Przewodnik ISO 14000

Przewodnik ISO 14000 Materiały informacyjne nt. wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wg norm ISO serii 14000 Opracowano w ramach zamówienia Ministerstwa Gospodarki w Warszawie GŁÓWNY INSTYTUT GÓRNICTWA 40-166 KATOWICE, Plac Gwarków 1 skr. poczt. 3672 tel. (0-32) 259-23-51, fax (032) 259-22-09 e-mail: jcwxwp@gig.katowice.pl 1/47

Rozdział SPIS TREŚCI Strona Rozdział 1. WPROWADZENIE... 3 Rozdział 2.... 7 1. Rozwój norm środowiskowych...... 7 2. Podstawowe pojęcia i definicje... 9 3. Przegląd wymagań normy PN-EN ISO 14001:1998... 11 Wymagania dotyczące SZŚ... 11 Wymagania ogólne... 12 Polityka środowiskowa... 12 Planowanie... 14 Aspekty środowiskowe..... 14 Wymagania prawne i inne...... 17 Cele i zadania...... 19 Program zarządzania środowiskowego... 20 Wdrażanie i funkcjonowanie... 21 Struktura o odpowiedzialność... 21 Szkolenie, świadomość i kompetencje... 22 Komunikowanie się...... 23 Dokumentacja systemu zarządzania środowiskowego... 24 Nadzór nad dokumentacją... 29 Sterowanie operacyjne...... 30 Gotowość na wypadek awarii i reagowanie na awarie... 32 Sprawdzanie i działania korygujące... 33 Monitorowanie i pomiary.... 33 Niezgodności oraz działania korygujące i zapobiegawcze... 34 Zapisy...... 36 Audit systemu zarządzania środowiskowego... 37 Przegląd wykonywany przez kierownictwo... 38 Rozdział 3. AUDIT SZŚ... 40 1. Rodzaje auditów systemu zarządzania środowiskowego... 40 2. Ogólne zasady prowadzenia rozmów auditowych... 43 Rozdział 4.WDRAŻANIE SZŚ... 45 1. Metodyka wdrażania systemu zarządzania środowiskowego... 45 2. Korzyści wynikające z funkcjonowania SZŚ... 46 3. Certyfikacja systemu zarządzania środowiskowego... 47 2/47

Rozdział 1 WPROWADZENIE Podstawowym założeniem zarządzania środowiskowego jest poprawa relacji między skutkami działalności człowieka a środowiskiem. Zachowanie w nim równowagi wymaga jednolitego zarządzania dostępem do zasobów środowiskowych, eliminacji negatywnych efektów działalności gospodarczej i racjonalnego użytkowania zasobów naturalnych. Strategia zarządzania środowiskowego opiera się na takich najważniejszych elementach jak: - zapobieganie powstawaniu odpadów, - redukcja ilości odpadów u źródła, - ograniczenie zanieczyszczeń, - zagospodarowanie odpadów. Zarządzanie środowiskowe jest odpowiedzią na politykę ekologiczną państwa, aby skuteczniej i efektywniej rozwiązywać problemy środowiskowe na szczeblu lokalnym, regionalnym i krajowym. Istotnym elementem polityki ekologicznej oraz społeczno-gospodarczej państwa jest realizacja zasady zrównoważonego rozwoju. Strategia zrównoważonego rozwoju to polityka społeczno-gospodarcza realizowana z zachowaniem równowagi między rozwojem gospodarczym a zasobami środowiska naturalnego. W praktyce oznacza do dostosowanie rozwoju gospodarczego do wytrzymałości środowiska, celem zachowania zasobów środowiskowych dla obecnych i przyszłych pokoleń. Kierowanie się zasadą zrównoważonego rozwoju oznacza: - zachowanie możliwości odtwarzania się zasobów środowiskowych, - racjonalne gospodarowanie zasobami nieodnawialnymi i zastępowanie ich substytutami, - zminimalizowanie uciążliwości dla środowiska i nie przekraczanie granic wyznaczonych jego wytrzymałością, - zapewnienie mieszkańcom bezpieczeństwa ekologicznego. Realizacja w praktyce tej zasady polega na: - ustanowieniu środków prawnych zapewniających użytkowanie środowiska zgodnie z interesem ogółu mieszkańców, - określeniu obowiązków organów państwowych, samorządowych, podmiotów gospodarczych, a także organizacji społecznych i zawodowych, - ochronie środowiska przez każdego mieszkańca oraz rozwijaniu jego świadomości ekologicznej. Podstawowe założenia zasady zrównoważonego rozwoju ze względu na jej globalny charakter, znajdują odbicie w programach i działaniach organizacji międzynarodowych. 3/47

Rozdział 1 WPROWADZENIE W roku 1972 w Sztokholmie na Konferencji ONZ przedstawiciele 113 krajów zatwierdzili dokument końcowy, w którym zadeklarowano ochronę i poprawę środowiska dla obecnych i przyszłych generacji. W roku 1983 przy Organizacji Narodów Zjednoczonych rozpoczęła działalność Światowa Komisja ds. Środowiska i Rozwoju, której działalność polegała na ocenie stanu środowiska i zaproponowaniu koncepcji rozwoju do roku 2000 i na lata następne. Znalazło to odbicie w raporcie zatytułowanym Nasza wspólna przyszłość opublikowanym w roku 1987. W celu rozpowszechnienia zasad opublikowanych w ww. raporcie Organizacja Narodów Zjednoczonych rozpoczęła przygotowania do Światowej Konferencji poświęconej tej problematyce. Konferencja ta, nazwana Szczytem Ziemi odbyła się w Rio de Janeiro w roku 1992 z udziałem 179 krajów. W Konferencji obok wielu organizacji związanych z ochroną środowiska uczestniczyli przedstawiciele Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej ISO oraz Międzynarodowej Komisji Elektrotechnicznej IEC. Doświadczenia z Konferencji zostały wykorzystane przez ISO oraz IEC do intensyfikacji prac nad opracowaniem standardów w odniesieniu do problematyki środowiskowej. Najważniejszymi zagadnieniami, które poddano analizie były między innymi: - analiza cyklu życia wyrobu, - etykietowanie środowiskowe, - audytowanie środowiskowe, - skuteczność i efektywność środowiskowa. Analiza cyklu życia wyrobu polega na identyfikacji i ocenie wszystkich oddziaływań tego wyrobu na środowisko, począwszy od pozyskania surowców niezbędnych do jego wytworzenia poprzez wszystkie fazy realizacji wyrobu, aż do użytkowania i postępowania z wyrobem zużytym. Etykietowanie środowiskowe odnosi się do umieszczania na wyrobach informacji świadczących o tym, że ten wyrób jest zgodny z przyjętymi zasadami dotyczącymi ochrony środowiska. Etykiety te są przyznawane tym wyrobom, które w danej grupie wyrobów zostały ocenione jako mniej szkodliwe dla środowiska. Audytowanie środowiskowe zostało wprowadzone na przełomie lat 70-tych i 80-tych przez niektóre przedsiębiorstwa w związku z rosnącymi kosztami nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących ochrony środowiska. Audyty te wykorzystywane były jako instrument oceny zgodności działalności przedsiębiorstw w zakresie przestrzegania wymagań prawnych. Wyniki audytu były podstawą podjęcia decyzji o realizacji inwestycji proekologicznych. Obecnie rola audytu w odniesieniu do systemu zarządzania środowiskowego uległa znacznemu rozszerzeniu. Audyt wykorzystywany jest jako narzędzie oceny funkcjonowania całego systemu, jego skuteczności i definiowany jest jako audit systemu zarządzania środowiskowego. 4/47

Rozdział 1 WPROWADZENIE W roku 1993 powołano Komitet Techniczny ISO/TC 207 ds. zarządzania środowiskowego, który rozpoczął prace nad opracowaniem podstawowych norm dotyczących zarządzania, możliwych do zastosowania we wszystkich sektorach gospodarki. Została opracowana rodzina norm serii ISO 1400 przeznaczonych do wspomagania przedsiębiorstw i innych organizacji w doskonaleniu ich działalności środowiskowej. W krajach przechodzących proces transformacji gospodarczej z gospodarki nakazowo-rozdzielczej do gospodarki wolnorynkowej, muszą nastąpić zmiany w sposobie postrzegania wpływu organizacji na środowisko. W gospodarce nakazowej najważniejszym celem był rozwój przemysłu ciężkiego, często kosztem degradacji środowiska naturalnego i jego negatywnego wpływu na zdrowie i życie ludzi. Obecnie, w związku ze światowymi tendencjami oraz polityką społecznogospodarczą państwa w zakresie ochrony środowiska muszą nastąpić radykalne, czasami bardzo dramatyczne zmiany prowadzące niejednokrotnie do likwidacji szeregu przedsiębiorstw szczególnie uciążliwych dla środowiska, nie potrafiących dostosować się do wymagań związanych z ochroną środowiska. Dlatego też warunkiem przetrwania i rozwoju przedsiębiorstw jest wytworzenie nowego podejścia uwzględniającego nie tylko wytwarzanie coraz lepszych jakościowo wyrobów ale również dbałość o środowisko naturalne. Moda na ochronę środowiska w społeczeństwie, powstawanie organizacji ekologicznych, niejednokrotnie mających dużą siłę oddziaływania na świadomość społeczeństwa, wymuszają na organizacjach podjęcie niezbędnych działań mających na celu minimalizowanie negatywnych oddziaływań na środowisko. Uświadomieni ekologicznie konsumenci, nabywając wyroby, kierują się nie tylko ich jakością ale również ich aspektem ekologicznym. Jak wynika z doświadczeń światowych żadnej organizacji nie udało się przetrwać na rynku będąc stale w konflikcie ze społeczeństwem. Narzędziem ułatwiającym organizacji objęcie w sposób uporządkowany zagadnień związanych z oddziaływaniem na środowisko jest system zarządzania środowiskowego. System zarządzania środowiskowego można rozumieć jako część ogólnego systemu zarządzania organizacją, który obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialność, zasady postępowania, procedury, procesy i środki potrzebne do opracowywania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki środowiskowej. Zarządzanie środowiskowe jest więc jedną z technik zarządzania umożliwiającą organizacji minimalne obciążenie środowiska naturalnego. W związku z silną konkurencją na rynkach towarów i usług bardzo duże znaczenie w pozyskaniu klientów ma strategia marketingowa organizacji będąca częścią ogólnego zarządzania organizacją. Jednym z elementów tej strategii, coraz częściej eksponowanym, jest uwzględnienie zagadnień środowiskowych przy promowaniu wyrobów i usług. 5/47

Rozdział 1 WPROWADZENIE Stosowanie tej strategii pozwala na: - poprawę wizerunku organizacji, - poprawę wiarygodności organizacji, - pozyskiwanie nowych klientów, - zwiększenie udziału w rynku, - minimalizowanie opłat oraz eliminację kar z tytułu korzystania ze środowiska, - łatwiejszy dostęp do kredytów bankowych, - zapobieganie stratom. Wprowadzanie systemu zarządzania środowiskowego na świecie trwa od kilkunastu lat. Przedsiębiorstwa wdrożyły i certyfikowały systemy w oparciu o wymagania norm krajowych, a następnie normy międzynarodowej. Najlepsze polskie organizacje chcąc skutecznie konkurować na rynkach zagranicznych muszą uwzględnić aspekty ochrony środowiska a tym samym wdrażać system zarządzania środowiskowego. 6/47

1. ROZWÓJ NORM ŚRODOWISKOWYCH Pierwszą normą z dziedziny zarządzania środowiskowego była norma ustanowiona przez BSI (British Standard Insitution) BS 7750 w roku 1992. Założenia tej normy opierały się na normie dotyczącej zarządzania jakością. W roku 1994 nastąpiła nowelizacja tej normy uwzględniająca doświadczenia organizacji wdrażających system w oparciu o jej wymagania. Pomimo, że norma miała charakter normy krajowej była ona wykorzystywana przez wiele organizacji na całym świecie. Równocześnie funkcjonowały inne normy krajowe, między innymi: francuska NFX 30-200, hiszpańska UNE 77-801-93, irlandzka I.S. 310, kanadyjska CSA Z750-94. Sukces międzynarodowych norm dotyczących zarządzania jakością oraz zaangażowanie Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej ISO w działania podejmowane przez ONZ, dotyczące ochrony środowiska, przyczyniły się do opracowania norm ISO serii 14000. Wprowadzenie norm ISO spowodowało wycofanie norm krajowych. Zakres norm z grupy ISO 14000 jest bardzo szeroki i obejmuje kilka grup tematycznych: I. Normy dotyczące systemu zarządzania środowiskowego ISO 14001:1996 Systemy zarządzania środowiskowego. Specyfikacja i wytyczne stosowania. ISO 14004:1996 Systemy zarządzania środowiskowego. Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających. II. Normy dotyczące auditów środowiskowych ISO 14010:1996 Wytyczne do auditowania środowiskowego. Zasady ogólne. ISO 14011:1996 Wytyczne do auditowania środowiskowego. Procedury auditu. Auditowanie systemu zarządzania środowiskowego. ISO 14012:1996 Wytyczne do auditowania środowiskowego. Kryteria kwalifikowania auditorów środowiskowych. III. Normy dotyczące eko-etykietowania ISO 14020:1998 Etykiety i deklaracje środowiskowe. Ogólne zasady. ISO 14021:1999 Etykiety i deklaracje środowiskowe. Deklaracje środowiskowe (Rodzaj II etykietowania środowiskowego.). ISO 14024:1999 Etykiety i deklaracje środowiskowe. Rodzaj I etykietowania środowiskowego. Zasady i procedury. ISO/TR14025:2000 Etykiety i deklaracje środowiskowe. Rodzaj III deklaracji środowiskowych. 7/47

IV. Normy dotyczące oceny efektywności działań środowiskowych ISO 14015:2000 Zarządzanie środowiskowe. Ocena środowiskowa lokalizacji organizacji. ISO 14031:1999 Zarządzanie środowiskowe Ocena efektów działalności środowiskowej. Wytyczne. ISO 14032:1999 Zarządzanie środowiskowe. Przykłady oceny efektów działalności środowiskowej (EPE). V. Normy dotyczące analizy cyklu życia ISO 14040:1997 Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Zasady i struktura ISO 14041:1998 Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Określenie celu i zakresu oraz analiza zbioru danych. ISO 14042:2000 Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Ocena wpływu cyklu życia. ISO 14043:2000 Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Interpretacja cyklu życia. ISO/TR14048:1999 Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. ISO/TR14049:2000 Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Przykłady stosowania ISO 14041 do określenia celu i zakresu oraz analizy zbioru danych. VI. Normy dotyczące terminologii ISO 14050:1998 Zarządzanie środowiskowe. Terminy i definicje. Zmiana 1 DAM 1. Ponadto rodzina norm ISO serii 14000 zawiera przewodnik ISO GUIDE 64:1999 zawierający wytyczne dotyczące włączania aspektów środowiskowych do norm wyrobów. Wśród norm ISO serii 14000 jedynie norma ISO 14001 stanowi podstawę certyfikacji systemu zarządzania środowiskowego. Pozostałe normy są zbiorem wytycznych, wskazówek oraz narzędzi wykorzystywanych przez organizacje do ich użytku wewnętrznego i doskonalenia. Ponadto niektóre normy mogą być wykorzystywane odrębnie bez powiązania z systemem zarządzania środowiskowego (np. normy dotyczące oceny cyklu życia). Do chwili obecnej Polski Komitet Normalizacyjny opracował i ustanowił siedem norm. Są to normy: PN-EN ISO 14001:1998 PN- ISO 14004:1998 PN-EN ISO 14010:1998 PN-EN ISO 14011:1998 8/47

PN-EN ISO 14012:1998 PN-EN ISO 14040:1999 PN-EN ISO 14050:1999 W Unii Europejskiej, Rozporządzeniem Rady Unii nr 761/2001 został wprowadzony Schemat Zarządzania Środowiskowego i Auditu EMAS (Eco-Management and Audit Scheme). EMAS stanowi narzędzie do realizacji polityki ekologicznej Unii Europejskiej. W swej istocie wymagania EMAS są zbieżne z wymaganiami normy ISO 14001. Dodatkowym wymaganiem tego systemu jest konieczność przeprowadzenia przez organizację przeglądu środowiskowego oraz publikowania raportu środowiskowego (potwierdzonego przez właściwego weryfikatora), zawierającego informacje o oddziaływaniu organizacji na środowisko. System EMAS przeznaczony jest, podobnie jak normy ISO 14001 dla wszystkich organizacji, nie tylko przedsiębiorstw przemysłowych. System EMAS jest systemem dobrowolnym. Spełnienie wymagań EMAS, potwierdzone przez akredytowanego weryfikatora środowiskowego powoduje umieszczenie przedsiębiorstwa w rejestrze EMAS. W rejestrze mogą znajdować się tylko przedsiębiorstwa z terenu Unii Europejskiej. Polskie organizacje mogą poddać się procedurze weryfikacyjnej już w chwili obecnej lecz wprowadzenie do rejestru może nastąpić dopiero z chwilą przystąpienia Polski do Unii Europejskiej. 2. PODSTAWOWE POJĘCIA I DEFINICJE Terminy i definicje przytoczone są zgodne z aktualnie obowiązującą normą PN-EN ISO 14001:1998. Środowisko otoczenie, w którym dział organizacja, z uwzględnieniem powietrza, wody, ziemi, zasobów naturalnych, flory, fauny, ludzi i ich wzajemnych zależności. Pojęcie otoczenia rozciąga się od wnętrza organizacji do systemu globalnego. Aspekt środowiskowy element działań organizacji, jej wyrobów lub usług, który może wzajemnie oddziaływać ze środowiskiem. Znaczącym aspektem środowiskowym jest ten, który ma lub może mieć znaczący wpływ na środowisko Wpływ na środowisko każda zmiana w środowisku, zarówno niekorzystna, jak i korzystna, która w całości lub częściowo jest spowodowana działaniami organizacji, jej wyrobami lub usługami. 9/47

Audit systemu zarządzania środowiskowego proces systematycznej i udokumentowanej weryfikacji, mający na celu obiektywne uzyskanie dowodów i ich ocenę, na podstawie których określa się, czy system zarządzania środowiskowego organizacji jest zgodny z ustalonymi przez organizację kryteriami auditu systemu zarządzania środowiskowego oraz przedstawienie wyników tego procesu kierownictwu. Cel środowiskowy ogólny cel wynikający z polityki środowiskowej, który organizacja ustaliła do osiągnięcia i który jest określony ilościowo, tam gdzie jest to możliwe. Efekty działalności środowiskowej możliwe do zmierzenia wyniki funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego, związane ze sterowaniem przez organizację aspektami środowiskowymi, opartego na polityce, celach i zadaniach środowiskowych. Polityka środowiskowa deklaracja organizacji dotycząca jej intencji i zasad odnoszących się do ogólnych efektów działalności środowiskowej, określająca ramy do działania i ustalania celów oraz zadań środowiskowych organizacji. Zadanie środowiskowe szczegółowe wymaganie dotyczące efektów działalności środowiskowej, wyrażane ilościowo zawsze gdy jest to możliwe, mające zastosowanie do organizacji albo jej części, wynikające z celów środowiskowych, które należy określić oraz zrealizować aby osiągnąć te cele. Strona zainteresowana jednostka lub grupa związana z efektami działalności środowiskowej organizacji, albo na którą mają wpływ efekty tej działalności. Organizacja spółka, korporacja, firma, przedsiębiorstwo, organ władzy lub instytucja albo jakakolwiek ich część lub kombinacja, samodzielna lub nie, publiczna lub prywatna o własnych zadaniach i administracji. W organizacjach, w których działa więcej niż jedna jednostka, pojedyncza jednostka może być zdefiniowana jako organizacja. Zapobieganie zanieczyszczeniom stosowanie procesów, sposobów postępowania, materiałów lub wyrobów, które przyczyniają się do uniknięcia, zredukowania lub nadzorowania zanieczyszczeń, co może obejmować recykling, przetwarzanie zmiany procesu, mechanizmy nadzorowania, efektywne wykorzystanie środków i materiałów zastępczych. 10/47

Potencjalnymi korzyściami wynikającymi z zapobiegania zanieczyszczeniom są: redukcja szkodliwego wpływu na środowisko, poprawa skuteczności i zmniejszenie kosztów. 3. PRZEGLĄD WYMAGAŃ NORMY PN-EN ISO 14001:1998 pkt 4. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO. Zarządzanie środowiskowe jest częścią całego systemu zarządzania organizacją. Zarządzanie organizacją to realizacja czterech podstawowych elementów zmierzających do ciągłego doskonalenia, wg tzw. cyklu Deminga tj: -planowanie, -realizacja, -sprawdzenie, -poprawa. Podejście systemowe obejmuje ustalanie celów i zadań organizacji, następnie wprowadzenie ich w życie, monitorowanie i ocenę skuteczności prowadzonych działań a następnie usuwanie zidentyfikowanych w trakcie monitorowania nieprawidłowości co przyczynia się do ciągłej poprawy realizowanych działań. Zarządzanie środowiskowe obejmuje planowanie, sterowanie, nadzór i usprawnianie wszystkich działań organizacji w zakresie ochrony środowiska. System zarządzania środowiskowego według normy ISO 14001 (polskie wydanie PN- EN ISO 9001: 1998) opiera się na zasadniczych elementach koncepcji Total Quality Management (TQM). Norma ta ustala metody zarządzania, a nie ich wynik. Nie jest to norma dla stanu środowiska czy poziomu emisji. Jest to norma z dziedziny zarządzania. Działania mające na celu wprowadzenie systemu zarządzania środowiskowego opierają się na założeniu, że doprowadzi on do poprawy funkcjonowania organizacji, a w konsekwencji do zminimalizowania jej negatywnego oddziaływania na środowisko. Organizacja musi również spełnić obowiązujące przepisy prawne w zakresie ochrony środowiska. Stosowanie normy jest dobrowolne, jednak kiedy organizacja pragnie poddać się procedurze certyfikacji systemu wymagania normy stają się dla organizacji obligatoryjne. Wykaz wytycznych dotyczących zasad, systemów i technik wspomagających, przy pomocy których może być konstruowany, opracowywany i wdrożony system określa norma PN-ISO 14004:1998 Systemy zarządzania środowiskowego. Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających. Norma ta zawiera praktyczne zalecenia dotyczące wdrożenia lub udoskonalenia systemu. Dostarcza organizacji porad dotyczących tego, jak efektywnie zainicjować, utrzymać i doskonalić system zarządzania środowiskowego. 11/47

pkt. 4.1 WYMAGANIA OGÓLNE Zgodnie z tym punktem normy organizacja powinna ustanowić i utrzymywać system zarządzania środowiskowego. W praktyce oznacza to zaprojektowanie systemu dla potrzeb organizacji, następnie jego udokumentowanie celem spełnienia poszczególnych-szczegółowych wymagań niniejszej normy. Kolejnym etapem działań jest wdrożenie systemu - czyli wprowadzenie w życie wcześniej opracowanych zasad i sposobów postępowania. Tak wdrożony system organizacja powinna utrzymywać tj. stale postępować wg przyjętych zasad. Działanie systemowe to również doskonalenie systemu wynikające z jego monitorowania. Pkt.4.2 POLITYKA ŚRODOWISKOWA Zgodnie z normą ISO 14001 Najwyższe Kierownictwo powinno określić i udokumentować politykę środowiskową. Wymagania jakie powinna spełniać polityka środowiskowa są następujące: odpowiedniość do charakteru, skali oraz wpływów działań organizacji, jej wyrobów lub usług na środowisko, konieczność zobowiązania organizacji do ciągłego doskonalenia, konieczność zobowiązania organizacji do spełniania wymagań wynikających z ustawodawstwa i przepisów prawnych dotyczących środowiska oraz innych wymagań, które dotyczą organizacji. Ponadto polityka powinna być dostosowana do specyfiki organizacji oraz stanowić podstawę do określania celów i zadań środowiskowych. Polityka jest deklaracją i zobowiązaniem organizacji do podejmowania działań na rzecz ochrony środowiska, dlatego powinna być publicznie dostępna. DOKUMENTOWANIE POLITYKI Organizacja opracowując politykę środowiskową powinna w niej uwzględnić następujące elementy: 1. Krótką informację o tym czym zajmuje się organizacja oraz w jaki sposób oddziaływuje ona na środowisko. Takie podejście pozwala na wyraźne odniesienie polityki do konkretnej organizacji. 2. Odniesienie do zidentyfikowanych znaczących aspektów środowiskowych oraz powiązanie ich z celami i zadaniami środowiskowymi. 12/47

np....działania naszej firmy mające na celu zminimalizowanie negatywnego oddziaływania na środowisko będą obejmowały : - ograniczenie emisji hałasu, - optymalną gospodarkę energetyczną, - optymalną gospodarkę odpadami. 3. Zobowiązanie do zapobiegania zanieczyszczeniom np.... firma podejmuje działania związane z realizacją Programu Czystszej Produkcji 4. Odniesienie do spełnienia wymagań prawnych np.... zobowiązujemy się do przestrzegania przepisów prawnych i innych dotyczących ochrony środowiska 5. Zobowiązanie do doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego np....wdrożyliśmy, utrzymujemy i doskonalimy system zarządzania środowiskowego według wymagań normy PN-EN ISO 14001:1998 6. Deklarację Najwyższego Kierownictwa do przestrzegania postanowień wynikających z polityki np....kierownictwo firmy deklaruje przestrzegania zobowiązań zawartych w niniejszej polityce Polityka powinna być podpisana przez Dyrektora/Prezesa organizacji. Wymaganiem normy jest publiczne udostępnienie treści polityki przez organizację. Wiele organizacji wykorzystuje politykę w celach marketingowych, umieszczając ją w materiałach reklamowych lub na stronie internetowej. Polityka środowiskowa podlega przeglądowi z punktu widzenia jej aktualności i przydatności. Przegląd taki może zostać przeprowadzony w trakcie okresowych przeglądów Najwyższego Kierownictwa, co jest wymaganiem przedmiotowej normy. Dokument w postaci polityki środowiskowej z reguły nie przekracza objętościowo jednej strony. 13/47

Pkt. 4.2 PLANOWANIE Pkt. 4.2.1 ASPEKTY ŚRODOWISKOWE Wymaganiem normy jest określenie przez organizację aspektów środowiskowych swojej działalności, które mogą mieć znaczący wpływ na środowisko. Norma wymaga ustanowienia i wdrożenia procedury, określającej jak organizacja identyfikuje aspekty środowiskowe oraz określa te z nich, które mają znaczący wpływ na środowisko. Identyfikacji muszą podlegać te aspekty środowiskowe, które organizacja może nadzorować oraz te, na które może mieć wpływ. Wyznaczenie aspektów środowiskowych jest pierwszym krokiem do formułowania celów i zadań środowiskowych. Identyfikacja aspektów środowiskowych jest ciągłym procesem, który pozwala na określenie przeszłego, aktualnego i ewentualnego wpływu, zarówno pozytywnego jak i negatywnego, oddziaływań organizacji na środowisko. Należy w tym procesie uwzględnić również potencjalny wpływ przepisów prawnych i działań rynkowych na organizację. Istotne jest także uwzględnienie wpływu aspektu na zdrowie i bezpieczeństwo. Praktyczne wskazówki przy identyfikacji aspektów i ocenie związanego z nimi wpływu na środowisko zawiera norma PN-ISO 14004:1998 Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających. Zgodnie z wytycznymi ww. normy identyfikacja aspektów środowiskowych i ocena związanego z nimi wpływu na środowisko jest procesem, który może być zrealizowany w czterech etapach. Należą do nich: wybór działania wyrobu lub usługi, identyfikacja aspektów środowiskowych działania wyrobu lub usługi, identyfikacja wpływu na środowisko, ocena znaczenia wpływów. Przy dokonywaniu oceny znaczenia aspektów środowiskowych należy brać pod uwagę następujące zagadnienia. Z punktu widzenia środowiskowego: skalę wpływu, dotkliwość wpływu, prawdopodobieństwo wystąpienia, czas trwania wpływu. 14/47

Z punktu widzenia organizacji: możliwe oddziaływanie przepisów i prawa, trudność dokonania zmiany wpływu, koszt dokonania zmiany wpływu, wpływ zmiany na inne działania i procesy, sprawy dotyczące zainteresowanych stron, wpływ na społeczny odbiór organizacji. Stan aktualny organizacji w odniesieniu do środowiska, pozwalający na zidentyfikowanie aspektów środowiskowych można określić przez wstępny przegląd środowiskowy. Wstępny przegląd środowiskowy pozwala na zebranie informacji o działalności środowiskowej organizacji. Norma PN-EN ISO 14001:1998 nie wymaga przeprowadzenia wstępnego przeglądu środowiskowego, niemniej taka ocena aktualnego środowiskowego stanu organizacji przynosi organizacji wiele korzyści i pozwala w sposób zorganizowany podejść do identyfikacji aspektów środowiskowych. Przedmiotem przeglądu jest między innymi: identyfikacja środowiskowych wymagań prawnych dotyczących organizacji oraz określenie stopnia spełnienia tych wymagań przez organizację, identyfikacja wpływu organizacji na środowisko wynikającego z prowadzonej działalności, określenie praktyk postępowania organizacji w odniesieniu do środowiska, identyfikacja nadzwyczajnych zagrożeń, wypadków środowiskowych oraz metod zapobiegania ich skutkom. DOKUMENTACJA Przegląd środowiskowy powinien być prowadzony przy udziale pracowników organizacji posiadających odpowiednie kwalifikacje do przeprowadzenia takiej oceny. Przed przystąpieniem do wykonania przeglądu zespół przeglądowy powinien opracować zestaw zagadnień i pytań, które pozwoliłyby na sprawne i uporządkowane przeprowadzenie przeglądu. Zestaw taki może być źródłem pytań kierowanych do pracowników organizacji. Pomocnym może okazać się przekazanie listy pytań właściwym pracownikom czy komórkom organizacyjnym przed terminem przeglądu celem umożliwienia im przygotowania wyczerpującej informacji dotyczącej danego zagadnienia. Właściwy przegląd powinien skoncentrować się na posiadanej przez organizację dokumentacji, obejmować wizytację zakładu oraz prowadzenie rozmów z pracownikami, co pozwala na ocenę funkcjonowania organizacji w praktyce. Czas przeglądu nie jest określony i zależy w głównej mierze od wielkości organizacji, jej złożoności oraz oddziaływania na środowisko. 15/47

Poniżej przedstawiono przykładowy wykaz elementów, które powinien obejmować wstępny przegląd środowiskowy: 1. Cel przeglądu 2. Lokalizacja organizacji oraz charakterystyka środowiska otoczenia. 3. Przegląd działalności środowiskowej organizacji. 3.1. Gospodarka magazynowa i materiałowa (w tym materiałów pędnych i smarów) 3.2. Gospodarka energetyczna 3.3. Gospodarka odpadami 3.4. Ocena stanu oraz możliwości użytkowania materiałów radioaktywnych 3.5. Ocena stanu oraz możliwości użytkowania wyrobów zawierających azbest 3.6. Źródła zanieczyszczeń powietrza 3.6.1 Instalacje ochrony powietrza 3.7 Źródła hałasu 3.7.1. Emisja hałasu 3.8. Gospodarka wodno-ściekowa 3.8.1. Instalacje ochrony wód 4 Nadzwyczajne zagrożenia środowiska, awarie. 5 Ocena stanu spełnienia wymagań prawnych i innych związanych z działalnością organizacji. 6 Wnioski - zidentyfikowane aspekty środowiskowe. 7 Zalecenia poprzeglądowe dotyczące kierunków zmian i rozwoju. Przegląd środowiskowy jest jednym z elementów procesu identyfikacji aspektów środowiskowych. Zidentyfikowane w ten sposób aspekty poddaje się ocenie z punktu widzenia ich znaczenia i wpływu na środowisko. Organizacja powinna opracować i utrzymywać procedurę identyfikacji aspektów środowiskowych. Taka procedura powinna opisywać zasady określające sposób identyfikowania aspektów środowiskowych, ich rejestrowania, oceny istotności oraz ustalania aspektów znaczących. W procedurze powinna zostać określona odpowiedzialność przy realizacji jej postanowień. Poniżej przedstawiono przykładowy formularz, którego stosowanie pozwoli na ocenę aspektów środowiskowych. Formularz ten może stanowić załącznik do procedury identyfikacji aspektów środowiskowych. 16/47

Tablica 1 Ocena aspektów środowiskowych L.p 1 Aspekt środowiskowy Wpływ na środowisko Od 1 do 10 Spełnienie wymogów prawnych Od 1 do 10 Narażenie środowiska i ludzi Od 1 do 10 Częstość występowania Od 1 do 10 Szkodliwość dla środowiska Od 1 do 10 Wynik oceny ilość punktów Przy ocenie aspektów wg skali punktowej należy wziąć pod uwagę stan zabezpieczeń organizacji przed negatywnym oddziaływaniem na środowisko, w odniesieniu do takich czynników jak: zasięg, ilość, ryzyko środowiskowe. W przypadku kryterium odnoszącego się do spełnienia wymagań prawnych, niespełnienie wymagań prawnych kwalifikuje aspekt jako znaczący bez względu na wynik wg pozostałych kryteriów oceny. Organizacja ustala, jaka suma punktów kwalifikuje aspekt do kategorii znaczących, umiarkowanych lub nieistotnych. W wyniku tak przeprowadzonej oceny organizacja tworzy rejestr aspektów środowiskowych związanych z jej funkcjonowaniem. p.k.t.4.3.2.wymagania PRAWNE I INNE Zgodnie z wymaganiami normy organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę identyfikacji i dostępu do wymagań prawnych i innych, związanych z funkcjonowaniem organizacji oraz jej aspektami środowiskowymi. Zadaniem organizacji jest zidentyfikowanie tych wymagań prawnych, które dotyczą organizacji. Przed przystąpieniem do określenia wymagań prawnych dotyczących organizacji przedsiębiorstwo musi zidentyfikować swoje aspekty środowiskowe, a następnie powiązać je z wymaganiami prawnymi. Wymagania prawne krajowe publikowane w Dzienniku Ustaw lub Monitorze Polskim to: - umowy międzynarodowe - ratyfikowane przez parlament, - ustawy - uchwalane przez parlament, - zarządzenia wydawane przez dyrektorów urzędów centralnych. Obok powszechnie obowiązujących przepisów krajowych istnieją również przepisy o charakterze regionalnym. Zaliczają się do nich rozporządzenia wojewody publikowane w dzienniku urzędowym wojewody, uchwały gminy czy plan zagospodarowania przestrzennego. 17/47

Organizacja zobowiązana jest również do przestrzegania wymagań prawnych określonych w indywidualnych decyzjach administracyjnych dotyczących danej organizacji. Organizacja zobowiązana jest do uzyskania takiej decyzji oraz dotrzymania jej warunków. Do decyzji o charakterze reglamentacyjnym można zaliczyć: w procesie inwestycyjnym: - decyzję o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania terenu - decyzję zezwalająca na wyłączenie gruntów rolnych lub leśnych z produkcji, - decyzję zezwalająca na usuniecie drzew i krzewów, - decyzję wyrażającą zgodę na rozwiązanie projektowe inwestycji, - pozwolenie na budowę, - pozwolenie na użytkowanie obiektu budowlanego. w procesie produkcyjnym: - decyzję o dopuszczalnej emisji, - pozwolenie wodno-prawne, - decyzja o dopuszczalnym poziomie hałasu i wibracji przenikających do środowiska, - decyzje dotyczące odpadów (m.in. na wytwarzanie odpadów, gospodarcze wykorzystanie odpadów, uzgodnienie sposobu unieszkodliwiania i usuwania odpadów specjalnych), - koncesje geologiczne. Organami kompetentnymi z punktu widzenia podejmowania określonych decyzji reglamentacyjnych i innych w zakresie ochrony środowiska jest Wojewoda, Starosta, gmina, Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska, Marszałek województwa. Pozostałe wymagania dotyczące organizacji to różne zobowiązania i umowy cywilnoprawne takie jak m.in. umowa z odbiorcą odpadów, umowa na pobór wody i zrzut ścieków, zobowiązania przyjęte dobrowolnie przez organizację lub jednostkę nadrzędną (spółkę-matkę). Spełnianie środowiskowych wymagań prawnych i innych dotyczących działania organizacji jest warunkiem koniecznym dla certyfikacji systemu na zgodność z wymaganiami normy ISO 14001. 18/47

DOKUMENTACJA Norma wymaga procedury regulującej nadzór nad wymaganiami prawnymi mającymi zastosowanie do aspektów środowiskowych organizacji. Przedmiotem procedury są zasady przekazywania informacji o aktualnych zewnętrznych aktach normatywnych i decyzjach administracyjnych dotyczących działalności organizacji. Istotną zasadą rozpowszechniania tych dokumentów wewnątrz organizacji jest przekazywanie wymagań tylko w takim zakresie, który dotyczy poszczególnych komórek organizacyjnych. Zasady te powinna opisywać ww. procedura. W praktyce, w organizacjach opracowywany jest podlegający aktualizacji rejestr wymagań prawnych i innych dotyczących organizacji i mających zastosowanie do aspektów środowiskowych. Prowadzenie rejestru nie jest wymagane przez normę PN-EN ISO 14001:1998, jest on jednak praktycznym, często stosowanym dokumentem. Spełnienie wymagania normy wymaga również nadzorowania odpowiednich przepisów prawnych oraz innych, co jednak jest zbieżne z wymaganiami dotyczącymi nadzoru nad dokumentacją w ramach systemu zarządzania środowiskowego. pkt 4.3.3. CELE I ZADANIA Wymaganiem normy jest ustanowienie udokumentowanych celów i zadań środowiskowych. Cele i zadania środowiskowe powinny być ustanowione z uwzględnieniem: - znaczących aspektów środowiskowych, - wymagań prawnych i innych dotyczących organizacji, - warunków finansowych i technologicznych, - wniosków z działań korygujących i zapobiegawczych, - punktu widzenia zainteresowanych stron. Dla każdego celu określane są zadania środowiskowe, których zrealizowanie pozwala na osiągniecie celu. Zadania środowiskowego mogą dotyczyć poszczególnych szczebli i komórek organizacyjnych. Tam gdzie to możliwe cele środowiskowe powinny być mierzalne. Należy zwrócić również uwagę na spójność celów z polityką środowiskową, zobowiązaniem do zapobiegania zanieczyszczeniom oraz ciągłego doskonalenia. Często w małych organizacjach trudno o zróżnicowanie celów i zadań środowiskowych. Niejednokrotnie są one jednakowe. Można stwierdzić, że jeśli cele mają często charakter długofalowy tak zadania mogą być krótkoterminowe. Często dla realizacji jednego celu 19/47

koniecznym jest wyznaczenie wielu zadań szczegółowych. Aneks A normy PN-EN ISO 14001 przedstawia kilka zaleceń, których zastosowanie może przyczynić się do lepszego określania celów i zadań środowiskowych. Zgodnie z tymi wytycznymi cele i zadania powinny być: - tam, gdzie to możliwe określone ilościowo i sformułowane w sposób umożliwiający pomiar stopnia ich realizacji, - wyznaczone z uwzględnieniem możliwości zastosowania najlepszej dostępnej i ekonomicznie uzasadnionej technologii. Cele i zadania środowiskowe w praktyce wyznacza się po zidentyfikowaniu aspektów środowiskowych oraz określeniu aspektów znaczących. DOKUMENTACJA Norma wymaga, aby cele i zadania były udokumentowane. W praktyce oznacza to opracowanie rejestru celów i zadań środowiskowych. Często rejestr ten określa cele krótkoterminowe oraz perspektywiczne. Mimo, że norma nie wymaga procedury wyznaczania celów i zadań środowiskowych, wiele organizacji ze względu na wagę zagadnienia opracowuje taką procedurę opisującą zasady ustalania i zatwierdzania celów i zadań środowiskowych. W procedurze tej powinny znaleźć się uregulowania dotyczące okresowego przeglądu celów i zadań oraz ich aktualizacji. pkt 4.3.4. PROGRAM ZARZĄDZANIA SRODOWISKOWEGO Zgodnie z pkt. 4.3.4. normy PN-EN ISO 14001:1998 organizacja powinna opracować i realizować program osiągania celów i zadań środowiskowych. Wymagania tego punktu normy są ściśle powiązane z punktem 4.3.2 dotyczącym celów i zadań. Program zarządzania środowiskowego to określenie sposobu realizacji celów i zadań. Program zarządzania środowiskowego określa cel (tam gdzie to możliwe sparametryzowany), zadania do wykonania, termin ich realizacji, koszt oraz osoby odpowiedzialne za ich realizację. Istotnym jest również określenie celów i zadań priorytetowych, które powinny zostać zrealizowane w pierwszej kolejności. Realizacja programu uzależniona jest od wcześniejszej analizy poszczególnych zadań z punktu widzenia możliwości finansowych organizacji, zastosowanych rozwiązań oraz spodziewanych efektów. W trakcie realizacji programu powinien on być poddawany przeglądowi dla oceny stopnia jego realizacji. Norma wymaga również uwzględnienia w programie oceny wpływu na środowisko zastosowanych nowych opracowań i nowych zmodyfikowanych działań. Program w swej istocie opracowany jest w celu uzyskania poprawy w oddziaływaniu środowiskowym organizacji, stąd tak istotne jest sprawdzenie czy nowe rozwiązanie nie przyczyni się do 20/47

powstania dodatkowego wpływu na środowisko. DOKUMENTACJA Norma PN-ISO 14004 zaleca, aby program został opracowany przez organizacje w formie tabelarycznej uwzględniającej cel środowiskowy i odpowiadające mu zadania. Dla każdego celu i zadania zaleca się określenie osoby odpowiedzialnej, środków przewidzianych na jego realizację oraz terminu realizacji. Program taki może być opracowany jako krótkoterminowy np. roczny oraz perspektywiczny-wieloletni. Norma nie zawiera wymagania odnośnie procedury regulującej zasady tworzenia programów zarządzania środowiskowego, a także zasady prowadzenia oceny działalności środowiskowej organizacji. Jeśli organizacja uzna, że opracowanie takiej procedury zapewni właściwe podejście do opracowywania, przeglądu, oceny stopnia realizacji i aktualizacji programów środowiskowych może taką procedurę opracować. Poniżej przedstawiono przykładowy program zarządzania środowiskowego L.p. Tabela 2 PROGRAM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Termin realizacji 1 Cel środowiskowy:... Zadanie 1... Zadanie 2... Zadanie 3... 2 Cel środowiskowy:... Zadanie 1... Zadanie 2... Osoba odpowiedzialna za realizację Koszty realizacji Przewidywane efekty Uwagi Pkt. 4.4 WDRAŻANIE I FUNKCJONOWANIE 4.4.1 STRUKTURA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ Zgodnie z wymaganiami normy, w celu umożliwienia skutecznego zarządzania środowiskowego, odpowiedzialność i uprawnienia powinny być określone, udokumentowane i zakomunikowane. Poza tym, norma wymaga od kierownictwa organizacji zapewnienia środków niezbędnych do wdrożenia i funkcjonowania systemu. Pod pojęciem środków należy rozumieć zasoby ludzkie, specjalistyczne umiejętności, technologię i zasoby finansowe. Ponadto kierownictwo organizacji zobowiązane jest powołać swojego przedstawiciela, który nadzorować będzie system oraz informować o jego funkcjonowaniu kierownictwo organizacji. Informacje o systemie pozwolą na dokonanie przez kierownictwo przeglądu systemu oraz stanowić będą podstawę jego doskonalenia. 21/47

DOKUMENTACJA Kierownictwo organizacji powinno w sposób formalny (np. Zarządzeniem) powołać Pełnomocnika ds. systemu zarządzania środowiskowego. Należy również określić obowiązki i uprawnienia Pełnomocnika. Istotnym jest, aby Pełnomocnik cechował się odpowiednimi kwalifikacjami oraz autorytetem wśród pracowników organizacji. Pozwoli mu to efektywnie sprawować nadzór nad systemem. W większych organizacjach można rozważyć powołanie zespołu wdrażającego system, w skład którego powinien wchodzić specjalista ds. ochrony środowiska. Zespół taki uczestniczy w przeglądzie środowiskowym, identyfikacji aspektów środowiskowych, pomaga w opracowywaniu dokumentacji systemowej. Norma wymaga, aby obowiązki i uprawnienia w zakresie systemu zarządzania środowiskowego były udokumentowane. Praktycznie realizuje się to poprzez wprowadzenie obowiązków związanych z systemem zarządzania środowiskowego do poszczególnych procedur, instrukcji oraz Zakresów czynności służbowych lub Kart stanowisk pracy tych pracowników, których praca związana jest z aspektami środowiskowymi organizacji. Należy zwrócić uwagę nie tylko na obowiązki pracowników, ale również ich uprawnienia. pkt. 4.2 SZKOLENIE, ŚWIADOMOŚĆ I KOMPETENCJE Zgodnie z postanowieniem normy organizacja powinna zidentyfikować potrzeby szkoleniowe oraz przeszkolić tych pracowników, których praca może mieć znaczący wpływ na środowisko. Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedurę zapewniającą, że pracownikom organizacji są znane : - znaczenie zgodności ich działania z polityką środowiskową, procedurami oraz pozostałymi wymaganiami systemu, - znaczący (aktualny lub potencjalny) wpływ ich pracy na środowisko oraz jego poprawę, - zadania i odpowiedzialności związane z wymaganiami systemu, - konsekwencje nie przestrzegania określonych procedur operacyjnych. Konieczne jest określenie i zapewnienie kompetencji personelu wykonującego pracę mającą znaczący wpływ na środowisko. Norma PN-ISO 14004:1998 zaleca, aby podwykonawcy, którzy wykonują pracę na terenie organizacji, lub firmy działające w imieniu organizacji potrafiły wykazać, że również ich pracownicy posiadają odpowiednią świadomość w zakresie wpływu na środowisko prowadzonych przez nich działań. Czasami, jeśli współpraca z podwykonawcą jest realizowana w obszarze o znaczącym oddziaływaniu na środowisko należałoby rozważyć przeszkolenie pracowników spoza organizacji. 22/47

DOKUMENTACJA Norma nie wymaga udokumentowanej procedury szkoleniowej. Niemniej jednak procedura taka ułatwia właściwe zrealizowanie celu szkoleń tj. stałego podnoszenia poziomu świadomości i kompetencji personelu. Procedura szkoleń powinna obejmować: - identyfikację potrzeb szkoleniowych, - planowanie szkoleń, - zasady realizacji szkoleń, - dokumentowanie szkoleń. Identyfikację potrzeb szkoleniowych należy rozpocząć od określenia kwalifikacji personelu, niezbędnych do realizacji powierzonych mu zadań, a następnie zbadania faktycznego poziomu posiadanych przez personel kwalifikacji. Planowanie szkoleń powinno obejmować ich zakres merytoryczny, osoby wytypowane do szkolenia oraz terminy realizacji. Szkolenia wewnętrzne w zakresie wymagań prawnych oraz zasad funkcjonowania systemu w organizacji mogą być prowadzone przez specjalistę ds. ochrony środowiska lub Pełnomocnika ds. systemu zarządzania środowiskowego. Należy również rozważyć ewentualne uczestnictwo osób szczególnie zaangażowanych w funkcjonowanie systemu w szkoleniach zewnętrznych, organizowanych przez wyspecjalizowane ośrodki szkoleniowe. Istotnym elementem do którego zobowiązuje norma w pkt. 4.5.3. jest utrzymywanie zapisów dotyczących szkoleń. Stanowią one dowód realizacji szkoleń oraz potwierdzenie kompetencji personelu. pkt. 4.4.3 KOMUNIKOWANIE SIĘ Norma PN-EN ISO 14001 wymaga ustanowienia i utrzymywania w organizacji procedury dotyczącej przepływu informacji związanych z zarządzaniem środowiskowym zarówno wewnątrz jak na zewnątrz organizacji. Wymiana zewnętrznej informacji powinna dotyczyć w szczególności zasad komunikowania się ze stronami zainteresowanymi. Zasady te powinny dotyczyć: - sposobu przyjmowania informacji wpływającej z zewnątrz, - analizy informacji i oceny jej znaczenia, - skierowania korespondencji do pracownika w organizacji, którego zadaniem będzie przygotowanie odpowiedzi, 23/47

- skierowanie odpowiedzi do stron zainteresowanych. Przepływ informacji wewnątrz firmy powinien zapewniać zarówno dostęp poszczególnych pracowników do informacji z zakresu działalności środowiskowej jak również umożliwiać przekazywanie uwag i spostrzeżeń pracowników do różnych szczebli i komórek organizacyjnych. Z reguły w każdej organizacji istnieje wiele sformalizowanych oraz niesformalizowanych sposobów komunikowania się. Część z nich znajduje odzwierciedlenie np. w instrukcji kancelaryjnej czy zarządzeniach wewnętrznych. Zasady przepływu informacji dotyczących dokumentacji systemowej są natomiast opisane w poszczególnych procedurach i instrukcjach systemowych. DOKUMENTACJA Norma nie wymaga udokumentowanej procedury wewnętrznego i zewnętrznego komunikowania się. Informacja na temat zasad przepływu informacji może zostać ujęta np. w Księdze Zarządzania. Niemniej jednak, należałoby również rozważyć opracowanie procedury opisującej w sposób ramowy różne formy komunikacji zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej celem zapewnienia skuteczności funkcjonowania systemu, która bez sprawnego przepływu informacji nie może zostać osiągnięta. Procedura taka powinna zawierać zasady postępowania z informacjami z zewnątrz oraz formy komunikacji wewnętrznej opisane często szczegółowo w innych dokumentach, takich jak: instrukcja kancelaryjna, pisma okólne, zarządzenia wewnętrzne, procedury, instrukcje. Należy również uwzględnić inne formy komunikacji takie, jak: poczta elektroniczna, tablice ogłoszeń, gazetki, radiowęzeł, narady, spotkania kierownictwa i załogi. pkt.4.4.4 DOKUMENTACJA SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Postanowieniem normy PN-EN ISO 14001 jest wymaganie opracowania w formie zapisu na papierze lub w postaci elektronicznej dokumentacji opisującej główne elementy systemu zarządzania środowiskowego i powiązania między nimi oraz zawierającej odnośniki do dokumentów związanych. Zgodnie z wymaganiem normy organizacja powinna posiadać w postaci udokumentowanej : - politykę środowiskową, - cele i zadania, - zakresy odpowiedzialności i uprawnień, - procedury badań i monitorowania, - procedurę oceny zgodności z prawem, 24/47

- zapisy z auditów, przeglądów kierownictwa oraz ze szkoleń. Należy jednak zwrócić uwagę, że norma wymaga także procedur w obszarach, gdzie w wyniku ich braku system zarządzania środowiskowego okazałby się nieskuteczny. Nie należy również zapominać o tym, że dokumentowanie znacznie ułatwia organizacji wykazanie istnienia systemu zarządzania środowiskowego. Norma zostawia organizacji swobodę decydowania o kształcie i ilości dokumentacji systemowej. Powinno to zależeć od charakteru organizacji, jej wielkości, złożoności jej oddziaływań środowiskowych, kompetencji personelu, dotychczas stosowanych w organizacji sposobów zarządzania. Obszary, w których norma wymaga ustanowienia i utrzymywania procedur (niekoniecznie w postaci dokumentu) to: - identyfikacja aspektów środowiskowych, - identyfikacja i dostęp do wymagań prawnych i innych, - uświadamianie pracowników i ustalanie potrzeb szkoleniowych, - zewnętrzne i wewnętrzne komunikowanie się, - nadzór nad dokumentami systemowymi, - sterowanie operacyjne w tym obszarze, gdzie brak procedury może spowodować odchylenia od polityki, celów i zadań, - identyfikacja potencjalnych wypadków i sytuacji awaryjnych, sposobu postępowania w tych sytuacjach oraz zapobiegania ich wystąpieniu, - monitorowanie i pomiar kluczowych charakterystyk procesów i działań, - wzorcowanie i wykorzystywanie wyposażenia do monitorowania, - okresowa ocena zgodności z odpowiednimi przepisami, - określanie odpowiedzialności i uprawnień w zakresie postępowania z niezgodnościami, działania korygujące i zapobiegawcze, - identyfikacja, utrzymywanie i dysponowanie zapisami środowiskowymi, - prowadzenie auditów systemu. Norma nie wymaga opracowania Księgi Zarządzania. Niemniej jednak dokument ten jest pomocny przy opisie systemu oraz wskazywaniu powiązań z dokumentami systemowymi, dotyczącymi poszczególnych wymagań normy. Księga stanowi również pomoc w prowadzeniu auditów systemu. Typowy układ Księgi oparty na wymaganiach normy PN-EN ISO 14001:1998 przedstawiono poniżej. 25/47

Rozdział : K S I Ę G A SZŚ 0. Spis treści Księgi SZŚ Numer edycji Księgi : Data edycji : Edycja rozdziału Nr : Data : Strona : Stron : Numer T y t u ł r o z d z i a ł u rozdziału Karta tytułowa 0 Strony początkowe 1 Wprowadzenie 1.1 Deklaracja kierownictwa 1.2 Cel i zakres stosowania Księgi SZŚ 1.3 Opis Księgi SZŚ 2 Terminologia i normy związane 3 Informacje wstępne 3.1 Prezentacja firmy 3.2 Historia firmy 3.3 Lokalizacja 3.4 Opis procesów 3.5 Oddziaływanie na środowisko 4 System zarządzania środowiskowego 4.1 Wymagania ogólne 4.2 Polityka środowiskowa 4.3 Planowanie 4.3.1 Aspekty środowiskowe 4.3.2 Wymagania prawne i inne 4.3.3 Cele i zadania 4.3.4 Program zarządzania środowiskowego 4.4 Wdrażanie i funkcjonowanie 4.4.1 Struktura i odpowiedzialność 4.4.2 Szkolenie, świadomość i kompetencje 4.4.3 Komunikowanie się 4.4.4 Dokumentacja SZŚ 4.4.5 Nadzór nad dokumentacją 4.4.6 Sterowanie operacyjne 4.4.7 Gotowość na wypadek awarii i reagowanie na awarie 4.5 Sprawdzanie i działania korygujące 4.5.1 Monitorowanie i pomiary 4.5.2 Niezgodności oraz działania korygujące i zapobiegawcze 4.5.3 Zapisy 4.5.4 Audit SZŚ 4.6 Przegląd wykonywany przez kierownictwo 5 Karta zmian Księgi SZŚ Numer edycji rozdziału Data edycji rozdziału Załącznik nr 1 - Schemat organizacyjny Załącznik nr 2 - Wykaz procedur/instrukcji Z A T W I E R D Z A M:... Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Środowiskowego 26/47

Format i objętość Księgi Zarządzania zależą od potrzeb organizacji, a decyzję w tej sprawie podejmuje Pełnomocnik lub zespół powołany do jej redagowania. Księga Zarządzania Środowiskowego powinna być zredagowana zwięźle, a wszystkie sformułowania jasne i jednoznacznie interpretowane. Budowa księgi, podział na rozdziały, układ graficzny stron, ich numeracja, powinny zapewniać możliwość łatwego wprowadzania zmian lub wymiany kart. Wskazane jest opracowanie księgi w taki sposób, aby możliwe było swobodne wyjmowanie poszczególnych kart. W Księdze należy dokładnie opisywać wszystkie elementy systemu zarządzania środowiskowego. twierdzenia zawarte w Księdze obowiązują w skali całej organizacji. Nie zawiera ona jednak tego, co jest objęte tajemnicą lub stanowi własność firmy i nie może być udostępniane klientom. Procedura to określony sposób wykonywania czynności lub prowadzenia procesu. Procedura zawiera: - cele i zakres działania, - co powinno być zrobione i przez kogo, - kiedy, gdzie i w jaki sposób powinno to być wykonane, - jakie materiały, wyposażenie i dokumenty powinny być użyte oraz - w jaki sposób powinno to być kontrolowane i zapisane. Procedury powinny być uzgodnione, dostępne dla personelu i zrozumiałe dla wszystkich, których dotyczą. Instrukcje wykonawcze, czyli instrukcje robocze, stanowiskowe kontrolne i badawcze mają charakter dokumentów wyłącznie wewnętrznych. Zawierają zwykle uregulowanie zaleceń dotyczących konkretnej pracy (instrukcji roboczych) oraz specyfikacje. Instrukcje zawierają wymagane do wykonania poszczególnych czynności czy operacji środki takie jak: narzędzia, maszyny, personel. Ponadto, w sposób szczegółowy precyzują sposób wykonania czynności czy operacji, precyzują kryteria prawidłowości wykonania oraz zapisy. Poniżej przedstawiono przykładową stronę tytułową procedury, opisującą zawartość procedury. Dla zachowania przejrzystości dokumentów proponuje się utrzymanie przyjętego spisu treści we wszystkich procedurach funkcjonujących w organizacji. W procedurach często zamieszczane są schematy blokowe pozwalające w sposób graficzny przedstawić kolejność wykonywanych czynności czy operacji, podejmowanych decyzji oraz powstających dokumentów. Stosowanie schematów graficznych w procedurach znacznie poprawia ich czytelność. Wykorzystywane w opracowywaniu procedur symbole graficzne przedstawiono poniżej. 27/47