Workflow Dokumentacja rozwiązania INNVIERO 1
Wprowadzenie Rozwiązanie autorskie współpracujące m.in. z enova365 oraz rozwiązaniami firmy Sage: Symfonia oraz Symfonia ERP. Aplikacja uprawnia procesy biznesowe w firmie, poprzez ich automatyzację i możliwość przypisania zadań do poszczególnych pracowników. Pozwala na śledzenie dokumentów oraz etapów realizacji zadań. Intuicyjne i proste w obsłudze sprawdzi się w każdej firmie, która ceni sobie dobrą organizację pracy. Workflow składa się z podstawowych elementów: 1. Skaner dokumentów. 2. Dokumenty w obiegu. 3. Analizy. 4. Ustawienia. System z założenia ma przewidzianą hierarchię: Projekt > Sprawa > Proces Każdy nadrzędny element może mieć n elementów podrzędnych. W systemie przywiduje się również zadania, które nie posiadają załącznika. Przykładowy przebieg procesu: po prawidłowym zalogowaniu się do systemu widzimy widok zgodny z naszymi uprawnieniami. widok składa się z poszczególnych zakładek. w zakładce skaner dodajemy procesy do poszczególnych spraw i projektów. możemy dodać plik. dodać proces (zadanie bez załącznika). usunąć plik. odświeżyć listę. przesłać dokumenty do obiegu które mają prawidłowo wypełnione elementy wymagalne w formularzu. dodajemy plik jako załącznik do procesu. Na tym etapie możemy zdecydować czy plik związany jest z projektem, czy jest to nowa sprawa czy może sprawa która już istnieje. Na tym etapie możemy dodawać Sprawy. Ze względu na fakt, że Projekty mogą mieć odpowiednie prawa dostępu dla użytkowników, Projekty dodawane są w opcjach administracyjnych. INNVIERO 2
Podłączanie plików 1. Wybieramy zakładkę Skaner/dodaj pliki 2. Wybieram pliki do dołączenia: 3. Zaznaczamy wczytany plik. Jeżeli konkretny proces nie jest prawidłowo uzupełniony w opisie w dolnej lewej części ekranu status pliku widnieje jako klepsydra 4. Uzupełniamy dane w dolnej tabelce po lewej stronie INNVIERO 3
Nazwa lub Temat Typ: Typ dokuemtu (definowany słownik rodzaju dokumentów) Proces: Wybrany proces z obiegu dikuentu Osoba: Osoba do której chcemy wysłać dokument celem dalszej realizacji zgodnie z przewidzianym w procesie scenariuszem Grupa: Grupa osób do których możemy wysłać dokument celem dalszej pracy na procesie: Po prawidłowym wypełnieniu danych klepsydra w statusie zmieni status na zielony ptaszek. Można za pomocą przycisku wyślij przesłać dokumenty do obiegu: INNVIERO 4
W zakładce dokumenty w obiegu pojawia się nasz dokument do dalszego przebiegu obsługi dokumentu. Aby móc pracować z dokumentem klikamy dwukrotnie na dokument. Po otworzeniu dokumentów należy odbezpieczyć dokument przyciskiem. Funkcja ta wynika z możliwości pracy zbiorowej na dokumencie. W sytuacji gdy dokument wysyłany jest do grupy unikamy tym sposobem jednoczesnej edycji tego samego dokumentu. INNVIERO 5
Statusy procesu obiegu dokumentów Każdy proces może przyjąć 4 statusy: Niezatwierdzony: Status dokumentu do pracy nad nim Zatwierdzony: Dokument który został uzupełniony o wymagane pola, gotowy do wysyłki do następnego etapu procesu. Na tym etapie określamy do kogo zgodnie z mapą powędruje dokument Zwrot dokumentu Stosujemy w przypadku gdy jest konieczność zwrotu dokuemtnu do jednego z poprzednich etapów. Usunięcie dokumentu Funkcja która pozwala przesunąć dokument do usunięcia. Usunięcia dokumentu fizycznie może dokonać tylko operator z prawem administratora. INNVIERO 6
Kontrahenci Wypełniamy formularz zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi oknami w procesie. W omawianym przypadku dodajemy dane kontrahenta z dokumentu w obiegu do systemu ERP Po uzupełnieniu wybieramy status dokumentu na zakończony oraz na dole ekranu po prawej stronie wybieramy zapisz. Dokument zmienił etap na kolejny, w przypadku różnych użytkowników dokument trafia do konkretnego adresata. INNVIERO 7
W kolejnym etapie wypełniania dokumentów będziemy pobierać dane do uzupełnienia z systemu ERP. W tym celu w poszczególnych polach wybieramy lupę celem pobrania odpowiedniego słownika danych. Po uzupełnieniu danych zamykamy etap. W przypadku gdy jest to ostatni z etapów procesu widnieje poniższy ekran. INNVIERO 8
W systemie ERP pojawiły się dane które zostały zaczytane z WORKFLOW INNVIERO 9
W systemie ERP uzupełniamy brakujące dane mechanizmem Dane Z GUS INNVIERO 10