elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej

elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej Instrukcja użytkownika zewnętrznego (Instytucje zewnętrzne) Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów 1.0 Elektronicznych wersja 7.1. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji ul. Batorego 5, 02-591 Warszawa www.epuap.gov.pl

1. WPROWADZENIE... 3 1.1. CEL DOKUMENTU... 3 1.2. SŁOWNIK POJĘĆ... 4 1.3. ELEMENTY EKRANU... 5 1.4. SPIS RYSUNKÓW... 6 1.5. PRAWA DOSTĘPU ROLE... 6 2. PRZECHODZENIE DO OBSZARU CENTRALNEGO REPOZYTORIUM WZORÓW... 7 3. KORZYSTANIE Z CENTRALNEGO REPOZYTORIUM WZORÓW... 9 3.1. NAWIGOWANIE W CENTRALNYM REPOZYTORIUM WZORÓW... 9 3.2. SZCZEGÓŁY WZORU OPUBLIKOWANEGO W REPOZYTORIUM... 12 3.3. WYSZUKIWANIE ZAAWANSOWANE... 15 3.4. WYSZUKIWANIE PEŁNOTEKSTOWE... 18 4. SKŁADANIE WNIOSKU O OPUBLIKOWANIE WZORU W CENTRALNYM REPOZYTORIUM WZORÓW... 21 4.1. PRZYGOTOWANIE I WYSŁANIE WNIOSKU... 21 2 / 31

1. Wprowadzenie 1.1. Cel dokumentu Niniejsza instrukcja ma za zadanie stanowić pomoc dla użytkowników zewnętrznych w zakresie korzystania z podsystemu Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Głównym zadaniem Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych jest zapewnienie publicznego i niezawodnego dostępu do składowanych wzorow dokumentów elektronicznych oraz materiałów powiązanych. Kolejnym zadaniem repozytorium jest przyjmowanie do publikacji od instytucji publicznych wzorów dokumentów elektronicznych oraz materiałów powiązanych z tymi wzorami. Po otrzymaniu materiałów do publikacji, w CRD uruchamiany jest proces weryfikacji zgodności każdego z przekazanych elementów z wymogami obowiązującego prawa. Na proces ten składa się weryfikacja m.in.: obecności podpisu pod materiałami i jego poprawności, poprawności wyróżnika wzoru dokumentu, czy dany dokument nie występuje już w repozytorium, zgodności z wymogami zapisanymi w rozporządzeniach dotyczących niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 206, poz 1517), minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz.U. z 2005 r. Nr 214, poz 1781) oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 212, poz 1766). W przypadku stwierdzenia niezgodności, zwracana jest informacja o odmowie przyjęcia i publikacji przesłanych materiałów wraz z podaniem przyczyn odmowy. Natomiast w przypadku pozytywnego zweryfikowania 3 / 31

materiałów, są one umieszczane w repozytorium, a do instytucji publicznej, która przesłała materiały do CRD, zwracana jest informacja o publikacji. 1.2. Słownik pojęć Podrozdział powinien zawierać listę pojęć charakterystycznych dla danego podsystemu. Nazwa Formatka, formularz Portlet Rola Schemat wyróżnika Wyróżnik Schemat wzoru Transformata wzoru Dokument elektroniczny Wersja wzoru Atrybut wzoru Objaśnienie Każdy ekran, na którym system wyświetla dane użytkownikowi Okno w serwisie portalu, udostępniające konkretne usługi lub informacje, na przykład kalendarz lub wiadomości Funkcja sterująca uprawnieniami dostępu do wykonania czynności Publikowany na stronach BIP MSWiA wzór określający w jaki sposób należy tworzyć wyróżnik. Istnieje tylko jeden ważny w danym momencie schemat wyróżnika Słowny opis całego wzoru zapisany w formie pliku XML Plik XSD zawierający informacje na temat dopuszczalnej struktury dokumentu elektronicznego Plik XSL pozwalający na wyświetlenie (zwizualizowanie) danych zawartych w dokumencie elektronicznym w bardziej czytelnej postaci (np. zbliżonej do wersji papierowej) Dokument stanowiący odrębną całość znaczeniową, zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych Opublikowany wzór jest wersją jakiegoś wcześniej opublikowanego wzoru lub też posiada swoją wersję w nowo opublikowanym wzorze Wartość słownikowa określająca np. obszar terytorialny dla którego obowiązuje dany wzór, kategorię branżową, etc. 4 / 31

1.3. Elementy ekranu Symbol Objaśnienie Menu Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych Obszar roboczy Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych Przycisk służący do przejścia do szczegółów wzoru Przycisk służący do uruchomienia filtrowania listy wzorów 5 / 31

1.4. Spis rysunków RYSUNEK 1. STRONA GŁÓWNA EPUAP... 7 RYSUNEK 2. PRZEJŚCIE DO CENTRALNEGO REPOZYTORIUM WZORÓW... 8 RYSUNEK 3. STRONA GŁÓWNA CENTRALNEGO REPOZYTORIUM WZORÓW... 10 RYSUNEK 4. LISTA WZORÓW PUBLIKOWANYCH W WYBRANYM ROKU... 11 RYSUNEK 5. FORMATKA ZE SZCZEGÓŁAMI WZORU... 13 RYSUNEK 6. FORMATKA WYSZUKIWANIA ZAAWANSOWANEGO WZORÓW... 15 RYSUNEK 7. WYSZUKIWANIE ZAAWANSOWANE LISTA KRYTERIÓW WYSZUKIWANIA... 16 RYSUNEK 8. WYNIKI WYSZUKIWANIA ZAAWANSOWANEGO... 18 RYSUNEK 9. WYSZUKIWANIE PEŁNOTEKSTOWE W CRD... 19 RYSUNEK 10. WYNIKI WYSZUKIWANIA PEŁNOTEKSTOWEGO W CRD... 20 RYSUNEK 11. STRONA GŁÓWNA KATALOGU USŁUG... 22 RYSUNEK 12. KATALOG USŁUG INNE SPRAWY URZĘDOWE... 23 RYSUNEK 13. KATALOG USŁUG KORESPONDENCJA Z URZĘDEM... 24 RYSUNEK 14. FORMATKA Z OPISEM USŁUGI... 25 RYSUNEK 15. FORMATKA Z OPISEM USŁUGI PRZEJDŹ DO FORMULARZA... 26 RYSUNEK 16. SKŁAD DOKUMENTÓW FOLDER ROBOCZE, FORMULARZ WNIOSKU O OPUBLIKOWANIE WZORU W CRD... 27 RYSUNEK 17. DODAWANIE ZAŁĄCZNIKÓW... 28 RYSUNEK 18. PODPISYWANIE DOKUMENTU... 29 RYSUNEK 19. WYBÓR CERTYFIKATU DANE WRAŻLIWE ZOSTAŁY ZAMAZANE... 30 RYSUNEK 20. WYSYŁANIE DOKUMENTU... 30 RYSUNEK 21. KOMUNIKAT O WYSŁANIU DOKUMENTU... 31 1.5. Prawa dostępu role Dostęp do Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych, tj. jego eksploracja, wyszukiwanie wzorów, pobieranie plików wzoru nie wymaga od użytkowników żadnej identyfikacji ani uwierzytelnienia. W przypadku chęci złożenia wniosku o opublikowanie wzoru w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów przez Instytucję publiczną, użytkownik powinien być uwierzytelniony w systemie i posiadać uprawnienie do pracy w składzie dokumentów Praca ze składem. 6 / 31

2. Przechodzenie do obszaru Centralnego Repozytorium Wzorów Przejście do obszaru Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych następuje ze strony głównej portalu epuap, po naciśnięciu linku Moje konto (Rysunek 1). Rysunek 1. Strona główna epuap 7 / 31

Po wybraniu w menu Podmioty Publiczne, a następnie Repozytorium, użytkownik zostanie przekierowany na stronę główną Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (Rysunek 2). Rysunek 2. Przejście do Centralnego Repozytorium Wzorów 8 / 31

3. Korzystanie z Centralnego Repozytorium Wzorów Każdy użytkownik, niezależnie od posiadanych uprawnień może korzystać z Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych, w celu wyszukania interesującego go wzoru, zapoznania się z jego szczegółami oraz pobrania plików wzoru. Do szczegółów wzoru można przechodzić na wiele sposobów. Jeżeli użytkownik zna numer pod jakim został opublikowany wzór, może skorzystać z nawigacji po Centralnym Repozytorium Wzorów za pomocą menu, które umożliwia przeglądanie katalogu z poziomu daty publikacji. Repozytorium może być również przeszukiwane za pomocą wyszukiwania zaawansowanego (po atrybutach wzorów) oraz wyszukiwania pełnotekstowego. 3.1. Nawigowanie w Centralnym Repozytorium Wzorów Opis: Podstawowym sposobem nawigacji w Centralnym Repozytorium Wzorów jest skorzystanie z menu katalogu mieszczącego się po lewej stronie formatki. Menu pozwala na nawigowanie według lat, miesięcy i dni publikacji wzoru. Po przekierowaniu ze strony głównej portalu użytkownik znajduje się na stronie głównej Centralnego Repozytorium Wzorów (Rysunek 3). Strona ta wyświetla listę wzorów zamieszczonych w repozytorium. W menu bocznym wyświetlona jest lista lat, w których publikowane były wzory. 9 / 31

Rysunek 3. Strona główna Centralnego Repozytorium Wzorów Krok 1. Wybierz z listy rok publikacji. Lista wzorów zostanie ograniczona do wzorów opublikowanych w wybranym roku. W menu wyświetlona zostanie lista miesięcy wybranego roku, w których publikowane były wzory (Rysunek 4). 10 / 31

Rysunek 4. Lista wzorów publikowanych w wybranym roku Krok 2. Dla wybranego roku wybierz z listy w menu także miesiąc publikacji. Lista wzorów zostanie ograniczona do wzorów opublikowanych w wybranym miesiącu. W menu wyświetlona zostanie lista dni wybranego miesiąca, w których publikowane były wzory (Rysunek 4). Krok 3. Dla wybranego roku i miesiąca wybierz w menu dzień publikacji wzoru. Lista wzorów zostanie ograniczona do wzorów opublikowanych w wybranym dniu. Wybierz z listy wzór, którego szczegóły chcesz obejrzeć. W tym celu zaznacz radiobutton przy wybranym wzorze, a następnie zatwierdź wybór przyciskiem szczegółami wzoru (Rysunek 5). Szczegółowe informacje. Ukaże się formatka ze 11 / 31

3.2. Szczegóły wzoru opublikowanego w Repozytorium Opis: Formatka ze szczegółami wzoru opublikowanego w Centralnym Repozytorium Wzorów zawiera najważniejsze informacje dotyczące wzoru, takie jak numer wzoru, data publikacji wzoru, nazwa instytucji będącej właścicielem wzoru, temat jakiego dotyczy wzór, wskazanie czy wzór jest aktualny. Na formatce znajdują się również odnośniki do plików wzoru oraz materiałów załączonych do wzoru (o ile istnieją). Dodatkowo, użytkownikowi wyświetlana jest informacja na temat atrybutów przypisanych do wzorów oraz tego, czy dany wzór jest wersją lub ma wersję w innym wzorze. Atrybuty mogą określać np. obszar terytorialny dla którego obowiązuje dany wzór czy też jego kategorię branżową. Krok 1. Aby obejrzeć zawartość pliku wyróżnika wzoru (XML), kliknij na link do wyróżnika (Rysunek 5). Plik zostanie zapisany na dysku lokalnym, skąd możesz go otworzyć i obejrzeć jego strukturę. 12 / 31

Rysunek 5. Formatka ze szczegółami wzoru 13 / 31

Krok 2. Aby obejrzeć zawartość pliku ze schematem wzoru (XSD), kliknij na link do schematu. Plik zostanie zapisany na dysku lokalnym, skąd możesz go otworzyć i obejrzeć jego strukturę. Krok 3. Aby obejrzeć zawartość pliku z transformatą wzoru (XSL), kliknij na link do transformaty. Plik zostanie zapisany na dysku lokalnym, skąd możesz go otworzyć i obejrzeć jego strukturę. Krok 4. Aby obejrzeć zawartość plików dodanych w sekcji Załączone materiały (o ile takie pliki zostały załączone do wzoru), pobierz pliki poprzez kliknięcie na ich linki. Pliki zostaną zapisane na dysku lokalnym, skąd możesz je otworzyć i obejrzeć ich strukturę. Krok 5. Aby zwizualizować wzór, naciśnij przycisk Wizualizuj. Jeżeli w sekcji Załączone materiały dołączony został przykładowy dokument XML wygenerowany na podstawie schematu wzoru (XSD), zostanie on zwizualizowany za pomocą związanej z nim transformaty (XSL). Krok 6. Aby pobrać plik można również wpisać adres URL w przeglądarce. Należy umieścić dokładny adres URL pliku w oknie przeglądarki i nacisnąć ENTER, pojawi się wówczas okno zapisu dokumentu na dysk. 14 / 31

3.3. Wyszukiwanie zaawansowane Opis: Do wzoru opublikowanego w Centralnym Repozytorium Wzorów przypisywane są atrybuty, których zadaniem jest ułatwienie użytkownikowi przeszukiwania Repozytorium za pomocą wyszukiwania zaawansowanego. Krok 1. Aby wyszukać w repozytorium opublikowany wzór za pomocą wyszukiwania zaawansowanego, wybierz zakładkę Znajdź wzór. Wyświetlona zostanie formatka z polami do wyboru atrybutów, według których będzie uruchamianie wyszukiwanie wzorów dokumentów elektronicznych (Rysunek 6). Rysunek 6. Formatka wyszukiwania zaawansowanego wzorów 15 / 31

Krok 2. W polu Słownik (Rysunek 6) wybierz z listy słownik, według którego chcesz przeszukać repozytorium. W polu wówczas lista wartości dla wybranego atrybutu. Wartość wyświetlona zostanie Krok 3. W polu Wartość (Rysunek 6) wybierz z listy wartość atrybutu, według której chcesz przeszukać repozytorium. Potwierdź swój wybór poprzez naciśnięcie przycisku Dodaj. Na formatce, do listy kryteriów wyszukiwania, dodany zostanie wówczas rekord z wartością według której przeszukiwane będzie repozytorium (Rysunek 7). Rysunek 7. Wyszukiwanie zaawansowane lista kryteriów wyszukiwania Aby dodać do listy kryteriów wyszukiwania wartości atrybutów z różnych kategorii należy powtórzyć kroki 2-3 16 / 31

Krok 4. Aby usunąć wybrany rekord z listy kryteriów wyszukiwania, naciśnij przycisk Usuń (Rysunek 7). Krok 5. Aby uruchomić wyszukiwanie według wybranych kryteriów, wybierz warunek dla wyszukiwania (Rysunek 7), a następnie naciśnij przycisk Szukaj. Wyświetlona zostanie formatka z listą wzorów spełniających zadane kryteria wyszukiwania (Rysunek 8). Jeżeli żaden wzór nie będzie spełniał kryteriów wyszukiwania, system wyświetli komunikat Brak danych do wyświetlenia. 17 / 31

Rysunek 8. Wyniki wyszukiwania zaawansowanego 3.4. Wyszukiwanie pełnotekstowe Opis: Centralne Repozytorium Wzorów może być również przeszukiwane za pomocą wyszukiwania pełnotekstowego po treści szczegółów wzoru. Wyniki takiego wyszukiwania prezentowane są w rankingu, według trafności wyszukiwania. Krok 1. Aby wyszukać w repozytorium wzór za pomocą wyszukiwania pełnotekstowego, w oknie wyszukiwania pełnotekstowego wpisz 18 / 31

tekst, według którego chcesz przeszukać repozytorium. Następnie uruchom wyszukiwanie wzorów według podanego tekstu poprzez naciśnięcie przycisku Szukaj (Rysunek 9). Rysunek 9. Wyszukiwanie pełnotekstowe w CRD Krok 2. Wyświetlona zostanie formatka z listą wzorów spełniających zadane kryteria wyszukiwania, przedstawiona w formie rankingu (Rysunek 10). Jeżeli żaden wzór nie będzie spełniał kryteriów wyszukiwania, system wyświetli komunikat Brak wyników wyszukiwania dla. 19 / 31

Rysunek 10. Wyniki wyszukiwania pełnotekstowego w CRD 20 / 31

4. Składanie wniosku o opublikowanie wzoru w Centralnym Repozytorium Wzorów Instytucje publiczne mogą przesyłać do Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych wnioski o opublikowanie wzorów dokumentów elektronicznych przez siebie przygotowanych. Wniosek taki przygotowywany jest przez instytucję w oparciu o formularz dedykowany na potrzeby Centralnego Repozytorium Wzorów i wysyłany na adres skrytki Centralnego Repozytorium Wzorów. Urzędnik CRD weryfikuje poprawność podpisu pod otrzymanym dokumentem i po stwierdzeniu prawidłowości podpisu, przekazuje dokument do systemu CRD. Jeżeli podpis pod wnioskiem okaże się niepoprawny, urzędnik może przygotować i wysłać do instytucji wnioskującej pismo o stwierdzeniu nieprawidłowości w dokumencie. Rozdział zawiera opis następujących funkcjonalności: Przygotowanie i wysłanie wniosku Przyjęcie wniosku 4.1. Przygotowanie i wysłanie wniosku Opis: W katalogu usług publicznych zamieszczony jest opis usługi złożenia wniosku o publikację wzoru w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. W opisie tym znajduje się link do formularza umożliwiającego utworzenie takiego wniosku. 21 / 31

Krok 1. Wejdź do katalogu usług i ze zdarzeń życiowych wybierz zdarzenie Inne sprawy urzędowe (Rysunek 11). Rysunek 11. Strona główna katalogu usług Krok 2. Naciśnij na link Korespondencja z urzędem (Rysunek 12). 22 / 31

Rysunek 12. Katalog usług inne sprawy urzędowe Krok 3. W sekcji spraw związanych z tym zdarzeniem naciśnij na link Wniosek o opublikowanie wzoru w Centralnym Repozytorium Wzorów Elektronicznych (Rysunek 13). Wyświetlona zostanie formatka z opisem usługi (Rysunek 14). 23 / 31

Rysunek 13. Katalog usług korespondencja z urzędem Krok 4. W sekcji Gdzie chcesz załatwić sprawę wpisz w polu Miejscowość wartość Warszawa i naciśnij przycisk 14). Idź (Rysunek 24 / 31

Rysunek 14. Formatka z opisem usługi Krok 5. Na formatce z opisem usługi (Rysunek 15) kliknij w link Przejdź do formularza znajdujący się w sekcji Gdzie chcesz załatwić sprawę. Zostaniesz przeniesiony do swojego składu dokumentów, do folderu Robocze, system uruchomi kreator wysyłania dokumentu (Rysunek 16). 25 / 31

Rysunek 15. Formatka z opisem usługi przejdź do formularza 26 / 31

Rysunek 16. Skład dokumentów folder Robocze, formularz wniosku o opublikowanie wzoru w CRD 27 / 31

Krok 6. W pierwszym kroku kreatora wysyłania dokumentu wypełnij pola formularza (Rysunek 16) oraz dołącz do wniosku pliki wzoru, o publikację którego chcesz wnioskować (Rysunek 17). Załączniki należy dodawać w następującej kolejności: plik wyróżnika, schematu, stylu, materiał powiązany (opcjonalne). Następnie zapisz dokument poprzez naciśnięcie przycisku Zapisz i przejdź do kolejnego kroku kreatora poprzez naciśnięcie przycisku Dalej. (Rysunek 16). Rysunek 17. Dodawanie załączników Krok 7. W kolejnym kroku kreatora wysyłania dokumentu podpisz wniosek poprzez naciśnięcie przycisku Podpisz profilem zaufanym lub Podpisz certyfikatem (Rysunek 18). 28 / 31

Rysunek 18. Podpisywanie dokumentu Krok 8. W przypadku podpisu za pomocą certyfikatu system wyświetli okno z wyborem certyfikatu (Rysunek 19), wybierz certyfikat i naciśnij przycisk OK. Dokumenty mogą być podpisane certyfikatami kwalifikowanymi wydanymi przez uprawnione do tego w Polsce centra certyfikacyjne lub przy pomocy profilu zaufanego. Informacje na temat składania podpisu przy pomocy profilu zaufanego zawarte są w instrukcji Instrukcja użytkownika ZP. 29 / 31

Rysunek 19. Wybór certyfikatu dane wrażliwe zostały zamazane Krok 9. Po podpisaniu dokumentu naciśnij przycisk Dalej (Rysunek 18). System przejdzie do kolejnego kroku kreatora wysyłania dokumentu (Rysunek 20). Rysunek 20. Wysyłanie dokumentu Krok 10. Zaznacz radiobutton przy opcji Tryb przedłożenia, a następnie naciśnij przycisk Wyślij (Rysunek 20). 30 / 31

Krok 11. System wyświetli informację, że dokument został przesłany na podaną skrytkę (Rysunek 21). Rysunek 21. Komunikat o wysłaniu dokumentu 31 / 31