OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA POSTĘPOWANIE PRZETARGOWE NA USŁUGI PARTNERA TICKETINGOWEGO THE WORLD GAMES 2017 WROCŁAW 1. INFORMACJE WSTĘPNE: W listopadzie 2015 roku, na podstawie przeprowadzonych dialogów technicznych przez Zamawiającego, stworzony został szczegółowy Katalog Usług Partnera Ticketingowego The World Games 2017. W oparciu o jego zapisy Zamawiający oczekuje kompleksowej obsługi w obszarze Ticketingu The World Games 2017 oraz skutecznej międzynarodowej sprzedaży biletów na The World Games 2017, w oparciu o podejmowane przez Wykonawcę działania marketingowe i sprzedażowe. Zamawiający planuje sprzedać na The World Games 2017 maksymalnie 220 000 tys. biletów. 2. PODSTAWOWE ZADANIA WYKONAWCY: 1) sporządzenie koncepcji ticketingowej (dalej: Koncepcja Ticketingowa) w oparciu o przeprowadzone analizy sprzedaży biletów na podobnych wydarzeniach sportowych w Polsce i za granicą - wydarzenia multisportowe o charakterze międzynarodowym oraz wydarzenia sportowe w dyscyplinach The World Games 2017, 2) przygotowanie estymacji cen biletów oraz opracowanie polityki cenowej wspólnie z Zamawiającym dla The World Games 2017 z uwzględnieniem biletów pakietowych, kolekcjonerskich, sprzedaży wiązanej oraz biletów na poszczególne dyscypliny oraz dla członków federacji sportowych, 3) określenie ilości sprzedanych biletów i modelu ich sprzedaży, 4) zapewnienie Zamawiającemu dostępu do systemu IT do zarządzania sprzedażą biletów i miejscami na poszczególnych arenach/obiektach The World Games 2017, 5) zaplanowanie i realizacja działań promocyjnych ogólnopolskich i międzynarodowych w oparciu o kanały promocyjne Wykonawcy, mających na celu sprzedaż biletów na The World Games 2017, 6) zapewnienie maksymalizacji przychodów Zamawiającego ze sprzedaży biletów przy jednoczesnym zapewnieniu jak największej liczby widzów na trybunach/miejscach widowni podczas The World Games 2017, 7) organizacja, kontrola i realizacja międzynarodowego procesu sprzedaży biletów poprzez kanały internetowe Wykonawcy, placówki i sieci partnerskie Wykonawcy, zarówno przed, jak i w czasie The World Games 2017, 8) przeprowadzenie w ramach zasobów Wykonawcy kontroli biletów na zawody we wszystkich obiektach w czasie przebiegu The World Games 2017, 9) raportowanie Zamawiającemu sprzedaży w czasie rzeczywistym za pośrednictwem udostępnionego systemu IT, 10) rozliczenie z Zamawiającym sprzedaży biletów na The World Games 2017, 11) uczestniczenie na żądanie Zamawiającego w rozmowach i negocjacjach prowadzonych pomiędzy Zamawiającym, a partnerami zewnętrznymi w przedmiocie podjęcia współpracy, na koszt Wykonawcy,
12) doradzanie na rzecz Zamawiającego w zakresie objętym niniejszym Opisem Przedmiotu Zamówienia, a w szczególności współpracy, podejmowanej pomiędzy Zamawiającym i partnerami promocyjnymi Zamawiającego, 13) przeznaczenie na potrzeby współpracy z Zamawiającym dedykowanego zespołu składającego się z nie mniej niż 2 osób, 14) dokonywanie na rzecz Zamawiającego innych czynności o charakterze doradczo informacyjnym. 3. ZAKRES ŚWIADCZEŃ WYKONAWCY: 1) opracowanie we współpracy z ZAMAWIAJĄCYM Koncepcji Ticketingowej zawierającej: a) analizę sprzedaży biletów na poprzednich 3 edycjach The World Games na postawie dostępnych danych dostarczonych przez IWGA, Wrocławski Komitet Organizacyjny oraz poprzednich organizatorów The World Games, b) analizę sprzedaży biletów na największe imprezy sportowe w Polsce z ostatnich dwóch lat, c) analizę sprzedaży biletów i ilości widzów na wydarzeniach sportowych w dyscyplinach The World Games 2017 w ciągu ostatnich dwóch lat w Polsce i w krajach ościennych, d) estymację odpowiednich cen biletów na The World Games 2017, e) określenie ostatecznej ilości biletów przeznaczonych do sprzedaży nie większej niż 220 tys. biletów do sprzedaży i nie mniejszej niż 120 tys. biletów, f) politykę sprzedaży biletów na The World Games 2017, g) analizę każdego obiektu pod względem: - ilości miejsc, - aranżacji miejsc/trybun pod sprzedaż biletów, - określenie zasad sprzedaży biletów na wszystkie obiekty (określenie sektorów i ich wartości cenowej), h) propozycję rozwiązań IT, do obsługi procesu sprzedaży i kontroli biletów, dostarczonych przez Wykonawcę spełniające wymagania Wrocławskiego Komitetu Organizacyjnego, i) plan kampanii promocyjnej polskiej i międzynarodowej, która zostanie zrealizowana przez Wykonawcę w celu realizacji procesu sprzedaży biletów na The World Games 2017, j) określenie zasad kontroli biletów na obiektach i niezbędnych zasobów, k) przygotowanie projektów biletów z uwzględnieniem logotypów partnerów Zamawiającego l) Koncepcja Ticketingowa oraz ewentualne jej zmiany muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od jej przedłożenia. Termin wykonania: 90 dni od dnia podpisania umowy. 2) udostępnienie na potrzeby procesu Ticketingowego systemu IT do zarządzania sprzedażą i miejscami na obiektach The World Games 2017 umożlwiającego w szczególności: a) dostęp do systemu IT z poziomu przeglądarki internetowej,
b) obsługę w języku polskim i angielskim, c) raportowanie w systemie czasie max. co 30 min. o ilości sprzedanych miejsc na The World Games 2017, d) możliwość wyłączania określonych miejsc i sektorów ze sprzedaży przez Wrocławski Komitet Organizacyjny- na żądanie Zamawiającego, e) możliwość zarządzania sprzedanymi miejscami z podziałem na obiekty, kategorie biletów, strefy na poszczególnych obiektach, f) sprzedaż online biletów poprzez stronę www Wykonawcy i jego partnerów, a także umożliwienie sprzedaży biletów poprzez stronę The World Games 2017 i partnerów The World Games 2017, g) możliwość implementacji modułu sprzedaży biletów lub dedykowanych podstron na podanych przez Zamawiającego i ustalonych z Wykonawcą stronach internetowych (Implementacja będzie leżała po stronie Wykonawcy), h) sprzedaż biletów w systemie pakietowym, łączonym i innym ustalonym w polityce sprzedaży biletów ujętych w Koncepcji Ticetingowej (ust. 3 pkt 1), i) sprzedaż biletów z elementami dodatkowymi np. gadżetami, bilety kolekcjonerskie i inne wynikające z opracowanej przez Wykonawcę, polityki sprzedaży, Koncepcji Ticketingowej, j) raportowanie finansowe ze sprzedaży biletów z uwzględnieniem m.in. dat transakcji, miejsc zakupu, kraju i miasta zakupu, zniżek, kanału sprzedaży, ścieżki zakupowej, k) akceptację różnych metod płatności, l) sprzedaż biletów za pośrednictwem Social Media (FB) na profilach Wykonawcy oraz wskazanych przez Zamawiającego i ustalonych z Wykonawcą, m) zapewnienie możliwości zbierania danych od osób kupujących bilet (wiek, płeć, miejsce zamieszkania, inne podstawowe bez danych wrażliwych), Termin wykonania: 120 dni od dnia podpisania umowy do 21 dni od zakończenia The World Games 2017. 3) przeprowadzenie procesu sprzedaży biletów na The World Games 2017 poprzez: a) przeprowadzenie międzynarodowej sprzedaży publicznej z wykorzystaniem kanałów online i offline takich jak: strona www Wykonawcy, stron internetowych partnerów Wykonawcy, strony internetowej Zamawiającego, stron internetowych partnerów Zamawiającego, b) kanałów social media, w tym kanałów social media Wykonawcy i Zamawiającego, aplikacji mobilnych Zmawiającego oraz Wykonawcy, agencji turystycznych, sprzedaż telefoniczna, sieci punktów partnerskich, c) przeprowadzenie sprzedaży w punktach sprzedaży na obiektach The World Games 2017 w trakcie i bezpośrednio przed The World Games 2017, d) sprzedaż w sektorze B2B poprzez bezpośrednią sprzedaż do firmy, sprzedaż z wykorzystaniem sieci i systemów takich jak np. MyBenefit oraz pozostałe kanały sprzedaży zarekomendowane przez Wykonawcę, e) sprzedaż i stworzenie biletów pakietowych (np. na kilka dyscyplin), f) sprzedaż i stworzenie biletów kolekcjonerskich,
g) sprzedaż biletów z gadżetami dostarczonymi przez Zamawiającego lub wskazanego przez Zmawiającego partnera. Termin wykonania: 120 dni od dnia podpisania umowy do zakończenia The World Games 2017. 4) przeprowadzenie przez Wykonawcę międzynarodowych i ogólnopolskich działań reklamowych i promocyjnych określonych w Koncepcji Ticketingowej mających na celu wsparcie i zwiększenie sprzedaży biletów: a) poprzez promocję The World Games 2017 na stronie Wykonawcy i partnerów Wykonawcy, b) poprzez promocję The World Games 2017 w miejscach sprzedaży oraz w sieciach partnerskich, c) poprzez promocję online (w Internecie) z wykorzystaniem takich narzędzi jak: - Google adwords, - Social Ads (reklamę w mediach społecznościowych), - reklamę efektywnościową w Internecie, - e-mail marketing, - sieci partnerskie online, - reklamę odsłonową w Internecie, d) kampanię offline z wykorzystaniem takich narzędzi jak: - reklamę w radiu, - reklamę w telewizji, - reklamę w prasie, - reklamę outdoorową, - reklamę z wykorzystaniem nowych technologii, - reklamę w punktach sprzedaży i sieciach partnerskich, - pozostałych kanałach zarekomendowanych przez Zamawiającego i ujętych w Koncepcji Ticketingowej. W przypadku niezrealizowania przez Wykonawcę założonych współczynników dotarcia kampanii reklamowej Zamawiający przewiduje karę umowną w wysokości 2% wynagrodzenia brutto, za każde 3 % różnicy pomiędzy współczynnikami, Zamawiający oczekuje estymowanych ilości kontaktów z reklamą, zgodnie z deklaracją Wykonawcy, wyrażonej w Formularzu Ofertowym. Termin wykonania: 120 dni od dnia podpisania umowy do zakończenia The World Games 2017. 5) kontrolę i obsługę biletów na obiektach The World Games 2017 w trakcie odbywania się The World Games 2017 poprzez: a) zapewnienie niezbędnego sprzętu i urządzeń do kontroli biletów w trakcie The World Games 2017, b) zapewnienie niezbędnego oprogramowania do kontroli biletów w trakcie The World Games 2017, c) zapewnienie niezbędnej obsługi i zasobów ludzkich do kontroli biletów,
d) przygotowanie miejsc wskazanych przez Wykonawcę do przeprowadzenia kontroli biletów, e) zorganizowanie punktu obsługi reklamacji na każdym z obiektów w trakcie trwania The World Games 2017, f) zapewnienie przepustowości w kontroli biletów kontrola pojedynczego biletu/osoby nie może przekraczać 10 s na osobę. Termin wykonania: w trakcie trwania The World Games 2017. 6) raportowanie a) raportowanie sprzedaży w systemie IT w czasie rzeczywistym, b) sporządzenie comiesięcznych raportów ze sprzedaży wraz z rekomendacjami w zakresie cen i promocji sprzedaży biletów, ewentualnych zmian w Koncepcji Ticketingowej (akceptowalnych przez Zamawiającego zgodnie z ust. 3 pkt 1 lit. k), c) comiesięczne raportowanie z działań promocyjnych i reklamowych, d) raportowanie w zakresie osób kupujących bilety (zgodnie z zakresem ujętym w systemie IT), e) sporządzenie finalnego raportu ze sprzedaży wraz z uwzględnieniem danych osób kupujących, o których mowa ust. 3 pkt 2 lit. m. Termin wykonania: 120 dni od dnia podpisania umowy do 14 dni po zakończeniu The World Games 2017. 4. INFORMACJE UZUPEŁNIAJĄCE DO ZAKRESU ŚWIADCZEŃ WYKONAWCY: 1) harmonogram rozgrywek oraz szacunkowa liczba miejsc na poszczególnych obiektach i w trakcie poszczególnych za (Załącznik nr. 2 do umowy), 2) ZAMAWIAJĄCY dopuszcza, żeby koszt wysyłki biletów oraz operacji bankowych leżał będzie po stronie osób lub firm kupujących bilety na The World Games 2017. 5. INFORMACJE UZUPEŁNIAJĄCE DLA WYKONAWCÓW, ZWIĄZANE Z PRODUKCJĄ I DYSTRYBUCJĄ SYGNAŁU TV ORAZ DZIAŁANIAMI MARKETINGOWYMI 1. ZAMAWIAJĄCY informuje, że w ramach organizacji The World Games 2017 planuje przeprowadzenie w 2016 i 2017 r. kampanii reklamowej online i offline o wartości nie mniejszej niż 2 mln zł, (wynikające z szacowania wartość kampanii Zamawiającego). Plan kampanii zostanie przedstawiony i uzgodniony z Wykonawcą podczas opracowania Koncepcji Ticketingowej. 2. Zamawiający przewiduje, że w ramach promocji The World Games 2017 przeprowadzi transmisji/relacji z The World Games 2017 w ogólnopolskiej telewizji (Polsat, Polsat Sport, Polsat News): nie mniej niż 60 godz.
6. TERMINY REALIZACJI 1) dla ust. 3 pkt 1 do 90 dni od zawarcia umowy opracowanie Koncepcji Ticketingowej, 2) dla ust. 3 pkt 2 do 120 dni od zawarcia umowy udostepnienie systemu IT do 21 dni po zakończeniu The World Games 2017, 3) dla ust. 3 pkt 3 do 120 dni od dnia podpisania umowy do zakończenia The World Games 2017 rozpoczęcie międzynarodowej sprzedaży biletów, 4) dla ust. 3 pkt 3 lit. c przeprowadzenie sprzedaży na obiektach The World Games 2017, nie później niż na 1 dzień przed rozpoczęciem The World Games 2017, do dnia zakończenia The World Games 2017, 5) dla ust. 3 pkt 4 przeprowadzenie międzynarodowych działań promocyjnych mających na celu sprzedaż biletów120 dni od dnia podpisania umowy do dnia zakończenia The World Games 2017, 6) dla ust. 3 pkt 5 przeprowadzenie kontroli i obsługi biletów w trakcie The World Games 2017, 7) dla ust. 3 pkt 6 raportowanie od 120 dni od podpisania umowy do 14 dni po zakończeniu The World Games 2017, 8) dla ust. 3 pkt 6 lit. e sporządzenie finalnego raportu ze sprzedaży w terminie 14 dni po zakończeniu The World Games 2017.