Vademecum płatnika Bogdan Majkowski SKŁADKI 2014 ZMIANY, DOKUMENTACJA, ROZLICZENIA Z ZUS Stan prawny: Styczeń 2014 r.
Składki 2014 Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Vademecum płatnika Warszawa 2014
Publikacja Składki 2014. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS to starannie wybrane przykłady i zebrane informacje, wskazówki, interpretacje urzędowe. Wszystko w jednym miejscu, łatwo dostępne, obejmujące tematykę przysługiwania prawa, dokumentacji, obowiązków pracodawców i ubezpieczonych, wypłaty świadczeń emerytalno rentowych osobom uprawnionym. Autor Bogdan Majkowski Redaktor naczelna grupy czasopism Małgorzata Jankowska Redakcja Renata Kajewska Kierownik marketingu i sprzedaży Katarzyna Bednarska Korekta Monika Rychalska Koordynator produkcji Katarzyna Kopeć Druk Miller Druk Nakład: 400 egz. Skład i łamanie 6AN Studio ISBN 978-83-269-2821-5 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa, tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł Publikacja Składki 2014. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Składki 2014. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 2
Spis treści Wykaz skrótów użytych w książce............................................... 9 Rozdział 1. Zmiany w 2014 roku............................ 11 Nowelizacja ustawy systemowej...................................................... 11 Nowe druki oraz kody....................................................................... 12 Roczna informacja o pobranych składkach...................................................... 14 Zmiana wynagrodzenia minimalnego................................................. 14 Składki na ubezpieczenia społeczne............................................. 14 Wzrost obciążeń za niektórych pracowników................................................... 14 Większe daniny zusowskie przedsiębiorców.................................................... 16 Inni ubezpieczeni........................................................................... 17 Większe refundacje za bezrobotnych.......................................................... 18 Składki na Fundusz Pracy...................................................... 20 Podstawa warunkująca naliczanie składek..................................................... 20 Dochody osiągane z kilku źródeł.............................................................. 22 Podleganie ubezpieczeniom.................................................... 22 Podwyżka wynagrodzenia minimalnego a obowiązek ubezpieczeń przy zbiegu tytułów do nich....... 22 Świadczenia chorobowe....................................................... 23 Przeliczenie podstawy najniższych zasiłków.................................................... 23 Rozdział 2. Składki emerytalno-rentowe................... 27 Przychody wyłączone z podstawy wymiaru składek................................ 27 Nagrody jubileuszowe....................................................................... 27 Odprawy i odszkodowania przy rozwiązaniu stosunku pracy...................................... 29 Ekwiwalenty i ryczałty...................................................................... 29 Koszty ponoszone przez pracodawcę w związku ze składkami z tytułu umów ubezpieczenia na życie... 31 Inne kwoty i należności..................................................................... 31 Świadczenia finansowane z ZFŚS a podstawa wymiaru.......................................... 32 Warunki nieoskładkowania posiłków.......................................................... 33 Korzyści materialne dla podwładnych.......................................................... 34 Inne świadczenia........................................................................... 34 Skutki nieprawidłowego ustalenia podstawy wymiaru składek.......................... 35 3
Spis treści Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe............................ 36 Ograniczenie składek emerytalno-rentowych................................................... 37 Konsekwencje nieprawidłowej podstawy...................................................... 38 Zwrot albo dopłata składek.................................................................. 38 Korekta druków rozliczeniowych.............................................................. 40 Odsetki za zwłokę.......................................................................... 41 Opłata dodatkowa.......................................................................... 42 Wyłączenie z ubezpieczenia chorobowego..................................................... 42 Dodatkowe sankcje dla płatników składek...................................................... 44 Najczęstsze problemy płatników................................................. 45 Pomijanie wynagrodzenia chorobowego w podstawie wymiaru składek zdrowotnych................ 45 Niekorygowanie podstawy składki zdrowotnej.................................................. 45 Nieprzekazanie pracownikowi nadpłaconych składek............................................ 46 Nieprzeliczenie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych...................................... 47 Oczekiwanie na decyzję ZUS w sprawie odsetek za zwłokę........................................ 48 Wniosek o nadpłacone składki w związku z przekroczeniem rocznej kwoty granicznej... 49 Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek a deklaracja ZUS DRA................ 50 Kontrola przy kilku płatnikach................................................................ 50 Pisemne oświadczenia o przekroczeniu rocznej kwoty granicznej.................................. 50 Informacje ze strony ZUS..................................................................... 51 Podstawa wymiaru składek w miesiącu przekroczenia........................................... 53 ZUS RCA................................................................................... 54 Wystąpienie o nadpłatę..................................................................... 55 Wniosek do ZUS o zwrot nienależnie opłaconych składek......................................... 55 Korekta dokumentów rozliczeniowych......................................................... 56 Skorygowanie zaniżonej składki zdrowotnej.................................................... 56 Rozliczenie płatnika z ubezpieczonym......................................................... 57 Zwrot składek bezpośrednio przez ZUS......................................................... 57 Postępowanie w przypadku nadpłaty składek.................................................. 58 Składki emerytalno-rentowe w pytaniach i odpowiedziach.......................... 60 Ryczałt za godziny nadliczbowe jest oskładkowany.............................................. 60 Wyłączenie dodatku stażowego z podstawy wymiaru jest ograniczone............................. 61 Składki przy umowach o zakazie konkurencji zależą od tego, czy wypłaca się je obecnemu czy byłemu pracownikowi................................................................... 62 Do wypłaconego ryczałtu na jazdy lokalne dla chorego pracownika trzeba doliczyć odsetki............ 63 Dieta powinna być zmniejszona............................................................... 65 4
Spis treści Wypłata dla wdowy po pracowniku nie będzie oskładkowana..................................... 66 Paczki z funduszu socjalnego muszą być finansowane zgodnie z przepisami......................... 67 Korekta 30-krotności dotycząca zmarłego pracownika może rozciągnąć się w czasie.................. 68 Pracownik nie musi otrzymać dodatkowych informacji od pracodawcy............................. 70 O przekroczeniu kwoty granicznej pracownik może poinformować ustnie........................... 71 Kwotę nadpłaty należy obliczyć dokładnie...................................................... 72 Informacje o przekroczeniu należy umieścić w zaświadczeniu ZUS Rp-7............................. 74 Rozdział 3. Składka chorobowa............................ 75 Ubezpieczenie obowiązkowe lub dobrowolne...................................... 75 Ograniczenie składek dobrowolnych............................................. 76 Decyzja o przystąpieniu do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego............... 77 Rozdział 4. Składki wypadkowe po 31 marca 2014 r.......... 79 Sprawdzenie liczby ubezpieczonych........................................................... 80 Osoby ubezpieczone tylko przez jeden dzień....................................... 81 Dwukrotne ubezpieczenie w jednym miesiącu.................................................. 81 Ustalenie przeciętnej liczby ubezpieczonych.................................................... 81 Przyjęcie stanu z miesiąca, w którym zgłoszono pierwszego ubezpieczonego........................ 82 Zawiadomienie z ZUS o obowiązującej stopie składek wypadkowych.................. 83 Brak informacji z ZUS........................................................................ 83 Połowa najwyższej stopy określonej w rozporządzeniu.............................. 84 Płatnicy bez numeru REGON.................................................................. 85 Stopa składek według PKD...................................................... 87 REGON z 31 grudnia poprzedniego roku........................................................ 88 Sprawdzenie obowiązującej stopy składek wypadkowych........................................ 88 Składki w nowej wysokości od wszystkich wypłat dokonanych po 31 marca......................... 89 Rozdział 5. Składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych.... 91 Składki na FP................................................................. 91 Wysokość przychodu........................................................................ 92 Praca przez część miesiąca................................................................... 94 Niepełnoetatowcy.......................................................................... 94 5
Spis treści 6 Dochody z kilku źródeł....................................................................... 95 Podstawa i wysokość składek na FP........................................................... 96 Składki na FGŚP........................................................................... 98 Nie tylko pracownicy........................................................................ 98 Składki pracownika na FGŚP.................................................................. 99 Składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).................................. 100 Wymiar czasu pracy......................................................................... 102 ZUS DRA................................................................................... 104 Składki na FP, FGŚP oraz FEP w pytaniach i odpowiedziach........................... 105 Umowa o dzieło nie musi być oskładkowana.................................................... 105 Syn właściciela firmy zatrudniony na podstawie umowy o pracę nie zapłaci wszystkich składek........ 105 Nagroda jubileuszowa nie zawsze będzie oskładkowana.......................................... 106 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek dotyczy tylko składek emerytalno-rentowych...... 107 Praca wykonywana przez część miesiąca oznacza mniejsze składki................................. 108 Przekroczenie rocznej kwoty granicznej w miesiącu rozpoczęcia pracy objętej składkami na FEP....... 109 Rozdział 6. Składka zdrowotna............................. 111 Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne.................................... 112 Podstawa u przedsiębiorców.................................................... 113 Bez ograniczeń i dzielenia...................................................... 114 Świadczenia chorobowe w podstawie wymiaru składki zdrowotnej................... 114 Oskładkowanie rodziny......................................................... 115 Rozdział 7. Składki w dokumentacji ZUS.................... 118 Druki składkowe.............................................................. 118 Imienne raporty miesięczne ZUS RCA.......................................................... 118 Imienne raporty miesięczne ZUS RCA oraz ZUS RZA.............................................. 118 Informacja o zmianie wymiaru czasu pracy w ZUS RCA........................................... 120 Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA............................................................. 123 Druk ZUS IWA................................................................. 124 Składki w dokumentacji ZUS w pytaniach i odpowiedziach........................... 129 Premię rozlicza się z odpowiednim kodem...................................................... 129 Powrót do pracy po urlopie wychowawczym należy wykazać w ZUS................................ 130
Spis treści Za zleceniobiorcę trzeba złożyć dwa raporty.......................................... 131 Odprawy rentowej nie rozlicza się w ZUS RCA................................................... 132 Składki na Fundusz Emerytur Pomostowych wykazuje się w ZUS DRA.............................. 133 Składki na FEP można rozliczyć za część miesiąca................................................ 133 Sumy wykazane w deklaracji można skorygować na dwa sposoby................................. 134 Rozdział 8. Składki zleceniobiorców i wykonawców dzieła... 137 Ubezpieczenia przy umowie............................................................... 137 Składki na Fundusz Pracy.................................................................... 138 Ubezpieczenie chorobowe................................................................... 139 Składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych................................... 139 Podstawa wymiaru składek.................................................................. 140 Terminy................................................................................... 140 Dokumentacja składkowa...................................................... 140 Długie zlecenia w których odpłatność określono w stawce kwotowej.................. 141 Roczny limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne................. 141 Dodatkowe umowy cywilnoprawne zawierane z pracownikami...................... 142 Zlecenie z własnym pracownikiem............................................................ 142 Umowa zlecenia ze studentem, który jest własnym pracownikiem................................. 143 Umowa zlecenia z emerytem lub rencistą, który jest własnym pracownikiem........................ 144 Wyłączenia z podstawy wymiaru składek dla zleceniobiorców..................................... 144 Umowa o dzieło z własnym pracownikiem..................................................... 146 Umowa o dzieło z emerytem lub rencistą, który jest własnym pracownikiem........................ 147 Umowy o dzieło ze studentem, który jest własnym pracownikiem................................. 147 Pracownik na urlopie bezpłatnym, wychowawczym czy zasiłku macierzyńskim...................... 147 Przy dziele z własnym pracodawcą przez osobę prowadzącą działalność decyduje wysokość wynagrodzenia............................................................................. 149 Składki zleceniobiorców i wykonawców dzieła w pytaniach i odpowiedziach........... 152 Absolwent po wakacjach nie jest już uczniem................................................... 152 Zlecenie ze studentem własnym pracownikiem traktuje się jak etat.............................. 153 Przy zleceniu emerytów i rencistów trzeba sprawdzić, czy są oni pracownikami...................... 153 Pracownika zleceniobiorcę nie zgłasza się do ZUS................................................ 154 Pracownika zleceniobiorcę na urlopie macierzyńskim zgłasza się do ubezpieczeń na jego prośbę....... 154 Zleceniobiorca może dobrowolnie przystąpić do ubezpieczeń..................................... 154 Pracownika zleceniobiorcę na urlopie bezpłatnym i wychowawczym zgłasza pracodawca............. 155 7
Spis treści Zleceniobiorców należy objąć ubezpieczeniem wypadkowym..................................... 156 Pracownika zleceniobiorcę z niskim wynagrodzeniem zawsze zgłasza się do ZUS..................... 156 Niektórzy mogą zrezygnować z ubezpieczeń.................................................... 157 Przy zgłoszeniu do ubezpieczeń należy złożyć druk ZUS ZUA...................................... 157 Przy kilku umowach zlecenia decyduje ta zawarta najwcześniej................................... 158 Ubezpieczenie można kontynuować........................................................... 158 Składki dotyczą tego miesiąca, za który jest wypłata............................................. 159 Rozdział 9. Składki dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą.................................. 161 Podstawy przy składce emerytalno-rentowej..................................... 161 Składki wypadkowe oraz chorobowe............................................. 163 Składka zdrowotna od wyższej podstawy......................................... 164 Składka na FP tylko od pełnej podstawy składek emerytalno-rentowych............... 165 Rozdział 10. Wyciąg z aktów prawnych..................... 167 Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442)............................................ 167 Ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 674 ze zm.).................................................. 192 Ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.)..................... 197 Ustawa z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz.U. nr 158, poz. 1121 ze zm.)................. 206 Ustawa z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656 ze zm.).............................................................. 210 8
Wykaz skrótów użytych w książce SN Sąd Najwyższy ZUS Zakład Ubezpieczeń Społecznych MPiPS Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej PIP Państwowa Inspekcja Pracy GIP Główny Inspektorat Pracy Kodeks pracy ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442) ustawa chorobowa ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.) ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz. 1679 ze zm.) Ordynacja podatkowa ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) ustawa o zwolnieniach grupowych ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz.U. nr 90 poz. 844 ze zm.) ustawa o FUS ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1440) ustawa o ZFŚS ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) f f rozporządzenie składkowe rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) 9
10
Rozdział 1 Zmiany w 2014 roku Rok 2014 przynosi kolejne zmiany w rozliczaniu składek do ZUS, a także w obowiązkach płatników składek w tym zakresie. Część z nich wprowadza nowelizacja ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), część zmian zaś ma związek z obowiązkiem stosowania po 1 stycznia 2014 r. nowych formularzy ubezpieczeniowych i kodów służących do ich wypełniania, a także z nową kwotą minimalnego wynagrodzenia za pracę, która wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2013 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2014 roku. Nowelizacja ustawy systemowej Z dniem 1 stycznia 2014 r. zmianie uległ art. 8 ust. 6 pkt 6 ustawy systemowej, w myśl którego za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność uznaje się osobę prowadzącą publiczną lub niepubliczną szkołę, inną formę wychowania przedszkolnego, placówkę albo ich zespół, na podstawie przepisów o systemie oświaty. Przypomnijmy, że poprzednio osobą taką była osoba prowadząca niepubliczną szkołę, placówkę lub ich zespół na podstawie przepisów o systemie oświaty. Nastąpiło więc rozszerzenie grona osób, które ustawa systemowa uznaje za prowadzące pozarolniczą działalność. Następna istotna zmiana dotyczy maksymalnej podstawy wymiaru składek na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, o której jest mowa w art. 20 ust. 3 ustawy 11
Składki 2014. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS systemowej. Poprzednio kwota graniczna ustalana była co kwartał. Od 1 stycznia 2014 r. maksymalna podstawa dobrowolnych składek chorobowych obowiązuje przez cały rok kalendarzowy i nie może przekraczać 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia przyjmowanego przy ustalaniu rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych na dany rok. Zmiana ta jest niewątpliwie korzystna dla osób objętych dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym oraz ich płatników składek, jak np. dla prowadzących działalność gospodarczą, czy też zleceniodawców zgłaszających do tego ubezpieczenia zatrudnionych przez siebie zleceniobiorców. Nowe druki oraz kody Wypełniając dokumenty za styczeń 2014 r. należy pamiętać o tym, że obowiązują już nowe wzory formularzy wprowadzone rozporządzeniem ministra pracy i Polityki Społecznej z 9 września 2013 r. Co prawda rozporządzenie weszło w życie w trakcie 2013 r., ale do końca ubiegłego roku płatnicy mogli korzystać z dotychczasowych wzorów dokumentów, wypełniając je z zastosowaniem dotychczasowych kodów i w praktyce tak najczęściej było. Wspomniane rozporządzenie wprowadziło następujące nowe kody tytułu ubezpieczenia: 12 50 oznaczający osobę sprawującą osobistą opiekę nad dzieckiem, która bezpośrednio przed podjęciem opieki podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność, 12 60 oznaczający osobę sprawującą osobistą opiekę nad dzieckiem, która bezpośrednio przed sprawowaniem opieki podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jako zleceniobiorca, 12 70 oznaczający osobę sprawującą osobistą opiekę nad dzieckiem, która bezpośrednio przed podjęciem opieki podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jako osoba współpracująca z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność albo ze zleceniobiorcą, 12 80 oznaczający osobę sprawującą osobistą opiekę nad dzieckiem, która bezpośrednio przed podjęciem opieki podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jako osoba duchowna, 12 90 oznaczający osobę sprawującą osobistą opiekę nad dzieckiem, podlegającą wyłącznie ubezpieczeniu emerytalnemu, 19 10 oznaczający osobę podlegającą dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. 12
Rozdział 1. Zmiany w 2014 roku Z dniem 1 kwietnia 2014 r. zaczną z kolei obowiązywać następujące nowe kody tytułu ubezpieczenia: 26 00 oznaczający osobę pobierającą nauczycielskie świadczenie kompensacyjne zamieszkałą na terenie RP, 26 01 oznaczający osobę pobierającą nauczycielskie świadczenie kompensacyjne zamieszkałą w innym niż RP państwie członkowskim Unii Europejskiej albo państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), 27 00 oznaczający osobę pobierającą emeryturę pomostową zamieszkałą na terytorium RP, 27 01 oznaczający osobę pobierającą emeryturę pomostową zamieszkałą w innym niż Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej albo EFTA. Zmianie uległ również opis kodu tytułu ubezpieczenia zaczynającego się od cyfr 19 00, który aktualnie oznacza osobę podlegającą dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie art. 7 ustawy systemowej. W wyniku nowelizacji skreśleniu uległy następujące kody tytułu ubezpieczenia: 10 40, 15 00, 16 10, 17 00 oraz 18 10. Rozporządzenie z 9 września 2013 r. wprowadziło też następujące kody świadczenia/przerwy: 319 oznaczający zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego, 320 oznaczający wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego, 325 oznaczający zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, 326 oznaczający wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego albo dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, 327 oznaczający zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego, 328 oznaczający wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego. Z kolei dotychczasowy kod świadczenia/przerwy 311 oznacza aktualnie zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, a kod 315 wyrównanie tego zasiłku. 13
Składki 2014. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Roczna informacja o pobranych składkach Płatnicy składek mają obowiązek przekazania osobom ubezpieczonym informacji zawartych w imiennych raportach miesięcznych w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do 28 lutego roku następnego. Informacje te powinny być przekazane w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego o ile zainteresowani wyrażą na to zgodę. Przypomnijmy, że na przekazanie pierwszej rocznej informacji płatnicy mieli czas do 28 lutego 2013 r. Żeby ułatwić realizację wspomnianego obowiązku, rozporządzenie z 9 września 2013 r. wprowadziło nowy wzór specjalnego formularza, który został zatytułowany Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej. Zmiana wynagrodzenia minimalnego Zmiana wynagrodzenia minimalnego od 1 stycznia 2014 r. spowodowała wzrost obciążeń składkowych płaconych za niektóre grupy ubezpieczonych, minimalnych świadczeń chorobowych przysługujących pracownikom, a także konieczność ponownego sprawdzenia, czy za daną osobę należy odprowadzać składkę na Fundusz Pracy. Wysokość wynagrodzenia minimalnego ma również wpływ na istnienie obowiązku ubezpieczeń społecznych przy niektórych zbiegach tytułów. Zmiany te nakładają na płatników składek lub świadczeń chorobowych obowiązek dokonania stosownych przeliczeń. Składki na ubezpieczenia społeczne Wzrost obciążeń za niektórych pracowników Podstawę wymiaru składek w przypadku pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, uzyskany z tytułu pozostawania w stosunku pracy z pewnymi nieistotnymi tu wyłączeniami. Dla znacznej części pracowników przychód ten odpowiada kwocie minimalnego wynagrodzenia za pracę. 14
Rozdział 1. Zmiany w 2014 roku Wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę w latach 2013 2014 Pełne wynagrodzenie minimalne Wynagrodzenie minimalne w pierwszym roku pracy zawodowej 2013 rok 1.600 zł 1.280 zł (80% pełnego wynagrodzenia minimalnego) 2014 rok 1.680 zł 1.344 zł (80% pełnego wynagrodzenia minimalnego) Zmiana wynagrodzenia minimalnego pociąga więc za sobą zmianę podstaw wymiaru składek, a tym samym składek u pracowników otrzymujących takie właśnie wynagrodzenie. To z kolei nakłada na pracodawców konieczność przeprowadzenia stosownych przeliczeń. Przykład Z umowy o pracę wynika, że pobory pracownika składają się tylko z wynagrodzenia zasadniczego, którego wysokość odpowiada aktualnemu minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Staż zawodowy tej osoby wynosi 3 lata. Składki na ubezpieczenia społeczne, finansowane ze środków pracodawcy, należne za grudzień 2013 roku wyniosą więc: na ubezpieczenie emerytalne 156,16 zł (1.600 zł x 9,76%), na ubezpieczenia rentowe 104 zł (1.600 zł x 6,5%), na ubezpieczenie wypadkowe (przy założeniu, że tego płatnika obowiązuje stopa wynosząca 2,53%) 40,48 zł (1.600 zł x 2,53%), na Fundusz Pracy 39,20 zł (1.600 zł x 2,45%), na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 1,60 zł (1.600 zł x 0,10%). Razem z własnych środków pracodawca będzie więc musiał zapłacić 341,44 zł. W związku ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę od stycznia 2014 roku wzrośnie też podstawa wymiaru składek za tego pracownika. Począwszy od stycznia 2014 roku, pracodawca będzie więc opłacał z własnych środków następujące kwoty składek: na ubezpieczenie emerytalne 163,97 zł (1.680 zł x 9,76%), na ubezpieczenia rentowe 109,20 zł (1.680 zł x 6,5%), na ubezpieczenie wypadkowe 42,50 zł (1.680 zł x 2,53%), na FP 41,16 zł (1.680 zł x 2,45%), na FGŚP 1,68 zł (1.680 zł x 0,1%). Razem obciążenia te wyniosą 358,51 zł, a to oznacza wzrost w stosunku do roku ubiegłego o 17,07 zł. Podwyżka minimalnego wynagrodzenia za pracę spowoduje także odpowiedni wzrost wysokości składek finansowanych ze środków pracownika. 15
Składki 2014. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Większe daniny zusowskie przedsiębiorców Wzrost wynagrodzenia minimalnego znalazł również odzwierciedlenie w wysokości składek płaconych przez prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, spełniających wymogi określone w art. 18a ustawy systemowej, dla których najniższa podstawa składek odpowiada 30% aktualnego minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przypomnijmy, że z możliwości takiej mogą skorzystać przez okres pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia działalności osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych. Przywilej ten nie ma jednak zastosowania wobec osób, które: prowadzą lub w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej prowadziły pozarolniczą działalność, wykonują działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy albo spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres prowadzonej obecnie działalności gospodarczej. Przykład Prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą spełnia warunki określone w art. 18a ustawy systemowej, w związku z czym składki na ubezpieczenia społeczne opłaca od podstawy odpowiadającej 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zmiana tego wynagrodzenia od stycznia 2014 roku spowoduje wzrost podstawy wymiaru składek z kwoty 480 zł (obowiązującej w 2013 roku) do kwoty 504 zł. Grudzień 2013 roku Od stycznia 2014 roku Wzrost o: Ubezpieczenie emerytalne 93,70 zł (480 zł x 19,52%) 98,38 zł (504 zł x 19,52%) 4,68 zł Ubezpieczenia rentowe 38,40 zł (480 zł x 8%) 40,32 zł (504 zł x 8%) 1,92 zł Ubezpieczenie wypadkowe (zakładając, że tego płatnika obowiązuje stopa wynosząca 1,93%) 9,26 zł (480 zł x 1,93%) 9,73 zł (504 zł x 1,93%) 0,47 zł Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe 11,76 zł (480 zł x 2,45%) 12,35 zł (504 zł x 2,45%) 0,59 zł 16
Rozdział 1. Zmiany w 2014 roku Inni ubezpieczeni Podwyższenie od 1 stycznia 2014 r. minimalnego wynagrodzenia za pracę spowodowało wzrost podstaw wymiaru składek oraz samych składek jeszcze u wielu innych grup ubezpieczonych. Określając podstawę wymiaru składek, ustawa systemowa w kilku miejscach odnosi się bowiem do obecnej wysokości wynagrodzenia minimalnego. Ubezpieczeni, u których wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę spowodował wzrost podstaw wymiaru składek Grupa ubezpieczonych Składki liczone są od podstawy odpowiadającej Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej kwocie, nie niższej od Zadeklarowanej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie wynagrodzenia minimalnego z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące jeśli wynagrodzenie za wykonanie tych umów określono w inny sposób niż kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie Osoby podlegające dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym na podstawie kwocie, nie niższej od Zadeklarowanej art. 7 ustawy systemowej, tj. osoby, które nie wynagrodzenia minimalnego spełniają warunków do objęcia tymi ubezpieczeniami obowiązkowo i przystapią do nich dobrowolnie Duchowni Kwocie wynagrodzenia minimalnego łącznie z kosztami uzyskania i kwotą podatku, o których mowa w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych Przepis ustawy systemowej określający podstawę wymiaru składek Art. 18 ust. 7 Art. 18 ust. 7 Art. 18 ust. 4 pkt 5a 17
Składki 2014. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Grupa ubezpieczonych Składki liczone są od podstawy odpowiadającej Duchowni pozostający w stosunku pracy, Różnicy między członkostwa w spółdzielni lub służby, których wynagrodzeniem podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia minimalnym a kwotą emerytalno-rentowe z tych tytułów, w przeliczeniu na okres miesiąca, jest niższa od wynagro- składek z wymienio- podstawy wymiaru dzenia minimalnego nych tytułów Osoby sprawujące osobistą opiekę nad dzieckiem, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są osobami duchownymi podlegającymi z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym przez okres co najmniej 6 miesięcy Wynagrodzeniu minimalnemu Przepis ustawy systemowej określający podstawę wymiaru składek Art. 18 ust. 4c Art. 18 ust. 5d Wzrost wynagrodzenia minimalnego ma też wpływ na wysokość obowiązującej od 1 stycznia 2014 r. minimalnej podstawy wymiaru składek emerytalnorentowych opłacanych za osoby: przebywające na urlopie wychowawczym, sprawujące osobistą opiekę nad dzieckiem, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są zleceniobiorcami, którzy wykonywali pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, przez okres co najmniej 6 miesięcy, i którzy zaprzestali jej wykonywania. Zgodnie z art. 18 ust. 14 15 ustawy systemowej podstawa ta nie może bowiem być niższa niż 75% kwoty wynagrodzenia minimalnego. Większe refundacje za bezrobotnych Skutkiem podwyższenia minimalnego wynagrodzenia za pracę jest nie tylko wzrost obciążeń składkowych za niektóre grupy ubezpieczonych, ale również wzrost różnego rodzaju refundacji przysługujących z tytułu zatrudnienia osób bezrobotnych. Pracodawcy najczęściej korzystają z jednorazowej refundacji opłaconych składek, o której mowa w art. 47 ustawy o promocji zatrudnienia, a która przysługuje, jeżeli: 18
Rozdział 1. Zmiany w 2014 roku pracodawca zatrudniał skierowanego bezrobotnego w pełnym wymiarze czasu pracy przez okres co najmniej 12 miesięcy oraz po upływie tego okresu nadal zatrudnia tę osobę. Maksymalna wysokość tej refundacji nie może przekroczyć 300% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu spełnienia powyższych warunków. W 2013 roku maksymalna kwota refundacji wynosiła więc 4.800 zł, a z dniem 1 stycznia 2014 r. wzrosła do 5.040 zł. Inne rodzaje refundacji, których wysokość uzależniona jest od wynagrodzenia minimalnego, przedstawia tabela. Refundacje przysługujące z tytułu zatrudnienia osób bezrobotnych uzależnione od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę Prawo do refundacji ma pracodawca, który Refundacją objęte są Refundację wprowadza następujący przepis ustawy o promocji zatrudnienia Bezrobotni zatrudnieni w ramach prac interwencyjnych Zatrudnił co najmniej w połowie Część kosztów poniesionych na Art. 51 ust. 2 wymiaru czasu pracy na okres wynagrodzenia, nagrody oraz do 6 miesięcy skierowanych bezrobotnych zaliczonych do osób łeczne skierowanych bezrobot- składki na ubezpieczenia spo- będących w szczególnej sytuacji nych w wysokości uprzednio na rynku pracy uzgodnionej, nieprzekraczającej jednak kwoty połowy minimalnego wynagrodzenia i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanego wynagrodzenia za każdą osobę bezrobotną Zatrudnił na okres do 12 miesięcy skierowanych bezrobotnych zaliczonych do osób będących w szczególnej sytuacji na rynku pracy Kwota uprzednio uzgodniona, nieprzekraczająca jednak wynagrodzenia minimalnego i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanego wynagrodzenia za każdego bezrobotnego, jeżeli refundacja obejmuje koszty poniesione za co drugi miesiąc ich zatrudnienia Art. 51 ust. 3 19
Składki 2014. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Prawo do refundacji ma pracodawca, który Zatrudnił w pełnym wymiarze czasu pracy skierowanego bezrobotnego, o którym mowa w art. 49 pkt 1 2 oraz pkt 6 7 ustawy o promocji zatrudnienia, tj. bezrobotnego w wieku do 25 lat, bezrobotnego długotrwale lub po zakończeniu kontraktu socjalnego albo kobietę, która nie podjęła zatrudnienia po urodzeniu dziecka, bezrobotnego, który po odbyciu kary pozbawienia wolności nie podjął zatrudnienia, albo bezrobotnego niepełnosprawnego Zatrudnił na okres do 6 miesięcy w wymiarze nieprzekraczającym połowy wymiaru czasu pracy przy pracy niezwiązanej z wyuczonym zawodem skierowanych bezrobotnych w wieku do 25 lat, bezrobotnych długotrwale lub po zakończeniu kontraktu socjalnego albo kobiety, które nie podjęły zatrudnienia po urodzeniu dziecka, lub bezrobotnych będących dłużnikami alimentacyjnymi w rozumieniu przepisów o pomocy osobom uprawnionym do alimentów Refundacją objęte są Koszty wypłaconego wynagrodzenia, nagród oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości uprzednio uzgodnionej, nieprzekraczającej jednak wynagrodzenia minimalnego i składek na ubezpieczenia społeczne od tego wynagrodzenia, jeżeli zwrot obejmuje koszty poniesione za co drugi miesiąc; refundacja może objąć okres do 18 miesięcy Bezrobotni wykonujący roboty publiczne Część poniesionych kosztów na wynagrodzenia, nagrody i składki na ubezpieczenia społeczne w wysokości uprzednio uzgodnionej, nieprzekraczającej jednak kwoty ustalonej jako iloczyn liczby zatrudnionych bezrobotnych i połowy wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w ostatnim dniu zatrudnienia każdego rozliczanego miesiąca, łącznie ze składką na ubezpieczenia społeczne od refundowanego wynagrodzenia Refundację wprowadza następujący przepis ustawy o promocji zatrudnienia Art. 56 ust. 2 Art. 57 ust. 4 oraz ust. 6 Składki na Fundusz Pracy Podstawa warunkująca naliczanie składek Jedną z przesłanek powodujących konieczność naliczania składek na Fundusz Pracy jest to, aby podstawa składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalno-rentowe 20