ZR-16/2015 Białystok, 2015-06-23 Dotyczy: postępowanie przetargowe ZR-16/2015 na tankowanie pojazdów i maszyn budowlanych na stacji paliw Do Zamawiającego wpłynęły pytanie, na które odpowiada w następujący sposób. Pytanie nr 1: Czy w odniesieniu do SIWZ Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji zamówienia przy użyciu magnetycznych kart paliwowych? Zamawiający otrzyma od Wykonawcy bezpłatnie komplet kart przypisanych do numerów rejestracyjnych pojazdów Zamawiającego zabezpieczonych kodem PIN. Potwierdzenie kodu PIN jest jednoznaczne z weryfikacją uprawnień użytkownika do zakupu w imieniu Zamawiającego. Kartą wystawioną na konkretny pojazd można zapłacić tylko za zatankowanie pojazdu wskazanego na karcie (bez możliwości płatności za zakup do kanistra). Zamawiający otrzyma również karty wystawione na okaziciela lub sprzęt i udostępni je pracownikom upoważnionym do tankowania kanistrów. Weryfikacja kodu PIN jest jednoznaczna z uprawnieniem użytkownika do zakupu paliwa do kanistrów w imieniu Zmawiającego. Faktura zbiorcza zostanie wystawiona w oparciu o elektroniczny zapis transakcji dokonanych przy użyciu kart Zamawiającego. Zamawiający otrzyma dostęp do konta internetowego, na którym ma stały wgląd do rejestru transakcji. Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji zamówienia przy użyciu kart paliwowych. Zamawiający co do zasady wymaga wystawienia faktury po każdym tankowaniu, dopuszczając wystawianie faktur zbiorczych pod warunkiem, że będą one wystawiane na każdy samochód osobno. Pytanie nr 2: Czy Zamawiający uzna za spełniony warunek pkt.3.4.2 SIWZ oraz 1 pkt.3 ust.b wzoru umowy (przedkładanie wykazu cen paliw) jeśli Wykonawca, na fakturze przy każdej transakcji umieszcza cenę jednostkową przed rabatem (obowiązującą na stacji w chwili zakupu) oraz cenę jednostkową po rabacie? Odpowiedź: Tak, Zamawiający dopuszcza spełnienie tego warunku poprzez umieszczenie na fakturze ceny jednostkowej przed rabatem i po rabacie lub poprzez stały dostęp do konta internetowego umożliwiający wgląd do rejestru transakcji. Pytanie nr 3: Czy Zamawiający w przypadku akceptacji kart paliwowych dostosuje pkt.3.5 SIWZ oraz 1 pkt.3 ust.c wzoru umowy? Pracownik stacji nie ma możliwości osobistego tankowania kanistra na stacjach Wykonawców obowiązuje samoobsługa, pracownik Zamawiającego nie zostanie powstrzymany przed zatankowaniem kanistra (jeśli jednak będzie posiadał kartę wystawioną na pojazd płatność taką kartą nie zostanie przyjęta).
Tożsamość pracownika Zamawiającego jest potwierdzana poprzez poprawne wprowadzenie kodu PIN, a uprawnienie do zatankowania kanistra wynika z rodzaju karty (okaziciel lub sprzęt). Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza tankowanie samoobsługowe przez pracownika Zamawiającego na podstawie karty paliwowej wystawionej na konkretny sprzęt. Pytanie nr 4: Czy Zamawiający zgodzi się na wystawianie faktur zbiorczych, w dwóch okresach rozliczeniowych miesięcznie (pkt.3.6 SIWZ oraz 3 pkt.1 wzoru umowy)? Faktura wystawiana jest w dwóch okresach rozliczeniowych miesięcznie. Pierwszy okres rozliczeniowy będzie obejmował wszystkie transakcje zamawiającego z okresu od 1 do 15 dnia miesiąca. Drugi okres rozliczeniowy będzie obejmował wszystkie transakcje Zamawiającego z okresu od 16 do ostatniego dnia miesiąca. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego. Faktura zawiera szczegółowe zestawienie transakcji m.in.: numer karty, numer rejestracyjny samochodu (w przypadku karty wystawionej na numer rej.), rodzaj i ilość zatankowanego paliwa, miejsce dokonania transakcji, cenę jednostkową brutto, cenę jednostkową brutto po upuście, wartość netto i brutto oraz stawkę i kwotę VAT. Numery ewidencyjne pojazdu mogą być wprowadzane przy każdej transakcji i również będą figurowały na fakturze. Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza wystawienia faktur zbiorczych w dwóch okresach rozliczeniowych miesięcznie. Faktury powinny być wystawione najpóźniej ostatniego dnia miesiąca, którego dotyczy. Faktura zbiorcza musi być wystawiona na każdy pojazd lub sprzęt oddzielnie. Pytanie nr 5: Czy Zamawiający zgodzi się na określenie terminu płatności 21 dni od daty wystawienia faktury ( 3 pkt. 2 umowy)? Powszechnie stosowanym terminem jest termin liczony od daty wystawienia faktury. W przypadku wystawiania faktur zbiorczych Wykonawca nie ma możliwości rejestrowania daty wpływu faktury do Zamawiającego, tym samym nie może określić dnia płatności. Odpowiedź: Zamawiający zgadza się na termin płatności 21 dni od daty wystawienia pod warunkiem, że faktura wpłynie do Zamawiającego nie później niż w terminie 3 dni roboczych od daty wystawienia. Pytanie nr 6: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych karty mikroprocesorowe - i zaakceptuje, aby karty paliwowe wydane zostały w ciągu 15 dni roboczych od przedłożenia wniosku/zamówienia na karty przez Zamawiającego po podpisaniu umowy, lub przedłożenia wniosku/zamówienia w przypadku blokady danej karty (utrata, zmiana danych i itp.) lub zamówienia nowej karty, przy jednoczesnej akceptacji opłaty za karty: * 0 zł netto za kartę nową, * 10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych dot. wymagań dodatkowych, etc.), * w przypadku kart z nadrukiem logo Zamawiającego koszt karty wynosi 30 zł netto? Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji zamówienia przy użyciu kart paliwowych i akceptuje ww opłaty.
Pytanie nr 7: Czy Zamawiający będzie nadzorował realizację zamówienia i powiadomi Wykonawcę o konieczności blokady kart z tytuły wyczerpania wartości zamówienia? Odpowiedź: Zamawiający będzie nadzorował realizację zamówienia. Pytanie nr 8: W odniesieniu do zapisów SIWZ, informujemy, że Wykonawca daje możliwość tankowania paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie transakcji przy użyciu kart paliwowych. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji wyłącznej lub modernizowanej (w okresie realizacji umowy może zaistnieć taka ewentualność dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej)? Przy powyższym informujemy, że nie wszystkie stacje Wykonawcy w kraju działają w systemie całodobowym, czy zatem Zamawiający akceptuje taką sytuację? Odpowiedź: Tak, Zamawiający akceptuje taką sytuację. Pytanie nr 9: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia już do właściwej umowy załącznika w postaci ogólnych warunków sprzedaży i używania kart paliwowych - w odniesieniu do kwestii nie uregulowanych w umowie (wskazany regulamin stanowi załącznik niniejszej korespondencji)? Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia już do właściwej umowy załącznika w postaci ogólnych warunków sprzedaży i używania kart paliwowych - w odniesieniu do kwestii nieuregulowanych w umowie. Pytanie nr 10: W odniesieniu do SIWZ i załączników SIWZ, w tym do zapisów projektu umowy Wykonawca pyta: - czy w przypadku akceptacji kart paliwowych Zamawiający może odstąpić od konieczności przedkładania na żądanie wykazu cen paliw obowiązujących w danym okresie, na rzecz elektronicznego zrzutu z dokonanych transakcji Zamawiającego w danym okresie rozliczeniowym, oraz interaktywnego serwisu internetowego umożliwiającego użytkownikowi wgląd w dokonane transakcje (SIWZ pkt 3 pdpkt.3.4.2 opisu przedmiotu zamówienia i par 1 ust. 3 pkt. b)? Odpowiedź: Zamawiający odstępuje od konieczności przedkładania na żądanie wykazu cen paliw obowiązujących w danym okresie, na rzecz elektronicznego zrzutu z dokonanych transakcji Zamawiającego w danym okresie rozliczeniowym, oraz interaktywnego serwisu internetowego umożliwiającego użytkownikowi wgląd w dokonane transakcje. Pytanie nr 11: Czy w przypadku kart paliwowych, może być wydana karta na okaziciel, tj. na imię i nazwisko osoby uprawnionej do dokonywani transakcji bezgotówkowego zakupu paliw, czy zatem akceptujecie Państwo takie rozwiązanie w odniesieniu do zapisu SIWZ wskazanego w przedmiocie zamówienia i projekcie umowy (par 1 ust. 3 pkt. c)? Przy tym słowa: tożsamość pracownika i byłyby do usunięcia, gdyż pracownik stacji paliw
Wykonawcy nie ma obowiązku weryfikacji tożsamości pracowników Zamawiającego z załączonymi wykazami Zamawiającego czy Zamawiający wyraża zgodę? Odpowiedź: Zamawiający wyraża zgodę na weryfikację pracownika Zamawiającego poprzez wydaną kartę paliwową. Pytanie nr 12: Dowody wydania stanowią podstawę wystawienia faktur, a faktura jest wystawiana za pełny okres rozliczeniowy, nie po każdej dokonanej transakcji. Okres rozliczeniowy obejmuje należność z tytułu sprzedaży produktów i usług dokonanych w danym okresie, przy czym ustalone są następujące okresy rozliczeniowe: od 1 do 15 dnia miesiąca i od 16 dnia miesiąca do ostatniego dnia miesiąca. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego, przy czym za termin dokonania płatności uważa się datę uznania rachunku Wykonawcy - czy zatem akceptujecie Państwo takie rozwiązanie (SIWZ pkt 3.6)? Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza wystawienia faktur zbiorczych w dwóch okresach rozliczeniowych miesięcznie. Faktury powinny być wystawione najpóźniej ostatniego dnia miesiąca, którego dotyczy. Faktura zbiorcza musi być wystawiona na każdy pojazd lub sprzęt oddzielnie. Pytanie nr 13: [Czy] w przypadku kart paliwowych sprzedaż paliw odbywa się po cenach obowiązujących na danej stacji paliw Wykonawcy w momencie realizacji transakcji, przy uwzględnieniu stałego opustu np. kwotowego liczonego od ceny brutto, nie ma zatem zastosowania opust od ceny netto, czy Zamawiający zaakceptuje takie naliczanie? Mając na uwadze to wskazanie, czy Zamawiający dokona modyfikacji formularza ofertowego i projektu umowy par 2 ust. 1, 2, 3 (cena brutto po uwzględnieniu rabatu kwotowego, lub wskazanie rabatu procentowego)? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że opust kwotowy powinien być liczony od ceny brutto. Pytanie nr 14: 1 ust.4 - obecnie obowiązującym aktem prawnym dot. wymagań jakościowych dla paliw ciekłych jest Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 9 grudnia 2008 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku, poz. 1058 ze zm.) czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę słów w nawiasie? Odpowiedź: Zamawiający dokona powyższej korekty. Pytanie nr 15: 2 ust.3 czy Zamawiający wyraża zgodę, aby po słowie: zł dopisać słowa: brutto na jeden litr? Odpowiedź: Tak. Zamawiający dokona stosownej zmiany. Pytanie nr 16: 2 ust.4 czy Zamawiający wyraża zgodę aby słowo: usługi zmienić na słowo: dostawy? Odpowiedź: Tak. Zamawiający dokona stosownej zmiany.
Pytanie nr 17: 3 ust.1 czy Zamawiający wyraża zgodę aby zmienić treść zapisu: Rozliczenie za pobrane paliwo przy użyciu kart paliwowych następować będzie na podstawie faktur, wystawianych przez Wykonawcę po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. Strony ustalają następujące okresy rozliczeniowe trwające: od 01 do 15 dnia miesiąca kalendarzowego i od 16 do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Wykonawca do faktury załączy zbiorcze zestawienie transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym przez Zamawiającego, zawierające m.in.: rodzaj paliwa, numer rejestracyjny pojazdu, numer karty paliwowej, miejscowość i numer stacji paliw, datę dokonania transakcji, ilość paliwa, cenę brutto paliwa, udzielony rabat.? Odpowiedź: Zamawiający nie zdecyduje się na zmianę zapisu w 3 ust. 1, jednak dopuszcza w przypadku tankowania za pomocą kart paliwowych wystawianie faktur zbiorczych wystawianych po zakończeniu okresu rozliczeniowego trwającego od 1 do 15 dnia miesiąca kalendarzowego i od 16 do ostatniego dnia miesiąca. Faktury zbiorcze powinny być wystawiane na każdy pojazd (urządzenie) osobno. Pytanie nr 18: 3 ust.2 czy Zamawiający dopuści możliwość terminu płatności 21 dni od daty wystawienia faktury (w projekcie umowy jest wskazany termin liczony od otrzymania fv), przy rozliczeniu: od 1 do 15 dnia danego miesiąca i od 16 do ostatniego dnia danego miesiąca, przy czym za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego, a za datę zapłaty uznanie konta bankowego Wykonawcy? Wobec powyższego Wykonawca umożliwia elektroniczną fakturę, tzw. e-fakturę, która jest dostępna dla Zamawiającego niezwłocznie po jej wystawieniu (nie jest konieczne wydłużanie terminu o dodatkowe dni), co też usprawni proces dostarczenia Państwu FV, nie jest wymagane podpisanie odrębnej umowy, wystarczy wyłącznie oświadczenie (e-faktura rozwiązanie ekonomiczne, terminowość oraz bezpieczeństwo przesyłki, dokument akceptowany przez Urząd Skarbowy, przyjazne środowisku naturalnemu, gwarancja stałego i natychmiastowego dostępu do dokumentacji finansowej, mailowe powiadomienia o możliwości pobrania faktur, brak konieczności doliczania do terminu płatności dodatkowych dni na czas otrzymania faktury). Odpowiedź: Zamawiający zgadza się na termin płatności 21 dni od daty wystawienia pod warunkiem, że faktura wpłynie do Zamawiającego nie później niż w terminie 3 dni roboczych od daty wystawienia. Pytanie nr 19: - 3 ust.4 - informuję, iż treść ustępu 4 można usunąć, gdyż jest to powtórzenie zapisu ust.2 drugie zdanie; Odpowiedź: Zamawiający dokona odpowiedniej zmiany. Pytanie nr 20: - 4 ust.4 - czy Zamawiający wyraża zgodę aby dodać kolejne zdanie o następującej treści: "Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych, Strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej Strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych."? Odpowiedź: Zamawiający dokona zmiany w treści przedstawionej wyżej. Pytanie nr 21: Czy Zamawiający wyraża zgodę aby uzupełnić zapisy umowy, przez dodanie: Kierowca Zamawiającego tankujący paliwo do pojazdów Zamawiającego lub kanistrów na stacji paliw Wykonawcy
zobowiązany jest do wprowadzenia właściwego kodu PIN przypisanego indywidualnie do karty paliwowej i jako potwierdzenie transakcji otrzyma dowód wydania (wydruk z terminala), gdzie jeden egzemplarz dowodu wydania otrzymuje kierowca Zamawiającego, a drugi egzemplarz dowodu wydania zostaje na stacji paliw Wykonawcy. Dowód wydania (wydruk z terminala) będzie zawierał następujące dane: numer rejestracyjny tankowanego pojazdu, datę poboru paliwa, ilość i wartość zakupionego paliwa, numer karty paliwowej.? Odpowiedź: Zamawiający dokona zmiany i do 1 doda ust. 9 w treści: W przypadku tankowania przy użyciu kart paliwowych kierowca Zamawiającego tankujący paliwo do pojazdów Zamawiającego lub kanistrów na stacji paliw Wykonawcy zobowiązany jest do wprowadzenia właściwego kodu PIN przypisanego indywidualnie do karty paliwowej i jako potwierdzenie transakcji otrzyma dowód wydania (wydruk z terminala), gdzie jeden egzemplarz dowodu wydania otrzymuje kierowca Zamawiającego, a drugi egzemplarz dowodu wydania zostaje na stacji paliw Wykonawcy. Dowód wydania (wydruk z terminala) będzie zawierał następujące dane: numer rejestracyjny tankowanego pojazdu, datę poboru paliwa, ilość i wartość zakupionego paliwa, numer karty paliwowej. Pytanie nr 22: Zwracamy się z prośbą o doprecyzowanie lokalizacji stacji paliw przewidzianych do realizacji umowy oraz wyliczenia średnich cen do oceny ofert. Zamawiający w pkt 12. ppkt 12,2. wskazuje, iż do obliczenia średnich cen przewidziana jest wskazana stacja paliw na terenie miasta Białegostoku. Czy Zamawiający przez sformułowanie "wskazana stacja paliw na terenie miasta Białegostoku ma na myśli stację paliw zlokalizowaną najbliżej od ul. Warszawskiej 27? Czy Zamawiający w załączniku nr 2 do SIWZ do obliczenia średnich cen wskazuje stacje/ę paliw zlokalizowaną/e w odległości 10 km od ul. Warszawskiej 27 czy też w odległości 10 km od ul. Warszawskiej 27 ale położoną/e w obrębie miasta Białegostoku? Powyższe dotyczy również informacji o liczbie oraz adresach stacji paliw przewidzianych do realizacji zamówienia wg załącznika nr 1 do SIWZ. Odpowiedź: Zamawiający pisząc wskazana stacja paliw ma na myśli stację paliw zlokalizowaną najbliżej ul. Warszawskiej 27. Zamawiający wymaga aby wskazane stacje paliw usytuowane były w odległości nie większej niż 10 km od siedziby Zamawiającego (ul. Warszawska 27). Jednocześnie Zamawiający informuje, że zwiększa ilość paliwa, które będzie przedmiotem zamówienia. Zwiększa się ilość oleju napędowego do 69.000 litrów i etyliny Pb95 do 11.000 litrów. W związku z tym przesuwa się termin składania ofert na dzień 3 lipca 2015 roku. Rozdzielnik: - stron internetowa MPEC Sp. z o.o.: www.mpec.bialystok.pl