W jaki sposób technologia Business Intelligence może usprawnić współpracę Dyrektora Finansowego z Audytorem? Edyta Sobiepanek Prezes Zarządu Witold Kilijański, Partner CONTROLLING SYSTEMS sp. z o.o.
Agenda: 16:30 17:15 - Podstawowe pojęcia co to jest OLAP, Hurtownia Danych, Miara, Wymiar i Hierarchia? Co nowego daje managerom/ Dyrektorom Finansowym/ Audytorom technologia Business Intelligence w porównaniu z tradycyjnymi systemami FK? 17:15 18:45 - W jaki sposób narzędzia BI mogą usprawnić proces badania sprawozdań finansowych? W jaki sposób wdrożenie narzędzi BI może wpłynąć na poprawę rzetelności danych? W jaki sposób wdrożenie narzędzi BI może poprawić współpracę Firmy z Audytorem? 18:45 19:30 - Self service BI czyli jak samemu skonfigurować takie narzędzie i zasilić je danymi z EXCELA?
Doświadczenie
Czy prawdziwe liczby mogą kłamać?
Ćwiczenie: Pewien szef sprzedaży firmy produkującej dachówki porównywał efektywność swoich sprzedawców w dwóch regionach. Były one następujące: Południe Polski Północ Polski Liczba wizyt handlowców Liczba zamówień skuteczność w % Liczba wizyt handlowców Liczba zamówień skuteczność w % RAZEM 2208 1016 46% 887 283 32% Pierwszym nasuwającym się wnioskiem byłoby wyciągnięcie poważnych konsekwencji wobec handlowców z północy Polski z powodu ich nieskuteczności... Ale nasz szef sprzedaży dysponował narzędziem, dającym mu możliwość głębszej analizy.
Ćwiczenie c.d. Dwa kliknięcia, czyli parę sekund później rozwinął tę tabelę następująco: REGION Południe Polski Północ Polski SEGMENT Liczba wizyt handlowców Liczba zamówień skuteczność w % Liczba wizyt handlowców Liczba zamówień skuteczność w % Firmy budowlane 830 495 60% 110 92 84% Duże hurtownie budowlane (ponad 20 mln PLN obrotów) 571 356 62% 27 19 70% Małe hurtownie budowlane (do 20 mln PLN obrotów) 423 140 33% 390 140 36% Odbiorcy indywidualni 384 25 7% 360 32 9% RAZEM 2208 1016 46% 887 283 32% Okazało się, że handlowcy z północy Polski byli skuteczniejsi w każdym z segmentów rynku od handlowców z południa
Po co to wszystko? ZYSK = Σ Przychód -Σ Koszt Σ Przychód = Σ cj*in Σ Koszt = Σ kj*in W długim horyzoncie poziom cen i kosztów jednostkowych dyktuje rynek (lub regulator). Managerowie są w stanie zarządzać wolumenami ilościowymi i to właśnie w ten sposób ujawnia się różnica w poziomie zarządzania między konkurującymi ze sobą Firmami. Z punktu widzenia Audytora Dane wartościowe znajdują się w systemach FK, Dane ilościowe w innych modułach Systemów Informatycznych
Plan kont ze strukturą analityk księgowych STRUKTURA KONT 501-1-10-001 501-1-20-001 numer wydziału rodzaj kosztów asortyment Co jest dostępne? RAPORT: Koszty według wydziałów ------------------------------------------------------------------- Obroty bież. miesiąca Obrot L.p. Nr konta Nazwa konta WINIEN MA WINI ------------------------------------------------------------------- 1 520-1-10 Amortyzacja W-1 150,00 0,00 2 520-1-20 Wynagrodzenia W-1 200,00 0,00 3 520-1-30 Zużycie mater.w-1 450,00 0,00 4 520-1-40 Usługi obce W-1 340,00 0,00 5 520-1-50 Transport W-1 640,00 0,00 ------------------------------------------------------------------- RAZEM 520-1- : 1.780,00 0,00 -------------------------------------------------------------------...
PLAN KONT OGRANICZENIA: STRUKTURA KONT 501-1-10-001 501-1-20-001 numer wydziału rodzaj kosztów asortyment Niewygodne użytkowanie, przy większej szczegółowości - mała wiarygodność danych Kłopot w obsłudze i zrozumieniu przez nieksięgowych błędy dekretacji Zwykle ograniczona ilość przekrojów analitycznych mała przydatność w zarządzaniu Ewidencja wartościowa niewystarczająca w zarządzaniu Konieczność założenia z góry obserwowanych przekrojów analitycznych - niewystarczająca w zarządzaniu Trudności z modyfikacją struktury w trakcie roku - niewystarczająca w zarządzaniu Prezentacja historii - niewystarczająca w zarządzaniu
PODSTAWOWE POJĘCIA Hurtownia danych Kostka OLAP Wymiar Miara Cecha Tabela faktów Tabela wymiarów
Baza OLTP HD kostki OLAP Baza OLAP DTS/ SIS RAPORT: Koszty według wydziałów ------------------------------------------------------------------- Obroty bież. miesiąca Obrot L.p. Nr konta Nazwa konta WINIEN MA WINI ------------------------------------------------------------------- 1 520-1-10 Amortyzacja W-1 150,00 0,00 2 520-1-20 Wynagrodzenia W-1 200,00 0,00 3 520-1-30 Zużycie mater.w-1 450,00 0,00 4 520-1-40 Usługi obce W-1 340,00 0,00 5 520-1-50 Transport W-1 640,00 0,00 ------------------------------------------------------------------- RAZEM 520-1- : 1.780,00 0,00 ------------------------------------------------------------------- (DATA, REGION, KLIENT, HANDLOWIEC, SEGMENT, INDEKS / CENA, ILOŚĆ WARTOŚĆ )
Produkt HD kostki OLAP Hurtownia danych jako technologia, która może zaspokoić wieloprzekrojowe potrzeby informatyczne skrótowa prezentacja Procesory Modemy Monitory Pamięci Dyski Office Waw Poz Kra 1 2 3 4 5 6 7 Wymiary : Produkt, Rejon, Czas Hierarchia wymiarów : Produkt Rejon Czas Rodzaj Kraj Rok Kategoria Województwo Półrocze Typ Miasto Kwartał Sklep Miesiąc Dzień
Architektura Zarząd Właściciele Controller/ Dyr. Finansowy Kierownicy MPK Hurtownia danych Extraction Transformation Loading Finanse Sprzedaż Magazyny Płace Inne
OLTP vs. OLAP Miasto Styczeń Luty Marzec I Kwartał Kwiecień Maj Czerwiec II kwartał Półrocze I Lipiec Sierpień Wrzesień III kwartał Październik Listopad Grudzień IV kwartał Półrocze II Rok Południe 1230 1353 1488,3 4071,3 1230 1353 1488,3 4071,3 8142,6 1230 1353 1488,3 4071,3 1230 1353 1488,3 4071,3 8142,6 16285,2 Wrocław 100 110 121 331 100 110 121 331 662 100 110 121 331 100 110 121 331 662 1324 Katowice 200 220 242 662 200 220 242 662 1324 200 220 242 662 200 220 242 662 1324 2648 Kraków 300 330 363 993 300 330 363 993 1986 300 330 363 993 300 330 363 993 1986 3972 Opole 230 253 278,3 761,3 230 253 278,3 761,3 1522,6 230 253 278,3 761,3 230 253 278,3 761,3 1522,6 3045,2 Rzeszów 400 440 484 1324 400 440 484 1324 2648 400 440 484 1324 400 440 484 1324 2648 5296 Północ 360 360 360 1080 360 360 360 1080 2160 360 360 360 1080 360 360 360 1080 2160 4320 Olsztyn 230 230 230 690 230 230 230 690 1380 230 230 230 690 230 230 230 690 1380 2760 Gdańsk 130 130 130 390 130 130 130 390 780 130 130 130 390 130 130 130 390 780 1560 Centrum 1300 1560 1872 4732 1300 1560 1872 4732 9464 1300 1560 1872 4732 1300 1560 1872 4732 9464 18928 Warszawa 600 720 864 2184 600 720 864 2184 4368 600 720 864 2184 600 720 864 2184 4368 8736 Łódź 700 840 1008 2548 700 840 1008 2548 5096 700 840 1008 2548 700 840 1008 2548 5096 10192 Zachód 1430 1573 1730,3 4733,3 1430 1573 1730,3 4733,3 9466,6 1430 1573 1730,3 4733,3 1430 1573 1730,3 4733,3 9466,6 18933,2 Poznań 100 110 121 331 100 110 121 331 662 100 110 121 331 100 110 121 331 662 1324 Szczecin 200 220 242 662 200 220 242 662 1324 200 220 242 662 200 220 242 662 1324 2648 Zielona Góra 300 330 363 993 300 330 363 993 1986 300 330 363 993 300 330 363 993 1986 3972 Gorzów 230 253 278,3 761,3 230 253 278,3 761,3 1522,6 230 253 278,3 761,3 230 253 278,3 761,3 1522,6 3045,2 Wschód 600 660 726 1986 600 660 726 1986 3972 600 660 726 1986 600 660 726 1986 3972 7944 Białystok 100 110 121 331 100 110 121 331 662 100 110 121 331 100 110 121 331 662 1324 Lublin 200 220 242 662 200 220 242 662 1324 200 220 242 662 200 220 242 662 1324 2648 Chełm 300 330 363 993 300 330 363 993 1986 300 330 363 993 300 330 363 993 1986 3972 Miasto Styczeń Luty Marzec I Kwartał Kwiecień Maj Czerwiec II kwartał Półrocze I Lipiec Sierpień Wrzesień III kwartał Październik Listopad Grudzień IV kwartał Półrocze II Rok Południe 1230 1353 1488,3 4071,3 1230 1353 1488,3 4071,3 8142,6 1230 1353 1488,3 4071,3 1230 1353 1488,3 4071,3 8142,6 16285,2 Wrocław 100 110 121 331 100 110 121 331 662 100 110 121 331 100 110 121 331 662 1324 Katowice 200 220 242 662 200 220 242 662 1324 200 220 242 662 200 220 242 662 1324 2648 Kraków 300 330 363 993 300 330 363 993 1986 300 330 363 993 300 330 363 993 1986 3972 Opole 230 253 278,3 761,3 230 253 278,3 761,3 1522,6 230 253 278,3 761,3 230 253 278,3 761,3 1522,6 3045,2 Rzeszów 400 440 484 1324 400 440 484 1324 2648 400 440 484 1324 400 440 484 1324 2648 5296 Północ 360 360 360 1080 360 360 360 1080 2160 360 360 360 1080 360 360 360 1080 2160 4320 Olsztyn 230 230 230 690 230 230 230 690 1380 230 230 230 690 230 230 230 690 1380 2760 Gdańsk 130 130 130 390 130 130 130 390 780 130 130 130 390 130 130 130 390 780 1560 Centrum 1300 1560 1872 4732 1300 1560 1872 4732 9464 1300 1560 1872 4732 1300 1560 1872 4732 9464 18928 Warszawa 600 720 864 2184 600 720 864 2184 4368 600 720 864 2184 600 720 864 2184 4368 8736 Łódź 700 840 1008 2548 700 840 1008 2548 5096 700 840 1008 2548 700 840 1008 2548 5096 10192 Zachód 1430 1573 1730,3 4733,3 1430 1573 1730,3 4733,3 9466,6 1430 1573 1730,3 4733,3 1430 1573 1730,3 4733,3 9466,6 18933,2 Poznań 100 110 121 331 100 110 121 331 662 100 110 121 331 100 110 121 331 662 1324 Szczecin 200 220 242 662 200 220 242 662 1324 200 220 242 662 200 220 242 662 1324 2648 Zielona Góra 300 330 363 993 300 330 363 993 1986 300 330 363 993 300 330 363 993 1986 3972 Gorzów 230 253 278,3 761,3 230 253 278,3 761,3 1522,6 230 253 278,3 761,3 230 253 278,3 761,3 1522,6 3045,2 Wschód 600 660 726 1986 600 660 726 1986 3972 600 660 726 1986 600 660 726 1986 3972 7944 Białystok 100 110 121 331 100 110 121 331 662 100 110 121 331 100 110 121 331 662 1324 Lublin 200 220 242 662 200 220 242 662 1324 200 220 242 662 200 220 242 662 1324 2648 Chełm 300 330 363 993 300 330 363 993 1986 300 330 363 993 300 330 363 993 1986 3972
TABELA WYMIARÓW
TABELA FAKTÓW RAPORT MODELOWANIE WYMIARY I KOSTKI Klient Produkt Handlowiec Data Cena Ilość Wartość netto Upust Wartość brutto Vat Will-Mont Produkt A Mirek 23-08-2010 2 000,00 zł 1,00 zł 2 000,00 zł 0,00 zł 2 440,00 zł 440,00 zł
Od danych do wiedzy Dane źródłowe muszą zostać: wyczyszczone zamodelowane przekształcone w czytelną informację zaprezentowane w odpowiedni sposób osobom decyzyjnym. Tylko wówczas staną się przydatne w procesie podejmowania decyzji. System EURECA Controller
HD 3 podejścia Interfejsy ETL: Dedykowane (format MS SQL, zasilanie automatyczne) Predefiniowane (format MS SQL, zasilanie automatyczne) Modelowane (format xls., zasilanie na żądanie )
Architektura Eureca umożliwia pracę w kilku interfejsach Użytkownika: W interfejsie aplikacji Użytkownik ma dostęp do pełnej funkcjonalności systemu Poprzez arkusze Excela Użytkownik ma dostęp do części danych interfejs dla właścicieli budżetów cząstkowych Poprzez przeglądarkę internetową.
Technologia Firma Microsoft jest podstawowym partnerem technologicznym Controlling Systems. Najwyższy poziom umiejętności i wiedzy na temat technologii Microsoft zapewnia nam przyznany najwyższy stopień partnerstwa Microsoft Gold Certified Partner w kategorii ISV/ Independent Software Vendor. Eureca wykorzystuje komponenty platformy Microsoft Business Intelligence: bazę danych MS SQL SERVER 2005/2008/2008R2, jest silnie zintegrowana ze środowiskiem MS Office 2003/2007/2010 i bazuje na technologii hurtowni danych. Dane o wykonaniu budżetów mogą być pobierane do Hurtowni Danych z dowolnego formatu bazy danych jak ORACLE, MS SQL, MySQL, Sybase, DB2, Informix, Progress, dbf, txt itd., oraz z większości systemów ERP jak SAP, ORACLE, IFS, MS DYNAMICS AX, NAVISION, SYMFONIA, CDN, TETA, EXACT, MFG PRO itd. Hurtownia danych integruje także dane z innych źródeł np. raportów rynkowych.
Co jeszcze daje technologia? Platforma Eureca wspomaga zarządzanie firmą w takich obszarach jak: Usprawnienie komunikacji finansów z managerami, skrócenie czasu sprzężenia zwrotnego Budowa i dystrybucja analiz i raportów automatycznie aktualizowanych danymi o wykonaniu. Planowanie i kontrola budżetu w ujęciu wielowymiarowym, wielomiarowym, wielookresowym.
Zaawansowane rozwiązanie klasy BI/BPM Eureca zapewnia efektywną i kompleksową obsługę procesów budżetowania i planowania. System oferuje także bogate możliwości analizowania i prezentacji danych - w postaci tabel przestawnych, raportów, pulpitów managerskich, czy zapytań ad hoc. Niezwykle istotna dla managerów na każdym stopniu zarządzania jest funkcja drill through (czyli prezentacji składników poszczególnych wartości). Aktywni menedżerowie Odbiorcy raportów Planiści Controlling
Co z tego wynika dla Audytora?
Co z tego wynika dla Audytora? Liczby są prawdziwe i sprawdzone - i to przez znacznie szersze grono weryfikujących! Managerowie są żywotnie zainteresowani tym, aby dobrze zweryfikować poprawność wszelkich dekretacji
Co z tego wynika dla Audytora? Badanie przebiega szybciej- Nieporównanie szybciej dostępne są wszelkie tabele i zestawienia, wymagane przez Audytora
Co z tego wynika dla Audytora? Łatwiej rozpoznać ryzyka istotnego zniekształcenia sprawozdania finansowego w zakresie dotyczącym IT takie, jak: 1. System przetwarzania danych: poleganie na błędnie zdefiniowanych algorytmach przetwarzania poleganie na błędnie wprowadzonych danych wejściowych poleganie na danych wyjściowe tj raportach, które mogą być błędnie zdefiniowane 2. Sprawność działania interfejsów pomiędzy modułami systemu lub różnymi systemami. 3. Formuły używane do automatycznych księgowań. 4. Stałe dane, w oparciu o które następuje przetwarzanie.
Co z tego wynika dla Zarządu?
Co z tego wynika dla Zarządu? 1. Liczby są prawdziwe - wdrożenie naszych rozwiązań eliminuje zjawisko tzw. różnych wersji prawdy gdy na spotkanie poświęcone omówieniu wyników ostatniego miesiąca przychodzi kilka osób, każda z nich ma prawdziwe i sprawdzone dane i każda ma inne dane (tzn. uzyskane w inny sposób np. przed i po zamknięciu miesiąca, z dokumentów zaksięgowanych, lub wszystkich, z uwzględnieniem korekt lub bez itp.). Zwykle samo ustalenie, która wersja prawdy jest miarodajna, zajmuje sporo czasu, nie mówiąc o kłopotach z interpretacją danych. Ale analiza przeszłości, to za mało, dobrze jest wtedy, gdy
Co z tego wynika dla Zarządu? 2. Plany są wiarygodne - Dajemy pewność, że wszystkie liczby wprowadzone do planu (nie tylko kwoty w złotówkach, ale także w różnego typu jednostkach naturalnych, jak np. tony, palety, etaty, metry kwadratowe itp.) są kompletne, przeliczone i układają się w spójny model controllingowy przedsiębiorstwa. Tym samym
Co z tego wynika dla Zarządu? 3. Decyzje są lepsze - dzięki temu, że nasze rozwiązania dają możliwość wielowymiarowego, wielomiarowego i wielowariantowego planowania w różnych jednostkach czasowych, można jeszcze przed podjęciem decyzji sprawdzić, jakie mogą być jej finansowe rezultaty. A rzecz nie jest prosta wystarczy wyobrazić sobie, ilu obliczeń wymaga zasymulowanie zmian w polityce rabatowej w sieci handlowej, albo w taryfie w firmie z sektora usług publicznych. Decyzje są też lepsze dlatego, że jesteśmy w stanie lepiej planować, zaangażować w ten proces naszych managerów, dać im odpowiedzialność oraz pełną informację na temat wyników części firmy, jakimi zarządzają. A dzięki temu, że
Co z tego wynika dla Zarządu? 4. Zespół jest lepiej zmotywowany nie ma nic gorszego, niż narzucone z góry nierealne cele, z którymi się nie zgadzamy. Aby plan był wiarygodny, a jego realizatorzy dobrze zmotywowani, warto zaangażować ich w proces planowania oraz powiązać ich system motywacyjny z uzyskanymi wynikami. Trudno to z przyczyn całkiem prozaicznych zrobić przy pomocy samego arkusza kalkulacyjnego. Wielu Klientom pomogliśmy zarówno stworzyć taki model, jak też zaproponować KPI, za pomocą których
Co z tego wynika dla Zarządu? 5. Managerowie widzą realizację własnych celów - wykorzystując nasze rozwiązania, można dać każdemu z managerów dostęp do aplikacji w trybie www, lub MS EXCEL (czyli wygenerować arkusz z danymi dotyczącymi planu i wykonania dla danego managera), gdzie w prosty sposób mogą oni zarówno stworzyć swój plan, jak też przy pomocy bardzo intuicyjnych kokpitów managerskich obejrzeć wykonanie własnego budżetu. Możliwość bieżącego śledzenia stopnia realizacji własnych celów bardzo dobrze działa na motywację, co podkreśla bardzo wielu Naszych Klientów. Zaś dzięki możliwości tych danych na wyższym stopniu agregacji
Co z tego wynika dla Zarządu? 6. Zarząd może z wyprzedzeniem reagować na zmiany sytuacji na rynku. Jeśli z wyprzedzeniem widzimy zmniejszenie liczby spotkań naszych handlowców z Klientami, pomimo tej samej, lub większej intensywności działań marketingowych, jeśli wartość portfela podpisanych umów i liczba projektów nie rośnie od kilku miesięcy, widać, że mogą nas czekać ciężkie czasy. Ale aby podjąć dobre decyzje, które działania realizować, a z których projektów rezygnować, potrzebne jest narzędzie. Tym bardziej, że
Co z tego wynika dla Zarządu? 7. Liczby czasem kłamią - A właściwie - niepełna informacja prowadzi do nieprawdziwych wniosków.
Dziękuję za uwagę Witold Kilijański 601 79 77 83 w.kilijanski@c-systems.pl