Zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy

Transkrypt

1 INSTRUKCJA nr 2/APK/2006 Wydanie I Akademia Medyczna W Warszawie Zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu Liczba stron: 7 Opracował Kierownik Działu Kadr, Płac i Spraw Socjalnych Data Zatwierdził Kanclerz AM Data Zasady określone w instrukcji obowiązują pracowników nie będących nauczycielami akademickimi. Podstawa prawna: Ustawa Kodeks z dnia 26 czerwca 1974 r. Dział VI, Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286, ze zm.), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w oraz udzielania pracownikom zwolnień od (Dz. U. nr 60 poz. 281 z 1996 r.), Regulamin Pracy Akademii Medycznej w Warszawie. Zasady ogólne: 1. Instrukcja określa zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu w Akademii Medycznej w Warszawie, zwanej dalej uczelnią. 2. Zasady określone w niniejszej instrukcji obowiązani są stosować wszyscy pracownicy uczelni nie będący nauczycielami akademickimi. 3. nadzór nad przestrzeganiem zasad określonych w instrukcji pełni Kierownik Sekcji pracowników nie będących nauczycielami akademickimi. Załączniki do niniejszej instrukcji stanowią: 1. Lista obecności załącznik nr 1 2. Lista obecności dla pracowników pracujących w ruchomym czasie załącznik nr 2 3. Harmonogram czasu (przykładowy wzór) załącznik nr 3 4. załącznik nr 4 5. Ewidencja wyjść służbowych i prywatnych załącznik nr 5 6. załącznik nr 6

2 Czynność Odpowiedzialny za realizację Opis postępowania Dokument, zapis Ustala, z przepisami prawa, ogólny wymiar czasu na kolejne okresy rozliczeniowe. Ustalanie wymiaru czasu Kierownik Działu Kadr, Płac i Spraw Socjalnych Informację o ogólnym wymiarze czasu w poszczególnych miesiącach rozliczeniowych publikuje na stronie internetowej uczelni co najmniej na 14 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Informacja o wymiarze czasu Okres rozliczeniowy przyjęty dla Akademii Medycznej w Warszawie wynosi 1 miesiąc. Sporządza indywidualne harmonogramy czasu na okres rozliczeniowy dla każdego z podległych pracowników, którzy pracują w systemie lub rozkładzie czasu innym niż: od poniedziałku do piątku, w godz. 8:00-16:00 lub przy zastosowaniu tzw. ruchomego czasu. Planowanie indywidualnego harmonogramu czasu dla pracowników nie pracujących w podstawowym rozkładzie czasu W indywidualnym harmonogramie czasu uwzględnia planowany wymiar czasu pracownika (dni i liczba godzin w poszczególnych dniach). W harmonogramie zaznacza, które dni są oddawane w zamian za pracę w dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia lub za pracę w niedziele i święta. Harmonogram czasu Podaje pracownikowi do wiadomości, w sposób przyjęty w danej jednostce organizacyjnej, indywidualny harmonogram czasu na 3 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Informowanie o nieobecności w Niezwłocznie po powzięciu informacji o ewentualnej nieobecności w, ale nie później niż w drugim dniu nieobecności w, zobowiązany jest powiadomić bezpośredniego przełożonego lub pracownika Sekcji pracowników nie będących nauczycielami akademickimi (osobiście, telefonicznie, poprzez osobę trzecią lub w każdy inny skuteczny sposób) o nieobecności w i przewidywanym czasie jej trwania. Dokument nieobecności w, pracownik składa bezpośredniemu przełożonemu lub bezpośrednio do Sekcji pracowników nie będących nauczycielami akademickimi. Zgłoszenia urlopu na żądanie, pracownik dokonuje najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, nie później niż w ciągu 2 godzin po czasie, w którym miał rozpocząć pracę. nieobecności w, Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w oraz udzielania pracownikom zwolnień od Urlop na żądanie należy zgłaszać wyłącznie bezpośredniemu przełożonemu.

3 Przekazanie informacji o nieobecności pracownika, Pracownik APK 2 Niezwłocznie (w dniu powzięcia informacji) przekazują sobie telefonicznie lub osobiście informacje dotyczące wiadomych nieobecności pracowników w. Dokonywanie zmian w indywidualnym harmonogramie czasu Dokonuje zmian w harmonogramie czasu na skutek ważnych przyczyn wynikłych po stronie pracodawcy lub pracownika (np. nieobecność pracownika, szczególne potrzeby pracodawcy). Wyznacza i powiadamia pracownika, którego zmiana dotyczy o konieczności wykonania i terminie jej wykonywania. Harmonogram czasu Prowadzenie list obecności Kierownik jednostki organizacyjnej (osoba odpowiedzialna, wyznaczona przez kierownika jednostki organizacyjnej) Osoba odpowiedzialna przygotowuje listę obecności pracowników z uwzględnieniem planowanych absencji (urlopy wypoczynkowe). Lista wykładana jest przed rozpoczęciem w widocznym i dostępnym dla pracowników każdej jednostki organizacyjnej miejscu. Należy uwzględnić godziny każdego pracownika zatrudnionego w danej jednostce organizacyjnej uczelni. Lista obecności dla pracowników czasie, zawiera godziny rozpoczęcia i zakończenia czasu. Lista obecności wzór 2 czasie Zobowiązany jest punktualnie rozpoczynać pracę. Przestrzeganie wyznaczonego czasu Potwierdza każdorazowo punktualne przybycie do poprzez podpisanie listy obecności przed rozpoczęciem. W przypadku spóźnienia, powinien niezwłocznie zgłosić się do przełożonego w celu usprawiedliwienia się. Pracownicy, pracujący w ruchomym czasie, wpisują na liście obecności wzór 2 godzinę rozpoczęcia i zakończenia czasu. Lista obecności wzór 2 czasie Wykonywanie w godzinach Kierownik jednostki organizacyjnej Zleca pracownikowi wykonywanie w ach, z Instrukcją nr 1/APK/2006 Zasady zlecania i wykonywania, to jest po uzyskaniu uprzedniej zgody Prorektora ds. Kadr lub Kanclerza. na zlecenie Zlecenie Odbiór czasu wolnego w zamian za czas przepracowany W celu odebrania przepracowanych godzin, pracownik składa wniosek o odbiór godzin kierownikowi jednostki organizacyjnej, z Instrukcją nr 1/APK/2006 Zasady zlecania i wykonywania.

4 Opuszczenie miejsca Na uzasadnioną prośbę pracownika lub ze względów służbowych, wyraża każdorazowo zgodę na opuszczenie przez pracownika miejsca a także na późniejsze rozpoczęcie lub wcześniejsze jej zakończenie. Dokumentowanie wyjść prywatnych i służbowych Każdorazowo, przed opuszczeniem miejsca, uzyskuje zgodę bezpośredniego przełożonego na wyjście z i dokonuje wpisu do ewidencji. Ewidencja wyjść prywatnych i służbowych Prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych Prowadzi ewidencję, w której dokonuje się wpisów wyjść prywatnych i służbowych pracowników. Pracownik każdorazowo wskazuje termin odpracowania godzin związanych z wyjściem prywatnym. Ewidencja wyjść prywatnych i służbowych Prowadzi bieżący nadzór nad czasem podległych pracowników, w tym nad przestrzeganiem wymiaru czasu w okresie rozliczeniowym, z zachowaniem wymaganego nieprzerwanego odpoczynku Przestrzeganie zgodności czasu z przepisami prawa dobowego co najmniej 11 godzin, tygodniowego - co najmniej 35 godzin, dni wolnych od w okresie rozliczeniowym co najmniej jedna niedziela co 4 tydzień, przerwy w wynoszącej co najmniej 15 minut jeśli czas w ciągu doby wynosi co najmniej 6 godzin. Rozliczanie czasu Prowadzi na bieżąco kartę ewidencji czasu, w której odnotowuje: czas w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele, święta, w dni wolne od wynikające z rozkładu czasu w przeciętnie pięciodniowym tygodniu, czas w porze nocnej,, czas pozostawania w gotowości do (dyżury), urlopy, zwolnienia od oraz inne usprawiedliwione i nie usprawiedliwione nieobecności w. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego, na podstawie karty ewidencji czasu i list obecności, dokonuje rozliczenia faktycznego czasu każdego pracownika, obliczając liczbę ewentualnych godzin w okresie rozliczeniowym. Rozliczenie następuje w oparciu o zatwierdzone wnioski o pracę i zlecenia, z uwzględnieniem wniosku o odbiór na zlecenie Zlecenie nieobecności w, z Rozporządzeniem MPi PS

5 . Lista obecności wzór 2 czasie Potwierdzanie zgodności zapisów w karcie ewidencji czasu i liście obecności Kierownik jednostki organizacyjnej Niezwłocznie po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego, pracownik potwierdza poprzez złożenie podpisu, zgodność zapisów w karcie ewidencji czasu za dany miesiąc ze stanem faktycznym. Kierownik jednostki organizacyjnej, po zakończeniu okresu rozliczeniowego, potwierdza podpisem zgodność zapisów w kartach ewidencji czasu i listach obecności podległych pracowników. Lista obecności wzór 2 czasie Przekazanie dokumentów potwierdzających rzeczywisty czas w celu naliczenia wynagrodzenia Najpóźniej w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym miesiącu rozliczeniowym, przekazuje do Sekcji pracowników nie będących nauczycielami akademickimi dokumenty dotyczące czasu z minionego miesiąca w celu sprawdzenia poprawności wyliczeń oraz naliczenia wynagrodzenia. Zwolnienia lekarskie oraz wnioski o urlop należy przekazywać do Sekcji pracowników nie będących nauczycielami akademickimi niezwłocznie po ich wpłynięciu. na zlecenie Lista obecności nieobecności w, MPiPS Udostępnianie karty ewidencji czasu, Kierownik Sekcji pracowników nie będących nauczycielami akademickimi Na każde żądanie pracownika udostępnia mu do wglądu indywidualną kartę ewidencji czasu. Nadzór nad przestrzeganiem i prawidłowym rozliczaniem czasu Kierownik Sekcji pracowników nie będących nauczycielami akademickimi Weryfikuje dokumenty potwierdzające rzeczywisty czas pod kątem: zgodności czasu z przepisami prawa, kompletności dokumentacji oraz prawidłowości rozliczenia czasu. Oblicza liczbę godzin płatnych z dodatkiem 50% lub 100%, liczbę godzin w porze nocnej (dodatek 20%) i liczbę godzin na II zmianie (dodatek 10%). Przygotowuje zlecenie wypłaty, zawierające zestawienie liczby godzin płatnych z właściwym dodatkiem do wynagrodzenia, do zatwierdzenia przez Kierownika Działu Kadr, Płac i Spraw Socjalnych. Przekazuje zatwierdzone zlecenie wypłaty na zlecenie Lista obecności

6 do Sekcji płac pracowników nie będących nauczycielami akademickimi w terminie do 8 dnia roboczego miesiąca następującego po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego. nieobecności w, MPiPS Zlecenie wypłaty Wprowadzanie danych do systemu informatycznego w celu naliczenia wynagrodzenia Pracownik Sekcji pracowników nie będących nauczycielami akademickimi Na bieżąco wprowadza do systemu informatycznego dane dotyczące absencji pracowniczej (na podstawie otrzymywanych dokumentów). nieobecności w, MPiPS

7