Kadry i Płace Obsługa dofinansowań i refundacji PFRON

Transkrypt

1 Kadry i Płace Obsługa dofinansowań i refundacji PFRON 1.0 Wstęp Rozpoczęcie pracy Zestaw Dane firmy Zestaw PFRON (firma) Zestaw PFRON (pracownik) Generowanie raportów Import w aplikacji SODiR 12

2 1.0 Wstęp Podstawą prawną, pozwalającą na dofinansowanie wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych jest art. 26c ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wraz z późniejszymi zmianami. Wzory formularzy Wn-D i INF-D-P określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 22 czerwca 2016 roku w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Na tej podstawie program Kadry i Płace generuje pliki xml, które mogą zostać zaimportowane do aplikacji SODiR. 2.0 Rozpoczęcie pracy W celu prawidłowego działania rozwiązania należy: 1. Ustalić, które składniki wynagrodzeń, wypłacane w firmie powinny wchodzić do wynagrodzenia osiąganego przez pracownika. Służą do tego klasy: Wynagrodzenie osiągane na INF-D-P z ZUS. Do tej klasy powinny być przypisane składniki wynagrodzeń, które mają być ujęte na formularzu INF-D-P w pozycji 52. Koszty płacy, które stanowią podstawę składek ZUS; Wynagrodzenie osiągane na INF-D-P bez ZUS. Do tej klasy powinny być przypisane składniki wynagrodzeń, które mają być ujęte na formularzu INF-D-P w pozycji 52. Koszty płacy, które nie stanowią podstawy składek ZUS. 2. Wypełnić dane w poniższych zestawach kadrowych: a. Dane firmy; b. PFRON (firma); c. PFRON (pracownik). 2.1 Zestaw Dane firmy W oknie Firma na zakładce Dane Kadrowe należy wybrać zestaw Dane firmy. W zestawie należy wypełnić dane i pamiętać, że konieczne jest wypełnienie adresu firmy i kodu adresu (rys. 1) zgodnego z kodami adresów publikowanych przez GUS. Sage Kadry i Płace - Obsługa dofinansowań i refundacji PFRON 2

3 Rys.1 Wypełnienie danych na zakładce Dane Kadrowe w zestawie Dane firmy 2.2 Zestaw PFRON (firma) Następnym krokiem jest uzupełnienie danych w zestawie PFRON (firma). W zestawie uzupełnione powinny być dane dla elementów: 1. Numer PFRON firmy numer ten firma otrzymuje od Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 2. Osoba odpowiedzialna za kontakty z PFRON imię, nazwisko i dane kontaktowe osoby kontaktującej się z PFRON. 3. Dodatkowe informacje o pracodawcy dane wybierane są z rozwijanej listy, są to dane słownikowe: Forma prawna działalności należy wybrać formę prawną działalności pracodawcy; Forma własności należy wybrać formę własności przedsiębiorstwa; Wielkość pracodawcy należy wybrać klasyfikację wielkości przedsiębiorstwa dla ostatniego dnia roku poprzedzającego rok sprawozdawczy; Typ pracodawcy należy wybrać typ pracodawcy; Jednostka lokalna należy podać czy firma jest klasyfikowana jako jednostka lokalna; Nazwa skrócona dla PFRON musi być identyczna z nazwą występującą w aplikacji SODiR off-line; Forma prawna (2) jest uszczegółowieniem danych opisujących formę prawną; Sage Kadry i Płace - Obsługa dofinansowań i refundacji PFRON 3

4 Status pracodawcy należy wskazać czy pracodawca prowadzi Zakład pracy chronionej, Zakład aktywności zawodowej lub inny;. 4. Status zakładu pracy chronionej pole to należy uzupełnić tylko i wyłącznie, jeżeli organizacja ma status Zakładu Pracy Chronionej. 5. Podwyższone koszty zatrudnienia (PFRON) pole to domyślnie ustawia się na wartość 2. ryczałt. 6. Adres do korespondencji / Dane pełnomocnika Wn-D. Jeżeli Użytkownik nie wypełni danych w tym elemencie, wówczas zostaną pobrane dane adresowe z zestawu Dane firmy. 7. Pracodawca prowadzi działalność gospodarczą możliwe odpowiedzi tak/nie. Dane w module Kadry i Płace oraz programie SODiR muszą być tożsame, jakiekolwiek różnice w danych identyfikacyjnych (literówki, dodatkowe spacje) uniemożliwiają wczytanie danych do systemu SODiR. 2.3 Zestaw PFRON (pracownik) Osoby niepełnosprawne to pracownicy z aktywną umową o pracę i z wypełnionym elementem Stopień niepełnosprawności -> kod stopnia niepełnosprawności. W oknie Pracownicy należy wybrać nazwisko osoby niepełnosprawnej, do której stosuje się ustawę o dofinansowaniu wynagrodzenia osób niepełnosprawnych. Prawym przyciskiem myszy otwiera się menu kontekstowe i polecenie Edycja. Na zakładce Dane Kadrowe należy wybrać zestaw Dane osobowe pracownika/pfron (pracownik) i wypełnić dane. 1. Numer PFRON należy podać numer PFRON pracownika. 2. Dane dodatkowe: Wykształcenie (PFRON) poziom wykształcenia pracownika niepełnosprawnego; Zawód (PFRON) dana cyfrowa pobierana od Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych; Miejsce zamieszkania należy określić czy miejscem zamieszkania pracownika jest miasto czy wieś; Praca nakładcza domyślnie wartość ustawiona jest na nie; Pomijany (PFRON) ustawienie elementu na tak skutkuje pominięciem pracownika w dokumentach dla PFRON; Obniżony wymiar czasu pracy? domyślna wartość ustawiona jest na tak, tą wartość należy stosować jedynie w przypadku przedstawienia przez osobę niepełnosprawną zaświadczenia o celowości stosowania skróconej normy czasu pracy; dofinansowanie stanowi pomoc publiczną INF-D-P (2014) poz.46 należy wybrać czy dofinansowanie jest pomocą publiczną; pracownik zatrudniony u pracodawcy... INF-D-P (2014) poz.47 należy wybrać czy pracownik jest zatrudniony u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą. Sage Kadry i Płace - Obsługa dofinansowań i refundacji PFRON 4

5 3. Stopień niepełnosprawności pobiera wartość z zestawu Zgłoszenie ZUA/ZZA. 4. Rodzaj schorzenia na rozwijanej liście znajdują się dane słownikowe. 5. Ustalone prawo do emerytury lub renty (zgłoszenie) pobiera wartość z zestawu Zgłoszenie ZUA/ZZA. 6. Wypłata z art. 23 ustawy TAK\NIE. 7. Podwyższone koszty zatrudnienia (PFRON) pole to domyślnie ustawia się na wartość 2. ryczałt. Rys.2 Wypełnienie danych pracownika na zakładce Dane Kadrowe w zestawie PFRON (pracownik). 8. Zestawienie wynagrodzeń dla PFRON INF-D-P wartości, które tu się pojawiają inicjuje się poprzez polecenie Dodaj zdarzenie na zakładce Kalendarz. W pierwszym dniu pierwszego miesiąca, za który pracodawca będzie się ubiegał o refundację, należy wstawić i zrealizować zdarzenie Uaktywnienie bilansu Zestawienie wynagrodzeń dla PFRON (katalog: 7 Systemowe). Następuje wówczas uaktywnienie bilansu w elemencie Zestawienie wynagrodzeń dla PFRON INF-D-P, który będzie widoczny w zestawie kadrowym PFRON (pracownik). Zestawienie wynagrodzeń na kolejne miesiące dodawane jest poprzez generowanie bilansów. Sage Kadry i Płace - Obsługa dofinansowań i refundacji PFRON 5

6 Całe rozliczenie dofinansowania i refundacji oparte jest o ten bilans. Wymagane jest uzupełnienie daty końcowej. Rys.3 Zestawienia wynagrodzeń dla PFRON INF-D-P. 9. Wn-D (2015) poz. 39 i 41 - uwzględniaj w stanie zatrudnienia element określa czy pracownik będzie uwzględniany przy wyliczeniu stanu zatrudnienia w polach 39 i 41 formularza Wn-D. Domyślnie wartość Tak wypełniona jest dla pracowników przypisanych do wzorców: Pracownik etatowy, Właściciel, Właściciel (tylko ubezp. zdrowotne), Właściciel z ograniczoną składką ZUS. Zatrudnieni praktykanci i studenci nie powinni być wliczani do stanu zatrudnienia. Dla pracowników tego typu należy ręcznie zmienić wartość elementu na Nie. 3.0 Generowanie raportów Okresy płacowe powinny być zamknięte. Następnie należy przystąpić do generowania raportów. Raporty wykonuje się w następującej kolejności: 1. Eksport INF-D-P 2. Eksport Wn-D. Sage Kadry i Płace - Obsługa dofinansowań i refundacji PFRON 6

7 W oknie Pracownicy należy wybrać pracownika, dla którego będzie wykonywany raport. Rys.4 Katalog raportów. Po wybraniu właściwego raportu należy go wykonać. Zostanie wówczas otwarte okno dialogowe, w którym Użytkownik uzupełnia odpowiednie dane. Dla raportu Eksport INF-D-P są to pola: Okres sprawozdawczy miesiąc i rok, za jaki składana jest informacja; Okres wypłaty wynagrodzenia miesiąc i rok, w którym wypłacono wynagrodzenie; Rodzaj informacji zwykła lub korygująca; Katalog Użytkownik podaje miejsce, w którym zostanie zapisany raport. Optymalnym miejscem jest katalog Import w katalogu instalacyjnym aplikacji SODiR, skąd aplikacja pobierze raport do wysłania; Wykonanie raportu nastąpi po zatwierdzeniu operacji poleceniem OK. Sage Kadry i Płace - Obsługa dofinansowań i refundacji PFRON 7

8 Rys.5 Eksport INF-D-P. Pole 52. Koszty płacy powinno zawierać tzw. wynagrodzenie osiągane wykazywane w druku INF-D-P oraz finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe naliczone od tego wynagrodzenia i obowiązkowe składki na FP i FGŚP. Program ustala tą wartość jako sumę: elementów wchodzących do klasyfikacji Wynagrodzenie osiągane na INF-D-P z ZUS; elementów wchodzących do klasyfikacji Wynagrodzenie osiągane na INF-D-P bez ZUS; składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe finansowanych przez pracodawcę wyliczonych proporcjonalnie dla elementów wchodzących do klasyfikacji Wynagrodzenie osiągane na INF-D-P z ZUS; składek na FP i FGŚP z tytułu umowy o pracę. W przypadku: dwukrotnej zmiany w trakcie tego samego miesiąca stopnia niepełnosprawności lub ustalonego prawa do emerytury lub renty należy poprawić wartości ręcznie; zmiany stopnia niepełnosprawności bez szczególnych schorzeń na stopień niepełnosprawności ze szczególnymi schorzeniami poprawić wartości ręcznie. zatrudnienia byłego pracownika w trakcie tego samego miesiąca, w którym była rozwiązana umowa o pracę, program w zestawie PFRON(pracownik) dla elementu Stopień niepełnosprawności generuje dwa wiersze. Jeśli dla takiego pracownika stopień niepełnosprawności nie ulega zmianie dla tego miesiąca powinien pozostać pierwszy wiersz bez daty końcowej. Drugi wiersz należy usunąć. Sage Kadry i Płace - Obsługa dofinansowań i refundacji PFRON 8

9 Dla raportu Eksport Wn-D są to pola: 1. Dane podstawowe 2. Załączniki a. Miesiąc miesiąc sprawozdawczy b. Rok rok sprawozdawczy c. Rodzaj informacji zwykła lub korygująca d. Rodzaj dokumentu zgłoszeniowy lub dotyczący miesięcznego dofinansowania e. Konto firmy konto bankowe firmy f. Przyrost netto zatrudnienia pole należy wypełnić w przypadku zmian w stanie zatrudnienia w danym miesiącu a. Rodzaj rodzaj załącznika należy wybrać z rozwijanej listy b. Liczba należy koniecznie wypełnić pole z ilością załączników 3. Oświadczenia a. Forma papierowa składania wniosków ustawiamy na tak, jeśli informacja składana będzie w formie papierowej, b. Forma elektroniczna składania wniosków ustawiamy na tak, jeśli informacja składana będzie w formie elektronicznej, c. Miejsca pracy nie powstały w wyniku rozwiązania umowy ustawiamy na nie, jeśli miejsce pracy powstało w wyniku zwolnienia pracownika, d. Informacja o wysokości otrzymanej pomocy publicznej ustawiamy na tak, jeśli składane będzie oświadczenie o otrzymanej pomocy publicznej, e. Informacja o nieotrzymaniu pomocy ustawiamy na tak, jeśli składane będzie oświadczenie o nieotrzymanej pomocy publicznej. 4. Rodzaj średniej dla stanu zatrudnienia wybieramy sposób liczenia średniej wartości stanu zatrudnienia. 5. Katalog Użytkownik podaje miejsce, w którym zostanie zapisany raport. Optymalnym miejscem jest katalog Import w katalogu instalacyjnym aplikacji SODiR, skąd aplikacja pobierze raport do wysłania. 6. Wykonanie raportu nastąpi po zatwierdzeniu operacji poleceniem OK. Sage Kadry i Płace - Obsługa dofinansowań i refundacji PFRON 9

10 Opis wyliczenia części D4 i D5 (pola 36-41) Rys.6 Eksport Wn-D. D.4 Pole 36 Liczba osób niepełnosprawnych nowo zatrudnionych w okresie sprawozdawczym. Sage Kadry i Płace - Obsługa dofinansowań i refundacji PFRON 10

11 Nie są wliczane osoby niepełnosprawne przebywające na urlopach bezpłatnych. D.5 Informacja o stanach zatrudnienia. Stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym Pole 37. Ogółem Nie są wliczane osoby niepełnosprawne: przebywające na urlopie bezpłatnym. Nie są wliczane osoby pełnosprawne: przebywające na urlopie rodzicielskim; przebywające na urlopie wychowawczym; nieświadczące pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego. W programie uwzględniane są wszystkie osoby pełnosprawne przebywające na urlopie bezpłatnym. Według PFRON: uwzględnione powinny być osoby pełnosprawne, przebywające na urlopach bezpłatnych udzielonych na podstawie przepisów Kodeksu pracy. wykluczone powinny być osoby pełnosprawne przebywające na urlopie bezpłatnym, którego pracodawca miał obowiązek udzielić na podstawie innych przepisów niż kodeks pracy. Taka sytuacja może mieć miejsce np. w sytuacji, gdy pracownik uzyska mandat radnego wówczas na czas wykonywania mandatu pracodawca jest zobowiązany na wniosek pracownika do udzielenia mu urlopu bezpłatnego. Takie przypadki należy obsłużyć ręcznie. Pole 38. Osoby niepełnosprawne Nie uwzględniane są osoby niepełnosprawne: przebywające na urlopie bezpłatnym Bieżący stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym Pole 39. Ogółem Nie są wliczane: osoby przebywające na urlopie macierzyńskim; osoby przebywające na urlopie rodzicielskim; osoby przebywające na urlopie ojcowskim; osoby przebywające na urlopie wychowawczym; osoby przebywające na urlopach bezpłatnych; osoby nieświadczące pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego; Pracownicy z ustawioną wartością elementu Wn-D (2015) poz. 39 i 41 - uwzględniaj w stanie zatrudnienia na nie np. praktykanci lub studenci odbywający szkolenie zawodowe na podstawie umowy o praktykę lub szkolenie zawodowe. Wliczane są: Osoby z ustawioną wartością elementu Wn-D (2015) poz. 39 i 41 - uwzględniaj w stanie zatrudnienia na tak jako 1 etat. Pole 40. Osoby niepełnosprawne Zgodnie z objaśnieniem pole nie jest wypełniane. Sage Kadry i Płace - Obsługa dofinansowań i refundacji PFRON 11

12 Średni stan zatrudnienia za 12 miesięcy poprzedzających okres sprawozdawczy Pole 41. Ogółem Osoby wliczane na takich samych zasadach jak w polu 39. Pole 42. Osoby niepełnosprawne Zgodnie z objaśnieniem pole nie jest wypełniane Wynikiem powyżej opisanych działań jest utworzenie plików xml, odpowiednio dla Eksport Wn-D i dla Eksport INF-D-P. 4.0 Import w aplikacji SODiR Utworzone raporty są gotowe do wysłania do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. W tym celu należy uruchomić aplikację SODiR i dokonać importu raportów. Więcej informacji na temat koniecznych działań znajduje się w dokumentacji do aplikacji SODiR. Sage Kadry i Płace - Obsługa dofinansowań i refundacji PFRON 12