31-864 Kraków, ul. Jana Pawła II 41g tel. (12) 681 43 00, fax (12) 687 71 00 Dział Wsparcia Klienta i Partnera: (12) 681 43 00 www.comarch.pl/cdn info.cdn@comarch.pl Jak rozpocząć pracę z programem Płace Plus Pomyśl o środowisku zanim zdecydujesz się wydrukować ten dokument!
Podręcznik uŝytkownika Strona 2 1. JAK DOKONAĆ IMPORTU DANYCH Z PL DO PLP... 3 Eksport danych kadrowych...5 Eksport wypłat...7 Eksport RP7...11 Import z pliku *.EI...13 Import danych kadrowych pracowników i właścicieli...14 2. JAK WPROWADZIĆ NOWEGO PRACOWNIKA... 15 Uzupełnienie danych kadrowych...15 Zatrudnienie pracownika na etat...16 Uzupełnienie danych kadrowych pracownika...16 Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń...17 Lokalne progi podatkowe i kalendarze...18 Nadgodziny jak je odnotować?...18 Rodzina pracownika - uzupełnienie danych, deklaracja ZCNA...18 Wydruk dokumentów związanych z zatrudnieniem...19 3. JAK ZMIENIĆ PRACOWNIKOWI DANE KADROWE (ADRES, KOD UBEZPIECZENIA)... 19 4. JAK ZMIENIĆ PRACOWNIKOWI STAWKĘ ZASZEREGOWANIA... 20 5. DEFINIOWANIE KALENDARZA... 20 6. JAK WPROWADZIĆ NIEOBECNOŚĆ... 22 Zwolnienie ZUS dla pracowników ze stawką miesięczną i godzinową...22 Nieobecność typu urlop wychowawczy...23 Nieobecności usprawiedliwione i nie, w tym urlopy wypoczynkowe...23 7. JAK PRZYZNAĆ PRACOWNIKOWI DODATEK/POTRĄCENIE... 23 Definiowanie i dodawanie dodatków w kadrach...24 Definiowanie potrącenia i przypinanie pracownikowi na liście stałych elementów...24 Eksport dodatków do pliku *.EI...26 8. JAK POLICZYĆ WYPŁATĘ... 27 Wypłata etatowa rozliczenie nieobecności wstecz...28 9. JAK ZAWRZEĆ UMOWĘ-ZLECENIE... 28 10. JAK POLICZYĆ WYPŁATĘ DO UMOWY-ZLECENIA... 29 11. JAK POLICZYĆ PIT-4 (RAPORT POMOCNICZY DO DEKLARACJI PIT-4R)... 29 12. JAK WYLICZYĆ I PRZESŁAĆ DO ZUS DEKLARACJĘ DRA (WRAZ Z ZAŁĄCZNIKAMI)... 29 13. JAK WYDRUKOWAĆ LISTĘ PŁAC... 30 14. JAK WYDRUKOWAĆ PRZELEWY... 30 15. JAK ROZLICZYĆ WŁAŚCICIELA... 31 16. SKRÓTY KLAWISZOWE RÓśNICE POMIĘDZY PL A PLPLUS... 33
Podręcznik uŝytkownika Strona 3 1. Jak dokonać importu danych z PL do PLP Przeniesienia danych pomiędzy PL a PLP/PIK odbywa się za pomocą pliku tekstowego *.ei. Proces ten obejmuje 2 fazy: - eksport danych do pliku tekstowego (w programie PL Funkcje specjalne) - import danych z pliku tekstowego (w programie PLP\PIK). Przed wykonaniem eksportu zalecane jest: wykonanie reindeksacji bazy danych, sprawdzenie unikalności numerów umów-zleceń, MoŜna to zrobić w PL, z poziomu Kadry Razem F2 4. Umowy nie spłacone. W momencie importu umów program PLP/PIK sprawdza unikalność numerów i nie zaimportuje umowy o numerze, który jest juŝ w bazie, oszacowanie ilości pracowników (zapisy w pliku prac.dat) i w przypadku duŝej liczby rekordów modyfikacja zmiennej globalnej @ImpKodLen. Zmienna ta decyduje o liczbie znaków zarezerwowanych na zapisanie unikalnego kodu pracownika generowanego podczas przygotowania eksportu danych w formacie *.EI. Standardowo wartość ta wynosi 3 (max 5), czyli oznacza kody trzycyfrowe. Zatem w przypadku baz zawierających ponad 999 osób zmienną tę naleŝy ustawić na np. 4 Z poziomu programu PL dzięki specjalnemu formatowi pliku eksportowo-importowego (plik tekstowy z rozszerzeniem ei, np.: dane.ei) przenoszone są podstawowe dane personalne i etatowe oraz wypłaty za wybrany okres w postaci bilansów otwarcia. Eksport do pliku EI z programu PL odbywa się z poziomu funkcji specjalnych Export do pliku EI Export danych do programu PiK/PLP Nazwa pliku, do którego zostaną zapisane dane: C:\DANE.EI Eksportować dane kadrowe: Tak Eksportować wypłaty: Tak Eksportować Rp7: Nie Eksportuj właścicieli Nie Początek kodu pracownika: Eksportować wypłaty po dniu: 2007/10/01 Po eksporcie danych naleŝy w programie PIK/PLP: wybrać funkcję "Import Danych" Import z Pliku *.ei i wprowadzić nazwę pliku taką samą jak powyŝej. Bez względu na rodzaj eksportowanych danych w pliku *.EI zawsze zapisywane są informacje o: urzędach ( w PL Konfiguracja - Urzędy firmy) [ADRES ZUS] KOD=PLZ1 NAZWA=ZUS MIEJSCOWOŚĆ= ULICA= NRDOMU= KODPOCZTOWY= BANK= KONTO= [ADRES FIS] KOD=PLF1 NAZWA=URZĄD SKARBOWY MIEJSCOWOŚĆ= ULICA= NRDOMU= KODPOCZTOWY= BANK= KONTO= [ADRES BANK] KOD=PLB1
Podręcznik uŝytkownika Strona 4 NAZWA=NAZWA BANKU MIEJSCOWOŚĆ= ULICA= NRDOMU= KODPOCZTOWY=0 [ADRES RUP] KOD=PLR1 NAZWA=REJONOWY URZĄD PRACY MIEJSCOWOŚĆ= ULICA= NRDOMU= KODPOCZTOWY= BANK= KONTO= Dane nagłówkowe firmy (Pieczątka firmy) [FIRMA] REGON= NAZWA1= NAZWA2= GMINA= ULICA= NRDOMU= NRMIESZKANIA= KODPOCZTOWY= KODGMINY= POCZTA= TELEFON= MIEJSCOWOŚĆ= KRAJ= WOJEWÓDZTWO= POWIAT= NIP= KONTO1= NAZWASKRÓCONA= ROZPOCZĘCIEDZIAŁALNOŚCI= PFRON= ORGANREJESTROWY1= NAZWAREJESTRU= DATAREJESTRACJI= NRREJESTRU= SKRYTKAPOCZTOWA= TELEKS= FAX= RODZAJDZIAŁALNOŚCI= BANK1= ZUS= FIS= FISPIT8= KODNFZ= NUSP= LICZ ZASIŁKI ZUS=1 W pliku *.ei wszystkie daty zapisywane są w formacie Clariona, np. 75609 (01.01.2008), KODPOCZTOWY zapisywany jest bez separatora (np. 31001) W sekcji [FIRMA] w zmiennych BANK1, ZUS, FIS, FISPIT8 zapisywany jest KOD odpowiednich urzędów. W programie PL mamy moŝliwość określenia jakie dane eksportujemy. W sytuacji, gdy w bazie znajdują się dane pracowników i właścicieli eksport naleŝy wykonać oddzielnie dla kaŝdej z tych grup (dane powinny być zapisane do oddzielnych plików *.EI). Program domyślnie proponuje eksport danych związanych z pracownikami. Eksport moŝe dotyczyć wszystkich rodzajów danych (dane kadrowe, wypłaty z nieobecnościami, bilanse do RP-7) lub moŝna je eksportować oddzielnie. W tym drugim przypadku istotne jest aby zachować zgodność kodu pracowników lub
Podręcznik uŝytkownika Strona 5 właścicieli. Innymi słowy, jeśli najpierw eksportujemy dane kadrowe, później wypłaty czy bilanse do RP-7 początek kodu przy kaŝdym z tych eksportów musi być identyczny. Eksport danych kadrowych Eksport danych kadrowych powoduje zapisanie do pliku informacji o pracowniku/zleceniobiorcy (np. dane identyfikacyjne, adres zameldowania, informacje o ubezpieczeniach, dane podatkowe koszty, ulga, ewentualnie wywołane progi podatkowe) i jego etacie, zawartych umowach cywilnoprawnych, członkach rodziny. W naszym przykładzie zostały wyeksportowane dane pracownika zatrudnionego od 01.01.2008r, posiadającego tylko 1 zapis historyczny, z którym zawarto umowę cywilnoprawną. Pracownik zgłoszony do ubezp. społecznych i ubezp. zdrowotnego w dniu 01.01.2008, posiadający 1 członka rodziny. W momencie eksportu jako początek kodu podano z_, W pliku *.EI pojawi się sekcja: [PRACOWNIK] KOD=z_001 NAZWISKO=Testowy NAZWISKORODOWE= IMIĘ1=Marek IMIĘ2= IMIĘOJCA=Jan IMIĘMATKI=Janina MIEJSCEURODZENIA=Kraków DATAURODZENIA=60626 PŁEĆ=M POKREWIEŃSTWO=0 UMOWAZUS=Warunkowo DATAOD=75609 GMINA=Kraków ULICA=Kolorowa NRDOMU=1 NRMIESZKANIA=2 KODPOCZTOWY=31001 MIEJSCOWOŚĆ=Kraków POCZTA=Kraków KODGMINY=0000000 TELEFON= DOWÓDOSOBISTY= DOWÓDWAśNYDO=0 PASZPORT= DOWÓDWYDANY= FILTR= NIEPOŁNOSPR= NIEPEŁNOSPROD=0 KONTO1= NIP= PESEL=0 KRAJ=Polska OBYWATELSTWO=polskie WOJEWÓDZTWO=małopolskie POWIAT=krakowski SKRYTKAPOCZTOWA= TELEKS= FAX= ZUS=PLZ0 FIS=PLF0 EMAIL= RUPREFUNDACJA=0 RUPOD=0 RUPDO=0 SCHORZENIE1= SCHORZENIE2= SCHORZENIE3= KODEMRENT=0 KARTASTPOBYTU=0 KARTACZPOBYTU=0 KODSTPOKREWIEŃSTWA=0 WSPÓLNEGOSPZPRAC=0
Podręcznik uŝytkownika Strona 6 KODSTGORNICZEGO=0 GORNICZEOD=0 GORNICZEDO=0 KODWYKSZTAŁCENIA=0 KODPRCWWARSZCZEGÓLNYCH=0 WARSZCZEGÓLNEOD=0 WARSZCZEGÓLNEDO=0 KODNIEZDOLNOŚCI=1 NIEZDOLNOŚĆOD=0 NIEZDOLNOŚĆDO=0 KODNIEPEŁNOSP=0 NIEPEŁNOSPROD=0 NIEPEŁNOSPRDO=0 KODKASYCHORYCH= DATAPRZYSTDOKASY=75609 ZAWEMRENTKOD=0 ZAWEMRENTOD=0 ZAWEMRENTPODSTAWA=0 TYTUŁSPOŁECZNEGO4=110 OBSPOŁECZNEOD=75609 OBEMERYTALNE=1 DOBEMERYTALNEOD=0 EMERYTALNEDO=0 KODROZWEMERYTALNEGO=0 OBRENTOWE=1 DOBRENTOWEOD=0 RENTOWEDO=0 KODROZWRENTOWEGO=0 OBCHOROBOWE=1 DOBCHOROBOWEOD=0 CHOROBOWEDO=0 KODROZWCHOROBOWEGO=0 OBWYPADKOWE=1 WYPADKOWEDO=0 KODROZWWYPADKOWEGO=0 OBZDROWOTNEOD=75609 ZDROWOTNEDO=0 KODROZWZDROWOTNEGO=0 DOBZDROWOTNEOD=0 DOBZDROWOTNEKWOTA=0 TYTUŁKONTZUS4=0 KONTZUSOD=0 [ETAT] PRAC=z_001 FILTR= DATAOD=75609 TYPZATRUD=pracownik STAWKAGODZINOWA=0 TYPWYP=Wynagr.zasadnicze/m. DATAZAWARCIA=75609 DATAZATRUDNIENIA=75609 DATAZWOLNIENIA=#INFINITE# TYPUMOWY=Na czas nie określony RODZAJSTAWKI=dowolna STAWKA=2000 ETATL=1 ETATM=1 FUNKCJA=konserwator STANOWISKO=konserwator KODZAWODU=0 DZURLMIN=480 [RODZINA] PRAC=z_001 NAZWISKO=Testowy IMIĘ=Małgorzata
Podręcznik uŝytkownika Strona 7 KODPOKREWIEŃSTWA=0 DATAURODZENIA=75248 DOWÓDOSOBISTY= DATADOWODU=# / / # PESEL=0 NIP= PASZPORT= NAUTRZYMANIU=1 WSPÓLNEGOSPODARSTWO=1 KODNIEPEŁNOSP=0 JESTZDROWOTNE=1 ZDROWOTNEOD=75609 ZDROWOTNEDO=#INFINITE# [UMOWA] PRAC=z_001 SYMBOL=2008 NUMER=1 DATAROZPOCZĘCIA=75685 TYPWYP=Umowa zlecenie TYTUŁ1=Naprawa maszyny sterującej TYTUŁ2= TYTUŁ3= WARTOŚĆ=700 SPŁACONO=0 WALUTA=zł. JESTZUS=1 TYTUŁSPOŁECZNEGO4=110 KODZAWODU=0 OBSPOŁECZNEOD=75685 OBEMERYTALNE=1 DOBEMERYTALNEOD=0 EMERYTALNEDO=#INFINITE# KODROZWEMERYTALNEGO=0 OBRENTOWE=1 DOBRENTOWEOD=0 RENTOWEDO=#INFINITE# KODROZWRENTOWEGO=0 OBCHOROBOWE=1 DOBCHOROBOWEOD=0 CHOROBOWEDO=#INFINITE# KODROZWCHOROBOWEGO=0 OBWYPADKOWE=1 WYPADKOWEDO=#INFINITE# KODROZWWYPADKOWEGO=0 OBZDROWOTNEOD=75685 ZDROWOTNEDO=#INFINITE# KODROZWZDROWOTNEGO=0 DOBZDROWOTNEOD=0 DOBZDROWOTNEKWOTA=0 KONTZUSOD=0 Eksport wypłat W przypadku, gdy eksport dotyczy wypłat UŜytkownik ma moŝliwość określenia okresu, z którego wypłaty te mają być zapisywane do pliku. Decyduje o tym data podana w polu Eksportować wypłaty/rp-7 po dniu. Wypłaty zrealizowane po wskazanym dniu zostaną zapisane w formie bilansów otwarcia. Na ich podstawie w programie PLP/PIK będzie moŝna wygenerować PIT-11, wyliczyć podstawę do chorobowego czy urlopu wypoczynkowego. W pliku, który zawiera informacje o wypłatach zostają zapisane definicje typów wypłat (bilansów otwarcia) oraz nieobecności pracowników. Przykładowy plik, będzie zawierał między innymi: [CECHA] NAZWA=PLPodst_EI TYP=Kwota Cechę i typy wypłat pomocne przy wyliczeniu podstaw do urlopu i chorobowego
Podręcznik uŝytkownika Strona 8 FORMAT= WZÓR=Brutto UKRYTA=0 TYLKOODCZYT=0 KATEGORIA= [TYP WYPŁATY] NAZWA=Podstawa chorobowego KATEGORIA=314 TYTUŁ=Bilans podstawy chorobowego za miesiąc SKRÓT=BCHOR ZASIŁEKCHOROBOWY=8 WZÓRCHOROBOWE=PLPodst_EI [TYP WYPŁATY] NAZWA=Bilans nieopodat. KATEGORIA=314 TYTUŁ=Bilans wartości nieopodatkowanych SKRÓT=BIL [TYP WYPŁATY] NAZWA=Bilans opodat. KATEGORIA=314 TYTUŁ=Bilans wartości opodatkowanych SKRÓT=BIL POZYCJAPIT=1 RODZAJFIS=1 [TYP WYPŁATY] NAZWA=Bilans nieopodat. /U KATEGORIA=314 TYTUŁ=Bilans wartości nieopodatkowanych SKRÓT=BIL URLOP=1 EKWIWALENTURLOP=1 [TYP WYPŁATY] NAZWA=Bilans opodat. /U KATEGORIA=314 TYTUŁ=Bilans wartości opodatkowanych SKRÓT=BIL POZYCJAPIT=1 URLOP=1 EKWIWALENTURLOP=1 RODZAJFIS=1 Nieobecności pracowników - zmienna PRAC wskazuje na właściciela nieobecności [NIEOBECNOŚĆ] PRAC=z_001 DATAOD=75688 DATADO=75689 NUMERSTAT= / NAZWA=
Podręcznik uŝytkownika Strona 9 TYPNIE=Urlop wypoczynkowy Wypłaty (bilanse otwarcie) danego pracownika - zmienna PRAC wskazuje na właściciela danego bilansu PoniŜej prezentujemy informacje jakie pojawią się w pliku zawierającym wypłaty pracownika. W miesiącu marcu pracownik miał wypłatę etatową w której rozliczono urlop wypoczynkowy. W tym samym miesiącu została wypłacona umowa zlecenie. W przypadku, gdy w danym miesiącu pojawia się wypłata umowy cywilnoprawnej program automatycznie generuje odpowiedni typ wypłat, w którym wskazana jest właściwa pozycja na deklaracji PIT (POZYCJAPIT). Zmienna POZYCJAPIT przyjmuje wartości liczbowe, odpowiadają one pozycji PIT w programie PLP/PIK. [TYP WYPŁATY] NAZWA=Bilans PIT 19 KATEGORIA=314 TYTUŁ=Bilans wartości SKRÓT=BIL POZYCJAPIT=19 RODZAJFIS=1 [PASEK] PRAC=z_001 LISTASYMBOL=BILz_ LISTALP=1 DATA=75693 WARTOŚĆ=1577.45 WARTOŚĆWAL=1577.45 WALUTA=zł. [WYPŁATA] PRAC=z_001 PASEK=BILz_/1 DATANALICZENIA=75699 DATAOD=75699 DATADO=75699 MIESIĄC=3 ROK=2008 NAZWA=Urlop wypoczynkowy 3/2008 BRUTTOWALUTA=190.48 ULGA=0 KOSZTY=0 NALFIS=0 ZALFIS=0 TYP=Bilans opodat. ZUSER=0 ZUSCW=0 ZUSUZ=0 ZUSFP=0 SKŁEMERPRAC=0 SKŁEMERFIRMA=0 SKŁRENTPRAC=0 SKŁRENTFIRMA=0 SKŁCHOR=0 SKŁWYPAD=0 SKŁZDROW=0 SKŁZDROWODL=0
Podręcznik uŝytkownika Strona 10 [WYPŁATA] PRAC=z_001 PASEK=BILz_/1 DATANALICZENIA=75699 DATAOD=75699 DATADO=75699 MIESIĄC=3 ROK=2008 NAZWA=Etat 3/2008 BRUTTOWALUTA=1809.52 ULGA=48.9 KOSZTY=111.25 NALFIS=306.85 ZALFIS=124 TYP=Bilans opodat. ZUSER=2000 ZUSCW=2000 ZUSUZ=1725.8 ZUSFP=2000 SKŁEMERPRAC=195.2 SKŁEMERFIRMA=195.2 SKŁRENTPRAC=30 SKŁRENTFIRMA=90 SKŁCHOR=49 SKŁWYPAD=38.6 SKŁZDROW=21.57 SKŁZDROWODL=133.75 [WYPŁATA] PRAC=z_001 PASEK=BILz_/1 DATANALICZENIA=75699 DATAOD=75699 DATADO=75699 MIESIĄC=3 ROK=2008 NAZWA=Naprawa maszyny sterującej 3/2008 BRUTTOWALUTA=150 ULGA=0 KOSZTY=25.89 NALFIS=19.76 ZALFIS=10 TYP=Bilans PIT 19 ZUSER=150 ZUSCW=150 ZUSUZ=129.43 ZUSFP=150 SKŁEMERPRAC=14.64 SKŁEMERFIRMA=14.64 SKŁRENTPRAC=2.25 SKŁRENTFIRMA=6.75 SKŁCHOR=3.68
Podręcznik uŝytkownika Strona 11 SKŁWYPAD=2.9 SKŁZDROW=1.62 SKŁZDROWODL=10.03 [WYPŁATA] PRAC=z_001 DATANALICZENIA=75669 DATAOD=75669 DATADO=75669 MIESIĄC=3 ROK=2008 NAZWA=Podstawa chorobowego 3/2008 BRUTTOWALUTA=1855.23 ULGA=0 KOSZTY=0 NALFIS=0 ZALFIS=0 TYP=Podstawa chorobowego ZUSER=0 ZUSCW=0 ZUSUZ=0 ZUSFP=0 SKŁEMERPRAC=14.64 SKŁEMERFIRMA=14.64 SKŁRENTPRAC=2.25 SKŁRENTFIRMA=6.75 SKŁCHOR=3.68 SKŁWYPAD=2.9 SKŁZDROW=1.62 SKŁZDROWODL=10.03 Eksport RP7 W programie istnieje moŝliwość wyeksportowania do pliku informacji o podstawach do RP7. Eksport danych uzaleŝniony jest od daty wprowadzonej w polu Eksportować wypłaty/rp-7 po dniu. Dla kaŝdego pracownika, tworzone są bilanse odpowiadające właściwym pozycjom RP7, które są wyliczone narastająco w obrębie danego roku kalendarzowego. W związku z tym, Ŝe eksport wypłat zazwyczaj będzie zawierał dane obejmujące ostatni rok proponujemy eksport RP7 wykonać oddzielnie, podając odpowiednią datę wypłat. W pliku zawierającym bilanse do Rp7 pojawi się 5 definicje typów wypłat, odpowiadające odpowiednim pozycjom raportu oraz wypłaty z kwotami poszczególnych wypłat. W naszym przypadku będą to 2 wypłaty, etatowa (stałe) i umowa (inne), obie wyliczone narastająco do marca 2008. [TYP WYPŁATY] NAZWA=Bilans RP-7 stale KATEGORIA=314 TYTUŁ=Bilans wartości Rp7 SKRÓT=BIL POZYCJARP7=1 [TYP WYPŁATY] NAZWA=Bilans RP-7 zmienne KATEGORIA=314 TYTUŁ=Bilans wartości Rp7 SKRÓT=BIL POZYCJARP7=2
Podręcznik uŝytkownika Strona 12 [TYP WYPŁATY] NAZWA=Bilans RP-7 inne KATEGORIA=314 TYTUŁ=Bilans wartości Rp7 SKRÓT=BIL POZYCJARP7=3 [TYP WYPŁATY] NAZWA=Bilans RP-7 sw.nat. KATEGORIA=314 TYTUŁ=Bilans wartości Rp7 SKRÓT=BIL POZYCJARP7=4 [TYP WYPŁATY] NAZWA=Bilans RP-7 ZUS KATEGORIA=314 TYTUŁ=Bilans wartości Rp7 SKRÓT=BIL POZYCJARP7=5 [WYPŁATA] PRAC=z_001 DATANALICZENIA=75669 DATAOD=75669 DATADO=75669 MIESIĄC=3 ROK=2008 NAZWA=RP7 3/2008 BRUTTOWALUTA=2000 ULGA=0 KOSZTY=0 NALFIS=0 ZALFIS=0 TYP=Bilans RP-7 stale ZUSER=0 ZUSCW=0 ZUSUZ=0 ZUSFP=0 SKŁEMERPRAC=0 SKŁEMERFIRMA=0 SKŁRENTPRAC=0 SKŁRENTFIRMA=0 SKŁCHOR=0 SKŁWYPAD=0 SKŁZDROW=0 SKŁZDROWODL=0 [WYPŁATA] PRAC=z_001 DATANALICZENIA=75669 DATAOD=75669
Podręcznik uŝytkownika Strona 13 DATADO=75669 MIESIĄC=3 ROK=2008 NAZWA=RP7 3/2008 BRUTTOWALUTA=150 ULGA=0 KOSZTY=0 NALFIS=0 ZALFIS=0 TYP=Bilans RP-7 inne ZUSER=0 ZUSCW=0 ZUSUZ=0 ZUSFP=0 SKŁEMERPRAC=0 SKŁEMERFIRMA=0 SKŁRENTPRAC=0 SKŁRENTFIRMA=0 SKŁCHOR=0 SKŁWYPAD=0 SKŁZDROW=0 SKŁZDROWODL=0 W analogiczny sposób zostają zapisane informacje związane z właścicielem i osobą współpracującą. W przypadku właściciela nie będziemy mieli do czynienia z wypłatami i bilansami do RP7. Zasada tworzenia, sposób zapisywania danych w pliku *.Ei jest identyczny jak dla pracowników. Import z pliku *.EI Importu naleŝy dokonać z programu PLP / PIK Funkcje specjalne Import danych Z pliku *.EI W pierwszej kolejności naleŝy wykonać import danych pracowników, później właścicieli. Jeśli import pracowników wykonywany jest do bazy, w której są juŝ właściciele przed importem naleŝy zmienić wydział na Firma. Po uruchomieniu tej funkcji naleŝy wskazać plik zawierający odpowiednie dane. W przypadku, gdy w oddzielnych plikach mamy informacje kadrowe wypłaty RP7 import zaczynamy zawsze od danych kadrowych. Istotne jest, aby przed zakończeniem importu wszystkich danych w bazie PLP nie były zmieniane kody pracowników. UWAGA: W momencie importu jedynym kryterium łączenia danych, np. kadry z wypłatami/ RP7 jest kod pracownika. Importując dane program sprawdza czy osoba o danym kodzie istnieje juŝ w bazie danych i w przypadku gdy importowany pracownik nie został znaleziony w bazie danych mamy moŝliwość: 1. Skojarzyć go z pracownikiem z bazy. Pomimo niezgodnego kodu program wykona import danych kadrowych, uzupełniając dane istniejącego juŝ w bazie pracownika. 2. Dodać go do bazy. Pracownik zostanie dodany do bazy. W przypadku, gdy w pliku znajduje się kolejny nowy pracownik program wyświetli analogiczny komunikat. Jest to indywidualne dodawanie pracowników, w kaŝdej chwili wiemy, którego pracownika dane są importowane. 3. Dodać tego i następnych. Seryjne dodawanie pracowników. Komunikat pojawia się tylko raz, w przypadku dodawania pierwszej osoby. W przypadku błędów, informacja o błędzie wskazuje na linię w pliku *.ei. Nie ma bezpośredniej informacji czyje dane są aktualnie importowane. 4. Pominąć. Pomijany jest aktualny rekord. 5. Przerwać import.
Podręcznik uŝytkownika Strona 14 W momencie importu mogą pojawiać się równieŝ inne komunikaty, wskazujące np. na problem z importem: - nieobecności moŝe to być związane z wpisaniem w PL dwóch nieobecności w tym samym dniu, - umów brak unikalności numerów (symbol/numer) - poprawności województwa błędnie wpisana nazwa województwa. Program wyświetli aktualna nazwę i umoŝliwia wybranie poprawnej - etatu niepoprawna historia zatrudnienia pracownika np. zachowana ta sama data zatrudnienia, ale brak ciągłości zapisów historycznych. Import danych kadrowych pracowników i właścicieli Przenoszone są dane kadrowe pracowników oraz właścicieli, którzy zostali wprowadzeni w bazie danych programu PL. Dodatkowo jest przenoszona historia danych kadrowych i etatowych. Po zaimportowaniu danych naleŝy uzupełnić informację o: - adresie zamieszkania i do korespondencji - historii wykształcenia i zatrudnienia - limitach urlopu wypoczynkowego - przysługujących pracownikowi dodatkowych elementach wynagrodzeń (premie i inne dodatki/potrącenia) - zawartych i niewypłaconych umowach cywilnoprawnych. UWAGA: Do pliku EI eksportowane są zawsze wszystkie zapisy (wraz z aktualizacjami) historii pracownika związane z ostatnią datą zatrudnienia (program sprawdza datę zatrudnienia). Przykład. Pracownik A zatrudniony 2000-01-01 do 2000-01-31 i później od 2007-01-01 - przejdzie zapis 2007-01-01 i wszystkie aktualizacje w których data zatrudnienie to 2007-01-01 Dane właścicieli (zapisane w oddzielnym pliku *.Ei) przenoszone są do osobnego wydziału Właściciele i osoby współpracujące. Dla właścicieli i osób współpracujących w przeciwieństwie do programu PL w programie PLP naleŝy naliczyć wypłatę, tak by zapisały się kwoty składek, które naleŝy później wykazać w programie Płatnik. Aby nie było problemu z odnalezieniem Właścicieli przed dokonaniem importu naleŝy wejść do programu PLP i w naszej bazie danych z poziomu Menu główne Konfiguracja Firma Dane o działalności zaznaczyć w sekcji zobowiązania wobec ZUS opcję Rozliczanie właścicieli firmy. Po zaznaczeniu tej opcji, automatycznie pojawi się nowy wydział Właściciele i osoby współpracujące. Aby móc wejść do tego wydziału naleŝy jeszcze z Konfiguracja Firma Operatorzy F10 (Prawa) nadać prawa do nowego wydziału operatorowi, który ma mieć tam dostęp (F5). Jeśli nie zostały zaznaczone te opcje, trzeba to dokonać po imporcie danych, gdyŝ Właściciele zaimportują się poprawnie, tylko nie będzie wglądu do ich danych. Rodzina Przeniesieniu podlegają dane kadrowe członków rodziny. Uzupełnienia wymagają dane adresowe członka rodziny (jeśli są inne niŝ pracownika). Nieobecności pracowników Przeniesieniu podlegają dane o nieobecnościach pracowników. Zaimportowane nieobecności wyświetlają się na liście nieobecności pracownika (Formularz pracownika - F10 Lista nieobecności F3 - wyświetlany okres). W celu przeglądania nieobecności zalecane jest zdefiniowanie kalendarza. Definiowanie kalendarza zostało omówione w dalszej części). UWAGA: Przed importem nieobecności naleŝy zdefiniować kalendarze dla pracowników (patrz punkt Definiowanie kalendarza). Umowy zlecenie Aby zostały poprawnie zaimportowane do programu PLP muszą mieć unikalne numery. Numery na niespłaconych umowach moŝna sprawdzić na stosownym raporcie. Jeśli numery się powtarzają (nie są unikalne), to naleŝy poprawić numerację umów przed eksportem.
Podręcznik uŝytkownika Strona 15 W przypadku umów cywilnoprawnych program sprawdza wartość jaka pozostała do wypłacenia. Umowy w całości rozliczone przenoszone są z wartością i kwotą spłaconą równą 0. Umowy niespłacone przenoszone są z wartością równą kwocie jaka pozostała do spłaty. Np. jeśli w programie PL zawarto umowę na kwotę 1500zł, z czego wypłacono juŝ 500zł to do programu PLP/PIK zostanie przeniesiona umowa o wartości 1000zł (1500-500). Kwoty do deklaracji PIT i ZUS Wypłaty przenoszone są w formie bilansów otwarcia dostępnych z poziomu Płace Wszystkie wypłaty. Przeniesieniu podlegają dane, które posłuŝą do wyliczenia rocznych deklaracji podatkowych. Przeniesieniu podlegają równieŝ dane z podstawami składek i składkami ZUS z wypłat wchodzących na deklaracje za wybrany okres Podstawy do urlopu Przeniesieniu podlegają równieŝ dane, które posłuŝą do wyliczenia podstaw urlopu z wypłat Podstawy do chorobowego Przenoszone są dane, które posłuŝą do wyliczenia podstaw chorobowego z wypłat. Bilanse te zapisane są do bufora, tak by nie zawyŝać podstaw do PIT i ZUS. UWAGA: W przypadku, gdy w ostatnich miesiącach, za które dokonywany jest import, pracownik był na zwolnieniu lekarskim i kolejna nieobecność typu ZUS będzie rozliczana juŝ z poziomu programu, a nie upłynęły między tymi nieobecnościami 3 pełne miesiące kalendarzowe, to podstawa powinna być przepisana z poprzedniej podstawy. w programie w takim przypadku podstawa jest wyliczana ponownie i naleŝy ją skorygować. Wynika to z faktu, Ŝe w bazie po imporcie nie ma rozliczenia nieobecności, z której powinna być przepisana podstawa. Dotyczy to równieŝ nieobecności, które rozpoczęły się przed importem i trwają nadal. Bilans RP-7 Przenoszone są dane, które posłuŝą do wykazania odpowiedniej pozycji na deklaracji RP-7 z wypłat. UWAGA: W programie nie ma sprawdzania unikalności zapisów! Ponowny import z tego samego pliku Ei spowoduje, Ŝe do istniejących juŝ w bazie zapisów będących w buforze zostaną dodane kolejne (takie same) zapisy. 2. Jak wprowadzić nowego pracownika Uzupełnienie danych kadrowych Wprowadzenie nowego pracownika odbywa się z poziomu listy osób w Kadrach. Tu wchodzimy na listę PRACOWNICY ETAT. Klawiszem INS dodajemy dane nowej osoby. Jako Zapis aktualny od podajemy faktyczną datę zatrudnienia pracownika w naszym przypadku będzie to data 2007/08/01. Po kolei wpisujemy dane personalne, a więc: Kod:E_002 Akta: Filtr: lp Dane personalne Nazwisko: Bukowski Rodowe: Imiona: Mirosław Drugie: Jan Imię ojca: Tadeusz Imię matki: Kunegunda Nazw.rod: Data urodz.: 1969/04/22 Miejsce ur.: [Dębica ] Płeć: [MęŜczyzna ] Obywatelstwo: Adres Kraj: Polska Województwo: [ mazowieckie ] Powiat: [ Warszawa ] Gmina: [Ursynów ] Kod gminy: Kod poczt.: 01-625 Miejscowość: [Warszawa ] Ulica: os. Piastów Dom: 11 /47 Poczta: [Warszawa ] Telefon:
Podręcznik uŝytkownika Strona 16 Przy wpisywaniu danych do kolejnego pola przechodzimy klawiszem ENTER. W polach zawartych w nawiasach kwadratowych [ ] np. miejscowość - mamy moŝliwość skorzystania ze słowników wybór klawiszem F9. Słownik taki moŝna uzupełnić z tego poziomu dopisując INS potrzebną miejscowość. Po wpisaniu wszystkich danych, a tym samym dojściu do końca arkusza, kolejny ENTER pozwoli na zapisanie podstawowych danych tej osoby. Po naciśnięciu Enter na polu telefon pojawi się informacja: Dodany pracownik nie będzie widoczny liście. Wyświetlić listę wszystkich pracowników? Tak / Nie Po naciśnięciu opcji Tak program automatycznie przeniesie nas na listę WSZYSCY. Zatrudnienie pracownika na etat W poprzednim punkcie wpisaliśmy daną osobe do bazy danych,, ale nie oznacza to jeszcze jej zatrudnienia. Aby zatrudnić daną osobę faktycznie na etat naleŝy podświetlić jej nazwisko na liście osób i nacisnąć klawisz Enter. Po ukazaniu się danych personalnych osoby naciśniemy klawisz F7 etat i zaczniemy wypełniać arkusz etatu. Zapis aktualny od: 2007/08/01, do: / / Filtr: Stosunek pracy Data zatrudnienia: 2007/08/01, data podpisania umowy: 2007/08/01 Data zwolnienia: / /, przyczyna: [ ] Stanowisko: [Specjalista ] Funkcja: [Specjalista ] Typ umowy: [Na czas nie określony] Rodzaj zatr.:[pracownik ] Kalendarz: [Standard ] Kod zawodu: [0000000] Zaszeregowanie Wymiar etatu: 1/ 1 Typ wypłaty: [Wynagr.zasadnicze/m.] Rodzaj stawki: [dowolna ] MnoŜnik: 1/ 1 Stawka: Dzień urlopu: 8:00 1,200.00 [zł.]/[mies.] Po naniesieniu wszystkich informacji WSZYSTKIE okna akceptujemy CTRL i ENTER. Zatrudnienie na etat moŝna dokonać równieŝ w alternatywny sposób. Wykonamy zatem następujące kroki: 1 ) Na liście Pracownicy Etat - klawiszem INS dodamy nową osobę. Jako datę zapisu aktualnego od, a tym samym datę zatrudnienia podamy 2007/08/01. 2) Uzupełnimy dane personalne z podstawowego arkusza i po dojściu do pola telefon naciśniemy klawisz F7 etat. Po naciśnięciu w formularzu jako data zatrudnienia zaproponuje się data podana jako zapis aktualny od. Po uzupełnieniu tych danych i zatwierdzeniu arkusza etatu powrócimy do okna z danymi personalnymi 3) Naciśniemy klawisz F10 Dane kadrowe i wybierzemy opcję Zgłoszenie i naciśniemy klawisz ENTER. Po wybraniu kodu ubezpieczenia (np. kod 0110xx) i potwierdzeniu Enterem, automatycznie podstawi się data powstania obowiązku ubezpieczeń taka sama, jak data zatrudnienia na etat. Uzupełnienie danych kadrowych pracownika Po wejściu Enterem do formularza danej osoby naciskamy klawisz F10 Dane kadrowe - identyfikacyjne. Dane identyfikacyjne Dowód osobisty: DB3454567 Wydany przez: WaŜny do: Paszport: NIP: 678-164-38-64 Pesel: 69042214772 Urzędy ZUS: [2 ] Warszawa Warszawa, Czerniakowska 16 uzupełniamy Dane
Podręcznik uŝytkownika Strona 17 Urząd skarbowy: [2 ] Warszawa-Bielany Warszawa, ul.skalbmierska 5 Urząd pracy: [ ] Refundacja: [ ], od: / /, do: / / JeŜeli na liście urzędów nie ma tego, do którego naleŝy ta osoba, to moŝemy urząd ten dopisać do listy. W tym celu naciskamy klawisz F9 - dostępny przy kaŝdym urzędzie osobno. A następnie klawiszem INS dodajemy do listy nasz Urząd Skarbowy. Numer proponuje się automatycznie i jest to kolejny numer w programie (dotyczy tej konkretnej listy). Kolejno uzupełniamy Nazwę i Adres. Po wpisaniu urzędu akceptujemy wybór klawiszem ENTER, jeŝeli natomiast dany urząd jest juŝ na liście, to po podświetleniu go wybór równieŝ potwierdzamy klawiszem ENTER. W ten sam sposób uzupełniamy pozostałe listy urzędów i banków. Innym sposobem uzupełnienia tych danych jeśli mamy juŝ kilka urzędów, czy banków, jest moŝliwość wpisania z poziomu Kadry Konfiguracja - Adresy (np. Banki). Uzupełnienie (Dane kadrowe Adresy) adresu zamieszkania i adresu do korespondencji jest konieczne tylko w przypadku, gdy są one inne od podanego w pierwszym oknie danych osobowych. Nasz pracownik nie posiada innych adresów, dlatego teŝ dane te nie zostaną uzupełnione. Osobie równieŝ naleŝy uzupełnić informacje o koncie bankowym (Dane kadrowe- Konta bankowe). Pracownik moŝe mieć 1 konto bankowe (w PLP) i 3 konta bankowe (w PIK) oraz płatność gotówką. MoŜna ustawić wartości bądź procentowo, bądź kwotowo. Dopisanie banku i konta oznacza, Ŝe pracownik od tej pory wynagrodzenie będzie miał płacone na ROR. Po wyjściu ESC z Menu dodatkowego zapis akceptujemy CTRL i ENTEREM. Kolejnym krokiem podczas zatrudniania pracownika jest naniesienie informacji o ubezpieczeniu. Po wejściu Enterem do pracownika wchodzimy do opcji Dane Kadrowe Ubezpieczenia Informacje dodatkowe i uzupełniamy podstawowe informacje, takie jak: prawo do emerytury/renty, czy kod stopnia niepełnosprawności. Wpisane tak dane zatwierdzimy klawiszem ENTER i przejdziemy do pozycji Zgłoszenie. Tu wpiszemy kod pracowniczy 0110xx. Proszę zwrócić uwagę, Ŝe dwie ostatnie cyfry kodu, a więc 1 i 2 pojawiły się automatycznie po uzupełnieni informacji o prawie do emerytury i kodzie niepełnosprawności. Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń Jako datę powstania obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym obowiązkowym wpiszemy odpowiednio 2007/08/01 r., obowiązkowemu zdrowotnemu datę 2007/08/01. Po uzupełnieniu informacji o podleganiu ubezpieczeniu naleŝy w terminie do 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeniowego złoŝyć do ZUS-u odpowiednią deklarację zgłoszeniową. Jeśli pracownik podlega wszystkim ubezpieczeniom, to składamy za niego deklarację ZUA. W tym celu na liście wejdziemy do opcji Deklaracje ZUS ZUA. Na ekranie pojawi się okno z następującymi informacjami: 1. Drukuj deklarację KEDU 2. Dodaj deklarację do KEDU 3. Utwórz nową KEDU 4. Zamknij KEDU 5. Program Płatnika Wybierzemy opcję dodaj deklarację do KEDU. Tu wpiszemy nazwę pliku (do 8 liter bez polskich znaków diakrytycznych), a po uzupełnieniu dalszych informacji Dane organizacyjne Zgłoszenie do ubezpieczeń: [ő] Zgłoszenie [ ] danych Data nadania: / / Oświadczenie płatnika składek Data wypełnienia: 2008/04/07 Po zatwierdzeniu danych wybierzemy opcję program Płatnika. Program automatycznie zamknie plik kedu.
Podręcznik uŝytkownika Strona 18 JeŜeli chcemy wysłać zgłoszenia dla większej liczby osób moŝemy dokonać tego z opcji Deklaracje Zgłosz. Ubezpieczonych. Bardzo waŝny jest zakres dat w pozycji za okres OD DO. Musi on zawierać daty ubezpieczenia wpisane w opcji Zgłoszenie. Po wpisaniu odpowiednich dat, naciśnięciu klawisza ENTER i wybraniu stosownej deklaracji (ZUA) pojawi się lista pracowników, dla których naleŝy dokonać takiego zgłoszenia. Pracowników naleŝy zaznaczyć SPACJĄ. Dalej postępujemy analogicznie, czyli F5 Dodaj do KEDU, a następnie program Płatnika. Po zamknięciu kolejny enter spowoduje wysłanie deklaracji do programu Płatnik, który otworzy się automatycznie na oknie logowanie, gdzie naleŝy podać operatora i hasło. Po wejściu do stosownego rejestru deklaracje naleŝy zaimportować z poziomu Płatnika (opcja narzędzia Import dokumentów). Dane wysyłane do płatnika zapiszą się w formacie *.kdu w naszej bazie danych Lokalne progi podatkowe i kalendarze Pracownik zgłosił nam, Ŝe będzie rozliczał się z Ŝoną. W związku z tym musimy zmienić ustawienie jego progów podatkowych. Modyfikacji dokonujemy w pozycji Dane kadrowe - Stałe podatkowe (z Menu dodatkowego w danych kadrowych). Po wejściu do tego okna wstawiamy haczyk w opcji INDYWIDUALNE. Zmiana taka pozwoli na dokonanie stosownej modyfikacji: Kwota Procent 0 zł 19.0 % 85,528.00 zł 30.0 % 171,056.00 zł 40.0 % Z kaŝdej zmiany moŝna wycofać się klawiszem ESC to usunie modyfikację ostatniej wartości. Usunięcie haczyka z pola indywidualne pozwoli na przywrócenie Standardowych progów podatkowych. Wszelkie zmiany naleŝy zaakceptować ENTEREM. Ponadto naleŝy zapisać dane osobowe poprzez CTRL i ENTER Natomiast, jeśli pracownik miał modyfikowane progi podatkowe to NALEśY PAMIĘTAĆ O PRZYWRÓCENIU STANDARDOWYCH PROGÓW PODATKOWYCH W KOLEJNYM ROKU KALENDARZOWYM. NaleŜy to zrobić poprzez aktualizację zapisu (ctrl i enter) z datą 01 styczeń kolejnego roku oraz przez wejście do progów podatkowych Nadgodziny jak je odnotować? W programie z kaŝdym pracownikiem związane sa 2 kalendarze. Pierwszy z nich, wywoływany z poziomu Etatu (F7 F6) przedstawia plan pracy pracownika (jego harmonogram). Drugi, związany z nie/obecnościami informuje nas o tym jak pracownik pracował. Wywołujemy go klawiszem F6 z poziomu formularza danych kadrowych pracownika. W celu odnotowania informacji o zmianie w czasie pracy musimy wyświetlić jego lokalny kalendarzu. Po podświetleniu nazwiska osoby na liście pracowników naciśniemy klawisz F6 i pojawi się kalendarz pracownika. Zmiany wprowadzamy poprzez edycję danego dnia (Enter na danym dniu). Przy kaŝdym modyfikowanym dniu pojawia się odpowiednio * (gwiazdka). Rodzina pracownika - uzupełnienie danych, deklaracja ZCNA Kolejnym oknem, które naleŝy wypełnić bardzo starannie jest okno dotyczące rodziny pracownika. Po wejściu do danych personalnych pracownika naciskamy klawisz F10 Dane kadrowe rodzina. Klawiszem INS dodajemy nowego członka rodziny: Dane identyfikacyjne Nazwisko: Bukowski Imię: Artur Data urodzenia: 2001/04/06 PESEL: 01240634562 NIP: Seria i numer dowodu osobistego:, paszportu: Stopień pokrewieństwa: [11] dziecko własne, przysposobione Na wyłącznym utrzymaniu pracownika: [ ] Wspólne gospodarstwo domowe z pracownikiem: [ő] Stopień niepełnosprawności: [0] Adres zamieszkania inny niŝ pracownika: [ ] Ubezpieczenie zdrowotne Posiada uprawnienia [ő], w okresie od: 2001/04/06, do: / / Zasiłki Rodzinny: [ ] Wzór: [ ] zł. Wypłacać od: / /, do: / / Pielęgnacyjny: [ ] Wzór: [ ] zł.
Podręcznik uŝytkownika Strona 19 Wypłacać od: / /, do: / / Klawisz F8 pozwoli nam uzupełnić adres członka rodziny. Uzupełnienie tej informacji wymagane jest TYLKO wtedy, gdy adres faktycznie jest inny niŝ naszego pracownika. Jeśli jest zaznaczony na członku rodziny "Adres zamieszkania inny niŝ pracownika", to na deklarację ZCNA wysyłany jest adres zamieszkania członka rodziny. Jeśli członek rodziny nie ma wpisanego adresu, to: - Jeśli pracownik ma zaznaczony w kadrach adres zamieszkania (Dane kadrowe Adresy - F7) -> Adres zamieszkania pracownika - W pozostałym przypadku jest brany adres zameldowania (główny) JeŜeli wszystkie dane są uzupełnione, to Enterem akceptujemy zapis. Wtedy na liście członków rodziny pracownika pojawi się odpowiednia pozycja. Z listy tej wycofujemy się ESC, a następnie wszystkie dane akceptujemy CTRL i ENTER. Teraz moŝemy przesłać do Programu Płatnik deklaracją ZCNA deklaracja zgłoszeniowa dla członka. Deklarację wysyłamy z opcji DEKLARACJE _ ZGŁOSZ. UBEZPIECZONYCH.ZCNA członkowie rodziny (zdrowotne). Proszę zwrócić uwagę na daty od do. Muszą one obejmować okres zawierający 6 kwietnia 2001 r. JeŜeli podamy bieŝący zakres dat, to deklaracja nie powstanie. Po wybraniu odpowiedniego zakresu dat, na liście osób wyświetli się nazwisko naszego pracownika, którego naleŝy zaznaczyć klawiszem SPACJA. Dalej postępujemy analogicznie jak przy zgłaszaniu pracownika do ubezpieczeń. Wydruk dokumentów związanych z zatrudnieniem Teraz dla naszych pracowników wydrukujemy stosowne dokumenty potwierdzające zatrudnieni w firmie. PoniewaŜ w naszej kartotece nie ma potrzebnych wydruków moŝemy je zaimportować do EDYTORA TEKSTU ze strony PiK a (www.cdn.com.pl/pik). Najpierw naleŝy zapisać wybrane wzorce na lokalnym dysku. Następnie dokonujemy importu z opcji EDYTOR TEKSTU Wzorce klawiszem INS dodajemy nowy wzorzec. Następnie naciskamy klawisz F10 i wybieramy opcję 1 (wypełnij wzorcem) 1.[F5] 2.[F6] 3.[F7] 4.[F8] 5.[Alt+F9] Wypełnij wzorcem Wczytaj z pliku Dodaj z pliku Zapisz do pliku Lista wzorów Po podaniu pełnej ścieŝki dostępu do zapisanego pliku oraz nazwy wzorca moŝemy go zaimportować i zapisać pod dowolną nazwą w edytorze. Po dokonaniu importu danego wzorca wchodzimy w Kadry pracownicy - Etat Enterem w konkretnego pracownika, dla którego chcemy wydrukować umowę o pracę. F10 Uwagi i dokumenty. Stąd po INS wybieramy pozycję F10 i F5 (wypełnij wzorcem). Wyświetli się nam lista dostępnych dokumentów Wzorce dokumentów Badania profilaktyczne Dane firmy Kwestionariusz osobowy Rachunek do umowy zlecenia Rozwiązanie skrócone Rozwiązanie z wypowiedzeniem świadectwo pracy Umowa o pracę Umowa zlecenie Wygaśnięcie umowy Wybór akceptujemy klawiszem ENTER. Z listy wybieramy umowę o pracę. Kolejne wciśnięcie klawisza Enter pozwoli na wyświetlenie wypełnionego wzorca tej umowy dla naszego pracownika. Klawisz F2 spowoduje, Ŝe widziany na ekranie formularz zostanie wydrukowany na papier. Umowę taka moŝna równieŝ zapisać poprzez CTRL i ENTER. Wtedy przy kolejnym wejściu do opcji Treść umowy od razu na ekranie zobaczymy daną umowę o pracę. Aby wydrukować kolejny angaŝ naleŝy ponownie dodać INS i wybrać klawiszem F10 stosowny wzorzec. W ten sposób moŝemy stworzyć pełną kartotekę dokumentów drukowanych dla pracownika. 3. Jak zmienić pracownikowi dane kadrowe (adres, kod ubezpieczenia) W celu aktualizacji danych kadrowych naleŝy: ustawić się na liście WSZYSCY
Podręcznik uŝytkownika Strona 20 podświetlić nazwisko pracownika nacisnąć równocześnie 2 klawisze CTRL i ENTER w oknie z aktywnym polem ZAPIS AKTUALNY OD wpisać datę od kiedy obowiązują nowe dane, np. 2008/10/01 zaakceptować datę Enterem pojawią się pozostałe dane personalne p. Bukowskiego Enterem dochodzimy do pola ulica i wpisujemy nowy adres: Centralna 5/ 12. Po wprowadzeniu wszystkich zmian cały arkusz zaakceptujemy klawiszami CTRL i ENTER. Aby sprawdzić, czy dane zostały poprawnie zmodyfikowane podświetlimy nazwisko tej osoby i naciśniemy klawisz F10 Dane kadrowe lista aktualizacji. Tu będziemy mogli dostrzec dwa zapisy historyczne z datami aktualności 2007/08/01 i 2008/10/01 oraz sprawdzić ich poprawność. Teraz ponownie wchodzimy Enterem do danych tej osoby. Wejście takie oznacza bądź dopisanie brakujących danych, bądź bieŝącą poprawkę np. literówkę w słowie Dębica. Teraz równieŝ moŝemy np. dopisać numer telefonu. JeŜeli na liście zapisów historycznych są juŝ dwa zapisy, a chcemy uzupełnić dane dotyczące tych 2 zapisów, to musimy to robić z poziomu Listy aktualizacji kolejno wchodząc w oba zapisy. 4. Jak zmienić pracownikowi stawkę zaszeregowania Aby dokonać aktualizacji danych etatowych po podświetleniu pracownika na liście osób naleŝy: nacisnąć równocześnie klawisze CTRL i F7. w oknie z aktywnym polem ZAPIS AKTUALNY OD tu naleŝy podać odpowiednią datę np. 2008/11/01 datę potwierdzamy klawiszem Enter po naciśnięciu tego klawisza pojawią się formularz zawierający informację dotyczące etatu. Za pomocą klawisza Enter dochodzimy do pola, które chcemy zmienić, np. gdy zmiana dotyczy stawki zaszeregowania dochodzimy do pola Stawka zaszeregowania i zmieniamy wartość z 1000 zł na 2000 zł. cały arkusz zaakceptujemy klawiszami CTRL i ENTER. W programie kaŝdy pracownik ma 2 historie danych kadrowych i danych etatowych. Tworzenie nowego zapisu historii danych etatowych nie musi pociągać tworzenie zapisu związanego z kadrami i odwrotnie. Zmiany dotyczące etatu historię zatrudnienia pracownika moŝna sprawdzić z poziomu Kadry po wejściu Enterem w dane pracownika F10 Historia etatu. 5. Definiowanie kalendarza Przed naliczaniem wypłat dla pracowników naleŝy zdefiniować kalendarze. Naszym zadaniem będzie zdefiniowanie kalendarza, w którym: - praca zaczyna się od poniedziałku i tylko w tym dniu trwa od 8:00 do 16:00, - w kolejnych 4 dniach (począwszy od wtorku) praca rozpoczyna się o godzinie 7:00 i kończy o 15:00 - sobota dzień wolny - niedziela dzień świąteczny. W pierwszej kolejności powinniśmy zdefiniować serię dla danego kalendarza. Serię tworzymy po wejściu w Konfigurację / Kalendarze /, w opcję SERIE i klawiszem INS dodamy nową serię o nazwie np. 7 dni. Jako liczbę dni wpiszemy 7. Po akceptacji Enterem liczby dni wyświetli się stosowna seria. Enterem wejdziemy w pierwszy dzień i klawiszem F9 wybierzemy dzień pracy. Po zaakceptowaniu jako typ dnia podpowie się równieŝ dzień pracy. Jako godzinę rozpoczęcia naleŝy wpisać godzinę 8.00, a godzinę zakończenia 16.00. Tak zdefiniowany dzień zatwierdzamy jednoczesnym naciśnięciem przycisków CTRL i ENTER. Analogicznie postępujemy w przypadku kolejnych dni. W sytuacji, gdy kaŝdy dzień rozpoczyna się i kończy w tych samych godzinach wystarczy po zdefiniowaniu jednego dnia tego dnia podświetlić kolejny i nacisnąć klawisz F5 (powtórz). Definiując szósty dzień (sobota) w nazwie wybieramy wolna sobota, typ dnia wolny. 7 dzień (niedziela) definiujemy jako niedziela i święto. Po zdefiniowaniu serii moŝemy przystąpić do definiowania właściwego kalendarza. Wchodzimy więc do Konfiguracji / Kalendarze, w opcję Kalendarze i klawiszem INS dodajemy kalendarz o nazwie np. własny. Po odpowiednim ustawieniu rozpoczęcia doby i stref płatnych i niepłatnych oraz ustaleniu, oraz sposobu rozliczania nadgodzin (klawiszem F8) moŝemy przejść do faktycznego definiowania kalendarza.
Podręcznik uŝytkownika Strona 21 Interpretacja: [ilościowa ] Początek doby: 7:00 0:15 Czas pracy Strefa Procent Wartość/h Norma 1 100.00 + 0.00 [ő] Pozostałe 100.00 + 0.00 Uwzględniaj wymiar etatu: [ő] Klawiszem F8 przechodzimy do ustawień nadgodzin i godzin nocnych Nadgodziny ustawimy w następujący sposób Rozliczać: [ő], co 1 miesiąc + 0, opóźnienie: 0 Rozliczenie nadgodzin średni dobowy czas pracy: [średnia dobowa], wartość: 8:00 średni tygodn.czas pracy: [średnia tygodniowa], wartość: 40:00 Godziny Procent Wartość 99:00h 50.00% + 0.00 0:00h 100.00% + 0.00 pozostałe 0.00% + 0.00 Dopłata do godzin nocnych Rozliczać: [ő] Procent Wartość 20.00% + 0.00 Licz.względem: [Minimalnej płacy ] Wzór: [ ] Po zaakceptowaniu tych danych pojawi się właściwy kalendarz. Nanoszenie serii W dalszym etapie definiowania kalendarza naleŝy wstawić serie. Serię wstawiamy na cały rok np. 2008. Aby prawidłowo ją wstawić trzeba ustawić się na pierwszym poniedziałku roku lub ewentualnie na ostatnim poniedziałku (poprzedniego roku tj. 31 grudnia 2007). Zdefiniowana wcześniej seria ustalona została jako tydzień pracy począwszy od poniedziałku musi zatem, rozpoczynać się właśnie od poniedziałku a kończyć na niedzieli. Klawiszem F5 wstawiamy serię - wyświetli się okienko: Od: 2007/12/31, do: 2008/12/31 Powtórz: 0 Pozostaw bez zmian: Niedziele i święta - [ ] Dni wolne - [ ] Seria do wstawienia: Nazwa - [7 dni] Po wybraniu klawiszem F9 serii i naciśnięciu klawisza Enter kalendarz zostanie zdefiniowany w wybranym zakresie dat. W dalszym etapie definiujemy święta. Święta i dni wolne wstawiamy klawiszem F6. Podajemy okres i zaznaczamy / odznaczamy poszczególne parametry:
Podręcznik uŝytkownika Strona 22 Dodawanie świąt i dni wolnych Okres: [rok] Niedziele: [ ] święta: [ő] Dni wolne: [ ] Modyfikuj Czas pracy: Nazwę dnia: Typ dnia: [ő] [ő] [ő] 6. Jak wprowadzić nieobecność Zwolnienie ZUS dla pracowników ze stawką miesięczną i godzinową Przed naniesieniem nieobecności pracownikowi naleŝy upewnić się, czy został zdefiniowany kalendarz za ten okres. Sprawdzimy to z poziomu Konfiguracji -Kalendarze. Kolejnym krokiem jest naniesienie konkretnego typu nieobecności pracownikowi. W tym celu naleŝy: W Kadrach na liście zatrudnionych podświetlamy nazwisko osoby, której będziemy nanosić nieobecność, nacisnąć klawisz F10 lista nieobecności. jeŝeli jest to pierwsza nieobecność tej osoby, to na liście nieobecności pojawi się komunikat: lista jest pusta. INS (klawiszem Insert) dodamy nieobecność i podajemy: Rodzaj nieobecności listę dostępnych rodzajów wywołujemy klawiszem F9. W programie zaszyte są standardowe typy nieobecności, takie jak urlopy bezpłatne, zwolnienia, urlopy wypoczynkowe itd. wpisujemy okres od do. W naszym przypadku będzie to nieobecność trwająca 3 miesiące począwszy od 11/06/2008 do 29/08/2008. Będzie to zwolnienie lekarskie. uzupełniamy powód nieobecności (standardowo proponuje się zwolnienie chorobowe). Wybieramy np. Leczenie szpitalne. Do dyspozycji (klawisz F9) mamy pełną listę przyczyn: Zwolnienie lekarskie Zwol. lekarskie z okresem wyczekiwania Wypadek przy pracy Wypadek w drodze do(z) pracy Chorobowa zawodowa Wypadek - słuŝba wojskowa Choroba - słuŝba wojskowa Podejrzenie o chorobę zakaźną Podejrzenie o nosicielstwo Stwierdzenie nosicielstwa Przymusowa hospitalizacja Niezdolność do pracy w czasie ciąŝy NaduŜycie alkoholu Udział w bójce lub w pobiciu Leczenie szpitalne Leczenie poszpitalne Nieobecność moŝna równieŝ nanieść z opcji Kadry Pracownicy Etat po podświetleniu pracownika naciskamy klawisz F6 i pojawia się kalendarz. Nieobecność dodajemy klawiszem F5 (dodaj nieobecność) i postępujemy analogicznie jak w opisanym wyŝej przypadku. Wyliczenie wypłaty w tym przypadku będzie wyglądać następująco: Osoba zarabia 1500 zł miesięcznie. Wyliczenie dla miesiąca czerwca (20 dni nieobecności) jest następujące: 1500,00 zł / 30 * 20 = 1000 zł, 1500,00 zł 1000,00 zł daje 500,00 zł wynagrodzenia zasadniczego. PoniewaŜ nie minęło jeszcze 33 dni, to wynagrodzenie za czas choroby wyniesie: 1500-13,71% = 1294,35 (podstawa naliczenia wynagrodzenia za czas choroby) / 30 * 80% = 34,516,
Podręcznik uŝytkownika Strona 23 34,52* 20 dni (nieobecność w dniach kalendarzowych) = 650,40 zł. W związku z tym, Ŝe jest to pierwsze 33 dni, to leczenie szpitalne wynosi 80%. W przypadku miesiąca sierpnia wyliczenie zasiłku chorobowego będzie następujące: 1294,35 /30 * 70% = 30,201, 30,20 * 29 = 875,80 zł. PoniewaŜ jest to zasiłek, to będzie liczone jako 70% podstawy (pobyt w szpitalu). Nieobecność typu urlop wychowawczy Jeden z naszych pracowników będzie przebywał na urlopie wychowawczym. W celu odnotowanie jej tej nieobecności naleŝy wybrać Urlop wychowawczy (pozostałe rodzaje urlopów wychowawczych w chwili obecnej nie powinny być wykorzystywane). W związku z tym, Ŝe urlop wychowawczy pomniejsza limit urlopu wypoczynkowego w przypadku urlopów wychowawczych, które trwają na przełonie kilku lat zaleca się prowadzanie ich w obrębie danego roku kalendarzowego, np. urlop wychowawczy od 1.06.2008-31.05.2009 roku proponujemy wpisać w okresach 1.06.2008-31.12.2008 i 1.01.2009-31.05.2009. W przypadku, gdy urlop wychowawczy trwa nie przez cały miesiąc (zaczyna się np. 16.09) podstawa składek emerytalno rentowych na deklaracji RCA, wyliczy się następująco: 420,00 zł (podstawa składek emerytalno rentowych)/30 * 15 dni - podstawa ta będzie wynosić w miesiącu wrześniu 209,00. Podstawa składki zdrowotnej wynosi 420 zł (nie zostanie pomniejszona proporcjonalnie do liczby dni przebywania na urlopie wychowawczym). Nieobecności usprawiedliwione i nie, w tym urlopy wypoczynkowe Kolejna nieobecność wymagająca omówienia to urlop wypoczynkowy. W programie moŝliwe jest opcjonalne liczenie podstawy wynagrodzenia za urlop z poprzednich miesięcy na podstawie daty wypłaty. Warunkiem koniecznym jest to, Ŝeby wszystkie wypłaty etatowe w tym okresie były realizowane z przesunięciem. W zaleŝności od ustawienia zmiennej globalnej URL: PODSTAWA WG OKRESU program weźmie inne podstawy do wyliczenia urlopu. ZałóŜmy, Ŝe wypłaty w firmie są realizowane 5-go dnia następnego miesiąca. Pracownik ma stałą stawkę miesięczną w wysokości 1000 zł, ponadto co miesiąc otrzymuje premię uznaniową uwzględnianą w podstawie urlopowej. Jej wartość jest za kaŝdym razem inna. I tak odpowiednio: - w I dostał 100,00 zł premii 184 godzin pracy, - w II 200,00 zł 160 godzin pracy, - w III 300,00 zł 168 godzin pracy, - w IV 500,00 zł 176 godzin pracy Przy liczeniu średniej do podstawy urlopu w miesiącu maju będą brane pod uwagę następujące wypłaty: URL: PODSTAWA WG OKRESU = 1 - wypłaty za okres: lutego, marca i kwietnia (niezaleŝnie od daty wypłaty) W tym przypadku średnia z sumy dodatków przypadających na 1 godzinę urlopu będzie wynosiła 1,98zł. Wyliczenie wygląda następująco: 200+300+500 = 1000 zł/504 godziny przepracowane w tych trzech miesiącach. URL: PODSTAWA WG OKRESU = 0 - wypłaty zrealizowane z datami wypłaty z lutego (za okres stycznia), marca (za luty) i kwietnia (za marzec). W tym przypadku średnia z sumy dodatków przypadających na jedną godzinę urlopu będzie wynosiła 1,17 zł. Wyliczenie wygląda następująco: 100+200+300 = 600 zł/512 godzin przepracowanych w tych trzech miesiącach Tak, więc kwota dodatku urlopowego moŝe się róŝnić w zaleŝności od ustawienia tej zmiennej. JeŜeli mamy wątpliwość, jak program wyliczył taką kwotę wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, to moŝemy to sprawdzić. W związku z tym: - wchodzimy do Funkcji specjalnych - logi. - INS zaznaczamy log: URL podstawa dod. urlopowych przed naliczeniem wypłaty, w której rozliczana będzie nieobecność tego typu. - po naliczeniu wypłaty do bufora wracamy do loga, wchodzimy Enterem w celu obejrzenia wyliczonych wartości. Klawisz F2 pozwoli na wydruk tych informacji. Analogicznie postępujemy w przypadku wątpliwości, co do podstawy chorobowej log CHR: podstawa zas. chorobowych. 7. Jak przyznać pracownikowi dodatek/potrącenie
Podręcznik uŝytkownika Strona 24 Definiowanie i dodawanie dodatków w kadrach Pracownik ma przyznaną premię uznaniową, która będzie wypłacana od 01/10/2008 r. co miesiąc. Jej wartość będzie zmienna. Aby przyznać dodatek pracownikowi najpierw musi on być zdefiniowany w opcji Płace Konfiguracja Typy wypłat Dodatki/potrącenia. Wypełniamy następujące pozycje: Nazwa: Premia uznaniowa Skrót: premia Standard: [ ] ( 40,358) Deklaracje PIT: [PIT4.1.A Wynagrodzenie ] ( 1) ZUS: [Nie jest świadczeniem/przerwą ] ( 0) RGA: [ ] RP-7: [Zmienny składnik wynagrodzenia ] ( 2) Obliczenia Korygowana:[ ] Indywidualny ZUS:[ ] Nie pomn.podat.o zdrow (PIT-8A):[ ] Wpływa na kwotę 'Do wypłaty': [ő] Rozliczenie: [Brak ] Wart.wg cechy:[ ], Zaokrąglenie: 0.01, Priorytet: 0 Składki ZUS: [Naliczać ], Wzór/%:, Priorytet: 2 Koszty uzysk: [Standardowe ], Wzór/%:, Priorytet: 2 Zal.podatku: [Wg progów ], Wzór/%:, Priorytet: 2 Ulga podatk.: [Naliczać ] Symbol listy płac: F6 Wliczać do podstawy naliczania Zasiłków chorobowych: [Wliczać ] Ekwiwalentu za urlop: [Wliczać ] Wynagr.za czas urlopu: [Wliczać Pozostałe informacje Okr.wypłaty:[KaŜdy okres ], Dni/Mies.: 0, Nazwa dnia:[ ] Kolejność: 0 Generuj: [Ignoruj 0 przy pasku] Zerować po wypł.:[ ] Potrącenie: [ ] Uwzgl.przy min.płacy:[ő], nadgodzinach:[ ] Gotówka: [ ] W naszym przypadku kwota premii będzie wpisywana z ręki nie podajemy więc wartości cechy. Zawsze naleŝy ustalić czy dany element ma stanowić podstawę dla zasiłków chorobowych i urlopu i jak ma być wliczany. W przypadku podstawy chorobowej do wyboru mamy następujące opcje (klawisz F9): Nie wliczać Wliczać Dopełniać chr.wg godz. Dopełniać chr.wg dni Dopełniać wg godz. Dopełniać wg dni Wyliczyć wg wzoru Po ustawieniu odpowiedniego sposobu wliczania analogicznie ustawiamy to dla pozostałych podstaw, a więc urlopowej i dla ekwiwalentu. Po zdefiniowaniu dodatku moŝemy go dodać pracownikowi. W tym celu wchodzimy w Kadry Pracownicy etat i po podświetleniu danego pracownika naciskamy klawisz F5 (dodatki). INS dodajemy naszą premię, gdzie jako typ wypłaty klawiszem F9 z listy dostępnych dodatków wybierzemy premię uznaniową. Następnie podamy datę od kiedy ona obwiązuje, czyli w naszym przypadku 2008/10/01 daty do nie uzupełnimy premia został przyznana bezterminowo. Następnie wpiszemy kwotę np. 200 zł. Taka wartość będzie się proponować co miesiąc do wypłaty. Definiowanie potrącenia i przypinanie pracownikowi na liście stałych elementów Aby przypiąć potrącenie pracownikowi musimy wcześniej zdefiniować taki typ wypłaty. Potrącenie to będzie liczone w oparciu o cechę. W tym przypadku zaczynamy od zdefiniowania cechy a dopiero później zdefiniujemy potracenie. Wchodzimy więc do Konfiguracji- Definicja cech i klawiszem INS dodajemy nową cechę o nazwie np. SKŁADKA PZU: Nazwa: SKŁADKA PZU Standard: [ ] Typ: [Kwota ] ( 43,070) Opis: Kategoria: [ ] Tylko do odczytu: [ ]