Internetowa Wymiana Dokumentów - aktywacja wymiany Copyright @ 2013 icomarch24 S.A.
Spis treści 1. Aktywacja konta IWD w biurze rachunkowym... 3 2. Aktywacja konta IWD u klienta Comarch ERP Optima... 12 2
1. Aktywacja konta IWD w biurze rachunkowym 1. Każdy podmiot zarejestrowany w Społeczności Biur Rachunkowych ma zakładane główne konto Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD). Informacja potwierdzająca założenie konta IWD dla biura rachunkowego jest przesyłana drogą mailową. 2. Jeśli biuro rachunkowe chce skorzystać z funkcjonalności IWD powinno aktywować konto w programie Comarch ERP Optima. 3. Aktywacja konta jest możliwa na poziomie menu Konfiguracja>Program>Ogólne>Praca rozproszona/e-faktury: a. należy zaznaczyć parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch ; b. wprowadzić Numer Klienta (ID Comarch); c. wprowadzić PIN (PIN Comarch); d. ustawić nowe hasło - zaleca się wprowadzenie mocnego hasła (zawierającego duże i małe litery oraz znaki specjalne); e. kliknąć w opcję Aktywuj wymianę ; f. kliknąć w opcję Zarządzanie oddziałami, a następnie wprowadzić i zapisać dane dla domyślnego oddziału biura (jeśli biuro posiada tylko jedną lokalizację to domyślnym oddziałem będzie główna siedziba biura). 3
4. Tabela z listą baz klientów będzie uzupełniana systematycznie po zgłoszeniu przez biuro rachunkowe kolejnych podmiotów zainteresowanych wymianą IWD z biurem. Uwaga: Aktywacja konta głównego IWD w biurze rachunkowym oraz wybór domyślnego oddziału są konieczne, jeśli chcemy skorzystać z elektronicznego formularza zmówienia usługi IWD dla klientów w portalu www.iksiegowosc24.pl. Uwaga: Formularz zamówienia usługi IWD dla klienta w iksięgowość24 będzie aktywny w ciągu godziny od momentu aktywacji konta IWD w Comarch ERP Optima. 5. Po otrzymaniu informacji o założeniu konta IWD dla klienta, biuro rachunkowe dokonuje kolejnych kroków w celu konfiguracji wymiany przez Internetową Wymianę Dokumentów. 6. W konfiguracji programu Comarch ERP Optima (menu Konfiguracja>Program>Ogólne>Praca rozproszona/e-faktury) należy uzupełnić listę baz o: a. Typ wymiany wybrać BR->SPR; b. Identyfikator partnera ID Comarch Klienta (otrzymany w odpowiedzi do złożonego zamówienia); c. Oddział partnera ma zostać pusty. 4
7. Przed pierwszym eksportem/importem danych w konfiguracji stanowiska Comarch ERP Optima (menu Stanowisko>Praca rozproszona>parametry) należy wskazać dowolne miejsce przechowywania plików XML, które są generowane w trakcie wymiany danych IWD. 8. W konfiguracji firmy Comarch ERP Optima (menu Firma>Ogólne>Praca rozproszona) należy określić rolę bazy jako księgowość oraz podać identyfikator księgowości. Uwaga: W identyfikatorze program rozróżnia małe i duże litery. Uwaga: Dla aplikacji Comarch ERP ifaktury24 domyślny identyfikator księgowości to KSIEG. 5
9. Dane w konfiguracji Comarch ERP Optima, które wymagają uzupełnienia dla każdego nowego Klienta, to: a. w konfiguracji programu: Typ wymiany (BR-SBR) oraz Identyfikator partnera (ID Comarch) na liście baz; b. w konfiguracji firmy Identyfikator księgowości (KSIEG). Pozostałe elementy są konfigurowane tylko raz bez względu na liczbę klientów zgłoszonych do wymiany danych IWD. 10. Eksport/import danych pomiędzy klientem i biurem rachunkowym do programu Comarch ERP Optima następuje z poziomu menu Narzędzia>Praca rozproszona. 11. W menu Narzędzia>Skrzynka IWD można sprawdzić czy klient wysłał już dokumenty do biura albo czy przesyłka wysłana z biura rachunkowego została odebrana w aplikacji u klienta. 6
Uwaga: Skrzynka IWD została stworzona dla operatorów posiadających uprawnienia Administratora. 7
12. Biuro rachunkowe importuje do programu Comarch ERP Optima: a. gdy partnerem wymiany jest użytkownik Comarch ERP ifaktury24: kontrahentów oraz listę dokumentów, które klient wprowadził w aplikacji Comarch ERP ifaktury24 (za pierwszym razem zalecany jest także import form płatności). 8
b. gdy partnerem wymiany jest użytkownik Comarch ERP Optima: dane słownikowe oraz listę dokumentów, które klient wprowadził do programu Comarch ERP Optima. 9
13. Biuro rachunkowe eksportuje: a. gdy partnerem wymiany jest użytkownik Comarch ERP ifaktury24: może przesłać listę kontrahentów: 10
b. gdy partnerem wymiany jest użytkownik Comarch ERP Optima: dane słownikowe, płatności, raporty i wyciągi bankowe oraz rozliczenia. Uwaga: Klient aplikacji ifaktury24 nie konfiguruje IWD. 11
2. Aktywacja konta IWD u klienta Comarch ERP Optima 1. Klient biura musi aktywować konto IWD w programie Comarch ERP Optima (podobnie jak to robiło biuro rachunkowe), a więc: a. w konfiguracji programu Konfiguracja>Program>Ogólne>Praca rozproszona/efaktury zaznaczyć parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch i uzupełnić dane: Numer Klienta, PIN, hasło; b. kliknąć w opcję Aktywuj wymianę ; c. kliknąć w opcję Zarządzanie oddziałami, a następnie wprowadzić i zapisać dane dla domyślnego oddziału klienta; d. na liście baz należy wybrać parametry wymiany danych (z punktu widzenia klienta): Typ wymiany wybrać SPR->BR; Identyfikator partnera ID Comarch biura rachunkowego; Oddział partnera akronim oddziału biura rachunkowego; 2. Przed pierwszym eksportem/importem danych w konfiguracji stanowiska Comarch ERP Optima (menu Stanowisko>Praca rozproszona>parametry) należy wskazać dowolne miejsce przechowywania plików XML, które są generowane w trakcie wymiany danych IWD. 3. W konfiguracji firmy Comarch ERP Optima (menu Firma>Ogólne>Praca rozproszona) należy określić rolę bazy jako dział sprzedaży oraz podać identyfikator księgowości i identyfikator działu sprzedaży. Uwaga: Identyfikator księgowości musi być taki sam, jak wpisany w biurze rachunkowym! Identyfikator działu sprzedaży może być dowolny. Uwaga: W identyfikatorze program rozróżnia małe i duże litery. 12
4. Eksport/import danych pomiędzy klientem i biurem rachunkowym do programu Comarch ERP Optima następuje z poziomu menu Narzędzia>Praca rozproszona. UWAGA: W przypadku, gdy jednocześnie biuro rachunkowe jak i klient przed uruchomieniem Internetowej Wymiany Dokumentów prowadzili ewidencję danych w programie Comarch ERP Optima niezależnie od siebie (w odrębnych bazach danych) przed uruchomieniem IWD zalecany jest kontakt z Partnerem Comarch. Chodzi tu w szczególności o weryfikację schematów numeracji dokumentów oraz konfiguracji rejestrów kasowo-bankowych związanych z przesyłaniem raportów kasowych, wyciągów bankowych oraz rozliczeń płatności. Szczegółowe informacje na temat wymiany danych IWD pomiędzy klientem pracującym na oprogramowaniu Comarch ERP Optima oraz biurem rachunkowym zostały zamieszczone na indywidualnych stronach klientów Comarch tutaj. 13