część I Modelowanie procesów biznesowych i nie tylko ver. 1.10 (podstawowa) autor: Adam Nosowski spis treści WPROWADZENIE 3 MODUŁ I STRUKTURA MODELOWANEGO OBSZARU 4 MODUŁ II DEKOMPOZYCJA GŁÓWNYCH GRUP PROCESÓW 5 MODUŁ III PROCESY GRUPY REJESTRACJE 7 MODUŁ IV WARUNKI REALIZACJI PROCESÓW GRUPY REJESTRACJE 9 MODUŁ V MODELOWANIE PROCESU REJESTRACJI POJAZDU NOWEGO 12 MODUŁ VIII DOKUMENTY WYKORZYSTYWANE W REALIZACJI PROCESÓW 16 MODUŁ IX STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU 19 MODUŁ X CHARAKTERYSTYKA WYKONAWCÓW 22 MODUŁ XI PRZYPISANIE WYKONAWCÓW DO OKREŚLONYCH CZYNNOŚCI 24 MODUŁ XV TWORZENIE ELEKTRONICZNEJ DOKUMENTACJI MODELOWANEGO OBSZARU 25 FRAGMENT TUTORIALA OPRACOWANEGO ZGODNIE Z ZAŁOŻENIAMI METODY TUTCA
Wprowadzenie ADONIS to system zarządzania procesami biznesowymi, który umożliwia modelowanie i opis procesów i innych aspektów funkcjonowania organizacji związanych z procesami. Utworzone modele mogą stanowić punkt wyjścia do dalszych analiz, symulacji, a także formalizacji procesów. Celem niniejszego przykładu jest: - wprowadzenie studenta w podstawowe możliwości funkcjonalne narzędzia, - rozwinięcie umiejętności analitycznego podejścia do nieustrukturyzowanych informacji, - rozwinięcie umiejętności kontroli nad analizowanym obszarem, - stworzenie poprawnych modeli biznesowych, adekwatnych do założeń wstępnych. Zadaniem studentów jest przyjęcie podejścia procesowego i zbadanie zgodnie z nim wybranego obszaru funkcjonowania urzędu administracji publicznej (obsługa rejestracji pojazdów). Istotną kwestią jest utrzymanie odpowiedniego dla danego poziomu analizy stopnia dekompozycji. W ramach przykładu wykorzystywane są modele: - mapa procesów (jakie procesy są realizowane w organizacji), - model procesu biznesowego (jak proces jest realizowany), - model środowiska pracy (jakie zasoby organizacyjne są zaangażowane w realizowane procesy), - model dokumentacji (jakie dokumenty są wykorzystywane w trakcie realizacji procesów). Przykład składa się z modułów składających się z: - wstępu krótkiego wyjaśnienia jakiego aspektu modelowania i analizy dotyczy dany moduł; - opisu sytuacji charakterystyka obiektów, zdarzeń, zależności między nimi przedstawionej w języku naturalnym, powołująca się na różne, heterogeniczne źródła informacji; - wskazówek zbiór podpowiedzi, zwracających uwagę na wybrane fragmenty opisu sytuacji i sugerujących określone rozwiązania analityczne; - zadań zbiór poleceń precyzujących co student powinien wykonać na danym etapie modelowania i analizy. UWAGI: 1. Wszystkie modele tworzone w ramach niniejszego przykładu powinny być przechowywane w specjalnie do tego celu utworzonej grupie modeli np. IIE10. 2. Modele powinny mieć nazwy identyczne z sugerowanymi w zadaniach (wersja modelu dodatkowo powinna być uzupełniona symbolem grupy administracyjnej do której należy modelujący np. Złożenie wniosku 1.00 IIE10). 3. Modele powinny być czytelne i estetyczne (zarówno w formie graficznej, jak i warstwie opisowej). 4. Przykład opracowano na podstawie rzeczywistych informacji, które uproszczono i zmodyfikowano aby podnieść ich walor dydaktyczny. Tym samym stworzone przez studentów modele nie odwzorują konkretnego, rzeczywiście istniejącego urzędu. 5. Wskazówki i komentarze do zadań są jedynie wytycznymi, które mogą sugerować podejście do analizowanego problemu. Oznacza to, iż nie ma jednoznacznie określonego sposobu rozwiązania, a jedynie sugerowany. Odstępstwa od wytycznych są dopuszczalne jeśli mieszczą się w przyjętej przez modelującego spójnej koncepcji odwzorowania przedstawionych w przykładzie informacji. Adam Nosowski 2005/2011 UE Wrocław strona 3
MODUŁ I Struktura modelowanego obszaru Moduł dotyczy zidentyfikowania podstawowych obszarów funkcjonowania określonej jednostki organizacyjnej, dzięki czemu możliwe będzie ich uszczegółowienie i przeprowadzenie działań związanych z modelowaniem i analizą. OPIS SYTUACJI Urząd Miejski w mieście X przygotowuje się do wprowadzenia systemu obiegu dokumentów powiązanego z automatyzacją niektórych realizowanych procesów. Nim to jednak nastąpi najpierw przeprowadzona zostanie weryfikacja harmonizacji poszczególnych procedur z obowiązującymi rozwiązaniami formalno-prawnymi, a także próba określenia newralgicznych punktów w obsłudze interesantów, szczególnie w zakresie efektywności. Etapowość i kompleksowość tego przedsięwzięcia implikuje konieczność czytelnego opisania działań wykonywanych przez tą jednostkę. Jako obszar pilotażowy wybrano ewidencję pojazdów i on jako pierwszy zostanie poddany analizie. Oczywiście pierwszym krokiem jest odwzorowanie przy pomocy modeli sytuacji obecnej. Wstępna identyfikacja obszaru pozwoliła na wyodrębnienie w nim 6 głównych wiązek procedur, czyli grup procesów (zob. rys. 1). Były to odpowiednio: - rejestracje, wyrejestrowania, zmiany danych - wydawanie dowodów rejestracyjnych, wydawanie zaświadczeń oraz obsługa sytuacji nietypowych, takich jak skargi, wnioski indywidualne i inne. rys. 1. Przegląd głównych grup procesów. Adam Nosowski 2005/2011 UE Wrocław strona 4
WSKAZÓWKI: 1. Zidentyfikowane w ramach obszaru główne grupy procesów odpowiadają zestawom (wiązkom) procedur obsługujących określone sytuacje związane z ewidencją pojazdów. 2. Sposób grupowania próbuje również odwzorować naturę obecnie stosowanego podziału na procedury związane z samą rejestracją i procedury związane z wydawaniem określonych dokumentów (co przejawia się chociażby wyraźnym przypisaniem do nich dwóch sal operacyjnych, które obsługują sytuacje o różnym charakterze o czym szerzej w dalszej części przykładu). ZADANIA Zadanie 1.1 - Proszę utworzyć w systemie ADONIS model typu mapa procesów odwzorowujący strukturyzację głównych grup procesów przedstawiono na rys 1. Tworzony model proszę nazwać: MP Ewidencja pojazdów 1.00 XXX (gdzie XXX proszę zastąpić oznaczeniem grupy administracyjnej, dotyczy to tego i wszystkich następnych modeli). Do odwzorowania poszczególnych grup procesów proszę użyć klasy modelowania proces. Wszystkie grupy procesów zawierają się w grupie Ewidencja pojazdów, co oznacza, iż każda z nich połączona jest konektorem zawiera proces z grupą nadrzędną. MODUŁ II Dekompozycja głównych grup procesów Moduł dotyczy pierwszego poziomu uszczegóławiania tego co realizowane jest w ramach głównych grup procesów. OPIS SYTUACJI W ramach grupy procesów Rejestracje zidentyfikowano procesy przedstawione w tabeli 1. Grupa procesów Procesy 1. Rejestracja pojazdu nowego 2. Rejestracja pojazdu używanego Rejestracje 3. Rejestracja pojazdu zabytkowego 4. Rejestracja pojazdu odzyskanego po kradzieży 5. Rejestracja pojazdu marki SAM Tab. 1. Podział grupy Rejestracje. ZADANIA Zadanie 2.1 - Proszę utworzyć w systemie ADONIS model typu mapa procesów odwzorowujący podział grupy procesów Rejestracje przedstawiono w tab. 1. Adam Nosowski 2005/2011 UE Wrocław strona 5
Tworzony model proszę nazwać: MP Rejestracje 1.00. Do odwzorowania poszczególnych grup procesów proszę użyć klasy modelowania proces. Wszystkie grupy procesów zawierają się w grupie Rejestracje, co oznacza, iż każda z nich połączona jest konektorem zawiera proces z grupą nadrzędną. Zadanie 2.2 - Proszę powiązać ze sobą model nadrzędny czyli model MP Ewidencja pojazdów 1.00 z modelem MP Rejestracje 1.00. Powiązanie modeli, czyli utworzenie odniesienie jednego modelu do drugiego odbywa się w notatniku obiektu, poprzez który to odniesienie ma być realizowane. W modelu MP Ewidencja pojazdów 1.00 takim obiektem jest grupa procesów Rejestracje, do którego odnosi się utworzony później model MP Rejestracje 1.00. Tworzenie powiązania nastąpi poprzez użycie przycisku, który pozwala wybrać z odpowiedniej grupy modeli ten, który chcemy podłączyć do wybranego obiektu. Sytuacja ta została przedstawiona na rys. 2. rys. 2. Tworzenie odniesień pomiędzy modelami. Proszę zwrócić uwagę, iż obiekt do którego podłączona została następna mapa procesów ma zmodyfikowany symbol graficzny mu odpowiadający. OPIS SYTUACJI ciąg dalszy W ramach grupy procesów Zmiany danych zidentyfikowano procesy przedstawione w tabeli 2. Grupa procesów Procesy 1. Zmiana nazwiska właściciela/nazwy firmy 2. Zmiana adresu zameldowania/siedziby firmy Zmiany danych 3. Zmiana danych pojazdu 4. Zagubienie dokumentów Tab. 2. Podział grupy Zmiany danych. Adam Nosowski 2005/2011 UE Wrocław strona 6
W ramach grupy procesów Wydawanie dowodów rejestracyjnych zidentyfikowano procesy przedstawione w tabeli 3. Grupa procesów Procesy 1. Wydanie stałego dowodu rejestracyjnego 2. Wpisanie do dowodu adnotacji wymaganych ustawowo (LPG, CNG, Wydawanie hak, taxi, VAT) dowodów 3. Wydanie zatrzymanego przez policję dowodu rejestracyjnego rejestracyjnych 4. Wydanie wtórnika dowodu rejestracyjnego 5. Wydanie wtórników tablic rejestracyjnych Tab. 3. Podział grupy Wydawanie dowodów rejestracyjnych. ZADANIA Zadanie 2.3 - Proszę utworzyć w systemie ADONIS model typu mapa procesów odwzorowujący podział grupy procesów Zmiany danych przedstawiono w tab. 2, a następnie powiązać go z modelem nadrzędnym. Tworzony model proszę nazwać: MP Zmiany danych 1.00. Zadanie 2.4 - Proszę utworzyć w systemie ADONIS model typu mapa procesów odwzorowujący podział grupy procesów Wydawanie dowodów rejestracyjnych przedstawiono w tab. 3, a następnie powiązać go z modelem nadrzędnym. Tworzony model proszę nazwać: MP Wydawanie dowodów rejestracyjnych 1.00. MODUŁ III Procesy grupy Rejestracje Moduł dotyczy wstępnej dekompozycji procesów wchodzących w skład grupy procesów Rejestracje. Wstępna dekompozycja jest niezbędna gdyż większość procesów w tej grupie to procesy kilkuwariantowe. OPIS SYTUACJI Podczas rozmów i obserwacji pracy urzędników zauważono, iż część z procesów rejestracyjnych ma kilka wariantów, które zależą do charakterystyki obsługiwanego przypadku. Jednym z podstawowych kryteriów różnicujących warianty jest miejsce z którego pochodzi pojazd (kraj, zagranica). Takiego zróżnicowania nie wykazują jedynie procesy rejestracji pojazdu odzyskanego po kradzieży i pojazdu marku SAM. Warianty pozostałych trzech procesów przedstawiono w tabeli 4. Adam Nosowski 2005/2011 UE Wrocław strona 7
Proces Warianty 1. zakupionego w kraju Rejestracja pojazdu nowego 2. zakupionego za granicą 1. zakupionego w kraju na czarnych tablicach 2. zakupionego w kraju na białych tabliach Rejestracja pojazdu używanego 3. zakupionego za granicą kraju UE 4. zakupionego za granicą kraje nieunijne 1. zakupionego w kraju Rejestracja pojazdu zabytkowego 2. zakupionego za granicą Tab. 4. Warianty procesów w ramach grupy Rejestracje. WSKAZÓWKI: 1. Wariantowość procesów może mieć różną naturę. Czasami zróżnicowanie pomiędzy wariantami jest stosunkowo niewielkie i wówczas jest to rozwiązane decyzjami podejmowanymi w trakcie realizacji. Zdarza się również, że procesy mimo podobnej natury różnią się na tyle, iż zasadnym jest wstępne rozpoznanie wariantu i rozdzielenie realizacji na dwie niezależne ścieżki. 2. Przy wyborze sposobu odwzorowania wariantowości należy wziąć również czytelność i użyteczność stworzonych modeli. 3. Etap modelowania i analizy również ma znaczenie w sposobie odwzorowania. Na wstępnych etapach nie zawsze są znane wszystkie szczegółowe informacje i uwarunkowania dotyczące realizacji. Należy liczyć się z tym, iż powstające modele z założenia będą podlegać ewolucji i doskonaleniu. ZADANIA Zadanie 3.1 - Proszę utworzyć w systemie ADONIS model typu model procesów biznesowych wstępnie odwzorowujący wariantowość procesu Rejestracja pojazdu nowego. Propozycja takiego rozwiązania została przedstawiona na rys. 3. rys. 3. Propozycja odwzorowania wariantowości procesu Rejestracja pojazdu nowego. Adam Nosowski 2005/2011 UE Wrocław strona 8
Tworzony model proszę nazwać: PB Rejestracja pojazdu nowego 1.00. Warianty (ścieżki) mogą zostać na tym etapie analizy przedstawione w postaci klasy modelowania podproces. Warunki przejścia (warunki jakie muszą być spełnione aby dana ścieżka procesu została zrealizowana) proszę na razie przedstawić w sposób uproszczony (nie do końca zgodny z konwencją przyjętą w systemie ADONIS), czyli opisać strzałki odpowiedziami związanymi z decyzją (kraj/zagranica). Uproszczenie to zostanie skorygowane w dalszej części przykładu. Zadanie 3.2 - Proszę powiązać model PB Rejestracja pojazdu nowego 1.00 z modelem nadrzędnym MP Rejestracje 1.00 i zwrócić uwagę, w jaki sposób zmienia się symbol obiektu do którego podłączono model podrzędny (jest to inna zmiana niż w przypadku podłączenia mapy procesów). Zadanie 3.3 - Proszę utworzyć w systemie ADONIS model typu model procesów biznesowych wstępnie odwzorowujący wariantowość procesu Rejestracja pojazdu używanego. Tworzony model proszę nazwać: PB Rejestracja pojazdu używanego 1.00. Utworzony model proszę powiązać z odpowiednim obiektem w ramach modelu nadrzędnego. Zadanie 3.4 - Proszę utworzyć w systemie ADONIS model typu model procesów biznesowych wstępnie odwzorowujący wariantowość procesu Rejestracja pojazdu zabytkowego. Tworzony model proszę nazwać: PB Rejestracja pojazdu zabytkowego 1.00. Utworzony model proszę powiązać z odpowiednim obiektem w ramach modelu nadrzędnego. MODUŁ IV Warunki realizacji procesów grupy Rejestracje Moduł dotyczy określenia wstępnych warunków realizacji procesów wchodzących w skład grupy procesów Rejestracje. Informacje te uszczegółowiają i uzupełniają dotychczas stworzone modele. OPIS SYTUACJI Obserwacja pracy urzędników pracujących w Dziale Rejestracji Pojazdów, rozmowy z nimi oraz analizy sprawozdań miesięcznych pozwoliły określić wstępne warunki realizacji procesów. Na tym etapie zbierania informacji istotne było określenie jak często realizowane są poszczególne procesy lub ich warianty, a także ile dziennie przypadków procesów (spraw) jest obsługiwanych (Urząd wprowadził system automatycznego kolejkowania interesantów i przyjął zasadę, iż jeden numer kolejkowy oznacza sprawy dotyczące jednego pojazdu i jeśli interesant ma do załatwienia sprawy dotyczące kilku pojazdów to powinien otrzymać tyle numerów ile pojazdów). Adam Nosowski 2005/2011 UE Wrocław strona 9