INSTRUKCJA OBSŁUGI KRAJOWEGO REJESTRU PRZETARGÓW Spis treści: 1. Wyszukiwarka prosta s.2 2. Wyszukiwarka zaawansowana s.4 3. Zapisywanie kryteriów (raporty e-mail) s.10 4. Schowek s.12 5. Pytania do eksperta s.13 6. Dane i płatności s.14 Warszawa, 2015 1
WYSZUKIWARKA PROSTA 1. GDZIE ZNALEŹĆ WYSZUKIWARKĘ PROSTĄ? Wyszukiwarka prosta widoczna jest od razu po wejściu na stronę główną www.rejestrprzetargow.pl Wyszukiwarka prosta pozwala na ustawienie 3 parametrów wyszukiwania: 1. Rodzaj zamówienia 2. Lokalizacja 3. Przedmiot zamówienia 2. RODZAJ ZAMÓWIENIA Użytkownik może wybrać interesujący go rodzaj zamówienia. Do wyboru Klient ma 3 opcję: 1. Roboty budowlane 2. Dostawy 3. Usługi Jeżeli nie jesteś pewien jak dany przetarg jest zaklasyfikowany to wybierz opcję Wszystkie. 3. LOKALIZACJA W wyszukiwarce prostej Użytkownik może wybrać z jakiego obszaru interesują go przetargi. Do wyboru są 2 lokalizacje: 1. Polska 2. Unia Europejska 2
4. Przedmiot zamówienia W rubryce przedmiot zamówienia należy wpisać nazwę przedmiotu zamówienia (np. usługi prawnicze, roboty remontowe i renowacyjne). Podczas wpisywania wyszukiwarka sama podpowie nam pasujące przedmioty zamówienia. W wyszukiwarce prostej nie należy wpisywać przedmiotu zamówienia, który nie znajduje się na liście proponowanej przez wyszukiwarkę. Jeżeli nie ma na tej liście interesujących Klienta przetargów należy skorzystać z wyszukiwarki zaawansowanej. 3
WYSZUKIWARKA ZAAWANSOWANA 1. GDZIE ZNALEŹĆ WYSZUKIWARKĘ ZAAWANSOWANĄ? Wyszukiwarka zaawansowana dostępna jest po kliknięciu na link Wyszukiwanie zaawansowane widoczny na stronie główniej, na niebieskim polu Wyszukiwarki prostej. 2. WIDOK WYSZUKIWARKI ZAAWANSOWANEJ Wyszukiwarka zaawansowana pozwala na dokładne określenie kryteriów wyszukiwania według: 1. Zakresu wyszukiwania 2. Źródła ogłoszenia 3. Rodzaju zamówienia 4. Aktualności ogłoszenia 5. Przedmiotu zamówienia 6. Kodu CPV 7. Daty publikacji ogłoszenia 8. Numeru ogłoszenia 9. Zakresu terytorialnego ogłoszenia 10. Trybu udzielenia zamówienia 11. Kryteriów oceny ofert 12. Żądanego wadium 4
3. Zakres wyszukiwania Zaawansowane wyszukiwanie umożliwia ograniczenie zakresu wyszukiwania do: 1. Przetargów 2. Wyników przetargów Zaznaczając opcję Przetargi Klient otrzyma informacje o nierozstrzygniętych ogłoszeniach przetargowych. Opcja Wyniki przetargów umożliwia uzyskanie informacji o rozstrzygniętych przetargach. Rekomendujemy zaznaczenie opcji Przetargi bądź Wszystkie. Jeżeli Klient jest zainteresowany podwykonawstwem - czyli składaniem ofert wykonawcom, którzy wygrali przetargi na wykonanie poszczególnych elementów zamówienia - powinien zaznaczyć opcję Wynik przetargów (bądź Wszystkie ). 4. Źródło ogłoszenia W bazie Krajowego Rejestru Przetargów dostępne są ogłoszenia z 2 źródeł: 1. Biuletynu Zamówień Publicznych (BZP) oraz 2. Suplementu do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej (TED) W BZP znajdują się zamówienia publiczne o mniejszej wartości ogłaszane tylko przez polskich zamawiających. W TED znajdują się ogłoszenia zarówno od polskich zamawiających (o większej wartości) oraz zamówienia publikowane przez zamawiających z pozostałych krajów Unii Europejskiej. Rekomendujemy zaznaczenie opcji Wszystkie, aby otrzymać najszerszą bazę ogłoszeń przetargowych. 5. Rodzaj zamówienia Zaawansowane wyszukiwanie (podobnie jak Wyszukiwarka prosta ) umożliwia ograniczenie przetargów według rodzaju zamówienia. Do wyboru Klient ma 3 opcję: 1. Roboty budowlane 2. Dostawy 3. Usługi 6. Aktualność ogłoszenia Ogłoszenia w bazie Krajowego Rejestru Przetargów dzielą się na ogłoszenia: 1. aktualne 2. archiwalne. Ogłoszenia aktualne to takie, których termin składania ofert (wniosków) jeszcze nie minął i wykonawca może jeszcze wystartować w takim przetargu. Ogłoszenia archiwalne to takie, w których termin składania ofert (wniosków) już minął. Przetargi archiwalne mogą być pomocne dla Użytkownika w celu zbadania, czy w interesującej go branży organizowane są przetargi publiczne. 5
Przetargi archiwalne mogą również pomóc w ustawieniu optymalnych parametrów wyszukiwania i raportów e-mail, poprzez analizę słów kluczowych używanych przez zamawiających do opisu przedmiotu zamówienia i kodów CPV, które zamawiający przyporządkowują poszczególnym zamówieniom. 7. Przedmiot zamówienia UWAGA! Przedmiot zamówienia obok kodów CPV - jest najważniejszą częścią wyszukiwarki przetargów. Wyszukiwarka szuka wpisanych słów, tzw. słów kluczowych, w opisie przedmiotu danego zamówienia, czyli tej części ogłoszenia, w której zamawiający opisuje co chce otrzymać. Wpisując w wyszukiwarkę odpowiednie słowa kluczowe pamiętać należy, iż wyszukiwarka może wyszukiwać: 1. Słowa kluczowe bez odmiany wyrazów 2. Słowa kluczowe z odmianą wyrazów 3. Kilka słów kluczowych wpisanych łącznie Jeżeli nie wiesz jakie słowa kluczowe wpisać to skorzystaj z kodów CPV (patrz pkt 8 poniżej) 7.1. Słowa kluczowe bez odmiany wyrazów Wpisując w wyszukiwarkę słowo kluczowe Transport system przeszuka przetargi, w których zamawiający użył dokładnie takiego słowa bez jego odmiany. Przykład: Wpisując w wyszukiwarkę kilka słów kluczowych, oddzielonych przecinkiem, np. przebudowa, modernizacja system przeszuka przetargi, w których zamawiający użył obu tych słów (w dokładnie takiej formie) Przykład: lub przyjemniej jednego z tych słów (w dokładnie takiej formie) Przykład: 6
7.2. Słowa kluczowe z odmianą wyrazów W celu przeszukania opisu przedmiotu zamówienia po słowach kluczowych z odmianą wyrazów (a tym samym uzyskania większej liczby ogłoszeń przetargowych) należy umieścić gwiazdkę (*): 1. przed słowem (np. *budowa), Przykład: 2. za słowem (np. przebudowa*) Przykład: 3. z obu jego stron (np. *wieszany*) Przykład: 7.3. Łączne wyszukiwanie kilku słów kluczowych Wpisując w wyszukiwarkę kilka fraz oddzielonych przecinkiem (z gwiazdkami lub bez) z dodaniem na początku każdego słowa znaku plus (+) system wyszuka tylko takie przetargi, które posiadają wszystkie wpisane słowa kluczowe (np. +dostaw, +nabiał). Przykład: 8. Kody CPV Wspólny Słownik Zamówień (CPV) to jednolity system klasyfikacji zamówień publicznych stworzony w celu ujednolicenia oznaczeń stosowanych do opisu przedmiotu zamówienia przez zamawiających z Polski oraz innych krajów Unii Europejskiej. Użytkownik może ręcznie wpisać kod CPV wpisując słowne wyjaśnienie danego kodu (np. ziemniaki) lub cyfrę kodu (np. 03212100-1). Rozpoczynając wpisywanie danego kodu system automatycznie podpowiada Użytkownikowi pasujące kody CPV. 7
Użytkownik może również znaleźć wybrany kod z Drzewa CPV, które szereguje dane kody CPV w grupy. Przykładowo grupa roboty budowlane posiada podgrupy: Przygotowanie terenu pod budowę Roboty budowlane w zakresie wznoszenia kompletnych obiektów budowlanych lub ich części oraz roboty w zakresie inżynierii lądowej i wodnej Roboty instalacyjne w budynkach Roboty wykończeniowe w zakresie obiektów budowlanych Wynajem maszyn i urządzeń wraz z obsługą operatorską do prowadzenia robót z zakresu budownictwa oraz inżynierii wodnej i lądowej Szukając kodów CPV w Drzewie CPV Użytkownik może również skorzystać z wyszukiwarki kodów CPV, poprzez wpisanie szukanego słowa. Wyszukiwarka odnajdzie wpisane słowo w opisach poszczególnych kodów CPV. Kody CPV nadawane są przez zamawiającego, który ma największą wiedzę o przedmiocie ogłaszanego przez siebie zamówienia. Są one więc bardzo pomocnym i obiektywnym źródłem informacji. Jeżeli wyszukiwanie po słowach kluczowych nie daje spodziewanego efektu, skorzystaj z wyszukiwania za pomocą kodów CPV. Otrzymasz dzięki temu więcej wyników. 9. Data publikacji ogłoszenia Użytkownik może wybrać konkretną datę publikacji ogłoszenia (np. 25 stycznia 2015 r.) lub przedział dat, w których ogłaszane były przetargi (np. poprzedni tydzień). Jeżeli Użytkownik nie wie kiedy publikowane były interesujące go ogłoszenia rekomendujemy zaznaczenie opcji Dowolna. 10. Numer ogłoszenia Każde ogłoszenie o przetargu posiada swój własny, indywidualny numer, na który składa się liczba porządkowa i rok publikacji (np. 102944 2015). Jeżeli Użytkownik zna numer ogłoszenia może go wpisać w polu Numer ogłoszenia. 8
11. Nazwa zamawiającego Wyszukiwanie zaawansowane umożliwia przeszukanie ogłoszeń pod kątem wybranego zamawiającego (np. Gmina Nowy Żmigród). 12. Zakres terytorialny ogłoszenia W kryterium Zakres terytorialny Użytkownik może wybrać z jakiego obszaru pochodzi organizator przetargu (Organizator) i na jakim obszarze terytorialnym ma być realizowany dany przetarg (Realizacja). Użytkownik ma do wyboru 3 lokalizacje: 1. Polska 2. Unia Europejska 3. Pozostałe Wybierając jako organizatora lub kraj realizacji opcję Pozostałe Użytkownik uzyska ogłoszenia o przetargach publikowanych w TED z różnych (czasem bardzo odległych) krajów świata (np. Senegal, Jordania czy Gwatemala). 13. Tryb udzielenia zamówienia Bazę Krajowego Rejestru Przetargów można przeglądać również pod kątem trybu zamówienia. Najpopularniejszym trybem udzielania zamówień publicznych w Polsce jest tryb przetargu nieograniczonego (ok. 81% wszystkich ogłoszeń). Rekomendujemy zaznaczenie opcji Wszystkie. 14. Kryteria oceny ofert Bazę Krajowego Rejestru Przetargów można przeglądać pod kątem kryteriów oceny oferty. Kryteriami oceny oferty są: 1. najniższa cena 2. cena i inne kryteria wybrane przez zamawiającego (np. jakość, termin gwarancji) Rekomendujemy zaznaczenie opcji Wszystkie. 15. Wadium W przypadku zamówień o większej wartości zamawiający ma obowiązek żądania od wykonawców wadium (czyli wpłacenia odpowiedniej sumy w celu zabezpieczenia prawidłowego przebiegu przetargu). W przetargach o mniejszej wartości to od zamawiającego zależy, czy będzie żądał wadium od wykonawców. Rekomendujemy zaznaczenie opcji Wszystkie. 9
RAPORTY E-MAIL Po wpisaniu kryteriów wyszukiwania (w Wyszukiwarce prostej lub Wyszukiwarce zaawansowane ) i kliknięciu na przycisk Szukaj Użytkownik otrzyma ogłoszenia przetargowe pasujące do wpisanych kryteriów wyszukiwania. Jeżeli Użytkownik uzyskał interesujące go ogłoszenia i chciałby otrzymywać codzienne raporty e-mail z ogłoszeniami pasującymi do tych kryteriów, należy przycisnąć czerwony przycisk Zapisz kryteria, znajdujący się na prawo od wyników wyszukiwania. Jeden Użytkownik może maksymalnie zapisać 3 kryteria wyszukiwania i otrzymywać 3 raporty e- mail z informacjami o nowych przetargach. Po zapisaniu kryteriów wyszukiwania mogą one być zmienione lub usunięte w Panelu Użytkownika w zakładce Moje raporty. 10
Każdy raport może uzyskać indywidualną nazwę (nazwa domyślnie nadana przez system to Raport dzienny). Użytkownik może również zmienić adres e-mail na który mają przychodzić poszczególne raporty. Zmiana adresu e-mail dla 1 raportu spowoduje zmianę adresu e-mail dla wszystkich raportów ustawionych przez Użytkownika. Raporty e-mail wysyłane są do każdego Użytkownika niezależnie od tego, czy w danym dniu opublikowano ogłoszenia spełniające wybrane kryteria (w takim wypadku Użytkownik otrzyma informację o braku ogłoszeń). Jeżeli Użytkownik nie chce otrzymywać takich maili wystarczy odznaczyć opcję Wysyłaj raporty e-mail w przypadku braku ogłoszeń pasujących do wskazanego kryterium. W celu zapisania zmian w raporcie należy kliknąć przycisk Zapisz znajdujący się na dole strony z edycją raportu. 11
SCHOWEK Jeżeli Użytkownik znalazł interesujące go ogłoszenie przetargowe może je dodać do Schowka. W tym celu należy nacisnąć zieloną ikonę schowka znajdującą się w prawym górny rogu ogłoszenia. Ogłoszenie do Schowka można dodać również z poziomu codziennego raportu e- mail. W tym celu należy kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się w po lewej stronie ogłoszenia. Wszystkie ogłoszenia dodane do Schowka można przeglądać w Panelu Użytkownika w zakładce Schowek. 12
PYTANIA DO EKSPERTA Użytkownicy Krajowego Rejestru Przetargów mogą zadawać pytania prawne do ekspertów dotyczące zagadnień związanych z prawem zamówień publicznych. Pytanie można zadać z poziomu Panelu Użytkownika poprzez zakładkę Pytanie do eksperta. 13
DANE I PŁATNOŚCI W Panelu Użytkownika w zakładce Dane i płatności można zarządzać ustawieniami konta, zmienić dane do faktury, pobrać faktury VAT (w formacie pdf.), oraz przedłużyć dostęp do Krajowego Rejestru Przetargów na następny okres. 1. ZMIANA HASŁA Każdy Użytkownik otrzymuje, automatycznie po zalogowaniu (lub po zamówieniu testu), wiadomość e-mail zawierającą indywidualnie wygenerowane hasło dostępu do Krajowego Rejestru Przetargów. Hasło może zostać zmienione w Panelu Użytkownika, w zakładce Dane i płatności poprzez kliknięcie na przycisk Zmień hasło. Użytkownik zostanie następnie poproszony o podanie adresu e-mail, na który zostanie wysłana wiadomość umożliwiająca zmianę hasła. Na wskazany adres e-mail Użytkownika otrzymuje link, który należy nacisnąć (lub przekopiować do przeglądarki internetowej). Link przenosi Użytkownik do formularza, w którym należy wpisać adres e-mail (użyty przy logowaniu do systemu), oraz nowe hasło (hasło dla bezpieczeństwa należy powtórzyć). 14
2. Zmiana danych do faktury W Panelu Użytkownika (Dane i płatności) w zakładce Zmiana danych do faktury Użytkownik powinien wpisać dane potrzebne do wystawienia faktury VAT. Przedłużenie dostępu do Krajowego Rejestru Przetargów nie jest możliwe w przypadku niewypełnienia danych do faktury Niezbędne dane do faktury obejmują: - nazwę firmy - NIP - adres firmy (ulica, miasto, kod pocztowy) Dodatkowo Użytkownik w polu Uwagi może wpisać inne treści. UWAGA! Treści wpisane w pole Uwagi będą widoczne na fakturze VAT. 3. Wystawione faktury Faktury VAT za korzystanie z Krajowego Rejestru Przetargów są wystawiana automatycznie po wykupieniu abonamentu, czy to przez formularz Oferta, czy przez Panelu Użytkownika (zakładka Przedłużenie dostępu ). Faktury mogą być pobrane samodzielnie przez Użytkownika w zakładce Wystawione faktury. 4. Przedłużenie dostępu W zakładce Przedłuż dostęp Użytkownik może sprawdzić ile pozostało do upływu jego abonamentu (lub okresu testowego). Może również przedłużyć dostęp poprzez kliknięcie na odpowiednią opcję: - abonament kwartalny - abonament półroczny - abonament roczny UWAGA! Kliknięcie w jedną z opcji abonamentowych powoduje wystawienie faktury VAT, która dostępna jest dla Użytkownika w zakładce Wystawione faktury. Przedłużenie dostępu do Krajowego Rejestru Przetargów nie jest możliwe w przypadku niewypełnienia danych do faktury 15
Krajowy Rejestr Przetargów prowadzony jest przez wydawnictwo MUST READ MEDIA MRM Witold Jarzyński ul. Jugosłowiańska 15b/40 03-984 Warszawa NIP: 573-269-16-44 REGON: 142548529 Telefon: 502 342 502 E-mail: biuro@mustreadmedia.pl www.mustreadmedia.pl Copyright 2015 Must Read Media. All Rights Reserved. 16