Obowiązkowe Zakaz dyskryminacji rejestrowanie godzin pracy w zatrudnieniu przydatna zleceniobiorcy strategia, jakie są sposoby orzecznictwo sądów pracy 1
Wydawanie pracy nowe stanowisko ministerstwa Bardzo długaświadectw umowa terminowa zawarta jeszcze przed 22 lutego 2016 r. co możesąpracodawca Obowiązkowe rejestrowanie godzin pracy zleceniobiorcy jakie sposoby... Prawo pracy dla specjalistów WYJĄTKOWE EBOOKI ZA DARMO DLA CIEBIE Pracujesz w kadrach, płacach? Interesuje Cię prawo pracy i wynagrodzenia pracowników? Pobierz darmowe ebooki. CZAS PRACY Ruchomy czas pracy obliczyć ZakazJak dyskryminacji wynagrodzenie w zatrudnieniu w miesiącu, w którym Rada pracowników i inna nieobecność powoływanie i zasady funkcjonowania przydatna strategia, wystąpiła choroba orzecznictwo sądów pracy Ruchomy Zakaz dyskryminacji pracy wczas zatrudnieniu przydatna strategia, orzecznictwo sądów pracy cena: 24,90 zł OR 1 Jeśli: j esteś specjalistą ds. personalnych, ds. płac, zarządzasz działem kadr, płac, chcesz wiedzieć, co dzieje się w prawie pracy i płacach i jakie są skutki zmian w praktyce, chcesz znać interpretacje bieżących problemów poprzez stanowiska urzędów oraz orzeczenia. KLIKNIJ i pobierz bezpłatne e-poradniki! 2
Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Agnieszka Gorczyca Redaktor: Szymon Sokolik ISBN 978-83-269-6250-9 Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2017 Skład i łamanie: Triograf Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, ów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 3
Obowiązkowe rejestrowanie godzin pracy zleceniobiorcy jakie są sposoby DORADCA KADROWEGO Katarzyna Wrońska-Zblewska prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy Od 2017 roku strony umowy zlecenia (i umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu) muszą w umowie przewidzieć sposób potwierdzania (rejestrowania) godzin realizacji tej umowy. Dotyczy to także umów zawartych przed 1 stycznia 2017 r., które należało zaktualizować o odpowiednie zapisy. W jaki sposób zrealizować ten obowiązek. Sposobów jest wiele. Sprawdź, który z nich będzie dla Ciebie praktyczny i wygodny. Z tego tekstu dowiesz się m.in.: ``Czy stare umowy też należy zaktualizować o zapis dotyczący potwierdzania godzin... 5 ``Jakie są sposoby rejestrowania liczby godzin... 6 ``Czym kierować się przy wyborze najodpowiedniejszej metody... 9 ``Co się dzieje, w przypadku gdy umowę zawarto ustnie... 11 ``Czy wprowadzenie płacy minimalnej oznacza konieczność przejścia na stawkę godzinową... 12 ``Czy wyznaczona w umowie stała liczba godzin zwalnia z rejestrowania godzin pracy... 13 ``Czy można ująć pracowników i zleceniobiorców w jednej ewidencji czasu pracy... 14 4
W styczniu br. weszła w życie minimalna stawka za 1 godzinę wykonywania czynności objętych umową dla: z zleceniobiorców i z osób świadczących usługi, do których stosuje się przepisy o zleceniu. Przy czym, ich płaca minimalna została ustalona jako stawka godzinowa (w 2017 roku wynosi 13 zł za godzinę, w kolejnych latach ma być waloryzowana). Aby zatem prawidłowo ustalić wysokość wynagrodzenia takich osób, nowe przepisy wprowadziły obowiązek rejestrowania godzin ich pracy. Liczbę godzin poświęconych na realizację umowy trzeba rejestrować niezależnie od tego, czy w umowie strony ustaliły wynagrodzenie godzinowe, miesięczne, akordowe itd. W każdym przypadku, przed wypłatą, zatrudniający będzie musiał sprawdzić, czy została zachowana godzinowa płaca minimalna. Nowe uprawnienia otrzymała również Państwowa Inspekcja Pracy. Inspektorzy PIP mogą sprawdzić, czy zatrudniony faktycznie otrzymuje minimalną stawkę godzinową. Zlecenie dla zarządzającego zakładem czy też trzeba potwierdzać godziny Ciężarna właścicielka firmy podpisała z jednym ze swoich pracowników umowę o świadczenie usług zarządzania firmą w okresie jej nieobecności związanej z ciążą i porodem. Wynagrodzenie zostało ustalone jako stała stawka miesięczna. W takim przypadku strony również powinny wskazać sposób potwierdzania liczby godzin wykonywania umowy. I to nawet wówczas, gdy stawka godzinowa wynikająca z umowy jest o wiele wyższa niż minimalna stawka godzinowa czyli gdy nie ma szans, aby w jakimkolwiek przypadku mogła zostać naruszona. 5 Także stare umowy należy zaktualizować o zapis dotyczący potwierdzania godzin Nowe przepisy nałożyły więc na strony umowy zlecenia (umowy o świadczenie usług) nowy obowiązek. Mianowicie, strony muszą ustalić w umowie sposób potwierdzania liczby godzin poświęconych na realizację umowy. Umowy zawierane, począwszy od 1 stycznia 2017 r., powinny od razu uwzględniać taki zapis. Natomiast umowy trwające w tej dacie, lecz zawarte wcześniej (tj. na dawnych zasadach) musimy
6 Obowiązkowe rejestrowanie godzin pracy zleceniobiorcy jakie są sposoby... uzupełnić o taki zapis. Jeśli mimo to umowa nie będzie określała, w jaki sposób ewidencjonowane będą godziny pracy zleceniobiorcy, wówczas informację o liczbie godzin pracy musi przedłożyć zatrudniony w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, w terminie poprzedzającym termin wypłaty. Jest wiele sposobów rejestrowania liczby godzin Liczbę godzin pracy można potwierdzić np.: z spisem godzin prowadzonym przez zatrudniającego i podpisywanym przez zatrudnianego, np. na kształt pracowniczej listy obecności, z spisem godzin prowadzonym przez zatrudnionego, np. w formie arkusza kalkulacyjnego przesyłanego e-mailem na koniec miesiąca czy odręcznej listy zawierającej daty i godziny pracy lub zbiorczego zestawienia przygotowanego na komputerze z ostateczną liczbą godzin pracy w danym miesiącu bez wyszczególniania dni i konkretnych godzin, z zestawieniem indywidualnych loginów zatrudnionego do systemu komputerowego (zatrudniony sam loguje się np. na konkretny portal lub do programu komputerowego czy firmowej bazy elektronicznej itp.), z zestawieniem indywidualnych loginów zatrudnionego do systemu komputerowego (zatrudniony jest wpisywany do systemu komputerowego przez ochronę budynku z godziną wejścia i wyjścia), z wykazem indywidualnych wejść i wyjść z firmy rejestrowanych przez system elektroniczny na podstawie karty elektronicznej lub indywidualnego kodu, z wykazem godzin pracy przesyłanym zatrudniającemu e-mailem, z kartami drogowymi, wykresówkami czy wydrukami z tachografu cyfrowego (dla osób zatrudnionych przy przewozach), z wykazem zrealizowanych czynności potwierdzonych podpisami poszczególnych klientów (dla osób wykonujących usługi dla poszczególnych klientów, np. dostarczenie paczek, naprawy, reklamacje itp.), z wykazem przesyłanych na koniec dnia pracy raportów (godzina rozpoczęcia pracy jest zawsze ta sama, określona w umowie, natomiast godzina zakończenia jest zmienna, zależnie od zrealizowanych w danej dacie czynności, na koniec pracy zatrudniony przesyła drogą elektroniczną raport), z dodatkowym wpisem o liczbie przepracowanych godzin na comiesięcznym rachunku składanym w celu wypłaty wynagrodzenia z umowy, z dodatkowym wpisem o liczbie przepracowanych godzin na comiesięcznej fakturze wystawianej przez zatrudnionego (niektóre programy do
fakturowania umożliwiają wpisywanie dodatkowych treści na fakturach, np. w okienku uwagi/dodatkowe informacje, liczbę godzin można też wpisywać w treść faktury w polu usługa/sprzedaż/nazwa towaru, można ją również wpisać do treści wiadomości przesyłanej wraz z fakturą wprost z programu fakturującego do odbiorcy). Potwierdzanie liczby godzin w treści faktury Współpracujący z zakładem specjalista ppoż. wpisywał dotychczas w comiesięczne faktury informację, że określona w fakturze kwota należy się za kompleksowe usługi w zakresie zabezpieczenia przeciwpożarowego za miesiąc.. W styczniu br. strony podpisały aneks do umowy, zgodnie z którym potwierdzanie liczby godzin w miesiącu będzie odbywało się w treści faktury. Od tego momentu wystawiana przez inspektora ppoż. faktura zawiera zapis, że kwota wynikająca z faktury należy się za kompleksowe usługi w zakresie zabezpieczenia przeciwpożarowego za miesiąc w liczbie. godzin. Taki zapis na fakturze jako zgodny z aneksem podpisanym przez strony wydaje się prawidłowy. Wynika bowiem z niego, ile godzin w danym miesiącu inspektor przeznaczył na świadczenie swoich usług na rzecz klienta. wzór Zapis w umowie zlecenia dotyczący rejestrowania godzin ( 1) Umowa zlecenia ze zleceniobiorcą zatrudnionym do utrzymywania porządku na firmowym placu i w magazynie, który codziennie świadczy usługi w siedzibie firmy, zawiera zapis: 1. Liczba godzin przeznaczonych na realizację umowy będzie ewidencjonowana na piśmie przez zleceniobiorcę. 2. Ewidencja, o której mowa w pkt 1, będzie prowadzona w formie codziennie uzupełnianej tabeli, w której wpisywana będzie liczba godzin przepracowanych w danym dniu miesiąca. 3. Tabela będzie dostępna w portierni zleceniodawcy. 4. Wzór tabeli zawiera załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 7
Obowiązkowe rejestrowanie godzin pracy zleceniobiorcy jakie są sposoby... wzór Zapis w umowie zlecenia dotyczący rejestrowania godzin ( 2) Umowa zlecenia ze zleceniobiorcą zatrudnionym w charakterze kierowcy samochodu do 3,5 tony (prawo jazdy kat. B) przewiduje, że: 1. Potwierdzanie liczby godzin pracy będzie odbywało się poprzez przekazywanie do działu płac comiesięcznego zestawienia określającego zbiorczą liczbę godzin pracy w danym miesiącu. 2. Potwierdzenie, o którym mowa w pkt 1, powinno być przekazane do działu płac w formie pisemnej najpóźniej ostatniego dnia miesiąca. wzór Zapis w umowie zlecenia dotyczący rejestrowania godzin ( 3) Umowa zlecenia ze zleceniobiorcą zatrudnionym do sprzątania pomieszczeń firmowych w godzinach popołudniowych, kiedy w firmie jest jedynie pracownik ochrony, określa, że: 1. Liczba przepracowanych w ramach niniejszej umowy godzin będzie potwierdzana comiesięcznie na bazie przedłożonej przez zleceniobiorcę listy obecności. 2. Lista obecności musi zawierać liczbę przepracowanych w danym dniu godzin oraz podpis zleceniobiorcy i pracownika ochrony potwierdzający oświadczenie zleceniobiorcy. 3. Lista, o której mowa w pkt 1, powinna być prowadzona na piśmie i musi zostać przekazana do działu organizacyjnego najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca. wzór Zapis w umowie zlecenia dotyczący rejestrowania godzin ( 4) Umowa zlecenia z informatykiem pracującym głównie zdalnie, w tym również u siebie w domu, przy obsłudze firmowego systemu komputerowego może przewidywać, że: Ciąg dalszy na stronie 112 8
Ciąg dalszy ze strony 111 1. Czas poświęcony na realizację umowy będzie ewidencjonowany poprzez comiesięczne zestawienie godzin. 2. Zestawienie, o którym mowa w pkt 1, będzie zawierało zbiorczą liczbę godzin przepracowaną w danym miesiącu i zostanie przygotowane przez zleceniobiorcę w formie dokumentu Word lub Excel. 3. Zestawienie powinno być przekazywane zleceniodawcy elektronicznie w formie wiadomości e-mail zawierającej załącznik Word lub Excel najpóźniej ostatniego dnia miesiąca. Można wybrać najwygodniejszą metodę Strony mają pozostawioną bardzo dużą swobodę co do wyboru rodzaju potwierdzania godzin. Wybierając odpowiednią metodę, powinny najpierw przeanalizować sposób wykonywania umowy. Nie każda metoda będzie bowiem pasowała w konkretnej sytuacji. Sposób rejestrowania godzin dostosowany do rodzaju prac Zatrudniona na zlecenie sprzątaczka wykonuje swoje obowiązki w godzinach popołudniowych, kiedy w firmie nie ma już nikogo. W takim przypadku warto wybrać metodę opartą na zaufaniu do zatrudnionego, np.: z wykaz godzin pracy przygotowywany przez sprzątaczkę lub z metodę polegającą na rejestracji do systemu elektronicznego (np. gdy w firmie jest taki system, a każdy z zatrudnionych ma indywidualny kod lub kartę i musi ją odbić, wchodząc i wychodząc z firmy). Każdorazowe potwierdzanie godziny rozpoczęcia pracy przez zatrudniającego będzie w takim przypadku kłopotliwe. 9 Warto również zwracać uwagę na to, aby metoda była wygodna dla stron, lecz równocześnie umożliwiająca przedstawienie liczby godzin inspektorowi PIP w trakcie ewentualnej kontroli. Nowelizacja nakazuje nam bowiem przechowywać dokumenty związane z liczbą godzin pracy przez okres 3 lat od dnia wymagalności wynagrodzenia w celach kontrolnych. Trzeba więc przyjąć taki sposób, aby bez dużych trudności dało się w razie potrzeby odtworzyć liczbę godzin pracy w poszczególnych miesiącach z 3 ostatnich lat wykonywania zlecenia.
Obowiązkowe rejestrowanie godzin pracy zleceniobiorcy jakie są sposoby... Sposób rejestrowania dopuszczalny, ale niewygodny Zleceniobiorca pracujący poza siedzibą zatrudniającej go firmy umówił się ze zleceniodawcą, że będzie potwierdzał liczbę godzin SMS-em. Nowelizacja nie zakazuje takiego sposobu potwierdzania liczby godzin pracy. Jednak trudno będzie przedstawić inspektorowi PIP taką dokumentację w trakcie kontroli. Tym bardziej że kontrola może dotyczyć lat wcześniejszych, np. kontrola w 2018 roku może dotyczyć również roku 2017. Automatyczne rejestrowanie zalogowań do komputera Zleceniobiorcy zatrudnieni w firmie IT mają własne indywidualne kody identyfikacyjne. Rozpoczynając pracę na komputerze w firmie lub w domu (taką możliwość przewiduje podpisana umowa), muszą zalogować się do firmowego systemu, aby uzyskać dostęp do swoich projektów, nad którymi pracują. Kończąc pracę, wylogowują się z systemu przed zamknięciem komputera. Umowa przewiduje, że potwierdzenie liczby przepracowanych w poszczególnych miesiącach godzin będzie następowało automatycznie na podstawie logów do firmowego systemu. Zleceniobiorca przechowuje w systemie automatyczne zestawienie wszystkich logów, rejestrujące (zliczające) liczbę godzin wykonywania zlecenia. Zapis z czytników wejść Zleceniobiorcy zatrudnieni w call center otrzymują własne imienne identyfikatory. Oprócz potwierdzenia tożsamości służą do ewidencjonowania czasu pracy. Aby wejść do pomieszczeń, w których zleceniobiorcy wykonują obowiązki lub z nich wyjść, muszą wczytać identyfikator w czytniku znajdującym się przy drzwiach. Wczytanie identyfikatora nie tylko rejestruje godzinę wejścia i wyjścia, ale również otwiera drzwi. Na koniec miesiąca, na podstawie danych z systemu, ustalany jest czas przeznaczony na realizację zadań zleceniobiorców. Taki sposób potwierdzania liczby godzin strony ustaliły w umowie. 10
W przypadku gdy zleceniobiorca samodzielnie ewidencjonuje godziny i przedkłada je zatrudniającemu, np. wraz z rachunkiem do wypłaty, zatrudniający może sprawdzić prawidłowość tej ewidencji. Przy czym w praktyce nie zawsze jest to możliwe. Potwierdzanie godzin przez zleceniobiorcę utrudniona kontrola Zatrudniony na zlecenie serwisant naprawiający windy w blokach wykonuje obowiązki wynikające z umowy poza siedzibą zatrudniającego. W takiej sytuacji weryfikacja ewidencji przepracowanych przez niego godzin będzie w praktyce utrudniona, a niekiedy nawet niemożliwa. W takich przypadkach strony mogą w umowie przewidzieć, że zleceniobiorca będzie kontrolowany zależnie od okoliczności przez wyznaczonego przedstawiciela lub pracownika podmiotu zatrudniającego czy nawet samego zleceniodawcę. Jednak zanim taki zapis znajdzie się w umowie, warto przeanalizować, czy w danym przypadku kontrola: z będzie faktycznie możliwa (np. zlecenia naprawy są zgłaszane przez 11 klientów telefonicznie bezpośrednio na numer służbowy serwisanta, o konieczności napraw i jej zakresie zatrudniający dowiaduje się dopiero po dokonaniu naprawy ze złożonych przez serwisanta raportów), z nie będzie naruszała dóbr osobistych zatrudnionego lub jego prywatności (będzie tak, gdy np. kontrola zleceniobiorcy pracującego we własnym domu ma się odbywać przez monitoring prowadzony stale za pomocą kamery zamontowanej w firmowym laptopie zatrudnionego), z może zostać przeprowadzona w innej formie (np. przez porównanie danych z GPS firmowego samochodu, którym porusza się przy wykonywaniu obowiązków wynikających z umowy zatrudniony zleceniobiorca). Jeśli umowę zawarto ustnie sposób ustala się na piśmie W przypadku gdy umowa zlecenia czy umowa o świadczenie usług: z nie zawiera zapisów dotyczących sposobu rejestrowania godzin (mimo ciążącego obowiązku w praktyce takie ustalenia najczęściej zamieszcza w umowie zatrudniający jako strona przygotowująca umowę do podpisu) lub
Obowiązkowe rejestrowanie godzin pracy zleceniobiorcy jakie są sposoby... z jest zawarta ustnie i zatrudniający nie potwierdził na piśmie/elektronicznie/dokumentowo ustaleń dotyczących potwierdzania liczby godzin (co jest dopuszczalne), również trzeba rejestrować godziny pracy zleceniobiorcy (wykonawcy usług). Przepisy stanowią, że wówczas godziny te musi potwierdzać zleceniobiorca. W takim przypadku wystarczą np. zbiorcze wykazy godzin przepracowanych w danym miesiącu czy zestawienia prowadzone przez zatrudnionego na wzór listy obecności pracowników zawierające liczbę godzin pracy w poszczególnych dniach itp. Takie dokumenty czy wykazy musimy również przechowywać przez 3 lata. Płaca minimalna nie oznacza przejścia na stawkę godzinową Wbrew częstemu przekonaniu wprowadzenie minimalnej stawki godzinowej dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi, do których stosuje się przepisy o zleceniu, nie oznacza konieczności godzinowego wynagradzania. Nie trzeba więc obecnie zamieniać np. comiesięcznego wynagrodzenia ryczałtowego 2.000 zł na stawkę godzinową 20 zł za 1 godzinę wykonywania usług. Obowiązująca stawka godzinowa ma jedynie zapewnić ustawowe minimum, poniżej którego wzorem stosunków pracy strony umów cywilnoprawnych nie mogą już zejść. Nadal są więc możliwe stawki ryczałtowe miesięczne, akordowe itp. Istotne jest jedynie, aby przed wypłatą zatrudniający sprawdził, czy z uwagi na przepracowaną w danym miesiącu liczbę godzin stawka minimalna została zachowana. W tym celu należy: z podzielić stawkę z umowy (np. stałą miesięczną) przez liczbę godzin pracy i z porównać otrzymany wynik z minimum krajowym. Jeśli stawka z umowy będzie równa lub wyższa niż 13 zł, wówczas wynagrodzenie jest prawidłowe i może zostać bez przeszkód wypłacone w kwocie przewidzianej w umowie. Jeśli jednak stawka będzie niższa niż minimalna krajowa, zatrudniający będzie musiał wypłacić zamiast kwoty umówionej po 13 zł za każdą godzinę wykonywania umownych zadań. 12 Sprawdzanie zachowania płacy minimalnej obliczenia Umowa o świadczenie usług z zakładowym behapowcem przewiduje stałą stawkę miesięczną 300 złotych niezależną od liczby godzin
świadczenia usług w miesiącu. W styczniu 2017 roku przyjęto do zakładu kilku nowych pracowników, w związku z czym behapowiec przeprowadził kilka instruktaży ogólnych w ramach szkoleń wstępnych dla tych osób oraz opracował ocenę ryzyka zawodowego dla dwóch nowych stanowisk. Dodatkowo musiał również przygotować dane do ZUS-IWA, sprawozdania GUS Z-10, a także wykonać comiesięczny audyt zakładu. Wszystkie te czynności zajęły mu w sumie 25 godzin. Zatem przed wypłatą należy sprawdzić, czy zachowana została stawka minimalna: z 300 zł : 25 godzin = 12 zł. W takim przypadku behapowiec powinien otrzymać w sumie 325 zł, zamiast wynikających z umowy 300 zł ze względu na obowiązek podwyższenia wynagrodzenia do wysokości minimalnej stawki godzinowej. Wyznaczona w umowie stała liczba godzin nie zwalnia z rejestrowania godzin pracy Umowa cywilnoprawna może zawierać ustalenia dotyczące czasu jej realizacji, czyli np. przewidywać, że ustalone w umowie miesięczne wynagrodzenie przysługuje za 20 godzin świadczenia usług. Dzięki takim zapisom umownym strony zapewniają minimalną stawkę wynagrodzenia. Kwota z umowy jest bowiem zwykle ustalona w taki sposób, że podzielenie jej przez określoną w umowie liczbę godzin gwarantuje zleceniobiorcy co najmniej 13 zł za godzinę. Jednak nawet takie zapisy nie zwolnią stron z obowiązku potwierdzania liczby godzin przeznaczonych na realizację umowy. Możliwe są bowiem w praktyce i takie sytuacje, w których stała liczba godzin pracy w ramach umowy ulega zmianie, np. z powodu awarii lub nagłego wzrostu zamówień. 13 Sztywna liczba godzin w umowie i jej doraźna zmiana Zatrudniony na zlecenie kurier rozwozi przesyłki przez 100 godzin w miesiącu (taki ma zapis w umowie). Jednak przed świętami liczba paczek znacząco wzrosła i kurier zamiast 100 godzin przepracował 150. Mimo zapisu umownego obie strony zgodziły się na większą liczbę godzin, przy czym nie dokonano zmian w umowie. W takim przy-
Obowiązkowe rejestrowanie godzin pracy zleceniobiorcy jakie są sposoby... padku adekwatnie do treści umowy strony powinny potwierdzić faktyczną liczbę przepracowanych przez kuriera godzin i wypłacić stosowne wynagrodzenie z uwzględnieniem stawki minimalnej. Czy można ująć pracowników i zleceniobiorców w jednej ewidencji czasu pracy? Podobnie jak w przypadku wspólnego grafiku dla pracowników i zleceniobiorców, dopuszczalne wydaje się również prowadzenie jednej wspólnej ewidencji czasu pracy dla pracowników i zleceniobiorców. Jednak w praktyce będzie to najczęściej trudne, a nadto niepraktyczne i niepotrzebne. W przypadku zleceniobiorców istotna jest bowiem jedynie liczba godzin przeznaczonych na realizację umowy. Wystarczy więc np. zewidencjonować zbiorczą liczbę godzin poświęconych wykonaniu umowy przez zleceniobiorcę. Natomiast w przypadku pracowników ewidencja jest bardziej rozbudowana i szczegółowa. Musi bowiem: z wskazywać liczbę przepracowanych godzin codziennie podczas gdy na zleceniu wystarczy zarejestrować np. liczbę godzin wykonywania zadań w miesiącu, z dzielić te godziny na poszczególne rodzaje aktywności pracownika, takie jak np. praca w niedzielę, w święto czy dyżur, z zawierać również nieobecności w pracy, np. urlop wypoczynkowy. W pracowniczej ewidencji czasu pracy rejestrujemy bowiem takie okoliczności, jak: z praca w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, z dyżury, z urlopy, z zwolnienia od pracy oraz z inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Prowadzenie jednej ewidencji dla pracowników i zleceniobiorców samo w sobie nie powinno narażać zatrudniającego na zarzut, że pod umową zlecenia ukrywa się pracownicze zatrudnienie. Chyba że nie jest to jedyny zarzut, np. czas pracy zleceniobiorcy jest planowany i rozliczany identycznie jak w przypadku pracowników, a nadto jeszcze zleceniobiorca jest ujęty w pracowniczej ewidencji czasu pracy. 14
Porównanie pracowniczej ewidencji czasu pracy i rejestrowania godzin pracy zleceniobiorcy (osoby świadczącej usługi) Ewidencja pracownicza Ewidencja cywilnoprawna Aktualizacja danych Na bieżąco, codzienna aktualizacja Na bieżąco, aktualizacja co najmniej raz w miesiącu, choć może być również częstsza, np. codzienna Jednostka odniesienia Praca 15 Nieobecności Sposób określenia godzin pracy Sposób prowadzenia Rozliczanie czasu pracy w dobach pracowniczych Liczba godzin pracy w poszczególnych dobach Muszą być odnotowywane na bieżąco ze wskazaniem ich rodzaju, np. urlop wypoczynkowy, nieobecność nieusprawiedliwiona itp. Konieczny jest podział na pracę w zwykłe dni robocze, w dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (zwykle soboty), w niedziele, w święta, w porze nocnej, w nadgodzinach Odrębnie dla każdego pracownika Podstawa prawna: Rozliczanie czasu pracy w dniach Liczba godzin przeznaczonych na realizację umowy Zależnie od treści zawartej umowy mogą być wpisywane, choć nie jest to obowiązek Zależnie od treści zawartej umowy może być szczegółowy (liczba godzin w poszczególnych dniach) lub ogólny (liczba godzin w miesiącu) Możliwe jest prowadzenie zbiorcze, np. jednak tabela dla kilku zleceniobiorców, pod warunkiem jednak że będzie z niej jasno wynikała liczba godzin pracy poszczególnych zleceniobiorców z art. 8b ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 2008 ze zm.), z 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).
Obowiązkowe rejestrowanie godzin pracy zleceniobiorcy jakie są sposoby... 16
1BC0279 ISBN 978-83-269-6250-9 17