PROCEDURA NR 8.3 TYTUŁ: DZIAŁANIA ZAPOBIEGAWCZE Imię i nazwisko Stanowisko Data Podpis Opracował: Mieczysław Piziurny Pełnomocnik ds.systemu Zarządzania Jakością 28.02.2013 r. Zatwierdził: Witold Kowalski Wójt Gminy 28.02.2013 r. Obowiązuje od: 01.03.2013 r. Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy Przemyśl. Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Strona: 2 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. Data otrzymania Podpis 1 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością 1 01.03.2013 r. 2 Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami 2 01.03.2013 r. 3 Kierownik Referatu Finansowego 3 01.03.2013 r. 4 Kierownik Referatu Podatkowego 4 01.03.2013 r. 5 Kierownik Referatu Inwestycji i Remontów 5 01.03.2013 r. 6 stanowisko ds. Zarządzania Kryzysowego i OC 6 01.03.2013 r. 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15
Strona: 3 SPIS TREŚCI 1. CEL PROCEDURY 2. ZAKRES STOSOWANIA 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA 4. OPIS POSTĘPOWANIA 4.1. Postanowienia ogólne 4.2. Tok postępowania przy wprowadzaniu działań zapobiegawczych 4.3. Dokumentowanie działań zapobiegawczych
Strona: 4 1. Cel procedury Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy podejmowaniu, wykonywaniu i dokumentowaniu działań zapobiegawczych w Gminie Przemyśl. 2. Zakres zastosowania Niniejsza procedura obowiązuje pracowników wymienionych w rozdzielniku oraz pracowników podległych im komórek organizacyjnych. 3. Odpowiedzialność i uprawnienia Lp. Osoba odpowiedzialna Zadanie 1 2 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Kierownicy komórek organizacyjnych Przechowywanie dokumentacji z działań zapobiegawczych Powiadamianie Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością o wystąpieniu ewentualnych zagrożeń w danej komórce organizacyjnej Zgłaszanie wniosków o konieczności podjęcia działań zapobiegawczych 4. Sposób postępowania 4.1. Postanowienia ogólne a) Kierownicy komórek organizacyjnych oraz podległy im personel mają obowiązek zgłaszania wniosków dotyczących ewentualnych zagrożeń i potrzeby podjęcia określonych działań zapobiegawczych do Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. b) Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością jest odpowiedzialny za zlecanie kierownikom komórek organizacyjnych dokonywania analiz zagrożeń oraz ustalania zakresu podjęcia działań zapobiegawczych. Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację tych działań. Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością wraz z kierownikami komórek organizacyjnych sporządzają zapisy z podjętych działań zapobiegawczych oraz ich przebiegu i skuteczności, które stanowią przedmiot przeglądu sytemu jakości, wykonywanego przez kierownictwo Gminy. c) Intencją działań zapobiegawczych jest zapobieganie i eliminowanie potencjalnych przyczyn mogących powodować w przyszłości wystąpienie niezgodności między ustalonymi procedurami, a faktyczną działalnością Gminy. d) Wszystkie niezgodności są analizowane i usuwane zgodnie z ustalonym tokiem postępowania przyjętym w ramach niniejszej procedury. 4.2. Tok postępowania przy wprowadzaniu działań zapobiegawczych a) Istotą działań zapobiegawczych jest działanie wyprzedzające, a więc wykrycie i identyfikacja źródeł elementów potencjalnego zagrożenia zaistnienia niezgodności zanim wystąpiła ona w rzeczywistości. b) Obowiązek zgłaszania wniosków o konieczności podjęcia działań zapobiegawczych dotyczy wszystkich pracowników Gminy. c) Wnioski takie zgłaszane są pisemnie Pełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością, w postaci wypełnionego formularza F3 Protokół niezgodności Nr... do procedury P8.1 Audit wewnętrzny.
Strona: 5 d) Na podstawie wniosku jw. Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością podejmuje inicjatywę w zakresie działań zapobiegawczych zlecając kierownikom komórek organizacyjnych w zależności od obszaru gdzie wystąpiły zagrożenia, dokonanie ich analizy i ustalenie zakresu podjęcia działań. e) Działania zapobiegawcze realizowane są przez osoby wskazane przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością wg. wskazań na formularzu F3 do P8.1. f) Wszelkie dokumenty i informacje o podjętych działaniach zapobiegawczych oraz ich przebiegu i skuteczności, podobnie jak w przypadku działań korygujących są sporządzane przez kierowników komórek organizacyjnych, gdzie zostały podjęte, oraz przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością są przedmiotem przeglądu systemu jakości wykonywanego przez kierownictwo Gminy. g) Skuteczność wprowadzanych działań zapobiegawczych oceniana jest każdorazowo na formularzu F3 do P8.1. 4.3. Dokumentowanie działań zapobiegawczych a) Dokumentacja działań korygujących obejmuje: - niezbędne do udokumentowania wprowadzonych działań zapobiegawczych załączniki, - Protokół niezgodności Nr... formularz F3 do P8.1 - Wykaz niezgodności, działań korygujących/zapobiegawczych formularz F1 do P8.2. b) Za przechowywanie dokumentacji z działań zapobiegawczych odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością