktyk zawodowych rozliczane są w sposób analogiczny jak w przypadku nauczycieli akademickich. Jedynie 8

9 zajęcia współprowadzone wymagają nieco innego podejścia. W USOS godziny współprowadzone stanowią różnicę pomiędzy liczbą godzin pracy lub, jeżeli wartość ta pozostanie niewypełniona, liczbą godzin zajęć a liczbą godzin wliczanych do pensum. Jeśli liczba godzin wliczanych do pensum nie została wprowadzona przyjmujemy, że doktorant prowadził daną grupę zajęciową w wymiarze stanowiącym liczbę godzin pracy lub, jeżeli wartość ta pozostanie niewypełniona, liczbę godzin zajęć Aktualizacja danych w USOS W sytuacji, gdy w trakcie trwania roku akademickiego stan obciążeń dydaktycznych ulegnie zmianie wskutek np. nieuruchomienia zaplanowanej liczby grup zajęciowych, dłuższej nieobecności osoby prowadzącej zajęcia, itp. należy w USOS dokonać stosownych korekt. 5. Raporty W USOS nie istnieje pojęcie planu i wykonania. W bazie danych przechowywane są informacje aktualne na daną chwilę nie jest zatem możliwe wygenerowanie jednocześnie zajęć planowanych i wykonanych. Przyjmujemy, że raporty generowane przed rozpoczęciem zajęć w wybranym semestrze odzwierciedlają zajęcia planowane. W trakcie trwania roku akademickiego stan obciążeń dydaktycznych może ulec zmianie, wtedy po zakończeniu zajęć generowane są te same raporty, będące potwierdzeniem zajęć wykonanych Indywidualny przydział zajęć dydaktycznych Przed rozpoczęciem roku akademickiego każdy nauczyciel akademicki, a także doktorant powinien otrzymać wydrukowaną z USOS kartę indywidualnych obciążeń dydaktycznych, która (podpisana przez pracownika lub doktoranta) stanowi podstawę do rozliczenia godzin dydaktycznych. Jeżeli osoba będąca uczestnikiem studiów doktoranckich jest jednocześnie zatrudniona w charakterze nauczyciela akademickiego to otrzymuje jedynie kartę przeznaczoną dla nauczyciela akademickiego. Na indywidualnych kartach obciążeń dydaktycznych generowana jest liczba osób w grupie zajęciowej. Wartość tego pola na etapie planowania obciążeń pobierana jest z górnego limitu osób przy danej grupie zajęciowej. Generując raport po wykonaniu zajęć wartość ta nie jest pobierana z limitu lecz odpowiada rzeczywistej liczbie osób wpisanych do grupy. 9

10 5.2. Dostępne raporty Lista raportów udostępnionych w USOS na potrzeby rozliczania godzin dydaktycznych: 1) Planowana zdolność dydaktyczna (NA) format PDF + XLSX, 2) Wykonana zdolność dydaktyczna (NA) format PDF + XLSX, 3) Planowana zdolność dydaktyczna (D) format PDF + XLSX, 4) Wykonana zdolność dydaktyczna (D) format PDF + XLSX, 5) Indywidualny przydział zajęć dydaktycznych nauczyciela akademickiego (NA) format PDF, 6) Indywidualny przydział zajęć dydaktycznych doktoranta (D) format PDF, 7) Plan godzin dydaktycznych (NA) format PDF, 8) Wykonanie godzin dydaktycznych (NA) format PDF, 9) Plan godzin dydaktycznych (D) format PDF, 10) Wykonanie godzin dydaktycznych (D) format PDF, 11) Plan godzin zleconych (Z) format PDF, 12) Wykonanie godzin zleconych (Z) format PDF, 13) Zestawienie wszystkich planowanych godzin dydaktycznych (NA + D + Z) format PDF, 14) Zestawienie wszystkich wykonanych godzin dydaktycznych (NA + D + Z) format PDF, 15) Wniosek o wypłatę z tytułu godzin ponadwymiarowych (NA) format XLSX, gdzie: NA nauczyciel akademicki D doktorant Z osoba zatrudniona na godzinach zleconych 10