Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS WROcomp Excel Podstawy MATERIAŁ DYDAKTYCZNY
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Spis treści: Strona 2 z 42 II. ARKUSZE KALKULACYJNE, POZIOM ZAAWANSOWANY... 4 1. PRACA Z ARKUSZEM... 4 1.1.TWORZENIE NOWEGO SKOROSZYTU WEDŁUG DOMYŚLNEGO WZORCA (SZABLONU)... 4 1.2. ZAPISYWANIE SKOROSZYTU JAKO PLIKU TYPU: SZABLON, PLIK TEKSTOWY, Z OKREŚLONYM ROZSZERZENIEM, WERSJĄ... 5 1.3 USTAWIANIE PODSTAWOWYCH OPCJI/PREFERENCJI W APLIKACJI... 6 1.4. WYŚWIETLANIE, UKRYWANIE WSTĄŻKI... 7 2. KOMÓRKI... 8 2.1 WPROWADZANIE, ZAZNACZANIE... 8 2.2. WPROWADZENIE LICZBY, DATY, TEKSTU DO KOMÓRKI... 8 2.3. ZAZNACZANIE KOMÓRKI, BLOKU SĄSIEDNICH KOMÓREK, BLOKU DOWOLNYCH KOMÓREK, CAŁEGO ARKUSZA... 9 2.4. SORTOWANIE BLOKU KOMÓREK WEDŁUG JEDNEGO KRYTERIUM, W PORZĄDKU ROSNĄCYM LUB MALEJĄCYM DLA DANYCH LICZBOWYCH LUB TEKSTOWYCH... 10 2.5. AUTOMATYCZNE WYPEŁNIANIE KOMÓREK DANYMI NA PODSTAWIE ZAWARTOŚCI SĄSIEDNICH KOMÓREK... 11 3. ZARZĄDZANIE ARKUSZAMI... 12 3.1. WSTAWIANIE, USUWANIE WIERSZY I KOLUMN... 12 3.2. ZMIANA SZEROKOŚCI KOLUMN, WYSOKOŚCI WIERSZY O OKREŚLONĄ WIELKOŚĆ LUB O OPTYMALNEJ SZEROKOŚCI I WYSOKOŚCI13 3.3. BLOKOWANIE, ODBLOKOWYWANIE TYTUŁÓW WIERSZY I/LUB KOLUMN... 14 3.4. ZAMIANA POMIĘDZY ARKUSZAMI... 15 4. REGUŁY I FUNKCJE... 16 4.1. STOSOWANIE DOBRYCH PRAKTYK W TWORZENIU REGUŁ: KIEROWANIE SIĘ ODWOŁANIAMI DO KOMÓREK W MIEJSCE WPISYWANIA LICZB DO REGUŁ... 16 4.2. TWORZENIE REGUŁ PRZY UŻYCIU ODWOŁAŃ DO KOMÓREK I OPERATORÓW ARYTMETYCZNYCH (DODAWANIA, ODEJMOWANIA, MNOŻENIA, DZIELENIA)... 17 4.3. ROZPOZNAWANIE I WŁAŚCIWA INTERPRETACJA PODSTAWOWYCH BŁĘDÓW ZWIĄZANYCH Z UŻYCIEM REGUŁ: #NAME?, #DIV/0, #REF!... 18 4.4. ZNAJOMOŚĆ ADRESOWANIA WZGLĘDNEGO I BEZWZGLĘDNEGO (ABSOLUTNEGO) PRZY TWORZENIU REGUŁ... 19 5. FUNKCJE... 20 5.1. UŻYWANIE FUNKCJI SUMOWANIA, OBLICZANIA ŚREDNIEJ, WYZNACZANIA MINIMUM, MAKSIMUM, ZLICZANIA, LICZENIA NIEPUSTYCH, ZAOKRĄGLANIA... 20 5.2. UŻYWANIE FUNKCJI LOGICZNEJ IF (JEŻELI) WYBIERAJĄCEJ JEDNĄ Z DWÓCH MOŻLIWYCH WARTOŚCI, Z OPERATOREM PORÓWNAWCZYM =, >, <... 23 5.3. FORMATOWANIE KOMÓREK ZAWIERAJĄCYCH LICZBY: WYŚWIETLANIE OKREŚLONEJ LICZBY MIEJSC DZIESIĘTNYCH, WPROWADZENIE LUB POMINIĘCIE SEPARATORA GRUP TYSIĘCY... 24 5.4. FORMATOWANIE KOMÓREK ZAWIERAJĄCYCH DATY: KOLEJNOŚĆ I SPOSÓB WYŚWIETLANIA DNI, MIESIĘCY I LAT, FORMATOWANIE KOMÓREK ZAWIERAJĄCYCH LICZBY W CELU WYŚWIETLENIA SYMBOLU WALUTY... 25 5.5. FORMATOWANIE KOMÓREK ZAWIERAJĄCYCH LICZBĘ W CELU WYŚWIETLENIA POSTACI PROCENTOWEJ... 26 5.6. ZAWIJANIE TEKSTU W KOMÓRCE, BLOKU KOMÓREK... 27 6. TWORZENIE WYKRESÓW... 27 6.1. TWORZENIE WYKRESÓW RÓŻNYCH TYPÓW NA PODSTAWIE DANYCH ZAWARTYCH W ARKUSZU: WYKRES KOLUMNOWY, SŁUPKOWY, LINIOWY, KOŁOWY... 28 6.2. ZAZNACZENIE WYKRESU... 30
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 3 z 42 6.3. PRZENIESIENIE, ZMIANA RODZAJU, USUNIĘCIE WYKRESU... 30 6.3. ZMIANA KOLORU TŁA WYKRESU, KOLORU LEGENDY... 31 6.4. ZMIANA KOLORÓW KOLUMN, SŁUPKÓW, LINII, WYCINKÓW KOŁA W WYKRESIE... 31 7. FORMATOWANIE ARKUSZA... 33 7.1 USTAWIENIA... 33 7.2. ZMIANA WIELKOŚCI MARGINESÓW STRONY: GÓRNEGO, DOLNEGO, LEWEGO I PRAWEGO... 33 7.3. ZMIANA ORIENTACJI STRONY: PIONOWA, POZIOMA. ZMIANA ROZMIARU PAPIERU... 34 7.4. ROZMIESZCZENIE ZAWARTOŚCI ARKUSZA NA OKREŚLONEJ LICZBIE STRON... 35 7.5. DODAWANIE, EDYCJA, USUWANIE TEKSTU NAGŁÓWKA, STOPKI ARKUSZA... 36 7.6. WSTAWIANIE I USUWANIE DO NAGŁÓWKA I STOPKI NUMEROWANIA STRON, DATY, CZASU, NAZWY PLIKU I ARKUSZA... 37 7.7. WŁĄCZANIE I WYŁĄCZANIE WYŚWIETLANIA/DRUKOWANIA LINII SIATKI, WYŚWIETLANIE/DRUKOWANIE NAGŁÓWKÓW KOLUMN I WIERSZY (ADRESÓW KOLUMN I WIERSZY)... 38 7.8. ZASTOSOWANIE AUTOMATYCZNEGO POWTARZANIA NAGŁÓWKÓW KOLUMN I WIERSZY (ADRESÓW KOLUMN I WIERSZY) NA KAŻDEJ DRUKOWANEJ STRONIE ARKUSZA... 39 7.9. DRUKOWANIE ZAZNACZONEGO BLOKU KOMÓREK ARKUSZA, CAŁEGO ARKUSZA, WSKAZANEGO WYKRESU, CAŁEGO SKOROSZYTU. USTALANIE LICZBY KOPII WYDRUKU... 40 8. DODATKI... 42 8.1 SKRÓTY KLAWISZOWE EXCEL... 42
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS II. Arkusze kalkulacyjne, poziom zaawansowany Strona 4 z 42 Informacje przekazane w tym module zostały opracowane pod kontem arkusza kalkulacyjnego EXCEL w wersji 2007 wchodzącego w składa pakietu Microsoft Office 2007. Większość informacji będzie przydatna również podczas korzystania z innych arkuszy kalkulacyjnych Jednak wszystkie prezentacje oraz rysunki będą dotyczyły tej konkretnej wersji EXCEL. 1. Praca z arkuszem 1.1.Tworzenie nowego skoroszytu według domyślnego wzorca (szablonu) Rozpoczęcie pracy z edytorem wiąże się z utworzeniem nowego skoroszytu. Skoroszyt ten może otworzyć się automatycznie, będzie to wtedy czysta tabelka lub możemy sami wybrać dla niego szablon. Szablon to szkielet skoroszytu wpływający na jego strukturę, tzn. zamiast czystej tabelki możemy otrzymać tabelę przygotowaną do określonej sytuacji, np. bilansu. Do dyspozycji w EXCELu mamy kilka różnego rodzaju szablonów skoroszytów oraz możliwość utworzenia własnego szablonu. Standardowe tworzenie nowego skoroszytu odbywa się na kilka sposobów: 1. Uruchomienie arkusza kalkulacyjnego, uruchamia automatycznie nowy skoroszyt. 2. Jeżeli pracujemy z dowolnym skoroszytem używamy skrótu klawiszowego: CTRL+N, spowoduje to otwarcie nowego okna z nowym skoroszytem. 3. Możemy skorzystać z paska menu wybierając Przycisk Office Nowy RYSUNEK 1 TWORZENIE NOWEGO SKOROSZYTU
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 5 z 42 Spowoduje to otwarcie nowego skoroszytu wraz z oknem zadań z prawej strony, gdzie mamy możliwość wyboru szablonu dla tego nowego skoroszytu, np. amortyzacji pożyczki, bilansu. RYSUNEK 2 WYBÓR SZABLONU DLA NOWEGO SKOROSZYTU Teraz z prawej strony ekranu wybieramy Na moim komputerze Otworzy nam się okno Szablony z którego wybieramy interesujący nas szablon. Szablony te są zgrupowane na zakładkach. Po wybraniu interesującego nas szablony klikamy OK. 1.2. Zapisywanie skoroszytu jako pliku typu: szablon, plik tekstowy, z określonym rozszerzeniem, wersją Zapisując skoroszyt pod wybraną nazwą możemy jeszcze dodatkowo zdecydować o rodzaju tego skoroszytu (o rozszerzeniu zapisanego na dysku pliku). EXCEL umożliwia nam zapisywanie naszej pracy w różnej postaci. W tym celu w trakcie zapisywania skoroszytu poniżej pola Nazwa pliku, wybieramy z listy Zapisz jako typ interesującą nas opcję odpowiedni typ pliku:
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 6 z 42 Mamy do wyboru cała listę różnego rodzaju typów. Domyślnie (automatycznie) edytor proponuje nam typ: Skoroszyt programu Excel, oznacza to plik w formacie EXCELa odpowiedni do wykorzystywanej wersji edytora, czyli w naszym przypadku będzie to EXCEL 2007 (z rozszerzeniem pliku xlsx). Poniżej omówione zostaną te najważniejsze i najczęściej stosowane typy plików: Arkusz kalkulacyjny XML (Extensible Markup Language) jest to tekst uniwersalny język przeznaczony do przedstawiania różnych danych przy pomocy określonej struktury, przy pomocy tego formatu możemy przenosić skoroszyty pomiędzy systemami. HTML strona internetowa, dorabia znaczniki. Szablon możemy wykorzystać do tworzenia nowych dokumentów na podstawie tego właśnie szablonu. Tekst rozdzielany znakami tabulacji pozwala zapisać dane w usystematyzowany sposób przy pomocy zwykłego edytora tekstu (np. notatnika), które można zaimportować do EXCELA CSV plik zawierający dane w postaci tekstu oddzielonego średnikami. Pozwala zapisać dane w usystematyzowany sposób przy pomocy zwykłego edytora tekstu (np. notatnika), które można zaimportować do EXCELA Skoroszyt programu Excel 97-2003 dokument zgodny ze starszymi wersjami programu (.xls) 1.3 Ustawianie podstawowych opcji/preferencji w aplikacji W tym podrozdziale nauczymy się ustawiać podstawowe opcje arkusza kalkulacyjnego, które pomogą nam zwiększyć komfort pracy oraz dopasować program do konkretnych potrzeb. Zmian tych dokonujemy korzystając z Przycisku Office Opcje Programu Excel (w prawym dolnym rogu wyświetlonego okienka) oraz odpowiedniej zakładki. Podczas pierwszego uruchomienia EXCELa na komputerze wyświetla nam się okienko, gdzie podajemy inicjały dla nazwy użytkownika tworzącego dokumenty w systemie. Każdy utworzony skoroszyt posiada w swoich właściwościach nazwę użytkownika, który go stworzył. Nazwę tą można zmieniać, w tym celu należy korzystając z paska menu wybrać pozycję Przycisk Office Opcje Programu Excel oraz zakładkę Popularne, gdzie możemy podać w polu Nazwa użytkownika, swoją nazwę użytkownika. Kolejnym parametrem do ustawienia jest folder, w którym domyślnie EXCEL zapisuje tworzone skoroszyty. Standardowe ustawienie to Moje dokumenty, jednak w razie potrzeby możemy to zmienić korzystając tym razem z pola Domyślna lokalizacja plików w zakładce Zapisywanie. Możemy tutaj zadecydować o ścieżkach dostępu do miejsca zapisywania skoroszytów. W celu zmiany domyślnej ścieżki, wpisujemy w tym miejscu nową. Wszystkie zmiany dla całego okna potwierdzamy przyciskiem OK.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 7 z 42 RYSUNEK 3 ZMIANA NAZWY UŻYTKOWNIKA W ARKUSZU KALKULACYJNYM EXCEL W zakładce Zapisywanie możemy ustawić także czas, po którym skoroszyt będzie automatycznie zapisywany (aktualizowany) w celu możliwości odtworzenia go w przypadku awarii. Należy pamiętać o zapisaniu wprowadzonych zmian poprzez kliknięcie przycisku OK. 1.4. Wyświetlanie, ukrywanie wstążki Wstążka (ang. Ribbon) umożliwia wygodną pracę z arkuszem. Szybki sposób na jej zminimalizowanie to wciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+F1. Na Wstążce umieszczone zostały ikony odpowiadające za określone funkcje programu. Poszczególne opcje są połączone w Grupy poleceń, które z kolei umieszono na Kartach poleceń. Standardowo dostępne są następujące karty poleceń: Narzędzia główne, Wstawianie, Układ strony, Formuły, Dane, Recenzja oraz Widok.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS 2. Komórki Strona 8 z 42 2.1 Wprowadzanie, zaznaczanie Podstawową jednostką którą będziemy tutaj operować jest komórka. Wszystkie dane w arkuszu są przechowywane w komórkach. Komórek będzie używać do wykonywania obliczeń, do sortowania i do wszystkich innych czynności, które można przy pomocy arkusza kalkulacyjnego wykonać. Każda komórka posiada swój adres składający się z oznaczenia kolumny w której się znajduje oraz wiersza np. B2. Dzięki temu adresowi możemy dokładnie zorientować się, o którą komórkę nam chodzi. Poruszanie się po arkuszu polega na wskazywaniu odpowiednich komórek przy pomocy myszki lub przemieszczania się po nich przy pomocy klawiatury. Komórka Kolumna Wiersz RYSUNEK 4 WIERSZE, KOLUMNY I KOMÓRKI W EXCELU Jak widać na powyższym rysunku, oprócz komórki będziemy jeszcze operować pojęciem wiersza posiada oznaczenie w postaci numeru oraz pojęciem kolumny posiada oznaczenie w postaci litery. Zarówno wiersze jaki i kolumny składają się z komórek. W odróżnieniu od WORDa, gdzie praca z dokumentem odbywała się w miejscu ustawienia kursora, w EXCELu pracujemy z tą komórką jest zaznaczona pogrubioną ramką. Kursor znany nam z WORDa pojawi się dopiero w momencie, gdy będziemy chcieli zmieniać zawartość wypełnionych już komórek, jednak więcej na ten temat dowiemy się później. 2.2. Wprowadzenie liczby, daty, tekstu do komórki Przyszedł czas na wprowadzenie danych do komórek arkusza. Komórki mogą zawierać różnego rodzaju dane, podstawowe z nich to: liczby w różnym formacie (procentowym, dziesiętnym, walutowym, itd.) tekst daty Przed wprowadzaniem danych do wybranej komórki musimy ją zaznaczyć przy pomocy myszki, klikając na niej. Zaznaczenie polega na sprowadzaniu na wybraną komórkę pogrubionego okienka (widać je na rysunku 8 komórka B2). Po uruchomieniu nowego arkusza domyślnie zaznaczona komórka to komórka o adresie A1. Gdybyśmy nie wskazali innej komórki i zaczęli wprowadzać tekst z klawiatury, pojawiłby się on właśnie w tej komórce. Dlatego przed rozpoczęciem wprowadzania
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 9 z 42 zawartości komórki musimy najpierw wybrać tą, do której chcemy coś wpisać. Możemy to zrobić na kilka sposobów: 1. Klikamy przy pomocy myszki lewym przyciskiem na wybranej komórce. 2. Wykorzystując klawisze strzałek sprowadzamy okienko do właściwej komórki. 3. Wykorzystując klawisz TAB możemy przesuwać okienko w prawo, natomiast SHIFT+TAB w lewo. Teraz pozostaje nam tylko wpisać zawartość przy pomocy klawiatury. Musimy jeszcze wyjaśnić sposób zatwierdzania zawartości w komórce. W WORDzie sprawa była prosta, po wpisaniu tekstu pojawiał się on w dokumencie i na tym koniec. Tutaj jest to trochę bardziej skomplikowane. Każda komórka w momencie wprowadzania do dniej danych musi przejść przez dwa stany: edycji zatwierdzenia danych Po rozpoczęciu pisania, komórka przejdzie w tryb edycji, wewnątrz komórki pojawia się dobrze nam znany kursor w postaci mrugającej pionowej kreski. Po zakończeniu wpisywania wybranego tekstu musimy potwierdzić zawartość komórki w jeden z wybranych sposobów: 1. Najprościej jest skorzystać z klawisza ENTER. Jest to sposób działający w każdej sytuacji i dający 100% pewności, że wprowadzone do komórki dane, w jakiej postaci by nie były zostały zatwierdzone. 2. Można również kliknąć przy pomocy myszki na innej dowolnie wybranej komórce. Spowoduje to przeniesienie okienka w nowe miejsce i tym samym zatwierdzenie wartości wpisanej do komórki. UWAGA! Ten sposób nie zadziała dla formuł i działań arytmetycznych. 3. Można użyć klawiszy strzałek, np. strzałki w prawo. Spowoduje to przeniesienie okienka do nowej komórki i jednoczesne zatwierdzenie wpisanej wcześniej wartości. UWAGA! Podobnie jak poprzedni sposób, nie działa dla formuł i działań arytmetycznych. 4. Można użyć specjalnych klawiszy umieszczonych na lewo od paska formuł i na prawo od pola nazwy. Pojawiają się one tylko w przypadku edytowania zawartości dowolnej komórki: oznacza zatwierdź, natomiast oznacza anuluj (klawisz ESC) 2.3. Zaznaczanie komórki, bloku sąsiednich komórek, bloku dowolnych komórek, całego arkusza Wiemy już że pracować w danej chwili możemy z wybraną komórką lub blokiem komórek, np. wierszem lub kolumną. W tym celu musimy tą komórkę lub ten blok komórek zaznaczyć. W poprzednim podrozdziale dowiedzieliśmy się jak zaznaczać pojedyncze komórki, teraz czas na poznanie metod zaznaczania większej liczby komórek jednocześnie. Z poprzednich modułów wiemy już jak zaznaczać pliki oraz wyrazy, tutaj sytuacji będzie wyglądała podobnie. Zaznaczanie komórek możemy wykonać przy użyciu myszki lub klawiatura, w szczególnych przypadkach łącząc oba te narzędzia razem:
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 10 z 42 1. W celu zaznaczenia bloku komórek należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na pierwszej komórce, którą chcemy zaznaczyć i teraz nie zwalniając tego przycisku wskazać resztę komórek do zaznaczenia. Wszystkie komórki znajdujące się wewnątrz pogrubionej krawędzie i podświetlone na niebiesko, po zwolnieniu lewego przycisku zostaną zaznaczone (biała będzie tylko komórka z której rozpoczynaliśmy zaznaczanie). W ten sposób zaznaczamy bloki sąsiadujących z sobą komórek, wierszy lub kolumn. Komórki zaznaczone muszą stanowić ciągłość, tzn. nie można w danym zakresie żadnej z nich pominąć. 2. W celu zaznaczenia wybranego wiersza lub kilku wierszy należy przy pomocy myszki kliknąć na wybranym numerze wiersza. Po najechaniu na niego wskaźnik myszki zmieni się w grubą czarną strzałkę: Zostanie on wtedy w całości podświetlony, tzn. zaznaczone zostaną wszystkie komórki w tym wierszu. Jeżeli na wysokości wybranych wierszy przytrzymamy wciśnięty lewy przycisk myszki i przeciągniemy po nich wskaźnikiem myszki zaznaczymy dowolną ilość wybranych wierszy. 3. W celu zaznaczenia wybranej kolumny lub kilku kolumn należy przy pomocy myszki kliknąć na wybranej literze opisującej kolumnę. Po najechaniu na nią wskaźnik myszki zmieni się w grubą czarną strzałkę skierowaną w dół: Zostanie ona wtedy w całości podświetlona, tzn. zaznaczone zostaną wszystkie komórki w tej kolumnie. Jeżeli na wysokości wybranych kolumn przytrzymamy wciśnięty lewy przycisk myszki i przeciągniemy po nich wskaźnikiem myszki zaznaczymy dowolną ilość wybranych kolumn. 4. W celu zaznaczenia wszystkich komórek w arkuszu należy kliknąć na pierwszej komórce arkusza nieopisanej ani literą ani cyfrą, znajdującej się w górnym lewym jego rogu. 5. W celu zaznaczenia bloku dowolnych komórek musimy zaznaczyć wybrany blok w dowolny znany nam sposób, następnie przytrzymując CTRL zaznaczamy kolejne fragmenty. Przytrzymanie tego klawisza powoduje zaznaczenie wybranych dowolnych fragmentów w całym tekście. Możemy również zaznaczać komórki przy użyciu klawiatury, w tym celu ustawiamy okienko na wybranej komórce, następnie wciskamy klawisz SHIFT i trzymając go wciśnięty klawiszami strzałek wskazujemy kierunek zaznaczania komórek. Korzystając z samej klawiatury mamy ograniczone możliwości w porównaniu do wykorzystania w tym celu myszki. Jednak czasami wygodniej jest skorzystać właśnie z klawiatury, szczególnie w przypadku zaznaczania komórek położonych obok siebie. Poniżej spis przydatnych kombinacji klawiszy wykorzystywanych do zaznaczania komórek: CTRL+SHIFT+ lub zaznacza komórkę na lewo lub prawo od okienka SHIFT+ zaznacza jedną komórkę w górę od okienka SHIFT+ zaznacza jedną komórkę w dół od okienka CTRL+A zaznacza wszystkie komórki arkusza 2.4. Sortowanie bloku komórek według jednego kryterium, w porządku rosnącym lub malejącym dla danych liczbowych lub tekstowych Wiemy już, że arkusz kalkulacyjny jest wygodnym narzędziem do gromadzenia dużej ilości danych. Wspominaliśmy we wstępie o tym, że dane te będzie można w wygodny sposób sortować. Poznamy
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 11 z 42 teraz metodę uproszczonego sortowania dla jednego kryterium. Dane takie możemy posortować rosnąco lub malejąco. W tym celu musimy wybrać dowolną komórkę w kolumnie według której ma nastąpić sortowanie klikamy na nią po prostu lewym przyciskiem myszki. Następnie z grupy poleceń Edycja wybieramy przycisk Sortuj i filtruj, później klikamy odpowiednią ikonę: odpowiada za sortowanie w porządku rosnącym odpowiada za sortowanie w porządku malejącym Oczywiście dane wprowadzone do arkusza są przestawiane wierszami, tzn. jeden wiersz jest traktowany jako całość (jeden rekord). Podczas sortowania według wybranej kolumny, będą zamieniane całe wiersze. 2.5. Automatyczne wypełnianie komórek danymi na podstawie zawartości sąsiednich komórek EXCEL posiada bardzo pomocną i ciekawą funkcję służącą do automatycznego wypełniania komórek danymi tzw. uchwyt do danych. Narzędzie to pozwala nam na wypełnienie określonego zakresu komórek serią danych bazującą na zawartości sąsiednich komórek. Narzędzie to działa różnie w zależności od zawartości komórek na podstawie których wypełniamy kolejne komórki, komórka źródłowa może zawierać: pojedyncze dowolne słowo w skutek działania funkcji słowo to zostanie powtórzone w wybranej ilości komórek pojedynczą cyfrę w skutek działania funkcji cyfra ta zostanie powtórzona w wybranej ilości komórek datę (w odpowiednim formatowaniu) w skutek działania funkcji wybrane komórki będą zawierały kolejne daty zawartość specjalną np. nazwę dnia tygodnia, miesiąca, można również stworzyć własną listę takich słów (tym się jednak zajmować nie będziemy) W celu skorzystania z tego narzędzia należy, po zaznaczeniu komórki którą będziemy wykorzystywać do wypełniania kolejnych, ustawić się wskaźnikiem myszki w prawym dolnym rogu tej komórki (wskaźnik myszki z dużego białego krzyżyka powinien zmienić się w cienki czarny krzyżyk jak na poniższym rysunku): Następnie przytrzymując wciśnięty lewy przycisk myszki przeciągamy okienko dowolnie daleko w dół aż do komórki, na której wypełnianie chcemy zakończyć. Po zwolnieniu przycisku w zależności od danych, które znajdowały się w źródłowej komórce, nowe komórki wypełnią się danymi z komórki przeciąganej lub kolejnymi wartościami. Najczęstszym wykorzystaniem tej metody jest tworzenie serii danych dla komórek zawierających cyfry. W takim przypadku nie wystarczy do wypełniania użyć jednej komórki musimy wykorzystać dokładnie dwie. Opiszemy teraz dokładnie jak wygląda taki proces:
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 12 z 42 1. Zaznaczamy dokładnie dwie sąsiadujące z sobą wybrane komórki (wykorzystamy dowolną ze znanych nam metod zaznaczania komórek). Uwaga! Komórki muszą zawierać cyfry cyfry mogą być dowolne. 2. Zwalniamy lewy przycisk myszki wykorzystywany podczas zaznaczania i przesuwamy wskaźnik myszki w prawy dolny róg zaznaczonych komórek kursor powinien zmienić się w cienki czarny krzyżyk. Arkusz obliczy sobie jaka jest różnica pomiędzy zaznaczonymi komórkami i dokładnie na jej podstawie będzie tworzył kolejne liczby serii. 3. Wciskamy ponownie lewy przycisk myszki i trzymając go wciśnięty przeciągamy okienko o wybraną ilość komórek. 4. W wybranym miejscu zwalniamy przytrzymywany przycisk co spowoduje pojawienie się w wybranych komórkach nowych wartości obliczonych, tak jak już wspominaliśmy, na podstawie różnicy tych dwóch zaznaczonych na początku. Inną metodą na wykorzystanie uchwytu do danych jest przypadek, gdy chcemy szybko wypełnić danymi komórki przylegające do wybranego zakresu komórek, np. gdy na lewo od komórki w kolumnie A znajdują się cztery wypełnione danymi komórki. Możemy poprzez podwójne kliknięcie na uchwyt wypełnienia komórki z kolumny B wypełnić automatycznie komórki znajdujące się pod nią wypełni się dokładnie tyle komórek, ile jest wypełnionych w kolumnie obok. RYSUNEK 5 AUTOMATYCZNE WYPEŁNIANIE KOMÓREK NA PODSTAWIE KOMÓREK SĄSIADUJĄCYCH 3. Zarządzanie arkuszami 3.1. Wstawianie, usuwanie wierszy i kolumn Przejdziemy teraz do potrzebnej i bardzo często wykorzystywanej czynności, czyli do wstawiania nowych wierszy i kolumn w arkuszu. Praktycznie zawsze zachodzi taka sytuacja, że mamy przygotowane jakieś dane i nagle okazuje się, że przydały by się nowe wiersze oraz kolumny wewnątrz tych danych. Równie często zachodzi potrzeba działania odwrotnego, tzn. chcemy się z gotowego arkusza pozbyć wybranych wierszy oraz kolumn. Z pomocą przychodzi nam funkcja wstawiania oraz usuwania wierszy i kolumn: Wstawianie nowego wiersza Musimy zapamiętać, że nowo wstawiany wiersz będzie pojawiał się zawsze powyżej miejsca wstawiania, tzn. chcemy wstawić nowy wiersz pomiędzy wiersze 1 i 2, należy operację przeprowadzić z wiersza 2. W tym celu klikamy na wybranym wierszu (tym, powyżej którego chcemy wstawić nowy) prawym przyciskiem i z pojawiającego się menu wybieramy pozycję Wstaw
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 13 z 42 Druga możliwość to po wybraniu dowolnej komórki z wiersza, powyżej którego chcemy wstawić nowy, wybieramy z menu Wstaw Wiersze Wstawianie nowej kolumny Musimy zapamiętać, że nowo wstawiana kolumna będzie pojawiała się zawsze przed miejscem wstawiania, tzn. chcemy wstawić nową kolumnę pomiędzy kolumny A i B, należy operację przeprowadzić z kolumny B. W tym celu klikamy na wybranej kolumnie (tej, przed którą chcemy wstawić nową) prawym przyciskiem i z pojawiającego się menu wybieramy pozycję Wstaw Druga możliwość to po wybraniu dowolnej komórki z kolumny, przed którą chcemy wstawić nową, wybieramy z menu Wstaw Kolumny Usuwanie wybranego wiersza W tym celu na numerze wybranego wiersza (jego oznaczeniu cyfrowym pierwsza specjalna kolumna) klikamy prawym przyciskiem i wybieramy z pojawiającego się menu pozycję Usuń Usuwanie wybranej kolumny W tym celu na literze określającej wybraną kolumnę (jej oznaczeniu literowym pierwszy specjalny wiersz) klikamy prawym przyciskiem i wybieramy z pojawiającego się menu pozycję Usuń 3.2. Zmiana szerokości kolumn, wysokości wierszy o określoną wielkość lub o optymalnej szerokości i wysokości W tym podrozdziale nauczymy się ustawiać wybraną szerokość wierszy oraz wysokość kolumn. Poznamy kilka metod na wykonanie tej czynności. Parametry te możemy ustawić zgodnie z naszymi wymaganiami lub wykorzystać metodę automatycznego dostosowywania do zawartości kolumny lub wiersz. Najczęściej zmieniamy szerokość kolumn, ponieważ ilość danych wprowadzana do komórek bardzo często przekracza domyślnie ustawiony rozmiar. Powoduje to nieczytelność arkusza, po prostu nie widzimy jakie dane zawierają komórki. Nauczymy się kilku metod zmiany szerokości: 1. Metoda na oko polega na ustawieniu szerokości przy pomocy myszki, o nowej szerokości decydujemy my. W tym celu najeżdżamy wskaźnikiem myszki pomiędzy oznaczenia kolumn lub wierszy, gdy zobaczymy, że kursor zmienił się w strzałki na: przytrzymując lewy przycisk przeciągamy komórkę w prawo lub w lewo, aż do uzyskania żądanej szerokości. 2. Auto dopasowanie komórki do zawartości polega na automatycznym doborze optymalnej szerokości poprzez EXCELa. W tym celu klikamy dwa razy lewym przyciskiem na prawym końcu komórki ale dopiero po zmianie kursora w strzałki, dokładnie tak jak na powyższym rysunku.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 14 z 42 3. Dodatkowo możemy sterować szerokością kolumn i wierszy wybierając z menu pozycję Format Kolumna lub Wiersz i w zależności od tego co chcemy ustawić odpowiednią opcję. Uwaga dodatkowa: Jeżeli w komórce widzimy znaki [######] oznacza to, że kolumna jest za wąska, należy ją rozciągnąć. Więcej o oznaczeniach błędów dowiemy się w kolejnych rozdziałach. 3.3. Blokowanie, odblokowywanie tytułów wierszy i/lub kolumn Podczas dotychczasowej pracy z arkuszami dało się zauważyć jak komplikuje się sprawa podczas przeglądania arkuszy z dużą liczbą wypełnionych komórek. Bardzo często pierwszy wiersz jest wykorzystywany do opisu zawartości poszczególnych kolumn (jest to wiersz tytułowy), kolejne wiersze zawierają dane. Przewijając wiersze w dół, przewija nam się wszystko łącznie z wierszem tytułowym, co zmniejsza czytelność danych. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku kolumn, również przewijając arkusz w prawo, tracimy z oczu to co było wpisane w początkowe kolumny. Z pomocą przychodzi nam możliwość zablokowania wybranej liczby komórek. W praktyce najczęściej blokuje się pierwszy wiersz lub pierwszych kilka wierszy: Blokowanie wybranego wiersza/wierszy W tym celu zaznaczamy wiersz poniżej wiersza, który chcemy zablokować i następnie wybieramy z menu opcję Okno Zablokuj okienka. Blokowanie wybranej kolumny/kolumn Identycznie postępujemy w przypadku blokowania kolumn. Chcąc zablokować wybraną kolumnę, zaznaczamy kolumnę następna za tą, którą chcemy zablokować i następnie wybieramy z menu opcję Okno Zablokuj okienka. Blokowanie wybranego obszaru komórek W tym celu ustawimy się w wybranej komórce, które musi znajdować się poniżej prawego dolnego rogu blokowanego obszaru. Po wybraniu z menu opcji Okno Zablokuj okienka zablokowany zostanie obszar ograniczony przez wiersz powyżej i kolumnę na lewo od wybranej komórki. W celu odblokowania wybranego wariantu blokowania wierszy lub kolumn, ponownie wybieramy z menu opcję Okno Zablokuj okienka. Uwaga! W danej chwili może być zablokowany tylko jeden wariant: wiersze, kolumny lub obszar. Przed zablokowaniem innego obszaru, należy odblokować ten wcześniej używany.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 15 z 42 3.4. Zamiana pomiędzy arkuszami Wykorzystując podstawowe informacje zdobyte we wstępnych rozdziałach oraz dotychczasową wiedzę wiemy, że skoroszyt składa się z arkuszy. Liczba tych arkuszy w nowo stworzonym skoroszycie wynosi trzy (można to zmienić w opcjach). Arkusze te posiadają swoje domyślne nazwy i są umieszczone w określonym porządku: RYSUNEK 6 DOMYŚLNE ARKUSZE DLA NOWEGO SKOROSZYTU Jak widać powyżej domyślnie dostępne arkusze to: Arkusz1, Arkusz2, Arkusz3. Mamy możliwość zamiany miejscami tych arkuszy, możemy to zrobić na dwa sposoby: 1. Klikamy przy pomocy lewego przycisku myszki na wybranym arkuszu i nie zwalniając tego przycisku przeciągamy go w wybrane miejsce. Wskaźnik myszy zmieni się w małą kartkę zakończoną strzałką. Operując myszką ustawiamy strzałkę w miejsce, gdzie chcemy przenieść wybrany arkusz. 2. Klikamy prawym przyciskiem myszki na wybranym arkuszu i z pojawiającego się menu wybieramy pozycję Przenieś lub kopiuj: RYSUNEK 7 OKNO PRZENIEŚ LUB KOPIUJ DLA ARKUSZA Teraz wybieramy przy pomocy myszki przed którym arkuszem z dostępnych ma się znaleźć przenoszony arkusz i klikamy OK.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS 4. Reguły i funkcje Strona 16 z 42 W tym rozdziale zajmiemy się tym, do czego EXCEL został stworzony, czyli wykonywaniem różnego rodzaju obliczeń matematyczno logicznych z wykorzystaniem reguł arytmetycznych. Nauczymy się budować proste reguły oparte o wartości liczbowe oraz odwołania do komórek. Reguły będą składały się z podstawowych działań arytmetycznych, czyli dodawania, odejmowania, mnożenia oraz dzielenie. Dodatkowo nauczymy się właściwie interpretować błędy zgłaszane przez arkusz kalkulacyjny, w celu nabycia umiejętności skutecznego ich usuwania. 4.1. Stosowanie dobrych praktyk w tworzeniu reguł: kierowanie się odwołaniami do komórek w miejsce wpisywania liczb do reguł Do tej pory wpisywaliśmy do komórek arkusza tekst oraz cyfry. Nie wykonywaliśmy jednak przy pomocy tych komórek żadnych działań. Wiemy już, że będziemy mogli na zawartości komórek liczyć. Oczywiście jeżeli dana komórka będzie zawierała niewłaściwe dane, proces liczenia nie powiedzie się o tym szerzej w kolejnych podrozdziałach. Jeżeli natomiast komórki będą zawierały liczby, będzie je można wykorzystać do obliczeń. Komórka na której liczymy zawiera regułę, żeby tak było zawartość wpisana do komórki musi zostać poprzedzona znakiem =. Jest to bardzo ważne! Jeżeli komórka nie będzie zaczynała się znakiem =, jej zawartość zostanie potraktowana jak zwykły tekst, co oczywiście będzie skutkowało nie wykonaniem obliczeń. Cały problem polega na tym, że wykonywanie obliczeń na liczbach jest nieefektywne. Powinno się podczas tworzenia reguł korzystać z odwołań do komórek, mówiąc inaczej z adresów komórek. Wiemy już, korzystając informacji wstępnych zdobytych w pierwszych rozdziałach, że każda komórka posiada swój adres mówiący o jej położeniu składający się oznaczenia kolumny oraz numeru wiersza, np. A1. Ten właśnie adres (odwołanie) powinien zostać użyty w regule obliczeniowej. Zastosowanie takie odwołania, zamiast wpisywania na sztywno konkretnej liczby uniezależni nas od zawartości komórki. Oznacza to tyle, że zmieniając zawartość komórki nie będziemy musieli tworzyć na nowo reguły.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Najlepiej zobrazuje to konkretny przykład: Strona 17 z 42 wersja 1 wersja 2 Wersja 1 wykorzystano zawartość komórek w regule, natomiast w wersji 2 wykorzystano odwołania do komórek. Należy używać wersji 2, ponieważ gdybyśmy zmienili zawartość komórki A1 na 5 oraz komórki B1 na 10, wynik dla wersji1 byłby już nieprawidłowy, natomiast dla wersji 2 ciągle właściwy. 4.2. Tworzenie reguł przy użyciu odwołań do komórek i operatorów arytmetycznych (dodawania, odejmowania, mnożenia, dzielenia) Wiem już co to reguła oraz odwołanie do komórki. Teraz nauczymy się budowania reguł obliczeniowych z wykorzystaniem operatorów arytmetycznych. Przypomnijmy sobie, jak zbudowana musi być zawartość komórki, żeby można było wykonać w niej regułę. Komórka musi zaczynać się od =. Następnie powinna zawierać odwołania do wybranych komórek połączone operatorem lub kilkoma operatorami. W bardziej zaawansowanych przypadkach mogą jeszcze pojawić się nawiasy, które będą miały wpływ na kolejność wykonywania działań. Standardowo działania wykonują się zgodnie z kolejnością wykorzystywania operatorów arytmetycznych, czyli: mnożenie, dzielenie, dodawanie, odejmowanie. Zakładamy, że znajdujemy się w komórce C1 i będziemy operować komórkami A1 oraz B1, odpowiednie wykorzystując poniższe operatory: dodawanie =A1+B1 Jak widzimy, operator dodawania przedstawiony jest za pomocą znaku +, czyli dokładnie tak jak oznaczamy go ręcznie na kartce. Reguła może składać się z jednego plusa lub z kliku. Pomiędzy plusami powinny znajdować się odwołania do wybranych komórek. odejmowanie =A1-B1 Jak widzimy, operator odejmowania przedstawiony jest za pomocą znaku, czyli dokładnie tak jak oznaczamy go ręcznie na kartce. Reguła może składać się z jednego minusa lub z kliku. Pomiędzy minusami powinny znajdować się odwołania do wybranych komórek. mnożenie =A1*B1
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 18 z 42 Jak widzimy, operator mnożenia przedstawiony jest za pomocą znaku *, czyli podobnie do oznaczenia wykorzystywanego w obliczeniach ręcznych na kartce. Reguła może składać się z jednej gwiazdki lub z kliku. Pomiędzy gwiazdkami powinny znajdować się odwołania do wybranych komórek. dzielenie =A1/B1 Jak widzimy, operator dzielenia przedstawiony jest za pomocą znaku ukośnika /, czyli zupełnie inaczej niż w obliczeniach ręcznych na kartce, gdzie jest to dwukropek. Reguła może składać się z jednego ukośnika lub z kliku. Pomiędzy ukośnikami powinny znajdować się odwołania do wybranych komórek. 4.3. Rozpoznawanie i właściwa interpretacja podstawowych błędów związanych z użyciem reguł: #NAME?, #DIV/0, #REF! W poprzednim podrozdziale nauczyliśmy się tworzyć proste reguły z wykorzystaniem operatorów arytmetycznych. Wcześniej zostało zasygnalizowane, że w przypadku pełnienie różnego rodzaju błędów, obliczenie z użyciem reguły może się nie powieść. Omówimy sobie podstawowe błędy popełniane podczas tworzenia formuł oraz sposób ich oznaczania przez arkusz kalkulacyjny: #NAME? jest to błąd mówiąc o tym, że reguła zawiera funkcję o niewłaściwej nazwie (funkcjami szczegółowo zajmiemy się w podrozdziale 4.2). Sposób na usunięcie: należy dokładnie przejrzeć nazwy zastosowany w regule funkcji, najczęściej popełniany błędy polegają na pojawieniu się literówek, np. zamiast suma wpisano sumy, brakuje polskiego znaku np. srednia zamiast średnia. #DIV/0 jest to błąd mówiący o tym, że w wyniku zastosowania reguły dochodzi do niedozwolonego dzielenia przez zero. Sposób na usunięcie: należy dokładnie przejrzeć konstrukcję reguły, szczególnie odwołania do komórek i poprawić je tak, aby dzielenie przez zero nie występowało. #REF! jest to błąd mówiący o zastosowaniu w regule niewłaściwego odwołania, dzieje się tak najczęściej podczas przypadkowego skasowania kolumn lub wierszy wykorzystywanych w takiej regule. Ewentualnie gdy przenieśliśmy lub skopiowaliśmy regułę do innej reguły. Sposób na usunięcie: należy przejrzeć regułę i poprawić złe odwołania, szczególnie sprawdzić, czy nie zaistniała jedna z powyżej opisanych sytuacji. #LICZBA! jest to błąd mówiący o niewłaściwej liczbie w regule lub w funkcji. Sposób na usunięcie: należy sprawdzić wykorzystane liczby. #ADR! jest to błąd mówiący o zastosowaniu błędnego odwołania do komórki, np. nieistniejącej. Sposób na usunięcie: należy sprawdzić odwołania komórek wykorzystanych w regule. #ARG! jest to błąd występujący tylko w przypadku wykorzystywania funkcji, mówiący o tym, że używany jest błędny rodzaj argumentu, np. brakuje argumentów lub zostały źle użyte. Sposób na usunięcie: należy sprawdzić argumenty wykorzystywanych funkcji.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 19 z 42 [#######] jest to błąd występujący zawsze, gdy zawartość komórki jest większa od jej szerokości i nie ma możliwości wyświetlenie całości wpisanych danych Sposób na usunięcie: należy powiększyć szerokość kolumny zawierającej komórkę z błędem. 4.4. Znajomość adresowania względnego i bezwzględnego (absolutnego) przy tworzeniu reguł W poprzednich podrozdziałach nauczyliśmy się tworzyć proste reguły, zarówno z wykorzystaniem liczb jak i odwołań. Okazuje się, że wykorzystywane przez nas odwołania (adresy komórek) do komórek mogą być kilku rodzajów. Do tej pory (nieświadomie) wykorzystywaliśmy odwołania względne, np. A1. Mamy jeszcze możliwość wykorzystania odwołań bezwzględnych $A$1 lub odwołań mieszanych $A1 lub A$1. Na czym polega różnica pomiędzy tymi odwołaniami oraz w jakim przypadku, które z nich należy zastosować, postaramy się wytłumaczyć poniżej. Odwołania względne Odwołania te charakteryzują się tym, że podczas kopiowania lub przenoszenia reguł zawierających taki rodzaj odwołań, wartości tych odwołań zmieniają się zgodnie z miejscem docelowym: Reguła z komórki C1 (C1=A1+B1), po przeciągnięciu do komórki C2 automatycznie zmieniała się na C2=A2+B2, czyli przyjęła do odwołań numer wiersza, w którym się znajduje. Nie wymagało to od nas żadnych dodatkowych działań. Odwołania bezwzględne Odwołania te charakteryzują się tym, że podczas kopiowania lub przenoszenia reguł zawierających taki rodzaj odwołań, wartości tych odwołań nie zmieniają się bez względu na miejsce docelowe:
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 20 z 42 Reguła z komórki C1 (C1=$A$1+$B$1), po przeciągnięciu do komórki C2 nie zmieniła się na C2=A2+B2, tylko ciągle wygląda tak samo C2=$A$1+$B$1. Odwołania mieszane To połączenie dwóch opisanych powyżej przypadków, są stosowane w bardziej zaawansowanych regułach, o których w tym module mówić nie będziemy. 5. Funkcje W tym podrozdziale poznamy podstawowe funkcje obliczeniowe oraz logiczne. Podobnie jak reguły służą one do wykonywania różnych działań na komórkach. Funkcja to swego rodzaju prosty program wykonujący określone działanie na podstawie podanych mu argumentów. Każda funkcja posiada swoją nazwę oraz argumenty (podawane w nawiasach, oddzielone od siebie średnikami), np. =suma(a1:a10). Przewaga funkcji jest widoczna w przypadku wykorzystywania ich do obliczeń na dużej liczbie komórek. Funkcje można wpisywać ręcznie przy pomocy klawiatury lub wykorzystać narzędzie Wstaw funkcję dostępne z interfejsu EXCELa. Poznamy budowę oraz przykładowe zastosowania dla najpopularniejszych funkcji takich jak: suma, średnia, minimum, maksimum, zaokrąglania oraz funkcję logiczną jeżeli. 5.1. Używanie funkcji sumowania, obliczania średniej, wyznaczania minimum, maksimum, zliczania, liczenia niepustych, zaokrąglania Tak ja wspomnieliśmy we wstępie funkcja posiada określoną składnię, jeżeli chcemy jej użyć w wybranej komórce, musimy się tej składni bezwzględnie trzymać. Każda funkcja składa się z: znaku równa się (=) na początku nazwy funkcji nie wolno jej zmieniać lub odmieniać, określa działanie funkcji, np. suma, średnia, min, max, Nazw funkcji nie musimy uczyć się na pamięć, istnieje pomoc oraz narzędzie Wstaw funkcję, które pomogą nam znaleźć odpowiednią do potrzeb. Dodatkowo nazwy funkcji są bardzo zbliżone do sposobu ich działania, co również ułatwia używanie tych właściwych nawiasów () wewnątrz podajemy argumenty funkcji argumentów funkcji oddzielane są średnikami, mogą nimi być odwołania do komórek lub inne funkcje, ewentualnie reguły (formuły) Przykładowa funkcja sumowania dla komórki C1 wygląda tak: C1=suma(A1:10;B1:B10), pogrubione i wyróżnione na czerwono zostały elementy składowe funkcji. Bardzo ważna uwaga! Wewnątrz funkcji nie używamy SPACJI!
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 21 z 42 Używanie funkcji polega na jej wpisaniu do wybranej komórki, tak jak już wspomnieliśmy można to zrobić na dwa sposoby: 1. Wykorzystując klawiaturę, po prostu wpisując konkretną funkcję, pamiętajmy, że pierwszym znakiem w komórce musi być znak: równa się = 2. Wykorzystując narzędzie Wstaw funkcję znajdujące przed paskiem formuł Po kliknięciu na f x pojawi nam się okno Wstawianie funkcji, gdzie korzystając z pierwszego okna Wyszukaj funkcję, możemy opisać problem, który przy pomocy funkcji chcemy rozwiązać. Następnie wcisnąć przycisk Przejdź. EXCEL zaproponuje nam funkcje, które jego zdaniem odpowiadają naszym potrzebom. Funkcję wybieramy poprzez podwójne kliknięcie na jej nazwie, w części Wybierz funkcję. Wybór potwierdzamy poprzez kliknięcie na przycisku OK. RYSUNEK 8 OKNO WSTAWIANIE FUNKCJI Następnie wypełniamy pole odpowiednie dla wybranej funkcji. Zajmiemy się teraz szczegółowym opisem najczęściej wykorzystywanych funkcji: 1. Funkcja sumowania: =suma(), np. C1=suma(A1;A2) Funkcja ta służy do sumowania wybranych komórek lub wybranych zakresów komórek. W powyższym przykładzie adresy komórek, A1 oraz A2 można wpisać ręcznie lub po wpisaniu znaku =, wskazać wybrane komórki przy pomocy kliknięcia na nich myszką. Argumenty funkcji podawane w nawiasach (), są to adresy poszczególne komórek, który mogą być oddzielone od siebie średnikiem ; lub dwukropkiem :
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 22 z 42 Średnik powoduje sumowanie pojedynczych wybranych komórek, natomiast dwukropek sumuje komórki w zakresie od : do (np. od A1 do A10). 2. Funkcja obliczania średniej: =średnia(), np. C1=średnia(A1;A2) Funkcja ta służy do obliczania średniej z wybranych komórek lub wybranych zakresów komórek. W powyższym przykładzie adresy komórek, A1 oraz A2 można wpisać ręcznie lub po wpisaniu znaku =, wskazać wybrane komórki przy pomocy kliknięcia na nich myszką. Argumenty funkcji podawane w nawiasach (), są to adresy poszczególne komórek, który mogą być oddzielone od siebie średnikiem ; lub dwukropkiem : Średnik powoduje liczenie średniej z pojedynczych wybranych komórek, natomiast dwukropek bierze pod uwagę komórki w zakresie od : do (np. od A1 do A10). 3. Funkcja obliczania wartości minimalnej: =min(), np. C1=min(A1:A10) Funkcja ta służy do obliczania minimum z wybranych komórek lub wybranych zakresów komórek. W powyższym przykładzie adresy komórek, A1 oraz A10 można wpisać ręcznie lub po wpisaniu znaku =, zaznaczyć wybrane komórki przy pomocy myszki. Argumenty funkcji podawane w nawiasach (), są to adresy poszczególne komórek, który mogą być oddzielone od siebie średnikiem ; lub dwukropkiem : Średnik powoduje liczenie minimum z pojedynczych wybranych komórek, natomiast dwukropek bierze pod uwagę komórki w zakresie od : do (np. od A1 do A10). 4. Funkcja obliczania wartości maksymalnej: =max(), np. C1=max(A1:A10) Funkcja ta służy do obliczania maksimum z wybranych komórek lub wybranych zakresów komórek. W powyższym przykładzie adresy komórek, A1 oraz A10 można wpisać ręcznie lub po wpisaniu znaku =, zaznaczyć wybrane komórki przy pomocy myszki. Argumenty funkcji podawane w nawiasach (), są to adresy poszczególne komórek, który mogą być oddzielone od siebie średnikiem ; lub dwukropkiem : Średnik powoduje liczenie maksimum z pojedynczych wybranych komórek, natomiast dwukropek bierze pod uwagę komórki w zakresie od : do (np. od A1 do A10). 5. Funkcja zliczania: =ile.liczb(), np. C1=ile.liczb(A1:A10) Funkcja ta służy do podania ilości komórek zawierających liczby dla wybranych komórek lub wybranych zakresów komórek. W powyższym przykładzie adresy komórek, A1 oraz A10 można wpisać ręcznie lub po wpisaniu znaku =, zaznaczyć wybrane komórki przy pomocy myszki. Argumenty funkcji podawane w nawiasach (), są to adresy poszczególne komórek, który mogą być oddzielone od siebie średnikiem ; lub dwukropkiem : Średnik powoduje zliczanie liczb z pojedynczych wybranych komórek, natomiast dwukropek bierze pod uwagę komórki w zakresie od : do (np. od A1 do A10). 6. Funkcja zaokrąglania do wybranej ilości miejsc po przecinku: =zaorkr(), np. C1=zaokr(A1;2)
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 23 z 42 Funkcja ta służy do zaokrąglania liczby ze wskazanej komórki do wybranej liczby miejsc po przecinku. W powyższym przykładzie adresy komórki której zawartość będziemy zaokrąglać A1 można wpisać ręcznie lub po wpisaniu znaku =, zaznaczyć wskazać przy pomocy myszki. Następnie po średniku wpisujemy ilość miejsc po przecinku. Argumenty funkcji podawane w nawiasach (), na pierwszym miejscu adres komórki, której zawartość będziemy zaokrąglać, następnie po przecinku ilość miejsc po przecinku, które do tego zaokrąglania wykorzystamy 5.2. Używanie funkcji logicznej if (jeżeli) wybierającej jedną z dwóch możliwych wartości, z operatorem porównawczym =, >, < Funkcja logiczna jeżeli, zaliczana jest do grona funkcji, czyli obowiązują w jej przypadku wszystkie zasady poznane w poprzednim podrozdziale. Dodatkowo funkcja ta zaliczana jest do grona funkcji logicznych, dzięki czemu jej budowa jest bardziej skomplikowania, niż w przypadku funkcji arytmetycznych. Funkcja ta pozwala nam na wybór jednego z dwóch wariantów działania, które zostanie wykonane po sprawdzeniu określonego warunku logicznego, np. możemy po porównaniu wartości dwóch komórek i stwierdzeniu, że wartość pierwszej jest większa od drugiej wyświetlić określony tekst lub wykonać jakieś działanie. Funkcję jeżeli możemy wpisać przy pomocy klawiatury lub wstawić ze znanego już nam narzędzia wstaw funkcję, jej składnia wygląda następująco: Legenda: =jeżeli(warunek_logiczny;co_jeżeli_prawda;co_jeżeli_fałsz) =jeżeli nazwa funkcji (bardzo ważne użycie polskich znaków ż) warunek_logiczny tutaj wprowadzamy wybrane porównanie zawartości dwóch komórek, dwóch zakresów komórek, liczby i komórki, liczby i zakresu komórek. Porównanie może wykorzystywać jeden z wybranych operatorów porównawczych: = czyli równy > czyli większy < czyli mniejszy >= czyli większy lub równy <= czyli mniejszy lub równy Co_jeżeli_prawda tutaj wprowadzamy działanie, które ma zostać wykonane jeżeli podany wcześniej warunek logiczny zostanie spełniony. Działaniem tym może być: Wyświetlenie się określonego tekstu, np. Tak, w tym celu po pierwszym średniku wpisujemy w cudzysłowie określony tekst, w naszym przypadku Tak Wyświetlenie zawartości określonej komórki, np. A3, w tym celu po pierwszym średniku wpisujemy adres tej komórki, w naszym przypadku A3 Wykonanie jakiegoś działania arytmetycznego, np. A3+A4, w tym celu po pierwszym średniku wpisujemy adresy komórek biorących udział w określonym działaniu, w naszym przypadku A3+A4 Wykonanie jakieś funkcji, np. suma(a1:a10), w tym celu po pierwszym średniku wpisujemy wybraną funkcję wraz z argumentami, np. suma(a1:a10)
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 24 z 42 Co_jeżeli_fałsz oznaczony na czerwono, ponieważ jest to część opcjonalna, można ją pominąć. W takim przypadku jeżeli warunek logiczny nie zostanie spełniony funkcja zwróci wartość FAŁSZ. Możemy jednak dzięki wykorzystaniu tej części zadecydować co ma się stać po niespełnieniu warunku. Mamy możliwości identyczne jak w przypadku pierwszego warunku: Wyświetlenie się określonego tekstu, np. Nie, w tym celu po drugim średniku wpisujemy w cudzysłowie określony tekst, w naszym przypadku Nie Wyświetlenie zawartości określonej komórki, np. A3, w tym celu po drugim średniku wpisujemy adres tej komórki, w naszym przypadku A3 Wykonanie jakiegoś działania arytmetycznego, np. A3+A4, w tym celu po drugim średniku wpisujemy adresy komórek biorących udział w określonym działaniu, w naszym przypadku A3+A4 Wykonanie jakieś funkcji, np. suma(a1:a10), w tym celu po drugim średniku wpisujemy wybraną funkcję wraz z argumentami, np. suma(a1:a10) Warunki jak również porównania wpisywane jako argumenty funkcji mogą być bardzo proste lub bardzo skomplikowane, wewnętrznie mogą zawierać nawiasy. Ważne jest tylko prawidłowy zapis funkcji, nie naruszający jej struktury. 5.3. Formatowanie komórek zawierających liczby: wyświetlanie określonej liczby miejsc dziesiętnych, wprowadzenie lub pominięcie separatora grup tysięcy W pierwszych rozdziałach dowiedzieliśmy się jakie dane możemy wpisywać do komórek arkusza. Podstawowym rodzajem danych używanym w EXCELu są oczywiście liczby. Właśnie wykorzystując liczby dokonujemy wszystkich obliczeń. Z każdą komórką EXCELa związany jest format tej komórki, domyślnie każda komórka ma ustawiony format ogólny. Format taki umożliwia wprowadzenie liczb oraz tekstu do komórki, czyli również wykonywanie obliczeń. Sprawdzenie ustawionego formatu lub jego zmiany dla wybranej komórki wykonujemy przy pomocy opcji Formatuj komórki Możemy ją włączyć na dwa sposoby, po kliknięciu wybraniu dowolnej komórki: 1. Klikamy na niej prawym przyciskiem myszki i wybieramy z dostępnego menu pozycję Formatuj komórki Pojawi się okno Formatowanie komórek, gdzie na zakładce Liczby, widzimy zastosowane formatowanie. W tym właśnie miejscu klikając na odpowiedniej pozycji lity Kategoria, ustawiamy wybrane formatowanie. W zależności od wybrania konkretnej propozycji mamy dostępne określone dodatkowe właściwości w prawej części okna. W celu uzyskania możliwości ustawienia określonej liczby miejsc dziesiętnych musimy przełączyć format komórki na Liczbowe oraz ustawić wybraną liczbę miejsc po przecinku. Robimy to wpisując określoną wartość lub korzystając z przycisków strzałek. Dodatkowo możemy zaznaczając kwadrat Użyj separatora 1000 (), włączyć separator, co spowoduje czytelniejszą prezentację liczb:
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 25 z 42 RYSUNEK 9 OKNO FORMATOWANIE KOMÓREK FORMAT LICZBOWY 2. Wybieramy z głównego menu Format Komórki lub korzystamy ze skrótu klawiszowego CRTL+1. Wszystkie wprowadzone zmiany zatwierdzamy klikając na przycisk OK. 5.4. Formatowanie komórek zawierających daty: kolejność i sposób wyświetlania dni, miesięcy i lat, formatowanie komórek zawierających liczby w celu wyświetlenia symbolu waluty Zajmiemy się teraz formatem daty, warto przy tej okazji wspomnieć, że EXCEL przechowuje daty w postaci liczby oznaczającej liczbę dni od 1.01.1900, czyli na datach możemy wykonywać obliczenia. W celu ustawienia formatu daty dla wybranej komórki, musimy przejść do jej formatowania wykorzystując jedną z metod poznanych w poprzednim podrozdziale, np. korzystając ze skrótu klawiszowego CTRL+1. Zobaczymy dobrze nam już znane okno Formatowanie komórek, gdzie po wybraniu z lewej strony pozycji Data, możemy z prawej strony zmienić kolejności i sposób wyświetlania tej daty. Mamy różne możliwości, wybieramy z listy tą, która nam odpowiada poprzez kliknięcie na niej myszką. Dodatkowo możemy jeszcze zmienić lokalizację z polskiej na inną, nie ma jednak potrzeby wprowadzania zmian w tym parametrze. Następnie musimy zatwierdzić wprowadzone zmiany, w tym celu klikamy na przycisk OK.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 26 z 42 RYSUNEK 10 OKNO FORMATOWANIE KOMÓREK FORMAT DATY W celu zamiany liczby w komórce na walutę musimy wybrać na omawianej zakładce kategorię Walutowe. Jest ona podobna do opcji liczbowe, z tą tylko różnicą, że dodatkowo w komórce zobaczymy znak waluty. Rodzaj waluty możemy zmieniać przy pomocy dostępnego okna rozwijalnego Symbol. 5.5. Formatowanie komórek zawierających liczbę w celu wyświetlenia postaci procentowej Podobnie jak w poprzednim przypadku musimy skorzystać z okna Formatowanie komórek oraz zakładki Liczby. Włączamy ją w jeden ze znanych nam sposobów, np. klikając prawym przyciskiem myszki na wybranej komórce i wybierając z menu pozycję Formatuj komórki. Następnie klikamy na pozycji procentowe. Zmiany zatwierdzamy poprzez OK. Mamy również inny sposób, możemy wykorzystać ikonę na pasku narzędziowym formatowanie, klikamy na drugą ikonę oznaczoną symbolem %: Jest jeszcze inna możliwość, jeżeli wpiszemy do komórki liczbę zakończoną znakiem procentów, np. 12% komórka automatycznie zmieni swój format na procentowy. Musimy pamiętać jeszcze o jednej sprawie, jeżeli zmieniamy formatowanie na procentowe dla komórki, która już zawiera jakąś liczbę, liczba to zostanie zamieniona na jej procentowy odpowiednik, np. było 1 zrobi się z tego 100%, było 120 powstanie 12000%.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS 5.6. Zawijanie tekstu w komórce, bloku komórek Strona 27 z 42 Na początku zajmiemy się sprawą zawijania tekstu w komórce lub bloku komórek. Jest to bardzo ciekawa i często wykorzystywana funkcja, która domyślnie dla każdej komórki jest wyłączona. Zastosowanie zawijania tekstu powoduje, że wprowadzając tekst do komórek jesteśmy w stanie trzymać się wydzielonej szerokości kolumny, tzn. jeżeli ilość tekstu powoduje, że nie mieści się on w jednym wierszu komórki, automatycznie kolejne wyrazy są przenoszone do kolejnej linijki coś na wzór standardowego zachowania tekstu wprowadzanego w WORDZie w ramach jednego akapitu. W celu włączenia tej funkcji dla po wskazaniu wybranej komórki lub wybranego bloku komórek przechodzimy do omawianego już okna Formatowanie komórek i udajemy się na zakładkę Wyrównanie: RYSUNEK 11 OKNO FORMATOWANIE KOMÓREK ZAKŁADKA WYRÓWNANIE Teraz wystarcz zaznaczyć przy pomocy myszki kwadrat Zawijaj tekst i funkcja jest aktywna. Oczywiście musimy potwierdzić zmiany klikając na przycisk OK. 6. Tworzenie wykresów Przy pomocy arkusza kalkulacyjnego EXCEL możemy tworzyć przeróżne wykresy. Wykresy są tworzone na podstawie danych zawartych we wskazanych przez nas komórkach. Wykres jest w sposób ciągły połączony z tymi komórkami, tzn. że zmieniając dane w komórkach, zobaczymy automatyczną zmianę kształtu wykresu. Przy pomocy EXCELa możemy tworzyć wykresy przeróżnych typów, ilość dostępnych opcji jest praktycznie nie ograniczone. Możemy być pewni, że znajdziemy odpowiedni typ do konkretnej sytuacji. W kolejnym podrozdziałach opiszemy cały proces
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 28 z 42 tworzenia wykresów, który okaże się bardzo prosty i intuicyjny. Tworzenie wykresu będzie opierało się o cztery kroki kreatora, który zbierając informacje pozwoli nam przygotować odpowiedni wykres. Dodatkową zaletą jest to, że w dowolnym momencie będziemy mogli taki wykres modyfikować, bez potrzeby usuwania go i tworzenia od nowa w celu np. zmiany jego typu. 6.1. Tworzenie wykresów różnych typów na podstawie danych zawartych w arkuszu: wykres kolumnowy, słupkowy, liniowy, kołowy Zakładamy, że mamy otwarty skoroszyt oraz wybrany arkusz, gdzie znajdują się komórki zawierające dane, które chcemy przedstawić na wykresie. Komórki te zostały zaznaczone i od tego momentu zaczynamy procedurę polegającą na stworzeniu wykresu z tych danych. Oczywiście można rozpocząć tworzenie wykresu z dowolnego miejsca i następnie w odpowiednim momencie wskazać dane, które ma wykres przedstawiać, jednak taka metoda nie jest wskazana. Tak jak wspomnieliśmy we wstępie, cały proces rysowania wykresu będzie składał się z kilku części. Jednak utworzenie samego wykresu o domyślnych parametrach sprowadza się do kliknięcia w jedną ikonę. W celu narysowania wykresu zaznaczamy dane i przechodzimy na zakładkę Wstawianie oraz wybieramy z grupy narzędziowej wykresy ikonę z typem wykresu, który chcemy wstawić: RYSUNEK 12 RYSOWANIE WYKRESÓW TYP WYKRESU Kliknięcie powoduje narysowanie wykresu o domyślnych ustawieniach. Tak utworzony wykres możemy modyfikować. Po kliknięciu na wykresie na wstążce z prawej strony pojawiają się trzy nowe zakładki: Projektowanie Poniżej widzimy narzędzia projektowania, które umożliwiają zmianę wyglądu wykresu, typu, zakresu danych.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 29 z 42 Po kliknięciu na zaznacz dane zobaczymy okno widoczne poniżej, gdzie możemy zmienić zakres danych widocznych na wykresie: Zostały tutaj opisane komórki arkusza, które są na wykresie przedstawione, dla powyższego przykładu wygląda to następująco: =Arkusz1 mówi nam o nazwie arkusza, którego dane są na wykresie!$a$1 mówi nam o początku danych na wykresie (pierwsza komórka danych) :$A$5 mówi nam o końcu danych na wykresie (ostatnia komórka danych) Mamy jeszcze możliwość przełączenie pola wyboru Przełącz wiersz/komnę: nie robimy tego jednak, ponieważ standardowy sposób tworzenia wykresów opiera się właśnie o serie w kolumnach. Uwagi dodatkowe! 1. Dzięki temu, że zaczęliśmy tworzenie wykresu od zaznaczenia komórek, które chcemy przestawić na wykresie nie mamy potrzeby wprowadzania żadnych zmian w tym kroku, należy po prostu przy pomocy przycisku Dalej przejść do kolejnego kroku. 2. Musimy pamiętać, że wprowadzenia zmian w zakresie danych, może spowodować zmianę komórek dla których wykres jest rysowany, co będzie skutkowało powstaniem wykresu z danych zupełnie innych niż założyliśmy na początku. Układ W tym miejscu możemy ustawić parametry dodatkowe związane z rysowanym przez nas wykresem. Przy pomocy poszczególnych grup narzędziowych możemy edytować wybrane elementy wykresu od zmiany tytułów osi po zmiany tła. Formatowanie
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 30 z 42 Przy pomocy tej zakładki możemy stosować dodatkowe efekty graficzne do elementów wykresu oraz zmieniać ogólnie jego wygląd. 6.2. Zaznaczenie wykresu W tym podrozdziale nauczymy się zaznaczać gotowy wykres oraz jego elementy w celu zmiany ich właściwości lub powiększenia, przesunięcia. Musimy rozróżnić dwie sytuacje: 1. Wykres został stworzony jako obiekt w arkuszu tutaj wystarczy kliknąć przy pomocy myszki w dowolnym miejscu okna zawierającego wykres. Skutkuje to zaznaczeniem wykresu. 2. Wykres został stworzony jako nowy arkusz tutaj musimy wybrać przy pomocy myszki arkusz zawierający wykres. Poniżej widać elementy wykresu, które można zaznaczać oraz modyfikować: pole tytułu wykresu serie obszar wykresu obszar kreślenia osie danych RYSUNEK 13 RYSOWANIE WYKRESÓW, KROK CZWARTY KREATORA POŁOŻENIE WYKRESU 6.3. Przeniesienie, zmiana rodzaju, usunięcie wykresu W tym podrozdziale dowiemy się jak gotowy wykres przenieść w obrębie jednego skoroszytu lub pomiędzy różnymi skoroszytami. Nauczymy się również usuwać wykresy. Zajmiemy się w pierwszej kolejności przenoszeniem wykresu. Podobnie jak w przypadku zaznaczania wykresu, procedura postępowania będzie zależna od rodzaju wykresu: 1. Wykres został stworzony jako obiekt w arkuszu tutaj wystarczy kliknąć przy pomocy myszki w dowolnym miejscu obszaru wykresu prawym przyciskiem myszki i wybrać z pojawiającego się menu pozycję Wytnij (można również skorzystać ze znanego nam już skrótu klawiszowego CTRL+X lub innej metody wycinania). Następnie przechodzimy do miejsca docelowego i wklejamy wykres dowolną metodą, np. prawym przycisk myszki i wklej.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 31 z 42 2. Wykres został stworzony jako nowy arkusz tutaj musimy kliknąć prawym przyciskiem myszki na arkuszu zawierającym wykres i z pojawiającego menu wybrać pozycję Kopiuj lub przenieś (szczegółowo omówiliśmy tą funkcję w rozdziale 3.2.4). Następnie przy pomocy myszki wybieramy nowe miejsca dla arkusza i klikamy OK. Teraz przejdziemy do usuwania wykresu. Podobnie jak w przypadku zaznaczania wykresu, procedura postępowania będzie zależna od rodzaju wykresu: 1. Wykres został stworzony jako obiekt w arkuszu tutaj wystarczy kliknąć przy pomocy myszki w dowolnym miejscu obszaru wykresu prawym przyciskiem myszki i wybrać z pojawiającego się menu pozycję Usuń (można również po zaznaczeniu wykresu wcisnąć klawisz DELETE). 2. Wykres został stworzony jako nowy arkusz tutaj musimy kliknąć prawym przyciskiem myszki na arkuszu zawierającym wykres i z pojawiającego menu wybrać pozycję Usuń. 6.3. Zmiana koloru tła wykresu, koloru legendy Kolejnym elementem wykresu, który możemy modyfikować jest kolor tła wykresu oraz obszaru kreślenia. Te zmiany wprowadzamy bezpośrednio na wykresie formatując wymienione elementy: Obszar wykresu możemy zmienić kolor tła, klikamy prawym przyciskiem na białym (domyślnie) obszarze wokół wykresu i wybieramy Formatuj obszar wykresu zakładka Wypełnienie Obszar kreślenia podobnie jak w przypadku obszaru wykresu, możemy zmienić tło pod samym wykresem. Tutaj tylko należy uważać klikając prawym przyciskiem musimy trafić pomiędzy linie siatki, następnie wybieramy z menu Formatuj obszar wykresu zakładka Wypełnienie RYSUNEK 14 FORMATOWANIE OBSZARU WYKRESU - ZMIANA KOLORU TŁA 6.4. Zmiana kolorów kolumn, słupków, linii, wycinków koła w wykresie W tym podrozdziale dowiemy się jak zmienić kolor ogólnie mówiąc serii danych, które mogą być przedstawione jako kolumny, słupki, linie, wycinki koła. Przed rozpoczęciem zmian musimy sobie
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 32 z 42 powiedzieć o jednej ważnej sprawie. Jeżeli będziemy chcieli zmienić całą serię danych musimy postąpić zgodnie z poniższym opisem: Serie możemy zmienić kolor linii wykresu, kształt oraz kolor punktów obrazujących kolejne wartości, klikamy jednokrotnie prawym przyciskiem na wybranym punkcie danych lub linii i wybieramy Formatuj serie danych zakładka Wypełnienie. Bardzo ważne w tym przypadku jest kliknięcie na dowolnym punkcie danych lub linii dokładnie raz. W takim przypadku zostanie zaznaczona cała seria i zmiana będzie dotyczyła całości serii. RYSUNEK 15 FORMATOWANIE SERII DANYCH - ZMIANA KOLORU SERII Jeżeli natomiast klikniemy jeszcze drugi raz, ale wskazując już konkretny punkt danych oraz dokonamy opisanych powyżej zmian, zmiany te będą dotyczyły tylko tego konkretnego punktu.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS 7. Formatowanie arkusza Strona 33 z 42 7.1 Ustawienia Do tej pory zajmowaliśmy się pracą z poszczególnymi elementami arkusza kalkulacyjnego, poznawaliśmy zasady wprowadzania oraz edycji danych. W tym momencie omówimy właściwości związane z prezentacją zawartości oraz zarządzaniem wyglądem arkuszy na wydruku. Wszystkie te parametry będziemy ustawiać w zakładce Układ strony korzystając z odpowiednich zakładek: Ustawienia strony, RYSUNEK 16 OKNO USTAWIEŃ STRONY 7.2. Zmiana wielkości marginesów strony: górnego, dolnego, lewego i prawego Podstawową sprawą związaną z organizacją zawartości arkusza na określonej wielkości kartce są ustawienia marginesów. W przypadku EXCELa wygląda to zupełnie inaczej, niż w przypadku WORDAa. Tutaj nie widzimy ustawień marginesów od razu na stronie, musimy w tym celu przejść do Ustawień strony i skorzystać z zakładki Marginesy.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 34 z 42 RYSUNEK 17 OKNO USTAWIEŃ STRONY ZMIANA WIELKOŚCI MARGINESÓW Teraz korzystając z odpowiednich okien ustawimy wybrane wartości dla poszczególnych marginesów. Możemy wpisać wybraną wartość lub korzystając z klawiszy strzałek dostosować ją do naszych potrzeb. Wszystkie zmiany potwierdzamy klikając na przycisk OK. Na zakładce tej mamy dodatkowo dwa kwadraty wyśrodkuj na stronie. Służą one do ustawienia zawartości dokładnie w środku kartki. Dodatkowo mamy wizualizację wprowadzanych przez nas zmian, w postaci miniatury strony. 7.3. Zmiana orientacji strony: pionowa, pozioma. Zmiana rozmiaru papieru Ustawienia odnośnie orientacji strony: pionowa czy pozioma wprowadzamy z zakładki Strona, omawianego okna Ustawienia strony. Sprowadza się ona do przestawienia pola wyboru w górnej części okna nazwanej Orientacja. Oczywiście wszystkie strony arkusza mogą być albo ustawione poziomo albo pionowo. Natomiast ustawienia dla poszczególnych arkuszy mogą być różne. Poniżej natomiast mamy listę rozwijalną służącą do wyboru rozmiaru papieru. W tym celu klikamy na liście i wybieramy wybrany rozmiar. Wszystkie zmiany potwierdzamy klikając na przycisk OK.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 35 z 42 RYSUNEK 18 OKNO USTAWIEŃ STRONY ZMIANA ORIENTACJI STRONY ORAZ ROZMIARÓW PAPIERU 7.4. Rozmieszczenie zawartości arkusza na określonej liczbie stron Bardzo często zachodzi potrzeba wydrukowania zawartości arkusza w celu przeglądnięcia danych lub ich archiwizacji w formie papierowej. Wtedy przydaje się możliwość zmieszczenia całości danych na określonej liczbie stron, nie zmieniając jednocześnie ustawień czcionki w arkuszu. Tutaj z pomocą przychodzi nam opcja skalowania. Skalowanie to mechanizm podobny do tego w urządzeniach ksero, zmniejsza on optycznie wielkość całości strony do wybranego rozmiaru. Znajdziemy go na omawianej w poprzednim podrozdziale zakładce Strona okna Ustawienia strony. EXCEL w tej kwestii oferuje nam dwie możliwości: dopasowanie do określonej w procentach wielkości rzeczywistej, np. pomniejszenie o połowę, czyli 50% wpasowanie w strony, polega to na tym, że podajemy na ilu stronach docelowo chcielibyśmy dany arkusz zobaczyć, np. 2. Robimy to używając dwóch parametrów: H liczba stron w poziomie (na szerokość) V liczba stron w pionie (na wysokość) Po podaniu tych parametrów EXCEL automatycznie zmniejsza do celów wydruku całość arkusza, żeby zmieścił się on w podanej przez użytkownika liczbie stron. W celu powrotu do domyślnych ustawień musimy wybrać pozycję Dopasuj do oraz ustawić tam wartość 100%.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS 7.5. Dodawanie, edycja, usuwanie tekstu nagłówka, stopki arkusza Strona 36 z 42 Kolejną kwestią, którą omówimy w tym podrozdziale jest dodawanie oraz edycja tekstów nagłówka oraz stopki. Podobnie jak w przypadku ustawiania marginesów, również w tej sprawie, w EXCELu to wygląda zupełnie inaczej, niż w WORDzie. Nagłówek oraz stopkę zobaczymy dopiero na podglądzie wydruku lub wydrukowanej stronie. W celu wpisania tekstu do nagłówka lub stopki po raz kolejny udajemy się do omawianego okna Ustawień strony, tym razem na zakładkę Nagłówek/Stopka: RYSUNEK 19 OKNO USTAWIEŃ STRONY ZMIANA ORIENTACJI STRONY ORAZ ROZMIARÓW PAPIERU Wpisywania tekstów zarówno do nagłówka jak i stopki przebiega w identyczny sposób. Różnica polega tylko na tym, że korzystamy w odpowiedniej listy rozwijalnej lub przycisku. Są one wyraźnie opisane: nagłówek lub stopka. Mamy dwie możliwości wpisywania treści do nagłówka i stopki. Możemy użyć gotowych propozycji lub wpisać swój tekst: 1. W celu użycia gotowej propozycji rozwijamy odpowiednią listę i wybieramy odpowiednią pozycję, np. Strona 1 czyli automatyczna numeracja stron.
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 37 z 42 2. W celu wpisania swojego tekstu klikamy na wybranym przycisku, co spowoduje otwarcie kolejnego okna (rysunek 41 na kolejnej stronie). W oknie tym korzystając z odpowiedniej sekcji wpisujemy wybrany tekst. Możemy również wykorzystać dostępne ikony narzędziowe w celu wstawienia pól specjalnych (o tym więcej w kolejnym podrozdziale) lub zmiany ustawień czcionki. Do zmiany ustawień czcionki służy ikona zobaczymy dobrze nam znane okno ustawień czcionki.. Po kliknięciu na niej RYSUNEK 20 OKNO SŁUŻĄCE DO TWORZENIA NIESTANDARDOWYCH NAGŁÓWKÓW I STOPEK 7.6. Wstawianie i usuwanie do nagłówka i stopki numerowania stron, daty, czasu, nazwy pliku i arkusza Wiemy już jak utworzyć nagłówek oraz stopkę. Poznaliśmy również możliwości wprowadzania do nich treści. Teraz zobaczymy jak zbudować nagłówek lub stopkę zawierający określone informacje taki jak numery stron, daty, czas, nazwę pliku i arkusza. W tym celu musimy wykorzystać przycisk Nagłówek niestandardowy lub Stopka niestandardowa umieszone na zakładce Nagłówek/Stopka okna Ustawienia strony. Procedura postępowania zarówno dla nagłówka jak i dla stopki będzie identyczna, posłużymy się więc dla przykładu nagłówkiem. Tak jak wspomnieliśmy w poprzednim podrozdziale do dyspozycji mamy trzy sekcje: lewą, środkową oraz prawą. Każda z tych sekcji może zawierać te same pola specjalne lub różne od siebie. Należy tylko pamiętać, że na stronie cały ten nagłówek zostanie połączony w jedną całość i jeżeli przesadzimy z ilością informacji tam umieszonych, efekt końcowy będzie nieciekawy (całość będzie nieczytelna, pole mogą zachodzić na siebie). Ustawimy kursor w wybranej sekcji i korzystając umieszonych powyżej sekcji ikon wstawiamy określone pola:
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 38 z 42 W kolejności od lewej strony: zmiana ustawień czcionki pojawia się okno Czcionka wstawienie pola numeru aktualnej strony pojawia się napis: &[Strona] wstawienie pola określającego liczbę wszystkich stron pojawia się napis: &[Strony] wstawienie pola daty pojawia się napis: &[Data] wstawienie pola godziny pojawia się napis: &[Czas] wstawienie ścieżki dostępu wraz z nazwą pliku pojawia się napis: &[Plik][Karta] wstawienie nazwy pliku pojawia się napis: &[Plik] wstawienie nazwy arkusza pojawia się napis: &[Karta] wstawienie obrazka pojawia się okno Wstawianie obrazu Po zbudowaniu naszej wersji nagłówka lub stopki, wprowadzone zmiany zatwierdzamy klikając na przycisk OK. 7.7. Włączanie i wyłączanie wyświetlania/drukowania linii siatki, wyświetlanie/drukowanie nagłówków kolumn i wierszy (adresów kolumn i wierszy) Tak jak wspomnieliśmy na samym początku tego rozdziału, przed końcowym wydrukiem arkusza, mamy możliwość zadecydowania o kilku jego parametrach wpływających na jego końcowy wygląd. Możemy zadecydować czy na wydruku będą znajdowały się takie elementy jak: linie siatki, nagłówki kolumn i wierszy. Ustawienia te wprowadzamy w oknie Ustawień strony na zakładce Arkusz (Zakładka Układ strony Ustawienia strony ):
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 39 z 42 RYSUNEK 21 OKNO SŁUŻĄCE DO TWORZENIA NIESTANDARDOWYCH NAGŁÓWKÓW I STOPEK W tym celu należy zaznaczyć odpowiedni kwadrat w części Drukuj powyższego okna. Wszystkie wprowadzone ustawienia potwierdzamy klikając na przycisk OK. 7.8. Zastosowanie automatycznego powtarzania nagłówków kolumn i wierszy (adresów kolumn i wierszy) na każdej drukowanej stronie arkusza Bardzo często drukując wypełniony danymi arkusz dochodzi do sytuacji, że dane te nie mieszczą się na jednej stronie. Często liczba wierszy jest tak duża, że musimy wykorzystać klika lub kilkadziesiąt kartek. Przeglądając te dane na ekranie komputera możemy wykorzystując mechanizm blokowania okna, który poznaliśmy wcześniej, zablokować sobie wiersz nagłówkowy. Jest to bardzo pomocne przy przeglądaniu danych z kolejnych wierszy, ponieważ dzięki temu cały czas widzimy nagłówki określonych kolumn lub wierszy. EXCEL umożliwia nam zastosowani podobnego mechanizmu dla wydruków takich arkuszy. Mamy możliwość ustawić sobie wiersze lub kolumny, które będą powtarzane na każdej kolejnej nowo drukowanej stronie. Dzięki temu przeglądanie takich danych jest komfortowe, zawsze wiemy jakie rodzaju informacje dana komórka zawiera. Ustawienie takie wprowadzamy w omawianym już oknie Ustawienia strony na zakładce Arkusz, w części tytuł:
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 40 z 42 Jeżeli chcemy powtórzyć wybrany wiersz, klikamy na kolorowym kwadracie umieszczonym na końcu okna. Otworzy się okno U góry powtarzaj wiersze: Teraz przy pomocy myszki klikamy na numerze wiersz, który chcemy powtórzyć na kolejnych stronach wydruku i ponownie klikamy na kolorowym kwadracie z prawej strony omawianego okna. Spowoduje to zamknięcie okna i wpisanie wybranego wiersza. Musimy pamiętać, że powtarzać możemy jeden lub klika wierszy pod warunkiem, że są to wiersze ułożone kolejno po sobie, np. 1,2,3,4. Nie da się ustawić kombinacji np. 1,3. Teraz pozostaje nam zatwierdzenie wybranych wierszy poprzez kliknięcie na przycisk OK. 7.9. Drukowanie zaznaczonego bloku komórek arkusza, całego arkusza, wskazanego wykresu, całego skoroszytu. Ustalanie liczby kopii wydruku Po przejściu przez opisane powyżej narzędzia, nie pozostaje nam nic innego jak wydrukować gotowy arkusz. Nie zawsze jednak zachodzi potrzeba drukowania całości arkusza. EXCEL umożliwiam nam wydrukowanie tylko wybranego obszaru arkusza poprzez ustawienie obszaru wydruku lub skorzystanie z innych opcji, np. wydruku pojedynczego wykresu, całego skoroszytu. Oczywiście przed samym wydrukiem mamy jeszcze możliwość ustalenie liczby kopii, wyboru drukarki oraz w razie potrzeby zmiany jej ustawień. W celu wydrukowania arkusza z domyślnymi ustawieniami klikamy na ikonę drukarki znajdującą się na pasku narzędziowym Standardowy (CTRL+P). Skutek będzie taki, że wydrukowany zostanie aktywny arkusz, w jednej kopii, na domyślnej drukarce. Jeżeli chcemy mieć wpływ na parametry wydruku musimy skorzystać z menu Plik, gdzie wybierzemy opcję Drukuj (Plik Drukuj ):
Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 41 z 42 RYSUNEK 22 OKNO DRUKOWANIA Możemy tutaj w części Zakres wydruku zdecydować czy drukujemy wszystko, czy wybrane strony. W części Kopie ustawiamy liczbę kopii. Mamy jeszcze sekcję Drukuj, gdzie możemy wybrać czy drukowany ma być aktywny arkusz (domyślnie), zaznaczony obszar, czy cały skoroszyt, Proces drukowanie uruchamiamy klikając na przycisk OK. Wspomnieliśmy na początku tego podrozdziału o ustawieniu obszaru wydruku, w tym celu znajdując się na arkuszu należy zaznaczyć wybrany obszar arkusza (w dowolny znany nam sposób), następnie wybrać z menu Plik pozycję Obszar wydruku oraz Ustaw obszar wydruku. W tym momencie każde kolejne wybranie opcji drukuj będzie zawsze drukowało ustawiony obszar. Możemy to sprawdzić wybierając Podgląd wydruku, gdzie na pokazanej stronie powinny znajdować się tylko komórki z ustawionego obszaru. Jeżeli chcemy się pozbyć tego ustawienia musimy ponownie wjeść do menu Plik Obszar wydruku Wyczyść obszar wydruku. W celu wydrukowanie jakiegoś obiektu znajdującego się w arkuszu, np. wykresu, należy go wybrać przy pomocy myszki (klnąc go lewym przyciskiem myszki) i wybrać drukuj.