MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ ORGANIZACJI I KONTROLI BO-III.431.37.2012 Kraków, dnia 12.02.2013 r. Pan bryg. mgr inż. Krzysztof Kokoszka Komendant Powiatowy Państwowej Straży Pożarnej ul. Ks. J. Poniatowskiego 7 32-700 Bochnia WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), jak również zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego Planem kontroli zewnętrznych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na 2012 r. w dniach od 24 do 28 września 2012 r. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie przeprowadził w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Bochni kontrolę problemową, której przedmiotem była legalność, celowość i gospodarność w zakresie realizacji dochodów i wydatków za 2011 r. oraz funkcjonowanie kontroli zarządczej. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 r. Kontrola została przeprowadzona przez Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w składzie: - Maria Szarek starszy inspektor w Wydziale Organizacji i Kontroli (przewodniczący Zespołu Kontrolnego), - Katarzyna Błaż operator urządzeń elektronicznych w Wydziale Organizacji i Kontroli. Zakres kontroli obejmował: - planowanie i realizację wydatków budżetowych, - realizację dochodów budżetu państwa, - funkcjonowanie kontroli zarządczej. W związku z przeprowadzoną kontrolą, ocenia się pozytywnie z uchybieniami działalność Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w zakresie objętym kontrolą. Powyższa ocena wynika z następujących ustaleń dokonanych w czasie kontroli: Zgodnie z art. 19a ust. 2 oraz art. 19b ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (j. t. Dz. U. z 2009 r. Nr 12, poz. 68 z późn. zm.) (dalej ustawa o państwowej straży pożarnej) koszty funkcjonowania Państwowej Straży Pożarnej na obszarze powiatu są pokrywane z dotacji celowej budżetu państwa. W pokrywaniu części kosztów mogą 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 238 * fax 12 39 21 438 http://www.malopolska.uw.gov.pl
uczestniczyć gmina, powiat lub samorząd województwa oraz organizatorzy imprez masowych. Osoby prawne lub fizyczne mogą uczestniczyć w ponoszeniu kosztów budowy strażnic, ich wyposażenia i utrzymania. W 2011 r. KP PSP w Bochni otrzymała z budżetu Wojewody Małopolskiego w ramach dotacji celowej w dziale 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa, rozdziale 75411 Komendy Powiatowe Państwowej Straży Pożarnej, 2110 Dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na zadania bieżące z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat, środki finansowe w wysokości 3.903.790,00 zł, które wykorzystała w wysokości 3.903.781,27 zł. Otrzymywane środki w ramach dotacji celowej z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, przechodzą przez konto bankowe Starostwa Powiatowego w Bochni. KP PSP uzyskała ponadto ze środków własnych powiatu dofinansowanie swojej działalności w wysokości 114.084,00 zł w rozdziale 75411. Środki te wykorzystała w wysokości 109.840,06 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 4.252,67 zł zwrócono w dniu 2 stycznia 2011 r. na rachunek Powiatu Bocheńskiego, z tego środki dotacji celowej w wysokości 8,73 zł, natomiast środki samorządowe kwotę 4.243,94 zł. Plan pierwotny wydatków KP PSP wynosił 3.803.000,00 zł. W trakcie roku plan ten ulegał zmianom i ostatecznie na koniec roku wyniósł kwotę 4.017.874,00 zł. Analizując wydatki poniesione przez KP PSP w Bochni w 2011 r. w łącznej wysokości 4.013.621,33 zł stwierdzono, że wydatki dokonywane były w granicach kwot określonych w planie finansowym. Środki finansowe wykorzystano na: - świadczenia wypłacane funkcjonariuszom kwota 3.483.918,89 zł środki dotacji - wynagrodzenia i pochodne kwota 109.066,81 zł, środki dotacji - wydatki rzeczowe kwota 320.635,63 zł w tym środki dotacji w wysokości 310.795,57 zł oraz środki samorządowe w kwocie 9.840,06 zł - wydatki inwestycyjne kwota 100.000,00 zł środki samorządowe. Największy udział w poniesionych wydatkach miały wydatki poniesione w: 4050 Uposażenie żołnierzy zawodowych i nadterminowych oraz funkcjonariuszy 65,14 %, 4060 Pozostałe należności żołnierzy zawodowych i nadterminowych oraz funkcjonariuszy 7,39 % 3070 Wydatki osobowe niezaliczane do uposażeń wypłacane żołnierzom i funkcjonariuszom 5,91 %. Kontrola wykazała, że koszty utrzymania nieruchomości za 2011 r. wyniosły kwotę ogółem 50.893,39 zł z tego: - roczna opłata z tytułu trwałego zarządu 216,95 zł, - ubezpieczenie budynku 957,00 zł, - przeglądy roczne kominów 305,04 zł, - opał 11.679,88 zł, - energia elektryczna 19.824,42 zł, - woda 3.817,63 zł, - gaz 3.281,16 zł, - środki czystości 2.104,95 zł, - odprowadzanie ścieków 3.725,51 zł, - materiały do konserwacji i remontu nieruchomości 4.980,85 zł. Ponadto skontrolowano terminy oraz wysokość przekazywania składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i ustalono, iż pobrane za okres od stycznia do grudnia 2011 r. 2
kwoty składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i fundusz pracy wynikające z deklaracji DRA za okres od stycznia do grudnia 2011 r. odprowadzano zgodnie z terminami określonymi przepisami art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. (j. t. Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.), art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164 poz. 1027 z późn. zm.) oraz art. 107 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 z późn. zm.). Kontrolą objęto przyjęte w formie dokumentu regulacje wewnętrzne normujące zasady (politykę) rachunkowości w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Bochni. Polityka rachunkowości w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Bochni została wprowadzona Zarządzeniem Nr 24/2010 z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie przyjęcia zasad polityki rachunkowości. W załącznikach do niniejszego zarządzenia określono: Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, Wykaz kont dla Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Bochni, Instrukcja obiegu dokumentów w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Bochni. W KP PSP w Bochni księgowość prowadzona jest techniką komputerową przy zastosowaniu programu finansowo-księgowego FK Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: Dzienniki księgowe (Zakupu, Finansowy i Pozostały), System Księga Główna, System Konta Pozabilansowe Księgi rachunkowe w kontrolowanej jednostce obejmują zbiory wynikające z art. 13 ustawy o rachunkowości, są trwale oznaczone nazwą jednostki oraz posiadają oznaczenie roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. Prawidłowość dokonywania wydatków jak również właściwego stosowania przepisów ustawy o rachunkowości i uregulowań wewnętrznych sprawdzono w oparciu dowody księgowe dokumentujące wydatki poniesione w paragrafach: 4210, 4260, 4270, 4280, 4300, 4360. Kontrola wykazała, że wszystkie analizowane dowody spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) sprawdzone były pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione. Stwierdzono, że wydatki dokonywane były zgodnie z obowiązującymi przepisami, w sposób świadczący o właściwym gospodarowaniu otrzymanymi środkami. Poniesione wydatki były celowe oraz służyły realizacji zadań Państwowej Straży Pożarnej. Objęte badaniem roczne sprawozdania budżetowe Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz sprawozdania kwartalne Rb-50 z wykonania planu wydatków związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej, sporządzono i przekazano w obowiązującym terminie do Starostwa Powiatowego w Bochni. Analiza tych sprawozdań wykazała, że sporządzono je w oparciu o dane z ewidencji księgowej i zgodnie ze stanem faktycznym. 3
Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Bochni uzyskała w 2011 r. dochody budżetowe związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej, w wysokości 275,60 zł w tym w: - 0690 Wpływy z różnych opłat, - 0870 Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych. Należności KP PSP w Bochni dotyczyły wpłaty ze sprzedaży złomu oraz kosztów upomnień. W toku kontroli ustalono, że KP PSP w Bochni uzyskała w 2011 roku dochody z tytułu kosztów upomnień w łącznej wysokości 17,60 zł (8,80 zł x 2) oraz dochody uzyskane ze sprzedaży złomu w wysokości 258,00 zł. Kontrola wykazała, że dochody budżetowe ujęte w rocznym sprawozdaniu Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za okres od początku roku do końca IV kwartału roku 2011 są zgodne z prowadzoną ewidencją księgową. Dochody budżetu państwa uzyskane w 2011 r. przez Komendę Powiatową Państwowej Straży Pożarnej w Bochni w wysokości 275,60 zł zostały przekazane w pełnej wysokości na rachunek Starostwa Powiatowego w Bochni. Odnośnie terminowości przekazywania dochodów kontrola nie wniosła uwag. Kontrola w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej wykazała, że polityka kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Bochni została ustalona zarządzeniem Nr 9 z dnia 22 czerwca 2011 r Komendanta Powiatowego Państwowej Straży Pożarnej w Bochni. Ponadto zostało wprowadzone zarządzenie nr 1 z dnia 17 lutego 2012 roku Komendanta Powiatowego Państwowej Straży Pożarnej w Bochni w sprawie przeprowadzenia wewnętrznej samooceny systemu kontroli zarządczej. Polityka kontroli zarządczej w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Bochni określa jej cele, obszar działania, zadania pracowników w tym zakresie, zasady prowadzenia analiz. Kontrola zarządcza jest narzędziem zarządzania w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Bochni, we wszystkich obszarach jej działalności zgodnie z podziałem kompetencji wynikającym z Regulaminu Organizacyjnego Komendy. Kierownicy komórek organizacyjnych/samodzielne stanowiska pracy odpowiadają za stan kontroli zarządczej w powierzonych obszarach funkcjonowania jednostki przed Komendantem Powiatowym Państwowej Straży Pożarnej. Kontrola zarządcza jest procesem ciągłym, obejmującym swym zasięgiem wszystkie obszary działalności w KP PSP w Bochni ze szczególnym uwzględnieniem procesów związanych z: a) funkcjonowaniem środowiska wewnętrznego, b) określaniem celów/zadań oraz zarządzaniem ryzykiem związanym z ich realizacją, c) tworzeniem i funkcjonowaniem mechanizmów kontroli, czyli konkretnych działań, procedur, wytycznych określanych i realizowanych przez Komendanta w celu ograniczenia ryzyka przy realizacji celów/zadań, d) wymianą informacji oraz komunikacją wewnętrzna i zewnętrzną, e) monitorowaniem realizacji wyznaczonych celów i oceną systemu kontroli zarządczej. Komendant Powiatowy PSP wraz z wyznaczonymi do tego pracownikami przeprowadza identyfikację zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami/zadaniami. Do 30 stycznia każdego roku opracowywany/zaktualizowany jest rejestr ryzyka zawierający następujące elementy: a) opisane cele/zadania z uwzględnieniem zapisów Regulaminu Organizacyjnego jak i innych realizowanych zadań, b) identyfikację i ocenę ryzyka w zakresie wyznaczonych/ wykonywanych celów/zadań, c) analizę zidentyfikowanych ryzyk d) propozycje nowych mechanizmów kontrolnych w zakresie zidentyfikowanych ryzyk. 4
Kontrola wykazała, że w KP PSP w Bochni został utworzony zbiorczy rejestr ryzyka na 2011 rok, który przedstawia określone przez poszczególne komórki organizacyjne ryzyka, prawdopodobieństwo ich występowania oraz stopień istotności. Ryzyka podzielone są według zadań przypisanych poszczególnym wydziałom i sekcjom, które przedstawiły mechanizmy kontrolne przy poszczególnych zagrożeniach. W celu oceny skuteczności mechanizmów kontroli w KP PSP w Bochni raz w roku przeprowadza się wewnętrzną samoocenę systemu kontroli zarządczej, którą koordynuje Komendant Powiatowy PSP. W raporcie z dnia 29 lutego 2012 r. z przeprowadzonej samooceny kontroli zarządczej za rok 2011 zawarto wyniki samooceny na podstawie dostarczonych ankiet. Procedury kontroli zarządczej w wystarczającym stopniu zapewniają realizację celów i zadań zgodnie z prawem i wewnętrznymi regulacjami oraz zasadami etycznego postępowania. Zastrzeżenia wynikły jedynie w związku z brakami kadrowymi. Kontrola stwierdziła, że Komendant Powiatowy Państwowej Straży Pożarnej w Bochni złożył oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok 2011 r. w dniu 29 lutego 2012 r. Oświadczenie nie zostało sporządzone według wzoru zawartego w rozporządzeniu Ministra Finansów z 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 238, poz. 1581). Jednostka nie posiada skrzynki epuap. W związku z powyższymi ustaleniami, proszę Pana Komendanta o składanie oświadczeń o stanie kontroli zarządczej według wzoru zawartego w rozporządzeniu Ministra Finansów z 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 238, poz. 1581). Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) proszę o przesłanie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykonania zalecenia. Dyrektor Wydziału (-) Sławomir Dyl 5