Excel w zadaniach. Sortowanie, losowanie, zliczanie oraz nazywanie.

1 (Pobrane z slow7.pl) Excel w zadaniach. Sortowanie, losowanie, zliczanie oraz Dziś naszym zadaniem będzie utworzenie arkusza z ocenami dla poszczególnych uczniów, który będzie nam wyliczał poszczególne informacje. Tak więc utworzymy arkusz taki jak ten przedstawiony poniżej: Zadaniem utworzonego arkusza będzie: wyliczenie ilości poszczególnych ocen, obliczenie średnich ocen uczniów oraz z poszczególnych przedmiotów, wyliczenie ilości ocen z zachowania. OK więc zaczynamy. Standardowo arkusz z ćwiczeniem do ściągnięcia tu:arkusz ćwiczenie

2 (Pobrane z slow7.pl) Pominę opisywanie formatowania, ponieważ formatowanie zostało opisane w wcześniejszych wpisach. Tworzenie arkusza od zera możesz obejrzeć w załączonym filmiku na końcu artykułu. Pierwszą czynnością jaką wykonamy będzie wpisanie nazwisk i imion uczniów. Specjalnie dane te nie są wpisane w kolejności alfabetycznej gdyż by je ułożyć skorzystamy z funkcji sortowania. Po zaznaczeniu interesujących nas danych (warto zaznaczyć z polem Nazwisko oraz Imię gdyż pola te zostaną użyte jako nagłówki) aby ułożyć nazwiska wraz z imionami w kolejności alfabetycznej należy kliknąć na karcie Narzędzia główne narzędzie Sortuj i filtruj a następnie z rozwijanej listy wybrać Sortowanie niestandardowe. Po wybraniu Sortowania niestandardowego ukarze nam się okno opcji sortowania w którym będziemy mogli ustalić zasady przeprowadzenia procesu.

3 (Pobrane z slow7.pl) Naszym celem jest ułożenie nazwisk w kolejności od A do Z a w przypadku wystąpienia dwóch takich samych nazwisk brane ma być pod uwagę imię (i taka sytuacja wystąpi przy nazwisku Nowak). Zaznaczenie uwzględnia wspomniane nagłówki, stąd na liście wyboru pojawia się opcja Nazwisko oraz Imię. Jeżeli chcemy skorzystać z nazw kolumn odznacz opcję: Moje dane mają nagłówki. By osiągnąć nasz założony cel ułożenia wyrazów należy dodać dwa poziomy sortowania (kolejność według, której będzie przeprowadzane sortowanie). Jako pierwsze wybieramy sortowanie według nazwisk zaś jako drugie sortowanie według imion. Oczywiście w polu Kolejność wybieramy Od A do Z. Po ustaleniu wszystkich opcji klikamy na OK. Następuje ułożenie wyrazów. Jak widać poniżej ułożenie te jest zgodne z naszymi oczekiwaniami. Przy sortowaniu należy zwrócić uwagę na jedną bardzo ważną rzecz a mianowicie by sortować

4 (Pobrane z slow7.pl) wszystkie obszary w których znajdują się dane. Oznacza to, że nie zaznaczenie właściwego obszaru będzie skutkować pomieszaniem danych. W naszym przykładzie poniżej na skutek nie zaznaczenia całości obszaru zostały pozamieniane imiona z nazwiskami. Na szczęście przed tego typu błędem chroni nas stosowne ostrzeżenie. Kolejnym naszym krokiem będzie uzupełnienie zachowania, tu wpisujemy fikcyjne dane.

5 (Pobrane z slow7.pl) Przyszedł czas by uzupełnić oceny. Można by było wpisać je ręcznie ale my pójdziemy na skróty i skorzystamy z pewnego ułatwienia a mianowicie wykorzystamy funkcję: LOS, która to zwraca losową liczbę rzeczywistą, liczba ta jest większa niż lub równa 0 i mniejsza od 1. Przy funkcji tej należy dopowiedzieć dwie kwestie: pierwsza to że w składni funkcji LOS nie występują argumenty a druga: to że nowa losowa liczba rzeczywista jest zwracana po każdym obliczeniu arkusza, oznacza to że każde odwołanie się do komórki w której jest użyta funkcja LOS powoduje wygenerowanie nowej wartości. By ręcznie wygenerować nowe wartości użyj klawisza F9. W naszym przykładzie musimy wygenerować liczby z zakresu od 1 do 6 (bo takie mamy stopnie w szkole), wywołanie funkcji LOS spowoduje wygenerowanie liczb od 0 do 1, więc nasuwa się pytanie jak zmienić zakres generowanych liczb? Wystarczy, że skorzystamy z następującego wzoru:los()*(b-a)+a (gdzie a jest liczbą od której ma nastąpić generowanie a b granicą, lub prościej jest to zakres od a do b). A więc spróbujmy, nasze a=1 natomiast b=6.

6 (Pobrane z slow7.pl) Jak widać powyżej udało nam się wygenerować liczby, których zakres mieści się pomiędzy 1 a 6 tylko że my potrzebujemy liczby całkowite. Aby uzyskać liczby całkowite należy do naszego wzoru dodać jeszcze jedną funkcję a mianowicie funkcję, która zaokrągli nam wygenerowane liczby rzeczywiste. Excel oferuje nam taką funkcję a nazywa się ona ZAOKR. Funkcja ZAOKR zaokrągla liczbę do określonej liczby cyfr. Składnia funkcji jest następująca: ZAOKR(liczba/komórka;liczba_cyfr) gdzie: liczba/komórka - wymagana liczba, którą należy zaokrąglić. liczba_cyfr - wymagana liczba cyfr, do których liczba ma zostać zaokrąglona. Tak więc nasz wcześniejszy wzór przyjmie następującą postać: ZAOKR(LOS()*(b-a)+a;0) i dopiero użycie tej formuły złożonej z dwóch funkcji pozwoli nam na wygenerowanie liczb całkowitych od 1 do 6. Trochę skomplikowane ale przynajmniej poznaliśmy dwie nowe funkcje. Czy jest prostszy sposób? Oczywiście jest można wykorzystać funkcję: LOS.ZAKR, która jest tak naprawdę złożeniem opisanej formuły. Funkcja ta zwraca losową liczbę całkowitą z wybranego zakresu liczb. Składnia funkcji jest następująca: LOS.ZAKR(dolna; górna) gdzie: dolna - najmniejsza liczba całkowita, jaką może zwrócić funkcja, górna - największa liczba całkowita, jaką może zwrócić funkcja. Tak więc chcąc wygenerować liczby od 1 do 6 należy wydać polecenie: =LOS.ZAKR(1;6) Funkcja ta jest dosyć nowym pomysłem, istniała już wcześniej ale pod nazwą RANDBETWEEN i dodatkowo wymagała zainstalowania dodatku Analysis ToolPack (starsze wersje Excela). Tak więc jakby z jakiegoś powodu funkcja ta nie była dostępna sprawdź czy ów dodatek jest zainstalowany. W przypadku Excela 2003 - z menu Narzędzia wybieramy pozycję Dodatki, a w oknie dialogowym zaznaczamy opcję Analysis ToolPack i klikamy OK. Jeżeli zaś chodzi o nowsze wersje z karty Plik wybieramy Opcje następnie z opcji dostępnych po lewej stronie wybieramy Dodatki i u dołu ekranu w polu Zarządzaj wybieramy Dodatki programu Excel i klikamy Przejdź W nowo otwartym oknie wybieramy interesujące nas dodatki w tym przypadku Analysis ToolPack.

7 (Pobrane z slow7.pl) To jak już wiemy jak utworzyć oceny to wykonajmy to. Mamy wypełnione oceny. Aby nie następowało generowanie nowych wartości za każdym odwołaniem się do komórki, która

8 (Pobrane z slow7.pl) zawiera ocenę należy wykonać jeszcze jeden myk. A mianowicie należy skopiować wygenerowane oceny i wkleić je lecz w opcjach wklejenia należy wybrać Wartości. Wybranie Wartości jako opcji wklejania spowoduje, że zostanie wklejone tylko to co znajduje się w komórce, zostanie pominięta funkcja, która te dane wygenerowała. Mamy oceny to przystępujemy do zliczenia ilości poszczególnych ocen. W pierwszej kolejności wyliczymy oceny poszczególnych uczniów. By wykonać to zadanie należy posłużyć się jeszcze nie znaną nam funkcją LICZ.JEŻELI. Funkcja ta zlicza komórki w zakresie, które spełniają określone pojedyncze kryterium. Przykładowo można policzyć wszystkie komórki o wartościach zaczynających się od tej samej litery lub zawierające liczbę większą albo mniejszą od podanej. W naszym przypadku musimy zliczyć ilość wystąpienia danej oceny. Składnia funkcji jest następująca: LICZ.JEŻELI(zakres; kryteria) zakres - określa jedną lub więcej komórek, które mają zostać zliczone, kryteria - liczba, wyrażenie, odwołanie do komórki lub ciąg tekstowego określający, które komórki będą zliczane. Poniżej kilka przykładów użycia funkcji LICZ.JEŻELI =LICZ.JEŻELI(Zakres:1) - zwraca liczbę komórek zawierających wartość 1, =LICZ.JEŻELI(Zakres:"<0") - zwraca liczbę komórek zawierających wartości ujemne, =LICZ.JEŻELI(Zakres: "<>0") - zlicza liczbę komórek różnych od zera, =LICZ.JEŻELI(Zakres:"*") -zlicza liczbę komórek zawierających tekst,

9 (Pobrane z slow7.pl) =LICZ.JEŻELI(Zakres:">"&C2) - zwraca liczbę komórek o wartości większej niż wartość komórki C2, =LICZ.JEŻELI(Zakres:C2) - zwraca liczbę komórek o takiej wartości jaka znajduje się w komórce C2, =LICZ. JEŻELI(Zakres; "test") - zwraca liczbę komórek zawierających pojedyncze słowo test, bez uwzględnia wielkości liter, =LICZ.JEŻELI(Zakres: "*test*")- zwraca liczbę komórek zawierających słowo test, słowo może znajdować się gdziekolwiek, =LICZ. JEŻELI(Zakres: "Z*") - zwraca liczbę komórek zaczynających się na literę Z (nie uwzględnia wielkości liter), =LICZ.JEŻELI(Zakres: PRAWDA)- zwraca liczbę komórek zawierających wartość logiczną PRAWDA, =LICZ.JEŻELI(Zakres:"????") - zwraca liczbę komórek zawierających dokładnie cztery litery, =LICZ.JEŻELI(Zakres:"<"&ŚREDNIA (Zakres)) - zwraca liczbę komórek o wartości mniejsza niż średnia, =LICZ.JEŻELI(Zakres:DZIŚ()) - zwraca liczbę komórek zawierających aktualną datę, =LICZ.JEŻELI(Zakres:5)+LICZ.JEŻELI(Zakres:-5) - zwraca liczbę komórek zawierających liczby 5 i -5, =LICZ.JEŻELI(Zakres: ">9") - zlicza liczbę komórek zawierających wartości większe niż 9. Aby więc aby wyliczyć ilość wystąpienia oceny 6 u pierwszego ucznia należy zbudować formułę LICZ.JEŻELI(E3:S3;6) Po zatwierdzeniu okaże się że uczeń ten ma wystawione dwie 6. Aby wyliczyć ilość 6 dla pozostałych uczniów wystarczy formułę przekopiować (magiczny kwadracik) do pozostałych komórek.

10 (Pobrane z slow7.pl) Aby wyliczyć ilość 5 należy powyższą formułę zmodyfikować w polu kryterium tzn. zamiast 6 wpisać 5 - LICZ.JEŻELI(E3:S3;5) Komórkę kopiujemy do pozostałych i dalej analogicznie przechodzimy do wyliczenia 4,3,2 i 1. Oceny mamy wyliczone. Wyliczenie wszystkich ocen wymaga od nas wprowadzenia 6 różnych formuł (dla każdej z zliczanej oceny osobno),czy można te same zadanie wykonać za pomocą tylko jednej formuły? Można. Należy tylko zastosować adresację bezwzględną, wyliczenie wszystkich ocen załatwi nam taka o to formułka: LICZ.JEŻELI($E3:$S3;T$2)

11 (Pobrane z slow7.pl) Już tłumaczę zasadę jej działania. W formule tej zakres nam się nie zmienił, ciągle chcemy wyliczyć ilość poszczególnych ocen (oceny pierwszego ucznia) więc zakresem będzie zbiór tych ocen. Zakres ten musimy zablokować ponieważ formuła będzie kopiowana w prawo, nie zablokowanie zakresu spowoduje jego przesuwanie podczas operacji kopiowania. Blokujemy litery ponieważ będziemy kopiowanie wykonywali w prawą stronę. W kryterium wpisaliśmy adres komórki T2, czemu akurat ta komórka? Odpowiedź jest prosta, ponieważ w tej komórce wpisana jest wartość 6 a nam zależy na wyliczeniu ilości wystąpienia oceny 6.Dodatkowo w adresie komórki T2 została zablokowana 2. Dwójka ta musi być zdolarowana ponieważ kopiowanie również będzie realizowane w dół tak aby każdy uczeń miał wyliczoną ilość każdej oceny. Reasumując, kopiując w dół zakres podąża za nami natomiast wyliczana ocena pozostaje stała, natomiast kopiując w prawo mamy sytuacje odwrotną, zakres nie ulega zmianie a wartość liczonej oceny podąża za kopiowaniem. Wyliczenie średniej nie powinno Ci czytelniku nastręczyć problemów, gdyż w pierwszym przypadku wyliczamy średnią z wszystkich ocen oprócz religii i języka niemieckiego. Przedmioty te są umieszczone na skraju więc utworzony zakres będzie zakresem ciągłym. Po wyliczeniu tej średniej najprawdopodobniej pojawi ci się ostrzeżenie (trójkąt w lewym górnym rogu komórki), informujące o tym że Formuła pomija przylegające komórki. Jest to kolejne z zabezpieczeń Excela, które z założenia ma chronić nas przed popełnieniem błędu. My zaś wiemy, że błąd ten jest bezzasadny więc ostrzeżenie możemy zignorować.

12 (Pobrane z slow7.pl) W drugim zaś przypadku wyliczamy średnią z wszystkich ocen bez żadnych wykluczeń. Mamy wykonaną jedną część arkusza a więc pora by wykonać resztę. Kolejnym elementem, który wyliczymy będzie ilość poszczególnych ocen z zachowania. I tu również użyjemy funkcji: LICZ.JEŻELI Aby wyliczyć ilość ocen wzorowych możemy skorzystać z następującej formuły: LICZ.JEŻELI(D3:D11;"wzorowe")

13 (Pobrane z slow7.pl) Pierwsza zmiana, która rzuca się w oczy to użycie cudzysłowu. Cudzysłów ten jest niezbędny gdy zliczamy wartości, które nie są liczbami. By wyliczyć pozostałe oceny z zachowania możemy powyższą formułę powtórzyć dla każdej oceny z zachowania osobno. Możemy też użyć innej formuły (oczywiście by sobie ułatwić) a mianowicie: LICZ.JEŻELI(D$3:D$11;B12)

14 (Pobrane z slow7.pl) Użycie formuły spowoduje, że nie będziemy musieli jej korygować przy każdej z ocen z zachowania, wystarczy ją skopiować do pozostałych komórek. Mamy sytuację podobną do tej opisywanej przy wyliczeniu ocen poszczególnych uczniów. Wykorzystaliśmy komórki w których potrzebne nam wartości zostały już wpisane oraz adresację bezwzględną. Zablokowaliśmy zakres w którym znajdują się oceny z zachowania, zakres został zablokowany gdyż kopiowanie będzie realizowane w dół. Przechodzimy do wyliczenia ilości poszczególnych ocen lecz tym razem w rozbiciu na przedmioty. I znów do tego zadania posłuży nam funkcja LICZ.JEŻELI. Zakresem w tym przypadku będą wszystkie oceny z danego przedmiotu zaś kryterium będzie stanowiła ocena. Do wyliczenia ilości ocen 6 możemy posłużyć się formułą: LICZ.JEŻELI(E3:E11;6) i następnie skopiować ją w prawo.

15 (Pobrane z slow7.pl) W tym przypadku formuły liczące pozostałe oceny musimy albo utworzyć każdą z osobna lub skopiować pierwszą (z uwzględnieniem adresacji bezwzględnej) i utworzone w ten sposób formuły zmodyfikować (zamienić 6 na inne oceny). By trochę sobie uprościć w formule powyższej zablokujemy cyfry w zakresie tak by nie ulegał on przesunięciu podczas kopiowania w dół. Formuła przybierze postać: LICZ.JEŻELI(E$3:E$11;6) Teraz musimy zmodyfikować poszczególne formuły uwzględniając liczone oceny.

16 (Pobrane z slow7.pl) Czy można te wyliczenie ocen zrobić jeszcze prościej? Oczywiście można. Bardzo często przygotowując arkusz z np. jakimś opracowaniem statystycznym tworzę sobie szereg pomocniczych komórek, które pozwalają mi uprościć prowadzone obliczenia. I tak samo można zrobić w tym przypadku. Wystarczy, że wykorzystamy do tego celu jakieś nie używane komórki. W naszym zadaniu musimy utworzyć komórki w których znajdą się wartości wpisane od 6 do 1 (jeśli chcemy by wartości były niewidoczne możemy zmienić kolor tekstu na kolor biały w ten sposób zostanie ukryta zawartość komórek). Teraz by wyliczyć całość ocen należy skorzystać z formuły: LICZ.JEŻELI(E$3:E$11;$AD8) (zakres blokowanie ze względu na kopiowanie w dół, kryterium blokowane ze względu na kopiowanie w prawo). Zrobione. Średnia ocen zostanie obliczona z wykorzystaniem formuły: ŚREDNIA(E3:E11)

17 (Pobrane z slow7.pl) Ostatnią czynności, która pozostaje nam do wykonani jest zsumowanie ilości wyliczonych ocen. Do tego wykorzystamy funkcję: SUMA Tak więc arkusz mamy wykonany. Rozwijając i poszerzając temat o jeszcze jedno zagadnienie a mianowicie o nazywanie komórek lub obszarów komórek dojdziemy do wniosku, że arkusz ten można by było wykonać (wspomniałem

18 (Pobrane z slow7.pl) kiedyś, że jeśli chodzi o Excela to jedno właściwe rozwiązanie nie istnieje dlatego właśnie Excel jest tak uniwersalny) właśnie w oparciu o nazwy. Nazwy wymyślono po to by użytkownikowi łatwiej było budować nowe formuły ale również by lepiej orientować się już w tych utworzonych. Łatwiej jest nam po prostu zorientować się co jest liczone i w jaki sposób. Poprzez zastosowanie nazw gdy formuła ma postać: =ŚREDNIA(oceny_Baszta) od razu wiemy co wyliczamy, niż gdyby było zapisane =ŚREDNIA(E3:S3). Nazwy również mogą nam posłużyć do odwołań do innych komórek np. poprzez formułę: =Baszta Wos zbudujemy adres odwołujący się do oceny ucznia Baszty z WOS-u. Zanim zaczniemy tworzyć nazwy parę słów o regułach jakie rządzą przy ich nadawaniu: Prawidłowe znaki - jako pierwszy znak nie może zostać użyta cyfra czyli pierwszy znak nazwy musi być literą, znakiem podkreślenia (_) lub ukośnikiem odwrotnym (\). Pozostałe znaki w nazwie mogą być literami, cyframi, kropkami lub znakami podkreślenia. Niedozwolone jest zdefiniowanie następujących nazw: K, k, W ani w, ponieważ znaki te używane są jako skróty. Odwołania do komórek zabronione - nazwy nie mogą być pokrywać się z adresami komórek, na przykład A$10 lub A1B1. Spacje są niedozwolone niedozwolone jest użycie znaku spacji w nazwach. Aby oddzielić od siebie wyrazy można użyć do tego celu znak podkreślenia (_) bądź kropkę (.), na przykład: wypłata_pracowników lub podatek.vat. Długość nazwy długość nazwy jest ograniczona do 255 znaków. Uwzględnianie wielkości liter -nazwy mogą zawierać wielkie i małe litery. Wielkość liter przez program Excel nie jest rozróżniana. Utworzona np. nazwa Kupno jest tożsama z np. nazwą KUPNO. Tak więc przykład. W pierwszej kolejności utwórzmy nazwy, które będą odwoływać się do ocen z przedmiotów. W tym celu zaznaczamy wszystkie oceny wraz z nazwą przedmiotu. Utworzenie nazw wykonamy po przejściu na zakładkę Formuły i kliknięciu na Utwórz z zaznaczenia.

19 (Pobrane z slow7.pl) Po wybraniu opcji w nowo otwartym oknie możemy ustalić skąd mają zostać pobrane dane celem utworzenia nazw. W naszym przypadku wybieramy Górny wiersz Po kliknięciu na OK zostanie utworzonych 15 nazw, które będą odwoływać się do ocen z danego przedmiotu. Poprawność utworzenia nazw możemy sprawdzić poprzez kliknięcie na Menedżer nazw.

20 (Pobrane z slow7.pl) Po kliknięciu możemy stwierdzić: jakie nazwy zostały utworzone, wartość, odwołanie oraz zasięg stosowania nazw (ten arkusz czy np. cały skoroszyt). Od tej pory wpisując nazwę w komórce możemy się do niej odwołać. Utworzone nazwy pojawią się wraz z propozycją funkcji.

21 (Pobrane z slow7.pl) Sprawdźmy czy odwołania działają i spróbujmy wyliczyć średnią z przedmiotu historia, następnie porównamy wartość wyliczonej średniej z wartością wyliczoną w sposób tradycyjny. Jak widać na powyższym zrzucie wywołanie nazwy historia i połączeniu nazwy z funkcją ŚREDNIA powoduje wyliczenie średniej z przedmiotu historia. Nieważne jaki sposób wybierzemy wyliczona wartość będzie taka sama. Odwoływać się do utworzonych nazw możemy tak samo jak do adresów komórek, tak więc formuła: ŚREDNIA(historia;WOS) wyliczy nam średnią z historii i WOS-u, natomiast formuła: ŚREDNIA(historia:matematyka) średnią z przedmiotów od historia do matematyka (tj. historia, WOS, j.angielski i matematyka). Spróbujmy teraz zdefiniować nazwy, które będą odnosić się do ocen konkretnych uczniów (np. zdefiniowana nazwa od nazwiska ucznia Baszta będzie się odnosić to wszystkich ocen tego ucznia). Tu niestety już nie ma tak prosto jak to było w przypadku ocen z przedmiotów ponieważ zaznaczony obszar jest nieciągły i nie da się utworzyć nazw z zaznaczenia (nie wiem jak to jest w Office 2013 ale w 2010 nie ma takiej możliwości przy takim zaznaczeniu). Dlatego musimy te nazwy utworzyć dla każdego z ucznia osobno. Nazwę po zaznaczeniu ocen ucznia utworzymy poprzez kliknięcie na Definiuj nazwę.

22 (Pobrane z slow7.pl) Po zdefiniowaniu nazw, możemy je użyć w formułach. Gdy chcemy odwołać się do wspomnianej wyżej oceny ucznia Baszty z przedmiotu WOS zamiast wpisywać niewiele nam mówiący adres: =H3 możemy użyć odwołania =Baszta WOS

23 (Pobrane z slow7.pl) Na koniec jeszcze należałoby by wspomnieć, że nazwy komórek możemy definiować w polu nazwy komórki, poprzez wpisanie jej nazwy. I to by było na tyle. Arkusz mamy utworzony a użyte narzędzia i funkcje programu Excel omówione. W następnym wpisie zajmiemy się funkcją JEŻELI. I na koniec filmik obrazujący wszystkie czynności.

24 (Pobrane z slow7.pl)